Partie A - Présentation de LDCompta

1. Introduction

1.1 Présentation de LDCompta

Ce document est un guide d'utilisation du progiciel de comptabilité LD SYSTEME. Ce progiciel fonctionne sur tout ordinateur de la gamme IBM AS/400.

Pour la lecture de ce document, les principes généraux d'utilisation des claviers-écrans IBM connectés à un ordinateur IBM AS/400 sont supposés connus. En cas de difficultés d'utilisation liées au matériel, il sera toujours possible de se reporter aux brochures IBM indiquées ci-dessous :

A vos écrans... Référence SC11-0613-01

Guide de l'opérateur Référence SC11-0611-01

Les principales fonctionnalités de ce progiciel de comptabilité sont les suivantes :

ü Progiciel multi utilisateurs et multi dossiers

Le progiciel permet de suivre plusieurs dossiers de comptabilité indépendamment les uns des autres. Le nombre de dossiers pouvant être utilisés n'est pas limité. De la même façon, chaque dossier peut être utilisé simultanément par plusieurs utilisateurs, que ce soit en consultation ou en mise à jour.

Chaque dossier est identifié par un code dossier (1 caractère alphanumérique) et un libellé (20 caractères). Il est possible lors de la création d'un dossier de copier certains éléments depuis un autre dossier existant (Plan comptable, ...).

ü Comptabilité générale et auxiliaire

Le module de comptabilité générale comporte toutes les procédures de saisie d'écritures : saisie par pièce, par folio ou procédures plus spécialisées pour saisir les règlements clients et fournisseurs. Le lettrage des comptes peut se faire soit « à la volée » en saisie d’écritures, soit à posteriori par différentes procédures de lettrage manuel ou automatique. Enfin, on retrouve des procédures d'interrogations des écritures multi critères, toutes les procédures d'éditions habituelles (Journaux, balances, grands-livres) ainsi que le bilan et le compte de résultat.

ü Comptabilité tiers

Ce module recouvre diverses choses : relances clients à plusieurs niveaux, suivi des en-cours financiers clients, suivi de la TVA sur les encaissements, établissement de relevés clients, statistiques de chiffres d’affaires clients et fournisseurs, ainsi qu'une chaîne complète de règlement automatique des fournisseurs par lettre-chèque, lettre-BO ou virement.

ü Gestion de trésorerie

Le logiciel permet de se constituer et de gérer des portefeuilles d’effets à recevoir et à payer, de constituer les bordereaux de remises en banque, y compris les supports magnétiques pour les remises de LCR clients. Une procédure de rapprochement bancaire est disponible ; ce rapprochement peut être automatique si vous mettez en œuvre la procédure d’intégration des relevés bancaires fournie par LDCompta (les relevés bancaires peuvent être reçus par tout logiciel de communication bancaire à la norme ETEBAC, sachant que LDCompta est interfacé en standard avec le progiciel M2ITBAC). Enfin, vous pouvez construire des tableaux de trésorerie prévisionnelle, intégrant tous les éléments connus en comptabilité (soldes des différents comptes de trésorerie, comptes d’effets à payer et à recevoir, échéances clients et fournisseurs) ainsi que des écritures purement prévisionnelles que vous aurez préalablement définies.

ü Gestion budgétaire

Un module spécifique permet d'enregistrer un ou plusieurs budget, puis d’effectuer ensuite des comparatifs réalisé/budgété, soit sous la forme de balances budgétaires, soit sous la forme de compte de résultat. Les budgets peuvent être établis par compte général, ou par compte général et section analytique.

ü Comptabilité analytique

Un module complet de comptabilité analytique peut être activé : il est alors possible de ventiler les charges et produits sur deux axes analytiques différents : section et sous section d’une part, affaire d’autre part. On dispose de différentes procédures d’interrogation et d’éditions analytiques (journaux, balances, grands-livres).

Les principales caractéristiques ergonomiques de ce progiciel sont présentées ci-dessous :

è Présentation des écrans normalisée

Tous les écrans ont été conçus en s’appuyant sur des normes de présentation très strictes. Le positionnement des zones de saisies, des textes d’invite ou des guides opérateur répond à un ensemble de règles soigneusement élaborés pour permettre une utilisation efficace du logiciel et une prise en main rapide.

è Utilisation des touches de fonction

L'affectation des différentes touches de fonction est normalisée au sein du logiciel. Celle-ci est conforme aux standards IBM que l’on retrouve dans tous les progiciels modernes sur AS/400 :

F3 pour valider une fin de saisie ou un traitement

F4 pour obtenir une liste de sélection

F5 pour réafficher

F6 pour créer ou ajouter

F12 pour annuler, abandonner un traitement ou une saisie, ou revenir à l'écran précédent;

F23 pour supprimer

F24 pour obtenir la totalité du guide opérateur des touches de fonctions, lorsque celui-ci ne peut être affiché en totalité en permanence à l'écran.

è Messages d'erreur à deux niveaux

Les zones de saisie de données sont soumises à de nombreux contrôles de validité et de cohérence. Toute erreur détectée provoque l'apparition d'un message d'erreur au bas de l'écran. On peut toujours obtenir un message d'erreur plus détaillé en appuyant sur la touche F1 ou AIDE après avoir placé le curseur sur le message d'erreur affiché au bas de l’écran.

è Listes de sélection multiples

Un système de listes de sélection peut être mis en oeuvre chaque fois que l'on a à introduire à l'écran une valeur codifiée. Par exemple, pour consulter un compte donné dont on ignore le n°, on peut demander à l'ordinateur d'afficher une liste des n° de comptes existants, de façon à pouvoir retrouver le n° en question. Il suffit alors de « pointer » à l'écran ce n° pour qu'il soit sélectionné.

Ce système de listes de sélection est toujours déclenché par la touche de fonction F4, après avoir placé le curseur dans la zone de saisie pour laquelle on veut obtenir une liste de sélection.

è Gestion de la touche ATTN

La touche ATTN permet d'accéder à tout moment à un menu de services. Ce menu comprend toutes les options nécessaires à la gestion des travaux utilisateurs (affichage des messages, gestion des imprimantes et fichiers spoule, gestion des travaux soumis en batch...), ainsi que toutes les options de consultation des écritures.

Pour obtenir ce menu, il suffit d'appuyer sur la touche ATTN dès lors que l'on se trouve dans le logiciel de comptabilité. Ce menu peut ainsi être appelé au cours d'une transaction de saisie d’écritures par exemple. Une fois l'opération souhaitée réalisée à partir de ce menu, l’appui sur la touche F3 ou F12 renverra à l'écran sur lequel on se trouvait au moment ou l'on a appuyé sur la touche ATTN, de façon à terminer l’opération ayant été temporairement suspendue.

1.2 Procédure d'installation

Versions et niveaux

Le progiciel évoluant de façon permanente, il est important de pouvoir suivre de façon précise qu’elle est la version qui est mise en œuvre par chaque entreprise. Pour cela, tout logiciel installé est identifié par un N° de version et un niveau.

Une version correspond à une évolution majeure du produit de comptabilité, entraînant dans la grande majorité des cas une modification de certains fichiers de base du logiciel. En cas de remplacement d’une version par une autre plus récente, ces modifications de fichiers nécessitent donc une phase de conversion des données, qui est en principe réalisée automatiquement lors de l'installation de la nouvelle version.

Un niveau correspond quant à lui soit à un complément intégré dans le logiciel et ne nécessitant pas de modification des fichiers de base du logiciel, soit à une correction de problème rencontré dans le logiciel. On peut donc passer de façon très simple d'un niveau N à un niveau N+M, sans que cela nécessite une révision des fichiers de base du logiciel. Un tel complément (ou correction) identifié par son N° de niveau est désigné par le terme de correctif. Pour faciliter la diffusion de ces correctifs, ceux-ci sont regroupés en packages. Un package n’est donc qu’un ensemble de correctifs consécutifs, c’est à dire dont le niveau est rigoureusement croissant.

L’installation d’une nouvelle version ne peut se faire qu’à partir d’un support (CD ROM en général) contenant la totalité du logiciel. En revanche, les packages sont diffusés par des moyens divers : CD-ROM, cartouches, courrier électronique ou téléchargement depuis notre site Internet www.ldsysteme.fr, rubrique Logiciels.

La version et le niveau installés sur votre système peuvent être facilement connus. Ces deux informations sont affichées en bas à droite du premier écran du logiciel, c'est à dire l'écran de sélection du dossier comptable.

A ce jour, la version courante du progiciel est la version 7.70

Généralités sur l'implémentation de la version 7.70

La version 7.70 de LDCompta peut être installée sur tout système AS/400 RISC en version V3R7M0 ou supérieure, ou CISC en version V2R3M0 ou supérieure.

Le progiciel est constitué des bibliothèques suivantes :

HMCPT Programmes

HMCPTDTA Données de référence

HMCPTUSR Programmes spécifiques utilisateur

HMANA Programmes module analytique

HMANADTA Données de référence module analytique

PGMTOOLS Outils communs à tous les logiciels LD SYSTEME

De plus, à chaque dossier comptable correspond une bibliothèque de donnée nommée CPTxLIB, x étant le code du dossier comptable.

Enfin, un dossier nommé COMPTA comprend toute la documentation du progiciel, et certains outils de transfert pour gérer les remises magnétiques (remises de LCR et de virements fournisseurs).

La place occupée sur disque est d’environ 80 Mo pour les bibliothèques de programmes. Pour ce qui est des données, à titre d’exemple, la place occupée par un dossier de 10.000 écritures comptables est d’environ 15 Mo. Pour un dossier de 40.000 écritures, il faut compter environ 40 Mo

Remarques préliminaires

1) Si vous utilisez déjà LDCompta, vous devez disposer de la version 6.00 ou 7.00 du progiciel. Si vous utilisez une version antérieure, sachez que vous devez commencer par installer la version 6.00. De plus, la procédure de migration des données comptables vers la version 7.70 ne pourra être menée à bien que si tous les journaux comptables sont parfaitement équilibrés. Il est donc conseillé de s’en assurer avant d’installer la version 7.70, en demandant l’édition de l’état de contrôle des journaux.

2) Si vous utilisez déjà LDCompta, assurez-vous que vous disposez d’une sauvegarde « à jour » de tous vos dossiers comptables. A défaut, relancez une sauvegarde de vos données avant d'installer la version 7.70.

3) ATTENTION: si votre progiciel comptable a fait l'objet de modifications ou de compléments réalisés en spécifique, il faut impérativement vous assurer que ces programmes spécifiques pourront être adaptés à la version 7.70 du progiciel. En effet, du fait du changement très important des structures de la base de données en version 7.70, toutes les modifications ou compléments réalisés en spécifique doivent impérativement être revus dans le détail. Contactez au besoin votre société de services.

4) Le système de clés utilisé pour la protection du logiciel a été modifié entre la version 4.00 et la version 5.00. De ce fait, les clés utilisées dans les versions antérieures à la version 5.00 du progiciel ne sont plus valables. Si vous disposez déjà d’une version du progiciel antérieure à la version 5.00, il vous faut donc vous procurer auprès de votre société de services la nouvelle clé à 16 caractères qui vous permettra d’utiliser ce progiciel sur votre AS/400. Cette clé devra être saisie à la fin de la procédure d’installation. En revanche, si vous disposez d’une version 5.00, 6.00 ou 7.00 du progiciel, la clé déjà en votre possession reste valable en version 7.70.

5) Aucun utilisateur ne doit être actif en comptabilité durant tout le processus d'installation. De plus, si vous utilisez d'autres progiciels LD SYSTEME, tels que la paye ou la gestion commerciale, il est préférable qu'aucun utilisateur ne soit actif non plus sur ces progiciels, afin que le remplacement de la bibliothèque d'outils PGMTOOLS commune à ces trois progiciels ne pose pas de problème.

6) Le déroulement complet de la procédure d'installation nécessite entre 15 minutes et une heure, en fonction du type de machine sur laquelle vous chargez le progiciel, et du nombre de dossiers comptables existants.

7) Vous devez disposer d'au moins 100 Millions d'octets disponibles sur disque pour mener à bien cette installation. Pour déterminer la place disque disponible, utilisez la commande WRKSYSSTS, choisissez le mode d'assistance 1=Débutant par la touche de fonction F21. La place disponible sur disque est égale à :

Capacité système x ( 100 - Pourcentage d'occupation) / 100

8) Afin d'éviter tous les problèmes liés à la sécurité gérée par le système d'exploitation OS/400, il est impératif de réaliser toute la procédure d'installation du logiciel sous le profil Officier de sécurité (QSECOFR).

Installation du progiciel

1) Ouvrez une session avec le profil utilisateur QSECOFR.

2) Introduisez le CD dans le lecteur de CD-ROM, ou le cas échéant la cartouche dans le lecteur de cartouches.

3) Si vous installez le progiciel à partir d’un CD-ROM, frappez la commande :

LODRUN *OPT puis appuyez sur ENTREE.

Si vous utilisez le lecteur de cartouches standard de l'AS/400 (TAP01), frappez la commande :

LODRUN puis appuyez sur ENTREE.

Si vous utilisez un lecteur de cartouches ou de bandes magnétiques autre que le lecteur standard de l'AS/400, frappez la commande LODRUN suivie du nom du lecteur utilisé. Par exemple, si vous utilisez le lecteur de cartouche nommé TAP02, frappez la commande :

LODRUN TAP02 puis appuyez sur ENTREE.

A partir de là, toute l'installation est prise en charge de façon automatisée. Deux écrans vont vous être proposés :

· un écran de confirmation d'installation. Appuyez simplement sur ENTREE pour confirmer l'installation du progiciel.

· un écran de choix des modules à installer. Appuyez sur ENTREE pour confirmer les choix qui vous sont proposés.

Si vous ne souhaitez pas installer un module particulier, indiquez N=Non à l'invite correspondante. A défaut d’indications contraires, il est conseillé d’installer tous les modules.

ATTENTION :

a) Le dossier de démonstration fourni sur la cartouche porte le code "Z". Si vous avez déjà un dossier portant ce code, vous ne devez pas installer le dossier de démonstration, car celui-ci effacerait votre propre dossier.

b) La mise à jour de la bibliothèque d'outils PGMTOOLS est indispensable si le niveau de cette bibliothèque est inférieur à 65. Pour connaître le niveau de votre bibliothèque PGMTOOLS, frappez la commande suivante : dspdtaara pgmtools/niveau

En effet, de nouveaux outils sont apparus dans cette bibliothèque, concernant notamment la gestion des fichiers spoules. Ces outils sont indispensables pour toutes les éditions réalisées en comptabilité notamment. Il faut donc laisser la valeur par défaut O=Oui en regard de l'invite correspondante. L’installation de cette bibliothèque d’outils, qui comprend entre autre le gestionnaire pour les menus fenêtrés, impose qu’il n’y ait aucun utilisateur actif pour le gestionnaire de menus durant toute l’installation. Sachant que ce gestionnaire de menus est utilisé par les trois progiciels LD SYSTEME Comptabilité, Paye et Gestion Commerciale, il faut arrêter tous les utilisateurs pour pouvoir installer la bibliothèque d’outils PGMTOOLS.

c) De nouveaux objets apparaissent également en version 7.70 dans la bibliothèque HMCPTUSR spécifique à chaque installation. La procédure d’installation automatique va ajouter ces nouveaux objets dans votre bibliothèque HMCPTUSR si celle-ci est présente sur le disque. Il ne faut pas réinstaller après coup une bibliothèque spécifique HMCPTUSR plus ancienne, sans quoi vous perdriez ces nouveaux objets ; aucune édition ne pourrait plus fonctionner en version 7.70.

Suite à ce deuxième écran, l'installation du progiciel est lancée. Des messages d'informations vous permettront de suivre l'avancement de l'installation.

4) En fin d’installation, si le système détecte que la clé du progiciel n’a pas encore été saisie, ou qu’elle n’est plus valable, un écran d’introduction de la clé du progiciel apparaît. Il faut alors saisir la clé à 16 caractères que vous a communiquée votre société de services, et valider par la touche ENTREE. Si vous ne connaissez pas la valeur de cette clé, appuyez sur F12=Annuler pour terminer l’installation. La clé pourra être introduite ultérieurement, comme indiqué au paragraphe suivant.

A la fin de la procédure, vous devez obtenir le message :

Installation du progiciel "Comptabilité LD SYSTEME" achevée.

De plus, un historique détaillé de votre travail sera envoyé dans le spoule.

L'installation du progiciel est alors terminée. Fermez la session en frappant la commande SIGNOFF et appuyez sur ENTREE.

Si vous avez installé le dossier de démonstration qui est livré avec le progiciel, vous pourrez y accéder, avec le code dossier Z et le mot de passe DEMO

Activités postérieures à l'installation de la version 7.70

La commande CONVERT est toujours disponible en version 7.70 dans la bibliothèque HMCPT. Elle permet de convertir un dossier comptable de la version 6.00 ou 7.00 vers la version 7.70. ATTENTION : les dossiers en version antérieure 3.00, 4.00 et 5.00 ne sont pas supportés par cette commande.

Cette commande doit être utilisée pour des dossiers restaurés sur votre machine postérieurement à l'installation de la version 7.70, et si ces dossiers avaient été sauvegardés avec une version 6.00 ou 7.00 du progiciel.

Syntaxe de la commande CONVERT :

HMCPT/CONVERT DOSSIER(X)

X étant le code du dossier à convertir.

Une autre commande SAISIRCLE permet de saisir la clé du progiciel comptable, clé qui est fonction du numéro de série de votre machine et des modules utilisés (Comptabilité analytique et budgétaire, Gestion des devises, Trésorerie prévisionnelle). Cette clé est systématiquement vérifiée lors de l'installation de la version 7.70, ainsi que lors du lancement du progiciel.

Syntaxe de la commande SAISIRCLE :

HMCPT/SAISIRCLE

Création d'un profil utilisateur pour la comptabilité

Lors de l’installation du progiciel, un profil utilisateur nommé COMPTA est automatiquement créé, sauf si celui-ci existe déjà. Ce profil est créé par la commande ci-dessous :

CRTUSRPRF Créer un profil utilisateur

Profil utilisateur . . . . . . . USRPRF COMPTA

Mot de passe utilisateur . . . . PASSWORD COMPTA

Classe d'utilisateur . . . . . . USRCLS *PGMR

Bibliothèque en cours . . . . . CURLIB HMCPT

Programme initial à appeler . . INLPGM INLPGM

Bibliothèque . . . . . . . . . HMCPT

Menu initial . . . . . . . . . . INLMNU *SIGNOFF

Bibliothèque . . . . . . . . .

Texte 'descriptif' . . . . . .. .TEXT 'Profil utilisateur pour Comptabilité LD Système'

Mode de réception des messages: DLVRY *BREAK

Programme pour ATTN . . . . . . ATNPGM ATNMENU

Bibliothèque . . . . . . . . . PGMTOOLS

L’utilisation de ce profil utilisateur est facultative. Il est tout à fait possible d'utiliser un profil existant sur votre ordinateur, en prévoyant sur un menu accessible sous ce profil un débranchement au logiciel de comptabilité. La commande permettant de lancer le logiciel de comptabilité est la suivante :

CALL HMCPT/INLPGM

D'autre part, si vous voulez pouvoir utiliser le menu de services sous ce profil utilisateur par le biais de la touche ATTN, il faut procéder de l'une des façons suivantes:

è soit modifier votre profil utilisateur, pour lui adjoindre un programme de gestion de la touche ATTN, à l’aide de la commande suivante :

CHGUSRPRF USRPRF(XXXXXXXXX) ATNPGM(PGMTOOLS/ATNMENU)

è soit, si votre profil prévoit déjà un programme de gestion de la touche ATTN, modifier provisoirement l'affectation de la touche ATTN durant l'utilisation du logiciel de comptabilité. Pour cela, utilisez une commande SETATNPGM de la forme :

SETATNPGM PGM(PGMTOOLS/ATNMENU)

Enfin, si vous n’utilisez pas le profil standard LDCompta, il est conseillé par mesure de sécurité de désactiver ce profil par la commande suivante : CHGUSRPRF USRPRF(COMPTA) STATUS(*DISABLED)

1.3 Ouverture d'une session

L'accès au progiciel de comptabilité peut être réalisé de différentes façons :

1. soit grâce à un profil utilisateur spécifique, qui est dédié à ce seul logiciel, tel le profil COMPTA créé automatiquement lors de l’installation du logiciel ;

2. soit depuis n'importe quel autre profil, pourvu que l'on ait prévu une option spécifique sur un menu utilisateur permettant d'accéder à ce logiciel.

3. soit enfin par la commande CP fournie dans la bibliothèque PGMTOOLS. Cette commande CP possède des paramètres facultatifs permettant notamment de sélectionner directement le dossier comptable à ouvrir, le menu ou sous-menu à afficher ou même l’option de menu à afficher. Ainsi, pour accéder directement à l’option d’interrogation d’un compte dans le dossier X, on peut frapper la commande : CP DOSSIER(X) MENU(MCPT12) OPTION(1)

C'est dans la phase d'installation décrite au paragraphe précédent que ce choix doit être fait. Dans les deux premiers cas, c'est à dire que l'on ouvre une session sur l'AS/400 avec le profil utilisateur dédié à la comptabilité ou que l'on sélectionne sur un menu l'option correspondant au logiciel de comptabilité, on accède au même écran de sélection d'un dossier de comptabilité. Dans le troisième cas, on accède soit à l’écran de sélection d’un dossier comptable si aucun code de dossier n’a été indiqué en paramètre de la commande, soit au menu général de LDCompta si un code dossier a été indiqué mais sans préciser le menu à afficher, soit directement à un menu ou une option de menu précise si cela a été demandé dans la commande CP.

Pour terminer une session de travail en comptabilité, il suffit sur l’écran de sélection d'un dossier comptable, d'appuyer sur la touche de fonction F3. On revient alors soit à l'écran d'ouverture de session si l'on utilise le profil dédié à la comptabilité, soit au menu à partir duquel on avait lancé le logiciel de comptabilité.

Autorisations spéciales

La limitation de l'accès à certains paramètres considérés comme sensibles du progiciel comptable se fait toujours en fonction du fait que l'utilisateur courant a ou n'a pas les droits spéciaux *ALLOBJ. Sur l’AS/400, le profil Officier de sécurité QSECOFR dispose de ces droits spéciaux, ainsi que tous les profils définis dans la classe *SECOFR.

Il est donc conseillé, pour avoir un niveau de sécurité satisfaisant, de disposer d'au moins deux profils utilisateurs distincts pour le progiciel comptable :

· un profil utilisateur pour l'utilisation courante du progiciel ;

· un profil utilisateur particulier ayant les droits spéciaux *ALLOBJ, ce profil ne devant être utilisé qu'à titre exceptionnel pour modifier les paramètres sensibles. C’est le cas notamment de tous les paramètres programmes décrits au paragraphe 3.13, ainsi que d’une partie des données de la fiche société décrite en 3.1.

1.4 Choix d'un dossier

Le premier écran affiché lorsqu'on lance le logiciel de comptabilité est un écran de sélection du dossier à traiter (sauf si le logiciel a été lancé par la commande CP en précisant le code du dossier comptable à ouvrir). Sur cet écran est affichée la liste des dossiers de comptabilité existants. L'écran permet d'afficher jusqu'à 6 dossiers. S'il existe plus de 6 dossiers, il faut utiliser les touches de pagination avant et arrière pour visualiser l'ensemble de la liste. La sélection d'un dossier se fait simplement en frappant le code du dossier à traiter, et éventuellement le mot de passe associé. Il est en effet possible de protéger chaque dossier de comptabilité de façon distincte, en lui associant un mot de passe de 1 à 4 caractères. Lorsque vous frappez le mot de passe, aucun caractère n'apparaît à l'écran pour des raisons évidentes de confidentialité.

1.5 Création, modification, suppression d'un dossier

Depuis l'écran de sélection d'un dossier, il est possible d'accéder à l'écran de maintenance de la liste des dossiers grâce à la touche de fonction F10.

Sur cet écran de maintenance, on peut créer un dossier en entrant un code de dossier n'existant pas encore dans la liste affichée. Un écran de création de dossier permet alors de saisir le libellé du dossier et le mot de passe associé. Ce mot de passe est facultatif ; vous pouvez laisser la zone à blanc si vous ne souhaitez pas restreindre l'utilisation de ce dossier. Lorsque vous saisissez le mot de passe, celui-ci n'est pas affiché ; il doit être saisi deux fois de façon identique pour être accepté par le système.

On peut également demander à copier dans le dossier en cours de création une partie d'un autre dossier déjà existant. Il suffit d'indiquer O=Oui à l’invite Copie d'un autre dossier. Un écran supplémentaire permet alors d'indiquer le code du dossier à copier, le mot de passe éventuellement associé au dossier à copier, et de sélectionner les types de données à copier.

Il faut savoir qu'une fois la copie faite, les données restent propres à chaque dossier, et pourront donc être modifiées indépendamment dans chaque dossier. En revanche, la copie ne peut être faite que lors de la création du dossier. Une fois le dossier créé, il n'est plus possible de dupliquer des données d'un dossier à un autre.

A chaque dossier comptable correspond une bibliothèque AS/400. Le nom de la bibliothèque de données est de la forme CPTxLIB, x étant le code du dossier comptable. La bibliothèque ainsi que tous les fichiers de données (fichiers physiques et logiques) nécessaires est créée automatiquement lors de la création du dossier comptable. Cette opération prend quelques minutes.

Une fois le dossier créé, la première chose à faire consiste à le paramétrer, c'est à dire à définir l'ensemble des codifications qui seront utilisées au sein de ce dossier. Cette opération est décrite en détail au chapitre 2 Données de base de LDCompta.

Pour ce qui est des dossiers existants, il est possible à tout moment de modifier le libellé du dossier. Ce libellé figure en haut et à gauche de tous les écrans et états fournis par le logiciel de comptabilité. On peut également modifier le mot de passe associé au dossier, ou supprimer purement et simplement le dossier. Ces deux dernières opérations nécessitent bien sûr l'introduction du mot de passe associé au dossier. La suppression d'un dossier consiste d'une part à effacer le dossier de la liste des dossiers existants, d'autre part à effacer les données du dossier sur le disque (suppression de la bibliothèque AS/400 correspondante).

1.6 Utilisation des menus

LDCompta fait appel à un gestionnaire de menus conçu spécifiquement par LD SYSTEME pour ses différents progiciels. Ce gestionnaire offre les fonctionnalités suivantes :

þ Menus présentés en fenêtre (fenêtrage standard IBM), avec un « look » se rapprochant (autant qu'il est possible sur un écran passif AS/400) des menus de type « Barre d'action » et « Menu déroulant » tels qu'on peut en trouver dans le monde de la micro ;

þ Sélection d'une option sur un menu en frappant une seule touche : numéro de l'option ou lettre-clé associée ;

þ Aide en ligne fenêtrée (UIM) facilitant l'apprentissage de ces menus pour les utilisateurs débutants ;

þ Gestion de sécurités, permettant de cacher certaines options à certains utilisateurs ou groupes d’utilisateurs, ou d’attacher un mot de passe à une option particulière.

Ces menus sont facilement personnalisables. Si vous souhaitez le faire, reportez vous au paragraphe 25.1 décrivant de façon détaillée comment utiliser au mieux le gestionnaire de menus pour personnaliser vos menus.

Un exemple de menu est donné ci-dessous.

Figure 1 - Ergonomie des menus

Lorsqu’un menu est affiché, la sélection d'une option se fait :

è soit en frappant le N° de l'option souhaitée,

è soit en frappant la première lettre majuscule, dite lettre-clé, apparaissant dans le texte de l'option souhaitée,

è soit en présélectionnant l'option souhaitée par les touches de défilement, puis en appuyant sur la touche ENTREE pour valider,

è soit simplement en appuyant sur la touche ENTREE si l'option souhaitée est déjà présélectionnée. L'option présélectionnée est celle qui apparaît en vidéo inversée, ou en rouge sur un écran couleur.

Si vous sélectionnez une option par son numéro ou la lettre qui lui est associée, celle-ci est exécutée immédiatement, sans qu'il soit nécessaire d'appuyer sur la touche ENTREE.

Nous conseillons d’utiliser de préférence la sélection par les lettres-clés ; celles-ci sont plus faciles à mémoriser que les numéros d’option, et l’attribution de ces lettres-clés restera inchangée dans le temps, alors que les numéros d’options peuvent évoluer au gré des différentes versions du logiciel, suite à l’apparition de nouvelles fonctionnalités qui viennent s’insérer dans des menus existants. Le choix des lettres-clés a été pensé pour faciliter leur mémorisation. Ainsi, pour demander l’édition d’une balance générale depuis le menu principal de LDCompta, il suffit de frapper GEBG, correspondant respectivement à l’appel des menus Générale/Editions/Balances/Générale.

Des touches de fonctions sont disponibles sur chaque menu :

F1=Aide

Permet d'afficher des informations complémentaires concernant l'utilisation des menus.

F3=Exit

Permet de sortir du menu courant, et de revenir au menu principal. Si cette touche est utilisée sur le menu principal, on revient à l’écran de sélection du dossier comptable ou l’on sort du logiciel comptable si le logiciel a été lancé par la commande CP avec présélection du dossier comptable.

F9=Ligne de commande

Permet d'afficher une ligne de commande, et d'entrer des commandes système, si l’utilisateur courant dispose des droits suffisants pour ce faire.

F12=Annuler

Permet de sortir du menu courant, et de revenir au menu ou à l'écran précédent.

F13=Menu de services

Permet d'afficher le menu de services (Appel du programme ATNMENU, ce qui provoque l'affichage du menu MATTN). Il est possible de personnaliser ce menu, en développant une autre version du programme ATNMENU par rapport à la version fournie dans la bibliothèque PGMTOOLS, ou en modifiant le menu MATTN fourni en standard.

F14=Fichiers spoules

Permet d'accéder à l'écran Gestion de tous les fichiers spoules. Cet écran affiche la liste de tous les fichiers spoules de l'utilisateur courant qui sont en attente d'impression.

F15=Travaux soumis

Permet d'accéder à l'écran Gestion des travaux. Cet écran affiche la liste des travaux qui ont été soumis par l'utilisateur courant, que ces travaux soient en file d'attente ou en cours de traitement.

Barre d'espacement

Permet de sortir du menu courant, et de revenir au menu principal (même effet que F3=Exit) si le menu courant n'est pas le menu principal. Si le menu courant est le menu principal, cette touche n'a aucun effet.

Virgule (,)

Permet de sortir du menu courant, et de revenir au menu ou à l'écran précédent (même effet que F12=Annuler).

ENTREE

Permet de lancer l'option présélectionnée (option figurant en vidéo inversée ou en rouge sur un écran couleur), ou de revenir au menu principal si aucune option n'avait été présélectionnée.

Touches de défilement (DéfilH DéfilB)

Permet de présélectionner l'option suivante (DéfilH) ou précédente (DéfilB), par rapport à l'option actuellement présélectionnée.

Aide

Permet d'afficher des informations complémentaires concernant l'utilisation des menus (même effet que F1=Aide).

Impression

Permet d'imprimer les informations affichées à l'écran.

1.7 Le menu de services

Ce menu est accessible à tout moment en appuyant simplement sur la touche ATTN du clavier.

Figure 2 - Le menu de services

Les options 1 et 2 de ce menu permettent d'afficher les messages du poste de travail, de l'utilisateur, ou de l'opérateur système. L'option 3 permet de gérer les fichiers spoule de l'utilisateur (Commande WRKSPLF). L'option 4 permet de gérer les imprimantes (Commande WRKWTR). Les options 5, 6 et 7 permettent de gérer les travaux par lots. L'option 5 affiche la liste des travaux soumis par l'utilisateur (Commande WRKUSRJOB JOBTYPE(*BATCH) ), l'option 6 affiche la liste de tous les travaux par lots en file d'attente, quel que soit l'utilisateur ayant soumis le travail (Commande WRKJOBQ JOBQ(QBATCH) )), l'option 7 affiche tous les travaux actifs sur le système AS/400 (Commande WRKACTJOB).

Le mode détaillé de fonctionnement de ces différentes procédures n'est pas décrit dans ce document. En effet, il s'agit de procédures standard du système d'exploitation de l'AS/400. Celles-ci disposent d'une aide en ligne très complète, écran par écran. Cette aide est obtenue en appuyant sur la touche F1 ou AIDE. Le texte d'aide qui est alors affiché est fonction de la position du curseur au moment où l'on appuie sur la touche F1 ou AIDE. Par exemple, sur l'écran d'affichage des fichiers spoules (Option 3 du menu de services), si l'on souhaite connaître la signification de ce qui apparaît dans la colonne Etat, il faut placer le curseur sur cette colonne et appuyer sur la touche F1 ou AIDE. Si l'on veut au contraire connaître l'affectation des différentes touches de fonction, il faut placer le curseur sur la ligne correspondante (ligne 23 de l'écran) et appuyer sur la touche F1 ou AIDE.

L’option 8 du menu de services permet de se débrancher sur un menu regroupant les différentes options de sauvegarde et arrêt du système AS/400, ainsi que d’autres tâches de gestion du système. Il s’agit là soit d’outils développés par LD SYSTEME et livrés dans la bibliothèque PGMTOOLS, soit de procédures livrées par IBM dans l’OS/400. Toutes ces tâches ne faisant pas partie du progiciel comptable proprement dit, elles ne sont pas décrites en détail ici.

L’option 9 du menu de services permet d’accéder à un menu qui regroupe toutes les options d’interrogations comptables : par compte, pièce, journal…

1.8 Les listes de sélections

Ces listes de sélection sont accessibles pour toutes les zones codifiées, et pour lesquelles il existe une table recensant toutes les valeurs acceptées pour la zone. Pour obtenir une liste de sélection à partir d’un écran de saisie par exemple, il faut placer le curseur sur la zone de saisie concernée, puis appuyez sur la touche F4=Liste.

Ces listes de sélection sont généralement présentées dans une fenêtre qui s’ouvre par dessus l’écran de saisie en cours. Dans cette fenêtre, on trouve :

· Des zones de positionnement, qui permettent de faire commencer l'affichage de la liste à partir d'une valeur précise. Pour cela, il faut frapper le début du code recherché et appuyer sur ENTREE.

· La liste des valeurs possibles, avec toujours le code proprement dit et un libellé descriptif associé. La liste peut parfois être longue ; on peut alors utiliser les touches de défilement pour la parcourir, ou mieux, utiliser la ou les zones de positionnement décrites ci-dessus pour accéder rapidement à une valeur donnée.

La sélection d’une valeur particulière dans la liste se fait toujours par l’option 1=Choisir. Frappez le chiffre 1 en regard de la valeur choisie et appuyez sur ENTREE. La fenêtre de sélection se referme, et la valeur choisie apparaît dans la zone de saisie à partir de laquelle on avait déclenché la liste de sélection.

Pour refermer la fenêtre de sélection sans sélectionner aucune valeur dans la liste, utilisez la touche de fonction F12=Annuler. Vous revenez alors à l’écran de départ, et la zone de saisie à partir de laquelle on avait déclenché la liste de sélection conserve sa valeur d’origine.

Enfin, dans la quasi totalité de ces fenêtres de sélection, il est possible, grâce à la touche de fonction F6=Gérer, d’accéder à la table décrivant les valeurs autorisées. Vous pouvez ainsi procéder à toute modification ou ajout de codifications « à la volée ». Une fois vos modifications effectuées, fermez la procédure de gestion par F3=Exit ; vous revenez dans la fenêtre de sélection, et les modifications apportées à la table apparaissent déjà dans cette fenêtre. Il ne vous reste plus qu’à effectuer votre choix comme décrit plus haut.

Figure 3 - Exemple de liste de sélection pour un journal

2. Données de base de LDCompta

2.1 Notion de compte général, collectif et auxiliaire

LDCompta utilise un plan comptable dans lequel chaque compte général est défini sur 6 caractères. Bien qu’il soit possible de codifier n’importe quel compte en alphanumérique, il est préférable, pour ce qui est des comptes généraux tout du moins, de n’utiliser que des comptes définis sur 6 positions numériques uniquement.

Parallèlement à cela, on utilise un fichier fournisseur et un fichier client. Les fournisseurs comme les clients sont identifiés par un code alphanumérique pouvant aller de 5 caractères minimum à 8 caractères maximum.

Enfin, on peut définir autant de comptes collectifs que cela est nécessaire. A chaque compte collectif est associé un code à deux caractères, dit code racine. Ce code racine peut lui aussi être codifié en alphanumérique, mais il est préférable la plupart du temps de les codifier en numérique uniquement, la saisie étant alors plus rapide grâce au pavé numérique du clavier. Dans la configuration classique où l’on a seulement un compte collectif fournisseur (401000 par exemple) et un compte collectif client (411000 par exemple), nous conseillons de définir les codes racines comme suit :

Racine Libellé Compte collectif Nature de tiers

40 Collectif fournisseurs 401000 F=Fournisseur

41 Collectif clients 411000 C=Client

A chaque code racine est attaché, en plus du compte collectif, une nature de tiers. Il existe trois natures de tiers distinctes :

F=Fournisseur

A ce compte collectif peut alors être associé tout tiers ayant été défini dans le fichier fournisseur

C=Client

A ce compte collectif peut alors être associé tout tiers ayant été défini dans le fichier client

A=Autre auxiliaire

Il faut alors définir explicitement quels sont les comptes auxiliaires possibles pour ce compte collectif. Ce type de compte peut par exemple être utilisé pour gérer un compte de TVA par mois, ou un compte frais de déplacement par salarié.

On voit que dans ce système, si l’on ouvre plusieurs comptes collectifs clients (411000 pour les clients classiques, 416000 pour les clients douteux par exemple), n’importe quel client peut être utilisé avec chacun des comptes collectifs. Un même tiers peut donc avoir plusieurs comptes auxiliaires : certaines factures passées au compte collectif 411000, d’autres au compte 416000.

Saisie d’un N° de compte

Chaque fois qu’un N° de compte doit être introduit à l’écran, la zone de saisie comporte 10 caractères (sauf sur certains écrans où seul un N° de compte général est accepté, la zone ne présentant alors que 6 caractères). On peut dans cette zone de 10 caractères :

· Soit indiquer un N° de compte général en frappant les 6 caractères du N° de compte, calé à gauche

· Soit indiquer un code racine suivi du N° de tiers (N° de fournisseur, client, ou autre auxiliaire), n° constitué de 5 à 8 caractères. Par exemple : 4100017 pour le client 00017

Si vous voulez choisir le N° de compte à partir d’une liste de sélection, vous devez :

· Soit appuyer sur F4=Liste alors que la zone de saisie du N° de compte est non renseignée ; le système présente alors la liste de sélection d’un compte général.

· Soit frappez le code racine souhaité (40 pour fournisseur par exemple), puis appuyer sur F4=Liste. Le système propose alors la liste de sélection d’un fournisseur, car il a reconnu la nature de tiers associée au code racine 40.

Vous pouvez également frapper le début du code recherché avant d’appuyer sur F4=Liste. Par exemple, si vous recherchez un compte d’achat marchandises, vous pouvez frapper les 3 caractères 607 puis appuyez sur F4. Le système présente là aussi la fenêtre de sélection d’un compte général, mais celle-ci est pré-positionnée à partir de la valeur 607. De la même façon, pour rechercher un client dont le N° commence par 26, vous pouvez frapper 4126 avant d’appuyer sur F4.

Dans le même ordre d’idées, pour rechercher un client dont le nom commence par RA, vous pouvez frapper 41RA* avant d’appuyer sur F4. Le système présente alors la fenêtre de sélection d’un client (41 étant un code racine défini avec la nature C=Client), mais celle-ci sera déjà présentée triée par nom du tiers, et pré-positionnée à partir de la valeur RA. Ici, c’est le caractère « * » indiqué suite au code de recherche (RA) qui provoque une recherche sur le nom du tiers, et non pas sur le code (le caractère « $ » a exactement la même fonction ; sur certains claviers, ce caractère est plus facile à utiliser car il n’y a pas à se positionner en mode Majuscule pour l’atteindre).

2.2 Notion d’écriture, de pièce et de lot

Tout mouvement comptable est enregistré dans LDCompta sous forme d’une écriture comptable. Une écriture comptable comporte un certain nombre de zones obligatoires, tels le N° de compte mouvementé, le sens de l’écriture (débit ou crédit) et le montant. Elle est identifiée de façon unique par un N° interne d’écriture qui est attribué automatiquement par le système lors de la création d’une nouvelle écriture.

Une écriture n’est jamais isolée ; elle est presque toujours partie intégrante d’une pièce comptable. Une pièce comptable est donc un ensemble de n écritures qui partagent un certain nombre de caractéristiques, telles la date d’écriture, le code du journal… L’exemple le plus courant de pièce comptable est la facture, qui comportera une écriture au compte de tiers, une ou plusieurs écritures de TVA, et une ou plusieurs écritures aux comptes d’achat/vente. Une pièce est normalement équilibrée, c’est à dire que la somme des écritures au débit est égale à la somme des écritures au crédit. Une pièce comptable est en principe identifiée par son code journal et son N° de pièce, codifié sur 7 caractères. Dans LDCompta, les n° de pièces peuvent être soit saisis lors de la création de la pièce, soit attribués automatiquement par le système à chaque création de pièce. Ce choix se fait journal par journal. S’il y a numérotation automatique des pièces, le système garantit l’unicité des N° de pièces utilisés ; dans le cas contraire, on peut demander à ce que le système impose la saisie d’un N° pour chaque pièce, et vérifie l’unicité du N° de pièce indiqué. Bien que ces deux contrôles ne soient pas indispensables pour tous les journaux, il est vivement conseillé de les mettre en place pour les journaux d’achat et de vente notamment. Certains modules requièrent d’ailleurs ce type de contrôle (chiffres d’affaires clients et fournisseurs, suivi de la TVA sur les encaissements).

Il est des cas de figure où une pièce, dans le sens où elle est définie ci-dessus, ne peut être équilibrée. Un exemple simple est celui du journal des à nouveaux. La facture décrite plus haut, constituée initialement de 3 écritures TTC-TVA-HT, ne sera la plupart du temps reprise sur le journal des à nouveaux (si elle reste non réglée à la date de clôture) que pour la ligne TTC au compte de tiers. Pour pallier à cette difficulté, LDCompta utilise une notion de lot d’écritures. Un lot d’écritures est un ensemble de n écritures qui doit toujours rester équilibré. Un lot d’écritures est identifié de façon unique par un N° de lot. Dans la grande majorité des cas, à une pièce correspond un et un seul lot et inversement. Mais dans l’exemple qui précède, le journal des à nouveaux sera peut être constitué d’un seul lot comportant plusieurs centaines, voire plusieurs milliers de pièces. Pour faciliter les tâches de saisie, la gestion des lots d’écritures est entièrement prise en charge par le logiciel ; à aucun moment, l’utilisateur ne voit de N° de lot. Il s’agit d’une notion purement interne que le système utilise partout pour garantir la cohérence globale du système comptable.

2.3 N° de pièce et référence de document

Pour chaque pièce saisie dans LDCompta, on dispose de deux zones d’identification distinctes : le N° de pièce décrit plus haut et la référence document.

Le N° de pièce doit être utilisé en priorité pour identifier de façon unique la pièce dans votre système comptable. Dans bien des cas, le plus simple est de choisir un mode de numérotation des pièces automatique, de telle sorte que ce soit le système qui attribue un nouveau N° de pièce en saisie.

Dans une telle configuration, il n'est plus possible d'utiliser la zone N° de pièce pour quoi que ce soit d’autre. La zone Référence document permet alors de saisir tout autre N° attaché à la pièce, et la caractérisant de façon précise. Voici différents usages possibles de cette référence document, sachant qu'en tout état de cause, il vous appartient de définir vous-même l'utilisation que vous ferez de cette zone :

1) Sur un journal d'achat, la référence de document correspond habituellement au N° de pièce du fournisseur (le N° de facture fournisseur), le N° de pièce étant ainsi laissé disponible pour une numérotation interne, que ce soit une numérotation automatique faite par l'ordinateur à la saisie des pièces, ou par un chrono d'enregistrement (tampon...).

2) Sur un journal de vente, la référence de document peut permettre de reprendre un N° de commande, ou un N° de BL, ou un libellé court désignant l'objet de la facture (à voir en liaison avec les procédures d'interface de gestion commerciale).

3) Sur les journaux de banque, réservez cette zone à la saisie des N° de chèque, ou aux N° de bordereaux de banque pour les saisies faites à partir d'un bordereau bancaire (Frais sur remises...).

Dans toutes les procédures de visualisation et d'édition, la référence du document apparaît, lorsqu'elle a été renseignée en saisie, en partie gauche du libellé de l'écriture. On dispose de procédures d’interrogation par N° de pièce, mais aussi par référence document.

Un contrôle d'unicité de la référence document peut être effectué lors de la saisie des écritures. C'est au niveau des paramètres journaux que l'on peut demander à ce que l'ordinateur interdise les doublons sur la référence document. Le contrôle de ces doublons se fera sur l'ensemble des trois critères (N° de compte auxiliaire, Journal, Référence document). L'usage principal de ce contrôle est d'éviter qu'une même facture fournisseur soit saisie deux fois par erreur en comptabilité. C'est donc principalement pour les journaux d'achat qu'on peut être amené à activer ce contrôle d'unicité. Si vous souhaitez activer ce contrôle, reportez-vous au paragraphe 3.3 Paramètres journaux.

2.4 Gestion d’écritures provisoires

LDCompta gère des écritures provisoires ; le terme provisoire signifie que les écritures restent modifiables après comptabilisation, et ce jusqu'à la clôture mensuelle du journal concerné.

En ce sens, toute écriture est provisoire jusqu'à la clôture mensuelle du journal, quelle que soit la façon dont l’écriture a été introduite dans LDCompta (saisie de pièce, saisie de règlement, procédure d’interface). Cependant, cette notion d'écritures provisoires n'étant pas acceptable par tous, sa mise en oeuvre reste optionnelle au niveau de chaque dossier comptable.

Le mode de gestion des écritures provisoires est donc déterminé par un indicateur de la Fiche société sur la Page 1 – Données générales de la société décrite au paragraphe 3.1, cet indicateur pouvant prendre trois valeurs :

1=Aucune modification d'écritures n'est possible.

Il s’agit du mode de travail « classique » en comptabilité. Une écriture, dès lors qu’elle est entrée dans le système comptable, ne peut plus être ni modifiée, ni supprimée. On ne peut corriger qu’en passant des OD. Ce mode n’est proposé ici que pour des raisons historiques ; il est clair que cette façon de travailler, qui était la seule il y a quelques années seulement, n’est plus appréciée aujourd’hui par personne de par sa rigidité.

2=Modification des données non comptables seulement

Dans ce mode, seules les données « non comptables », telles le libellé de l'écriture ou la date d'échéance peuvent être modifiées. En revanche, les données comptables (Code journal, date comptable, N° du compte mouvementé, montant et sens de l'écriture) restent non modifiables. En cas d’erreur sur l’une des données comptables, le seul recours est la passation d’une OD de correction.

3=Toute modification sur période non close

Il s'agit là de la véritable gestion des écritures provisoires. Toutes les modifications sont possibles sur les écritures y compris la suppression complète d’une pièce, et ce jusqu'à la clôture mensuelle du journal. Pour ce qui est des écritures antérieures à la clôture mensuelle du journal, on a les mêmes possibilités de modification qu'avec le mode 2.

Que ce soit en mode 2 ou 3, les modifications d’écritures se font sous le contrôle du système, qui s’assure que l’on ne met pas en péril l’intégrité du système comptable. Par exemple, si pour une pièce donnée, on corrige un ou plusieurs montants, le système s’assure que la pièce est toujours équilibrée en final lors de la validation des modifications. De même, si l’une des lignes de la pièce à modifier est lettrée, le N° de compte et le montant de cette ligne ne seront pas modifiables ; il faudra alors commencer par délettrer cette pièce si l’on veut effectivement modifier le compte ou le montant.

Incidence sur les éditions comptables

La notion d'écritures provisoires oblige à faire apparaître, sur tous les états comptables, une mention indiquant clairement que les données figurant sur l'état sont susceptibles de modification.

La mention « *** EDITION PROVISOIRE *** » apparaît donc en haut à gauche sur l'en-tête de toutes les pages des états suivants :

þ Journaux comptables (Edition détaillée et récapitulative)

þ Etat de contrôle des journaux

þ Balances

þ Grands-livres

Cette mention s'inscrit si les conditions suivantes sont remplies :

o le mode de gestion des écritures provisoires, pour le dossier comptable en question, est égal à 3 (indicateur de la fiche société décrite au paragraphe 3.1) ;

o une au moins des écritures prises en compte sur l'état est encore provisoire. Pour cela, on compare la date de clôture mensuelle du journal (si édition d'un journal) ou de tous les journaux (pour tous les autres états) à la date d'arrêté de l'état. Si la date de clôture d'un ou plusieurs journaux traités est antérieure à la date d'arrêté de l'édition, celle-ci est considérée comme provisoire.

REMARQUE : Ce contrôle ne tient pas compte des journaux de situation et d'abonnements, qui sont eux par nature toujours provisoires.

Pour mémoire, il faut savoir que l'administration fiscale tolère des écritures provisoires pour une durée inférieure à trois mois. Il est donc recommandé d'effectuer des clôtures mensuelles régulièrement afin de rester dans ce cadre.

2.5 Gestion multi-devises et support de l’Euro

Lignes directrices

La gestion des devises et de l’Euro est totalement intégrée dans le progiciel LDCompta. Toutefois, afin de ne pas alourdir les écrans de saisie et de consultation pour les entreprises pour qui cette gestion n’est pas nécessaire, il s’agit d’un module optionnel, que l’on active au niveau de la Fiche société décrite au paragraphe 3.1.

Ce module peut faire l’objet d’une protection particulière, mise en œuvre avec le système de clés du progiciel. Lors de l’activation du module, la clé du logiciel est donc contrôlée ; si la clé dont vous disposez n’ouvre pas droit à ce module, l’activation est rejetée. Il faut alors contacter votre société de services pour vous procurer une clé ouvrant droit à ce module.

Une fois le module activé, la plupart des procédures de saisie et de consultation offrent des zones de saisies supplémentaires pour gérer les codes, taux et montants devises.

Notons entre autres :

· la saisie des écritures par pièce ou par folio, pour pouvoir introduire par exemple les factures d’achat en devises ;

· la procédure d’interface, pour recevoir des factures en devises ;

· les saisies de règlements fournisseurs et règlements clients en devises, avec gestion des différences de change.

· Les procédures de consultation de compte, pièce, référence, journal, permettant de visualiser à tout moment en devises ;

· l’édition d’un grand-livre en devises ;

· les relances clients en devises.

Il faut noter qu’à l’exception du grand-livre en devises, il n’existe pas de procédures spécifiques pour travailler en devises. La gestion des écritures en devises est entièrement supportée par les mêmes procédures de saisie et de consultation que les écritures classiques en devise de référence.

Il faut également préciser que le support de l’Euro en tant que seconde monnaie pendant la période transitoire n’est possible qu’en activant le module devises. De même , la migration d’un système comptable du « tout Franc » au « tout Euro » nécessite de passer par la phase d’activation du module devises, même si l’on ne souhaite gérer aucune autre devise que le Franc et l’Euro.

Définitions

Afin de faciliter la lecture de ce document, il convient de préciser les termes qui vont être utilisés dans celui-ci :

Les monnaies :

· « intra » sont les monnaies des états membres participant à l’UEM ; on parle aussi dans certains documents de monnaie IN. Par extension, on parle de monnaie OUT pour toute monnaie n’étant pas in. Dans ce document, ce sont ces deux termes in et out qui seront utilisés le plus fréquemment.

· « extra » sont les monnaies de l’UEM ayant potentiellement vocation à se voir substituer par l’Euro. Ces monnaies extra sont toujours vues et traitées comme n’importe quelle monnaie Out.

Le terme « Devise » devrait normalement être réservé aux monnaies des pays n’appartenant pas à l’UEM. Toutefois, dans ce document, le terme Devise est utilisé pour désigner une devise quelconque, qu’il s’agisse d’une devise in, out, ou même de la devise de référence de la comptabilité. En cela, les termes Devise et Monnaie peuvent donc être considérés ici comme synonymes.

Différentes notions de monnaies et de devises seront abordées dans ce document :

· La devise de la pièce est celle dans laquelle est libellé le document comptable à enregistrer ;

· La devise d’enregistrement de la pièce est celle dans laquelle est comptabilisé le document ; dans la mesure où la comptabilité offre un support multi-devises, on peut supposer que la devise d’enregistrement sera toujours celle dans laquelle la pièce est libellée. Dans la plupart des cas, le terme Devise, lorsqu’il est utilisé sans autre qualificatif, désigne la devise d’enregistrement ;

· La devise de référence est celle dans laquelle sont tenus les comptes. Jusqu’au 31 décembre 1998, celle-ci est le Franc. A compter du 1^er janvier 1999, les entreprises auront le choix entre le Franc et l’Euro. A compter du 1^er janvier 2002, celle-ci ne pourra être que l’Euro. Ce vocable devise de référence a été préféré aux termes monnaie de base ou monnaie pivot rencontrés parfois dans d’autres systèmes d’informations.

· La devise de restitution est celle dans laquelle il est possible d’obtenir certaines restitutions (interrogations et éditions), en plus des restitutions toujours possibles dans la monnaie de référence. Cette monnaie de restitution sera nécessaire dans la période transitoire, que ce soit avant ou après le basculement de la monnaie de référence en Euros, pour disposer d’informations alternativement en Francs et en Euros. On parle souvent de seconde monnaie de restitution, la première étant implicitement la devise de référence.

· La devise pivot est la devise par rapport à laquelle sont définis les cours des devises out. Dans LDCompta, cette devise pivot peut être soit la devise de référence, soit l’Euro si la devise de référence est une devise in, telle le Franc. Ainsi, si votre devise de référence est le Franc, vous pouvez définir le cours d’une devise out telle le Dollar soit par rapport au Franc, soit par rapport à l’Euro. De plus, LDCompta laisse le choix entre deux systèmes de cotation pour les devises out. Ainsi, notamment si la devise pivot est l’Euro, on peut définir le cours d’une devise soit sous la forme classique un Dollar = 1,067 Euro, soit sous la forme que les banques ont adoptée aujourd’hui : un Euro = 0,937 Dollar.

· La devise pivot d’interface est la devise dans laquelle on intègre les écritures via la procédure d’interface standard, en l’absence d’autre précision. Cette devise est utilisée pour pouvoir dissocier la devise de référence utilisée en interne par LDCompta de la monnaie de base utilisée par d’autres applications en amont de LDCompta. Cette notion est présentée en détail dans la notice Description de la procédure d'interface comptable - Version 7.

Notions fondamentales

L’introduction de l’Euro représente une évolution majeure pour les systèmes d’informations comptables. D’ici à 2002, elle concernera toutes les entreprises. Pour un grand nombre d’entre elles qui ne pratiquaient pas jusqu’alors la gestion multi-devises, cela nécessite une formation complémentaire pour bien appréhender les notions inhérentes à un système comptable multi-devises. Et même pour les entreprises déjà utilisatrices d’un système multi-devises, l’arrivée de l’Euro présente des spécificités nouvelles qui vont bien au delà du simple aspect multi-devises.

La prise en charge de l’Euro dans un système comptable recouvre un grand nombre de notions, et peut aller du plus simple (simple conversion des montants lors de la saisie des écritures, toutes les fonctions comptables ne s’effectuant que dans une seule monnaie) au plus complexe (tenue en parallèle de deux comptabilités, l’une en Francs et l’autre en Euros).

Afin de faciliter la compréhension, nous allons distinguer plusieurs aspects de la prise en charge de l’Euro :

· l’Euro en tant que nouvelle devise : saisie de factures, de règlements et plus généralement de toutes les pièces en Euros dans la période transitoire, alors que la comptabilité de l’entreprise est toujours tenue en Francs (ou réciproquement, saisie de pièces en Francs lorsque le système comptable aura basculé en Euros). Cet aspect là est totalement pris en charge par la gestion multi-devises. L’Euro est ici considéré comme n’importe qu’elle autre devise.

La seule chose notable est l’augmentation du nombre de pièces à saisir en mode multi-devises : jusqu’alors, seul un faible nombre d’écritures (factures et règlements) était saisi en devises. Durant la période transitoire, ce nombre va augmenter sensiblement jusqu’à représenter la quasi totalité des pièces comptables en 2002. L’ergonomie des différentes procédures de saisies de LDCompta est telle que la saisie d’une pièce en devise n’est guère plus lourde que celle d’une pièce « ordinaire ». Le surcroît de travail de saisie engendré par le nombre grandissant de pièces en Euro est donc très limité.

Enfin, dans un souci de simplification et pour préserver la facilité d’utilisation qui est un des points forts de LDCompta, la chaîne de règlement automatique des fournisseurs et la gestion des portefeuilles de règlements n’offre pas la gestion multi-devises intégrale. Seul le support de l’Euro est présent dans ces chaînes de traitement. On peut donc :

· Payer un fournisseur en règlement automatique indifféremment en Francs ou en Euros, que ce soit par lettre-chèque, lettre-BO ou virement ;

· Gérer un portefeuille d’effets à payer en Francs et/ou en Euros ;

· Gérer un portefeuille d’effets à recevoir en Francs et/ou en Euros ;

· Gérer les remises en banques en Francs et/ou en Euros.

Dans ces différentes procédures, on ne parle plus alors de système multi-devises, mais de système bi-devises. Seules sont gérées la devise de référence, et une seconde monnaie de paiement qui doit être définie spécifiquement dans LDCompta. Cette seconde monnaie de paiement ne peut être qu’une monnaie in, cela afin d’éviter toute gestion des différences de change dans la chaîne de règlement automatique fournisseurs. En tout état de cause, cette seconde monnaie de paiement sera l’Euro lorsque la monnaie de référence sera le Franc et réciproquement. Au delà de 2002, cette gestion bi-devises sera abandonnée car elle n’aura plus de justification.

· le calcul des contre-valeurs pour les devises entrant dans l’Euro. Dans tout système multi-devises, une pièce saisie dans une devise autre que la devise de référence du système comptable est automatiquement convertie dans la devise de référence du système comptable, en appliquant un certain cours devise. Dans LDCompta, ce cours devise est soit celui enregistré dans une table des devises, soit le cours indiqué lors de la saisie de la pièce comptable. Or, cette règle ne peut s’appliquer pour toutes les devises in, dès lors que la devise de référence du système comptable est elle même une monnaie in. En effet, les règles de conversion entre monnaies in sont très strictes et ne font plus appel à un cours devise.

Les procédures de saisie de LDCompta font donc la distinction, lors de la saisie d’une pièce en devise, entre les devises in et les autres devises. Un cours devise ne peut être indiqué que si la pièce est saisie dans une devise out. Les règles de conversion utilisées ensuite pour convertir les montants dans la devise de référence du système comptable sont elles aussi différenciées selon le statut de la devise, in ou out. Tout cela est bien entendu totalement transparent pour l’utilisateur, qui n’a pas à se soucier de la façon dont sont calculés les montants en Francs et en Euros. LDCompta respecte toutes les règles de conversion et d’arrondissage définies par les instances officielles. Ces différentes règles sont décrites plus en détail à la rubrique Les règles de conversion et d’arrondissage liées à l’Euro.

· l’Euro en tant que monnaie de restitution. Durant la période transitoire, chaque entreprise peut choisir de tenir sa comptabilité en Francs ou en Euros. Quelle que soit l’option retenue pour cette devise de référence, il sera bien souvent nécessaire de pouvoir restituer des données dans l’autre monnaie, soit pour se familiariser avec l’Euro dans un premier temps, soit pour effectuer des comparatifs avec des états établis dans une autre monnaie (autre société ayant déjà basculée à l’Euro par exemple).

Ce support de l’Euro en tant que monnaie de restitution est offert par LDCompta à deux niveaux :

Þ Le niveau le plus simple consiste simplement à présenter tous les montants dans la devise de restitution choisie (Franc ou Euro), en procédant éventuellement par conversion des montants enregistrés dans le système comptable en devise de référence. Ce niveau est offert sur la plupart des états (journaux, balances, grands-livres, bilan et compte de résultat, budget…). Ce mode de calcul ne peut toutefois garantir les grands équilibres comptables : une balance générale éditée en Euros alors que la devise de référence est le Franc a toutes les chances d’être déséquilibrée de quelques centimes. Il doit donc être réservé à la phase de familiarisation à l’Euro, courant 1999 et 2000. Il pourra aussi être utile plus tard, lorsque tous les systèmes comptables auront basculé à l’Euro, pour procéder à ces comparatifs avec des états imprimés antérieurement en Francs.

Þ Un second niveau de prise en charge de l’Euro en tant que monnaie de restitution est aussi supporté par LDCompta, par le biais d’une double comptabilité. Le principe est de convertir toutes les pièces saisies, d’une part dans la devise de référence comme ordinairement, d’autre part dans une seconde monnaie. Tout se passe comme si l’on tenait deux comptabilités en parallèle, l’une en Francs et l’autre en Euros. Tous les équilibres sont garantis dans les deux comptabilités : équilibre des pièces comptables d’une part, équilibre des lettrages d’autre part. On peut alors à tout moment consulter ou imprimer les données comptables en Francs ou en Euros. Ce second niveau va permettre de se préparer au basculement du système comptable à l’Euro dans de bonnes conditions. En effet, il vous sera possible de tenir votre comptabilité en parallèle, Francs et Euros, pendant plusieurs mois, avant de basculer à l’Euro. Dans cette période pré-basculement, les états comptables pourront être imprimés dans l’une ou l’autre devise, les deux comptabilités étant équivalentes (mais pas forcément égales, du fait des arrondis). Même après ce basculement, vous pourrez choisir de continuer à tenir votre comptabilité en Francs en parallèle pendant encore quelques mois par sécurité.

D’autre part, il convient d’éviter tout risque de confusion quant à la monnaie dans laquelle sont exprimées les différentes restitutions comptables. Jusqu’à présent, il y avait très peu de cas où des doutes pouvaient apparaître concernant la monnaie dans laquelle les montants étaient exprimés. On considérait en effet comme acquis que presque toutes les sommes d’argent traitées dans les relations entre entreprises étaient exprimées dans la monnaie nationale à moins que ne figure une mention contraire.

Cette habitude de considérer l’expression de la monnaie comme allant de soi va changer début 1999. Durant les trois ans de la période transitoire, il est essentiel de savoir clairement si une somme d’argent est exprimée en Francs ou en Euros.

Pour cela, la mention de la monnaie utilisée est présente sur toutes les procédures de consultations de LDCompta et sur un grand nombre d’états comptables : journaux, balances, grands-livres, bilan et compte de résultat, budget… Sur les états, la monnaie apparaît en clair sur tous les en-têtes de page ; le symbole ISO de la monnaie (FRF ou EUR) figure également très souvent en regard des différents niveaux de totalisation.

· le basculement de la devise de référence Franc vers Euro : comment passer d’une comptabilité tenue en Francs à une comptabilité tenue en Euros. Ce thème est abordé en détail au paragraphe 3.16 Migration vers l’Euro - Les dernières étapes.

Les règles de conversion et d’arrondissage liées à l’Euro

Des règles strictes et précises ont été définies par le Conseil de l’Union européenne pour convertir les sommes d’argent entre les monnaies nationales de la zone Euro et l’Euro et entre les monnaies nationales elles-mêmes. Ces règles de conversion monétaire font partie des rares règlements obligatoires et spécifiques émanant du Conseil concernant l’Union monétaire. Tout logiciel procédant à une conversion, de la calculatrice à l’unité centrale de comptabilité, doit être conforme à ces règles. C’est le cas bien entendu de LDCompta.

1. Taux de conversion Euro/monnaie nationale : les taux de conversion doivent être exprimés en nombre d’unités de monnaie nationale par Euro, c’est à dire que pour exprimer la valeur du Franc par exemple, on définit un Euro = 6,55957 FRF. Il faut noter que dans LDCompta, les cours devises utilisés jusqu’alors fonctionnaient en sens inverse ; la valeur du dollar était définie sous la forme : un dollar = 5,958 FRF.

2. Six chiffres significatifs. Les taux de conversions doivent être exprimés avec six chiffres significatifs, incluant les décimales. Concrètement, pour gérer les différentes monnaies nationales de la zone Euro, la contre-valeur est enregistrée dans LDCompta dans une zone de 11 chiffres, dont 7 décimales.

3. Les taux réciproques ou inverses ne sont pas autorisés. Lorsque l’on convertit une somme exprimée en monnaie nationale en Euros ou vice versa, le taux de conversion exprimé comme ci-dessus doit être utilisé. L’inverse (ou la réciproque) de ce taux ne doit pas être utilisé. Ainsi, pour convertir des Francs en Euros, la procédure correcte est de diviser la somme en Francs par le taux de conversion ; pour convertir des Euros en Francs, la procédure correcte est de multiplier la somme en Euros par le taux de conversion. La raison pour laquelle l’utilisation du taux réciproque est interdite est que ce dernier introduit des erreurs d’arrondi dans le calcul ; la taille de l’erreur d’arrondi allant croissant avec la taille de la somme convertie.

4. La triangulation. Lorsque l’on convertit deux monnaies nationales de la zone Euro (c’est à dire, par exemple, conversion entre le Franc et le Mark), la procédure correcte est d’abord de convertir la somme en Francs en Euros et ensuite de convertir cette somme en Euros en marks, en utilisant les règles énoncées précédemment. Cette conversion entre deux monnaies de la zone Euro est appelée « triangulation ».

5. Arrondir une somme en Euros. Lorsque l’on convertit une monnaie de la zone Euro en Euros, le résultat doit être arrondi à deux décimales. Lorsque l’on procède à des calculs intermédiaires (comme lors de la triangulation), ils doivent être arrondis à au moins trois décimales (la partie « au moins » de l’énoncé de cette règle comporte un aspect légèrement ambigu : pour de grosses sommes, l’arrondi des calculs intermédiaires à trois décimales peut déboucher sur un résultat final différent par rapport à un arrondi à quatre ou cinq décimales). Sachez que LDCompta, pour sa part, utilise un arrondi à la quatrième décimale lors de la triangulation.

6. Arrondir une somme en monnaie nationale. Lorsque l’on arrondit une somme en Euros en monnaie nationale, le résultat doit être arrondi à la plus petite dénomination de la monnaie nationale, c’est à dire le centime pour la France.

Le traitement comptable des opérations de conversion et d’arrondissage

Les règles de conversion et d’arrondissage énoncées n’évitent pas l’apparition d’un grand nombre d’écarts comptables qu’il va falloir traiter.

En effet, l’arrondi d’une somme n’est généralement pas égal à la somme des arrondis. En comptabilité, ce problème se rencontre très fréquemment, soit lors de la saisie d’une facture, soit lors d’une saisie de règlement avec lettrage de plusieurs factures. Les écarts peuvent être classés en deux grandes familles :

· Les écarts constatés pour équilibrer une pièce comptable : facture, folio, lot d’écritures reçu par la procédure d’interface ;

· Les écarts liés à des règlements partiels, écarts qui seront constatés lors du lettrage du compte.

Pour ces deux types d’écarts, LDCompta vous simplifie le travail en gérant de façon totalement transparente l’incidence comptable de ces écarts.

Ainsi, lors de la saisie d’une pièce comptable, le seul équilibre vérifié par LDCompta est celui des montants de la pièce dans la devise d’enregistrement. Une fois cet équilibre vérifié, les équilibres dans la devise de référence (et éventuellement dans la deuxième devise de restitution) sont garantis par LDCompta. Vous n’avez pas à vous soucier de ceux-ci.

De même, lors de la saisie des règlements, dès lors que la facture est intégralement réglée dans la devise d’enregistrement, le compte sera automatiquement soldé par le lettrage, dans la devise de référence et aussi dans la deuxième devise de restitution le cas échéant.

Pour se conformer aux règles énoncées par le Conseil de l’Union européenne, des règles spécifiques de gestion des écarts sont utilisées pour les monnaies de la zone Euro. Ainsi, pour équilibrer une pièce comptable saisie en monnaie in, l’écart éventuel est comptabilisé dans un compte spécifique.

Il faut noter que ce traitement diffère du traitement ordinaire qui continue à s’appliquer pour les écritures saisies en devise out. En effet, pour ces dernières, l’équilibrage de la pièce dans la devise de référence est réalisé par modification de la contre valeur calculée pour la dernière ligne de la pièce ; ce montant n’est donc pas le produit du montant de la ligne en devise par le cours de la devise, mais est calculé de telle sorte qu’il équilibre la pièce dans la devise de référence.

On a donc deux règles d’enregistrement :

ð Arrondi sur la dernière ligne de la pièce pour les pièces saisies en devise out ;

ð Comptabilisation de l’écart d’arrondi dans un compte spécifique pour les pièces saisies en monnaie in (que la monnaie de référence soit le Franc ou l’Euro).

Il en est de même en ce qui concerne les lettrages lors d’une saisie de règlement par exemple. Si toutes les écritures participant au lettrage sont en devise in, l’équilibrage du lettrage en devise de référence se fait par passation d’une écriture supplémentaire au compte lettré d’une part, et dans un compte de charge ou produits d’autre part en contrepartie. Cette écriture justifie ainsi l’écart d’arrondi. Si une ou plusieurs des écritures participant au lettrage sont en devise out, l’équilibrage du lettrage se fait par passation d’une écriture de différence de change.

Toutes ces règles de comptabilisation des écarts sont décrites plus en détail, pour chaque procédure de saisie, aux chapitres suivants.

3. Gestion des fichiers de base

On entend par paramètre tout ce qui permet de personnaliser un dossier de comptabilité. C'est ici que l'on définit par exemple toutes les codifications qui vous sont propres.

Cette phase de paramétrage doit obligatoirement être réalisée lors de la création d'un dossier comptable. Par la suite, il est possible de venir enrichir les codifications utilisées. Il est possible également de modifier ou supprimer certains éléments. Cela est toutefois fortement déconseillé, car l'ordinateur ne vérifie pas systématiquement l'utilisation qui est faite d'un paramètre lors de sa modification ou suppression. Ainsi, si vous supprimez un mode de paiement, il se peut que ce mode de paiement soit encore référencé par des règlements présents dans les portefeuilles effets à payer ou à recevoir. Soyez donc prudent avant de supprimer toute codification.

La saisie des paramètres est faite grâce à un certain nombre de procédures distinctes. Ces procédures sont toutes regroupées sur le menu Générale/Paramètres, à l’exception des procédures de gestion des fichiers fournisseurs, clients et représentants qui sont accessibles depuis le menu auXiliaire/Paramètres. D'autre part, toutes ces tables de paramètres peuvent être imprimées, par des procédures accessibles depuis les menus Générale/Editions/Paramètres et auXiliaire/Editions/Paramètres.

3.1 Fiche société

La fiche société contient tous les paramètres généraux propres au dossier comptable. Elle est accessible par le menu Générale/Paramètres/Fiche société.

La procédure est subdivisée en 6 pages distinctes, regroupant les informations en différents pavés logiques.

Certaines de ces informations, considérées comme sensibles, ne sont accessibles que sous un profil utilisateur disposant des droits spéciaux *ALLOBJ, tel le profil Officier de sécurité (QSECOFR). C’est le cas par exemple de la date de la dernière clôture annuelle effectuée, ou du mode de gestion des écritures provisoires.

Lors de la création d’un dossier comptable, la première chose à faire est de compléter les différentes zones de cette fiche société. Vous risquez cependant d’être confronté à quelques difficultés, car à ce stade aucune autre codification (plan comptable, journaux…) n’est encore définie. Deux méthodes sont possibles pour contourner ces difficultés :

è Soit créer à la volée toutes les codifications nécessaires, en utilisant chaque fois la touche F4=Liste, puis F6=Gérer dans les différentes fenêtres de sélection qui seront proposées.

è Soit renseigner les codes souhaités, sans se préoccuper à ce stade de savoir s’ils sont déjà définis ou pas. Lors de la validation globale de la fiche société, le système va vous informer, par des messages d’erreur, des différentes codifications manquantes. Vous avez la possibilité de forcer la validation de la fiche en appuyant sur la touche de fonction F19. Vous pouvez alors aller renseigner les autres tables de paramètres (plan comptable et journaux notamment). Mais il vous faudra impérativement revenir vérifier après coup, une fois toutes les autres codifications mises en place, que votre fiche société est conforme à ces codifications. Pour cela, rappelez la fiche société et validez la par la touche ENTREE. Si toutes vos codifications sont correctes, le système ne devrait plus détecter à ce stade aucune erreur.

Page 1 – Données générales de la société

Cet écran est composé des zones suivantes:

ð Raison sociale. Vous devez indiquer ici la raison sociale et l'adresse de la société correspondant à ce dossier comptable.

ð Numéro SIREN. Cette zone ne figure qu'à titre documentaire; elle n'est pas utilisée dans la version actuelle de l'application.

ð Caractéristiques de l’exercice. Vous devez définir le premier mois de l’exercice, le nombre de mois couverts par l’exercice courant, et la date de la dernière clôture annuelle d’exercice ayant été effectuée (qui est donc la veille du premier jour de l’exercice courant). Le nombre de mois de l’exercice, combiné avec la date de dernière clôture, permet de calculer la prochaine date de clôture d'exercice. La date de la dernière clôture doit être renseignée même si la dernière clôture n'a pas été réalisée avec ce logiciel de comptabilité.

ð Période ouverte en saisie. Celle-ci peut être définie soit sous forme absolue, en indiquant la date limite au delà de laquelle toute saisie est impossible, soit sous forme relative. On indique alors un nombre de jours qui, ajouté à la date du jour, permet de calculer la date au delà de laquelle toute saisie d’écriture est interdite. Cette période ouverte en saisie est là principalement pour éviter de saisir par erreur, suite à des fautes de frappe au clavier, des dates qui seraient au delà de la période couverte par l’exercice courant.

ð Comptes de résultat. Indiquez les comptes de résultat débiteur et créditeur qui doivent être mouvementés lors de la clôture annuelle selon le sens du résultat, bénéfice ou perte. Le compte de résultat en instance d’affectation est quant à lui utilisé lors d’une demande d’édition de balance ou gand-livre général arrêtée à une date qui est au delà de la date de prochaine clôture d’exercice. Supposons par exemple que l’on gère un exercice de 12 mois, la dernière clôture d’exercice a été faite au 31/12/1998. Si l’on demande l’édition de la balance générale arrêtée au 31/03/2000, le système va, si l’on conserve l’option par défaut à l’invite Reprise de l’exercice précédent qui est C=Clôture provisoire, présenter la balance comme si la clôture annuelle générale au 31/12/1999 avait été réalisée. Il va pour cela calculer le résultat provisoire au 31/12/1999 et le présenter dans le compte Résultat en instance d’affectation que vous aurez indiqué ici. Il ne s’agit là bien sûr que d’un artifice d’édition ; aucune clôture n’est réellement effectuée. L’objectif est simplement de pouvoir disposer d’une balance et d’un grand-livre général sur le nouvel exercice alors même que la clôture de l’exercice précédent n’est pas encore réalisée.

ð Gestion d’écritures provisoires – Mode de travail. Cette zone permet de choisir le mode dans lequel vous souhaitez travailler pour ce qui est des écritures provisoires. Pour avoir plus de détail sur la notion d’écritures provisoires, reportez vous au paragraphe 2.4 Gestion d’écritures provisoires.

Pour des raisons de sécurité et d’intégrité du logiciel, la modification du mode de travail pour les écritures provisoires fait l'objet de certaines limitations.

Les modifications possibles sont les suivantes :

· il est toujours possible de basculer, à tout moment, entre les modes 1=Aucune modif et 2=Modif des données non comptables ;

· il est possible de basculer du mode 1 ou 2 vers le mode 3=Toute modif sur période non close, ou inversement du mode 3 vers le mode 1 ou 2, mais seulement si l'on a effectué des clôtures mensuelles de telle sorte qu'il ne reste plus d'écritures provisoires antérieures de plus de 3 mois au mois courant. Par exemple, si l'on est en avril, il faudra effectuer la clôture mensuelle de tous les journaux à fin décembre de l'année précédente.

L'objectif de ce contrôle est d'éviter que l'on bascule en mode 3 chaque fois qu'une modification d'écritures est nécessaire, pour revenir ensuite au mode 1 ou 2. Le mode de travail pour les écritures provisoires doit être choisi en toute connaissance de cause et l'on doit s'y tenir, quitte à devoir effectuer des clôtures mensuelles régulières si l'on a choisi le mode 3.

ð Gestion d’écritures provisoires – Nombre de mois non clos autorisés avant avertissement. Le fait de gérer des écritures provisoires rend nécessaire la réalisation de clôtures mensuelles régulières. Dans ce cadre, un dispositif permettant de s'assurer que les clôtures mensuelles sont faites régulièrement est présent dans LDCompta. Il consiste à afficher une fenêtre d'avertissement dès lors que l'on dépasse le nombre de mois comptables non clos que l'on s'est fixé à priori.

Cette fenêtre d'avertissement peut apparaître :

- soit lorsqu'on entre dans le dossier comptable concerné ;

- soit à chaque demande d'édition de type Journaux, Balances, Grand-livres.

L'affichage de la fenêtre d’avertissement est conditionné par le fait qu'il existe des écritures comptabilisées sur un journal et un mois encore non clos, ce mois étant antérieur à la date du jour de plus de « n » mois, ce nombre « n » étant celui défini ici.

Exemple : Dernières clôtures mensuelles effectuées au 31/12/99

Le nombre de mois non clos autorisé est fixé à 3 dans la fiche société.

Il existe des écritures passées en Janvier 2000.

Ouverture du dossier le 30/04/2000 : Pas de message

Ouverture du dossier le 01/05/2000 : Avertissement

Remarque : Le mois courant n'est pas comptabilisé dans le nombre de mois non clos autorisé. Ainsi, dans l'exemple ci-dessus, on accepte 3 mois non clos (Janvier à Mars) plus le mois courant Avril.

La valeur conseillée pour ce nombre de mois non clos est de 3. Il est possible de modifier cette valeur. Toutefois, si vous utilisez le mode de travail 3=Toute modification d'écritures possible sur période non close, il est très vivement conseillé de ne pas utiliser de valeur supérieure à 3, car plus rien alors ne vous oblige à effectuer des clôtures mensuelles régulièrement, et l'on sort donc du cadre « légal ». Si vous saisissez une valeur supérieure à 3, un message d'avertissement vous rappelle d’ailleurs une fois encore que la valeur conseillée est 3.

Page 2 – Traitement du compte Effets à recevoir

ð Compte effets à recevoir. Cette zone référence le N° du compte comptable mouvementé en cas de constitution d'un portefeuille d'effets à recevoir. Cette zone est obligatoire dès lors que vous voulez gérer un ou plusieurs comptes de portefeuille d’effets à recevoir. Si vous gérez plusieurs comptes de portefeuille, ce qui est possible en définissant plusieurs journaux de portefeuille dans les paramètres journaux, chaque journal étant associé à un compte différent (portefeuille d’effets et portefeuille de chèques par exemple), un seul de ces portefeuilles peut être géré avec un compte par mois d’échéance, en renseignant les deux zones décrites ci-après. La correspondance entre journal de portefeuille et compte d’effets géré par mois d’échéance se fait via le N° de compte décrit ici, qui doit être le même que celui indiqué dans le journal de portefeuille associé.

ð Mode de gestion du compte. Cette zone doit être renseignée si vous voulez gérer un compte d’effets distinct par mois d’échéance. Ce mode de gestion est conseillé si vous gérez un grand nombre d’effets (plusieurs dizaines par mois) ; cela facilite le pointage de ces comptes d’effets. Les choix possibles sont :

§ blanc Gestion normale avec un seul compte d’effets, quelle que soit l’échéance

§ M Un compte général par mois d’échéance. Le N° de compte général utilisé sera de la forme XXXXMM, avec XXXX égal aux quatre premières positions du n° compte effets à recevoir indiqué plus haut, et MM=Mois d'échéance de l'effet. Si par exemple, vous avez choisi 413000 comme compte effets à recevoir, le système utilisera les comptes 413001 à 413012 lors de la gestion des effets à recevoir. Ces douze comptes doivent avoir été ouverts dans le plan comptable au préalable.

§ A Un compte auxiliaire par mois d’échéance. Le N° de compte effets à recevoir indiqué plus haut doit alors avoir été défini en tant que compte collectif, avec une nature A=Autres auxiliaires. Il faut lui avoir attaché 12 comptes auxiliaires, portant les numéros 00001 à 00012 pour janvier à décembre.

ð Code journal effets à recevoir. Cette zone va de pair avec la zone Compte effets à recevoir. Indiquez le code du journal de portefeuille correspondant au compte décrit plus haut.

ð Sortie de portefeuille – Mouvementer compte transitoire. Dans la gestion des effets en portefeuille, cette zone définit le schéma de comptabilisation utilisé, lorsque le journal de banque cible de la remise est géré avec un compte transitoire (voir paragraphe 3.3 à la rubrique Page 3 – Caractéristiques des journaux de banque).

§ O=Oui Le mouvement de sortie du portefeuille sera comptabilisé Crédit Effets à recevoir ó Débit compte transitoire, effet par effet. Lors de la comptabilisation du bordereau de remise, le mouvement sera comptabilisé Crédit compte transitoire effet par effet ó Débit compte de banque en global (une ligne par échéance).

§ N=Non Le mouvement de sortie du portefeuille ne sera pas comptabilisé. Lors de la comptabilisation du bordereau de remise, le mouvement sera comptabilisé Crédit Effets à recevoir effet par effet ó Débit compte de banque en global (une ligne par échéance).

ð Sortie de portefeuille – Conserver N° de pièce. Dans la gestion des effets en portefeuille, lors de la comptabilisation du mouvement de sortie de l’effet du portefeuille, cette zone permet de faire en sorte que l’écriture passée au compte Effets à recevoir porte le même N° de pièce que l’écriture ayant constaté l’entrée de l’effet en portefeuille. Il est ainsi aisé de procéder ensuite périodiquement à un lettrage automatique par N° de pièce du compte effets à recevoir. Cette méthode a cependant un inconvénient : si pour le journal de banque cible de la remise, vous avez choisi un mode de numérotation automatique des pièces, les pièces correspondant à ces sorties de portefeuille vont déroger à la règle de numérotation automatique. Un message d’avertissement vous en informe le cas échéant.

ð Affichage du libellé règlement en portefeuille. Cette zone conditionne le libellé qui va apparaître en regard de chaque règlement dans les différentes procédures de gestion du portefeuille, ainsi que sur les bordereaux de remises en banque des règlements. Deux valeurs possibles :

§ 1=Raison sociale du client C’est la raison sociale du client qui apparaît en regard de chaque règlement.

§ 2=Libellé écriture de règlement C’est le libellé de l’écriture indiqué lors de la saisie du règlement qui sera présenté partout, et non la raison sociale du client. Ce mode doit être choisi si vous manipulez de nombreux règlements dans des comptes de type clients divers, pour lesquels la raison sociale n’est pas significative. Vous indiquerez alors, lors de la saisie du règlement client, l’identification exacte du tiers dans le libellé du règlement, et ce libellé sera repris ensuite sur les différents écrans et états.

Page 3 – Traitement des différences de lettrage

ð Comptes mouvementés – Pertes - Profits. Vous pouvez indiquer ici jusqu’à 4 comptes de charges et 4 comptes de produits, qui peuvent être mouvementés automatiquement en cas de différence constatée lors d'un lettrage, que ce soit dans la procédure de lettrage manuel d’un compte ou lors d’un lettrage à la volée en saisie de pièce, règlements clients ou règlements fournisseurs. Chaque fois qu’une telle différence de lettrage est mise en évidence, le système propose un écran d’affectation de la différence, à partir duquel vous pouvez ventiler la différence sur un à 5 comptes distincts, qui sont les quatre comptes indiqués ici (comptes de charges ou de produits selon le sens de la différence constatée), plus un 5^ème compte qui peut être choisi directement « à la volée ».

ð Maximum autorisé – Montant et pourcentage. La possibilité de passer une OD automatique pour constater une différence de lettrage peut être bridée, pour éviter que l’on passe par ce biais de trop grosses différences. Vous pouvez définir une limitation en valeur absolue (dans la devise de référence utilisée), ou en valeur relative, c’est à dire en pourcentage de la somme lettrée. Par exemple, si vous acceptez 2% d’escompte, vous pouvez indiquer cette valeur 2 comme pourcentage. Si les deux zones Montant et pourcentage sont renseignées, il suffit que la différence constatée soit inférieure à l’une des valeurs pour que l’OD automatique soit possible. Dans le cas d’un lettrage mettant en jeu des écritures en devises, c’est la contre-valeur en devise de référence de la différence qui est comparée à ces valeurs maximum.

ð Ventilation analytique – Section et affaire. Si vous mettez en œuvre le module de comptabilité analytique, il est fort probable que les comptes de pertes et profits définis plus haut pour recevoir les éventuelles différences de changes doivent être ventilés en comptabilité analytique. Comme l’objectif est de faciliter la passation automatique de ces OD de différences, aucune ventilation analytique ne vous sera demandée lors de la passation de l’OD automatique ; la ventilation se fera :

§ soit sur la section et l'affaire associées au compte de pertes et profits dans lequel la différence de lettrage sera imputée ; cette association entre un compte et un couple (section, affaire) se fait au niveau du plan comptable ;

§ soit sur plusieurs sections et une affaire, si une table de ventilation a été associée au compte de pertes et profits au niveau du plan comptable ;

§ soit, si rien n’a été indiqué pour le compte de pertes et profits au niveau du plan comptable, sur la section et l'affaire qui sont indiquées ici. On peut aussi indiquer ici une table de ventilation en lieu et place d'une section analytique. Les Tables de ventilation analytique sont décrites au paragraphe 22.2.

ð Code journal mouvementé. Chaque fois que la différence de lettrage est constatée lors d’un lettrage effectué « à la volée » en saisie de pièce ou règlement, l’OD automatique est fusionnée avec la pièce en cours de saisie, c’est à dire qu’elle est comptabilisée sur le même journal, à la même date et sous le même numéro de pièce que celle en cours de saisie. En revanche, si la différence est constatée lors d’un lettrage manuel effectué indépendamment de toute autre saisie, l’OD automatique sera comptabilisée sur le journal indiqué ici. La date de l’OD devra alors être saisie au moment du lettrage, et le N° de pièce sera soit saisi, soit attribué automatiquement si le journal choisi est géré avec numérotation automatique des pièces.

Page 3 – Traitement des comptes abonnés

ð Code du journal d’abonnement. Si vous voulez mettre en œuvre les fonctionnalités d’abonnement de compte, il vous faut indiquer ici le code du journal sur lequel les écritures d’abonnement seront comptabilisées. Un descriptif complet du module Abonnements est donné au paragraphe 10.2.

ð Contrepartie abonnement charges et produits. Indiquez ici la racine des comptes de contrepartie utilisés par le module Abonnement. Dans le plan comptable, pour chaque compte pour lequel vous allez définir un abonnement, vous devrez indiquer le compte de contrepartie à mouvementer lors de la passation de l’écriture mensuelle d’abonnement. Ce compte devra être conforme à la racine indiquée ici. En règle générale, pour les comptes de charges abonnés, indiquez la racine 4886, et 4867 pour les abonnements de produits.

Page 3 – Journaux de banque

ð Code trésorerie obligatoire. Dans LDCompta, chaque écriture peut être qualifiée par un code trésorerie. Bien que ce code trésorerie soit présent sur tous les écrans de saisie d’écritures, il n’est pas exploité dans le progiciel standard, même dans le module Trésorerie prévisionnelle décrit au chapitre 20. Seuls des développements spécifiques effectués dans certaines entreprises s’appuient sur celui-ci. Pour ceux-ci, il y a possibilité de rendre la saisie de code trésorerie obligatoire sur toutes les écritures passées sur des journaux de banque, en indiquant ici la valeur O=Oui. Attention : la saisie du code trésorerie sera de ce fait obligatoire non seulement pour les journaux de banque, mais aussi sur les journaux d’achat pour lesquels on a demandé la mise à jour de l’échéancier fournisseurs, cela afin que la chaîne de règlement automatique des fournisseurs, qui va comptabiliser les règlements des factures d’achat sur des journaux de banque, puisse déterminer le ou les codes trésorerie à imputer.

ð Conserver N° de pièce en sortie des comptes transitoires. Cette zone n’a de sens que pour les journaux de banque pour lesquels vous avez défini un compte transitoire, compte qui est utilisé lors des remises de règlements en banque (voir paragraphe 13.4 rubrique Utilisation des comptes transitoires pour centraliser les remises en banque). Si tel est le cas, lors de la comptabilisation du bordereau de remise en banque, qui se fait par une écriture Crédit compte transitoire règlement par règlement ó Débit banque sous forme globale (par nature de règlement), cette zone permet de faire en sorte que l’écriture passée au compte transitoire porte le même N° de pièce, règlement par règlement, que l’écriture ayant constaté le débit du compte transitoire. Il est ainsi aisé de procéder ensuite périodiquement à un lettrage automatique par N° de pièce du compte transitoire. Cette méthode a cependant un inconvénient : si pour le journal de banque cible de la remise, vous avez choisi un mode de numérotation automatique des pièces, les pièces correspondant à ces sorties du compte transitoire vont déroger à la règle de numérotation automatique. Un message d’avertissement vous en informe le cas échéant.

Page 4 – Choix des modules utilisés

ð Trésorerie prévisionnelle. Ce module est inclus en standard dans LDCompta. Indiquez la valeur O=Oui pour activer ce module. Pour accéder ensuite à ce module, allez dans le menu Trésorerie/trésorerie Prévisionnelle. Ce module Trésorerie prévisionnelle est décrit en détail au chapitre 20.

ð Connexions bancaires. LDCompta est interfacée en standard avec le progiciel de communication bancaire M2ITBAC. Ce progiciel M2ITBAC, édité par la société M2I à Lille, doit être acquis indépendamment de LDCompta. Si vous avez installé ce progiciel sur l’AS/400, indiquez ici la valeur O=Oui. Les fonctions de connexions bancaires sont ensuite accessibles depuis le menu Trésorerie/Banques/conneXions bancaires. Les fonctions d’interfaces prises en charge par l’interface connexions bancaires sont décrites au paragraphe 19.1 Principes de connexions.

ð Immobilisations. LDCompta peut être complétée, pour ce qui est de la gestion des immobilisations, par le progiciel P7IMMOS, édité par la société PROGI7 à Narbonnes. Ce progiciel P7IMMOS doit être acquis indépendamment de LDCompta. Si vous avez installé ce progiciel sur l’AS/400, indiquez ici la valeur O=Oui. L’accès au progiciel d’immobilisations se fait depuis le menu Générale/iMmobilisations.

ð Comptabilité analytique. Ce module est inclus en standard dans LDCompta. Indiquez la valeur O=Oui pour activer ce module. Ce module Comptabilité analytique est décrit en détail au chapitre 22.

ð Devise et support de l’Euro. En appuyant sur la touche de fonction F11, vous pouvez accéder à une page regroupant tous les paramètres liés à la gestion multi-devises et au support de l’Euro. Cette page est décrite au paragraphe 3.15 Support multi-devises et Euro – Mise en place.

Page 4 – Autres données

ð Code du journal de situation. Indiquez ici le code du journal sur lequel vous saisirez vos OD de situation, si vous établissez une situation périodiquement (au mois ou au trimestre). Ce journal est un journal particulier dans le sens où il peut être effacé très facilement. Ainsi, lors d’une fin de trimestre, vous saisirez sur ce journal vos OD de situation (variations de stocks, provisions, charges constatées d’avance…) avant d’éditer les états comptables : balances, bilan et compte de résultat… Une fois ces éditions réalisées, vous pouvez effacer le journal de situation. La gestion de ce Journal de situation est décrite plus en détail au paragraphe 10.1.

ð Mode de gestion du code représentant. Il existe, dans la fiche client gérée par LDCompta, un code représentant. Ce code représentant peut être exploité dans le module relances clients, pour sélectionner les clients à relancer par représentant, ou encore pour trier les lettres de relance par représentant. Vous avez trois options de gestion pour ce code représentant :

§ 0=Pas géré Le code représentant est disponible dans la fiche client, mais la zone est facultative

§ 1=Saisie fiche client Le code représentant est disponible dans la fiche client, et la zone est obligatoire

§ 2=Programme de mise à jour. Le code représentant est disponible dans la fiche client, et la zone est obligatoire. De plus, vous devez identifier le programme de mise à jour (Nom du programme et bibliothèque) qui sera automatiquement appelé lors de la soumission du traitement de recherche des clients à relancer. Ce programme sera chargé de mettre à jour les codes représentants dans les fiches clients, en fonction de données issues d’un progiciel de gestion commerciale par exemple.

Page 5 – Autres données

ð Type de menus à afficher. Pour des raisons historiques, LDCompta gère encore deux types de menus : d’une part les menus traditionnels AS/400 (gestionnaire de menus inclus dans l’OS/400), d’autre part les menus fenêtrés grâce au gestionnaire de menus conçu par LD SYSTEME. Ces menus fenêtrés présentent de nombreux avantages : meilleure convivialité, prise en charge de la sécurité… Sachez d’autre part que, pour les utilisateurs du progiciel PERFORMANCE, il est possible d’accéder à LDCompta au travers du gestionnaire de menus de PERFORMANCE. Dans toute cette documentation, seuls les menus fenêtrés sont abordés, c’est à dire que toute référence à des menus ou des options de menu est relative au système de menus fenêtrés de LDCompta.

ð Format de papier par défaut. Tous les états produits par LDCompta peuvent l’être dans trois formats de papier différents. Lors de chaque demande d’édition, vous choisissez ce format, le système proposant par défaut le format indiqué ici. Les trois formats sont :

§ 1=Standard Format listing standard, en hauteur 11 pouces. Ce format est utilisé principalement sur les imprimantes matricielles. Si l’édition est dirigée sur une imprimante Laser avec du papier au format A4, il y aura, sauf indication contraire au niveau de l’émulation ou du pilote d’imprimante, rotation automatique de façon à ce que l’état soit présenté en mode paysage. Dans ce format standard, certaines éditions (journaux, balances, grand-livres) sont réalisées sur 198 colonnes en largeur, au lieu de 132 pour les deux autres formats présentés ci-dessous. De ce fait, on dispose d’informations supplémentaires, qui ne peuvent apparaître si l’on choisit les formats de papier 2 ou 3.

§ 2=A4 11 pouces Format de papier largeur A4, hauteur 11 pouces. Ce format est utilisé principalement sur les imprimantes matricielles. Les éditions sont toutes réalisées en 132 colonnes. Aucune rotation n’est faite en cas d’impression dirigée sur une imprimante laser (mot-clé PAGRTT(0) sur le fichier imprimante).

§ 3=A4 12 pouces Format de papier largeur A4, hauteur 12 pouces. Ce format peut être utilisé sur les imprimantes matricielles, mais aussi sur tout type d’imprimante jet d’encre ou laser avec du papier au format A4. Les éditions sont toutes réalisées en 132 colonnes. Aucune rotation n’est faite en cas d’impression dirigée sur une imprimante laser (mot-clé PAGRTT(0) sur le fichier imprimante).

Page 5 – Edition des règlements fournisseurs

ð Imprimer l’en-tête société sur les bordereaux de règlements. LDCompta intègre une chaîne complète de règlement automatique des fournisseurs, permettant d’établir des bordereaux de règlement (lettre-chèque, lettre-BO, lettre virement). Pour chacun de ces bordereaux de règlements, si vous utilisez du papier pré-imprimé sur lequel votre en-tête société figure déjà, indiquez la valeur N=Non. Si vous utilisez du papier ordinaire et que le nom et l’adresse de votre société doivent être imprimés par le système en tête de chaque page, indiquez la valeur O=Oui.

ð Nombre de factures par page. Indiquez pour chaque bordereau de règlement, selon le formulaire pré-imprimé utilisé, le nombre maximum de lignes-factures pouvant être imprimées dans le corps du document. Ce nombre sera utilisé par le système pour gérer les sauts de page.

Page 6 – Compteurs internes

Cette page regroupe les principaux compteurs internes utilisés par LDCompta. Il est évident que ces compteurs ne doivent jamais être modifiés, sauf indication explicite de votre société de services. L’accès à ces compteurs n’est d’ailleurs possible qu’aux seuls utilisateurs disposant des droits spéciaux *ALLOBJ.

3.2 Plan comptable

Cette procédure permet d'enregistrer le plan comptable général : comptes généraux et comptes collectifs. Les comptes auxiliaires clients et fournisseurs sont définis respectivement dans les fichiers Clients et fournisseurs, décrits au paragraphe 3.11.

Vous pouvez également définir dans ce plan comptable les niveaux de totalisations que vous souhaitez voir apparaître sur la balance générale et sur le grand-livre général, niveaux de totalisations qui peuvent se faire par classe de comptes à 1, 2 ou 3 chiffres.

Cette procédure est accessible par l’option de menu Générale/Paramètres/pLan comptable.

Ergonomie générale

Lorsque la procédure est lancée, vous accédez à un écran de type liste, vous présentant tous les postes définis dans la table associée, en l’occurrence ici le plan comptable. Vous pouvez utiliser les touches de défilement pour parcourir cette liste. Vous pouvez également utiliser les zones de positionnement proposées en partie haute de l’écran, zones qui permettent de faire commencer l'affichage de la liste à partir d'une valeur précise. Pour cela, il faut frapper le début du code recherché et appuyer sur ENTREE.

Pour gérer le contenu de la table, on dispose de différentes options et touches de fonctions. Les options possibles sont toujours proposées en partie haute de l’écran, sous les zones de positionnement (2=Modifier par exemple). Pour exécuter une option et accéder à l’écran de gestion correspondant, frappez le chiffre associé à l’option souhaitée en regard de la ligne à traiter, puis appuyez sur ENTREE. Si vous voulez répéter la même opération sur plusieurs lignes, vous pouvez frapper le numéro d’option en regard de chaque ligne concernée, puis appuyer sur ENTREE. Vous obtiendrez les différents écrans de gestion successivement, conformément aux options demandées, et dans l’ordre des lignes présentées à l’écran.

Les touches de fonction possibles sont elles présentées en partie basse de l’écran. Sur certains écrans où le nombre de touches de fonction est particulièrement important, il n’est pas possible de faire figurer toutes les touches disponibles. On peut alors utiliser la touche de fonction F24=Autres touches pour faire défiler en partie basse de l’écran le guide des touches de fonctions.

L’utilisation des options et touches de fonctions est normalisée au sein du progiciel. Les options et touches de fonctions les plus fréquemment utilisées sont présentées ci-dessous :

1=Choisir

Permet de choisir une valeur dans une table, dans une fenêtre de sélection.

2=Modifier

Permet d’accéder à un écran de gestion sur lequel vous pouvez modifier les données d’un poste de la table courante.

3=Copier

Permet de créer un nouveau poste par copie d’un poste existant. Vous accédez à un écran de gestion en mode Création, mais toutes les données de l’écran sont pré-renseignées à partir des données du poste copié, à l’exception de la zone clé (identifiant).

4=Supprimer

Permet de supprimer un poste de la table. Vous avez toujours un écran de confirmation de suppression, sur lequel vous pouvez soit confirmer votre demande de suppression en appuyant sur la touche ENTREE soit abandonner la suppression par la touche F12=Annuler.

5=Afficher

Permet d’accéder à un écran de gestion en mode Affichage, sur lequel vous visualisez toutes les données du poste de la table courante.

F3=Exit

Met fin à la transaction en cours avec validation, ou sort de la procédure en cours.

F4=Liste

Permet d’ouvrir une fenêtre de sélection, pour toute zone codifiée. Le curseur doit être placé sur une zone codifiée, c’est à dire une zone pour laquelle il existe une liste limitative de valeurs possibles. L’utilisation des fenêtres de sélection est décrite au paragraphe 1.8.

F5=Réafficher

Permet de rafraîchir l’affichage de la liste courante.

F5=Autre vue

Lorsqu’il existe plusieurs vues possibles pour l’affichage d’une liste, cette touche permet de basculer d’une vue à l’autre.

F6=Créer

Permet d’accéder à un écran de gestion pour créer un nouveau poste dans la table courante.

F12=Annuler

Permet d’abandonner l’écran en cours, et de revenir à l'écran précédent. Les données saisies sur l’écran en cours sont perdues.

Définition d’un compte général

L’écran de saisie d’un compte général est composé des zones suivantes :

ð N° de compte. Indiquez le n° du compte, ou le niveau de totalisation à faire apparaître sur la balance générale et le grand-livre général. Un N° de compte doit toujours être constitué de 6 caractères. Un niveau de totalisation peut être défini sur des classes de comptes à 1, 2 ou 3 chiffres. Par exemple, pour obtenir un sous-total des comptes 607, indiquez les 3 chiffres 607 calés à gauche dans la zone N° de compte.

ð Libellé. Saisissez le libellé du compte comptable, ou le libellé associé au niveau de totalisation le cas échéant.

ð Centralisation sur grand-livre. Indiquez la valeur O=Oui si ce compte doit être centralisé lors de l'édition du grand-livre. La notion de centralisation sur les grands-livres est présentée au paragraphe 6.6. Si le compte doit être défini en tant que compte collectif, indiquez également la valeur O=Oui.

ð Code abonnement. Indiquez la valeur A=Abonné si vous voulez définir un abonnement pour ce compte. Vous accédez alors à un écran pour saisir les données de l’abonnement, écran décrit ci-dessous. La gestion des abonnements est décrite en détail au paragraphe 10.2.

ð Section analytique associée. Cette zone n’est présentée que si le module Comptabilité analytique a été activé dans la fiche société, et si le compte comptable courant supporte une ventilation analytique (voir Définition des classes de compte gérées en analytique au paragraphe 22.2). Indiquez le code d’une section analytique ou d’une table de ventilation qui pourra être utilisé, à défaut d’autre indication, pour ventiler une écriture comptable mouvementant ce compte général. Pour accéder à la fenêtre de sélection d’une section analytique, appuyez simplement sur F4=Liste. Pour accéder à la fenêtre de sélection d’une table de ventilation analytique, frappez un code commençant par la lettre T et appuyez sur F4=Liste.

ð Code affaire analytique associé. Cette zone n’est présentée que si le module Comptabilité analytique a été activé dans la fiche société, et si le compte comptable courant supporte une ventilation analytique (voir Définition des classes de compte gérées en analytique au paragraphe 22.2). Indiquez le code d’une affaire analytique qui pourra être utilisé, à défaut d’autre indication, pour ventiler une écriture comptable mouvementant ce compte général.

ð Compte lettrable. Indiquez la valeur O=Oui si vous voulez pouvoir lettrer le compte. Attention : un compte défini comme lettrable sera repris en détail sur le journal des à nouveaux, ligne par ligne, lors d’une clôture annuelle d’exercice, pour chaque écriture non lettrée à la date de clôture.

ð Compte pointable. Indiquez la valeur O=Oui si vous voulez pouvoir rapprocher le compte c’est à dire utiliser la procédure de rapprochement bancaire sur ce compte. Attention : un compte défini comme pointable sera repris en détail sur le journal des à nouveaux, ligne par ligne, lors d’une clôture annuelle d’exercice, pour chaque écriture non rapprochée à la date de clôture.

ð Code devise. Cette zone n’est présentée que si le module devises a été activé dans la fiche société. Indiquez le code devise utilisé habituellement pour ce compte, s’il est différent de la devise de référence. Ainsi, lors d’une saisie d’écritures sur ce compte, à défaut d’autre indication, l’écriture sera proposée avec ce code devise. De plus, dans la procédure d’interrogation d’un compte, si l’on choisit le mode d’affichage 1=Automatique, tout compte pour lequel une devise a été spécifiée ici sera présenté en priorité dans la vue Affichage en devise,

ð Date création. Il s'agit de la date de création de ce compte dans le plan comptable. Cette zone est en affichage uniquement, et ne peut être modifiée.

Définition d’un compte abonné

Le module de gestion des abonnements est décrit en détail au paragraphe 10.2.

Remarque : un compte abonné ne doit pas être mouvementé en saisie d’écritures, car cela ferait doublon : on aurait deux fois la charge (ou le produit), l’abonnement d’une part, la charge réellement constatée d’autre part. Le système interdit donc tout mouvement comptable sur un compte abonné. Il faut impérativement comptabiliser la charge réelle (ou le produit) dans le compte de contrepartie défini pour le compte abonné, les soldes de ces comptes de contrepartie devant être analysés et traités un à un lors d’une situation ou de la clôture de l’exercice.

Pour abonner un compte, indiquez la valeur A=Abonné à l’invite Code abonnement sur l’écran de définition d’un compte dans le plan comptable. Vous obtenez un écran de définition de l’abonnement, composé des zones suivantes :

ð Code débit-crédit. Indiquez D=Débit pour abonner une charge, C=Crédit pour abonner un produit.

ð Compte de contrepartie. Indiquez le N° du compte qui sera mouvementé en contrepartie lors de la passation en automatique de l’écriture d’abonnement dans ce compte. Il s’agit en général de compte de la classe 488. Le N° de compte indiqué ici doit être conforme aux classes de compte indiquées dans la Fiche société à la rubrique Page 3 – Traitement des comptes abonnés (voir paragraphe 3.1).

ð Montant mensuel abonné. Indiquez mois par mois le montant souhaité pour l’abonnement, exprimé dans la devise de référence. Vous pouvez également définir un montant annuel par la touche de fonction F18, ce montant étant alors divisé par 12 pour être réparti uniformément sur l’exercice.

Gestion des autorisations en consultation

Il est possible de protéger la consultation et l'édition de certains comptes. Pour ce faire, une table des autorisations peut être mise à jour depuis la procédure de saisie du plan comptable, grâce à la touche de fonction F10=Gérer autorisations. La mise à jour des autorisations ne peut être faite que par un utilisateur disposant des droits spéciaux *ALLOBJ.

Cette protection est faite en saisissant les correspondances Classe de compte ó Profil utilisateur autorisé. Les classes de compte peuvent être définies avec un nombre quelconque de positions, depuis les classes à 1 seul chiffre (Classe 6 par exemple), jusqu'à un compte précis (Compte 512000 par exemple). De même, les autorisations peuvent être accordées à un profil utilisateur ou à un groupe d’utilisateurs (la notion de groupe d’utilisateurs étant celle gérée par l’OS/400).

A l’installation du progiciel, le fichier des autorisations contient un certains nombre d'autorisations prédéfinies, de façon à ce que tous les utilisateurs puissent consulter tous les comptes. Si vous voulez protéger certains comptes, il vous faut donc modifier ou compléter ce fichier des autorisations.

Pour protéger un compte ou une classe de compte, il suffit d’indiquer quels sont les utilisateurs autorisés à le faire. Par définition, tout utilisateur n’ayant pas été autorisé explicitement sera rejeté. Pour effectuer sa recherche dans la table des autorisations, le système parcoure la table en partant du niveau le plus fin (compte complet à 6 chiffres) jusqu’au niveau le plus global (classe de comptes à 1 seul chiffre). Dès lors qu’il trouve au moins une autorisation à un niveau donné, il recherche si l’utilisateur courant est autorisé ou pas à ce niveau. Les autorisations définies à un niveau supérieur sont ignorées.

Exemple :

1 *PUBLIC TOTAL CLASSE 1

2 *PUBLIC TOTAL CLASSE 2

3 *PUBLIC TOTAL CLASSE 3

4 *PUBLIC TOTAL CLASSE 4

5 *PUBLIC TOTAL CLASSE 5

512 SABINE Comptes de banque

512 LAURENCE Comptes de banque

6 *PUBLIC TOTAL CLASSE 6

7 *PUBLIC TOTAL CLASSE 7

Dans cet exemple, seuls les utilisateurs SABINE et LAURENCE sont autorisés à consulter les écritures mouvementant les comptes de la classe 512. En revanche, un compte de la classe 511 peut être consulté par quiconque, l’autorisation à la classe de compte 5 étant définie *PUBLIC.

La protection est effective dans les procédures suivantes :

o Consultation d'un compte, d’une pièce, d’une référence, d’un journal

o Consultation d'écritures par montant

o Consultation et édition d'un compte de banque

o Consultation dernières écritures et solde d’un compte, accessible « à la volée » en saisie d’écritures

o Edition grand-livre, compte par compte

o Edition relevé de compte client

En revanche, toutes les autres procédures (édition de grand-livre par exemple) ne sont pas protégées. Pour obtenir une sécurité absolue, il faut donc interdire l’usage de ces procédures aux utilisateurs non concernés, en gérant des autorisations sur les menus (voir paragraphe 25.1 Personnalisation des menus).

3.3 Paramètres journaux

Cette procédure permet d'enregistrer tous les paramètres relatifs aux différents journaux utilisés dans ce dossier comptable. Elle est accessible par le menu Générale/Paramètres/Journaux.

Pour obtenir une aide relative à l’Ergonomie générale de la procédure, reportez vous au paragraphe 3.2.

Les données à saisir pour un journal sont présentées sur 2 à 4 pages, selon le type de journal :

Page 1 – Caractéristiques générales

ð Code journal. Indiquez ici le code du journal, sur deux caractères alphanumériques.

ð Libellé. Saisissez un libellé significatif.

ð Centralisation sur grand-livre. Indiquez O=Oui si ce journal doit être centralisé lors de l'édition du grand-livre. La notion de centralisation sur les grands-livres est présentée au paragraphe 6.6.

ð Journal de banque. Indiquez O=Oui si ce journal est un journal de banque. Des données complémentaires devront alors être indiquées sur les pages 3 et 4 de l’écran.

ð Journal de portefeuille. Indiquez O=Oui si ce journal est un journal de portefeuille de règlements clients (Effets à recevoir). Le journal doit dans ce cas être défini également comme journal de banque. Attention : un journal d’effets à payer ne doit être défini ni comme un journal de banque, ni comme un journal de portefeuille.

ð Gestion échéancier fournisseurs. Indiquez O=Oui si le journal est un journal d’achat, et que vous voulez gérer un échéancier fournisseurs. L’échéancier fournisseurs est la base de la chaîne de règlement automatique des fournisseurs. Il est donc indispensable dans ce cas. Si vous ne voulez pas mettre en œuvre cette chaîne de règlement automatique, la gestion de l’échéancier fournisseurs n’est pas indispensable ; elle apporte un plus (suivi au plus près des échéances fournisseurs à payer), mais elle alourdit quelque peu la saisie des factures d’achats et des règlements fournisseurs. Lors du démarrage d’un dossier comptable, nous conseillons de ne pas mettre en œuvre tout de suite cet échéancier, quitte à le démarrer dans un second temps une fois que vous serez plus familier avec LDCompta.

ð Compte de contrepartie. Indiquez un N° de compte qui sera proposé lors de l’utilisation de la touche de fonction F21=Contrepartie dans les procédures de saisie d’écritures par pièce ou folio. Cette zone est facultative.

ð Nature de pièce par défaut. Indiquez un code nature de pièce qui sera proposé par défaut lors de la saisie d’une nouvelle pièce, dans la plupart des procédures de saisie d’écritures. Par exemple, pour un journal d’achat, indiquez le code nature de pièce identifiant les factures. Cette zone est facultative. Les natures de pièce sont décrites au paragraphe 3.5.

ð Canevas de saisie par défaut. Indiquez un code canevas de saisie qui sera proposé par défaut dans la procédure de saisie d’écritures par pièce. Cette zone est facultative. La définition et l’utilisation des canevas de saisie sont décrites en détail au paragraphe 3.10.

ð Saisie en devises possible. Cette zone n’est présentée que si le module devises a été activé dans la fiche société. Indiquez O=Oui si vous souhaitez pouvoir saisir des écritures en devises sur ce journal. Les masques de saisie des procédures de saisie d’écritures par pièce et par folio seront différents selon que l’on mouvemente un journal autorisant la saisie en devises ou pas. De plus, pour pouvoir recevoir des écritures en devises par la procédure d’interface standard de LDCompta (importation d’un journal de ventes par exemple), le journal correspondant doit être défini avec saisie en devises possible.

Page 2 – N° de pièce et référence document

ð Numérotation des pièces. Plusieurs modes de numérotation des pièces sont possibles :

§ 0=Manuelle : Le système n’affecte aucun numéro de pièce en automatique. Pour chaque pièce saisie, la zone N° de pièce sera présentée à l’écran.

§ 1=Automatique sur 6 chiffres : Le système affecte automatiquement un N° de pièce lors de la création d’une nouvelle pièce sur ce journal. Le N° de pièce est de la forme nnnnnn, nnnnnn étant un compteur sur 6 chiffres pouvant être initialisé (voir ci-dessous).

§ 2=Automatique sur 7 chiffres : Le système affecte automatiquement un N° de pièce lors de la création d’une nouvelle pièce sur ce journal. Le N° de pièce est de la forme nnnnnnn, nnnnnnn étant un compteur sur 7 chiffres pouvant être initialisé (voir ci-dessous).

§ 3=Automatique par année : Le système affecte automatiquement un N° de pièce lors de la création d’une nouvelle pièce sur ce journal. Le N° de pièce est de la forme AAnnnnn, AA étant l’année comptable de la pièce, nnnnn étant un compteur sur 5 chiffres propre à chaque année, pouvant être initialisé (voir ci-dessous).

§ 4=Automatique par mois : Le système affecte automatiquement un N° de pièce lors de la création d’une nouvelle pièce sur ce journal. Le N° de pièce est de la forme AAMnnnn, AA étant l’année comptable de la pièce (99=1999, 00=2000), M étant le mois comptable de la pièce (1 à 9 pour janvier à septembre, O=Octobre, N=Novembre, D=Décembre), nnnn étant un compteur sur 4 chiffres propre à chaque couple année-mois, pouvant être initialisé (voir ci-dessous).

§ 5=Automatique par mois : Le système affecte automatiquement un N° de pièce lors de la création d’une nouvelle pièce sur ce journal. Le N° de pièce est de la forme AMMnnnn, A étant l’année comptable de la pièce (9=1999, 0=2000, 1=2001…), MM étant le mois comptable de la pièce (01 à 12), nnnn étant un compteur sur 4 chiffres propre à chaque couple année-mois, pouvant être initialisé (voir ci-dessous).

En cas de numérotation automatique, le système garantit qu’il n’y aura jamais de doublons sur le N° de pièce pour le journal en question, et que les N° seront affectés de façon parfaitement consécutive. Le ou les compteurs peuvent être initialisés en cas de besoin, soit directement pour les modes de numérotation 1 et 2 en renseignant la zone Dernier N° de pièce utilisé qui est proposée dans ce cas de figure, soit en indiquant O=Oui à l’invite Afficher les derniers numéros utilisés pour les modes de numérotation 3 à 5.

ð Numéro de pièce obligatoire. Cette zone n’est présentée que si vous avez choisi le mode de numérotation 0=Manuelle à l’invite précédente. Indiquez O=Oui si vous souhaitez que le N° de pièce soit obligatoire pour toute pièce saisie sur ce journal. Cela est vivement conseillé pour les journaux d’achats et de ventes, si vous n’avez pas opté pour une numérotation automatique pour ces journaux.

ð Contrôle équilibre par pièce. Cette zone n’est présentée que si vous avez choisi le mode de numérotation 0=Manuelle à l’invite précédente. Indiquez O=Oui si vous voulez interdire toute pièce non équilibrée. En règle générale, les procédures de saisie sont conçues pour ne valider que des pièces équilibrées. Cependant, pour les pièces issues de la saisie par folio ou de la procédure standard d’interface, ou encore pour le journal des à nouveaux, on peut avoir dans certains cas des pièces non équilibrées, l’équilibre étant assuré à un niveau supérieur (journal et mois par exemple). Pour les journaux d’achats et de ventes au moins, il est vivement conseillé de choisir ici la valeur O=Oui si vous n’avez pas opté pour une numérotation automatique pour ces journaux.

ð Contrôle unicité sur N° pièce. Cette zone n’est présentée que si vous avez choisi le mode de numérotation 0=Manuelle à l’invite précédente. Choisissez l’une des valeurs :

§ 1=Aucun contrôle : aucun contrôle de doublon sur le N° de pièce ne sera fait pour ce journal.

§ 2=Unicité par journal-N° pièce : Le système contrôle que vous ne saisissez pas deux pièces portant le même numéro sur ce journal, et toutes dates confondues.

§ 3=Unicité par journal-Mois-N° pièce : Le système contrôle que vous ne saisissez pas deux pièces portant le même numéro sur ce journal, dans le même mois comptable.

§ 4=Unicité par journal-date-N° pièce : Le système contrôle que vous ne saisissez pas deux pièces portant le même numéro sur ce journal, à la même date comptable.

Nous conseillons, chaque fois que cela est possible, d’utiliser au moins la valeur 4. En effet, cela vous permettra d’identifier toute pièce de façon unique par un triplet (journal, date, N° de pièce). Cela est plus pratique pour pouvoir, par exemple, rappeler une pièce en modification.

ð Contrôle unicité sur référence. Choisissez l’une des valeurs :

§ 1=Aucun contrôle : aucun contrôle sur la référence document ne sera fait sur ce journal, et la zone référence document sera facultative lors de la saisie d’une pièce.

§ 2=Unicité sur Journal-compte-référence : La zone référence document sera obligatoire pour toutes les pièces saisies sur ce journal. De plus, le système contrôle que vous ne saisissez pas deux pièces portant la même référence document sur ce journal, pour le même compte auxiliaire. Ce contrôle est essentiellement conçu pour éviter, sur un journal d’achats, que l’on saisisse par mégarde deux fois la même facture.

Page 3 – Caractéristiques des journaux de banque

Cette troisième page n'est disponible que pour les journaux de banque (y compris les journaux de portefeuille de règlements clients). On y trouve les données suivantes :

ð N° de compte de banque. Indiquez le compte de banque associé à ce journal, qui sera dans certaines saisies mouvementé automatiquement (procédures dédiées de saisie de règlements clients et règlements fournisseurs).

ð N° de compte transitoire. Indiquez le compte intermédiaire qui sera utilisé lors de remises en banque de règlements clients. Ce compte est facultatif. A défaut, le système mouvemente directement le compte de banque indiqué plus haut. Le schéma comptable complet de comptabilisation des règlements clients, schéma qui diffère selon que l’on gère ou pas un compte transitoire, est présenté en 13.7.

ð Domiciliation bancaire. Indiquez la domiciliation et le RIB complet de la banque. Ces zones doivent être renseignées si vous voulez établir des remises magnétiques de LCR ou des virements fournisseurs à ou depuis cette banque. Le RIB, s’il est renseigné, est contrôlé à l’aide de sa clé de contrôle (2 positions de droite).

ð N° émetteur à porter sur les supports magnétiques. Indiquez le numéro communiqué par votre banque le cas échéant. La plupart des banques n’imposant plus aujourd’hui l’utilisation de ce n° d’émetteur, la zone est facultative.

ð Code identification mnémonique. Indiquez un code constitué de 2 ou 3 caractères identifiant clairement la banque concernée : BNP par exemple. Ce code est tout particulièrement utile pour les sociétés codifiant les journaux en numérique (51=BNP, 52=Crédit Agricole…). Ce code mnémonique, lorsqu’il est renseigné, sera utilisé en priorité lors de la constitution de libellés d’écritures en automatique, en lieu et place du code journal, ce qui facilitera la relecture des écritures.

ð Code identification Dailly. Indiquez le code nature de pièce à affecter aux écritures lorsqu’elles ont été remises en dailly. La procédure de suivi Dailly est décrite au chapitre 21

Remarque : dans le cas d’un journal de portefeuille, seules les zones N° de compte de portefeuille et Code identification mnémonique sont présentées.

Page 4 – Règlements fournisseurs

Toutes les zones de ce pavé logique sont relatives aux règlements des fournisseurs, que ce soit en règlement manuel ou par la chaîne de règlement automatique.

ð Pourcentage de règlements affecté à cette banque. Cette zone est utilisée, dans la chaîne de règlement automatique, par la procédure d’affectation automatique des échéances sur plusieurs banques. Le pourcentage peut bien sûr être saisi, mais il pourra aussi l’être au moment de la soumission du traitement d’affectation automatique.

ð Modes de paiement entraînant une comptabilisation. Indiquez le ou les modes de paiement pour lesquels vous souhaitez qu’il y ait comptabilisation du règlement, lors du lancement de la chaîne de règlement automatique. Pour les règlements traités par la chaîne de règlements, mais non référencés ici, il n’y aura ni comptabilisation, ni émission de titre de paiement. Les échéances traitées seront simplement marquées comme réglées lors du traitement de comptabilisation.

ð Journal effets à payer. Indiquez le code du journal d’effets à payer à mouvementer, lors de l’émission de règlements de type BO (voir paramètres modes de paiement au paragraphe 3.6) par la chaîne de règlement automatique, ou par la procédure de saisie d’un règlement manuel fournisseur.

ð Compte effets à payer. Indiquez le compte effets à payer à mouvementer, lors de l’émission de règlements de type BO (voir paramètres modes de paiement au paragraphe 3.6) par la chaîne de règlement automatique, ou par la procédure de saisie d’un règlement manuel fournisseur.

ð Mode de gestion. Cette zone doit être renseignée si vous voulez gérer un compte d’effets distinct par mois d’échéance. Ce mode de gestion est conseillé si vous gérez un grand nombre d’effets à payer (plusieurs dizaines par mois) ; cela facilite le pointage de ces comptes d’effets. Les choix possibles sont :

§ blanc Gestion normale avec un seul compte d’effets, quelle que soit l’échéance

§ M Un compte général par mois d’échéance. Le N° de compte général utilisé sera de la forme XXXXMM, avec XXXX égal aux quatre premières positions du n° compte effets à payer indiqué plus haut, et MM=Mois d'échéance de l'effet. Si par exemple, vous avez choisi 403000 comme compte effets à payer, le système utilisera les comptes 403001 à 403012 lors de la gestion des effets à recevoir. Ces douze comptes doivent avoir été ouverts dans le plan comptable au préalable.

§ A Un compte auxiliaire par mois d’échéance. Le N° de compte effets à payer indiqué plus haut doit alors avoir été défini en tant que compte collectif, avec une nature A=Autres auxiliaires. Il faut lui avoir attaché 12 comptes auxiliaires, portant les numéros 00001 à 00012 pour janvier à décembre.

Page 4 – Remises à l’escompte

Toutes les zones de ce pavé logique sont exploitées d’une part pour effectuer une sélection automatique des effets à remettre à l’escompte, d’autre part pour calculer le coût approché d’une remise à l’escompte. Ces deux options sont offertes dans la procédure de gestion du portefeuille clients, décrite au paragraphe 13.3.

ð Taux d’escompte. Indiquez le taux d’escompte pratiqué par la banque.

ð Intérêt minimum. Indiquez la valeur minimum perçue par la banque pour tout effet remis à l’escompte.

ð Report sur jour ouvré. Indiquez O=Oui si, pour calculer le coût de l’escompte, l’échéance de l’effet doit être reportée au premier jour ouvré qui suit, lorsque le jour de l’échéance est un jour non ouvré.

ð Nombre de jours de banque. Indiquez le nombre de jours qu’il faut ajouter à la durée escomptée, calculée par différence entre la date d’échéance de l’effet (éventuellement prorogée si jour non ouvré) et la date de remise.

ð Nombre de jours mini. Indiquez le nombre de jours mini à prendre en compte comme durée escomptée, durée calculée comme indiquée ci-dessus.

ð Nombre de jours maxi. Indiquez le nombre de jours maxi à prendre en compte comme durée escomptée, c’est à dire qu’au delà de cette durée, la remise à l’escompte d’un effet n’est pas possible.

3.4 Comptes collectifs

Cette procédure permet d'enregistrer les différents comptes collectifs clients, fournisseurs, ou autres auxiliaires utilisés dans ce dossier comptable. La notion de compte collectif est présentée en détail au paragraphe 2.1. Chaque compte collectif doit préalablement avoir été ouvert dans le plan comptable, en indiquant la valeur O=Oui à l’invite Centralisation sur grand-livre.

Cette procédure est accessible par le menu Générale/Paramètres/Comptes collectifs. Pour obtenir une aide relative à l’Ergonomie générale de la procédure, reportez vous au paragraphe 3.2.

ATTENTION : une fois un dossier comptable démarré, il est formellement déconseillé de modifier les valeurs associées à un compte collectif, sauf s’il n’existe aucune écriture dans aucun des comptes auxiliaires attachés à ce collectif.

Les données à saisir pour un compte collectif sont :

ð Code racine. Il s'agit du code qui sera utilisé comme préfixe chaque fois que l'on voudra mouvementer ce compte collectif. Ce code est constitué de deux caractères alphanumériques. Par exemple, quand vous aurez à introduire un n° de compte client ou fournisseur sur les différents écrans du logiciel, il faudra saisir ce code racine, suivi du n° de client ou fournisseur concerné. Grâce à ce code racine, l'ordinateur sera capable de retrouver le compte collectif à mouvementer. Cette zone doit être introduite lors de la création du compte collectif. Elle ne peut être modifiée par la suite.

ð Libellé. Saisissez un libellé désignant le compte collectif.

ð Compte collectif. Indiquez le n° du compte collectif à associer au code racine. Ce compte doit être ouvert dans le plan comptable, mais ne pourra jamais être mouvementé directement.

ð Type de collectif. Indiquez le type de collectif, C=Client, F=Fournisseur, A=Autres auxiliaires.

Comptes auxiliaires autres que clients et fournisseurs

Pour les comptes collectifs définis avec le type A=Autres auxiliaires, un écran supplémentaire permet d'enregistrer les différents comptes auxiliaires attachés à ce collectif. Il faut impérativement définir au moins un compte auxiliaire attaché au collectif, sans quoi le compte ne pourra pas être utilisé. Pour définir un compte auxiliaire attaché au collectif, vous devez indiquer :

ð N° de compte. Indiquez le n° du compte auxiliaire, qui doit être constitué de 5 à 8 caractères alphanumériques.

ð Libellé. Saisissez le libellé du compte auxiliaire.

3.5 Codes natures de pièce

Cette procédure permet d'enregistrer les codes des natures de pièce utilisables dans ce dossier comptable. Elle est accessible par le menu Générale/Paramètres/Natures de pièce.

Pour obtenir une aide relative à l’Ergonomie générale de la procédure, reportez vous au paragraphe 3.2.

La nature de pièce permet de mieux caractériser chaque pièce saisie ; toutefois, la saisie du code nature de pièce est toujours facultative. Il est cependant conseillé de renseigner ce code nature de pièce sur les journaux d’achat et de vente au moins, pour distinguer les factures et les avoirs. Ce code nature de pièce est utilisé dans la procédure d’interrogation de compte client ou fournisseur notamment, pour pouvoir calculer et afficher à la volée un chiffre d’affaires TTC (voir paramètres programmes de la procédure de consultation d’un compte au paragraphe 5.1).

Les données à saisir pour un code nature de pièce sont :

ð Code. Indiquez le code de la nature de pièce, en essayant de choisir des codes mnémotechniques autant que faire se peut, pour faciliter la saisie des pièces (F=Facture, A=Avoir, O=OD…)

ð Libellé. Saisissez un libellé significatif.

ð Libellé condensé. Saisissez un libellé court, qui est utilisé dans certains cas pour constituer le libellé des écritures en saisie. A défaut, le libellé long sera utilisé.

ð Inversion du sens proposé. Lors de la saisie d’une pièce faisant référence à cette nature, dans la procédure de saisie des écritures par pièce et avec utilisation d’un canevas, tous les sens débit – crédit proposés par le canevas seront inversés si vous avez indiqué O=Oui ici. Cela permet de ne définir qu’un seul canevas utilisable pour saisir à la fois des factures et des avoirs, tout en proposant dans les deux cas les signes adéquats.

3.6 Codes paiements

Cette procédure permet d'enregistrer les différents modes de paiement utilisables dans ce dossier comptable. Elle est accessible par le menu Générale/Paramètres/codes Paiement.

Pour obtenir une aide relative à l’Ergonomie générale de la procédure, reportez vous au paragraphe 3.2.

Remarque 1 : dans le cas de l’utilisation d’un logiciel de gestion commerciale en amont de LDCompta, il est indispensable d’harmoniser la codification des modes de paiement de LDCompta avec celle utilisée en gestion commerciale.

Remarque 2 : l’option 8=Gérer codes opérations interbancaires permet de saisir les correspondances entre la codification utilisée en interne, et celle utilisée par chacune de vos banques. Sachez toutefois que ces tables de correspondance ne sont pas exploitées dans la version actuelle de LDCompta. Leur saisie est donc inutile

ATTENTION : une fois un dossier comptable démarré, il faut être particulièrement vigilant si l’on souhaite supprimer un mode de paiement. En effet, il faut s’assurer auparavant que celui-ci n’est plus référencé :

è Par aucune fiche client ou fournisseur

è Par aucune échéance dans l’échéancier fournisseurs

è Par aucun règlement dans les portefeuilles d’effets à payer et à recevoir

Les données à saisir pour un mode de paiement sont :

Données générales

ð Code. Indiquez le code du mode de paiement, sur 2 caractères alphanumériques.

ð Libellé. Saisissez un libellé désignant le mode de paiement.

ð Libellé condensé. Indiquez un libellé court constitué de 2 ou 3 caractères identifiant clairement le mode de paiement : CHQ pour chèque par exemple. Ce code est tout particulièrement utile pour les sociétés codifiant les modes de paiement en numérique (02=Chèque …). Ce libellé court, lorsqu’il est renseigné, sera utilisé en priorité lors de la constitution de libellés d’écritures en automatique, en lieu et place du code paiement, ce qui facilitera la relecture des écritures.

ð Règlement en devises possible. Cette zone n’est présentée que si le module devises a été activé dans la fiche société. Indiquez O=Oui si vous souhaitez pouvoir saisir des règlements en devises sur ce mode de paiement, y compris des règlements en Euros si votre devise de référence est le Franc ou inversement. Les masques de saisie des procédures de saisie de règlements clients et fournisseurs seront différents selon que l’on choisit un mode de paiement autorisant la saisie en devises ou pas. Cette zone est le pendant de la zone Saisie en devises possible définie au niveau d’un journal (voir paragraphe 3.3 Paramètres journaux) ; le code défini sur le journal conditionne le mode de travail dans les saisies d’écritures par pièce, folio et l’interface standard d’entrée de LDCompta. Le code entré ici au niveau du mode de paiement conditionne le mode de travail des saisies de règlements fournisseurs et de règlements clients.

Gestion des remises en banques des paiements clients

ð Gestion par date d’échéance. Indiquez O=Oui si la saisie d’une date d’échéance est obligatoire pour tout règlement enregistré avec ce mode.

ð Remise à l'escompte possible. Indiquez O=Oui si un règlement enregistré avec ce mode peut faire l’objet d’une remise à l’escompte.

ð Remise sur disquette. Cette zone permet d’identifier les paiements de LCR/BOR qui peuvent faire l’objet d’une remise magnétique auprès de vos banques. 4 valeurs sont possibles :

§ Blanc=Non supporté. La remise magnétique de ce mode de paiement n’est pas possible.

§ 0=Traite non acceptée. La remise magnétique est possible ; le règlement sera transmis à la banque avec un code acceptation égal à 0.

§ 1=Traite acceptée. La remise magnétique est possible ; le règlement sera transmis à la banque avec un code acceptation égal à 1.

§ 2=Billet à ordre. La remise magnétique est possible ; le règlement sera transmis à la banque avec un code acceptation égal à 2.

ð Paiement de type chèque. Indiquez O=Oui si le paiement est de type chèque. De ce fait, lors de la saisie d’un règlement client faisant appel à ce mode, vous devrez indiquer le code place (sur place, hors place).

ð Domiciliation bancaire à saisir. Indiquez O=Oui si la domiciliation bancaire peut être saisie lors de la saisie d’un règlement de ce type. De plus, si vous avez indiqué une valeur différente de Blanc=Non supporté à l’invite Remise sur disquette, la saisie de la domiciliation bancaire sera obligatoire, et le RIB sera contrôlé de façon à garantir la validité de la remise magnétique ultérieure. Si vous indiquez N=Non, il ne sera pas possible de saisir une domiciliation bancaire pour le règlement.

Gestion après remise pour calcul de l'en-cours financier d'un client

ð Nombre de jours de rétention pour risque d'impayé. Indiquez ici le nombre de jours à ajouter à la date d’échéance du règlement (ou à la date de remise selon le cas) pour déterminer à partir de quel moment on peut considérer qu’il n’existe plus de risque d’impayé sur le règlement remis en banque. Cette zone est utilisée lors du calcul de l’en-cours financier d’un client, en-cours qui est :

§ visualisable dans la procédure d’interrogation d’un compte client décrite au paragraphe 5.1,

§ qui est imprimable par la liste des en-cours financiers clients décrite au paragraphe 15.1,

§ qui peut aussi être interrogé par une procédure d’interface (API) pour le faire apparaître dans un logiciel de gestion commerciale par exemple (voir paragraphe 15.1, rubrique Extraction de l’en-cours financier client depuis une autre application ).

Gestion des paiements fournisseurs

ð Type de paiement fournisseur. Indiquez ici le type de paiement qui sera généré par la chaîne de règlement automatique des fournisseurs. Ce type de paiement conditionne d’une part la nature du bordereau de règlement qui sera imprimé (règlement automatique), d’autre part le schéma comptable utilisé (règlement manuel ou automatique) : pour un paiement de type 1=BO, le règlement sera comptabilisé sur le journal et sur le compte Effets à payer associés à la banque (voir paragraphe 3.3, rubrique Page 4 - Règlements fournisseurs), alors que pour tous les autres types, le règlement sera comptabilisé directement sur le journal et le compte de banque concernés. Enfin, le type 3=Virement déclenche un contrôle de présence obligatoire d’un RIB pour le tiers concerné, d’une part lors de la saisie d’une fiche fournisseur, d’autre part lors de la saisie d’une facture d’achat ou d’une échéance dans l’échéancier fournisseurs. N’utilisez donc ce type que si vous souhaitez réellement aller jusqu’à l’émission de virements fournisseurs par la chaîne de règlement automatique des fournisseurs.

3.7 Codes trésorerie

Cette procédure permet d'enregistrer les différents codes de trésorerie utilisables dans ce dossier comptable. Elle est accessible par le menu Générale/Paramètres/codes Trésorerie. Pour obtenir de l’aide sur l’utilisation des codes trésorerie dans LDCompta, reportez vous au paragraphe 3.1, rubrique Page 3 – Journaux de banque.

Pour obtenir une aide relative à l’Ergonomie générale de la procédure, reportez vous au paragraphe 3.2.

Les données à saisir pour un code de trésorerie sont :

ð Code. Indiquez le code trésorerie, sur 2 caractères alphanumériques.

ð Libellé. Saisissez un libellé désignant le code trésorerie.

3.8 Codes TVA

Cette procédure permet d'enregistrer les différents codes de TVA utilisables dans ce dossier comptable. Elle est accessible par le menu Générale/Paramètres/codes tVa.

Les codes TVA sont utilisés dans LDCompta à deux niveaux :

è D’une part dans la procédure de saisie des écritures par pièce, en combinaison avec les canevas d'écritures (voir paragraphe 3.10), pour calculer des montants TVA automatiquement à partir d’une base HT ou TTC ;

è D’autre part dans le suivi de la TVA sur les encaissements, décrit au chapitre 16.

Dans les deux cas de figure, pour que le système fonctionne correctement, il est indispensable d’ouvrir un compte par taux de TVA.

Pour obtenir une aide relative à l’Ergonomie générale de la procédure, reportez vous au paragraphe 3.2.

Les données à saisir pour un code TVA sont :

ð Code. Indiquez un code, sur 2 caractères alphanumériques.

ð Libellé. Saisissez un libellé désignant le code TVA.

ð Compte de TVA associé. Indiquez le compte de TVA associé à ce code. Ce compte peut être laissé non renseigné pour les codes TVA correspondant à de la TVA « exo », CEE ou hors CEE, qui sont nécessaires à la mise en œuvre du suivi de la TVA sur les encaissements.

ð Mode de gestion du compte. Cette zone doit être renseignée si vous voulez gérer un compte de TVA distinct par mois d’échéance. Ce mode de gestion peut être pratique si vous voulez suivre la TVA sur les décaissements (voir paragraphe 16.4). Les choix possibles sont :

§ blanc Gestion normale avec un seul compte de TVA, quelle que soit l’échéance

§ M Un compte général par mois d’échéance. Le N° de compte général utilisé sera de la forme XXXXMM, avec XXXX égal aux quatre premières positions du n° compte de TVA associé indiqué plus haut, et MM=Mois d'échéance de la pièce en cours de saisie. Si par exemple, vous avez choisi 445600 comme compte effets à payer, le système utilisera les comptes 445601 à 445612. Ces douze comptes doivent avoir été ouverts dans le plan comptable au préalable.

ð Taux de TVA. Indiquez le taux de TVA associé à ce code. Ce taux peut être laissé à zéro pour les codes TVA correspondant à de la TVA « exo », CEE ou hors CEE.

ð Type de TVA. Indiquez le type de TVA associé à ce code, C=Collectée, D=Déductible. Cette zone n’est exploitée que par le suivi de la TVA sur les encaissements.

ð Mode de gestion de la TVA. Indiquez le mode de gestion associé à ce code, D=TVA sur les débits, E=TVA sur les encaissements. Cette zone n’est exploitée que par le suivi de la TVA sur les encaissements.

3.9 Codes devises

Cette procédure permet d'enregistrer les différentes devises utilisables dans ce dossier comptable. Elle est accessible par le menu Générale/Paramètres/Devises. Cette procédure n’est présentée sur le menu que si le module devises a été activé dans la fiche société.

Pour une présentation plus générale de l’utilisation des devises dans LDCompta, reportez vous au paragraphe 2.5.

Pour obtenir une aide relative à l’Ergonomie générale de la procédure, reportez vous au paragraphe 3.2.

Les données à saisir pour un code devise sont :

ð Code de la devise. Indiquez le code devise ISO normalisé. Les principaux codes devises sont :

§ FRF Franc Français

§ EUR Euro

§ USD Dollar américain

§ JPY Yen japonais

§ GBP Livre anglaise

ð Libellé. Saisissez un libellé désignant la devise.

Monnaie « in »

ð Contre-valeur d'un Euro. Pour toutes les monnaies « in », c’est à dire celles participant à l’Euro, indiquez ici la contre-valeur d’un Euro dans la devise concernée. A ce jour, les contre-valeurs des 11 monnaies participant à l’Euro sont :

Schilling autrichien	ATS	1 Euro = 13,7603
Franc belge	BEF	1 Euro = 40,3399
Mark allemand	DEM	1 Euro = 1,95583
Peseta espagnole	PTS	1 Euro = 166,386
Mark finlandais	FIM	1 Euro = 5,94573
Franc français	FRF	1 Euro = 6,55957
Livre irlandaise	IEP	1 Euro = 0,787564
Lire italienne	ITL	1 Euro = 1936,27
Franc luxembourgeois	LUF	1 Euro = 40,3399
Florin néerlandais	LG	1 Euro = 2,20371
Escudo portugais	PTE	1 Euro = 200,482

Figure 4 - Table des devises in

Monnaie « out »

ð Cours principal en saisie d’écritures. Indiquez le cours de la devise, exprimé toujours par rapport à la devise pivot. Cette devise pivot est soit la devise de référence, soit l’Euro. De plus, LDCompta laisse le choix entre deux types de cotation pour les devises out : soit sous la forme classique un Dollar = 1,067 Euro, soit sous la forme que les banques ont adoptée aujourd’hui : un Euro = 0,937 Dollar. Le choix de la devise pivot et du type de cotation des devises out s’effectue lors de l’activation du module Devises. Le choix s’applique à toutes les devises out, et à tous les cours manipulés dans LDCompta pour ces devises out, en dehors de la procédure d’interface standard de LDCompta pour laquelle vous pouvez choisir un système de cotation des devises out spécifique à cette procédure.

Pour mémoire, le système de cotation choisi lors de l’activation du module Devises, c’est à dire la devise pivot et le type de cotation, est rappelé en tête des écrans de cette procédure, que ce soit la liste des codes devises ou l’écran de définition d’une devise particulière. Il en est de même dans la fenêtre de sélection d’un code devise.

Le cours peut comporter jusqu’à 7 décimales. Ce cours est celui qui sera proposé par défaut lors des différentes saisies d’écritures dans la devise en question, mais il sera toujours modifiable au niveau de chaque pièce comptable. Si vous mettez en placez la gestion des cours historisés (voir ci-dessous), celle-ci prendra le pas sur ce cours.

ð Date du cours. Indiquez la date à laquelle ce cours a été donné. Cette zone est facultative.

ð Cours pour calcul des provisions. Indiquez le cours qui sera utilisé pour le calcul des provisions pour risques de change décrit au paragraphe 10.3. Cette zone est facultative.

ð Variation autorisée lors de la saisie du cours. Indiquez un cours plancher et un cours plafond. Ces cours sont utilisés pour contrôler le cours indiqué lors de la saisie d’une pièce, si l’on modifie le cours proposé par défaut. Ils permettent d’éviter des erreurs fréquentes, notamment pour les devises à cours faible où l’on risque de frapper un zéro de plus ou de moins après la virgule. Il faut donc encadrer le cours courant, en laissant un intervalle suffisant pour accepter les éventuelles variations du cours sans avoir à revenir modifier chaque fois cette table des devises.

Gestion historique du cours

Pour les monnaies out, il est possible de suivre les variations de cours au fil du temps, en enregistrant autant de cours que voulu, avec une date d’application pour chaque cours. Cette gestion d’un cours historisé n’est actuellement prise en charge que dans la procédure de saisie des écritures par pièce. Elle est conçue essentiellement pour saisir les factures d’achat avec un cours qui dépende de la date de la facture d’achat. Ainsi, pour les journaux pour lesquels on a demandé la gestion du cours historisé (voir ci-dessous), le système recherche le cours des devises out dans le tableau historique du cours ; il prend le cours le plus récent ayant une date antérieure ou égale à la date comptable de l'écriture saisie. S'il n'existe aucun cours ayant une date antérieure ou égale à la date de l'écriture, le système prend le premier cours disponible dans le tableau. Enfin, s'il n'existe aucun cours défini dans le tableau pour la devise concernée, il prend le cours principal (méthode classique).

Dans la procédure de saisie de la table des devises, pour accéder au tableau de l’historique du cours, utilisez l'option 8=Gérer historique cours en regard d'une devise out. On arrive sur un tableau permettant de saisir jusqu'à 300 cours différents, chaque cours étant caractérisé par une date d'application (à partir du). Il est également possible de définir un des cours affichés sur cet écran en tant que cours principal (celui qui est affiché sur l'écran de modification d'une devise). Pour cela, placez le curseur sur le cours (ou la date d'application) souhaité et appuyez sur F10. Pour saisir un nouveau cours à une nouvelle date, et définir simultanément ce nouveau cours en tant que cours principal, saisissez le nouveau cours et sa date d'application sur la première ligne de l'écran et validez par F10 au lieu de ENTREE, le curseur restant placé sur le cours saisi.

Utilisez ensuite, toujours dans cette procédure de saisie de la table des devises, la touche de fonction F10=Mode détermination cours, qui permet d'accéder à un tableau où l'on détermine, pour chaque journal pour lequel la saisie en devises est possible, si la procédure de saisie des écritures par pièce doit utiliser le cours principal de la devise out (méthode classique), ou si elle doit utiliser le cours historisé.

3.10 Canevas d’écritures

Présentation

Un canevas permet d'accélérer de façon considérable la saisie des écritures, et aussi de limiter les erreurs de saisie en apportant une aide à l’enregistrement des différents types de pièce. Les canevas sont pris en charge dans la procédure de saisie des écritures par pièce uniquement.

En faisant appel lors de la saisie d'une pièce à un canevas préalablement défini, on peut éviter toutes les saisies répétitives : N° de compte, Libellé, sens écriture... Une ligne de canevas peut mémoriser toutes les zones à renseigner sur chaque ligne de l’écriture, en saisie par pièce. On peut également automatiser ainsi le calcul de la TVA, soit sur une base hors taxes, soit sur le montant TTC.

Enfin, en saisie d'écritures par pièce, le choix du canevas à utiliser peut lui aussi être automatisé, en attachant un canevas par défaut soit au niveau du journal, soit au niveau du tiers (fournisseur ou client) mouvementé.

Les canevas de saisie peuvent être utilisés soit pour éliminer autant que faire se peut les saisies répétitives (factures d'achat tout particulièrement), soit pour aider à la saisie des pièces moins fréquentes, ce qui évite d'avoir à rechercher chaque fois les comptes à mouvementer (écriture mensuelle correspondant à un prêt par exemple).

Un conseil : prenez le temps de découvrir ces canevas de saisie, même si la définition de ceux-ci peut vous paraître complexe. En quelques jours, les gains de temps obtenus en saisie vous auront convaincu du bien-fondé de leur utilisation.

Définition des canevas de saisie

Pour définir des canevas de saisie, utiliser l'option de menu Générale/Paramètres/canevas de Saisie.

Un canevas est toujours identifié par le code du journal sur lequel il peut être utilisé, plus le code du canevas proprement dit. Choisissez si possible des codes canevas mnémotechniques, ce qui facilitera d’autant leur usage. Notez également qu’il est possible de créer un nouveau canevas par copie d’un canevas existant. Par exemple, s’il existe déjà un canevas Achats marchandises, on peut très facilement créer un second canevas Achats marchandises avec port par copie du premier canevas, puis insertion d’une ligne relative au compte de port.

Un canevas est constitué d'autant de lignes que souhaité, chaque ligne du canevas correspondant à une écriture constitutive de la pièce. Pour chaque ligne du canevas, on peut définir :

D'une part, toutes les zones d'une ligne écriture en saisie par pièce :

ð Guide de saisie. Il s'agit d'une zone de texte qui apparaît, lors de la saisie d'une pièce, au-dessus de la ligne de saisie proprement dit, en bleu sur un écran couleur. L'objet de ce texte est de guider la personne effectuant la saisie dans le remplissage des zones de l'écriture. Par défaut, le texte standard ci-dessous est proposé :

Indiquez vos choix, puis appuyez sur ENTREE.

Nous vous conseillons d'adapter ce texte à chaque ligne de l'écriture, en précisant chaque fois la nature du compte mouvementé, et le type de montant à saisir (HT, TVA, TTC). Par exemple, s'il s'agit de la première ligne d'une facture d'achat, vous pouvez saisir le texte suivant :

Indiquez le N° du fournisseur et le montant TTC de la facture.

ð N° de compte. Aucun contrôle du N° de compte n'est fait à ce stade. On peut donc se contenter de la racine du compte. Par exemple, sur une facture d'achat, pour la ligne correspondant au compte fournisseur, on peut se contenter d'indiquer la racine correspondant au collectif fournisseur (40 par exemple). Pour la ligne correspondant au compte d'achat hors-taxe, on peut indiquer simplement 607.

ð Libellé. Libellé de l'écriture. Ce libellé est bien sûr facultatif. La plupart du temps, le libellé sera soit complété lors de la saisie de la pièce, soit chargé en appliquant l'une des règles possibles de libellé automatique (voir plus loin).

ð Montant. Montant de l'écriture. Même remarque que pour le libellé ; voir plus loin les possibilités de montant automatique, notamment pour le calcul des montants TVA.

ð Sens. Sens de l'écriture, D=Débit, C=Crédit. Pour ce qui est du sens de l'écriture, sachez que celui-ci peut être inversé en fonction de la nature de pièce choisie lors de la saisie par pièce. Ainsi, un canevas facture peut être utilisé pour un avoir ; il suffit en saisie d'indiquer la nature de pièce Avoir ; pour cette nature de pièce, on aura indiqué O=Oui à l'invite Inverser le sens proposé en saisie avec canevas dans les paramètres Natures de pièce (voir paragraphe 3.5).

ð Code trésorerie

ð Code affaire si vous gérez la comptabilité analytique

ð Section analytique si vous gérez la comptabilité analytique

D'autre part, des paramètres relatifs à la ligne du canevas :

ð Position initiale du curseur. Cette invite permet de définir quelle sera la position du curseur lorsque cette ligne du canevas sera proposée en saisie d'écritures. Pour modifier la valeur affichée en regard de cette invite, il faut placer le curseur sur la ligne de saisie (ligne 9), à l'endroit où l'on souhaite que le curseur soit positionné, puis appuyer sur F10=Définir. Par exemple, sur une facture d'achat, pour la ligne correspondante au compte fournisseur, si l'on a pré-renseigné la racine du collectif fournisseur (40 par exemple) dans le N° de compte, il est agréable de placer le curseur sur la 3ème position du N° de compte. Ainsi, en saisie, on pourra directement frapper le N° du compte fournisseur suite à la racine déjà affichée. Si l'on souhaite que le curseur soit placé à la fin du libellé écriture, en tenant compte du remplissage automatique du libellé écriture tel qu'on peut le paramétrer plus loin, utiliser la touche de fonction F11=En fin de libellé.

ð Libellé automatique. 5 options sont offertes pour renseigner le libellé de la ligne en automatique :

§ Blanc=Libellé ligne précédente

§ 1=Libellé compte ou raison sociale

§ 2=Nom condensé à utiliser principalement si le compte mouvementé est un compte de tiers

§ 3=Libellé nature de pièce (Facture, Avoir...)

§ 4=Libellé condensé pièce + Nom condensé. Le système construira le libellé de l’écriture en concaténant le libellé condensé défini pour la nature de pièce courante au nom condensé du tiers (Exemple : FACT. DUPOND)

ð Montant automatique. 4 options sont offertes pour renseigner le montant de la ligne en automatique :

§ 1=Contrepartie de la ligne précédente. Le montant sera pris égal au montant saisi sur la ligne précédente, avec le sens inverse.

§ 2=Contrepartie globale. Le montant et le sens de l'écriture seront calculés de façon à équilibrer la pièce, compte tenu de toutes les lignes saisies précédemment.

§ 3=Montant TVA sur Montant HT. Voir plus loin le calcul automatique de la TVA

§ 4=Montant TVA sur Montant TTC. Voir plus loin le calcul automatique de la TVA

ð Regroupement code TVA. Voir plus loin le calcul automatique de la TVA Cette zone ne doit être renseignée que si l'on souhaite calculer les montants TVA en automatique.

Association d’un canevas à un ou plusieurs tiers

On peut attacher un canevas soit à un journal, en tant que canevas de saisie par défaut, soit à un tiers.

è Pour définir un canevas comme canevas de saisie par défaut pour un journal donné, aller sur l'écran Générale/Paramètres/Journaux, et indiquer le code du canevas souhaité à l'invite Canevas de saisie par défaut, en page 1 des paramètres journaux. Ainsi, pour un journal d'achat, on peut attacher un canevas de saisie par défaut, pour proposer en ligne 1 le compte collectif fournisseur (Racine 40 par exemple), en ligne 2 le compte de TVA déductible, en ligne 3 un compte d'achat de classe 6.

è Pour définir un canevas comme canevas de saisie par défaut pour un tiers, allez sur l'écran Générale/Paramètres/canevas de Saisie, et utilisez l'option 8=Définir l'utilisation en regard du canevas concerné. Après avoir choisi le compte collectif pour lequel le canevas est applicable, la liste des tiers (clients ou fournisseurs selon le type de compte collectif choisi) est affichée. Il suffit, sur cette liste, d'indiquer O=Oui en regard de chaque tiers pour lequel on souhaite que le canevas soit utilisé. Des zones de positionnement à l'aplomb de la liste permettent de rechercher facilement un tiers soit par son N°, soit par son nom. On peut également demander à restreindre l'affichage aux seuls tiers sélectionnés pour ce canevas, en indiquant O=Oui dans la zone située à l'aplomb de la colonne Utilisé. Pour valider vos choix, appuyez simplement sur ENTREE deux fois consécutivement.

Ce procédé permet par exemple de définir un canevas particulier pour enregistrer les factures EDF, puis d'associer ce canevas au fournisseur EDF. Ainsi, en saisie d'écritures par pièce, dès lors que l'on aura indiqué le N° de compte correspondant au fournisseur EDF, le canevas de saisie associé sera utilisé.

Utilisation de canevas de saisie en saisie par pièce

Si vous n’êtes pas familier avec le mode de fonctionnement de la procédure de saisie des écritures par pièce, reportez vous au paragraphe 4.1 qui décrit en détail cette procédure.

Dans cette saisie, le système propose d’utiliser un canevas chaque fois que cela est possible. Sur le deuxième écran de la saisie par pièce, la zone Canevas de saisie est donc pré-renseignée avec le code du canevas associé au journal sur lequel la pièce est saisie. Une seconde invite relative aux canevas est présente sur cet écran, Substituer par le canevas défini pour le tiers avec deux valeurs possibles, O=Oui, N=Non. En effet, le canevas de saisie indiqué sur cet écran, qu'il ait été proposé par défaut ou qu'il ait été explicitement choisi, risque d'être abandonné au profit du canevas associé au compte de tiers, cela dès que le tiers aura été choisi, c'est-à-dire après avoir saisi la première ligne de l'écriture. Si on ne souhaite pas qu'il y ait substitution du canevas indiqué par le canevas associé au compte de tiers, il faut indiquer N=Non à cette invite.

En résumé, le fonctionnement est donc le suivant :

a) sur le premier écran, choix du code journal

b) sur le deuxième écran, choix du code canevas, sachant que le système propose le canevas par défaut associé au journal

c) saisie de la première ligne de l'écriture, qui s'appuie éventuellement sur le canevas choisi en b). Suite à la saisie de cette première ligne, si cette ligne mouvemente un compte de tiers, et s'il existe un canevas associé à ce compte de tiers pour le journal et le compte collectif en question, et si la substitution est acceptée, le canevas associé au compte de tiers se substitue au canevas choisi en b)

d) saisie des autres lignes de la pièce, en s'appuyant soit sur le canevas choisi en b), soit sur le canevas substitué en c).

Remarques :

1) même si aucun canevas n'a été défini en b), si un canevas est associé au compte de tiers indiqué sur la première ligne de l'écriture et que la substitution est acceptée, le canevas du tiers sera utilisé à partir de la deuxième ligne de l'écriture.

2) comme auparavant, toutes les zones proposées par défaut grâce au canevas restent modifiables en saisie par pièce. De plus, on peut omettre une ligne du canevas en effaçant toutes les zones proposées sur la ligne et en appuyant sur ENTREE.

Exemple d'utilisation pour les factures d'achats

Définir un canevas correspondant à une facture d'achat "type" :

è Ligne 1 : indiquez la racine correspondant au compte collectif fournisseur, le sens C=Crédit, placez le curseur dans le N° de compte suite à la racine, choisissez un libellé automatique de type 4.

è Ligne 2 : indiquez le compte de TVA déductible, le sens D=Débit, placez le curseur sur la zone Montant, laissez la zone Libellé automatique à blanc de façon à reprendre le libellé ligne précédente.

è Ligne 3 : indiquez le compte d'achat le plus souvent utilisé, le sens D=Débit, placez le curseur soit sur la zone N° de compte, soit sur la zone Montant, laissez la zone Libellé automatique à blanc de façon à reprendre le libellé ligne précédente, choisissez un montant automatique de type 2=Contrepartie globale.

Définissez ce canevas comme canevas de saisie par défaut au niveau du journal d'achats.

A partir de ce canevas, en procédant éventuellement par copie, construisez d'autres canevas pour les factures d'achats non standard (achat avec port par exemple, Factures EDF, Factures téléphone, Factures d'immobilisations...).

Associez chaque fois que cela est possible les canevas ainsi définis aux tiers concernés.

Canevas de saisie avec calcul automatique de la TVA

Grâce aux canevas de saisie, il est également possible d'automatiser le calcul de la TVA pour les saisies de factures. Deux méthodes sont proposées :

è soit calculer la TVA d'après le montant TTC. Cela est le plus simple si la facture ne comporte qu'un seul taux de TVA. On peut ainsi, en ne saisissant que le montant TTC, automatiser le calcul de la TVA sur le montant TTC, et le calcul du montant HT par différence.

è soit calculer la TVA d'après le montant ou les montants HT. Il faut obligatoirement utiliser cette méthode si la facture présente plusieurs taux (ou comptes) de TVA, ou si une partie de la facture n'est pas soumise à TVA.

ATTENTION : dans les deux cas de figure, le montant TVA proposé doit être vérifié, car il se peut, notamment lorsque la TVA est calculée d'après le montant TTC, qu'il y ait des erreurs d'arrondi.

Pour automatiser ce calcul de TVA, la première chose à faire consiste à définir les comptes de TVA, sur le menu Générale/Paramètres/codes tVa. Chaque compte de TVA pour lequel on souhaite qu'il y ait calcul automatique doit être défini à ce niveau, avec un code à deux caractères (quelle que soit la valeur de celui-ci, ce code n'ayant pas de signification propre). On indiquera pour chaque compte le taux de TVA associé, ce qui est indispensable au calcul du montant TVA.

Lors de la définition du canevas, il faut procéder ainsi :

1) pour la ligne correspondant à la TVA, indiquez le N° du compte de TVA concerné, choisissez le mode de calcul du montant TVA à l'invite Montant automatique, soit 3=Montant TVA sur montant HT, soit 4=Montant TVA sur montant TTC. Indiquez également un code regroupement de TVA. Celui-ci peut prendre une valeur quelconque entre 1 et 9. Si le canevas ne comporte qu'une seule ligne de TVA, indiquer 1. Si le canevas comporte plusieurs lignes de TVA, repérez chacune des lignes de TVA par un code regroupement différent.

2) pour chaque ligne représentant la base de calcul d'un montant TVA, indiquez le code regroupement de la ligne de TVA devant se calculer sur cette base. ATTENTION : ces lignes correspondant à la base de calcul de la TVA doivent obligatoirement se trouver avant la ligne correspondant au compte de TVA portant le même code regroupement.

Exemple pour une facture d'achat avec un seul taux de TVA

Ligne Compte Montant Regroupement TVA

1 Fournisseur Montant TTC saisi 1

2 445660 Automatique type 4 1

3 607000 Automatique type 2

Le montant de la ligne 2 sera calculé à partir du montant TTC de la ligne 1, compte de tenu du taux de TVA défini pour le compte 445660. Le montant de la ligne 3 sera calculé de façon à équilibrer la pièce.

Exemple pour une facture d'achat avec deux taux de TVA

Ligne Compte Montant Regroupement TVA

1 Fournisseur Montant TTC saisi

2 607010 Montant HT soumis 1er taux 1

3 607020 Montant HT soumis 2ème taux 2

4 607030 Montant HT soumis 2ème taux 2

5 445661 Automatique type 3 1

6 445662 Automatique type 3 2

Les montants HT des lignes 2 à 4 seront saisis. Le montant de la ligne 5 sera calculé à partir du montant HT de la ligne 2, en appliquant le taux défini pour le compte 445661. Le montant de la ligne 6 sera calculé à partir de la somme des montants HT des lignes 3 et 4, en appliquant le taux défini pour le compte 445662.

De nombreux exemples sont fournis dans le dossier de démonstration livré sur la même cartouche que la nouvelle version du progiciel. Vous pouvez vous en inspirer pour construire vos propres canevas.

3.11 Clients et fournisseurs

Deux procédures permettent d'enregistrer les clients et fournisseurs utilisables dans ce dossier comptable. Elles sont accessibles respectivement par les options de menu auXiliaire/Paramètres/Clients et auXiliaire/Paramètres/Fournisseurs.

Pour obtenir une aide relative à l’Ergonomie générale de la procédure, reportez vous au paragraphe 3.2.

Les données à saisir pour une fiche client et une fiche fournisseur étant très voisines, nous présentons celles-ci de façon globale, en précisant les éventuelles limitations s’appliquant selon le cas. Les données de la fiche d’un tiers sont donc les suivantes :

Identification du tiers

ð N° de tiers. Ce n° est composé de 8 positions alphanumériques. Vous devez saisir au moins 5 positions, cadrées à gauche dans la zone. Cette zone est introduite lors de la création du client ou fournisseur. Elle ne peut être modifiée par la suite.

ð Nom condensé. Indiquez le nom qui doit être utilisé pour les classements alphabétiques, sur 10 caractères maximum.

ð Titre et Raison sociale. Indiquez le titre (SA, SARL…) et la raison sociale complète du tiers.

ð Adresse. L'adresse se compose de 4 lignes, Complément d’adresse, N° et nom de la voie, code postal et ville, Pays.

ð N° SIRET. Indiquez le N° SIRET du tiers, si vous le connaissez. Cette zone est facultative.

ð Téléphone, Télex, Télécopie.

ð Interlocuteur/Commentaires. Indiquez ici le nom de l’interlocuteur habituel, ou tout autre renseignement pouvant vous être utile pour ce tiers..

Conditions de paiement

ð Domiciliation bancaire et N° de compte. Indiquez, si vous la connaissez, la domiciliation bancaire du client, ainsi que son n° de compte (Code banque, code guichet, n° de compte, clé RIB). Si la clé est renseignée, l'ordinateur vérifie la validité du N° de compte bancaire grâce à cette clé. Vous pouvez saisir plusieurs RIB pour les clients, en utilisant la touche de fonction F4=Gérer les RIB. La gestion multi-RIB clients est décrite plus en détail ci-après. En revanche, pour les fournisseurs, une seule domiciliation peut être saisie. Toujours pour les fournisseurs, si vous choisissez un mode de paiement de type 3=Virement (type de paiement défini au niveau du mode de paiement, paragraphe 3.6), la présence d’un RIB est obligatoire.

ð Mode paiement. Indiquez ici le mode de paiement habituel de ce tiers.

ð Délai de paiement. Indiquez le délai de paiement du tiers. Vous devez indiquer d'une part le nombre de jours (30, 60, 90), d'autre part le jour de paiement (le 10, le 30).

§ le délai de paiement en jours. Si ce délai en jours est un multiple de 30 (30, 60, 90...), le décalage se fait en nombre de mois (2 mois si nombre de jours égal 60). Si ce délai en jours n'est pas un multiple de 30 (45 par exemple), le décalage se fait en nombre de jours calendaires exact.

§ Décalage appliqué suite au délai de paiement défini ci-dessus. Ce décalage est composé d'un code alphanumérique et d'un nombre. Les différentes combinaisons possibles sont :

è M=Fin de mois, complété éventuellement du jour de paiement

Exemple : M /10 pour Fin de mois, le 10 du mois suivant

è Q=Fin de quinzaine, complété éventuellement du jour souhaité pour la première quinzaine de chaque mois.

Exemple : Q / 5 pour Fin de quinzaine, soit le 5, soit le 20 du mois

è D=Fin de décade, complété éventuellement du jour souhaité pour la première décade de chaque mois.

Exemple : D / 5 pour Fin de décade, soit le 5, le 15 ou le 25 du mois

è J=Jour de la semaine, avec le N° du jour souhaité (1=Lundi, 2=Mardi...)

Exemple : J / 5 pour décaler au Vendredi suivant.

è Blanc=Pas de décalage, complété éventuellement du jour de paiement

Exemple : Blanc / 10 pour décalage au 10 du mois, mais sans reporter systématiquement au 10 du mois suivant, si le jour de départ est inférieur ou égal au 10.

Une aide en ligne récapitulant les différents cas de figure est proposée par la touche de fonction F4=Liste, une fois le curseur placé sur l'une des trois zones décrites ci-dessus.

D'autre part, si vous souhaitez tester le calcul effectué en fonction d'une condition de paiement, vous pouvez utiliser le programme XCALECH fourni à cette fin. Pour cela, à partir de n'importe quel menu de la comptabilité, prenez une ligne de commande par la touche de fonction F9=Ligne de commande, puis frappez la commande suivante : CALL XCALECH

Vous obtenez un écran vous permettant de saisir une date de départ et les conditions de paiement telles qu'on peut les indiquer pour un tiers. Chaque fois que l'on appuie sur la touche ENTREE, la date d'échéance située en partie basse de l'écran est recalculée en conséquence.

Exemples de calcul

Date de Conditions de paiement

départ 60 M/ 60 M/10 60 /10 30 D/5 30 Q/10 30 J/2

05/02/96 30/04/96 10/05/96 10/04/96 05/03/96 10/03/96 05/03/96

12/02/96 30/04/96 10/05/96 10/05/96 15/03/96 25/03/96 12/03/96

28/02/96 30/04/96 10/05/96 10/05/96 05/04/96 10/04/96 02/04/96

Autres données du tiers

ð Code devise. Cette zone n’est présentée que si le module devises a été activé dans la fiche société. Indiquez le code devise utilisé habituellement pour ce tiers, s’il est différent de la devise de référence. Ainsi, lors d’une saisie d’écritures sur ce tiers, à défaut d’autre indication, l’écriture sera proposée avec ce code devise. De plus, dans la procédure d’interrogation d’un compte, si on active l’option d’affichage En fonction du compte pour ce qui est de la devise, tout tiers pour lequel une devise a été spécifiée ici sera présenté en priorité dans la vue Affichage en devise.

ð Banque de paiement. Cette zone n’est présentée que pour un fournisseur. Vous pouvez définir ici une banque de paiement par défaut pour le fournisseur, en renseignant le code du journal de la banque concernée. Lors de l’enregistrement d’une facture d’achat concernant ce fournisseur, et si vous gérez l’échéancier fournisseurs, l’échéance correspondante sera automatiquement pré-affectée à cette banque de paiement. Vous pourrez cependant modifier celle-ci, soit directement lors de la saisie de la facture dans la procédure de saisie par pièce (voir Mise à jour de l’échéancier fournisseurs dans cette saisie), soit ultérieurement dans la procédure de gestion de l’échéancier fournisseurs. Cette zone est facultative

ð Fournisseur à payer. Cette zone n’est présentée que pour un fournisseur. La notion de fournisseur à payer est présentée au paragraphe 12.4. Lors de l’enregistrement d’une facture d’achat concernant ce fournisseur, et si vous gérez l’échéancier fournisseurs, l’échéance correspondante sera automatiquement pré-affectée au fournisseur à payer dont vous aurez indiqué le N° ici. Le N° du fournisseur à payer reste toutefois modifiable, soit directement lors de la saisie de la facture dans la procédure de saisie par pièce (voir Mise à jour de l’échéancier fournisseurs dans cette saisie), soit ultérieurement dans la procédure de gestion de l’échéancier fournisseurs. Cette zone est facultative

ð Groupe pour relance. Vous pouvez affecter un groupe de relance à un client (cette zone n’est pas présentée pour un fournisseur). Les groupes de relance vont vous permettre de classer vos clients en plusieurs groupes utilisables ensuite dans le module de relance clients, soit pour trier les listes ou les lettres des clients à relancer, soit pour sélectionner les clients à relancer, soit pour avoir des lettres de relance différentes selon le groupe (lettres en anglais par exemple pour les clients étrangers), soit enfin pour avoir des conditions de relance différentes (relances plus fréquentes par exemple pour un groupe donné). 9 groupes sont possibles, numérotés de 1 à 9, sans compter le groupe 0. Le groupe 0 doit être utilisé pour les clients que vous voulez complètement ignorer dans le module de relance (clients appartenant au même groupe (au sens société-filiale), comptes clients divers…). Par défaut, tous les clients sont affectés dans le groupe 1.

ð Compte lettrable. Indiquez O=Oui si le compte est lettrable. C’est la valeur qui est proposée par défaut.

ð Groupe de trésorerie. Vous pouvez affecter un groupe de trésorerie à un client ou à un fournisseur. Ce groupe est utilisé dans le module de trésorerie prévisionnelle décrit au chapitre 20 pour classer vos échéances clients et fournisseurs en fonction de leur probabilité de réalisation à la date d’échéance prévue. Le groupe 1 correspond à la probabilité la plus forte, le groupe 9 à la probabilité la plus faible (créances douteuses). Le groupe 0 permet d’exclure un tiers (et donc toutes les échéances présentes dans son compte) des états de trésorerie prévisionnelle.

ð Solvabilité. Indiquez O=Oui si le compte est solvable. C’est la valeur qui est proposée par défaut. Cette zone n’est pas exploitée par LDCompta.

ð Plafond de crédit. Cette zone n’est présentée que pour un client. Indiquez si vous le souhaitez le plafond de crédit que vous autorisez à ce client. Sur l’écran de consultation de l’en-cours financier d’un client, accessible depuis la procédure d’interrogation d’un compte (voir paragraphe 5.1), ce plafond apparaît avec une alerte en cas de dépassement.

ð En-cours financier. Cette zone, qui n’apparaît que pour les clients, présente l’en-cours financier ayant été calculé lors de la dernière exécution de la liste des en-cours financiers clients (et à condition que vous ayez demandé la mise à jour de la fiche client lors de la soumission de la liste). Il ne s’agit en aucun cas d’un en-cours temps réel, tel qu’on peut le consulter en interrogation de compte. Vous pouvez, si vous le souhaitez, automatiser la soumission de la liste de l’en-cours financier, de telle sorte que celle-ci s’exécute chaque nuit, éventuellement sans produire de liste papier, juste pour rafraîchir l’en-cours dans la fiche client (voir Mise à jour quotidienne de l’en-cours dans les fiches client au paragraphe 15.1). Vous pouvez disposer ainsi de l’en-cours à jour J-1.

ð Code activité. Indiquez le code activité du tiers. Cette zone n’est pas codifiée, et elle est facultative. Elle n’est pas exploitée par LDCompta, sauf éventuellement dans le cadre du suivi de la TVA sur les encaissements ou les décaissements, pour associer un code TVA par défaut à un tiers. Pour un client, ce code peut permettre de déterminer le type d’exonération de TVA dont il peut bénéficier ; pour un fournisseur, il peut déterminer si celui-ci doit être géré en TVA sur les débits ou les décaissements.

ð Code représentant. Cette zone n’est présentée que pour les clients. Indiquez, si vous le souhaitez, le code du représentant. Cette zone peut être rendue obligatoire, selon ce qui a été indiqué dans la fiche société, en Page 4 – Autres données (voir paragraphe 3.1). Ce code représentant peut ensuite être exploité dans le module de relance clients décrit au chapitre 14.

ð Date création. Il s'agit de la date de création du tiers. Cette zone est en affichage uniquement, et ne peut être modifiée.

ð Date modif. Il s'agit de la date de dernière modification de la fiche du tiers. Cette zone est en affichage uniquement, et ne peut être modifiée.

Gestion multi-RIB clients

Lorsque l’on saisit plusieurs RIB pour un client, il y a toujours un RIB dit principal (celui apparaissant dans la fiche du client), les autres étant dits secondaires. Chaque fois que le système doit proposer ou sélectionner un RIB client, il prend le RIB principal, vous laissant la possibilité via la touche de fonction F4 de sélectionner un autre RIB.

Il est possible à tout moment de changer de RIB principal parmi tous les RIB disponibles, dans la fenêtre présentant tous les RIB, fenêtre que l’on obtient par F4=Gérer les RIB depuis la fiche du client. Il suffit pour cela de déplacer la lettre P=Principal en regard du RIB souhaité comme RIB principal.

De plus, il sera possible, lors de la saisie d’un règlement client, de reporter automatiquement le RIB saisi pour le règlement dans la fiche du client, soit en tant que RIB principal, soit en tant que RIB secondaire.

Saisie des RIB dans la fiche client

Le premier RIB saisi pour un client donné est systématiquement choisi en tant que RIB principal. Ce RIB principal apparaît donc dans la fiche client si l'on rappelle celle-ci en modification ultérieurement.

Si l'on remplace ce RIB dans la fiche client, le nouveau RIB saisi est alors pris comme RIB principal, l'ancien RIB est conservé en tant que RIB secondaire. De la même façon, si on efface le RIB principal dans la fiche client, et dans la mesure où il existe un RIB secondaire pour ce client, le premier RIB secondaire disponible est pris comme RIB principal.

Enfin, si l'on souhaite introduire en une seule fois plusieurs RIB pour un même client, le plus simple est d'utiliser la touche de fonction F4=Gérer les RIB sur la zone RIB client. Une fenêtre s'ouvre alors permettant de saisir autant de RIB que nécessaire pour le client. Dans cette fenêtre, un et un seul des RIB saisis doit être défini en tant que RIB principal, et cela en indiquant la lettre P=Principal en regard du RIB choisi. Lorsque l'on ferme cette fenêtre par la touche ENTREE, le RIB principal défini dans la fenêtre est mis à jour dans la fiche client.

Saisie des règlements clients

Lors de la saisie d'un règlement client, c'est le RIB principal qui est systématiquement proposé. Plusieurs méthodes sont possibles pour en indiquer un autre :

1) utiliser la touche de fonction F4=Gérer les RIB pour ouvrir une fenêtre présentant tous les RIB disponibles pour le client. Dans cette fenêtre, on peut soit choisir l'un des RIB disponibles par l'option 1=Choisir, soit accéder à la fenêtre de gestion des RIB par la touche de fonction F6=Gérer (même fenêtre que celle proposée en saisie de la fiche client).

2) saisir un autre RIB en lieu et place de celui proposé par défaut. Dans ce cas, si le RIB saisi n'est pas déjà défini pour ce client en tant que RIB secondaire, une fenêtre s'ouvre avec 3 options :

è 1=Enregistrer le nouveau RIB saisi en tant que RIB principal du client

è 2=enregistrer le nouveau RIB saisi en tant que RIB secondaire

è 3=ne pas enregistrer le nouveau RIB saisi dans la liste des RIB du client

3.12 Représentants

Cette procédure permet d'enregistrer les représentants qui peuvent être référencés dans les fiches clients. Elle est accessible par l’option de menu auXiliaire/Paramètres/Représentants. Ce code représentant peut être exploité dans le module relances clients, pour sélectionner les clients à relancer par représentant, ou encore pour trier les lettres de relance par représentant.

Pour obtenir une aide relative à l’Ergonomie générale de la procédure, reportez vous au paragraphe 3.2.

Les données à saisir pour un représentant sont :

ð Code représentant. Indiquez le code du représentant, sur 4 caractères alphanumériques.

ð Nom et prénom.

ð N° de téléphone

3.13 Paramètres programmes

Au fil du temps, LD SYSTEME a été amené à faire évoluer le progiciel LDCompta en fonction de demandes faites par les utilisateurs. Dans certains cas de figure, il n’est pas possible de proposer une modification faite à la demande d’un ou de quelques utilisateurs à tous les autres utilisateurs du progiciel.

Les paramètres programmes permettent de résoudre cette problématique. Ils offrent un certain degré de liberté quant à la mise en œuvre de nouvelles fonctionnalités qui ne nous semblent pas pouvoir être mises en oeuvre de façon générale.

A ce jour, les procédures disposant de tels paramètres sont :

CPSREL : Modification des relances par client

CPSECP : Saisie des écritures par pièce

CPSECF : Saisie des écritures par folio

CPSRGC : Saisie des règlements clients

CPVHIC : Interrogation d'un compte

CPSCRD : Gestion des créances douteuses

CPSECA : Saisie des OD analytiques

Les paramètres d'un programme peuvent être modifiés en appuyant sur la touche de fonction F13 lorsque l'on se trouve sur le premier écran de saisie du programme concerné, et que l'on dispose des droits spéciaux *ALLOBJ. Cette touche de fonction est une touche cachée, c’est à dire qu’elle n’est pas proposée dans la liste des touches de fonction disponibles au bas de l’écran.

Ces paramètres sont stockés dans des zones de données (objets AS/400 de type *DTAARA) portant le même nom que le programme, et présentes dans la bibliothèque HMCPTUSR. Lors d’un changement de version du progiciel, ces paramètres programmes ne sont donc pas perdus.

3.14 Edition des paramètres

Toutes les tables de paramètres présentées dans ce chapitre, à l’exception des paramètres programmes, peuvent être imprimées. Pour cela, utiliser les menus Générale/Editions/Paramètres et auXiliaire/ Editions/Paramètres.

La plupart des éditions sont très simples, et ne sont donc pas commentées ci-après.

Liste des clients et fournisseurs

Pour ce qui est de la liste des fournisseurs et clients, on dispose de deux listes :

è Une liste simple qui ne comporte que le n° du tiers, son nom condensé, sa raison sociale, ses n° de téléphone et télécopie. Cette liste est éditée sur 80 colonnes.

è une liste détaillée qui comporte tous les renseignements relatifs à chaque tiers. Cette liste est éditée sur 132 colonnes.

Il est possible d’imprimer ces deux listes triées par N° du tiers ou par nom condensé (ordre alphabétique des tiers). Enfin, on peut effectuer une sélection en spécifiant un intervalle de N° de tiers.

Edition des étiquettes client et fournisseurs

Cette procédure permet d'éditer des étiquettes autocollantes à partir de votre fichier client ou fournisseur. Elle est accessible par les options de menu auXiliaire/Editions/étiquettes Clients et auXiliaire/Editions/étiquettes Fournisseurs.

L'édition de ces étiquettes peut se faire sur toute imprimante reliée à l'AS/400. Il faut utiliser des étiquettes montées sur un support papier en continu de 12 pouces, avec 4 étiquettes de front, soit 32 étiquettes par page.

L'édition des étiquettes se fait en traitement par lot. Il y a édition d'une étiquette pour chaque client ou fournisseur enregistré dans le fichier des tiers, avec possibilité de se limiter à une tranche donnée de n° de tiers.

Chaque étiquette adresse sera imprimée avec les données suivantes :

Ligne 1 N° du tiers, dans la partie droite de l'étiquette

Ligne 3 Titre Raison sociale du tiers

Ligne 4 Complément d’adresse

Ligne 5 N°, Nature et Nom de la voie

Ligne 6 Code postal et Bureau distributeur

Ligne 7 Pays

3.15 Support multi-devises et Euro – Mise en place

Lors du démarrage d’un dossier comptable, il vous faut choisir entre différentes options possibles pour ce qui est du support multi-devises et de l’Euro. Pour cela, il vous faut franchir les différentes étapes décrites ci-après.

Remarque : pour simplifier, on suppose dans tout ce qui suit que l’on part d’une comptabilité tenue en Francs. Si vous ouvrez un nouveau dossier comptable et que ce dossier comptable est ouvert directement en Euros, certaines des étapes décrites ci-après n’ont pas lieu d’être.

Activation du module devises

Cette étape est nécessaire dans tous les cas de figure, pour identifier de façon certaine la devise de référence d’une part, et la nature in ou out de celle-ci.

Remarque : une présentation générale du module devises et de tout ce qu’il recouvre est donnée au paragraphe 2.5.

Pour activer le module Devises (ou compléter les informations liées à ce module si celui-ci avait déjà été activé précédemment), allez en page 4/6 de la Fiche société, puis utilisez la touche de fonction F11=Module devises.

Vous obtenez alors un écran intitulé Paramètres devises. Si vous n’avez encore jamais activé le module devises, celui-ci doit se présenter ainsi :

LD SYSTEME V7.00 PARAMETRES DEVISES Le 16/11/98

CPSIDV à 13:34:22

Options de gestion du modules devises

Pour afficher ou modifier une option, indiquez votre choix puis ENTREE.

1=Choisir

_ Module devises inactif

Devise de référence à définir.

Aucune devise in n'est renseignée dans le fichier des devises.

* _ Devise de restitution

* _ Deuxième devise de paiement

* _ Basculement de la devise de référence

(*) Options inaccessibles si la devise de référence n'est pas une devise in.

F3=Exit F6=Gérer devises F12=Annuler

Figure 5 – Ecran Paramètres devises, avant activation du module Devises

Utilisez alors l’option 1=Choisir en regard de la première invite Module devises inactif. Renseignez alors l’écran de paramétrage qui suit :

· Code et libellé de la devise de référence (en principe FRF et Franc français).

· Devise de référence in (si votre devise de référence est le Franc, il vous faut indiquer O=Oui)

· Devise pivot. Si vous avez indiqué N=Non à l’invite précédente, le seul choix possible ici est 1=Devise référence. Si vous avez indiqué O=Oui à l’invite Devise in, vous pouvez choisir d’utiliser comme devise pivot soit la devise de référence, soit l’Euro. Le devise pivot est la devise par rapport à laquelle seront exprimés tous les cours des devises out. Si votre devise de référence est une devise in tel le Franc, il est conseillé d’utiliser l’Euro comme devise pivot en choisissant ici l’option 2=Euro. En effet, toutes les banques ont aujourd’hui adopté l’Euro comme devise pivot, et expriment donc le cours des devises out par rapport à l’Euro et non plus par rapport au Franc.

· Cotation des devises out. Cette zone vous permet de choisir entre deux systèmes de cotation pour les devises out : 1=Devise/pivot ou 2=Pivot/devise. Pour expliciter ce choix, le plus simple est de donner un exemple : pour un Dollar à 7 Francs, et si la devise pivot est l’Euro, on dira :

’ Si la cotation est du type 1=Devise/pivot : un Dollar = 1,0671431 Euro

’ Si la cotation est du type 2=Pivot/devise : un Euro = 0,9370814 Dollar

Le système de cotation 2=Pivot/devise doit être préféré si la devise pivot est l’Euro. En effet, il semble aujourd’hui que ce soit le système adopté par la plupart des banques, même si ce système ne nous paraît pas encore familier.

Remarque : si vous souhaitez modifier, après avoir activé le module devises, la devise pivot ou le type de cotation des devises out, vous pouvez le faire avec certaines restrictions. On peut notamment basculer d’un système Devise/FRF à un système Devise/EUR ou EUR/Devise. Pour cela, il vous faut utiliser une procédure de basculement de la devise pivot, nommée CPUBPICL, procédure qui attend deux paramètres, le premier identifiant la nouvelle devise pivot souhaitée (1=Devise référence, 2=Euro), le second identifiant le nouveau type de cotation souhaité (1=Devise/pivot, 2=Pivot/devise). Par exemple, pour basculer vers un système avec Devise pivot Euro, et cours exprimés sous la forme EUR/Devise, frappez la commande suivante :

CALL CPUBPICL (‘2’ ‘2’)

Attention : cette procédure de basculement va modifier tous les cours des devises out mémorisés dans LDCompta (écritures comptables, table des devises…) . Il est donc vivement recommandé de procéder à une sauvegarde de votre dossier comptable avant de lancer l’exécution de celle-ci. De plus, aucun utilisateur ne doit être actif en comptabilité durant cette phase de basculement.

· Les trois libellés pour votre devise de référence ; si votre devise de référence est le Franc, indiquez respectivement francs, Francs, FRANCS.

· Les comptes différences d’arrondis à utiliser pour équilibrer les pièces et les lettrages en devise in, lorsque la devise de référence est elle-même in. Quatre comptes différents peuvent être indiqués selon le type d’équilibrage à gérer, et le sens de l’arrondi (perte ou profit). Vous pouvez tout à fait indiquer le même compte pour les quatre invites.

· Le code du journal sur lequel seront comptabilisées les OD permettant d’équilibrer automatiquement un lettrage en devise de référence ou en seconde devise de restitution (dans la procédure de saisie d’un lettrage manuel uniquement, car lorsqu’un lettrage est effectué suite à la saisie d’un règlement, l’OD est comptabilisée sur le même journal et à la même date que le règlement).

· Le montant maximal autorisé pour une écriture de différence d’arrondi. Ce montant maximal est utilisé à titre de contrôle uniquement, dans la procédure de modification d’écritures. En règle générale, indiquez la valeur 3.

· Les comptes à utiliser pour comptabiliser automatiquement les différences de change lors de la saisie de règlements en devise out.

· La liste des comptes que l’ordinateur proposera pour comptabiliser les frais liés à un règlement en devises. Lors d’une saisie de règlement comportant des frais, ces comptes seront proposés sur un écran Ventilation des frais TTC, du même type que celui permettant la ventilation d’une différence de règlement .

· L’activation de la trace de toutes les conversions. Nous vous conseillons, pour des questions de performance, de ne pas activer cette trace.

Si vous avez répondu O=Oui à l’invite Devise de référence in, il vous reste à indiquer, dans la fenêtre qui suit, la contre valeur de l’Euro dans la devise de référence choisie. Si vous avez choisi le Franc comme devise de référence, la contre valeur à saisir est 6,55957. La contre valeur doit être saisie deux fois à l’identique pour éviter toute erreur de frappe, sachant que cette contre valeur ne pourra en aucun cas être modifiée par la suite.

Si vous activez le module devises pour la première fois, une fenêtre de confirmation est affichée, puis le traitement d’activation proprement dit est lancé. L’objet de ce traitement est de convertir toutes les écritures comptables déjà présentes dans l’historique comptable dans la devise de référence qui vient d’être définie (initialisation du code devise au niveau de chaque écriture notamment). En fonction du nombre d’écritures présentes dans l’historique, ce travail peut nécessiter de quelques minutes à plus d’une heure.

Remarque concernant la trace des conversions

Il est possible d’obtenir une trace de toutes les conversions effectuées par LDCompta. Pour cela, allez en page 4/6 de la Fiche société, utilisez la touche de fonction F11=Module devises, choisissez l’option 1 en regard de l’invite Module Devises. Indiquez alors la valeur O=Oui à l’invite Tracer toutes les conversions.

A partir de là, toute opération de conversion donne lieu à la création d’un poste dans un fichier trace nommé CPTEUR. Vous pouvez consulter ce fichier à tout moment par la commande :

RUNQRY QRYFILE(CPTEUR)

Vous pouvez également remettre périodiquement à blanc ce fichier (qui croît très rapidement) en passant la commande suivante (aucun utilisateur ne doit être en saisie lors de l’exécution de cette commande) :

CLRPFM CPTEUR

Attention : le fait d’activer cette trace est coûteux sur le plan des performances. Nous vous conseillons donc de ne l’activer que pour une période de temps limitée.

Mise à jour de la table des devises

Vous devez maintenant identifier toutes les devises in dans la table des devises. Allez pour cela dans la procédure Générale/Paramètres/Devises, ou utilisez la touche de fonction F6=Gérer devises depuis l’écran Paramètres devises.

Pour chaque devise in, indiquez uniquement la contre valeur d’un Euro dans cette devise ; laissez toutes les autres zones à blanc (cours proposé en saisie, cours plancher, cours plafond…).

Remarque : si votre devise de référence a été définie en tant que devise in, l’Euro a été automatiquement ajouté dans cette table des devises, avec la valeur 1 comme contre valeur d’un Euro.

Utilisez toujours les codes devises ISO. La liste de ces codes, avec les contre-valeurs en Euro pour les monnaies in est donnée au paragraphe 3.9 Codes devises.

Une fois les deux étapes décrites ci-dessus franchies, l’écran Paramètres devises devrait se présenter ainsi.

LD SYSTEME V7.00 PARAMETRES DEVISES Le 16/11/98

CPSIDV à 14:42:15

Options de gestion du modules devises

Pour afficher ou modifier une option, indiquez votre choix puis ENTREE.

1=Choisir

_ Module devises actif

Devise de référence : FRF Libellés courts : francs Francs FRANCS

La devise de référence est une devise in.

Devise pivot = EUR ; Cours exprimés sous la forme EUR/Devise

Au-moins une devise in est renseignée dans le fichier des devises.

_ Devise de restitution

Aucune devise de restitution n'est active.

_ Deuxième devise de paiement

Devise de paiement à définir.

_ Basculement de la devise de référence

Basculement non encore effectué.

F3=Exit F6=Gérer devises F12=Annuler

Figure 6 - Ecran Paramètres devises, après activation du module Devises

Autres paramètres nécessaires au fonctionnement multi-devises

Activation de la saisie pour chaque journal concerné

Il vous faut maintenant autoriser la saisie en devises pour chaque journal pour lequel vous aurez à saisir des données en Euros, ou même dans une autre devise.

Pour cela, allez sur l’écran Générale/Paramètres/Journaux, puis appelez en modification chaque journal concerné. Indiquez O=Oui à l’invite Saisie en devises possible, puis validez par ENTREE.

Définition de modes de paiement acceptant le mode multi-devises

Pour pouvoir saisir des règlements en devises il vous faut définir des modes de paiement autorisant la saisie multi-devises. Vous avez le choix entre la création de nouveaux modes de paiement propres à la saisie multi-devises, ou la modification de vos modes de paiement utilisés jusqu’alors pour qu’ils acceptent ce mode. Sachez que les écrans de saisie de règlements en mode multi-devises sont un peu plus chargés ; si le volume de règlements à saisir en devises (y compris donc l’Euro) est faible, vous avez donc intérêt à utiliser des modes de paiement spécifiques pour les paiements en devise.

Pour définir les modes de paiement devant supporter la saisie multi-devises, allez sur l’écran Générale/Paramètres/codes Paiement. Créez ou modifiez le ou les modes de paiement souhaités, en indiquant la valeur O=Oui à l’invite Règlement en devises possible.

A ce stade, votre système comptable est prêt pour l’Euro. Dans cette configuration, toutes les règles de conversion et d’arrondissage seront respectées.

D’autres étapes restent bien sûr en suspend, mais celles-ci peuvent être franchies plus tard, en fonction de vos besoins propres.

Activation de la seconde devise de restitution

Cette étape va vous permettre de choisir une seconde devise comme devise alternative de restitution. Ainsi, sur de nombreux états, vous pourrez demander à ce que ceux-ci soient présentés dans la devise de référence ou dans la seconde devise de restitution. Les notions de devise de référence et de seconde devise de restitution sont présentées au paragraphe 2.5.

L’activation d’une seconde devise de restitution n’est possible que si la devise de référence est une devise in ; de plus la seconde devise de restitution doit elle même être une devise in. Concrètement, la seconde devise de restitution sera l’Euro lorsque la devise de référence est le Franc, ou réciproquement.

Pour activer la seconde devise de restitution, utilisez l’option 1=Choisir en regard de l’invite Devise de restitution sur l’écran Paramètres devises présenté ci-dessus. Renseignez alors l’écran de paramétrage qui suit :

· Code de la seconde devise de restitution

· Mode de gestion de cette devise de restitution. Les modes 1 et 2 sont explicités ci-après. Le mode 3 peut être utilisé pour désactiver le mode 1 qui aurait été activé antérieurement. Pour basculer du mode 1 au mode 2, vous devez obligatoirement passer par le mode 3.

Si vous choisissez le mode 1, il est souhaitable de s’assurer au préalable que tous les équilibres comptables sont vérifiés dans la devise de référence. Pour cela, lancez les options Vérification de l’équilibre des lots et vErification de l’équilibre des lettrages du menu Utilitaires/prOcédures de contrôles, ainsi que les états de contrôle analytique si vous mettez en œuvre également le module Comptabilité analytique (menu Analytique/Editions/Etats de contrôle analytique).

· Les trois libellés pour votre devise de restitution ; si votre devise de restitution est l’Euro, indiquez respectivement euros, Euros, EUROS.

· Si vous avez choisi le mode 1, les comptes différences d’arrondis à utiliser pour équilibrer les pièces et les lettrages en devise in dans la devise de restitution. Quatre comptes différents peuvent être indiqués selon le type d’équilibrage à gérer, et le sens de l’arrondi (perte ou profit). Vous pouvez tout à fait indiquer le même compte pour les quatre invites.

Si vous passez du mode de gestion 1 au mode 3, ou réciproquement, une fenêtre de confirmation est affichée, puis le traitement d’activation (ou de désactivation dans le cas du passage du mode 1 au mode 3) est lancé. L’objet de ce traitement est d’initialiser le montant de toutes les écritures comptables déjà présentes dans l’historique comptable dans la deuxième devise de restitution qui vient d’être définie. Ce montant dans la deuxième devise de restitution est calculé à partir du montant connu en devise de référence, et non pas à partir du montant connu en devise d’enregistrement, cela afin d’ignorer le cours historique utilisé lors de l’enregistrement de chaque pièce. Dans la foulée, le traitement se charge également d’équilibrer tous les lettrages dans cette seconde devise de restitution, en comptabilisant chaque fois que nécessaire des OD de différence d’arrondi. En effet, si un lettrage est équilibré en Francs, la seule chose qui peut faire qu’il ne le soit pas en seconde devise de restitution est une différence d’arrondi. Le système passe donc une OD pour le montant de la différence dans la seconde devise de restitution de façon à équilibrer le lettrage aussi dans cette deuxième devise. Enfin, les écritures de centralisation dans les comptes collectifs sont entièrement recalculées, de façon à ce qu’elles soient initialisées à la fois en devise de référence et en seconde devise de restitution.

En fonction du nombre d’écritures présentes dans l’historique, ce travail peut nécessiter de quelques minutes à plus d’une heure.

Modes de gestion de la devise de restitution

Mode 1=Seconde devise mise à jour au niveau de chaque écriture comptable, avec garantie des équilibres.

Ce mode correspond à ce que l’on appelle couramment la double comptabilité. Dans ce mode, toutes les pièces saisies sont converties automatiquement d’une part dans la devise de référence comme ordinairement, d’autre part dans la seconde monnaie de restitution choisie. Tout se passe comme si l’on tenait deux comptabilités en parallèle, l’une en Francs et l’autre en Euros. Tous les équilibres sont garantis dans les deux comptabilités : équilibre des pièces comptables d’une part, équilibre des lettrages d’autre part. On peut alors à tout moment consulter ou imprimer les données comptables en Francs ou en Euros.

Ce mode dénommé parfois « à base multi-devises », est évidemment plus complexe. Cette complexité est cependant entièrement prise en charge par le progiciel ; rien ne transparaît pour l’utilisateur qui effectue une saisie d’écritures.

Ce mode de fonctionnement n’est pas une solution indispensable pour toutes les entreprises durant la phase de transition vers l’Euro. Il vous appartient donc de définir si ce mode est souhaitable ou pas compte tenu de vos besoins.

Nous conseillons d’utiliser ce mode au moins durant les quelques mois qui vont précéder le basculement définitif de votre système comptable à l’Euro. Dans cette période pré-basculement, les états comptables pourront être imprimés dans l’une ou l’autre devise, et l’on pourra ainsi s’assurer de la justification des soldes comptables à la fois en Francs et en Euros.

Mode 2=Seconde devise calculée par conversion unitaire simple de chaque montant élémentaire

Ce mode plus simple consiste simplement à présenter tous les montants dans la devise de restitution choisie (Franc ou Euro), en procédant par conversion des montants enregistrés en devise de référence.

Ce mode de restitution est offert sur la plupart des états (journaux, balances, grands-livres, bilan et compte de résultat, budget…). Ce mode de calcul ne peut toutefois garantir les grands équilibres comptables : une balance générale éditée en Euros alors que la devise de référence est le Franc a toutes les chances d’être déséquilibrée de quelques centimes. Ces déséquilibres ne jouant que pour des sommes minimes, on peut dans de nombreux cas se contenter de ce mode de fonctionnement. Notez toutefois que dans ce mode, aucune restitution dans la seconde devise de restitution n’est offerte par les procédures de consultation. Seuls les états comptables supportent ce mode de restitution.

Les procédures supportant deux monnaies de restitution

	Support multi-devises	Seconde monnaie de restitution en mode 1	Seconde monnaie de restitution en mode 2
Interrogations
Compte	Oui	Oui (1)	Non
Pièce	Oui	Oui (1)	Non
Journal	Oui	Oui (1)	Non
Montant	Partiel	Oui (1)	Non
Compte à la volée en saisie	Oui
Editions de base
Journaux	Oui	Oui (2)	Oui (2)
Contrôle des journaux		Oui (2)	Oui (2)
Balances		Oui (2)	Oui (2)
Grands-livres		Oui (2)	Oui (2)
Grands-livres en devises	Oui
Balances âgées		Oui (2)	Oui (2)
Autres modules
Bilan et CR		Oui (3)	Oui (3)
Gestion budgétaire		Oui (3)(4)	Oui (3)(4)
Interrogations analytiques
Section		Oui (1)	Non
Affaire		Oui (1)	Non
Editions analytiques
Journaux		Oui (2)	Oui (2)
Balance		Oui (2)	Oui (2)
Grand-livre par section		Oui (2)	Oui (2)
Grand-livre par affaire		Oui (2)	Oui (2)
Autres états analytiques		Oui (2)	Oui (2)
Module analytique de base
Toutes fonctions		Non	Non

Remarque 1 : Dans les procédures de consultation, l’affichage dans la seconde monnaie de restitution est offert soit par sélection du mode d’affichage, soit par une touche de fonction (F10 et F11). On peut ainsi basculer à tout moment entre un affichage Tout en francs ou un affichage Tout en Euros, quelle que soit la monnaie de référence utilisée. Ce principe d’affichage ne permet cependant pas d’avoir en parallèle sur le même écran les valeurs en Francs et en Euros. Attention : dans toutes les consultations, l’affichage dans la seconde monnaie de restitution n’est possible que si l’on a choisi le mode 1.

Remarque 2 : Dans les procédures d’édition, la présentation dans la seconde monnaie de restitution est une option à cocher lors de la demande d’édition de l’état. Là aussi, cette option fait basculer l’état entre un affichage Tout en francs et un affichage Tout en euros, quelle que soit la monnaie de référence utilisée. Pour éviter toute confusion, le nom de la monnaie de restitution utilisée est mentionné clairement en tête de toutes les pages de l’état.

Remarque 3 : La présentation dans la seconde monnaie de restitution est une option à cocher lors de la demande d’édition de l’état. L’option de lancement fait basculer l’état entre un affichage Tout en francs et un affichage tout en euros, quelle que soit la monnaie de référence utilisée. Pour éviter toute confusion, le nom de la monnaie de restitution utilisée est mentionné clairement en tête de toutes les pages de l’état. Les données de base utilisées par ces modules (fichier des soldes de comptes CPTBIS pour le module Bilan et CR, fichier des budgets CPTBUD) sont tenus uniquement dans la devise de référence, même si l’on a choisi le mode de gestion 1. Le système procède donc par conversion unitaire simple de chaque montant élémentaire (chaque solde de compte pour le bilan et CR, chaque montant budgété par compte/section/mois pour les budgets) de la devise de référence vers la devise demandée en restitution. De ce fait, pour une édition effectuée dans une devise autre que la devise de référence, les équilibres comptables ne sont pas obligatoirement vérifiés.

Remarque 4 : Pour les états budgétaires (appelés aussi balances budgétaires), on peut choisir pour chacune des 5 colonnes de l’état si les données doivent être présentées en Francs ou en Euros. Cela permet un affichage en parallèle du budget en Francs et en Euros.

Activation de la seconde devise de paiement

Cette deuxième devise de paiement va vous permettre de gérer l’Euro au même titre que le Franc (ou réciproquement si votre devise de référence est l’Euro) durant la période transitoire dans les procédures qui ne supportent pas le multi-devises intégral, à savoir :

· Règlement automatique des fournisseurs, que ce soit par lettre-chèque, lettre-BO ou virement ;

· Gestion du portefeuille d’effets à payer ;

· Gestion du portefeuille d’effets à recevoir ;

· Gestion des remises en banques.

Dans ces différentes procédures, on parle de gestion « bi-devises », par opposition à la gestion « multi-devises » supportée dans les saisies d’écritures par pièce et dans les saisies de règlements fournisseurs et clients par exemple.

Cette deuxième devise de paiement doit être activée dès que vous avez à gérer des règlements en Euros, que ce soit l’émission de règlements automatiques fournisseurs, ou l’encaissement de règlements clients.

Pour activer celle-ci, allez en page 4/6 de la Fiche société, puis utilisez la touche de fonction F11=Module devises. Sur l’écran Paramètres devises ainsi obtenu, utilisez l’option 1=Choisir en regard de l’invite Deuxième devise de paiement.

Sur l’écran de saisie des paramètres qui s’affiche, indiquez le code et le libellé de la deuxième devise de paiement choisie (par exemple, EUR et EUROS). Validez ensuite par la touche ENTREE sur la fenêtre de confirmation. La prise en compte de cette deuxième devise de paiement est immédiate ; aucun traitement d’initialisation de fichiers n’est nécessaire.

ATTENTION : le choix de cette deuxième devise de paiement est irréversible ; il n’existe aucun moyen de modifier le code de la seconde devise de paiement ultérieurement.

3.16 Migration vers l’Euro - Les dernières étapes

Le basculement de la devise de référence

Le basculement de la devise de référence n’est possible que si la seconde devise de restitution est déjà active en mode 1. Nous vous conseillons d’ailleurs d’activer cette seconde devise au moins quelques mois avant la date choisie pour le basculement. Durant ces quelques mois, vous pouvez procéder à des éditions croisées pour vous assurer de l’intégrité de vos données comptables à la fois en Francs et en Euros.

Comme son nom l’indique, le traitement de basculement permute la devise de référence avec la seconde devise de restitution. Le système est totalement symétrique. Après basculement, on se retrouve donc avec l’Euro comme devise de référence, et le Franc comme seconde devise de restitution. Une balance éditée en seconde devise de restitution après basculement produira rigoureusement les mêmes chiffres que la balance éditée en devise de référence avant basculement.

Nous ne savons pas exactement de quelle façon justifier la validité au sens comptable du basculement du Franc à l’Euro. Dans les ouvrages de référence, cette étape de basculement est toujours décrite en liaison directe avec une clôture réouverture d’exercice. Or, une comptabilité ne s’arrête jamais de façon aussi nette : la clôture réelle d’un exercice se fait toujours plusieurs semaines, voire plusieurs mois après la date de fin d’exercice comptable. Il y a donc toujours chevauchement d’exercices dans un même dossier comptable. A quel moment faut-il donc basculer la devise de référence ?

Dans LDCompta, le basculement est totalement dissocié de la phase de clôture annuelle des comptes. Vous pouvez donc effectuer le basculement juste avant ou juste après la clôture annuelle ; le résultat sera le même. Par exemple, si vous souhaitez tenir l’exercice 2000 (du 1^er janvier au 31 décembre) en Euros, rien ne vous impose de basculer votre système comptable dès janvier 2000. Il vous suffit de d’activer la seconde devise de restitution Euro dès janvier 2000. A partir de début 2000, LDCompta va gérer en parallèle deux monnaies de base : le Franc et l’Euro. Une fois que l’exercice 1999 est achevé, c’est à dire que toutes vos éditions arrêtées au 31/12/1999 ont été tirées, vous basculerez la devise de référence. Ce basculement se fera peut être en mars 2000. Cela ne sera pas gênant dans la mesure où toutes les écritures comptabilisées dans le premier trimestre 2000 l’ont été à la fois en Francs et en Euros, de par la seconde devise de restitution.

A titre de justificatif de votre basculement, nous vous proposons de procéder de la même manière que pour une clôture annuelle, c’est à dire d’éditer tous les journaux, balances et grands-livres en Francs avant basculement, puis en Euros après basculement, et de conserver toutes ces éditions. N’hésitez pas à prendre contact avec votre cabinet d’expertise comptable le moment venu ; il pourra vous conseiller sur ce point précis.

Le basculement est une étape irréversible. Il est donc indispensable d’effectuer une sauvegarde de votre dossier comptable avant de franchir cette étape, et de conserver le support informatique correspondant comme on le fait lors d’une clôture annuelle.

De plus, pour limiter tout risque d’erreur, il est préférable de vérifier l’équilibre des lots et des lettrages avant de lancer le basculement (menu Utilitaires/prOcédures de contrôles).

Pour déclencher le basculement de la devise de référence, allez en page 4/6 de la Fiche société, puis utilisez la touche de fonction F11=Module devises.

Vous obtenez alors l’écran intitulé Paramètres devises. L’écran devrait normalement se présenter comme décrit ci-dessous :

LD SYSTEME V7.00 PARAMETRES DEVISES Le 19/11/98

CPSIDV à 14:06:16

Options de gestion du modules devises

Pour afficher ou modifier une option, indiquez votre choix puis ENTREE.

1=Choisir

_ Module devises actif

Devise de référence : FRF Libellés courts : francs Francs FRANCS

La devise de référence est une devise in.

Au-moins une devise in est renseignée dans le fichier des devises.

_ Devise de restitution

La restitution avec garantie des équilibres comptables est activée.

Devise de restitution : EUR Libellés courts : euros Euros EUROS

_ Deuxième devise de paiement

La deuxième devise de paiement est activée.

Deuxième devise de paiement : EUR EUROS

_ Basculement de la devise de référence

Basculement non encore effectué.

F3=Exit F6=Gérer devises F12=Annuler

Utilisez l’option 1=Choisir en regard de l’invite Basculement de la devise de référence. Un premier écran de mise en garde est affiché. Lisez soigneusement les consignes qui sont indiquées sur cet écran. Si tout est conforme, appuyez sur ENTREE. Un second écran de confirmation est alors proposé ; pour déclencher effectivement le basculement, il vous faut frapper le mot OUI puis valider par ENTREE.

En fonction du nombre d’écritures présentes dans l’historique, ce travail peut nécessiter de quelques minutes à plus d’une heure.

Une fois le traitement achevé, il vous reste à éditer les différents états comptables dans la nouvelle devise de référence à titre de justificatif, comme indiqué plus haut.

L’abandon de la seconde devise de restitution

Cette étape est facultative. Elle sera utile aux environs de 2002, lorsque la devise Franc disparaîtra définitivement. Si vous souhaitez désactiver cette seconde devise de restitution parce que vous ne jugez plus nécessaire de continuer à tenir une comptabilité parallèle en Francs une fois le basculement à l’Euro réalisé, cela est possible en procédant comme indiqué ci-après.

Allez en page 4/6 de la Fiche société, puis utilisez la touche de fonction F11=Module devises. Utilisez l’option 1=Choisir en regard de l’invite Devise de restitution. Indiquez la valeur 3=Aucune devise de restitution à l’invite Mode de gestion.

Une fenêtre de confirmation est affichée, puis le traitement de désactivation est lancé. L’objet de ce traitement est d’effacer le montant en seconde devise de restitution pour toutes les écritures comptables présentes dans l’historique comptable.

En fonction du nombre d’écritures présentes dans l’historique, ce travail peut nécessiter de quelques minutes à plus d’une heure.

Partie B - Comptabilité générale et auxiliaire - Options de base

4. Les procédures de saisie

Il existe différentes procédures de saisie permettant d’introduire une pièce comptable dans le progiciel LDCompta. Certaines sont généralistes, c’est à dire qu’elles peuvent être utilisées pour saisir tout type de pièce comptable, que ce soit des factures, des règlements, des OD… D’autres sont plus spécialisées ; elles sont optimisées pour une nature de pièce précise. La liste ci-dessous présente les procédures de saisie qui sont à votre disposition :

þ Saisie par pièce il s’agit de la procédure la plus généraliste, qui permet d’enregistrer n’importe quelle pièce comptable. Elle ne souffre d’aucune limitation d’aucune sorte ; de plus, son utilisation peut être grandement facilité par l’usage de canevas de saisie. On peut également procéder à des lettrages à la volée en saisie de pièce comptable.

þ Saisie par folio il s’agit d’une procédure très proche du point de vue de l’ergonomie de la saisie par pièce. La différence tient essentiellement au mode de mise à jour de la base de données. Dans la saisie par pièce, la base de donnée est mise à jour immédiatement lors de la validation de chaque pièce. Dans la saisie par folio, on enregistre une ou plusieurs pièces dans un folio. Tant que les pièces sont dans le folio, elles ne sont pas réellement comptabilisées ; on peut donc y apporter toute modification qui s’avèrerait nécessaire. Un folio peut ainsi être créé, modifié, imprimé, toutes ces opérations pouvant éventuellement se dérouler sur plusieurs jours. A un moment donné, le folio sera considéré comme correct et vous le validerez ; les écritures seront comptabilisées à cet instant là, et le folio disparaîtra de la saisie des folios. Attention : si on interroge un compte comptable, on ne voit pas encore les écritures qui sont encore dans des folios.

þ Saisie règlement fournisseur il s’agit d’une procédure dédiée à la saisie des règlements fournisseurs. Elle intègre notamment le lettrage du compte fournisseur, et la mise à jour de l’échéancier fournisseurs si vous avez mis en œuvre cette fonctionnalité. Elle doit être utilisée en lieu et place de la saisie par pièce si vous voulez bénéficier de la gestion du portefeuille d’effets à payer. Cette procédure est tout à fait complémentaire également de la chaîne de règlement automatique des fournisseurs.

þ Saisie règlement client il s’agit d’une procédure dédiée à la saisie des règlements clients. Elle doit être utilisée en lieu et place de la saisie par pièce si vous voulez bénéficier de toutes les options de trésorerie clients de LDCompta : gestion de portefeuille de règlements clients, bordereaux de remises en banque, remises de LCR sur support magnétique.

þ Créances douteuses il s’agit d’une procédure dédiée à la saisie des créances clients douteuses. Elle permet de basculer de façon très simple un ensemble d’écritures d’un compte origine (compte du client ordinaire) vers un compte de destination (compte client douteux) en lettrant au passage le compte origine.

þ OD de différences de change il s’agit d’une procédure dédiée à la saisie des OD de différences de change, OD qui doivent être passées périodiquement pour rectifier le solde des comptes de trésorerie. L’utilisation de cette procédure est exceptionnelle, d’autant plus que la constatation des différences de changes liées à un règlement client ou fournisseur est complètement intégrée dans les procédures de saisie des règlements clients et fournisseurs. Cette procédure n’est donc utilisée que pour ajuster le solde des comptes de trésorerie gérés en devise, en dehors de tout mouvement comptable.

Il existe également d’autres procédures qui peuvent déclencher une comptabilisation d’écritures :

þ Règlement automatique des fournisseurs Il s’agit d’une chaîne complète permettant de déclencher e paiement en automatique des échéances fournisseurs, selon divers moyens de paiement. La chaîne prend en charge l’édition des titres de paiement, la comptabilisation des paiements, ainsi que le lettrage des comptes fournisseurs.

þ Gestion du portefeuille d’effets à payer Cette procédure peut déclencher soit une écriture d’annulation d’un effet à payer si vous demandez la suppression d’un effet en portefeuille, soit une écriture de paiement d’un effet ou groupe d’effets lors du pointage d’un relevé de LCR à payer.

þ Gestion du portefeuille d’effets à recevoir Cette procédure peut déclencher soit une écriture d’annulation d’un effet à recevoir si vous demandez la suppression d’un effet en portefeuille, soit une écriture de remise lors de la sélection paiement d’un effet ou groupe d’effets à remettre à la banque.

þ Création d’un bordereau de remise en banque Cette procédure peut comptabiliser, selon le paramétrage mis en place au niveau de vos journaux de banque, l’écriture constatant la remise en banque, écriture passée entre le compte transitoire et le compte de banques, comptes tous deux définis au niveau des paramètres du journal de banque (voir paragraphe 3.3 rubrique Page 3 – Caractéristiques des journaux de banque).

þ Saisie des OD analytiques Cette procédure est citée ici pour mémoire ; elle ne met pas à jour la comptabilité générale, mais seulement la comptabilité analytique, par le biais de mouvements section à section ou affaire à affaire.

Enfin, il existe une dernière méthode pour introduire des écritures dans LDCompta ; il s’agit des procédures d’interface :

þ Interface standard d’entrée LDCompta offre une procédure standard permettant d’intégrer n’importe quel type d’écriture de comptabilité générale ou analytique, avec tous les contrôles de cohérence garantissant l’intégrité des données comptables. Les spécifications détaillées de cette interface sont fournies dans une documentation séparée, intitulée INTCPTVx.doc, x étant la version comptable cible (à ce jour, LDCompta étant en version 7.70, le document d’interface correspondant est donc INTCPTV7.doc). L’utilisation de cette Interface standard d’entrée de LDCompta est décrite plus en détail au paragraphe 8.1. Elle permet principalement d’intégrer les écritures d’achats et de vente en provenance d’un logiciel de gestion commerciale ; elle peut également être mise en œuvre dans le cadre d’une reprise de soldes lors du démarrage de LDCompta en remplacement d’un autre logiciel comptable.

þ Interface avec LDPaye Si vous utilisez le progiciel LDPaye parallèlement à LDCompta, sachez que les OD mensuelles de paye seront intégrées automatiquement dans LDCompta par la procédure Interface standard avec LDPaye disponible dans le progiciel LDPaye.

D’autre part, pour procéder à la modification de pièces déjà enregistrées, on utilise toujours une procédure dédiée dite procédure de modification d’écritures.

Toutes les procédures de saisie évoquées ci-dessus sont présentées en détail dans les chapitres qui suivent.

Remarque importante : partout dans ce progiciel comptable, on parle de règlement fournisseur et de règlement client. En fait, il serait plus approprié de parler de règlement émis et de règlement reçu, puisque quelle que soit la procédure de saisie utilisée, il est possible de mouvementer n’importe quel type de compte, fournisseur, client ou même un compte général. On peut donc sans contrainte particulière régler un avoir client par la procédure de saisie des règlements fournisseurs (ou même par la chaîne de règlement automatique des fournisseurs), comme on peut encaisser un chèque fournisseur par la procédure de saisie des règlements clients. Il est serait de même pour un chèque reçu d’un organisme social par exemple (une caisse de prévoyance par exemple). Les termes de règlement fournisseur et de règlement client ont simplement été conservés car ils ont le mérite d’être plus parlants pour les utilisateurs débutants avec LDCompta.

4.1 Saisie des écritures par pièce

Présentation

Comme il a été dit plus haut, il s’agit d’une procédure de saisie très généraliste, permettant d’enregistrer n’importe quel type de pièce comptable. Chaque pièce comptable est constituée de deux à n écritures comptables. On utilise aussi le terme de ligne. Chaque ligne de la pièce correspond à une écriture comptable. La pièce comptable est saisie en deux temps :

è Saisie des données communes de la pièce (journal, date comptable, N° de pièce, échéance…)

è Saisie des différentes lignes de la pièce, avec un ensemble de données caractérisant chaque ligne (N° de compte mouvementé, sens débit-crédit, montant…

Une pièce ne peut être validée que si elle est équilibrée, c'est à dire que le total des montants au débit est égal au total des montants au crédit. Le système s’en assure en fin de saisie de chaque pièce comptable. S'il y a équilibre, la validation de la pièce est immédiate, c'est dire que les écritures comptables correspondantes figurent immédiatement dans l'historique comptable.

Pour faciliter la saisie des lignes d’une pièce comptable, des canevas peuvent être mis en œuvre. La définition des canevas d’écritures est abordée au paragraphe 3.10. Il est conseillé de mettre en place des canevas :

þ pour les pièces pour lesquelles il y a des volumes importants (factures d’achats par exemple)

þ pour les pièces revenant à échéance régulière (remboursement d’un emprunt par exemple)

þ pour les pièces peu fréquentes, mais complexes à passer : un grand nombre de lignes dans des comptes difficiles à mémoriser (OD de paye par exemple, si l’on ne dispose pas d’une procédure d’interface automatisée).

Enfin, et cela sera signalé à nouveau plus loin, il est possible de lettrer un ou plusieurs comptes à la volée, lors de la validation d’une pièce comptable. Cela peut être pratique si l’on utilise cette saisie par pièce pour enregistrer des règlements, tout en sachant qu’il existe des procédures plus spécialisées pour enregistrer les règlement clients et règlements fournisseurs.

La procédure de saisie des écritures par pièce, dite aussi saisie par pièce, est accessible depuis le menu Générale/Saisies/par Pièce.

Saisie journal et date

Le premier écran permet de sélectionner le journal et la date comptable de la pièce. Il propose les zones de saisie suivantes :

ð Date d’écriture. Indiquez la date comptable de l’écriture, c’est à dire la date à laquelle vous voulez comptabiliser la pièce. Il ne s’agit pas obligatoirement de la date d’émission du document à saisir ; par exemple, pour une facture d’achat, la date de facture indiquée par le fournisseur peut être le 15/03/2000, mais vous entrez la pièce en comptabilité au 31/03/2000. La date du document pourra être indiquée sur l’écran qui suit, en tant que date de pièce. Cette date comptable doit être postérieure à la date de dernière clôture de l'exercice comptable, et doit également être postérieure à la date de dernière clôture mensuelle du journal sélectionné ci-après. Elle doit être antérieure à la date limite de saisie autorisée, qui est définie dans la fiche société (voir paragraphe 3.1 rubrique Page 1 – Données générales de la société).

ð Lettrage manuel en fin de saisie pièce. Indiquez O=Oui si vous souhaitez que le système, une fois la pièce saisie et validée, vous propose un écran de lettrage pour chaque compte lettrable ayant été mouvementé par la pièce saisie. Cela peut être pratique si vous saisissez des règlements sur un journal de banque par exemple.

ð Modification de la date ou du journal pour chaque pièce. Indiquez la valeur O=Oui si vous souhaitez que le système revienne sur cet écran une fois la pièce saisie et validée. Dans le cas contraire, le système reviendra sur l’écran de saisie des données communes de la pièce, présenté ci-dessous. Si vous avez un lot de plusieurs pièces à saisir sur le même journal et à la même date comptable, vous pouvez donc gagner un peu de temps en choisissant le valeur N=Non. En revanche, si vous préférez vérifier et confirmer pièce par pièce le code journal et surtout la date comptable, il est préférable de choisir la valeur O=Oui.

Saisie données communes de la pièce

ð Code nature de la pièce. Indiquez le code identifiant la nature de pièce. Ce code est facultatif. Une valeur par défaut peut vous être proposée si cela a été défini au niveau des paramètres du journal. Utilisez si nécessaire la touche de fonction F4=Liste pour retrouver ce code dans la liste des codes existants. L’utilisation des natures de pièce est décrite au paragraphe 3.5

ð Date de la pièce. Saisissez la date de la pièce, c’est à dire la date d’origine du document que vous saisissez, si elle diffère de la date comptable qui est proposée par défaut. Dans le cas des factures d’achats et de ventes, c’est cette date qui sera le point de départ du calcul de l’échéance.

ð N° de la pièce. Indiquez ici le N° de la pièce, qui en principe doit identifier cette pièce de façon unique dans votre système comptable. Selon ce qui a été indiqué dans les paramètres du journal que vous avez choisi sur l’écran 1, plusieurs cas de figure sont possibles :

§ Si le journal est en numérotation automatique, la zone n’est pas proposée en saisie ; vous avez à la place un libellé géré automatiquement.

§ Si le journal n’est pas en numérotation automatique des pièces, le N° de pièce est proposé en saisie. Selon les paramètres du journal (voir paragraphe 3.3 Page 2 – N° de pièce et référence document), la zone N° de pièce peut être obligatoire ou facultative, et un contrôle d’unicité peut éventuellement s’appliquer .

ð Référence document. Indiquez ici, si nécessaire, une référence vous permettant de retrouver plus facilement votre document. Selon la nature de pièce saisie, il peut s’agir du N° de facture du fournisseur si celui-ci n’a pas été porté en tant que N° de pièce (numérotation automatique des pièces sur le journal d’achat, ou utilisation d’un chrono interne pour numéroter les factures d’achat à leur réception), ou encore d’un N° de chèque dans le cas de la saisie d’un règlement. La saisie de cette référence document est obligatoire si on a spécifié un contrôle d’unicité sur cette référence au niveau des paramètres du journal. Le contrôle d’unicité proprement dit ne sera fait que plus loin dans la saisie, lorsque le tiers aura été identifié. En effet, le contrôle d’unicité est réalisé sur Journal/Référence/N° de tiers.

ð Canevas de saisie. Indiquez le code du canevas que vous voulez mettre en œuvre pour vous aider à saisir la pièce. Ce code est facultatif. Une valeur par défaut peut vous être proposée si cela a été défini au niveau des paramètres du journal. Utilisez si nécessaire la touche de fonction F4=Liste pour retrouver ce code dans la liste des canevas possibles pour le journal choisi sur l’écran 1. L’utilisation de canevas en saisie par pièce est décrite au paragraphe 3.10.

ð Substituer par le canevas défini pour le tiers. Conservez la valeur O=Oui si vous souhaitez que le système remplace le canevas indiqué ici par le canevas associé au tiers, s’il en existe un, dès lors que vous aurez identifié le tiers à mouvementer plus loin dans cette saisie. Si vous souhaitez en revanche conserver le canevas choisi plus haut même s’il en existe un autre associé au tiers, indiquez N=Non.

ð Pièce multi-devises. Cette zone n’est présentée que si le module devises a été activé, et si le journal choisi sur l’écran 1 autorise la saisie en devises (voir 3.3 Paramètres journaux). La saisie d’une pièce multi-devises, c’est à dire une pièce comportant plusieurs devises, est une chose relativement rare. Ce mode de saisie peut toutefois s’avérer utile ; citons le cas par exemple d’un achat de devises depuis un compte tenu en Francs : l’achat sera débité sur le compte de banque en devise dans la devise en question, la contre partie en Francs sera portée au crédit du compte de banque tenu en Francs (pour simplifier, on passe sous silence les frais afférents à l’achat de devises).

Dans ce mode multi-devises, la saisie des lignes de la pièce va quelque peu différer du mode habituel, présenté plus loin. Vous saisissez pour chaque ligne de la pièce le montant, le code devise et le cours devise s’il s’agit d’une devise out. Chaque montant est converti en devise de référence. Les montants qui sont affichés ligne par ligne en milieu d’écran, de même que les totaux débit, crédit et solde de la pièce, sont tous exprimés en devise de référence, contrairement au cas d’une saisie pièce mono-devise où ce sont les montants dans la devise d’enregistrement qui apparaissent. Pour une pièce multi-devises, les montants en devise d’enregistrement peuvent être visualisés par la touche de fonction F5=Autre vue ; ils figurent alors en jaune ligne par ligne, sous le montant en devise de référence.

Pour valider la pièce, il faut que celle-ci soit équilibrée en devise de référence (aucun équilibre en devise d’enregistrement ne peut être vérifié puisque la pièce est exprimée dans différentes devises).

ð Libellé écriture. Ce libellé, si vous le renseignez ici, sera pris pour toutes les lignes saisies plus loin pour la pièce. Si vous ne renseignez pas cette zone ici, ce qui est conseillé, vous pourrez le faire ligne par ligne, et le système pourra également vous proposer différents libellés automatiques.

ð Date d'échéance. Indiquez ici, si vous le souhaitez, la date d’échéance de la pièce. Pour ce qui est de la saisie des factures d’achat et de vente, dans bien des cas de figure, celle-ci pourra être calculée automatiquement par le système, à partir de la date de pièce et des conditions de paiement du tiers, dès lors que celui-ci aura été identifié plus loin dans la saisie des lignes de la pièce. Il est donc préférable de ne pas renseigner la date ici.

ð Date de valeur. Saisissez une date de valeur, pour les pièces de banque où celle-ci a un sens. La saisie des dates de valeur est toujours facultative dans LDCompta.

Saisie des lignes de la pièce

La saisie des lignes se fait selon 2 modes distincts : un mode Ajout de lignes, qui est le mode sélectionné par défaut lorsque l'on commence à saisir la pièce comptable ; un mode Modification / suppression de lignes, qui est obtenu depuis le mode Ajout en appuyant sur la touche de fonction F12=Fin d’ajout. Depuis le mode Modification / suppression, il est possible de retourner en mode Ajout grâce à la touche de fonction F6=Créer.

Figure 7 - Saisie des écritures par pièce

Dans les deux modes de fonctionnement, l'écran est constitué de trois parties :

· l'en-tête, qui reprend toutes les informations introduites sur les deux premiers écrans de saisie de la pièce comptable; ces informations sont en affichage uniquement pour certaines ; pour d’autres, il est encore possible d’y accéder en modification, lorsque l’on est en mode Modification / suppression de lignes. Il suffit dans ce mode de déplacer le curseur sur celles-ci et de saisir la nouvelle valeur. Les zones modifiables sont les trois dates pièce, échéance et valeur, ainsi que le code devise (et éventuellement le cours s’il s’agit d’une devise out), si vous êtes en saisie d’une pièce mono-devise. Si vous modifiez ce code devise (ou ce cours) alors qu’une ou plusieurs lignes ont déjà été saisies pour la pièce, les nouveaux code et cours devise s’appliquent à toutes les lignes de la pièce, et les contre-valeurs en devise de référence sont donc recalculées en conséquence.

· la liste des lignes déjà saisies pour la pièce comptable en cours ; cette liste est constituée de 6 lignes à l'écran, mais peut en fait aller bien au-delà. Pour visualiser les lignes non affichées, il faut utiliser les touches de pagination. De plus, l'ordinateur affiche à tout moment le total des débits et crédits enregistrés pour cette pièce, ainsi que le solde de la pièce en rouge si la pièce n’est pas encore équilibrée. Dans le cas d’une pièce saisie en devise (et mono-devise), tous les montants portés dans les colonnes débit et crédit sont exprimés en devise. Pour visualiser les contre-valeurs en devise de référence de chacune des lignes saisies, utilisez la touche F5=Autre vue.

· la ligne de saisie proprement dite, sur laquelle vous travaillez selon le mode en ajout ou modification de ligne. Les informations à renseigner sur la ligne de saisie sont les suivantes :

ð N° compte. Indiquez le N° du compte à mouvementer. Il peut s'agir soit d'un n° de compte général, soit d'un n° de compte auxiliaire. Un n° de compte général est toujours constitué de 6 positions alphanumériques. Il doit être cadré à gauche dans la zone de saisie qui comporte 10 positions. Un n° de compte auxiliaire est constitué d'une racine à deux positions (déclarée dans les paramètres Comptes collectifs) suivie d'un n° de tiers (client, fournisseur ou autre auxiliaire, sur 5 à 8 positions alphanumériques). L'ensemble, s'il fait moins de 10 positions, doit être cadré à gauche dans la zone de saisie, sans aucun séparateur entre la racine et le n° de compte client ou fournisseur. Toutes ces règles sont décrites en détail à la rubrique Saisie d’un N° de compte du paragraphe 2.1, ainsi que la façon d’utiliser la touche F4=Liste pour retrouver dans une liste de sélection n’importe quel type de compte.

Cette zone N° compte est à validation immédiate, c’est à dire que la zone est contrôlée dès la sortie du champ par la touche Zone suivante (mais pas par la touche Tab). L’intérêt est de pouvoir proposer un certain nombre d’informations dès que le compte a été choisi. Ainsi, le libellé du compte apparaît sous le libellé écriture (ligne 21 de l’écran). Un libellé écriture est bien souvent proposé par défaut, en fonction du libellé du compte et des règles de formatage du libellé indiquées soit dans les paramètres programmes, soit dans le canevas utilisé. Le code devise, si le journal autorise une saisie en devises et si ce code n’a pas été indiqué sur l’écran précédent, est lui aussi fonction du compte choisi : soit un code devise a été indiqué dans la fiche du compte, et ce code sera alors proposé pour la pièce, soit aucun code n’est indiqué dans la fiche, et le code de la devise de référence sera proposé par défaut.

ð Libellé. Indiquez le libellé de l’écriture. Dans bien des cas, un libellé pré-formaté vous est proposé, mais il reste modifiable. Attention : si un libellé écriture a été indiqué sur l’écran précédent, le libellé n’est plus modifiable ligne par ligne.

ð Montant. Indiquez le montant de l’écriture, en devise le cas échéant.

ð Code devise. Cette zone n’est présentée que si le module devises a été activé, et si le journal choisi sur l’écran 1 autorise la saisie en devises (voir voir 3.3 Paramètres journaux). Indiquez le code de la devise dans laquelle la pièce doit être enregistrée. Le code qui vous est proposé est fonction du compte indiqué sur la ligne. Dans le cas d’une pièce mono-devise, cette zone n’est proposée en saisie que pour la première ligne de la pièce. Une fois cette première ligne saisie, la zone est présentée en affichage uniquement pour les lignes suivantes. Vous pouvez cependant encore corriger la devise de la pièce globalement, en retournant en mode Modification/suppression de lignes, et en remplaçant le code devise figurant dans la partie haute de l’écran.

ð Code débit crédit. Indiquez D=Débit ou C=Crédit selon le cas. Vous pouvez aussi travailler à partir du clavier numérique, les valeurs 1=Débit, 2=Crédit étant acceptées.

ð Code trésorerie. Ce code est facultatif. Utilisez si nécessaire la touche de fonction F4=Liste pour retrouver ce code dans la liste des codes existants. L’utilisation des codes trésorerie dans LDCompta est décrite au paragraphe 3.1, rubrique Page 3 – Journaux de banque.

ð Affaire analytique. Cette zone n’est présentée que si le module Comptabilité analytique a été activé. Indiquez le code de l’affaire analytique sur laquelle l’écriture doit s’imputer. La saisie de la ventilation analytique d’une écriture comptable est décrite plus en détail ci-après.

ð Section analytique. Cette zone n’est présentée que si le module Comptabilité analytique a été activé. Indiquez le code de la section analytique sur laquelle l’écriture doit s’imputer. La saisie de la ventilation analytique d’une écriture comptable est décrite plus en détail ci-après. Rappel : pour obtenir la fenêtre de sélection des tables de ventilation, frappez la lettre T sur le premier caractère de la zone et appuyez sur F4=Liste.

ð Cours devise. Cette zone n’est présentée sous le montant que si le module devises a été activé, si le journal choisi sur l’écran 1 autorise la saisie en devises (voir voir voir 3.3 Paramètres journaux), et si la devise portée sur la ligne est une devise out . Un cours vous est proposé à partir de celui (ou de ceux) indiqué(s) dans la table des devises. Ce cours peut être fonction de la date comptable de la pièce (voir Gestion historique du cours au paragraphe 3.9). Dans le cas d’une pièce mono-devise, cette zone n’est proposée en saisie que pour la première ligne de la pièce. Une fois cette première ligne saisie, la zone est présentée en affichage uniquement pour les lignes suivantes. Vous pouvez cependant encore corriger la devise de la pièce globalement, en retournant en mode Modification/suppression de lignes, et en remplaçant le cours devise figurant dans la partie haute de l’écran.

Attention : le cours est exprimé par rapport à la devise pivot, qui peut éventuellement être différente de la devise de référence. De plus, la façon d’exprimer le cours peut varier selon le type de cotation retenu : soit Devise/pivot, soit Pivot/Devise.

Une fois ces zones renseignées, le fait d'appuyer sur la touche ENTREE a pour effet de valider la ligne saisie. Celle-ci est alors reportée dans la liste affichée dans la partie médiane de l'écran, les totaux débit-crédit de la pièce sont mis à jour, et l'on peut saisir la ligne suivante.

Si l'on est en mode Modification/suppression de lignes, il faut tout d'abord sélectionner les lignes à modifier ou à supprimer dans la liste affichée sur la partie médiane de l'écran. Cette sélection est faite en frappant le chiffre 2=Modifier ou 4=Supprimer dans la colonne Option en regard de chaque ligne à modifier ou à supprimer. Chaque ligne pointée pour modification ou suppression est ensuite traitée sur la partie basse de l'écran.

Pour terminer la saisie d'une pièce comptable, il faut appuyer sur la touche de fonction F3=Fin de pièce. L'ordinateur vérifie alors que la pièce est équilibrée. Si c'est le cas, l'ensemble des lignes saisies pour cette pièce comptable est enregistré dans l'historique comptable. Un message figurant en ligne 24 vous confirme que la pièce a bien été validée, message reprenant le N° de pièce, la date comptable et le journal mouvementé.

En plus des fonctionnalités évoquées ci-dessus, il est possible :

è d'annuler purement et simplement la totalité d'une pièce comptable en cours de saisie. Il suffit pour cela d'utiliser la touche F12=Fin d’ajout une première fois si l'on est en mode Ajout pour revenir au mode Modification/suppression de lignes, puis F12=Annuler dans ce mode Modification/suppression une deuxième fois pour demander l'annulation de la pièce comptable en cours de saisie, puis en confirmant l’abandon de la saisie par la touche ENTREE dans la fenêtre de confirmation qui s’affiche alors. Si aucune ligne n'a encore été saisie pour la pièce comptable, aucune confirmation n'est nécessaire.

è de visualiser le détail des lignes déjà saisies pour la pièce comptable, avec notamment le libellé du compte mis en jeu, les contre-valeurs en devise de référence dans le cas d’une pièce saisie en devises, et ceci grâce à la touche de fonction F5=Autre vue ;

è de créer un compte général, client ou fournisseur, directement sans sortir de ce programme de saisie d'écritures. Il suffit d'appuyer sur la touche de fonction F6=Créer un compte.

è de rappeler le libellé écriture de la ligne précédente si vous l’avez effacé par mégarde, par F9=Rappel libellé.

è de consulter un compte à la volée. En appuyant sur F20=Solde du compte, le système ouvre une fenêtre pour présenter le solde du compte mouvementé sur la ligne courante, ainsi que les dernières écritures passées sur ce compte (écritures présentées par date décroissante, l’écriture en tête de la liste est donc la plus récente). Si cette fenêtre ne vous permet pas d’accéder à l’information recherchée, vous pouvez encore utiliser la touche F8=Visu compte dans la fenêtre de visualisation du solde.

è de demander au système de calculer automatiquement le sens et le montant de la dernière ligne saisie de telle sorte que la pièce soit équilibrée ; utilisez pour ce faire la touche F21=Contrepartie. Le n° de compte peut lui-aussi être renseigné automatiquement par cette touche, si un compte de contrepartie a été indiqué dans les paramètres du journal choisi sur l’écran 1.

è d’utiliser la touche DUP (touche disponible sur les claviers-écrans de type 5250 uniquement) pour initialiser la valeur d’une zone à partir de celle indiquée pour la ligne précédente, à colonne identique. Lorsque vous appuyez sur la touche DUP, le système remplit la zone avec des symboles bizarres ; ce n’est qu’au moment de la validation de la ligne par la touche ENTREE que le système initialise véritablement la valeur de chaque zone dupliquée de la sorte.

Autres particularités

Calcul automatique de la date d’échéance

Pour les factures d’achat et de vente, la date d’échéance, si elle n’a pas été indiquée sur l’écran 2 (données communes de la pièce), est calculée lors de la validation de la première ligne de la pièce par la touche ENTREE. Le système s’appuie sur les conditions de paiement du tiers pour calculer une échéance à partir de la date de pièce. Un message s’inscrit en ligne 24 pour signaler que l’échéance a été calculée ; la date calculée apparaît en partie haute de l’écran, en gras (ou en blanc sur un écran couleur). Si cette échéance ne vous convient pas, il est toujours possible d’appuyer sur F12=Fin d’ajout pour aller modifier cette date. Une fois la modification réalisée, appuyez sur F6=Créer pour poursuivre la saisie de la pièce.

Saisie avec canevas

Pour bien comprendre l’utilisation qui peut être faite des canevas, et notamment la notion de substitution de canevas en fonction du tiers choisi sur la première ligne de la pièce, reportez vous au paragraphe 3.10. Notez que chaque fois qu’un canevas est utilisé en saisie par pièce, le titre du canevas courant figure en ligne 16, à gauche du total débit-crédit de la pièce. S’il s’agit d’un canevas choisi par substitution (canevas associé au tiers donc), le titre du canevas est présenté en bleu clair sur un écran couleur, alors qu’il apparaît en blanc s’il s’agit du canevas choisi (ou proposé par défaut) sur l’écran 2.

De plus, durant la saisie des lignes de la pièce, vous disposez d’une touche F22=Afficher canevas pour consulter l’ensemble des lignes du canevas qui vont vous être proposées tour à tour.

Enfin, un rappel : pour ignorer une ligne qui est proposée au canevas et passer à la ligne suivante, il faut effacer le montant et le N° de compte avant d’appuyez sur la touche ENTREE.

Numérotation automatique des pièces

Si le journal choisi sur l’écran 1 est à numérotation automatique (voir paragraphe 3.3), on a vu que le N° de pièce ne peut être saisi pour chaque pièce sur l’écran 2; c’est le système qui va l’attribuer, en fonction de la règle de numérotation choisie pour le journal. Le N° de pièce n’est attribué qu’au moment de la validation de la pièce. En effet, dans un contexte multi-utilisateurs, c’est la seule méthode qui permet de s’assurer de la parfaite consécutivité des N° de pièce. Suite à la validation de la pièce donc, le N° ayant été attribué à la dernière pièce saisie est présenté sur l’écran de retour, qui peut être soit l’écran 1 si vous avez choisi l’option O=Oui à l’invite Modification de la date ou du journal pour chaque pièce sur celui-ci, soit l’écran 2 dans le cas contraire. Quel que soit cet écran de retour, le N° attribué à la pièce saisie figure en rouge, en sus du message présenté lui en ligne 24 immédiatement après la validation de la pièce. Ce N° doit normalement être reporté sur le document que l’on vient de saisir, comme repère de saisie.

Lettrage « à la volée »

Si vous avez indiqué la valeur O=Oui à l’invite Lettrage manuel en fin de saisie de la pièce, un écran de lettrage manuel du compte va vous être proposé pour chaque compte lettrable ayant été mouvementé par la pièce validée. Le lettrage manuel d’un compte est présenté en détail au paragraphe 7.1. Il faut noter qu’à ce stade, la pièce est déjà validée ; il n’est donc plus possible de revenir modifier celle-ci de façon simple (par F12=Annuler par exemple) si l’on découvre un problème (erreur de saisie de montant par exemple) lors du lettrage. Il vous faudra passer par la procédure de modification de pièce décrite au paragraphe 4.3.

Rappelons une nouvelle fois que l’utilisation du lettrage dans cette procédure est exceptionnelle, puisqu’il existe des procédures spécialisées pour enregistrer les règlements clients et règlements fournisseurs, procédures mettant en œuvre des mécanismes de lettrage plus évolués.

Ventilation analytique d’une ligne de la pièce

La ventilation analytique des lignes d’une pièce comptable répond à un certain nombre de règles définies à la mise en place du module analytique, la première d’entre elles étant bien sûr d’avoir activé ce module Comptabilité analytique dans la Fiche société. Le module analytique est décrit en détail au chapitre 22.

Pour chaque ligne de la pièce :

· Si la ligne mouvemente un compte comptable ne supportant pas de ventilation analytique, les deux zones Affaire analytique et Section analytique ne doivent pas être renseignées.

· Si la ligne mouvemente un compte comptable supportant une ventilation analytique, une ventilation doit être faite, par l’un des moyens suivants :

è Saisie d’une Affaire analytique et d’une Section analytique directement en partie droite de la ligne. C’est la cas le plus simple. La ligne s’impute sur une seule affaire et une seule section analytique.

è Saisie d’une Affaire analytique et du code d’une table de ventilation analytique, en lieu et place de la Section analytique. Lors de la validation de la pièce, le montant indiqué pour la ligne sera ventilé dans les différentes sections référencées par la table, au prorata des pourcentages indiqués en regard de chaque section. En revanche, l’affaire analytique est unique.

è Saisie d’une seule des deux zones Affaire analytique et Section analytique, l’autre zone étant laissée non renseignée. Ce type de saisie est accepté si le système peut compléter la zone manquante en allant extraire une affaire ou section par défaut que vous auriez inscrit dans le plan comptable pour le compte concerné. Si le système ne trouve pas la valeur manquante dans le plan comptable, il signale une erreur ;

è Aucune des deux zones Affaire analytique et Section analytique n’est renseignée, mais le système peut compléter les deux zones en allant extraire les valeurs par défaut que vous avez inscrites dans le plan comptable pour le compte concerné. L’écriture est alors imputée sur l’affaire et la section indiquées au niveau du plan comptable. Si le système ne peut compléter que l’une des deux valeurs, il signale une erreur.

è Aucune des deux zones Affaire analytique et Section analytique n’est renseignée, et aucune ventilation analytique par défaut n’a été indiquée dans le plan comptable pour ce compte. Le système propose alors l’écran de saisie d’une ventilation analytique détaillée présenté ci-après.

è Enfin, si l’on souhaite obtenir cet écran de saisie d’une ventilation analytique détaillée alors qu’il existe une ventilation par défaut au niveau du plan comptable pour le compte courant, on peut contourner les règles décrites ci-dessus en frappant le caractère * (étoile) dans la zone Affaire analytique ou Section analytique, l’autre zone étant laissée non renseignée ou à la valeur * (étoile) également.

Ventilation analytique détaillée d’une ligne de la pièce

Cet écran permet de ventiler une ligne de la pièce sur plusieurs affaires et sections analytiques. Il permet donc de décomposer la ligne de départ, qui restera unique en comptabilité générale, en autant de lignes analytiques que nécessaire. La seule contrainte étant bien sûr que la somme des lignes de ventilation analytique soit égale au montant de la ligne de départ. Ce montant figure d’ailleurs en partie haute de l’écran de ventilation détaillée.

Pour chaque ligne de ventilation, vous devez indiquer une affaire analytique et une section (les tables de ventilation analytique ne sont plus admises à ce stade), un montant et un sens débit – crédit. Vous pouvez travailler là aussi, comme pour la saisie des lignes de la pièce, en mode Ajout ou Modification/suppression de lignes.

Lorsque vous avez ventilé entièrement la ligne de départ, c’est à dire que la somme des lignes de ventilation est égale au montant de la ligne de départ, vous pouvez valider l’ensemble de la ventilation détaillée en appuyant sur la touche F3=Exit. Vous revenez alors à l’écran de saisie des lignes de la pièce, la ligne courante de la pièce est validée, et vous êtes prêt à saisir la ligne suivante si vous étiez en mode Ajout de lignes.

Si en cours de saisie de la ventilation détaillée, vous choisissez d’abandonner la saisie de la ventilation par F12=Annuler, deux cas de figure sont possibles, selon la valeur choisie pour le paramètre programme Ventilation analytique différée autorisée au niveau de cette procédure (F13 sur premier écran de la saisie pour accéder aux paramètres programmes) :

ð O=Oui. Vous acceptez une ventilation analytique différée de l’écriture. La saisie de la pièce va donc se poursuivre, alors qu’aucune ventilation analytique n’est portée pour l’une au moins des lignes de la pièce. La pièce pourra quand même être validée en l’état ; en effet, en comptabilité générale, la pièce est tout à fait conforme. Pour ce qui est de la comptabilité analytique, il existe une liste vous permettant après coup, en fin de mois par exemple, de faire le point sur toutes les écritures ayant été saisies de la sorte. Il vous faudra alors reprendre ces pièces une à une pour compléter la ventilation analytique. Ce processus est décrit au paragraphe 22.5, rubrique Comptes de résultat non ventilés.

ð N=Non Vous n’acceptez pas de ventilation analytique différée de l’écriture. Le système vous ramène alors à l’écran précédent, dans la saisie de la ligne courante qui n’a toujours pas été validée. Vous devez donc compléter la ventilation analytique au niveau de la ligne, ou modifier le compte général, ou encore abandonner la saisie de cette ligne par F12=Annuler ou F12=Fin d’ajout.

Mise à jour de l’échéancier fournisseurs

Dans le cas ou l'on saisit une pièce comptable sur un journal entraînant la mise à jour de l’échéancier fournisseurs (voir paragraphe 3.3), il y a affichage d'un écran supplémentaire suite à la validation de la pièce, demandée par F3=Fin de pièce.

Le but est de reporter la facture d’achat venant d’être saisie dans l’échéancier fournisseurs. L’échéancier fournisseurs, et l’usage qui peut en être fait dans LDCompta, est présenté en détail au chapitre 12 . N’est évoquée ici que la grille de saisie qui vous est proposée suite à la saisie de la pièce.

Sur cette grille de saisie, la quasi-totalité des informations sont déjà renseignées. Dans la grande majorité des cas, vous n’aurez qu’à les confirmer en appuyant sur F3=Valider l’échéancier.

En partie haute de l’écran sont présentées les données de la facture saisie : journal, date comptable, N° du et nom du tiers, date d’échéance saisie ou calculée pour la facture, et montant de la facture (en devise avec contre-valeur en devise de référence si la pièce a été saisie en devise).

Plus bas figurent les conditions de règlement du tiers : mode et délai de paiement, banque habituelle de paiement (pour un compte fournisseur uniquement, mais pas si le tiers est un client).

Plus bas encore, on trouve des informations sur lesquelles on peut intervenir :

ð Devise de paiement. Par défaut, le système propose la devise d’enregistrement de la facture. Il vous est possible de remplacer cette devise de paiement par la devise de référence (aucun autre choix n’est possible, même pas celui de la seconde devise de paiement définie dans la Fiche société). En cas de remplacement du code devise de paiement, le montant de l’échéance (ou des échéances si vous aviez déjà éclaté la facture en plusieurs échéances) est automatiquement converti dans la nouvelle devise indiquée. Ainsi, si votre devise de référence est le Franc, une facture saisie en Francs sera positionnée en Francs dans l’échéancier, alors qu’une facture saisie en Euros sera positionnée en Euros dans l’échéancier. Pour les factures saisies dans des devises autres et pour lesquelles vous souhaitez qu’il y ait paiement automatique, remplacez le code devise d’enregistrement par le code de la devise de référence sur cet écran, sachant que la chaîne de règlement automatique des fournisseurs ne peut émettre des titres de paiement qu’en devise de référence ou seconde devise de paiement (voir paragraphe 12.4 Comptabilisation et édition des règlements fournisseurs).

ð Fournisseur à payer. On peut indiquer ici un N° de fournisseur à payer, s’il est différent du fournisseur ayant émis la facture. Cela permet de traiter le cas de plus en plus fréquent de l’affacturage. Le N° du fournisseur à payer peut d’ailleurs être inscrit directement dans la fiche d’un fournisseur, si l’affacturage est systématique, de façon à ce que N° soit proposé automatiquement sur cet écran d’alimentation de l’échéancier. Le détail de cette fonction d’affacturage est décrit au paragraphe 12.4.

Enfin, dans la seconde moitié de l’écran figure le tableau des échéances. Seule la première ligne est renseignée, reprenant le montant total de la facture. Il vous est possible de modifier cette ligne, mais aussi d’en ajouter d’autres si la facture doit être éclatée en plusieurs échéances.

Pour chaque échéance, renseignez les zones suivantes :

ð Echéance. Date d'échéance du règlement.

ð Montant. Montant du règlement.

ð Mode de paiement. Code du mode de paiement du règlement.

ð Banque de paiement. Code de la banque à partir de laquelle le règlement devra être émis. Cette zone est facultative. Si vous ne la renseignez pas ici, vous disposerez dans la chaîne de règlement automatique des fournisseurs de plusieurs méthodes pour affecter vos échéances à payer sur une ou plusieurs banques de paiement.

Pour la première ligne qui est renseignée par le système, les données pré-renseignées Echéance et Montant viennent de la facture, le mode de paiement et la banque de paiement (si elle est renseignée) viennent de la fiche du tiers.

Toutes les modifications sont possibles dans le tableau des échéances. Vous pouvez même effacer toutes les lignes du tableau des échéances, y compris la première proposée par le système, si vous ne voulez pas que la facture saisie se reporte dans l’échéancier fournisseurs.

Au moment de la validation par F3=Valider l’échéancier, si la somme des échéances saisies diffère du montant TTC de la facture, un message d’avertissement est émis ; vous pouvez soit accepter cette différence en confirmant par ENTREE, soit retourner modifier votre saisie s’il s’agit d’une erreur. En effet, comme cela est décrit au paragraphe 12.1, l’échéancier fournisseurs est extra-comptable. Vous pouvez donc tout à fait enregistrer une facture en comptabilité pour un montant X et la porter dans l’échéancier pour un montant Y. Le système vous demande simplement une confirmation chaque fois que vous créez une telle désynchronisation entre le compte fournisseur d’une part et l’échéancier fournisseurs d’autre part. Une liste récapitulative des écarts de soldes peut également être imprimée à tout moment ; celle-ci est décrite au paragraphe 12.7.

Paramètres programmes

Les paramètres du programme peuvent être modifiés en appuyant sur la touche de fonction F13 lorsque l'on se trouve sur le premier écran de saisie du programme concerné, et que l'on dispose des droits spéciaux *ALLOBJ. Cette touche de fonction est une touche cachée, c’est à dire qu’elle n’est pas proposée dans la liste des touches de fonction disponibles au bas de l’écran.

L’écran de modification des paramètres programmes de cette procédure de saisie propose les données suivantes :

ð Code journal d'achat pour pré-afficher le compte de TVA. Indiquez le code journal correspondant au journal d’achat. Pour ce journal, il pourra y avoir pré-affichage du compte de TVA en fonction du compte de tiers, et ce même sans utiliser de canevas de saisie. Cela est décrit dans le chapitre traitant de la TVA sur les décaissements, au paragraphe 16.4.

ð Ventilation analytique différée autorisée. Choisissez la valeur O=Oui si vous souhaitez conserver la possibilité de valider une pièce en comptabilité générale alors que la ventilation analytique de cette pièce est incomplète. Voir le paragraphe Ventilation analytique détaillée d’une ligne de la pièce plus haut.

ð Réinitialisation des données de la pièce en fin de transaction. Choisissez la valeur O=Oui si vous souhaitez que les zones de l’écran 2 soient remises à blanc en fin de saisie d’une pièce. Vous devrez alors les re-saisir pour la pièce suivante. Ce mode de saisie est le mode conseillé. Choisissez la valeur N=Non si vous souhaitez conserver les différentes valeurs saisies sur l’écran 2 d’une pièce à l’autre.

ð Libellé écriture par défaut. Choisissez le mode de constitution automatique du libellé de l’écriture, mode qui est utilisé en l’absence d’un autre mode qui serait défini par un canevas.

4.2 Saisie des écritures par folio

Présentation

Comme la procédure de saisie par pièce, la saisie par folio est une procédure de saisie généraliste, permettant d’enregistrer n’importe quel type de pièce comptable. Un folio regroupe une ou plusieurs pièces comptables, chacune étant constituée de deux à n écritures comptables. La saisie d’un folio se fait en plusieurs étapes :

è Création (ou rappel en modification) d’un folio. Lors de la création d’un folio, on identifie le journal et la période (année et mois comptable) concernés

è Saisie des différentes lignes dans le folio, pouvant correspondre à différentes pièces comptables

è Edition du folio, si on le souhaite, cette étape étant facultative

è Validation du folio

Le nombre d'écritures enregistrées dans un folio n'est pas limité. De plus, la saisie d'un folio peut se faire en plusieurs fois. Par exemple, on peut créer un folio le jour "J", saisir un premier paquet d'écritures ce jour là, puis venir compléter ce même folio le lendemain et le valider. Il est possible de sortir à tout moment de la saisie folio, même si le folio en cours n’est pas équilibré. Ce n’est que lors de l’étape de validation que le folio doit impérativement être équilibré.

Toute écriture passée dans un folio peut être modifiée ou supprimée tant que le folio n'a pas été validé. On peut également supprimer l'ensemble d'un folio tant qu'il n'a pas été validé.

Ce n’est que suite à la validation du folio que les écritures comptables correspondantes figurent immédiatement dans l'historique comptable. Tant que le folio n’est pas validé, rien ne figure dans les comptes. Une fois validé, aucune opération de modification/suppression n'est plus possible depuis la saisie folio pour les écritures ayant été validées. Le folio validé n’apparaît plus dans la saisie folio. Les écritures validées par folio se retrouvent dans l'historique comptable sous une forme identique à celles qui proviennent de la saisie des écritures par pièce. Il est possible, selon le choix de gestion des écritures provisoires que vous avez fait dans la fiche société (voir paragraphe 3.1) de les modifier par la procédure de modification d’écritures décrite au paragraphe 4.3.

Attention : la procédure de saisie des écritures par folio permet d'enregistrer simultanément plusieurs folios, mais un folio donné ne peut être mis à jour que par un seul utilisateur à un moment donné.

La procédure de saisie des écritures par folio présente certaines limitations par rapport à la saisie par pièce, limitations qu’il est bon de connaître pour déterminer votre méthode de travail :

o Les journaux pour lesquels vous avez opté pour une numérotation automatique des pièces ne sont pas supportés. En effet, dans la saisie folio, le système utilise le N° de pièce pour scinder les différentes écritures saisies au sein d’un folio en une ou plusieurs pièces. Cela suppose donc que vous ayez saisi un N° de pièce.

o Le lettrage des comptes à la volée n’est pas pris en charge.

o Aucun support de canevas de saisie n’est offert ; la saisie se fait donc sans assistance.

On voit donc, de par ces limitations, que la saisie par folio doit être réservée à des cas bien particuliers : saisie d’un journal d’à nouveaux par exemple, où la saisie est longue et pourra ainsi s’étaler sur plusieurs heures ou même plusieurs jours. Cette procédure peut aussi être utilisée par un stagiaire ; le fait que la mise à jour des comptes ne soit pas instantanée permet de faire contrôler la saisie par une tierce personne (édition du folio par exemple), puis de la valider lorsque tout est correct.

La procédure de saisie des écritures par folio, dite aussi saisie par folio, est accessible depuis le menu Générale/Saisies/par fOlio.

Mise en œuvre

Le premier écran affiché par la procédure vous donne la liste des folios existants pour le dossier de comptabilité courant. Il est possible d'utiliser les touches de pagination si cette liste des folios ne peut être affichée en totalité sur une page d'écran. Pour chaque folio figurant dans cette liste, on trouve en colonne les informations suivantes :

ð le n° du folio; il s'agit d'une numérotation à suivre gérée par l'ordinateur. Le n° du folio est attribué au moment de la création du folio.

ð le code du journal concerné.

ð la période couverte par le folio (mois et année comptable).

ð la date de création du folio.

ð l’identification utilisateur ; il s’agit du profil utilisateur AS/400 utilisé par la personne ayant créé le folio.

ð le solde du folio, c'est à dire la différence entre le total des montants passés au débit et le total des montants passés au crédit pour ce folio. Un folio ne peut être validé que si le solde apparaissant dans cette colonne est nul.

ð le nombre d'écritures passées dans le folio.

Sur cette liste, il est possible d'agir de la façon suivante:

è Créer un nouveau folio ; il suffit pour cela d'utiliser la touche de fonction F6. On arrive alors sur l'écran de création d'un folio, où il faut indiquer le code du journal correspondant à ce folio et la période comptable couverte, sous la forme Mois et Année. Si le module devises a été activé dans la fiche société, vous pouvez aussi choisir à ce stade si le folio sera saisi en devises (choix du code devise ligne à ligne) ou si toutes les lignes du folio seront saisies en devise de référence. Cet écran renseigné, on se retrouve en modification de folio, dans le mode Ajout. Le processus de modification d'un folio est décrit en détail ci-après.

è Modifier un folio existant, ou ce qui revient au même, compléter un folio existant ; il faut alors pointer le folio désiré avec l’option 2=Modifier. Ce processus de modification d'un folio est décrit en détail ci-après.

è Supprimer un folio existant ; il faut alors pointer le folio à supprimer avec l’option 4=Supprimer. Un écran de confirmation de suppression est alors affiché. Si vous appuyez sur ENTREE pour confirmer la suppression, toutes les écritures saisies dans le folio sont effacées, et le folio disparaît de la liste des folios existants.

è Imprimer un folio existant ; il faut alors pointer le folio à imprimer avec l’option 6=Imprimer. Il est possible également d'imprimer tous les folios existants en utilisant la touche de fonction F21.

è Réorganiser un folio existant ; il faut alors pointer le folio à valider avec l’option 7=Réorganiser. Réorganiser un folio consiste à re-numéroter toutes les lignes du folio avec un pas de 1, de façon à récupérer la place des lignes ayant été supprimées dans le folio. Le N° de ligne étant limité à 999, on peut dans certains cas atteindre cette limite même si le folio comporte moins de 999 lignes, si l'on a supprimé de nombreuses lignes dans le folio.

è Valider un folio existant ; il faut alors pointer le folio à valider avec l’option 9=Valider. Un folio ne peut être validé que s'il est équilibré, c'est à dire que le total des montants passés au débit est égal au total des montants passés au crédit. L'ordinateur effectue ce contrôle au moment où vous demandez la validation d'un folio. En cas de déséquilibre, un message d'erreur est émis, et la demande de validation est rejetée. Si le folio est équilibré, et après avoir confirmé votre demande sur un écran intermédiaire, l'ensemble des écritures saisies dans ce folio est transmis dans l'historique comptable, et le folio disparaît de la liste des folios existants.

Modification d'un folio

On entend par modification d'un folio toute action sur les lignes (ou écritures) du folio. Il peut donc s'agir d'ajout de nouvelles lignes au folio, de modification ou de suppression de lignes passées précédemment dans le folio.

La modification d'un folio se fait selon 2 modes distincts :

è un mode Ajout de lignes, qui est le mode sélectionné par défaut lorsqu'on appelle en modification un folio pour lequel aucune ligne n'a encore été saisie ;

è un mode Modification suppression de lignes, qui est le mode sélectionné par défaut lorsqu'on appelle en modification un folio pour lequel au moins une ligne a déjà été saisie.

On peut passer du mode Ajout au mode Modification suppression par la touche de fonction F12. A l'inverse, pour passer du mode Modification suppression au mode Ajout, il faut utiliser la touche de fonction F6.

Dans les deux modes de fonctionnement, l'écran est constitué de trois parties :

o l'en-tête, sur lequel on trouve le n° du folio en cours de modification, le code et le libellé du journal concerné et la période comptable associée; ces informations sont en affichage uniquement, et ne peuvent plus être modifiées à ce stade ;

o la liste des lignes déjà saisies pour le folio en cours de modification; cette liste est constituée de 8 lignes à l'écran, mais il est possible par les touches de pagination de visualiser la totalité du folio. De plus, l'ordinateur affiche à tout moment le total des débits et crédits enregistrés pour ce folio;

o la ligne de saisie proprement dite, avec un libellé spécifiant le mode en cours : Ajout lignes, Modification ou Suppression. Les informations à renseigner sur cette ligne de saisie sont décrites plus loin.

Si l'on est en mode Modification suppression, il faut tout d'abord sélectionner les lignes à modifier ou à supprimer dans la liste affichée sur la partie médiane de l'écran. Cette sélection est faite grâce aux options 2=Modifier et 4=Supprimer à inscrire en regard de chaque ligne à modifier ou à supprimer. Chaque ligne pointée pour modification ou suppression est alors renvoyée en partie basse de l'écran pour être traitée selon le mode désiré : Modification ou Suppression.

Chaque ligne du folio, affichée en partie basse de l'écran, que ce soit en mode Ajout, Modification ou Suppression, comporte les zones suivantes :

ð Jour comptable ; ce jour, associé à la période comptable affichée sur l'en-tête de l'écran, déterminera la date comptable de l'écriture.

ð Nature et N° de pièce. Indiquez le code identifiant la nature de pièce et le N° de pièce. Le code nature de pièce est facultatif. Utilisez si nécessaire la touche de fonction F4=Liste pour retrouver ce code dans la liste des codes existants. L’utilisation des natures de pièce est décrite au paragraphe 3.5. Pour ce qui est du N° de pièce, il doit en principe identifier la pièce de façon unique dans votre système comptable. Selon ce qui a été indiqué dans les paramètres du journal que vous avez choisi pour ce folio, (voir paragraphe 3.3 rubrique Page 2 – N° de pièce et référence document), la zone N° de pièce peut être obligatoire ou facultative, et un contrôle d’unicité peut éventuellement s’appliquer.

ð Date de la pièce. Saisissez la date de la pièce, c’est à dire la date d’origine du document que vous saisissez, si elle diffère de la date comptable du folio. Si vous ne la renseignez pas, le système la prendra égale à la date comptable (jour comptable et période du folio).

ð Date d'échéance. Cette date est facultative.

En sus des zones décrites ci-dessus, on trouve en ligne 20 et 21 le même ensemble de zones que celui proposé en saisie par pièce. Pour une description détaillée de ces zones, reportez vous à la rubrique Saisie des lignes de la pièce du paragraphe 4.1.

La saisie des ventilations analytiques dans la cette saisie est totalement similaire à la saisie par pièce Reportez vous à la rubrique Ventilation analytique d’une ligne de la pièce du paragraphe 4.1 qui décrit cela en détail.

Une fois toutes les zones renseignées en partie basse, le fait d'appuyer sur la touche ENTREE a pour effet de valider la ligne saisie. Celle-ci est alors reportée dans la liste affichée dans la partie médiane de l'écran, les totaux débit-crédit du folio sont mis à jour, et l'on peut saisir la ligne suivante.

Pour sortir du mode modification d'un folio, il faut appuyer sur la touche de fonction F3=Fin du folio. La sortie est toujours possible, même si le folio n'est pas équilibré. Un folio non équilibré devra obligatoirement être rappelé en modification ultérieurement de façon à ce qu'il puisse ensuite être validé.

En plus des fonctionnalités évoquées ci-dessus, il est possible :

è de renseigner automatiquement pour une ligne donnée toutes les zones de la partie haute (depuis le Jour comptable jusqu’à la date d’échéance, ainsi que le libellé écriture) avec les valeurs saisies sur la ligne précédente. Utilisez pour cela la touche F9=Rappel pièce.

è d'annuler toutes les modifications faites sur un folio, c'est à dire de ramener le folio dans l'état où il se trouvait lorsqu'on l'a pointé pour modification dans la liste des folios existants. Cette fonction d'annulation est mise en oeuvre par la touche F12=Fin d’ajout une première fois si l'on est en mode Ajout pour revenir au mode Modification/suppression de lignes, puis F12=Annuler dans ce mode Modification/suppression une deuxième fois pour demander l'annulation des modification du folio, puis en confirmant l’abandon de la saisie par la touche ENTREE dans la fenêtre de confirmation qui s’affiche alors. Si aucune ligne n'a encore été saisie pour la pièce comptable, aucune confirmation n'est nécessaire.

è de visualiser le détail des lignes déjà saisies pour le folio, avec notamment le libellé du compte mis en jeu, les contre-valeurs en devise de référence dans le cas d’un folio saisi en devise, et ceci grâce à la touche de fonction F5=Autre vue ;

è de créer un compte général, client ou fournisseur, directement sans sortir de ce programme de saisie d'écritures. Il suffit d'appuyer sur la touche de fonction F6=Créer un compte.

è de consulter un compte à la volée. En appuyant sur F20=Solde du compte, le système ouvre une fenêtre pour présenter le solde du compte mouvementé sur la ligne courante, ainsi que les dernières écritures passées sur ce compte (écritures présentées par date décroissante, l’écriture en tête de la liste est donc la plus récente). Si cette fenêtre ne vous permet d’accéder à l’information recherchée, vous pouvez encore utiliser la touche F8=Visu compte dans la fenêtre de visualisation du solde.

è de demander au système de calculer automatiquement le sens et le montant de la dernière ligne saisie de telle sorte que le folio soit équilibré ; utilisez pour ce faire la touche F21=Contrepartie. Le n° de compte peut lui-aussi être renseigné automatiquement par cette touche, si un compte de contrepartie a été indiqué dans les paramètres du journal choisi sur l’écran 1.

è D’utiliser la touche DUP (touche disponible sur les claviers-écrans de type 5250 uniquement) pour initialiser la valeur d’une zone à partir de celle indiquée pour la ligne précédente, à colonne identique. Lorsque vous appuyez sur la touche DUP, le système remplit la zone avec des symboles bizarres ; ce n’est qu’au moment de la validation de la ligne par la touche ENTREE que le système initialise véritablement la valeur de chaque zone dupliquée de la sorte.

Cas des journaux entraînant la mise à jour des règlements fournisseurs

Dans le cas d’un folio enregistré sur un journal entraînant la mise à jour de l’échéancier fournisseurs (voir paragraphe 3.3), il y a automatiquement report des écritures passées au compte fournisseur vers l’échéancier fournisseurs, lors de la validation du folio.

Le but est de reporter chaque facture d’achat venant d’être saisie dans l’échéancier fournisseurs. L’échéancier fournisseurs, et l’usage qui peut en être fait dans LDCompta, est présenté en détail au chapitre 12. N’est évoqué ici que le mode de mise à jour de et échéancier depuis la saisie par folio.

Le report du folio dans l’échéancier fournisseurs se fait sans possibilité d'intervention de l'opérateur, contrairement à la saisie des écritures par pièce. Toute écriture passée dans un compte de tiers (client ou fournisseur) déclenche une échéance dans l’échéancier fournisseurs. Les données N° de compte, N° de pièce, Libellé facture, Référence facture, Date de facture, Date d’échéance sont renseignées à partir des zones saisies sur la ligne, respectivement N° de compte, N° de pièce, Libellé écriture, Référence document, Date de pièce, Date d’échéance. Les autres zones de l’échéancier sont renseignées ainsi :

ð Montant de l’échéance. Il s’agit du montant saisi sur la ligne, montant qui peut être en devise ou en devise de référence selon si le folio a été saisi en devise ou pas. Si le folio a été saisi en devises, l’échéance est donc reportée dans l’échéancier dans la devise dans laquelle elle a été saisie.

ð Fournisseur à payer. Si un N° fournisseur à payer a été indiqué dans la fiche du fournisseur mouvementé ici, ce N° fournisseur à payer sera systématiquement reporté sur les échéances relatives à ce tiers saisies par folio.

ð Mode de paiement. C'est celui inscrit dans la fiche du tiers.

ð Banque de paiement. Si un code Banque de paiement a été indiqué dans la fiche du fournisseur mouvementé ici, ce code sera systématiquement reporté sur les échéances relatives à ce tiers saisies par folio. Sinon, la zone sera laissée non renseignée. Dans la chaîne de règlement automatique des fournisseurs, on dispose ensuite de plusieurs méthodes pour affecter les échéances à payer sur une ou plusieurs banques de paiement.

Après validation du folio, il est possible de corriger les échéances ayant été créées de par la saisie folio, en faisant appel à la procédure de gestion de l’échéancier fournisseurs, décrite au paragraphe 12.3.

Particularités des folios saisis en devise

Lors de la création d’un folio, et si le module devises a été activé au niveau de la fiche société, vous devez indiquer si le folio sera saisi en devises ou seulement en devise de référence. Ce choix est irréversible pour le folio : si vous avez commencé à saisir des écritures dans un folio, il n’existe aucun moyen de changer ensuite le mode de saisie du folio. Vous ne pouvez que supprimer le folio et le recréer avec le mode souhaité.

Si vous avez opté pour le mode Saisie en devises, le folio est considéré toujours comme pouvant être multi-devises. Tout fonctionne alors comme dans la saisie d’une pièce multi-devises. Vous saisissez pour chaque ligne de la pièce le montant, le code devise et le cours devise s’il s’agit d’une devise out. Chaque montant est converti en devise de référence dès que la ligne est validée.

Les montants qui sont affichés ligne par ligne en milieu d’écran, de même que les totaux débit, crédit et solde du folio, sont tous exprimés en devise de référence. Les montants en devise d’enregistrement peuvent être visualisés par la touche de fonction F5=Autre vue ; ils figurent alors en jaune ligne par ligne, sous le montant en devise de référence.

Pour valider le folio, il faut que celui-ci soit équilibré en devise de référence (aucun équilibre en devise d’enregistrement ne peut être vérifié puisque le folio peut comporter des montants dans différentes devises).

Folio et N° de lot

Toutes les écritures présentes dans l’historique comptable se voient attribuées, depuis la version 7.00, un N° de lot. Ce N° de lot permet de repérer les groupes d’écritures qui doivent être toujours équilibrés.

En règle générale, un N° de lot est attribué automatiquement par LDCompta pour chaque nouvelle pièce saisie ; en cela, le N° de lot recoupe la notion de pièce comptable. Dans certains cas cependant, on peut obtenir soit des lots multi-pièces, soit des pièces multi-lots (en fait, réutilisation d’un même N° de pièce pour des lots différents).

Pour ce qui est plus particulièrement de la saisie par folio, un folio est validé sous la forme d’un seul lot, et comme ce folio comporte bien souvent différentes pièces comptables, le lot qui en découle sera un lot multi-pièces.

Conséquence pratique : si l’on rappelle une pièce en modification, et que cette pièce avait été saisie par le biais des folios, c’est l’ensemble du lot, et donc du folio, qui va être rappelé en modification.

D’autre part, toutes les écritures saisies dans LDCompta au travers de cette procédure « folio » sont désormais repérées dans l’historique comptable par un N° d’entrée. Cette zone reçoit une valeur de la forme Fnnnnn, nnnnn étant le N° du folio d’origine. Cette zone est la seule trace, une fois le folio validé, du N° du folio d’origine. Elle peut être utilisée lors de recherches ultérieures, pour déterminer qu’elle est l’origine d’une pièce donnée. Cette zone n’apparaît pas directement sur les écrans de consultation, mais on peut la visualiser en appuyant sur F20=Détail après avoir placé le curseur dans la colonne Libellé, depuis la procédure d’interrogation de compte.

4.3 Procédure de modification d'écritures

Présentation

Cette procédure permet de rappeler pour modification toute pièce enregistrée dans LDCompta, quelle que soit la méthode ayant été utilisée pour la saisir : saisie par pièce, par folio, saisie de règlements, ou même interface.

Selon le choix de gestion des écritures provisoires ayant été fait au niveau de la fiche société (voir paragraphe 3.1), vous avez accès à différents types de modification : modification des données non comptables uniquement ou modification de toutes les données de la pièce. Enfin, en tout état de cause, la modification des pièces comptabilisées sur un journal et dans une période close (au sens de la clôture mensuelle des journaux, procédure décrite au paragraphe 11.1) n’est plus possible.

La procédure de modification d’écritures est accessible depuis le menu Utilitaires/prOcédures de contrôles/Modification d’écritures. Comme il s’agit d’une procédure assez sensible, il peut être bon de placer une sécurité sur cette option de menu (mot de passe ou accès limité à certains utilisateurs uniquement) ; la gestion des sécurités sur les menus est décrite au paragraphe 25.1).

Mise en œuvre

Pour modifier une écriture, la première chose à faire consiste à identifier la pièce comptable à modifier. Cette identification se fait grâce à trois critères :

è le journal mouvementé

è la date comptable de l'écriture

è le N° de pièce comptable.

Ces trois critères sont obligatoires. Afin de faciliter la recherche d'une pièce, une touche F7=Rechercher pièce est disponible sur l'écran de saisie de ces critères. Cette touche F7 permet de consulter le journal indiqué, et de sélectionner directement sur l'écran de consultation la pièce à modifier.

Une fois ces trois critères donnés, LDCompta recherche tous les lots vérifiant ceux-ci ; s’il existe plusieurs lots répondant aux trois critères, il vous faudra alors sélectionner l’un d’entre eux. Une fois le lot à modifier parfaitement identifié, toutes les écritures constituant ce lot sont présentées sur l’écran de modification, et ce même si certaines d’entre elles ne correspondent pas aux trois critères indiqués initialement. Des modifications sont alors possibles, soit au niveau de chaque ligne, soit globalement pour l'ensemble des lignes, grâce à la touche de fonction F10=Modifier pièce.

Au niveau de chaque ligne, il est possible de modifier :

§ le numéro de compte mouvementé

§ le libellé de l'écriture

§ le montant et le sens de l'écriture (débit ou crédit)

§ la date de la pièce

§ la date d'échéance

§ la date de valeur

§ le code opération (nature de pièce)

§ le code trésorerie

§ l'imputation analytique.

Au niveau de l'ensemble des lignes, il est possible de modifier :

§ le journal mouvementé

§ le N° de pièce

§ la date comptable

§ le libellé de l'écriture

§ la date de la pièce

§ la date d'échéance

§ la date de valeur

§ le code opération (nature de pièce)

§ le code trésorerie.

Il est également possible d'ajouter ou de supprimer des lignes à la pièce.

Si l'on a opté pour le mode de gestion des écritures provisoires 2=Modif. des données non comptables, les données restant modifiables sont :

Au niveau de chaque ligne :

§ le libellé de l'écriture

§ la date de la pièce

§ la date d'échéance

§ la date de valeur

§ le code opération (nature de pièce)

§ le code trésorerie

§ l'imputation analytique.

Au niveau de l'ensemble des lignes :

§ le libellé de l'écriture

§ la date de la pièce

§ la date d'échéance

§ la date de valeur

§ le code opération (nature de pièce)

§ le code trésorerie.

L'ajout et la suppression de lignes à la pièce ne sont possibles dans ce mode.

Toutes ces modifications font bien sûr l'objet des mêmes contrôles de cohérence (existence des comptes, périodes comptables closes...) que ceux réalisés dans les procédures de saisie classiques utilisées pour enregistrer de nouvelles pièces.

Restrictions d’utilisation

Un certain nombre de restrictions s'applique lors de la modification d'une pièce comptable. Le seul objet de ces restrictions est de garantir l'intégrité du système d'information comptable au travers de la modification des écritures.

è Une pièce ne peut être modifiée que si elle est identifiable par la combinaison des trois critères Code journal - Date comptable - N° de pièce. Si sur certains journaux, vous n’avez pas rendu la saisie du N° de pièce obligatoire, il vous sera impossible d’identifier une pièce de façon précise, et donc de la rappeler en modification. De plus, la pièce ainsi identifiée doit être équilibrée. Si ce n'est pas le cas, la modification de la pièce sera limitée aux seules données non comptables.

è Si la pièce comporte au moins une écriture lettrée ou rapprochée (au sens du rapprochement bancaire), les restrictions suivantes s'appliquent :

· chaque écriture lettrée ou rapprochée ne peut être supprimée ;

· le N° de compte, le montant et le sens de chaque écriture lettrée ou rapprochée ne sont pas modifiables ;

· la date comptable de la pièce n'est pas modifiable.

è Toutes les écritures passées sur le journal d'abonnements ne sont pas modifiables.

è Dans le cas d'une pièce correspondant à un règlement en portefeuille ou déjà remis en banque, les restrictions suivantes s'appliquent :

· le code journal ne peut être modifié ;

· les numéros de compte mouvementés ne peuvent être modifiés ;

· aucune ligne ne peut être ajoutée ou supprimée à la pièce ;

· si le compte Effets à recevoir est géré par mois d'échéance, et que la date d'échéance est modifiée, le n° du compte mouvementé est automatiquement modifié compte tenu de la nouvelle date d'échéance ;

· le montant passé sur le compte Effets à recevoir ou le compte de banque doit toujours rester débiteur.

è Dans le cas d'un journal pour lequel il y a numérotation automatique des pièces, le N° de pièce ne peut être modifié. Dans le même ordre d'idées, si le code journal est remplacé par un code journal pour lequel il y a numérotation automatique, un nouveau n° de pièce est automatiquement attribué lors de la validation de la transaction.

è Enfin, chaque fois qu'une modification est faite sur une écriture mouvementant un compte fournisseur, modification portant sur le montant ou l'échéance de l'écriture, un écran supplémentaire de mise à jour de l'échéancier fournisseurs est proposé.

Règles particulières d’équilibrage en mode Devise

Lors de la saisie initiale d’une pièce comptable en devise, que ce soit en saisie par pièce ou en saisie de règlement client ou fournisseur, LDCompta gère automatiquement les équilibres en devise de référence, et éventuellement en seconde devise de restitution si vous l’avez activée au niveau de la fiche société. Pour cela, il est amené parfois à comptabiliser une ou deux écritures supplémentaires pour passer les différences d’arrondi dans les comptes spécifiques définis dans les paramètres devises. Ces écritures spécifiques d’arrondi sont repérées dans l’historique comptable par une zone cachée nommée DIFFHI. Cette zone prend la valeur :

Þ 1 lorsqu’il s’agit d’une écriture d’arrondi nécessaire pour équilibrer une pièce (ou un lettrage) dans la devise de référence ;

Þ 2 lorsqu’il s’agit d’une écriture d’arrondi nécessaire pour équilibrer une pièce (ou un lettrage) dans la seconde devise de restitution.

Cette zone va permettre de présenter ces écritures spécifiques, que ce soit en consultation ou en édition, en fonction de la devise de restitution demandée. Par exemple, si l’on demande à consulter une pièce en seconde devise de restitution, les écritures d’arrondi de type 1 ne sont pas affichées.

Lors du rappel d’un lot d’écritures en modification, LDCompta va gérer de façon transparente les écritures nécessaires à l’équilibrage en seconde devise de restitution. Il supprimera donc automatiquement les anciennes écritures du lot de type 2 lors de la validation, puis il comptabilisera si nécessaire une nouvelle écriture du même type pour ce lot, compte tenu des nouveaux montants après modification.

En revanche, c’est à vous de gérer l’équilibre en devise de référence. Si une écriture d’arrondi de type 1 avait été nécessaire pour équilibrer le lot lors de la saisie initiale, cette écriture est présentée dans la liste des écritures du lot. Sur l’écran de saisie d’une ligne du lot, ce type d’écriture est identifié par la valeur 1 à l’invite Ecriture de différence. En fonction des modifications que vous pouvez apporter aux différents montants ligne par ligne, il vous faudra soit supprimer purement la ligne correspondant à cet arrondi si elle n’est plus nécessaire (le lot s’équilibre naturellement), soit modifier le montant ou le sens de cette ligne pour obtenir à nouveau l’équilibre en devise de référence.

Notons enfin pour être complet que la même invite Ecriture de différence permet d’identifier les écritures de différence de change, en renseignant la zone à la valeur 9.

4.4 Saisie des OD de différences de change

Une procédure spécifique permet de saisir les OD de différences de change, lorsque celles-ci sont constatées en dehors de toute saisie de règlement. C’est surtout le cas des comptes de banque ouverts en devise out, qu’il faut réajuster périodiquement pour tenir compte de l’évolution du cours de la devise out.

Ce réajustement ne se fait bien souvent qu’au moment de l’établissement d’une situation ; cette procédure n’est donc utilisée que très rarement.

Dans LDCompta, les écritures de différence de change sont identifiées de façon claire dans l’historique comptable par la zone DIFFHI qui prend la valeur 9. Cette spécificité des écritures de différence de change permet de les isoler sur les écrans de consultation de compte par exemple, ou dans la procédure de calcul des provisions pour perte de change décrite au paragraphe 10.3.

Il n’existe pas de moyen simple dans le procédures de saisie d’écritures par pièce ou par folio de mettre à jour cette zone DIFFHI spécifique aux écritures de différences de change. C’est pourquoi il faut comptabiliser ces écritures par la procédure décrite ici. Rappelons toutefois que toutes les différences de change liées à l’enregistrement d’un règlement sont comptabilisées automatiquement dans les procédures de saisie des règlements clients et règlements fournisseurs. La saisie des OD de différence de change décrite ici ne doit être utilisée que pour réajuster le solde de vos comptes de trésorerie tenus en devise out (compte de banque en dollars par exemple), et non pour réajuster les soldes clients ou fournisseurs tenus en devise out.

Pour les comptes de tiers, lors de l’établissement d’une situation, on ne peut que constater des provisions pour pertes de change sur ces comptes, en s’aidant si nécessaire de la procédure de calcul des provisions pour pertes de change. Il ne peut y avoir de réelle constatation du risque de change tant que la créance n’est pas soldée.

Cette procédure est accessible depuis le menu Générale/Saisies/od dIfférences de change.

La procédure est constituée d’un seul écran de saisie, comportant les zones suivantes :

ð Sens de la différence. Choisissez la valeur G=Gain de change ou P=Perte de change.

ð Depuis le compte. Indiquez le compte dans lequel vous voulez constater une différence de change. Il s’agit en général d’un compte de trésorerie.

ð Compte perte ou profit. Indiquez le compte de charges ou produits qui va être mouvementé en contrepartie. Le système propose le compte Perte de change ou Gain de change indiqué dans la fiche société, sur l’écran Paramètres devises, selon le sens de la différence indiqué plus haut.

ð Montant en devise de référence. Indiquez le montant de la différence de change, exprimé en devise de référence.

ð Journal mouvementé. Indiquez le code du journal sur lequel la différence de change va être comptabilisée. On utilise en règle générale le journal d’OD.

ð N° de pièce. Indiquez le N° de pièce qui va être affecté à l’écriture de différence de change qui va être comptabilisée. Si le journal choisi à l’invite précédente est à numérotation automatique, laissez cette zone non renseignée.

ð Date comptable. Indiquez la date à laquelle l’écriture de différence de change va être comptabilisée. Le système propose la date du jour.

ð Code nature de pièce. Indiquez le code nature de pièce à affecter à l’écriture. Ce code est facultatif.

ð Libellé de l’écriture. Indiquez le libellé qui va être affecté à l’écriture de différence de change.

Pour valider l’écriture, appuyez simplement sur ENTREE. Un écran de confirmation de comptabilisation de l’OD est alors affiché, puis la procédure revient sur le premier écran pour le cas où vous auriez une autre OD de différence de change à saisir, dans un autre compte de trésorerie. Utilisez la touche F3=Exit si vous n’avez plus d’autre OD à saisir.

5. Les procédures d’interrogation

5.1 Visualisation d'un compte

Cette procédure permet de visualiser les écritures comptables pour un compte donné, et de calculer le solde du compte. C’est, et de loin, la procédure de consultation et de recherche la plus fréquemment utilisée. Elle est accessible par le menu Générale/Interrogations/Compte. Rappelons que ce menu d’interrogation est également accessible à tout moment en appuyant sur la touche ATTN et en choisissant l’option 9. Interrogations comptables sur le menu de services qui est affiché alors.

Ecran de sélection

Le premier écran de cette procédure de visualisation est un écran de saisie des paramètres de l’interrogation.

Figure 8 - Interrogation d'un compte - Ecran de sélection

Cet écran comprend les données suivantes:

ð N° du compte. Indiquez le N° du compte que vous voulez consulter. Il peut s'agir soit d'un n° de compte général, soit d'un n° de compte auxiliaire. Reportez vous si nécessaire aux règles de saisie d’un N° de compte du paragraphe 2.1, qui décrit également comment utiliser la touche F4=Liste pour retrouver dans une liste de sélection n’importe quel type de compte.

ð A partir du. Il s'agit de la date à partir de laquelle vous souhaitez voir afficher le détail des écritures comptables passées dans le compte. Toutes les écritures ayant une date comptable antérieure à cette date de report seront cumulées, et figureront sous la forme d'une seule écriture de report en début de liste, sauf si vous avez choisi l’option 1=Pas de report à l’invite Report décrite ci-après. Le système propose par défaut la date de début d’exercice. Pour un compte comportant un très grand nombre d’écritures et pour lequel seules les écritures les plus récentes vous intéressent, il est judicieux de modifier cette date ; cela accélèrera l’accès au second écran de la consultation, et évitera d’avoir à paginer sur un grand nombre d’écritures avant de pouvoir consulter les dernières écritures passées dans le compte.

ð Date de solde. Il s'agit de la date à laquelle vous souhaitez connaître le solde du compte. Toutes les écritures ayant une date comptable postérieure à cette date de solde seront ignorées dans la visualisation. Le système propose ici la date du jour. Attention à celle-ci si vous avez comptabilisé des écritures à une date postérieure à la date du jour ; si vous conservez la date de solde proposée par le système, vous ne verrez pas les écritures saisies par anticipation.

§ 1=Automatique. Avec cette valeur, qui est celle proposée par défaut, c’est l’ordinateur qui fait le choix du mode d’affichage du compte, en fonction du code devise par défaut associé au compte à visualiser. Pour un compte paramétré en devises, c’est à dire ayant dans sa fiche (plan comptable, fiche client ou fournisseur) un code devise renseigné et différent de la devise de référence, l’affichage se fera en devises, comme si l’on choisit le mode d’affichage 3=Devises ; sinon, l’affichage se fera en devise de référence, comme si l’on choisit le mode d’affichage 2

§ 2=Devise de référence. L’affichage du compte se fait en devise de référence.

§ 3=Devises. L’affichage du compte se fait en devises ; toutes les écritures sont affichées dans la devise dans laquelle elles ont été saisies.

§ 4=Seconde devise de restitution. L’affichage du compte se fait dans la seconde devise de restitution. La présentation est la même qu’en devise de référence, mais tous les montants sont exprimés dans la seconde devise de restitution. Cette notion de seconde devise de restitution est présentée au paragraphe 2.5. Cette option n’est proposée que si vous avez activé la gestion de la seconde devise de restitution au niveau de la fiche société, en mode 1=Seconde devise mise à jour au niveau de chaque écriture, avec garantie des équilibres.

Les particularités propres à chaque mode d’affichage sont décrites plus loin.

ð Type d'écritures. Cette zone de sélection vous permet de limiter l'affichage aux seules écritures non lettrées, ou aux seules écritures lettrées. Les choix possibles sont:

§ 1=Toutes. Affichage de toutes les écritures, qu'elles soient lettrées ou non;

§ 2=Non lettrées. Affichage des seules écritures non lettrées, ou lettrées avec une date de lettrage postérieure à la date d’arrêté de lettrage déterminée comme indiqué à l’invite ci-dessous ;

§ 3=Lettrées. Affichage des seules écritures lettrées avec une date de lettrage antérieure ou égale à la date d’arrêté de lettrage déterminée comme indiqué à l’invite ci-dessous.

ð Lettrées ou non lettrées au. Indiquez la date d’arrêté à prendre en compte pour déterminer si l’écriture doit être considérée comme lettrée ou pas. Cette zone n’a de sens que si l’on a choisi l’option 2=Non lettrées ou 3=Lettrées à l’invite précédente. Si vous ne renseignez pas cette zone, le système prend la date de solde indiquée plus haut comme date d’arrêté de lettrage, ce qui est le cas le plus fréquent.

ð Lettrages partiels. Cette zone détermine la façon dont vont être présentés les lettrages partiels présents dans le compte. La notion de lettrage partiel est présentée au chapitre 7. Les choix possibles sont :

§ 1=Détail des écritures lettrées. Les écritures lettrées partiellement seront présentées de façon classique, comme toute autre écriture. Le lettrage partiel sera simplement mis en évidence par la présence du code lettrage en regard de l’écriture qui sera affiché en rouge.

§ 2=Solde du lettrage uniquement. Les écritures lettrées partiellement ne seront pas affichées. En revanche, chaque lettrage partiel apparaîtra sous la forme d’une seule ligne (écriture fictive) présentant le solde du lettrage partiel, à la date et avec le libellé indiqués lors de la création du lettrage partiel. Le code lettrage partiel figurera là aussi en rouge ; de plus, la mention Lp figurera en rouge dans la colonne Journal, le lettrage partiel étant une combinaison de plusieurs écritures passées probablement sur des journaux différents, il n’est pas possible d’indiquer précisément quel est le journal concerné. Ce type de présentation est avantageux lorsqu’il y a un grand nombre de lettrages partiels dans le compte (nombreux règlements partiels par exemple) ; on a une vue beaucoup plus synthétique du compte.

Quel que soit le mode d’affichage choisi ici, vous disposez par la suite de la touche de fonction F13=Lettrages partiels pour visualiser en détail tous les lettrages partiels présents dans le compte.

ð Report. Cette zone détermine le traitement qui est fait des écritures ayant une date comptable antérieure à la date indiquée à l’invite A partir de. Les choix possibles sont :

§ 1=Pas de report. Toutes les écritures ayant une date comptable antérieure à cette date de report seront purement et simplement ignorées. De ce fait, ce n’est plus un solde du compte que l’on obtiendra, mais un total des mouvements entre la date de report et la date de solde.

§ 2=Report des écritures antérieures à la période demandée. Toutes les écritures ayant une date comptable antérieure à la date de report seront cumulées, et figureront sous la forme d'une seule écriture de report en début de liste. C’est le mode normal d’utilisation de la consultation.

Les valeurs proposées par défaut aux invites Mode d’affichage, Type d'écritures et Lettrages partiels peuvent être modifiées grâce aux paramètres programmes, accessibles par la touche F13 sur cet écran.

Vous disposez également sur cet écran de deux touches de fonctions particulières, F21=Imprimer le compte et F22=Imprimer relevé. Ces deux touches que l’on retrouve également sur l’écran suivant de consultation sont décrites plus loin.

Ecran d'affichage du compte

C'est l'écran qui est affiché une fois les paramètres saisis sur l'écran précédent.

Figure 9 - Interrogation d'un compte - Affichage en devises

L'affichage est constitué de deux parties :

è l'en-tête, sur lequel on retrouve le n° et le libellé du compte sélectionné, la date de report, la date de solde, le type d'écritures visualisées (Toutes, non lettrées, lettrées uniquement) ainsi que le mode d’affichage sélection : Affichage en francs, Affichage en devises….

è la liste des écritures passées dans le compte, et vérifiant les critères de sélection donnés (date comptable comprise entre la date de report et la date de solde indiquées, état de lettrage concordant avec le type d'écritures indiqué). Cette liste est constituée de 12 lignes à l'écran, mais il est possible par les touches de pagination de visualiser la totalité des écritures passées dans le compte. De plus, l'ordinateur affiche en pied d'écran le solde du compte à la date demandée.

L'affichage des écritures comptables du compte se fait par date comptable croissante. Dans le mode Affichage en devise de référence (ou Affichage en seconde devise de restitution), chaque écriture comporte les zones suivantes :

§ le code journal

§ la date comptable

§ Le n° de pièce comptable

§ La référence et le libellé écriture, complété éventuellement par la date d’échéance

§ le code nature de pièce (F=Facture, A=Avoir...). Pour un compte client, ce code nature de pièce est éventuellement remplacé par le niveau de relance de l’écriture (si l’écriture a déjà fait l’objet d’une ou plusieurs relances, le niveau de relance apparaît sous la forme d’un chiffre compris entre 1 et 9, en rouge et en vidéo inversée), ou encore par un repère Litige (lettre L figurant en rouge et en vidéo inversée) si vous avez ouvert un litige client sur cette écriture. La notion de litige client est présentée au paragraphe 14.3.

§ le montant au débit

§ le code lettrage, si l'écriture a été lettrée

§ le montant au crédit

§ un repère Devise (mention Dv à droite de la colonne Crédit, en rouge), si le module devises a été activé dans la fiche société et que l’écriture a été saisie en devise (c’est à dire dans une devise autre que la devise de référence).

Si l'on demande l'affichage détaillé en appuyant sur la touche de fonction F5=Autre vue, on dispose en plus des informations suivantes:

§ la date de pièce

§ la date d'échéance

§ la date de lettrage, si celle-ci a été lettrée;

§ le n° d'ordre interne de l'écriture (chaque écriture passée dans l'historique comptable est identifiée de façon unique par ce n° d'ordre).

Les touches de fonction disponibles sur cet écran d'affichage du compte sont :

§ F3=Exit. Fin de visualisation, et retour au menu, ou au programme appelant.

§ F5=Autre vue Affichage du détail des écritures comptables.

§ F7=Cumuls. Permet d’accéder à un écran présentant des cumuls mensuels pour le compte donné. Si le compte affiché est un compte client ou fournisseur, on accède à un écran de Cumul de chiffres d’affaires. Si le compte n’est pas un compte client ou fournisseur, on accède par F7 à l’écran de Cumuls Débits-Crédits. Depuis l’écran de Cumul de chiffres d’affaires, on peut accéder à l’écran de Cumuls Débits-Crédits par la touche F10. Ces deux écrans sont présentés plus loin.

§ F8=Fiche. Permet d’accéder à la fiche du compte, que ce soit un compte général, un compte client ou fournisseur. Dans le cas d’un compte client ou fournisseur, on retrouve ainsi toutes les données du tiers : adresse, téléphone, conditions de paiement…

§ F9=En-cours. Cette fonction n’est disponible que si le compte affiché est un compte client. Elle permet d’accéder à l’écran En-cours règlements client décrit plus loin.

§ F10=Affichage en francs ou F10=Affichage en euros. Cette fonction n’est proposée que si vous avez activé la gestion de la seconde devise de restitution au niveau de la fiche société, en mode 1=Seconde devise mise à jour au niveau de chaque écriture, avec garantie des équilibres. Elle permet de basculer entre les modes Affichage en devise de référence et Affichage en seconde devise de restitution. Cela revient à modifier le choix du mode d’affichage effectué sur l’écran précédent.

§ F11=Affichage en devises ou F11=Affichage en francs (ou F11=Affichage en euros si votre devise de référence est l’Euro). Cette fonction n’est proposée que si le module devises a été activé au niveau de la fiche société. Elle permet de basculer entre les modes Affichage en devise de référence et Affichage en devises. Cela revient à modifier le choix du mode d’affichage effectué sur l’écran précédent.

§ F12=Annuler. Retour à l'écran de saisie des paramètres de l'affichage (même effet que la touche ENTREE).

§ F13=Lettrages partiels. Cette fonction permet d’accéder à l’écran Visualisation des lettrages partiels décrit plus loin.

§ F14=Tri/lettrage ou F14=Tri sur date. Permet de basculer entre un tri des écritures par date comptable et un tri par code lettrage. Le tri par code lettrage est très pratique pour comprendre comment le compte a été lettré, c’est à dire quel paiement règle quelle facture. Lorsque l’on trie le compte par code lettrage, les écritures non lettrées, si elles n’ont pas été omises par une sélection du type d’écritures 2=Non lettrées, sont présentées en tête de la liste, puis on trouve ensuite toutes les écritures lettrées, dans l’ordre des codes lettrages, qui correspond normalement à l’ordre chronologique dans lequel les lettrages ont été effectués, du plus ancien au plus récent.

§ F20=Détail . Permet de zoomer sur une information particulière. Le principe d’utilisation de cette touche est de placer le curseur sur l’information que l’on veut zoomer avant d’appuyer sur F20. Selon la colonne où est placé le curseur, le système va basculer vers :

è La visualisation par journal, pour le journal et le mois comptable de la ligne pointée par le curseur

è La visualisation par pièce, pour la pièce de la ligne pointée par le curseur

è La visualisation par référence, pour la référence document de la ligne pointée par le curseur. Pour cela, placez le curseur dans la colonne Libellé, sur les premiers caractères correspondants à la référence du document, avant d’appuyer sur F20.

è La visualisation détaillée Référence document et Libellé écriture. Pour cela, placez le curseur dans la colonne Libellé, au delà des premiers caractères correspondants à la référence du document, avant d’appuyer sur F20. La petite fenêtre qui s’ouvre alors permet de lire le libellé complet, pour le cas où celui-ci était tronqué dans la liste. On trouve également le N° de lot de l’écriture dans cette fenêtre, N° qui peut être utile pour certaines recherches.

è La visualisation d’un litige client, dans le cas d’un compte client uniquement, si le curseur est placé sur le repère Litige d’une écriture client (ce repère est une lettre L figurant en rouge et en vidéo inversée en lieu et place du code nature de pièce). La notion de litige client est présentée au paragraphe 14.3.

è La visualisation de la ventilation analytique de l’écriture, si l’écriture en possède une (module Comptabilité analytique activé au niveau de la fiche société, et écriture passée dans un compte supportant une ventilation analytique). Il faut pour cela placer le curseur sur le montant de l’écriture, figurant dans la colonne Débit ou Crédit avant d’appuyer sur F20.

è La visualisation détaillée en devise. Cette fonction n’est offerte que si le module devises a été activé dans la fiche société. Pour y accéder, placez le curseur soit sur le repère Devise figurant tout à droite de l’écriture (mention Dv en rouge) si le mode d’affichage courant est Affichage en francs ou Affichage en euros, soit sur le code devise de l’écriture si le mode d’affichage courant est Affichage en devises. La fenêtre qui s’ouvre présente le montant de l’écriture en devises suivi du code de la devise, le cours utilisé lors de la saisie s’il s’agit d’une devise out, la contre-valeur en devise de référence, et la contre-valeur en seconde devise de restitution si celle-ci a été activée dans la fiche société.

§ F21=Imprimer compte. Permet de basculer directement dans la procédure d'édition d'un compte. Les paramètres choisis pour l'affichage du compte sont transmis à la procédure d'édition. Cette procédure, qui peut également être appelée directement depuis un menu, est décrite au paragraphe 6.9.

§ F22=Imprimer relevé. Cette fonction n’est disponible que si le compte affiché est un compte client. Permet de basculer directement dans la procédure d'édition d'un relevé de compte client, pour le compte affiché. Cette procédure, qui peut également être appelée directement depuis un menu, est décrite au paragraphe 6.10.

§ F24=Autres touches. Faute de place, il n’est pas possible d’afficher en permanence le guide opérateur de toutes les touches de fonction disponibles sur cet écran. La touche F24 permet de permuter l’affichage de ce guide de façon à lister toutes les touches disponibles. En tout état de cause, si vous connaissez l’usage d’une touche, elle peut être mise en œuvre directement même si elle n’apparaît pas dans la liste des touches figurant en partie basse de l’écran.

Ecran d'affichage du compte en devises

Dans le mode Affichage en devises, chaque écriture comporte les zones suivantes :

§ le code journal

§ la date comptable

§ Le n° de pièce comptable

§ La référence et le libellé écriture, complété éventuellement par la date d’échéance

§ le code lettrage, si l'écriture a été lettrée

§ le montant au débit ou au crédit, suivi du code devise

Si l'on demande l'affichage détaillé en appuyant sur la touche de fonction F5=Autre vue, on dispose en plus des informations suivantes:

§ la date de pièce

§ la date d'échéance

§ le cours de la devise, dans le cas d’une écriture en devise out

§ le montant au débit ou au crédit en devise de référence

Dans ce mode d’affichage, le solde du compte est présenté lui aussi en devise, mais seulement si toutes les écritures passées dans le compte sont dans la même devise. S’il existe des écritures dans plusieurs devises, le solde du compte est présenté en devise de référence ; il faut alors utiliser la touche de fonction F7=Cumuls pour visualiser des soldes par devise.

Les touches de fonctions disponibles dans ce mode sont les mêmes que pour le mode décrit précédemment, les différences ne portant que sur la touche F7=Cumuls. En effet, dans ce mode Affichage en devises, la touche F7 ne bascule pas vers l’écran de cumuls de chiffres d’affaires ou de cumuls débits-crédits, mais vers un écran de cumuls par devises, écran présenté plus loin.

Ecran cumuls de chiffres d’affaires

Cet écran est accessible par la touche F7=Cumuls depuis l’écran présentant la liste des écritures du compte, si le compte est un compte client ou fournisseur.

Il présente des chiffres d’affaires TTC, et non pas hors-taxes ; en fait, il s’agit simplement du cumuls des factures et avoirs figurant dans le compte. Il faut bien évidemment que le système puisse repérer les écritures correspondant à des factures et à des avoirs. Pour cela, allez dans les paramètres de ce programme (F13 sur le premier écran), et renseignez les codes natures de pièce correspondant aux factures et avoirs à l’invite Natures de pièce à prendre en compte pour calculer le C.A. Indiquez aussi le code du journal des à nouveaux si vous ne voulez pas que les à nouveaux se cumulent dans le chiffre d’affaires du premier mois de l’exercice.

L’écran comporte une ligne par mois comptable, pour chaque mois comptable depuis le début de l’exercice jusqu’à la date de solde demandée, et 4 colonnes correspondant respectivement au total des factures TTC, total des avoirs TTC, chiffre d’affaires TTC du mois (différence factures moins avoirs), et enfin au chiffre d’affaires cumulé depuis le début de l’exercice.

Les totaux des 4 colonnes sont présentés en partie basse.

La touche de fonction F10=Afficher solde permet de basculer sur l’écran de cumul Débits-Crédits.

Ecran cumuls débits-crédits

Cet écran est accessible par la touche F7=Cumuls depuis l’écran présentant la liste des écritures du compte, si le compte n’est pas un compte client ou fournisseur, ou depuis l’écran de cumul de chiffres d’affaires par la touche F10=Afficher solde.

L’écran comporte une ligne par mois comptable, pour chaque mois comptable depuis le début de l’exercice jusqu’à la date de solde demandée, et 4 colonnes correspondant respectivement au total des débits, total des crédits, solde du mois (différence débits moins crédits), et enfin au solde du compte arrêté à la fin du mois donné.

Les totaux des 4 colonnes sont présentés en partie basse.

Ecran cumuls par devises

Cet écran peut être obtenu par la touche de fonction F7=Cumuls, depuis l’écran d’affichage d’un compte en mode devises (en lieu et place de l’affichage des cumuls débit-crédit ou de chiffres d’affaires pour un compte affiché en devise de référence).

Sur cet écran, on trouve deux colonnes :

Cumul des mouvements

Il s’agit du cumul de tous les mouvements regroupés par code devise, d’une part en devises, d’autre part en devise de référence. Dans cette colonne, on trouve éventuellement une ou deux lignes qui somment les différences de change et d’arrondi qui ont été comptabilisées en automatique. En effet, celles-ci sont isolées pour les mettre en évidence ; elles ne sont pas regroupées avec les éventuels montants en devise de référence comptabilisés sur le compte.

Notez que le total de la colonne en devise de référence donne le solde du compte en devise de référence.

Montants restant dû

Il s’agit du cumul des seuls mouvements non lettrés, regroupés par code devise, d’une part en devises, d’autre part en devise de référence. Dans la mesure où chaque facture est lettrée par un règlement dans la même devise, le montant restant dû dans cette devise est égal au cumul des mouvements. En revanche, dès lors que la devise du règlement diffère de celles des factures, les montants restant dus devise par devise ne correspondent plus aux cumuls des mouvements.

Ecran en-cours règlements clients

Cet écran est accessible par la touche F9=En-cours depuis l’écran présentant la liste des écritures du compte, si le compte est un compte client. Il présente ce que l’on appelle l’en-cours financier du client, ou encore le risque financier.

L’écran est divisé en deux parties. La partie haute regroupe des données de cumuls pour le compte client concerné :

ð Solde du compte. Solde du compte client, en devise de référence

ð Règlements en portefeuille. Total des règlements en portefeuille pour ce client.

ð Règlements remis en banque non échus. Total des règlements ayant déjà été remis en banque, mais dont la date de remise ou la date d’échéance sont postérieures à la date du jour, en incorporant un délai supplémentaire qui est fonction du mode de paiement (voir Nombre de jours de rétention pour risque d'impayé défini dans les paramètres codes paiement, paragraphe 3.6).

ð Total en cours financier. Somme des trois montants décrits ci-dessus. Il s’agit là du risque financier encouru sur ce client.

ð A l’acceptation. Total des traites émises à l’acceptation et non encore retournées. Ce total ne doit pas être ajouté à l’en cours financier, car il est déjà compris dans le solde du compte client. Les traites émises à l’acceptation ne sont en effet pas comptabilisées dans le compte du client tant qu’elles n’ont pas été retournées par le client et saisies dans la procédure de gestion des traites à l’acceptation. De ce fait, la facture correspondante est non lettrée dans le compte client, et justifie le solde du compte.

ð Plafond de crédit. Il s’agit du plafond de crédit que vous pouvez définir dans la fiche du client. Si aucun plafond n’est défini dans la fiche client, cette zone n’est pas présentée ici.

ð Reste autorisé ou Dépassement. Il s’agit de la différence entre le plafond de crédit et l’en cours financier ayant été calculé comme indiqué ci-dessus. Si aucun plafond n’est défini dans la fiche client, cette zone n’est pas présentée ici.

La partie basse présente la liste de tous les règlements clients inclus dans l’un des montants Règlements en portefeuille, Règlements remis en banque non échus, ou A l’acceptation. Pour chaque règlement, le système présente :

§ Le mode de paiement

§ La date de pièce (date d’émission de la traite si traite à l’acceptation)

§ La date d’échéance

§ Le N° de pièce du règlement

§ Le montant

§ L’état (en portefeuille, remis en banque, à l’acceptation)

§ Pour un règlement déjà remis en banque, le code de la banque et la date de remise

§ Par F5=Autre vue, on peut visualiser la domiciliation du règlement, la référence tiré associée, ainsi que le N° du bordereau de remise en banque sur lequel figure le règlement.

Ecran visualisation des lettrages partiels

Cet écran est accessible par la touche F13=Lettrages partiels depuis l’écran présentant la liste des écritures du compte. Il présente la liste de tous les lettrages partiels effectués sur ce compte. On peut basculer entre un affichage en devise de référence et un affichage en devises par la touche de fonction F11.

Par l’option 5=Afficher, on accède à l’écran de visualisation détaillée d’un lettrage partiel. Sur celui-ci figurent toutes les données saisies pour le lettrage partiel :

§ Le code et le libellé du lettrage partiel

§ Le N° de pièce et la nature de pièce attribués au lettrage partiel (facultatif)

§ La date comptable

§ La date d’échéance choisie pour le lettrage partiel

§ Le solde du lettrage partiel

§ Le commentaire associé, en partie droite, si vous en avez saisi un

En partie basse figure la liste des écritures concernées par ce lettrage partiel (celles que vous avez pointées sur l’écran de lettrage avant de valider votre lettrage partiel).

La visualisation détaillée est proposée en devise de référence ou en devises, selon le mode d’affichage ayant été choisi sur l’écran précédent.

Paramètres programmes

L’écran de modification des paramètres programmes de cette procédure de consultation propose les données suivantes :

ð Mode d’affichage. Choisissez le mode d’affichage proposé par défaut, si vous avez activé le module devises dans la fiche société.

ð Chargement date d'échéance dans la partie droite du libellé écriture. Indiquez 2=Pour tous les comptes si vous voulez que le système inscrive la date d’échéance en partie droite de la colonne Libellé écriture, quel que soit le type de compte affiché. Indiquez la valeur 1=Pour les comptes clients uniquement si vous ne souhaitez le faire que pour les comptes clients. Indiquez la valeur 0=Jamais si ce mode de présentation de la date d’échéance ne vous convient pas. La date d’échéance est dans tous les cas affichée sur la 2^ème ligne de chaque écriture, 2^ème ligne qui est présentée si l’on appuie sur la touche F5=Autre vue. En fonction du choix fait ici, cette date d’échéance est présentée en plus dans la colonne Libellé, mais seulement si les 7 positions de droite de cette colonne sont à blanc, sachant que la colonne reçoit la concaténation des zones Référence document et Libellé écriture.

ð Type d'écritures. Choisissez le type de sélection proposé par défaut, sélection relative aux écritures lettrées.

ð Lettrages partiels. Choisissez le mode d’affichage proposé par défaut pour ce qui est des lettrages partiels.

ð Natures de pièce à prendre en compte pour calculer le C.A. Indiquez les codes natures de pièce identifiant les factures et avoirs, dans les comptes clients et fournisseurs. Les pièces ainsi identifiées seront sommées pour calculer les chiffres d’affaires présentés sur l’écran correspondant, accessible par la touche de fonction F7=Cumuls.

ð Ignorer Journal des à nouveaux. Indiquez ici le code journal des à nouveaux, si vous souhaitez que les pièces reprises en à nouveaux soient omises de l’écran de cumul des chiffres d’affaires. Si vous n’omettez pas ces pièces, celles ci sont cumulées avec le véritable chiffre d’affaires du premier mois de l’exercice, faussant alors ces sommes.

5.2 Visualisation d'écritures par montant

Cette procédure permet de rechercher une écriture comptable à partir d’un montant. On peut ainsi s'assurer qu'une écriture a bien été passée par exemple, ou retrouver dans quel compte une écriture donnée a été passée. De façon plus générale, cette procédure peut être utilisée chaque fois qu'un problème de localisation d'une écriture se pose, pourvu que l'on connaisse le montant de l'écriture en question, même de façon approximative.

Elle est accessible par le menu Générale/Interrogations/Montant.

Cette procédure de visualisation est constituée d'un écran de saisie des critères de recherche, et d'un écran d'affichage proprement dit.

Ecran de saisie des critères de recherche

Il comprend les données suivantes:

ð Montant recherché (en devise de référence). Indiquer ici le montant de l'écriture recherchée, exprimé en devise de référence. Si ce montant n'est connu que de façon approximative, il faut utiliser simultanément cette zone Montant recherché et la zone Ecart toléré décrite ci-dessous.

ð Montant recherché (en seconde devise de restitution). Indiquer ici le montant de l'écriture recherchée, exprimé en seconde devise de restitution. Cette zone n’est proposée que si vous avez activé la seconde devise de restitution dans la fiche société. Un et un seul des deux montants recherchés peut et doit être renseigné. Si ce montant n'est connu que de façon approximative, on peut là aussi utiliser simultanément la zone Ecart toléré décrite ci-dessous.

ð Ecart toléré. Cette zone ne doit être renseignée que si le montant exact de l'écriture ou des écritures recherchées n'est pas connu. Il faut alors indiquer ici l'écart maximum toléré en valeur absolue entre le montant indiqué dans la zone précédente, et le montant des écritures comptables lues dans l'historique comptable. Par exemple, pour sélectionner toutes les écritures dont le montant est compris entre 900 et 1200, il faut indiquer 1050 dans la zone Montant recherché, et 150 dans la zone Ecart toléré.

ð Distinction débit/crédit. Cette zone de sélection vous permet de limiter la recherche aux seules écritures passées au débit ou au crédit. Les choix possibles sont:

§ 1=Débit. Recherche parmi les écritures passées au débit d'un compte uniquement

§ 2=Crédit. Recherche parmi les écritures passées au crédit d'un compte uniquement

§ 3=Tout. Recherche parmi toutes les écritures, qu'elles soient passées au débit ou crédit d'un compte.

ð Comptes commençant par. Cette zone de sélection permet de limiter la recherche à certains comptes, en fonction du début de n° compte. Par exemple, pour rechercher une écriture de charge, on peut indiquer 6 en première position de cette zone. La recherche n'aura alors lieu que dans les comptes de la classe 6. Dans le cas d'une recherche portant sur des comptes auxiliaires, il faut indiquer la racine du compte à deux positions, suivie du début du n° de client ou fournisseur.

ð Type de comptes. Cette zone de sélection est utilisée en combinaison avec la zone Comptes commençant par décrite ci-dessus. Elle permet, dans le cas où la zone Comptes commençant par est renseignée, d'indiquer s'il s'agit d'un début de n° de compte général, ou d'un début de n° de compte auxiliaire.

Remarque concernant les recherches en seconde devise de restitution

En fait, la recherche est faite toujours sur le montant en devise de référence, le système ne disposant pas d’un index sur la zone Montant en seconde devise de restitution qui garantirait un temps de réponse acceptable. Lorsque l’on demande une recherche sur cette seconde devise, le système convertit donc le montant recherché en devise de référence et effectue la recherche sur ce montant converti. Il peut donc y avoir dans certains cas de figure des divergences liées à ce mode de fonctionnement.

Ecran d'affichage du résultat de la recherche

L'affichage des écritures comptables sélectionnées se fait par N° d'ordre interne croissant, c'est à dire dans l'ordre où elles ont été saisies. Chaque écriture comporte les zones suivantes :

§ Le n° de compte général

§ Le type et le n° de compte auxiliaire (F=Fournisseur, C=Client)

§ Le code journal

§ La référence document et le libellé écriture

§ Le montant au débit, en devise si le module devises a été activé

§ Le montant au crédit, en devise si le module devises a été activé

§ Le code devise, si le module devises a été activé

Si l'on demande l'affichage détaillé en appuyant sur la touche de fonction F5=Autre vue, on dispose en plus des informations suivantes :

§ La date comptable de l'écriture

§ La date de la pièce comptable

§ La contre-valeur en devise de référence, utile dans le cas d’une écriture saisie en devises

§ La nature de pièce et le N° de pièce

§ Le code lettrage, si l'écriture a été lettrée;

§ Le n° d'ordre interne de l'écriture

§ La contre-valeur en seconde devise de restitution, si celle-ci a été activée dans la fiche société.

5.3 Visualisation d'écritures par n° de pièce

Cette procédure permet de visualiser les écritures comptables en fonction de leur n° de pièce comptable (N° de facture par exemple). L'interrogation peut être faite sur un N° de pièce exact ou, si ce n° de pièce exact n'est pas connu, sur un début de n° de pièce comptable.

Elle est accessible par le menu Générale/Interrogations/Pièce.

Cette procédure de visualisation est constituée d'un écran de saisie des paramètres de l'affichage, et d'un écran d'affichage proprement dit.

Ecran de sélection

Cet écran est le premier écran affiché par la procédure. Il comprend les données suivantes :

ð N° de pièce. Indiquer le de pièce comptable à afficher. Si ce n° de pièce comptable n'est pas parfaitement connu, il est possible de se contenter d'une partie du n° de pièce seulement.

ð Code journal. Indiquer le code du journal de la pièce à afficher. Cette zone est facultative. Si vous ne renseignez pas cette zone, toutes les pièces répondant aux autres critères de recherche (N° de pièce notamment) seront affichées, quel que soit le journal sur lequel elles figurent.

ð Date d’écriture. Indiquer la date comptable de la pièce à afficher. Cette zone est facultative. Si vous ne renseignez pas cette zone, toutes les pièces répondant aux autres critères de recherche (N° de pièce notamment) seront affichées, quelle que soit la date à laquelle elles ont été comptabilisées

ð Type de recherche. Cette zone permet d'indiquer si le n° de pièce indiqué dans la zone précédente est un n° de pièce exact, ou s'il s'agit seulement d'un début de n° de pièce. Les choix possibles sont :

§ 1=N° de pièce exact. Seules les écritures ayant le même n° de pièce que celui indiqué dans la zone précédente seront sélectionnées.

§ 2=N° commençant par. Toutes les écritures dont le n° de pièce commence par les caractères frappés dans la zone précédente seront sélectionnées. Par exemple, si l'on a indiqué 235 dans la zone N° de pièce et que l'on demande une recherche de type 2=N° commençant par, les écritures dont le n° de pièce est 23521, 23526, 235944 seront toutes sélectionnées.

§ 1=Automatique. Avec cette valeur, qui est celle proposée par défaut, c’est le système qui fait le choix du mode d’affichage. S’il existe au moins une écriture saisie en devise (c’est à dire dans une devise autre que la devise de référence) parmi toutes les écritures répondant aux critères de recherche, l’affichage se fera en devises, comme si l’on choisit le mode d’affichage 3=Devises ; sinon, l’affichage se fera en devise de référence, comme si l’on choisit le mode d’affichage 2.

§ 2=Devise de référence. L’affichage se fait en devise de référence.

§ 3=Devises. L’affichage se fait en devises ; toutes les écritures sont affichées dans la devise dans laquelle elles ont été saisies.

§ 4=Seconde devise de restitution. L’affichage se fait dans la seconde devise de restitution. La présentation est la même qu’en devise de référence, mais tous les montants sont exprimés dans la seconde devise de restitution. Cette notion de seconde devise de restitution est présentée au paragraphe 2.5. Cette option n’est proposée que si vous avez activé la gestion de la seconde devise de restitution au niveau de la fiche société, en mode 1=Seconde devise mise à jour au niveau de chaque écriture, avec garantie des équilibres.

Ecran d'affichage des écritures sélectionnées

C'est l'écran qui présente la liste des écritures vérifiant les critères de sélection énoncés sur l'écran de saisie des paramètres. L'affichage des écritures comptables sélectionnées se fait par N° d'ordre interne croissant, c'est à dire dans l'ordre ou elles ont été saisies. Chaque écriture comporte les zones suivantes :

§ Le n° de compte général

§ Le type et le n° de compte auxiliaire (F=Fournisseur, C=Client)

§ Le code journal

§ Le n° de pièce comptable

§ La date de la pièce comptable

§ La date comptable

§ Le montant au débit

§ Le montant au crédit

Si l'on demande l'affichage détaillé en appuyant sur la touche de fonction F5=Autre vue, on dispose en plus des informations suivantes :

§ La référence document et le libellé écriture

§ La date d'échéance

§ Le code nature de la pièce

§ Le code lettrage, si l'écriture a été lettrée

§ La date de lettrage, si l'écriture est lettrée

§ Le n° d'ordre interne de l'écriture.

Les touches de fonction disponibles sur cet écran d'affichage du compte sont :

è La visualisation par compte, pour le compte général ou auxiliaire de la ligne pointée par le curseur

è La visualisation par journal, pour le journal et le mois comptable de la ligne pointée par le curseur

5.4 Visualisation d'écritures par référence

Cette procédure permet de visualiser les écritures comptables en fonction de leur référence document. L'interrogation peut être faite sur une référence exacte ou, si cette référence exacte n'est pas connue, sur un début de référence.

Elle est accessible par le menu Générale/Interrogations/Référence.

Le fonctionnement et l’ergonomie de cette procédure étant totalement identiques à ceux de la procédure de visualisation d’écritures par pièce, en intervertissant partout le N° de pièce par la référence document, nous n’avons pas jugé utile de la décrire ici en détail. Reportez vous si nécessaire à la description de la procédure de visualisation par pièce, au paragraphe précédent.

5.5 Visualisation d'écritures par journal

Cette procédure permet de visualiser les écritures comptables d’un journal donné

Elle est accessible par le menu Générale/Interrogations/Journal.

Cette procédure de visualisation est constituée d'un écran de saisie des paramètres de l'affichage, et d'un écran d'affichage proprement dit.

Ecran de sélection

Cet écran est le premier écran affiché par la procédure. Il comprend les données suivantes :

ð Code journal. Indiquer le code du journal à visualiser.

ð Date début et Date fin. Indiquer la période à visualiser. Le système propose depuis le premier jour de l’exercice jusqu’à la date du jour.

ð Type d'écritures. Cette zone de sélection vous permet de limiter l'affichage aux seules écritures non lettrées, ou aux seules écritures lettrées. Les choix possibles sont:

§ 1=Toutes. Affichage de toutes les écritures, qu'elles soient lettrées ou non;

§ 3=Lettrées. Affichage des seules écritures lettrées avec une date de lettrage antérieure ou égale à la date d’arrêté de lettrage déterminée comme indiqué à l’invite ci-dessous.

ð Lettrées ou non lettrées au. Indiquez la date d’arrêté à prendre en compte pour déterminer si l’écriture doit être considérée comme lettrée ou pas. Cette zone n’a de sens que si l’on a choisi l’option 2=Non lettrées ou 3=Lettrées à l’invite précédente. Si vous ne renseignez pas cette zone, le système prend la date de fin de période indiquée plus haut comme date d’arrêté de lettrage, ce qui est le cas le plus fréquent.

§ 1=Devise de référence. L’affichage se fait en devise de référence.

§ 2=Devises. L’affichage se fait en devises ; toutes les écritures sont affichées dans la devise dans laquelle elles ont été saisies.

§ 3=Seconde devise de restitution. L’affichage se fait dans la seconde devise de restitution. La présentation est la même qu’en devise de référence, mais tous les montants sont exprimés dans la seconde devise de restitution. Cette notion de seconde devise de restitution est présentée au paragraphe 2.5. Cette option n’est proposée que si vous avez activé la gestion de la seconde devise de restitution au niveau de la fiche société, en mode 1=Seconde devise mise à jour au niveau de chaque écriture, avec garantie des équilibres.

ð Compte général. Cette zone de sélection permet de limiter l'affichage aux seules écritures passées dans le compte général indiqué. Cette zone est facultative. Vous pouvez indiquer un N° de compte collectif, pour voir toutes les écritures clients sur un journal de ventes par exemple.

ð N° client. Cette zone de sélection permet de limiter l'affichage à un seul compte client. Cette zone est facultative.

ð N° fournisseur. Cette zone de sélection permet de limiter l'affichage à un seul compte fournisseur. Cette zone est facultative.

ð Auxiliaire. Cette zone de sélection permet de limiter l'affichage à un seul compte de type autre auxiliaire. Cette zone est facultative.

Ecran d'affichage des écritures sélectionnées

C'est l'écran qui présente la liste des écritures vérifiant les critères de sélection énoncés sur l'écran de saisie des paramètres. L'affichage des écritures comptables sélectionnées se fait par date comptable. Chaque écriture comporte les zones suivantes :

§ Le n° de compte général

§ Le n° de compte auxiliaire

§ La référence document et le libellé écriture

§ Le code nature de la pièce

§ Le montant au débit

§ Le code lettrage, si l'écriture a été lettrée

§ Le montant au crédit

Si l'on demande l'affichage détaillé en appuyant sur la touche de fonction F5=Autre vue, on dispose en plus des informations suivantes :

§ La date comptable

§ Le n° de pièce comptable

§ La date de la pièce

§ La date d'échéance

§ La date de lettrage, si l'écriture est lettrée

§ Le n° d'ordre interne de l'écriture

Les touches de fonction disponibles sur cet écran d'affichage du compte sont :

è La visualisation par compte, pour le compte général ou auxiliaire de la ligne pointée par le curseur

è La visualisation par référence, pour la référence document de la ligne pointée par le curseur. Pour cela, placez le curseur dans la colonne Libellé, sur les premiers caractères correspondants à la référence du document, avant d’appuyer sur F20.

6. Les procédures d’éditions

Toutes les éditions produites par LDCompta respectent un certain nombre de standard dont les principaux sont décrits ci-dessous :

· Lors de la demande de l’état, on dispose toujours d’un écran permettant de sélectionner l’imprimante sur laquelle sera dirigé l’état, le nombre d’exemplaires souhaités, ainsi que le format de papier, à choisir parmi trois formats de papier différents décrits plus loin. Le système propose des valeurs par défaut, l’imprimante étant celle associée au profil utilisateur AS/400 courant, le format de papier provenant lui de la valeur indiquée dans la fiche société (voir paragraphe 3.1, rubrique Page 5 – Autres données). Les trois formats disponibles sont :

· Sur tous les états imprimés, l’en-tête de page reprend un ensemble de données facilitant l’identification précise de l’état :

§ en haut à gauche, on trouve le libellé du dossier comptable (société), ainsi que le nom du programme ayant produit l’impression.

§ en haut à droite figurent la date et l’heure d’édition, et le N° de page de l’état.

§ Chaque fois qu’un état présente des montants, on trouve soit en regard le code devise, soit en tête de page ou en regard des totaux la monnaie dans laquelle les montants sont exprimés (devise de référence ou seconde devise de restitution).

Enfin, on peut aussi intervenir de façon plus pointue sur n’importe lequel des mots-clés présents au niveau d’un fichier spoule AS/400 (qualité d’impression, degré de rotation, fond de page…), pour régler certains problèmes spécifiques aux imprimantes Laser en attachement réseau ou en émulation Client Access par exemple. Reportez vous si nécessaire au paragraphe 25.2 Gestion des fichiers spoules qui décrit les modalités de configuration envisageables.

6.1 Edition des journaux

Cette procédure permet d'éditer tous les types de journaux. Elle est accessible par l’option de menu Générale/Editions/Journaux/Journaux.

Un journal peut toujours être édité, même après une clôture mensuelle. Tous les journaux ont la même présentation.

Lors de la demande d’édition, un premier écran permet de sélectionner à partir d’une liste de tous les journaux ouverts dans le dossier comptable courant le ou les journaux à éditer. Vous pouvez également depuis cet écran demander à éditer tous les journaux par la touche F21=Tous les journaux.

Le deuxième écran comporte les zones suivantes :

ð Période à éditer – Depuis le – Jusqu’au. Indiquez la période pour laquelle vous voulez imprimer le ou les journaux. Par défaut, le système propose du premier jour du mois courant jusqu’à la date du jour.

ð Option de tri pour le journal détaillé. Choisissez le critère de tri du journal, parmi les 3 possibles :

§ 1=Par date comptable et N° de pièce. Option de tri par défaut, convenant dans la grande majorité des cas

§ 2=Par N° de pièce et date comptable. Tri permettant de retrouver l’ordre dans lequel les pièces ont été saisies, si l’on dispose d’une numérotation des pièces chronologiques (ce qui est le cas si vous avez opté pour une numérotation automatique des pièces sur le journal en question).

§ 3=Par compte, date et N° pièce. Très pratique pour le journal des à nouveaux

Enfin, le troisième écran comporte les zones suivantes :

ð Option de restitution. Cette zone n’est présentée que si vous avez activé le module devises dans la fiche société. Vous avez le choix entre 3 formules possibles :

§ 1=Devise de référence. Tous les montants seront présentés en devise de référence, quelle que soit la devise dans laquelle les pièces ont été saisies.

§ 2=Devises. Tous les montants seront présentés dans la devise dans laquelle ils ont été saisis, accompagnés de leur contre-valeur en devise de référence.

§ 3=Seconde devise de restitution. Cette option n’est proposée que si vous avez activé la seconde devise de restitution au niveau de la fiche société. Tous les montants seront présentés en seconde devise de restitution. La présentation est la même que pour l’option 1, seule la devise diffère. Attention : si vous avez choisi le mode de gestion 2=Seconde devise calculée par conversion unitaire simple de chaque montant élémentaire au niveau de la fiche société, les journaux présentés dans cette seconde devise peuvent ne pas être équilibrés du fait des arrondis consécutifs aux conversions unitaires de chaque écriture.

ð Imprimante. Indiquez le nom de l’imprimante sur laquelle l’état doit être dirigé.

ð Format de papier. Indiquez le format de papier souhaité. Dans le format 198 colonnes, l’état comporte davantage d’informations, puisque l’on dispose de 198 colonnes au lieu de 132 dans les autres formats.

ð Nombre d'exemplaires. Il s'agit du nombre de copies souhaitées pour les journaux. Un journal est constitué de deux parties:

§ le journal proprement dit, c'est à dire la liste détaillée de toutes les écritures passées sur le journal ;

§ un récapitulatif ne présentant qu’une ligne par compte général, avec le total des mouvements du journal pour chaque compte général.

Vous pouvez agir sur le nombre d'exemplaires pour chacune de ces deux parties. Il est possible également d'indiquer 0 dans le nombre d'exemplaires si vous ne voulez pas éditer l'une des deux parties du journal.

Le travail d’édition est toujours soumis en traitement par lot (traitement batch). Il y a soumission d'un travail distinct pour chaque journal sélectionné sur le premier écran. Le nom du travail soumis est JOURNAL_XX, avec XX égal au code du journal sélectionné. Le fichier spoule résultant porte le même nom.

Rappel : si la mention *** Edition provisoire *** apparaît en haut à gauche de l’état, reportez vous au paragraphe 2.4 pour comprendre la signification de ce libellé.

6.2 Edition de l'état de contrôle des journaux

Cette procédure permet d'éditer un état de contrôle des journaux, appelé aussi parfois balance des journaux. Cet état donne les cumuls des mouvements mois par mois et en cumul depuis le début de l’exercice, pour chaque journal.

La procédure est accessible depuis le menu Générale/Editions/Journaux/Contrôle des journaux.

Lors de l'appel de la procédure, il y a affichage d'un écran de saisie des paramètres d'édition. Cet écran est composé des zones suivantes :

ð Etat arrêté à fin du mois. Indiquez ici le mois comptable sur lequel il faut arrêter l'état de contrôle. Par défaut, le système propose le mois en cours.

ð Reprise de l’exercice précédent. Cette zone n'a de signification que lorsque vous avez deux exercices ouverts simultanément. Il est dans ce cas possible d'éditer un état de contrôle pour n'importe lequel des deux exercices. Si on lance l'édition de l'état de contrôle sur l'exercice le plus récent, par exemple édition de l’état arrêté au mois 03/2000, dernière clôture annuelle effectuée au 31/12/1998, exercice de 12 mois, on a la possibilité soit de reprendre les écritures de l'exercice précédent (celles de 1999), soit de les ignorer. La date de prochaine clôture, c'est à dire celle qui permet de distinguer les écritures de l'exercice précédent (ici 31/12/1999), est calculée à partir de la date de la dernière clôture effectuée (31/12/1998) et du nombre de mois de l'exercice (12), informations portées toutes deux dans la fiche société. Les choix possibles sont:

§ O=Oui. Les écritures de l'exercice précédent sont reprises en totalité.

§ N=Non. Les écritures de l'exercice précédent sont ignorées.

Un second écran permet de choisir les paramètres d’impression :

ð Option de restitution. Cette zone n’est proposée que si vous avez activé la seconde devise de restitution au niveau de la fiche société. Vous avez le choix entre 2 formules possibles :

§ 1=Devise de référence. Ce sont les montants en devise de référence, écriture par écriture, qui sont cumulés.

§ 2=Seconde devise de restitution.. Tous les montants sont présentés en seconde devise de restitution. Selon le mode de gestion choisi pour la seconde devise de restitution, le traitement diffère. Dans le mode 1=Seconde devise mise à jour au niveau de chaque écriture, avec garantie des équilibres, ce sont les montants en seconde devise de restitution, écriture par écriture, qui sont cumulés. Dans le mode 2=Seconde devise calculée par conversion unitaire simple de chaque montant élémentaire, le système convertit le montant, écriture par écriture, de la devise de référence vers la seconde devise restitution, puis cumule ces montants convertis. De ce fait, l’état de contrôle présenté fait apparaître de nombreux écarts débits-crédits, suite aux arrondis des conversions unitaires que l’on cumule.

ð Imprimante. Indiquez le nom de l’imprimante sur laquelle l’état doit être dirigé.

ð Format de papier. Indiquez le format de papier souhaité. Dans le format 198 colonnes, l’état est présenté avec les 12 mois en colonnes, plus une colonne pour le total exercice. Dans les formats 132 colonnes, les 12 mois sont présentés sur 2 lignes, janvier à juin d’une part, juillet à décembre sur la deuxième ligne, avec toujours la dernière colonne pour le total exercice.

ð Nombre d'exemplaires.

L’état imprimé comporte une ligne par journal (ou deux en format 132 colonnes, les mois juillet à décembre étant présentés sous les mois janvier à juin). On a une colonne par mois dans laquelle apparaît le total des mouvements au débit pour le journal et le mois en question. La dernière colonne présente le total des mouvements au débit depuis le début de l’exercice jusqu’à la date d’arrêté de l’état.

Si le journal présente un déséquilibre pour un mois donné, une seconde ligne est présentée avec la mention Total au crédit en partie droite, et les totaux des mouvements au crédit s’impriment sous les totaux de mouvements au débit, mois par mois et en cumul exercice.

En fin d’état, on trouve une ligne où s’inscrivent les totaux de mouvements au débit tous journaux confondus, mois par mois et en cumul exercice dans la dernière colonne, avec là aussi une seconde ligne pour les totaux au crédit en cas de déséquilibre uniquement.

Rappel : si la mention *** Edition provisoire *** apparaît en haut à gauche de l’état, reportez vous au paragraphe 2.4 pour comprendre la signification de ce libellé.

6.3 Edition de la balance générale

Cette procédure permet d'éditer la balance générale. Elle est accessible depuis le menu Générale/Editions/Balances/Générale.

L'édition de la balance des comptes généraux se fait toujours en repartant de l'historique comptable. Il n'existe aucun fichier de cumuls des comptes. En revanche, pour les comptes collectifs (clients, fournisseurs ou autres auxiliaires), la balance générale ne traite que les écritures de centralisation présentes dans les comptes collectifs, et ignore le détail des écritures auxiliaires des comptes clients, fournisseurs et autres auxiliaires.

Lors de l'appel de la procédure, il y a affichage d'un écran de saisie des paramètres d'édition. Cet écran est composé des zones suivantes :

ð Balance à fin du mois. Indiquez ici le mois comptable sur lequel il faut arrêter la balance. Par défaut, le système propose le mois en cours.

ð Reprise de l’exercice précédent. Cette zone n'a de signification que lorsque vous avez deux exercices ouverts simultanément. Il est dans ce cas possible d'éditer une balance pour n'importe lequel des deux exercices. Si on lance l'édition de la balance sur l'exercice le plus récent, par exemple édition arrêtée au mois 03/2000, dernière clôture annuelle effectuée au 31/12/1998, exercice de 12 mois, on a la possibilité soit de reprendre les écritures de l'exercice précédent (celles de 1999), soit de les ignorer, soit enfin de présenter la balance comme si la clôture d’exercice au 31/12/99 avait été effectuée. La date de prochaine clôture, c'est à dire celle qui permet de distinguer les écritures de l'exercice précédent (ici 31/12/1999), est calculée à partir de la date de la dernière clôture effectuée (31/12/1998) et du nombre de mois de l'exercice (12), informations portées toutes deux dans la fiche société. Les choix possibles sont:

§ O=Oui. Les écritures de l'exercice précédent sont reprises en totalité. Les soldes de la balance seront justes, mais les totaux mouvements de l'exercice couvriront les deux exercices en cours.

§ N=Non. Les écritures de l'exercice précédent sont ignorées. Les totaux mouvements et soldes de l'exercice seront corrects, mais il manquera les reports à nouveau.

§ C=Clôture provisoire. Présente la balance comme si la clôture de l’exercice précédent avait été réalisée. Cette simulation de clôture consiste à :

· pour les comptes de classes 1 à 5, les écritures de l'exercice précédent sont reprises en solde uniquement ;

ð A partir du compte – Jusqu’au compte. Indiquez l’intervalle de comptes à traiter. Par défaut, le système propose d’imprimer tous les comptes.

ð Masque de sélection des comptes. Permet d’effectuer une sélection des comptes plus fine que celle possible par les deux zones décrites ci-dessus (sélection par intervalle). Par exemple, en indiquant « 6 1 » dans ce masque, vous sélectionnez tous les comptes commençant par 6 et dont le dernier chiffre à droite est 1. Ce type de sélection est très pratique lorsque l'on a ouvert des comptes de charges et produits par établissement, en utilisant une position du N° de compte pour spécifier l'établissement concerné. La sélection par masque peut être combinée avec une sélection par intervalle.

ð Choix de la présentation. Vous avez la possibilité de demander un interligne simple ou un interligne double.

Un second écran permet de choisir les paramètres d’impression. Cet écran est identique à celui proposé pour l’état de contrôle des journaux, présenté en page 24.

L’état imprimé comporte une ligne par compte, avec des sous-totaux pour chaque niveau ayant été demandé dans le plan comptable (classe de comptes à 1, 2 ou 3 chiffres). Pour chaque ligne, on trouve le N° du compte, le libellé, les totaux débit-crédit de la période (la période étant le mois demandé pour l’arrêté de la balance), la date du dernier mouvement dans le compte, les totaux débit-crédit de l’exercice, et le solde débiteur ou créditeur du compte. Dans les formats 132 colonnes, les totaux débit-crédit de la période et la date de dernier mouvement sont omis.

Rappel : si la mention *** Edition provisoire *** apparaît en haut à gauche de l’état, reportez vous au paragraphe 2.4 pour comprendre la signification de ce libellé.

Suite à chaque édition de balance générale, on dispose dans le fichier nommé CPBALGEN de la bibliothèque CPTxLIB, x étant le code du dossier comptable courant, des données correspondant à la balance : un enregistrement par compte général, avec le N° du compte, le libellé, les totaux débit-crédit et le solde débiteur ou créditeur. Ce fichier peut être transféré dans un logiciel tableur sur micro-ordinateur par exemple, via un logiciel de transfert de fichiers tel que Client Access pour AS/400.

6.4 Edition de la balance clients ou fournisseurs

Cette procédure permet d'éditer les balances auxiliaires clients et fournisseurs. Elle est accessible depuis les options de menu Générale/Editions/Balances/Clients et Générale/Editions/Balances/Fournisseurs.

Lors de l'appel de la procédure, il y a affichage d'un écran de saisie des paramètres d'édition. Cet écran est composé des zones suivantes :

ð Balance à fin du mois. Indiquez ici le mois comptable sur lequel il faut arrêter la balance. Par défaut, le système propose le mois en cours.

ð Présentation par ordre des. Vous avez le choix pour l’ordre de présentation des comptes clients ou fournisseurs entre :

§ 1=N° clients ou 1=N° fournisseurs.

§ 2=Noms condensés. Permet d’obtenir une balance dans l’ordre alphabétique des comptes.

ð Reprise de l’exercice précédent. Cette zone n'a de signification que lorsque vous avez deux exercices ouverts simultanément. Il est dans ce cas possible d'éditer une balance pour n'importe lequel des deux exercices. Si on lance l'édition de la balance sur l'exercice le plus récent, par exemple édition arrêtée au mois 03/2000, dernière clôture annuelle effectuée au 31/12/1998, exercice de 12 mois, on a la possibilité soit de reprendre les écritures de l'exercice précédent (celles de 1999), soit de les ignorer. La date de prochaine clôture, c'est à dire celle qui permet de distinguer les écritures de l'exercice précédent (ici 31/12/1999), est calculée à partir de la date de la dernière clôture effectuée (31/12/1998) et du nombre de mois de l'exercice (12), informations portées toutes deux dans la fiche société. Les choix possibles sont:

§ N=Non. Les écritures de l'exercice précédent sont ignorées. Les totaux mouvements et soldes de l'exercice seront corrects, mais il manquera les reports à nouveau.

ð Choix de la présentation. Vous avez la possibilité de demander un interligne simple ou un interligne double.

ð Code compte collectif. Indiquez le code du compte collectif (code racine) si vous ne voulez traiter qu’un seul compte collectif, et s’il existe plusieurs comptes collectifs de type clients ou fournisseurs. Par défaut, le système traite tous les collectifs du type demandé, c’est à dire client ou fournisseur.

ð A partir du compte – Jusqu’au compte. Indiquez l’intervalle de comptes clients ou fournisseurs à traiter. Par défaut, le système propose d’imprimer tous les comptes. Attention : le N° du tiers doit être saisi ici sans le code racine.

Un second écran permet de choisir les paramètres d’impression. Cet écran est identique à celui proposé pour l’état de contrôle des journaux, présenté en page 24.

L’état imprimé comporte une ligne par compte, avec des sous-totaux pour compte collectif. Pour chaque ligne, on trouve le N° du compte, le libellé, les totaux débit-crédit de la période (la période étant le mois demandé pour l’arrêté de la balance), la date du dernier mouvement dans le compte, les totaux débit-crédit de l’exercice, et le solde débiteur ou créditeur du compte. Dans les formats 132 colonnes, les totaux débit-crédit de la période et la date de dernier mouvement sont omis.

Rappel : si la mention *** Edition provisoire *** apparaît en haut à gauche de l’état, reportez vous au paragraphe 2.4 pour comprendre la signification de ce libellé.

6.5 Edition de la balance autres auxiliaires

Cette procédure permet d'éditer les balances des comptes auxiliaires autre que clients ou fournisseurs. Elle est accessible depuis le menu Générale/Editions/Balances/autre auXiliaire.

Lors de l'appel de la procédure, il y a affichage d'un écran de saisie des paramètres d'édition. Cet écran est composé des zones suivantes :

ð Code compte collectif. Indiquez le code du compte collectif (code racine) si vous ne voulez traiter qu’un seul compte collectif. Par défaut, le système traite tous les collectifs du type autre auxiliaire, c’est à dire autre que client ou fournisseur.

ð Balance à fin du mois. Indiquez ici le mois comptable sur lequel il faut arrêter la balance. Par défaut, le système propose le mois en cours.

ð Reprise de l’exercice précédent. Cette zone n'a de signification que lorsque vous avez deux exercices ouverts simultanément. Il est dans ce cas possible d'éditer une balance pour n'importe lequel des deux exercices. Si on lance l'édition de la balance sur l'exercice le plus récent, par exemple édition arrêtée au mois 03/2000, dernière clôture annuelle effectuée au 31/12/1998, exercice de 12 mois, on a la possibilité soit de reprendre les écritures de l'exercice précédent (celles de 1999), soit de les ignorer. La date de prochaine clôture, c'est à dire celle qui permet de distinguer les écritures de l'exercice précédent (ici 31/12/1999), est calculée à partir de la date de la dernière clôture effectuée (31/12/1998) et du nombre de mois de l'exercice (12), informations portées toutes deux dans la fiche société. Les choix possibles sont:

§ N=Non. Les écritures de l'exercice précédent sont ignorées. Les totaux mouvements et soldes de l'exercice seront corrects, mais il manquera les reports à nouveau.

ð Choix de la présentation. Vous avez la possibilité de demander un interligne simple ou un interligne double.

Un second écran permet de choisir les paramètres d’impression. Cet écran est identique à celui proposé pour l’état de contrôle des journaux, présenté en page 24.

L’état imprimé a la même forme qu’une balance client ou fournisseur, présentée au paragraphe précédent.

6.6 Edition du grand-livre des comptes généraux

Cette procédure permet d'éditer le grand-livre des comptes généraux. Elle est accessible depuis le menu Générale/Editions/Grands-livres/Général.

Lors de l'appel de la procédure, il y a affichage d'un écran de saisie des paramètres d'édition. Cet écran est composé des zones suivantes :

ð Grand livre à fin du mois. Indiquez ici le mois comptable sur lequel il faut arrêter l’état. Par défaut, le système propose le mois en cours.

ð Edition du détail des écritures. Indiquez O=Oui pour que les écritures comptables s’impriment en détail sur le grand livre. Si vous ne souhaitez imprimer que les soldes des comptes, avec éventuellement les totaux mensuels, choisissez ici la valeur N=Non.

ð Si Oui, à partir du. Si vous avez choisi la valeur O=Oui à l’invite précédente, vous pouvez indiquer ici la date à partir de laquelle les écritures comptables s’impriment en détail. Si une date est indiquée, toutes les écritures antérieures à cette date seront cumulées en une seule ligne de report. Si aucune date n’est indiquée, toutes les écritures s’impriment depuis le début de l’exercice.

ð Edition de sous-totaux par mois. Indiquez O=Oui si vous voulez voir apparaître des lignes de totalisation des mouvements mois par mois. Ces lignes de totalisations mensuelles s’intercalent entre les écritures comptables, au sein de chaque compte.

ð Prise en compte des centralisations. La centralisation des écritures sur le grand-livre consiste à ne présenter qu’une seule ligne de totalisation par journal et mois comptable, cette ligne reprenant le cumul des mouvements débits et crédits, en lieu et place du détail des écritures comptables. On peut ainsi diminuer de façon significative le volume papier des grands-livres, sachant que le détail des mouvements peut être retrouvé sur les journaux. Cette centralisation ne s’effectue que pour les journaux et les comptes pour lesquels cela a été demandé explicitement, au niveau des paramètres journaux et du plan comptable. De plus, il n’y a centralisation que pour les mois comptables clos. Les mois non clos restent présentés en détail.

Il faut insister sur le fait que cette centralisation n'est qu'un artifice de programmation. Dans le fichier historique comptable, on conserve toujours le détail de toutes les écritures comptables passées réellement. Lors de l'édition des grands-livres, et si la centralisation est souhaitée, il y a cumul des écritures à centraliser par journal et période comptable. On ne fait figurer qu'une seule ligne cumul sur l'état, sous le libellé CENTRALISATION XX YY/ZZ, avec XX = Code du journal centralisé, YY = Mois comptable, et ZZ = Année comptable. Même après clôture mensuelle du journal, il donc possible si vous le souhaitez de ne pas centraliser les écritures, et de reprendre le détail de toutes les écritures.

Les choix possibles sont :

§ O=Oui. Les centralisations seront prises en compte, conformément aux paramétrages ayant été mis en place, tel que cela est décrit ci-dessus.

§ N=Non. Aucune centralisation ne sera faite.

ð Reprise de l’exercice précédent. Cette zone n'a de signification que lorsque vous avez deux exercices ouverts simultanément. Il est dans ce cas possible d'éditer un grand-livre pour n'importe lequel des deux exercices. Si on lance l'édition du grand-livre sur l'exercice le plus récent, par exemple édition arrêtée au mois 03/2000, dernière clôture annuelle effectuée au 31/12/1998, exercice de 12 mois, on a la possibilité soit de reprendre les écritures de l'exercice précédent (celles de 1999), soit de les ignorer, soit enfin de présenter le grand-livre comme si la clôture d’exercice au 31/12/99 avait été effectuée. La date de prochaine clôture, c'est à dire celle qui permet de distinguer les écritures de l'exercice précédent (ici 31/12/1999), est calculée à partir de la date de la dernière clôture effectuée (31/12/1998) et du nombre de mois de l'exercice (12), informations portées toutes deux dans la fiche société. Les choix possibles sont:

§ O=Oui. Les écritures de l'exercice précédent sont reprises en totalité. On a donc le détail de tous les mouvements des deux exercices. Vous pouvez éventuellement demander le détail des écritures à partir de la date de début du second exercice, mais cela ne reviendra pas exactement au même que l’option C=Clôture provisoire décrite ci-dessous, pour les cumuls de mouvements notamment, et pour les comptes de charges et produits.

§ N=Non. Les écritures de l'exercice précédent sont ignorées purement et simplement. Attention : pour les comptes de bilan, on n’aura donc pas de report à nouveau de l’exercice précédent.

§ C=Clôture provisoire. Présente le grand-livre comme si la clôture de l’exercice précédent avait été réalisée. Cette simulation de clôture consiste à :

· pour les comptes de classes 1 à 5, les écritures de l'exercice précédent sont reprises sous la forme d’une écriture de report à nouveau ;

· pour les comptes de classes 6 et 7, les écritures de l'exercice précédent ne sont pas reprises dans les comptes, mais sont sommées pour déterminer le résultat provisoire. Ce résultat provisoire apparaît sous la forme d’une écriture fictive dans un compte Résultat en instance d'affectation, ce compte étant paramétré dans la fiche société. L’écriture est fictive dans le sens où elle n’existe pas réellement dans le compte ; si on interroge ce compte Résultat en instance d’affectation, on ne la verra pas.

ð A partir du compte – Jusqu’au compte. Indiquez l’intervalle de comptes à traiter. Par défaut, le système propose d’imprimer tous les comptes.

ð Masque de sélection des comptes. Permet d’effectuer une sélection des comptes plus fine que celle possible par les deux zones décrites ci-dessus (sélection par intervalle). Par exemple, en indiquant « 6 1 » dans ce masque, vous sélectionnez tous les comptes commençant par 6 et dont le dernier chiffre à droite est 1. Ce type de sélection est très pratique lorsqu'on a ouvert des comptes de charges et produits par établissement, en utilisant une position du N° de compte pour spécifier l'établissement concerné. La sélection par masque peut être combinée avec une sélection par intervalle.

Lorsqu’on valide ce premier écran par la touche ENTREE, un second écran de saisie de paramètres est proposé. Il est composé des zones suivantes :

ð Type d'écritures. Cette zone de sélection vous permet de limiter l'édition aux seules écritures non lettrées, ou aux seules écritures lettrées. Les choix possibles sont :

§ 1=Toutes. Impression de toutes les écritures, qu'elles soient lettrées ou non ;

§ 2=Non lettrées. Impression des seules écritures non lettrées, ou lettrées avec une date de lettrage postérieure à la date d’arrêté de lettrage déterminée comme indiqué à l’invite ci-dessous ;

§ 3=Lettrées. Impression des seules écritures lettrées avec une date de lettrage antérieure ou égale à la date d’arrêté de lettrage déterminée comme indiqué à l’invite ci-dessous.

ð Lettrées ou non lettrées au. Indiquez la date d’arrêté à prendre en compte pour déterminer si l’écriture doit être considérée comme lettrée ou pas. Cette zone n’a de sens que si l’on a choisi l’option 2=Non lettrées ou 3=Lettrées à l’invite précédente. Si vous ne renseignez pas cette zone, le système prend la date d’arrêté du grand-livre comme date d’arrêté de lettrage, ce qui est le cas le plus fréquent.

Les autres zones présentées sur cet écran sont identiques à celles proposées pour l’état de contrôle des journaux ; elles sont décrites en page 24.

Présentation du grand-livre

Pour chaque compte, on trouve :

· une partie en-tête qui identifie le compte (N° de compte et libellé du compte).

· une écriture de report, qui cumule toutes les écritures antérieures à la date de report (détail des écritures à partir du) indiquée sur l'écran de saisie des paramètres, le cas échéant.

· la liste des écritures passées dans le compte, ayant une date comptable comprise entre la date de report et la date d'arrêté du compte indiquées toutes deux sur l'écran de saisie des paramètres.

· des totaux mensuels des écritures, si cela a été demandé sur l'écran de saisie des paramètres.

· un total général du compte pour les colonnes Débit et Crédit, et le solde du compte à la date d'arrêté demandée.

Chaque écriture comporte les zones suivantes :

· La date comptable

· Le code journal

· Le n° de ligne, ou n° d'ordre interne de l'écriture (chaque écriture passée dans l'historique comptable est identifiée de façon unique par ce n° d'ordre).

· Le libellé nature de la pièce comptable (Facture, Avoir, OD...)

· Le n° de pièce comptable

· La date de la pièce comptable

· La date d'échéance de l'écriture

· La référence du document (ou la section analytique le cas échéant)

· Le libellé de l'écriture

· Le niveau de relance (pour les écritures client uniquement)

· Le code lettrage et le mois de lettrage, si l'écriture a été lettrée. Les lettrages partiels apparaissent avec le repère * dans le mois de lettrage.

· Le montant au débit

· Le montant au crédit

· Le solde progressif du compte, évoluant ligne par ligne.

L’état comporte de plus des sous-totaux pour chaque niveau ayant été demandé dans le plan comptable (classe de comptes à 1, 2 ou 3 chiffres).

Dans les formats 132 colonnes, certaines données sont omises ou abrégées, faute de place.

Rappel : si la mention *** Edition provisoire *** apparaît en haut à gauche de l’état, reportez vous au paragraphe 2.4 pour comprendre la signification de ce libellé.

6.7 Edition des grands-livres clients ou fournisseurs

Cette procédure permet d'éditer les grands-livres clients et fournisseurs. Elle est accessible depuis les options de menu Générale/Editions/Grands-livres/Clients et Générale/Editions/Grands-livres/Fournisseurs.

Lors de l'appel de la procédure, il y a affichage d'un écran de saisie des paramètres d'édition. Cet écran est composé des zones suivantes :

ð Grand livre à fin du mois. Indiquez ici le mois comptable sur lequel il faut arrêter l’état. Par défaut, le système propose le mois en cours.

ð Présentation par ordre des. Vous avez le choix pour l’ordre de présentation des comptes clients ou fournisseurs entre :

§ 1=N° clients ou 1=N° fournisseurs.

§ 2=Noms condensés. Permet d’obtenir un grand-livre dans l’ordre alphabétique des comptes.

ð Reprise de l’exercice précédent. Cette zone n'a de signification que lorsque vous avez deux exercices ouverts simultanément. Il est dans ce cas possible d'éditer un grand-livre pour n'importe lequel des deux exercices. Si on lance l'édition du grand-livre sur l'exercice le plus récent, par exemple édition arrêtée au mois 03/2000, dernière clôture annuelle effectuée au 31/12/1998, exercice de 12 mois, on a la possibilité soit de reprendre les écritures de l'exercice précédent (celles de 1999), soit de les ignorer. La date de prochaine clôture, c'est à dire celle qui permet de distinguer les écritures de l'exercice précédent (ici 31/12/1999), est calculée à partir de la date de la dernière clôture effectuée (31/12/1998) et du nombre de mois de l'exercice (12), informations portées toutes deux dans la fiche société. Les choix possibles sont:

Lors que l’on valide ce premier écran par la touche ENTREE, un second écran de saisie de paramètres est proposé. Il est composé des zones suivantes :

ð Type d'écritures. Cette zone de sélection vous permet de limiter l'édition aux seules écritures non lettrées, ou aux seules écritures lettrées. Les choix possibles sont :

§ 1=Toutes. Impression de toutes les écritures, qu'elles soient lettrées ou non;

§ 3=Lettrées. Impression des seules écritures lettrées avec une date de lettrage antérieure ou égale à la date d’arrêté de lettrage déterminée comme indiqué à l’invite ci-dessous.

ð Lettrées ou non lettrées au. Indiquez la date d’arrêté à prendre en compte pour déterminer si l’écriture doit être considérée comme lettrée ou pas. Cette zone n’a de sens que si l’on a choisi l’option 2=Non lettrées ou 3=Lettrées à l’invite précédente. Si vous ne renseignez pas cette zone, le système prend la date d’arrêté du grand-livre comme date d’arrêté de lettrage, ce qui est le cas le plus fréquent.

Les autres zones présentées sur cet écran sont identiques à celles proposées pour l’état de contrôle des journaux ; elles sont décrites en page 24.

Présentation du grand-livre

Elle est très proche de celle d’un grand-livre des comptes généraux, qui est décrite au paragraphe précédent.

6.8 Edition du grand-livre autres auxiliaires

Cette procédure permet d'éditer les grands-livres des comptes auxiliaires autre que clients ou fournisseurs. Elle est accessible depuis le menu Générale/Editions/Grands-livres/autre auXiliaire.

Lors de l'appel de la procédure, il y a affichage d'un écran de saisie des paramètres d'édition. Cet écran est composé des zones suivantes :

ð Grand livre à fin du mois. Indiquez ici le mois comptable sur lequel il faut arrêter l’état. Par défaut, le système propose le mois en cours.

ð Reprise de l’exercice précédent. Cette zone n'a de signification que lorsque vous avez deux exercices ouverts simultanément. Il est dans ce cas possible d'éditer un grand-livre pour n'importe lequel des deux exercices. Si on lance l'édition du grand-livre sur l'exercice le plus récent, par exemple édition arrêtée au mois 03/2000, dernière clôture annuelle effectuée au 31/12/1998, exercice de 12 mois, on a la possibilité soit de reprendre les écritures de l'exercice précédent (celles de 1999), soit de les ignorer. La date de prochaine clôture, c'est à dire celle qui permet de distinguer les écritures de l'exercice précédent (ici 31/12/1999), est calculée à partir de la date de la dernière clôture effectuée (31/12/1998) et du nombre de mois de l'exercice (12), informations portées toutes deux dans la fiche société. Les choix possibles sont:

Un second écran permet de choisir les paramètres d’impression. Cet écran est identique à celui proposé pour un grand-livre client ou fournisseur, décrit en page 24.

L’état imprimé a la même forme qu’un grand-livre client ou fournisseur.

6.9 Edition du grand-livre compte par compte

Cette procédure permet d'éditer un grand-livre pour un compte donné, quel que soit le type de compte, compte général, client, fournisseur ou autre auxiliaire. Elle est accessible soit depuis le menu Générale/Editions/Grands-livres/Par compte, soit depuis la procédure d’interrogation d’un compte, par la touche de fonction F21=Imprimer compte.

Lors de l'appel de la procédure, il y a affichage d'un écran de saisie des paramètres d'édition. Cet écran est composé des zones suivantes :

ð N° du compte à éditer. Indiquez le N° du compte que vous voulez imprimer. Il peut s'agir soit d'un n° de compte général, soit d'un n° de compte auxiliaire. Reportez vous si nécessaire aux règles de saisie d’un N° de compte du paragraphe 2.1, qui décrit également comment utiliser la touche F4=Liste pour retrouver dans une liste de sélection n’importe quel type de compte.

ð Arrêté au. Indiquez ici la date à laquelle il faut arrêter l’état. Toutes les écritures ayant une date comptable postérieure à cette date d’arrêté seront ignorées. Le système propose ici la date du jour.

ð Report. Cette zone détermine le traitement qui est fait des écritures ayant une date comptable antérieure à la date indiquée à l’invite à partir du :

§ 2=Report des écritures des périodes antérieures. Toutes les écritures ayant une date comptable antérieure à la date de report seront cumulées, et figureront sous la forme d'une seule écriture de report en début de liste. C’est le mode normal d’utilisation.

ð Type d'écritures. Cette zone de sélection vous permet de limiter l'édition aux seules écritures non lettrées, ou aux seules écritures lettrées. Les choix possibles sont :

§ 1=Toutes. Impression de toutes les écritures, qu'elles soient lettrées ou non;

§ 3=Lettrées. Impression des seules écritures lettrées avec une date de lettrage antérieure ou égale à la date d’arrêté de lettrage déterminée comme indiqué à l’invite ci-dessous.

ð Lettrées ou non lettrées au. Indiquez la date d’arrêté à prendre en compte pour déterminer si l’écriture doit être considérée comme lettrée ou pas. Cette zone n’a de sens que si l’on a choisi l’option 2=Non lettrées ou 3=Lettrées à l’invite précédente. Si vous ne renseignez pas cette zone, le système prend la date d’arrêté du grand-livre comme date d’arrêté de lettrage, ce qui est le cas le plus fréquent.

ð Prise en compte des centralisations. Cette zone n’a de sens que si l’on choisit un compte général. La notion de centralisation sur les grands-livres est présentée au paragraphe 6.6.

Un second écran permet de choisir les paramètres d’impression. Cet écran est identique à celui proposé pour l’état de contrôle des journaux, présenté en 24.

Une fois ce second écran validé par ENTREE, et si la procédure a été appelée depuis le menu, on revient sur le premier écran de façon à pouvoir imprimer un autre compte. Toutes les options d’impression ont été conservées telles que vous les avez saisies.

Le grand-livre qui s’imprime est identique à celui que l’on obtient par les options classiques d’édition de grand-livre décrites précédemment, à l’exception du fait qu’un seul compte est traité.

6.10 Edition des relevés de comptes

Cette procédure permet d'éditer un relevé de compte. Elle n’est disponible que pour les comptes clients. Cette procédure ne doit pas être confondue avec l’édition des relevés clients.

L’édition des relevés de compte est une simple édition de type grand-livre, au format A4, avec une présentation plus pratique que le grand-livre classique, dont l’usage principal est de faire le point sur un compte à une date donné, et de transmettre cet état au client par courrier ou par fax. Ce relevé de compte peut d’ailleurs être utilisé conjointement aux relances clients, en modifiant le paramétrage des lettres-types tel que cela est décrit au paragraphe 14.1.

L’édition des relevés clients correspond plutôt à l’émission d’un relevé de factures, telle qu’on peut en trouver dans des progiciels de gestion commerciale. Une traite peut également être émise en pied de relevé, avec intégration de la traite dans le portefeuille client ou dans le portefeuille de traites émises à l’acceptation. Cette procédure d’édition des relevés clients est décrite en détail au paragraphe 15.3.

La procédure d’édition des relevés de compte qui nous intéresse donc ici est accessible soit depuis le menu Générale/Editions/Grands-livres/Relevé de compte, soit depuis la procédure d’interrogation d’un compte client, par la touche de fonction F22=Imprimer relevé.

Lors de l'appel de la procédure, il y a affichage d'un écran de saisie des paramètres d'édition. Cet écran est composé des zones suivantes :

ð Plage de comptes à éditer. Indiquez le compte client ou l’intervalle de comptes clients à traiter. Les N° du tiers doivent être saisis ici avec le code racine (exemple : 4100123456). Si vous ne renseignez que la première zone, un seul relevé sera imprimé pour le compte demandé. Si vous spécifiez les deux zones, ceux-ci doivent être dans le même collectif (même code racine).

ð Type d'écritures à éditer. Cette zone de sélection vous permet de limiter l'édition aux seules écritures non lettrées, ou aux seules écritures lettrées, ou encore aux seules écritures ayant été relancées. Les choix possibles sont :

§ 1=Toutes. Impression de toutes les écritures, qu'elles soient lettrées ou non ;

§ 2=Non lettrées. Impression des seules écritures non lettrées, ou lettrées partiellement ;

§ 3=Lettrées. Impression des seules écritures lettrées (les écritures lettrées partiellement sont omises).

§ 4=Relancées. Impression des seules écritures non lettrées, ou lettrées partiellement, et ayant fait l’objet d’une ou plusieurs relances. Ce mode est celui qui est utilisé lorsque le relevé est imprimé conjointement à une lettre de relance.

ð Editer le compte si aucune écriture. Indiquez O=Oui si vous souhaitez qu’il y ait édition d’une page pour chaque compte traité, même si aucune écriture ne figure sur le relevé.

ð Option de restitution. Cette zone n’est présentée que si vous avez activé le module devises dans la fiche société. Vous avez le choix entre 4 formules possibles :

§ 1=Automatique. Avec cette valeur, qui est celle proposée par défaut, c’est l’ordinateur qui fait le choix de la devise de restitution, en fonction du code devise par défaut associé au compte à visualiser. Pour un compte paramétré en devises, c’est à dire ayant dans sa fiche client un code devise renseigné et différent de la devise de référence, le relevé s’imprimera en devises, comme si l’on choisit l’option 3=Devises ; sinon, le relevé s’imprimera en devise de référence, comme si l’on choisit l’option 2.

§ 2=Devise de référence. Tous les montants seront présentés en devise de référence, quelle que soit la devise dans laquelle les pièces ont été saisies.

§ 3=Devises. Tous les montants seront présentés dans la devise dans laquelle ils ont été saisis, accompagnés de leur contre-valeur en devise de référence.

§ 4=Seconde devise de restitution. Cette option n’est proposée que si vous avez activé la seconde devise de restitution au niveau de la fiche société. Tous les montants seront présentés en seconde devise de restitution. La présentation est la même que pour l’option 2, seule la devise diffère.

ð Imprimante. Indiquez le nom de l’imprimante sur laquelle l’état doit être dirigé.

ð Nombre d'exemplaires.

Une fois ce second écran validé par ENTREE, si un seul compte a été demandé en impression, le système imprime ce relevé immédiatement. Si un intervalle de comptes a été spécifié, la demande d’édition est soumise en traitement par lot.

De plus, si la procédure a été appelée depuis le menu et si un seul compte a été demandé en impression, on reste sur le même écran de façon à pouvoir imprimer un autre relevé.

6.11 Edition du grand-livre en devises

Cette procédure permet d'éditer un grand-livre en devises. Elle est accessible depuis le menu Générale/Editions/Grands-livres/Devises. Cette option n’apparaît sur le menu que si le module devises a été activé dans la fiche société.

Lors de l'appel de la procédure, il y a affichage d'un écran de saisie des paramètres d'édition. Cet écran est composé des zones suivantes :

ð Nature du grand livre. Choisissez le type de compte à traiter, parmi les 4 valeurs proposées : 1=Général, 2=Client, 3=Fournisseur, 4=Autre auxiliaire.

ð Grand livre à fin du mois. Indiquez ici le mois comptable sur lequel il faut arrêter l’état. Par défaut, le système propose le mois en cours.

§ O=Oui. Les écritures de l'exercice précédent sont reprises en totalité. On a donc le détail de tous les mouvements des deux exercices.

ð Type d'écritures. Cette zone de sélection vous permet de limiter l'édition aux seules écritures non lettrées, ou aux seules écritures lettrées. Les choix possibles sont :

§ 1=Toutes. Impression de toutes les écritures, qu'elles soient lettrées ou non ;

§ 3=Lettrées. Impression des seules écritures lettrées avec une date de lettrage antérieure ou égale à la date d’arrêté de lettrage déterminée comme indiqué à l’invite ci-dessous.

ð Lettrées ou non lettrées au. Indiquez la date d’arrêté à prendre en compte pour déterminer si l’écriture doit être considérée comme lettrée ou pas. Cette zone n’a de sens que si l’on a choisi l’option 2=Non lettrées ou 3=Lettrées à l’invite précédente. Si vous ne renseignez pas cette zone, le système prend la date d’arrêté du grand-livre comme date d’arrêté de lettrage, ce qui est le cas le plus fréquent.

Lors que l’on valide ce premier écran par la touche ENTREE, un second écran de saisie de paramètres est proposé. Il est composé des zones suivantes :

ð Présentation par ordre des. Cette zone n’est proposée que si vous avez choisi un grand-livre de type client ou fournisseur sur l’écran précédent. Vous avez le choix pour l’ordre de présentation des comptes clients ou fournisseurs entre :

§ 1=N° clients ou 1=N° fournisseurs.

§ 2=Noms condensés. Permet d’obtenir un grand-livre dans l’ordre alphabétique des comptes.

ð Code compte collectif. Cette zone n’est proposée que si vous avez choisi un grand-livre de type client, fournisseur ou autre auxiliaire sur l’écran précédent. Indiquez le N° du compte collectif (code racine) si vous ne voulez traiter qu’un seul compte collectif. Par défaut, le système traite tous les collectifs du type demandé.

ð A partir du compte – Jusqu’au compte. Indiquez l’intervalle de comptes généraux, clients ou fournisseurs à traiter. Par défaut, le système propose d’imprimer tous les comptes. Attention : s’il s’agit d’un grand-livre client ou fournisseur, le N° du tiers doit être saisi ici sans le code racine.

ð Compte défini dans la devise. Cette invite n’est proposée que pour les comptes clients ou fournisseurs. Indiquez ici un code devise si vous ne voulez imprimer que les comptes pour lesquels vous avez défini une devise de gestion, au niveau de la fiche du tiers. Vous avez le choix entre :

§ Blanc. Tous les comptes sont traités, quelle que soit la devise indiquée dans la fiche du compte, et même si aucune devise n’a été indiquée dans la fiche.

§ ***. Seuls les comptes définis dans une devise autre que la devise de référence sont traités. Les comptes n’ayant aucune devise dans leur fiche, ou ayant un code devise identique à la devise de référence sont ignorés.

§ Code Devise. Seuls les comptes définis dans la devise que vous avez indiquée sont traités. Les comptes n’ayant aucune devise dans leur fiche, ou ayant un code devise différent de celui que vous avez indiqué sont ignorés.

Il s’agit ici d’un moyen très simple de ne traiter sur ce grand-livre que les comptes pour lesquels cela est pertinent, c’est à dire les comptes pour lesquels il y a de grandes chances de trouver des écritures en devises.

ð Ecritures dans la devise. Indiquez ici un code devise si vous ne voulez imprimer que les écritures ayant été saisies dans une devise particulière. Attention : il faut utiliser cette sélection avec précaution, car les totaux et soldes qui vont apparaître sur le grand-livre n’ont plus de sens si vous avez pour un même compte des écritures dans plusieurs devises. Il ne s’agit plus d’un solde global du compte, mais simplement d’un solde du compte pour la devise considérée.

Les autres zones présentées sur cet écran sont les zones classiques que l’on retrouve pour toutes les éditions, imprimante, format de papier et nombre d’exemplaires.

Présentation du grand-livre en devises

Pour chaque compte, on trouve :

· une partie en-tête qui identifie le compte (N° de compte et libellé du compte);

· une écriture de report devise par devise, qui cumule toutes les écritures antérieures à la date de report (détail des écritures à partir du) indiquée sur l'écran de saisie des paramètres, le cas échéant.

· un total général du compte devise par devise, pour les colonnes Débit et Crédit et Solde.

Chaque écriture comporte les zones suivantes :

· La date comptable

· Le code journal

· Le n° de ligne, ou n° d'ordre interne de l'écriture (chaque écriture passée dans l'historique comptable est identifiée de façon unique par ce n° d'ordre).

· Le libellé nature de la pièce comptable (Facture, Avoir, OD...)

· Le n° de pièce comptable

· La date d'échéance de l'écriture

· Le niveau de relance (pour les écritures client uniquement)

· Le code lettrage et le mois de lettrage, si l'écriture a été lettrée. Les lettrages partiels apparaissent avec le repère * dans le mois de lettrage.

· La référence du document et le libellé de l'écriture

· Le cours de la devise, dans le cas d’une écriture en devise out

· Le montant au débit en devise, suivi du code de la devise

· Le montant au crédit en devise, suivi du code de la devise

· Le montant débit ou crédit en devise de référence

· Le solde progressif du compte en devise de référence, dans la dernière colonne, évoluant ligne par ligne.

Dans les formats 132 colonnes, chaque écriture est présentée sur 2 lignes, faute de place.

Rappel : si la mention *** Edition provisoire *** apparaît en haut à gauche de l’état, reportez vous au paragraphe 2.4 pour comprendre la signification de ce libellé.

6.12 Edition des balances âgées

LDCompta dispose de trois procédures permettant d’éditer des balances âgées clients, fournisseurs, et clients+fournisseurs. Ces trois procédures sont accessibles respectivement depuis les menus :

Générale/Editions/balances Agées/Clients

Générale/Editions/balances Agées/Fournisseurs

Générale/Editions/balances Agées/cLients + fournisseurs

Selon les choix que l’on va faire lors de la demande d’édition de la balance âgée, on va pouvoir:

è soit répartir les créances clients ou fournisseurs en fonction de leur ancienneté, c'est à dire de leur date comptable ou date de pièce ; il s’agit là de la véritable balance âgée ;

è soit répartir les créances clients ou fournisseurs en fonction de leur échéance, en s’intéressant cette fois ci aux échéances à venir ; on peut parler dans ce cas de balance future.

Lors de l'appel d’une procédure d’édition de balance âgée, il y a affichage d'un écran de saisie des paramètres d'édition. Cet écran est composé des zones suivantes :

ð Balance arrêtée au. Indiquez ici la date à laquelle il faut arrêter la balance. Par défaut, le système propose la date du jour. L’arrêté se fera soit en date comptable, soit en date de pièce, soit en date d’échéance, selon ce qui est spécifié à l’invite suivante.

ð Arrêté en date. Choisissez la date sur laquelle l’arrêté doit se faire, parmi les 3 valeurs :

§ 1=Echéance. L’arrêté se fera en date d’échéance.

§ 2=Comptable. L’arrêté se fera en date comptable.

§ 3=Pièce. L’arrêté se fera en date de pièce.

ð Distribution des écritures dans les colonnes selon la date. Choisissez la date selon laquelle les écritures vont être réparties dans les différentes colonnes de la balance :

§ 1=Echéance. La distribution des écritures se fera en date d’échéance.

§ 2=Comptable. La distribution des écritures se fera en date comptable.

§ 3=Pièce. La distribution des écritures se fera en date de pièce.

ð Mois-Année de départ colonne 1. Indiquez ici le mois comptable qui sera le point de départ de la colonne 1, les colonnes suivantes correspondant aux mois précédents ce mois de départ. Si vous ne renseignez pas cette zone, le système prend le mois de l’arrêté comme mois de départ en colonne 1. Si vous indiquez un mois de départ antérieur au mois d’arrêté, la colonne 1 regroupera toutes les écritures ayant un mois postérieur ou égal au mois de départ demandé.

Remarque : si la nature de la date utilisée pour l’arrêté est différente de la nature de date utilisée pour la distribution des colonnes, il peut être préférable de choisir un mois de départ différent du mois d’arrêté. Par exemple, pour une balance future, on va arrêter la balance en date comptable au 31/03/2000, et on va distribuer les colonnes en date d’échéance. Si on facture en moyenne avec des échéances à 60 jours, il est judicieux de choisir le mois 05/2000 comme mois de départ de la colonne 1. Ainsi, les factures de mars à échéance sur mai seront placées dans la colonne 1, en colonne 2, on trouvera les factures à échéance avril ; etc.

ð Ignorer les écritures lettrées. Indiquez la valeur O=Oui si vous voulez ignorer toutes les écritures lettrées, ce qui est préférable sur une balance âgée où l’on ne s’intéresse en général qu’aux créances restant dues. Si vous prenez en compte aussi les écritures lettrées en indiquant la valeur N=Non, on obtient une balance assez différente : mois par mois, les soldes de la balance sont tout à fait différents, du fait des écritures lettrées, pour lesquelles il y a bien souvent des mois différents entre le débit et le crédit du lettrage ; la dernière colonne qui donne le solde global à la date d’arrêté est lui identique quel que soit le choix effectué pour la prise en compte des écritures lettrées.

ð Si Oui, lettrées au. Indiquez la date d’arrêté à prendre en compte pour déterminer si l’écriture doit être considérée comme lettrée ou pas. Cette zone n’a de sens que si l’on a choisi l’option O=Oui à l’invite précédente. Si vous ne renseignez pas cette zone, le système prend la date d’arrêté de la balance comme date d’arrêté de lettrage, ce qui est le cas le plus fréquent.

ð Code compte collectif. Cette zone n’est proposée que si vous avez demandé une balance âgée client ou fournisseur. Indiquez le code du compte collectif (code racine) si vous ne voulez traiter qu’un seul compte collectif. Par défaut, le système traite tous les collectifs du type demandé, client ou fournisseur.

ð A partir du compte – Jusqu’au compte. Cette zone n’est proposée que si vous avez demandé une balance âgée client ou fournisseur. Indiquez l’intervalle de comptes clients ou fournisseurs à traiter. Par défaut, le système propose d’imprimer tous les comptes. Attention : le N° du tiers doit être saisi ici sans le code racine.

Un second écran permet de choisir les paramètres d’impression. Cet écran est identique à celui proposé pour l’état de contrôle des journaux, présenté en 24.

Remarque : si l'on souhaite obtenir les mêmes soldes comptables entre une balance âgée et une balance auxiliaire, il faut demander la balance âgée arrêtée en date comptable à la même date que la balance auxiliaire, en laissant les deux invites Ignorer les écritures lettrées et Si Oui, Lettrées au à leur valeur proposée par défaut.

Présentation d'une balance âgée

Selon le format de papier choisi, l’état comporte 198 ou 132 colonnes.

On trouve une ligne par client ou fournisseur, avec le solde du tiers, ce solde étant ventilé en plusieurs colonnes selon la date comptable, de pièce ou d’échéance des écritures qui le constituent.

En format 198 colonnes, on dispose de 5 colonnes où apparaissent des soldes mensuels, la sixième colonne regroupant les soldes mensuels antérieurs, avec une ligne par mois pour lequel il y a un solde. Les deux dernières colonnes de l’état présentent le solde global du compte, débiteur ou créditeur.

En format 132 colonnes, on dispose toujours de 5 colonnes où apparaissent les soldes mensuels, la sixième colonne regroupant tous les soldes mensuels antérieurs, en une seule ligne (pas de détail mois par mois). La dernière colonne de l’état présente le solde global du compte, débiteur ou créditeur.

On trouve également un sous-total par compte collectif, pour chacune des colonnes de l’état, ainsi qu’un total général. Dans le format 198 colonnes, la sixième colonne présentant les soldes antérieurs est également détaillée mois par mois (1 ligne par mois) pour ces niveaux de totalisation.

Remarque : un tiers n'apparaît sur la balance âgée que s'il a un solde non nul pour l'une au moins des colonnes 1 à 6, et même si le solde global est nul (le solde peut être débiteur pour un mois donné, créditeur du même montant sur un autre mois).

7. Lettrages

LDCompta offre des fonctions de lettrage soit sous forme de procédures spécifiques, telles les procédures de lettrage manuel d’un compte ou de lettrage automatique, soit de façon intégrées dans les procédures de saisie des écritures. Les procédures permettant d’effectuer un lettrage sont donc les suivantes :

þ Lettrage manuel d’un compte

þ Lettrage automatique

þ Saisie par pièce

þ Saisie d’un règlement manuel fournisseur

þ Règlement automatique des fournisseurs

þ Saisie d’un règlement client

þ Gestion des traites à l’acceptation

þ Interface standard d’entrée, dans le cas de règlements clients intégrés via cette procédure

Lors d’un lettrage que l’on peut qualifier de manuel, c’est à dire que c’est vous qui pointez à l’écran la ou les écritures à lettrer, le système offre un certain nombre de facilités :

þ Les totaux du lettrage au débit et au crédit s’affichent au fur et à mesure du pointage, de façon à pouvoir vérifier facilement si le lettrage s’équilibre ou pas ;

þ Le lettrage est identifié par un code à 3 caractères, et une date de lettrage. Ces deux zones sont entièrement gérées par le système. Le code lettrage est AAA pour le premier lettrage effectué dans un compte donné. Par la suite, l'ordinateur recherche le plus grand code lettrage utilisé dans le compte en question, et attribue le prochain code disponible , dans l'ordre alphabétique (AAB, AAC… AAZ, AA0, ... AA9, ABA, ABB…). Pour ce qui est de la date de lettrage, le système la choisit égale à la plus grande date comptable parmi toutes les écritures pointées par le lettrage. Ainsi, pour un lettrage mettant en jeu deux factures datées du 15/12/1999 et du 15/01/2000, lettrées avec un règlement daté du 10/02/2000, les 3 écritures porteront comme date de lettrage le 10/02/2000.

þ Il est possible, en cas de petit déséquilibre, de demander la comptabilisation automatique d’une OD de différence de lettrage. Le système propose alors jusqu’à 4 comptes dans lesquels vous pouvez ventiler la différence (comptes définis dans la fiche société, rubrique Page 3 – Traitement des différences de lettrage, paragraphe 3.1), plus un 5^ème compte qui peut être choisi directement dans le plan comptable si exceptionnellement les 4 comptes qui sont proposés ne conviennent pas.

þ Il est possible de procéder à un lettrage partiel ; un lettrage partiel consiste à valider un lettrage qui n’est pas équilibré, en cas de règlement partiel d’une facture par exemple. Cela permet de définir un lien fort entre les différentes écritures pointées par le lettrage partiel. Cette notion de lettrage partiel est ensuite exploitée dans différentes procédures pour faciliter la lecture du compte : interrogation d’un compte, édition des lettres de relance... De plus, lors d’un lettrage ultérieur du même compte (saisie du règlement complémentaire), on pourra facilement pointer en une seule fois le lettrage partiel effectué précédemment, plutôt que d’agir à rechercher la ou les factures concernées et les règlements déjà effectués. Dans la base de données de LDCompta, les écritures lettrées partiellement peuvent être repérées de par leur date de lettrage qui est égale à 99/99/9999.

þ Si le module devises a été activé au niveau de la fiche société, le lettrage peut s’effectuer en devises, et même en multi-devises : règlement en Euros d’une facture comptabilisée en Francs par exemple. La gestion des écritures de différences d’arrondi ou de change en cas de devise out est entièrement prise en charge par le système.

Les fonctions de lettrage qui sont intégrées dans les procédures de saisie ne sont pas décrites en détail ci-après. Reportez vous si nécessaire aux paragraphes décrivant chacune de ces procédures de saisie. Seules sont évoquées ci-après les procédures spécifiques de lettrage manuel d’un compte et de lettrage automatique.

7.1 Lettrage manuel d'un compte

Mode opératoire

Cette procédure permet de lettrer manuellement un compte donné, en dehors de toute saisie d’écritures. Il peut s'agir d'un compte auxiliaire client, fournisseur ou autre auxiliaire, ou même d'un compte général, dans la mesure où le compte en question a été déclaré lettrable dans sa fiche. Elle peut être mise en oeuvre depuis le menu Générale/Lettrages/Manuel.

Le premier écran permet de sélectionner le compte à traiter et les options de traitement. Il est composé des zones suivantes :

ð N° de compte. Indiquez le N° du compte à lettrer. Il peut s'agir soit d'un n° de compte général, soit d'un n° de compte auxiliaire. Les règles habituelles de saisie d’un N° de compte s’appliquent ici. Utilisez si besoin la touche de fonction F4=Liste pour obtenir une fenêtre de sélection.

ð Date de report. Il s'agit de la date à partir de laquelle vous souhaitez voir afficher le détail des écritures comptables passées dans le compte. Toutes les écritures ayant une date comptable antérieure à cette date de report sont ignorées. Le système propose la date de début d’exercice.

ð Date de solde. Il s'agit de la date à laquelle vous souhaitez connaître le solde du compte. Toutes les écritures ayant une date comptable postérieure à cette date de solde sont ignorées. Le système propose la date du jour.

ð Option de traitement. Choisissez soit l’option 1=Lettrage, soit l’option 2=Délettrage. Les spécificités d’un délettrage sont décrites plus loin.

§ 2=Devise de référence. L’affichage du compte se fait en devise de référence.

§ 3=Devises. L’affichage du compte se fait en devises ; toutes les écritures sont affichées dans la devise dans laquelle elles ont été saisies.

Les particularités propres à chaque mode d’affichage sont décrites plus loin.

La touche de fonction F21=Imprimer le compte permet de basculer, pour le compte courant, sur la procédure d’édition du grand-livre compte par compte, procédure décrite au paragraphe 6.9.

Une fois l’écran de saisie des paramètres validé par la touche ENTREE, on arrive sur l’écran de lettrage proprement dit. L'affichage est constitué de trois parties :

þ l'en-tête, sur lequel on retrouve le n° et le libellé du compte sélectionné, la date de report, la date de solde et le code lettrage qui va être utilisé (code choisi par le système, tel que cela est décrit plus haut).

þ la liste des écritures passées dans le compte, et encore non lettrées. Cette liste est constituée de 12 lignes à l'écran, mais il est possible par les touches de pagination de visualiser la totalité des écritures non lettrées. Les écritures lettrées partiellement n’apparaissent pas, mais on voit s’afficher une ligne présentant le solde de chaque lettrage partiel effectué dans ce compte. Si vous avez opté pour un mode d’affichage en devises, les écritures sont présentées dans la devise dans laquelle elles ont été saisies, le code devise apparaissant tout à droite.

þ le total des montants lettrés au débit et au crédit. Dans le cas du mode d’affichage en devises, le total est présenté en devise de référence. On trouve également sur la ligne au dessus un total des montants lettrés en devises, à condition toutefois que toutes les écritures pointées soient dans la même devise.

L'affichage des écritures comptables non lettrées se fait par date comptable croissante. Chaque écriture comporte les zones suivantes :

§ Le code journal

§ La date comptable

§ Le n° de pièce comptable

§ La référence document et le libellé écriture

§ Le montant au débit

§ Une zone de pointage, que vous renseignez à la valeur 1=Choisir pour indiquer que l'écriture doit être lettrée

§ Le montant au crédit

§ Le code devise, dans le cas d’un affichage en devises

Si l'on demande l'affichage détaillé en appuyant sur la touche de fonction F5=Autre vue, on dispose en plus des informations suivantes :

§ La date de la pièce comptable;

§ La date d'échéance de l'écriture;

§ Le n° d'ordre interne de l'écriture, sauf dans le cas d’un affichage en devises

§ La contre-valeur en devise de référence, juste à l’aplomb du montant en devises, au débit ou au crédit.

Il suffit de pointer les écritures à lettrer par l’option 1=Choisir dans la colonne prévue à cette fin. Il est possible d'utiliser les touches de pagination pour lettrer des écritures qui ne se situent pas toutes sur la même page d'écran. Chaque fois que vous appuyez sur la touche ENTREE, l'ordinateur calcule les totaux débit et crédit des écritures pointées. De plus, le montant débit ou crédit de chaque écriture lettrée apparaît en vidéo inversée.

Il est encore possible à ce stade de corriger le pointage effectué, soit en démarquant des écritures pointées précédemment, soit en pointant de nouvelles écritures dans la liste.

La touche de fonction F13=Afficher lettrages partiels vous permet d’accéder à un écran présentant le détail des lettrages partiels pour ce compte. Cet écran est le même que celui qui est proposé en interrogation de compte ; il est décrit au paragraphe 5.1. Une fonctionnalité supplémentaire est offerte ici, lorsque cet écran de visualisation des lettrages partiels est appelé depuis un écran de lettrage de compte ; il s’agit de l’option 4=Délettrer qui vous permet de supprimer un lettrage partiel, si le lien qui avait été établi entre les écritures par un lettrage partiel doit être cassé. Les écritures qui constituaient le lettrage partiel supprimé se retrouvent donc non lettrées ; lorsque vous abandonnez l’écran de visualisation des lettrages partiels, le système recharge la liste des écritures pouvant être lettrées, et vous les retrouvez ainsi en détail dans la liste ; vous pouvez alors en pointer une partie pour le nouveau lettrage. Attention : si vous souhaitez intégrer la totalité d’un lettrage partiel dans un nouveau lettrage partiel, il est inutile de le supprimer auparavant. Vous pouvez tout à fait pointer directement le lettrage partiel dans la liste des écritures à lettrer. Vous pouvez même pointer plusieurs lettrages partiels en une seule opération de lettrage (un règlement qui solde deux règlements partiels qui étaient en attente par exemple, chaque règlement partiel ayant fait l’objet lors de sa saisie d’un lettrage partiel).

Pour valider le lettrage, vous avez deux formules possibles :

þ Procéder à un lettrage partiel, si le lettrage ne peut être équilibré. Il faut dans ce cas valider par la touche F15=Lettrage partiel. Il ne peut y avoir lettrage partiel que si deux écritures au moins ont été pointées, et que l'ensemble des écritures pointées ne s'équilibrent pas. Lors de l'enregistrement d'un lettrage partiel, on peut saisir certaines données caractérisant ce lettrage partiel :

§ un libellé de 25 caractères ;

§ un commentaire (zone libre de texte, 5 x 25 caractères) ;

§ un code nature de pièce ;

§ un N° de pièce ;

§ un niveau de relance, si le compte lettré est un compte client ;

§ une date comptable ;

§ une date d'échéance.

Afin d'accélérer cette saisie, seul le libellé est obligatoire. La date comptable est pré-affichée soit avec la date du jour (si lettrage manuel d'un compte), soit avec la date de l'opération déclenchant le lettrage partiel (si lettrage en cours de saisie de pièce ou de règlement). La date d'échéance, ainsi que le niveau de relance le cas échéant, sont pré-affichés avec les valeurs maximum observées entre toutes les écritures mises en jeu par le lettrage partiel.

þ Procéder à un lettrage « normal », appelé aussi parfois lettrage complet par opposition à un lettrage partiel. Il faut dans ce cas valider par la touche F3=Fin du lettrage. Ce type de lettrage n’est accepté que si l'ensemble des écritures pointées s'équilibrent, ou que la différence constatée est inférieure à la différence maximum autorisée pour la comptabilisation automatique d’une OD de différence de lettrage. Cette valeur maximum est indiquée dans la fiche société, soit en valeur absolue, soit en pourcentage de la somme lettrée (voir paragraphe 3.1, rubrique Page 3 – Traitement des différences de lettrage). Si le lettrage est parfaitement équilibré, celui ci est immédiatement validé, et l’on revient sur le premier écran de la procédure. Si un autre lettrage doit être effectué sur ce même compte, il suffit d’appuyez sur la touche ENTREE. Si au contraire il y a une différence de lettrage lorsqu’on a validé par F3=Fin du lettrage, l’écran d’affectation de cette différence, présenté ci-dessous, est proposé.

Ecran d'affectation d'une différence de lettrage

Cet écran est affiché suite à la validation d’un lettrage par la touche F3=Fin du lettrage, si l'ordinateur a détecté une différence entre les totaux débit et crédit du lettrage. Cette affectation automatique n'est possible que si la différence constatée est inférieure à la différence maximum qui est indiquée dans la fiche société, soit en valeur absolue, soit en pourcentage de la somme lettrée (voir paragraphe 3.1, rubrique Page 3 – Traitement des différences de lettrage).

L'affectation automatique consiste à passer une OD entre le compte lettré d’une part et un ou plusieurs comptes de charges ou produits d’autre part, la ou les écritures passées dans le compte lettré étant elles aussi lettrées de façon à équilibrer le lettrage.

L'écran d'affectation automatique de la différence de lettrage est constitué de deux parties :

Première partie : Identification du compte lettré, et rappel des totaux débit et crédit du lettrage, ainsi que du montant de la différence de lettrage constatée.

Deuxième partie : Sélection du ou des comptes dans lesquels doit être passée l'OD pour corriger la différence de lettrage. L'ordinateur affiche la liste des comptes Différence de lettrage définis dans la fiche société, en fonction du sens de la différence (Débit ou crédit). Vous pouvez soit sélectionner un des comptes proposés dans cette liste, en frappant le chiffre 1 en regard du compte souhaité, soit saisir le N° de compte désiré sur la première ligne affichée pour saisir l’affectation, si le compte souhaité ne figure pas dans la liste proposée par le système. Si vous voulez répartir le montant de la différence sur plusieurs comptes, il vous faut indiquer le montant de la différence à affecter à chaque compte, en renseignant la colonne Montant affecté. Dans ce type d’affectation multiple, l’option 1=Affecter différence permet d’affecter sur une ligne donnée la part de la différence de lettrage non encore affectée.

Si cet écran d’affectation automatique est proposé suite à un lettrage manuel, le système propose 3 zones supplémentaires en saisie, en milieu d’écran :

ð Date comptable de l’écriture de différence. Indiquez la date à laquelle l’OD de différence de lettrage va être comptabilisée. Le système propose la date du jour. Attention : sachant que la date de lettrage est toujours la date la plus grande parmi les dates des écritures lettrées, le fait de conserver la date du jour comme date de l’OD aura aussi pour conséquence d’affecter la date du jour en tant que date de lettrage. Il est donc préférable de choisir une date d’OD plus en rapport avec le lettrage effectué.

ð Code journal d’OD mouvementé. Indiquez le code du journal sur lequel l’OD de différence de lettrage va être comptabilisée. Le système propose le code du journal qui a été choisi dans la fiche société, mais il reste encore modifiable à ce stade.

ð N° de pièce de l’OD. Indiquez le N° de pièce que vous voulez voir affecté à l’OD de différence de lettrage. Selon le paramétrage du journal choisi à l’invite précédente, ce N° de pièce est obligatoire ou facultatif. Si vous avez opté pour une numérotation automatique pour le journal choisi, laissez ce N° de pièce à blanc.

Pour valider cet écran d’affectation automatique, utilisez la touche ENTREE. Si la différence de lettrage a bien été affectée en totalité sur un ou plusieurs comptes, le système comptabilise l’OD dans les comptes indiqués et valide le lettrage. Vous pouvez aussi, en cas de besoin, retourner modifier le lettrage en cours par la touche de fonction F12=Modifier le lettrage.

Prise en compte des lettrages partiels lors d'un lettrage ultérieur

Lors du lettrage d'un compte dans lequel un ou plusieurs lettrages partiels sont déjà enregistrés, les écritures lettrées partiellement n'apparaissent plus. En revanche, on fait apparaître une « pseudo-écriture » pour chaque lettrage partiel. Ces écritures correspondant à des lettrages partiels peuvent facilement être repérées, de part leur code journal à Lp, et la couleur rouge (ou sur-brillance sur un écran monochrome) utilisée pour le code journal et le code lettrage.

Chaque écriture correspondant à un lettrage partiel peut donc être pointée pour un nouveau lettrage, ce nouveau lettrage pouvant lui-aussi être un lettrage partiel.

Si on enregistre un nouveau lettrage partiel mettant en jeu un ou plusieurs autres lettrages partiels, les données du premier lettrage partiel (Code lettrage, libellé, commentaires) ayant été re-pointé sont récupérées et proposées pour le nouveau lettrage partiel, là-aussi afin d'accélérer la saisie.

On peut aussi utiliser cette faculté pour modifier les données d'un lettrage partiel précédemment enregistré. Il suffit, en lettrage manuel d'un compte, de re-pointer le lettrage partiel et d'appuyer sur F15=Lettrage partiel.

En revanche, si le nouveau lettrage est un lettrage « normal », par opposition à un lettrage partiel, un nouveau code lettrage est attribué, le code du lettrage partiel n'étant pas réutilisé.

Pour ce qui est des procédures de lettrage ne se faisant pas par un pointage du compte à l'écran, à savoir :

è Lettrage automatique d'un compte

è Lettrage lors d'un règlement automatique fournisseur

è Lettrage par la procédure d’interface standard

les écritures lettrées partiellement sont considérées comme déjà lettrées, et ne sont donc pas traitées du point de vue du lettrage.

Affichage des lettrages partiels

Dans les procédures de consultation d'écritures (interrogation d'un compte, d'une pièce, d'un journal...), les écritures lettrées partiellement sont différenciées par un code lettrage apparaissant en rouge (ou en sur-brillance sur un écran monochrome). La date de lettrage, consultable en général par la touche de fonction F5=Autre vue, est toujours égale à 99/99/99.

Sur l'édition des grands-livres, un symbole * apparaît en lieu et place du mois de lettrage dans le cas d'une écriture lettrée partiellement.

Dans toutes les procédures d'interrogation ou d'édition où une sélection est possible sur le critère Ecriture lettrée, les écritures lettrées partiellement sont considérées comme non lettrées.

Enfin, sur les écrans suivants :

þ Interrogation d'un compte,

þ Modification des relances client par client,

þ Tous les écrans de lettrage d'un compte par pointage,

une touche de fonction permet d'accéder à un écran de consultation détaillée des lettrages partiels du compte : F13=Lettrages partiels. Cet écran est présenté au paragraphe 5.1.

Délettrage d'un lettrage partiel

Depuis l'écran de consultation des lettrages partiels évoqué ci-devant, et si cet écran a été obtenu par la touche F13=Afficher lettrages partiels depuis un écran de lettrage d'un compte, il est possible de supprimer un lettrage partiel, et cela grâce à l'option 4=Délettrer.

Cette option 4=Délettrer n'est en revanche pas disponible si l'écran de consultation des lettrages partiels a été obtenu depuis la procédure de consultation d'un compte, ou depuis l’écran de modification des relances.

Délettrage d’un compte

Pour délettrer un compte, choisissez l’option 2=Délettrage à l’invite Option de traitement sur le premier écran de la procédure de lettrage manuel d’un compte.

Le système propose alors sur le second écran l’ensemble des écritures déjà lettrées, avec le code lettrage à gauche du montant au débit. Il vous suffit de pointer par l’option 1=Choisir les écritures à délettrer. Comme lors d’un lettrage, le délettrage n’est possible que s’il y a égalité débit-crédit pour l’ensemble des écritures pointées pour le délettrage.

Vous ne pouvez délettrer qu’un seul lettrage à la fois ; en d’autres termes, vous ne pouvez pas pointer simultanément des écritures ayant un code ou une date de lettrage différents. Si vous voulez effacer plusieurs lettrages, il faut pointer et valider par F3=Fin délettrage chaque lettrage séparément.

Vous pouvez également effacer tous les lettrages présents dans le compte en une seule fois par la touche de fonction F15=Tout délettrer ; le système vous demande dans ce cas de confirmer votre demande de délettrage complet du compte.

En cas de lettrage déséquilibré suite à une anomalie, anomalie qui peut être détectée par la procédure de vérification de l’équilibre des lettrages présentée au paragraphe 24.2, il est tout de même possible de délettrer le lettrage en anomalie malgré le déséquilibre constaté. Pour cela, utilisez la touche de fonction F19. Cette touche de fonction n’est cependant accessible qu’aux utilisateurs disposant des droits spéciaux *ALLOBJ.

7.2 Lettrage automatique d’un ou plusieurs comptes

Cette procédure permet de lettrer en automatique un ou plusieurs comptes. Elle peut être mise en oeuvre depuis le menu Générale/Lettrages/Automatique.

L’écran de sélection de la procédure est composé des zones suivantes :

ð A partir du compte – Jusqu’au compte. Indiquez le compte ou la plage de comptes à lettrer. Il peut s'agir soit de comptes généraux, soit de comptes auxiliaires clients, fournisseurs ou autres auxiliaires. Si vous renseignez les deux zones, les deux N° de comptes indiqués doivent être de même nature (généraux, clients, fournisseurs ou autres auxiliaires) ; de plus, s’il s’agit de comptes auxiliaires, ceux-ci doivent être attachés au même collectif (même code racine). Le fait de spécifier une plage de comptes incluant un ou plusieurs comptes collectifs ne provoque pas le lettrage des comptes auxiliaires sous jacents. Le lettrage automatique des comptes auxiliaires doit être demandé explicitement, en choisissant la plage de comptes adéquate (par exemple, du compte 4000001 au compte 4099999, si 40 est votre code racine fournisseur). Enfin, au sein d’une plage de comptes donnés, seuls les comptes ayant été déclarés lettrables dans la fiche du compte sont effectivement traités ; les comptes déclarés non lettrables sont ignorés.

ð Options de lettrage. Choisissez un ou plusieurs procédés de lettrage parmi ceux qui sont offerts au nombre de 5 :

§ lettrage par montant. Pour chaque montant au débit, le système recherche un montant équivalent au crédit. S’il existe plusieurs écritures ayant le même montant au crédit, il lettre celle ayant la date comptable la plus proche. Ce procédé lettre peu, mais lettre juste.

§ lettrage par numéro de pièce. Le système regroupe les écritures non lettrées par N° de pièce ; pour chaque N° de pièce pour lequel il y a égalité des totaux débits et crédits, le système effectue un lettrage. Ce procédé lettre juste, mais ne peut être utilisé que pour les comptes où l’on trouve le même N° de pièce au débit et au crédit. Cela peut être le cas par exemple des comptes d’effets à payer et à recevoir.

§ lettrage par référence document. Même procédé que ci-dessus, en utilisant la référence document en lieu et place du N° de pièce.

§ lettrage par solde du compte en date comptable. Le système balaie les écritures du compte, triées par date comptable, en calculant le solde progressif du compte. Chaque fois que le solde passe à zéro, le système lettre toutes les écritures qui justifient ce solde à zéro. Ce procédé peut lettrer beaucoup, mais sans réellement expliquer le compte : si le compte a un solde nul au terme de 50 écritures, les 50 écritures se verront affecter un seul et même code lettrage.

§ lettrage par solde du compte en date d'échéance. Même procédé que ci-dessus, en balayant les écritures en date d’échéance et non en date comptable. Ce procédé peut donner de très bons résultats sur les comptes fournisseurs notamment, où l'on a rarement un compte soldé en date comptable, mais où l'on a beaucoup plus fréquemment un solde nul en date d'échéance.

Vous pouvez choisir plusieurs procédés de lettrage automatique, qui seront mis en œuvre successivement compte par compte, dans l’ordre où vous les avez demandés, cet ordre étant fixé par l’option utilisée : 1=Ordre 1, 2=Ordre 2…

Remarque : la procédure de lettrage automatique n’effectue que des lettrages exacts. Elle ne réalise en aucun cas de lettrage partiel, ou de lettrage avec OD de différence automatique.

8. Interfaces

8.1 Interface standard d’entrée de LDCompta

La procédure d'interface en entrée du progiciel comptable comporte les fonctionnalités suivantes :

· Passation d'écritures en comptabilité générale et/ou analytique (Journal de vente ou d’achat essentiellement), avec support multi-devises complet ;

· Enregistrement de traites émises à l'acceptation, ou de traites directement remises en portefeuille, avec possibilité de lettrage automatique avec la ou les factures correspondantes, sur le N° de pièce. Seules deux devises sont acceptées pour ces règlements :

ð la devise de référence utilisée en comptabilité,

ð ou la seconde devise de paiement définie dans LDCompta. Cette deuxième devise de paiement permet de gérer les règlements Franc et Euro de façon parallèle durant toute la période transitoire. Cette notion devrait disparaître au delà de 2002.

· Cette procédure peut également être utilisée lors d’une reprise de soldes ou d’écritures effectuée pour basculer d’un ancien logiciel comptable vers LDCompta. Pour réaliser une telle reprise, on peut déroger à certaines règles qui s’appliquent habituellement, afin de pouvoir reprendre le maximum d’informations de l’ancien logiciel, même si toutes ces informations ne respectent pas toutes les règles de gestion utilisées par LDCompta. Cela pourra se faire en modifiant certains paramètres de l’interface.

L'interface entre une application en amont de la comptabilité et la comptabilité elle-même peut se décomposer en deux phases :

· La phase 1 correspond à la génération des données à passer en comptabilité. Cette phase est à la charge de l'application située en amont de la comptabilité (Gestion commerciale par exemple) ;

· La phase 2 correspond au contrôle et à la validation en comptabilité de ces données. Elle peut être lancée depuis LDCompta, par l’option Utilitaires/Autres travaux/Interface avec autres applications.

Les phases 1 et 2 communiquent au travers de 2 fichiers :

CPTHIY Ecritures comptables pour interface

CPTRGY Règlements clients pour interface

Chacune de ces deux phases peut être lancée indépendamment. On a également la possibilité d'intégrer la phase 2 directement dans la procédure attachée à la phase 1, en faisant appel au programme CPUIAACL directement dans cette procédure.

La phase 2 comporte un contrôle complet des erreurs pouvant survenir, afin de garantir des mises à jour en comptabilité conformes aux spécifications de ce logiciel.

En cas de détection d'erreur, il y a dans tous les cas édition d'une liste d'erreurs. La procédure à suivre pour relancer l'interface dépend de plusieurs facteurs :

1. Si les deux phases sont lancées simultanément (Interface intégrée dans l'applicatif en amont de la comptabilité), il faudra systématiquement relancer le traitement complet après avoir corrigé la cause de l'erreur. Il faudra que l'applicatif en amont gère la reprise en cas d'erreur (Utilisation du code retour du programme CPUIAACL) ;

2. Si les deux phases sont lancées séparément, et si l'erreur peut être corrigée en comptabilité (Ouverture d'un compte par exemple), on peut relancer cette phase 2 immédiatement après avoir corrigé l'erreur. Si au contraire l'erreur doit être corrigée à la source, il faudra relancer les phases 1 et 2.

Les fichiers d’interface utilisés pour communiquer entre les phases 1 et 2 doivent être renseignés en respectant un ensemble très précis de spécifications. Celles-ci sont décrites dans une documentation complémentaire intitulée INTCPTVx, x étant fonction de la version cible de LDCompta. Par exemple, pour s’interfacer avec LDCompta Version 7.70, consultez la documentation intitulée INTCPTV7.DOC.

Cette documentation décrit également les différents paramètres de l’interface, paramètres auxquels on peut accéder soit par le menu Utilitaires/Autres travaux/ saisie des Paramètres de l'interface, soit directement depuis l’écran de lancement de la procédure d’interface par la touche de fonction F13=Paramètres.

A la fin de la procédure d’interface, si la validation a été effectivement réalisée (validation demandée et aucune erreur détectée), les fichiers d'interface (CPTHIY et CPTRGY) sont immédiatement effacés par la procédure d’interface, de façon à éviter qu'il ne soient validés une deuxième fois par erreur.

8.2 Interface standard avec LDPaye

LDPaye est interfacée en standard avec LDCompta. Toutefois, cette interface n’utilise pas la procédure standard en entrée de LDCompta. LDPaye met à jour directement LDCompta. De ce fait, les fichiers d’interface CPTHIY et CPTRGY présents dans le dossier comptable ne sont pas utilisés par LDPaye. Cela évite tout risque de perte d’écritures entre les interfaces de paye et de gestion commerciale.

La présentation détaillée de la procédure d’interface entre LDPaye et LDCompta est fournie dans la documentation du progiciel LDPaye.

9. Sauvegardes/restaurations

9.1 Sauvegardes

Cette procédure permet de sauvegarder vos dossiers de comptabilité, ainsi que le logiciel de comptabilité lui-même (programmes). La sauvegarde peut être faite sur disquettes, sur cartouche, ou sur bande magnétique. Il est possible de sauvegarder chaque dossier de comptabilité séparément, ou au contraire de sauvegarder la totalité des dossiers en une seule opération.

Il faut insister sur l'absolue nécessité de sauvegarder régulièrement vos dossiers de comptabilité. C'est la seule garantie que vous ayez en cas d'incident système grave (Erreur disque irrémédiable par exemple, entraînant la perte de toutes les informations contenues sur le disque). Il est donc vivement conseillé de procéder à cette sauvegarde des dossiers une fois par jour.

Pour un dossier de comptabilité de taille moyenne, c'est à dire de l'ordre de 50.000 écritures dans l'historique comptable, la sauvegarde dure entre 10 et 15 minutes.

Il est possible d'utiliser d'autres procédures de sauvegarde que celle qui est fournie en standard dans le logiciel. Il faut savoir dans ce cas que chaque dossier de comptabilité correspond à une bibliothèque de l'AS/400. Par exemple, pour un dossier dont le code est X, les données se trouveront dans la bibliothèque CPTXLIB. Pour intégrer la sauvegarde des données de comptabilité dans votre propre procédure de sauvegarde, il vous faut donc prévoir une commande SAVLIB pour chaque dossier de comptabilité. Il est conseillé également d'inclure la sauvegarde de la bibliothèque HMCPTUSR, qui contient entre autre la liste de vos dossiers de comptabilité, avec les mots de passe correspondants.

Pour utiliser la procédure standard de sauvegarde de la comptabilité, lancer l’option de menu Utilitaires/Sauvegardes restaurations/Sauvegarde.

La sauvegarde se fait toujours en traitement par lot. Il est impératif qu'aucune saisie ne soit faite pendant toute la durée de la sauvegarde. Toute entorse à cette règle entraîne la nullité de la sauvegarde.

Ecran de saisie des paramètres de la sauvegarde

Une fois la procédure lancée, l'ordinateur affiche un premier écran de saisie des paramètres de la sauvegarde. Sur cet écran, vous trouvez les zones suivantes:

ð Sauvegarde des données. Indiquez la valeur O=Oui si vous voulez sauvegarder des données de comptabilité. Si vous ne voulez sauvegarder que les programmes, choisissez la valeur N=Non.

ð Sauvegarde des programmes. Indiquez la valeur O=Oui si vous voulez sauvegarder les programmes, c'est à dire les bibliothèques contenant le progiciel lui-même. Si vous ne voulez sauvegarder que les données de comptabilité, choisissez la valeur N=Non.

ð Nom de l’unité de sauvegarde. Indiquez le nom de l’unité sur laquelle la sauvegarde des données et/ou des programmes doit être effectuée. L'ordinateur propose les noms d'unité standard de l'AS/400, c'est à dire TAP01 pour une unité bande. Il est cependant possible d'indiquer un autre nom d'unité bande, à condition que cette unité existe effectivement sur votre ordinateur. Vous devez avoir placé un support adéquat dans cette unité.

ð Initialisation du premier volume avant sauvegarde. Indiquez la valeur O=Oui si vous voulez que le support placé dans l’unité de sauvegarde indiqué à l’invite précédente soit initialisé au tout début de la sauvegarde. L’initialisation est indispensable si vous utilisez un nouveau support. Si vous avez placé un support ayant déjà été utilisé pour des sauvegardes antérieures, indiquez O=Oui si vous voulez effacer les données des sauvegardes antérieures contenues sur le support, N=Non si vous voulez que les données de la nouvelle sauvegarde effectuée soient placées à la suite sur le support.

ð Si Oui, Densité bande. Si vous avez demandé l’initialisation du support en répondant O=Oui à l’invite précédente, indiquez ici la densité avec laquelle le support doit être initialisé. Choisissez une valeur compatible à la fois avec l’unité de sauvegarde dont vous disposez, et avec le support que vous avez placé dans cette unité. Si vous disposez d’un AS/400 en version V4R1M0 ou plus, utilisez la valeur *CTGTYPE qui permet de demander au système de choisir lui même la densité adaptée en fonction de l’unité et du support utilisés.

Ecran de sélection des dossiers à sauvegarder

Cet écran n'est affiché que si vous avez indiqué O=Oui à l'invite Sauvegarde des données sur l'écran de saisie des paramètres de la sauvegarde. Le système vous affiche alors la liste des dossiers de comptabilité existants sur votre ordinateur.

Vous devez sélectionner le ou les dossiers à sauvegarder, par l’option 1=Choisir en regard de chaque dossier à sauvegarder. Si vous voulez sauvegarder tous les dossiers apparaissant dans la liste, appuyez sur la touche de fonction F21=Tous les dossiers, puis validez par la touche ENTREE.

Un dernier écran de confirmation vous est ensuite proposé. Confirmez votre demande de sauvegarde par la touche ENTREE pour soumettre la sauvegarde en traitement par lot.

Consignes de sauvegardes

1) Avant de lancer la sauvegarde, assurez vous qu'aucun utilisateur n’est en train de saisir en comptabilité. En revanche, il est possible d'interroger l'historique comptable pendant la sauvegarde, par les procédures d’interrogation de compte, pièce, journal….

2) Assurez vous toujours de la bonne fin de votre sauvegarde. Pour cela, il suffit de consulter les messages dans la file d'attente de l'utilisateur ayant soumis la sauvegarde (par l'option 1 du menu de services par exemple). Vous devez obtenir un message du type:

Travail 000000/XXXXXX/SAV_COMPTA terminé le JJ/MM/AA à HH:MM:SS.

Avec 000000 = N° d'ordre du travail (sans importance pour vous) ;

XXXXXX = Utilisateur ayant soumis la sauvegarde ;

JJ/MM/AA = Date de fin de sauvegarde ;

HH:MM:SS = Heure de fin de sauvegarde.

Si vous obtenez au contraire un message du type

Fin anormale du travail 000000/XXXXXX/SAV_COMPTA le JJ/MM/AA à HH:MM:SS.

votre sauvegarde n'est pas correcte. Vous devez alors rechercher dans l'historique du travail (Fichier spoule QPJOBLOG) la cause de l'erreur, et relancer la sauvegarde.

3) Utilisez plusieurs jeux de bandes ou disquettes. En effet, il est prudent d'avoir toujours au moins deux jeux de sauvegardes distincts, conservés en deux lieux différents. Une solution simple consiste, lorsqu'on effectue cette sauvegarde quotidiennement, à utiliser un volume différent pour chaque jour de la semaine.

9.2 Restaurations

Cette procédure permet de restaurer un ou plusieurs dossiers de comptabilité, ou encore le progiciel lui même (programmes), dossiers et programmes ayant été sauvegardés par la procédure de sauvegarde décrite au chapitre précédent. La restauration peut être faite depuis des disquettes, des cartouches, ou des bandes magnétiques. Il est possible de restaurer chaque dossier de comptabilité séparément (même s'ils ont été sauvegardés de façon groupée), ou au contraire de restaurer la totalité des dossiers en une seule opération.

Pour utiliser la procédure standard de restauration de la comptabilité, lancer l’option de menu Utilitaires/Sauvegardes restaurations/Restauration.

La restauration se fait toujours en traitement par lot. Il est impératif qu'aucun utilisateur ne travaille sur le ou les dossiers de comptabilité en cours de restauration (ni saisies, ni même interrogations).

Une fois la procédure lancée, l'ordinateur affiche un premier écran de saisie des paramètres de la restauration.

Ecran de saisie des paramètres de la restauration

Sur cet écran, vous trouvez les zones suivantes:

ð Restauration des données. Indiquez la valeur O=Oui si vous voulez restaurer des données de comptabilité. Si vous ne voulez restaurer que les programmes, choisissez la valeur N=Non.

ð Restauration des programmes. Indiquez la valeur O=Oui si vous voulez restaurer les programmes, c'est à dire les bibliothèques contenant le progiciel lui-même. Si vous ne voulez restaurer que les données de comptabilité, choisissez la valeur N=Non.

ð Nom de l’unité de sauvegarde. Indiquez le nom de l’unité sur laquelle la restauration des données et/ou des programmes doit être effectuée. L'ordinateur propose les noms d'unité standard de l'AS/400, c'est à dire TAP01 pour une unité bande. Il est cependant possible d'indiquer un autre nom d'unité bande, à condition que cette unité existe effectivement sur votre ordinateur. Vous devez avoir placé le support de contenant les données et/ou programmes à restaurer dans cette unité.

Ecran de sélection des dossiers à restaurer

Cet écran n'est affiché que si vous avez indiqué O=Oui à l'invite Restauration des données sur l'écran de saisie des paramètres de la restauration. Le système vous affiche alors la liste des dossiers de comptabilité existants sur votre ordinateur.

Vous devez sélectionner le ou les dossiers à restaurer, par l’option 1=Choisir en regard de chaque dossier à restaurer. Si vous voulez restaurer tous les dossiers apparaissant dans la liste, appuyez sur la touche de fonction F21=Tous les dossiers, puis validez par la touche ENTREE.

Un dernier écran de confirmation vous est ensuite proposé. Confirmez votre demande de restauration par la touche ENTREE pour soumettre la restauration en traitement par lot.

Une fois la restauration lancée, assurez vous toujours de la bonne fin du travail. Pour cela, il vous faut consulter les messages dans la file d'attente de l'utilisateur ayant soumis la restauration (par l'option 1 du menu de services par exemple). Vous devez obtenir un message du type :

Travail 000000/XXXXXX/RST_COMPTA terminé le JJ/MM/AA à HH:MM:SS.

Avec 000000 = N° d'ordre du travail (sans importance pour vous) ;

XXXXXX = Utilisateur ayant soumis la restauration ;

JJ/MM/AA = Date de fin de restauration ;

HH:MM:SS = Heure de fin de restauration.

Si vous obtenez au contraire un message du type

Fin anormale du travail 000000/XXXXXX/RST_COMPTA le JJ/MM/AA à HH:MM:SS.

c'est qu'il y a eu un problème lors de la restauration. Il vous faut alors rechercher dans l'historique du travail (Fichier spoule QPJOBLOG) la cause de l'erreur, et relancer la restauration.

10. Etablissement d’une situation

10.1 Journal de situation

Principes

Il est possible dans LDCompta de gérer un journal de situation. Ce journal se comporte comme n'importe quel autre journal du point de vue des saisies d'écritures et des éditions (balances, grand-livres...). Il n'existe donc pas de procédure de saisie spécifique pour les écritures de situation, il suffit d'utiliser la procédure de saisie d'écritures par pièce.

Une fois les écritures de situation saisies, on peut éditer des balances et grand-livres qui tiendront compte de ces écritures de situation. C'est à ce moment que l'on devra également lancer le calcul et l'édition du bilan et compte de résultat, décrit au paragraphe suivant.

Une fois toutes ces éditions faites, deux solutions sont proposées pour le journal de situation :

è soit un effacement pur et simple du journal de situation,

è soit la validation définitive du journal de situation en un autre journal comptable (Journal d'OD).

Mise en oeuvre

Le code du journal de situation est fixé dans la fiche société de chaque dossier comptable. La valeur proposée par défaut est Z9. Cette valeur ne peut être modifiée que par les utilisateurs disposant des droits spéciaux *ALLOBJ. En effet ce journal est un peu particulier dans le sens où il peut être effacé à tout moment. Il faut donc fixer ce code journal une fois pour toutes.

Ce journal de situation peut être utilisé dans toutes les procédures de saisie et d'édition disponibles en comptabilité.

Remarque : aucun lettrage n’est jamais effectué entre une écriture comptable classique et une écriture du journal de situation, que ce soit en lettrage manuel ou automatique, puisque ce journal peut être effacé à tout moment.

L'effacement ou la validation du journal de situation peuvent être demandés depuis le menu Générale/Bilan et CR/Journal de situation.

Lors de la demande de validation du journal de situation en un autre journal comptable, vous devez indiquer le code du journal comptable à utiliser.

Récupération du journal de situation dans un folio

Lors de l'effacement ou de la validation du journal de situation, il est possible de demander à ce que le journal de situation soit conservé sous la forme d'un folio. Cela permet par exemple :

· soit de modifier le journal de situation, au lieu de passer des OD de correction. Il suffit d'effacer le journal de situation en le récupérant dans un folio, de modifier le folio, puis de valider le folio modifié, tout ceci grâce à la procédure de saisie par folio.

· soit de conserver le journal de situation utilisé pour la situation du mois N, afin de repartir de celui-ci pour la situation du mois N+1. Dans ce cas, il est également possible de modifier la date des écritures du journal lors de sa reprise dans un folio. Par exemple, si le journal contient des écritures du 31/10, on peut demander à les reprendre au 30/11 dans le folio.

10.2 Abonnements

LDCompta intègre un petit module permettant de gérer des abonnements. Le principe d'un abonnement est d'enregistrer le montant d'une charge ou d'un produit par avance, de façon à tenir compte de cet élément lors de l'établissement d'une situation, alors que le montant de la charge réelle n'est pas encore connu. On peut aussi utiliser les abonnements pour lisser une charge annuelle sur tous les 12 mois de l'année.

C'est le cas par exemple d'une charge d'assurance pour laquelle on n'a qu'une seule facture par an, en octobre. Si l'on veut tenir compte de cette charge dans une situation établie à fin septembre, on peut définir cette charge en tant que charge abonnée.

Un autre cas d'utilisation assez fréquent est celui des dotations aux amortissements. Les dotations réelles ne sont saisies qu'au moment du bilan final. On connaît cependant un montant approché des dotations de l’exercice dès le début de l’exercice. Pour intégrer ces dotations « approchées » dans une situation intermédiaire, on peut utiliser avec profit le module abonnements.

Création d'un abonnement

La saisie des abonnements se fait directement au niveau du plan comptable. Il suffit pour cela d'indiquer la valeur A=Compte abonné à l'invite Code abonnement, pour chaque compte de charges ou de produits que vous voulez abonner. Vous accédez alors à l'écran de saisie détaillée de l'abonnement, qui est décrit au paragraphe 3.2.

Rappel : un compte abonné ne peut pas être mouvementé en saisie d’écritures, car cela ferait doublon : on aurait deux fois la charge (ou le produit), l’abonnement d’une part, la charge réellement constatée d’autre part. Le système interdit donc tout mouvement comptable sur un compte abonné. Il faut impérativement comptabiliser la charge réelle (ou le produit) dans le compte de contrepartie défini pour le compte abonné, le solde de ces comptes de contrepartie devant être analysés et traités un à un lors d’une situation ou de la clôture de l’exercice.

Edition des comptes abonnés

Cette procédure permet de lister les différents comptes ayant été abonnés dans le plan comptable, avec pour chaque compte le montant mensuel de l'abonnement.

Elle est accessible par le menu Générale/Abonnements/Edition des comptes abonnés. La liste peut être triée par N° de compte ou par libellé du compte.

Génération des écritures d'abonnement

C'est cette procédure qui va comptabiliser les écritures d'abonnement, à partir des données d'abonnement indiquées au préalable dans le plan comptable.

Elle est accessible par le menu Générale/Abonnements/Génération des écritures d'abonnement.

Les écritures sont toujours comptabilisées sur le journal d'abonnements indiqué dans la fiche société (voir paragraphe 3.1, rubrique Page 3 – Traitement des comptes abonnés). Le système travaille en « annule et remplace » sur ce journal, c'est à dire qu'avant chaque nouvelle génération des écritures d'abonnements, il commence par effacer toutes les écritures d'abonnements issues d'une génération précédente. Il utilise, pour repérer les écritures qu’il a lui même généré, le code nature de pièce avec la valeur repère « & ». Il est donc préférable de ne pas utiliser par ailleurs ce code nature de pièce.

Quelques données complémentaires doivent être saisies lors du lancement de cette procédure :

ð Période à traiter – Depuis le mois – Jusqu'au mois. Choisissez la période sur laquelle les écritures d’abonnement vont être créées ou remplacées.

ð Section analytique à mouvementer. Indiquez le code de la section analytique à mouvementer. Cette section est unique ; elle reçoit toutes les charges abonnées.

ð Code affaire à mouvementer. Indiquez le code de l’affaire analytique à mouvementer. Cette affaire est unique ; elle reçoit toutes les charges abonnées.

Appuyez sur la touche ENTREE pour soumettre le traitement de génération des écritures. Ce traitement va comptabiliser, pour chaque compte abonné et chaque mois de la période demandée, une écriture au compte abonné et une écriture au compte de contre-partie choisi pour le compte abonné. Le libellé de l’écriture est toujours de la forme Abonnement MM CCCCCC, avec MM=Mois comptable de l’écriture, et CCCCCC=N° du compte abonné.

Il faut noter que cette procédure ne produit aucune édition. Si vous voulez contrôler ce qui a été généré, vous pouvez aller consulter ou imprimer le journal des abonnements utilisé.

Epuration du journal des abonnements

Cette procédure permet d’effacer les écritures d’abonnements. Elle est accessible par le menu Générale/Abonnements/Epuration du journal des abonnements.

Vous avez le choix lors du lancement de cette procédure, entre l’épuration des seules écritures issues de la procédure de génération des abonnements, et l’épuration totale du journal des abonnements. En général, il est vivement conseillé de ne pas utiliser le journal des abonnements en dehors du module abonnements proprement dit. Si vous avez respecté cette consigne, les deux formules d’épuration aboutiront au même résultat.

L’épuration du journal peut être utile lors de la préparation du bilan en fin d’exercice. En effet, à ce moment là, il y a deux grandes façons de travailler :

è Soit on efface le journal des abonnements ; il reste ensuite à réaffecter par OD les charges et produits réels , qui ont été comptabilisés en cours d’exercice dans les comptes de contre-partie 4886xx et 4887xx, dans les comptes de charges et produits des classes 6 et 7.

è Soit on analyse le solde des comptes de contre-partie des abonnements, comptes 4886xx et 4887xx. Ces comptes comportent d’un coté les écritures d’abonnements (charges ou produits « prévus »), de l’autre les factures réelles. Pour chaque compte non soldé, on passe une OD pour solder le compte de contre-partie par le compte de charge ou produit d’origine. Dans ce mode de fonctionnement, le journal des abonnements ne doit en aucun cas être effacé tant que la clôture annuelle de l’exercice n’est pas réalisée, ni par cette procédure d’épuration, ni par une nouvelle génération des écritures d’abonnements, ni lors de la clôture annuelle elle-même. Lors de cette clôture annuelle, le système vous propose en effet l’effacement du journal des abonnements s’il détecte la présence d’écritures sur ce journal. Il faudra donc répondre N=Non à l’invite Epuration du journal d’abonnement avant clôture.

10.3 Provisions pour risques de change

Une procédure permet de calculer, et éventuellement comptabiliser, des OD de provisions pour risque de change. Cette procédure peut être utilisée lors de l’établissement d’une situation en fin de mois ou de trimestre ; elle est accessible depuis le menu Générale/Bilan et CR/Provisions pour pertes de change.

Les paramètres

Avant de pouvoir lancer le calcul de ces OD de provision, un certain nombre de paramètres doivent être fournis :

1) le code du journal sur lequel les OD seront comptabilisées, les N° de comptes à mouvementer selon qu’il s’agit d’une perte ou d’un gain de change, ainsi que les libellés associés à chaque écriture. Vous pouvez définir ces différents paramètres par la touche de fonction F13=Paramètres depuis l’écran de gestion des OD de provision pour risque de change. Pour ce qui est des libellés, il est possible de demander à ce que le cours devise utilisé lors du calcul de la provision vienne s’inscrire en partie droite du libellé, cela en répondant O=Oui à l’invite Inscrire cours devise dans libellé.

2) la liste des comptes généraux (ou comptes collectifs) devant être traités. En règle générale, on choisira les comptes collectifs clients et fournisseurs, ainsi que les différents comptes de trésorerie gérés en devise. Vous pouvez définir la liste des comptes à traiter par la touche de fonction F14=Comptes à traiter depuis l’écran de gestion des OD de provision pour risque de change.

3) le cours devise à utiliser pour le calcul des provisions. Ce cours doit être indiqué dans la table des devises, en plus du cours qui est proposé lors des saisies d’écritures. Seules les devises pour lesquelles ce cours a été défini feront l’objet de provisions. Vous pouvez accéder à la table des devises soit depuis le menu Générale/Paramètres/Devises, soit par la touche de fonction F15=Gérer cours devises depuis l’écran de gestion des OD de provision pour risque de change.

Une fois ces différents paramètres initialisés, vous pouvez lancer le calcul des OD en complétant l’écran de soumission :

ð Calcul des provisions arrêté au. Indiquez la date à laquelle vous voulez arrêter le calcul des OD de provision pour risque de change. Seules les écritures ayant une date comptable antérieure à cette date d’arrêté, et non lettrées à cette même date, seront prises en compte dans le calcul.

ð Comptabiliser les provisions. Indiquez O=Oui si vous souhaitez effectivement comptabiliser les OD qui vont être calculées, N=Non si vous souhaitez simplement obtenir la liste de contrôle, mais sans comptabilisation.

ð Intégrer la reprise des provisions précédemment constatées. Indiquez O=Oui pour que le système effectue automatiquement la reprise des provisions constatées lors de la situation précédente. Cette reprise de provisions consiste à solder le compte de provision avant de comptabiliser les nouvelles provisions calculées. Vous devez pour cela définir le compte de provision à solder, ainsi que le compte de reprise de provision à mouvementer en contrepartie, sur l’écran F13=Paramètres.

ð Provisionner aussi les éventuels gains de change. Indiquez O=Oui si vous souhaitez que les gains de change fassent eux aussi l’objet de provision. Indiquez N=Non si vous souhaitez que seules les pertes de change soient provisionnées. Vous devez pour cela définir les comptes de provision à mouvementer dans le cas de gains de change. Renseignez également les comptes de reprise de provision relatifs aux gains de change si vous avez aussi choisi de gérer automatiquement les reprises de provision. Si le compte de provision à solder est le même pour les pertes et les gains de change, le compte sera soldé par une seule écriture, mais la contrepartie sera comptabilisée soit au compte indiqué pour une reprise de pertes, soit au compte indiqué pour une reprise de gains, en fonction du sens débit-crédit du solde du compte de provision.

Principe de calcul

Le traitement de calcul analyse tous les comptes dans lesquels des écritures en devises sont comptabilisées, et restent non lettrées à la date d’arrêté du calcul de la provision, en ne s’intéressant :

· qu’aux comptes ayant été désignés comme devant être provisionnés (Voir F14=Comptes à traiter)

· qu’aux devises pour lesquelles le cours de calcul des provisions (CrPr) est renseigné dans la table des devises (Voir F15=Gérer cours devises).

Il calcule ainsi le total des écritures non lettrées de l’ensemble de ces comptes, devise par devise, en sommant d’une part les montants en devise (Td), d’autre part les contre-valeurs en devise de référence (Tf) de chaque écriture.

Pour chaque devise, il y a comptabilisation d’une OD de provision pour perte

Si Td est débiteur et que ( Td x CrPr ) < Tf, Perte = Tf - ( Td x CrPr )

Si Td est créditeur et que (Td x CrPr ) > Tf, Perte = (Td x CrPr ) - Tf

Inversement, il peut y avoir comptabilisation d’une OD de provision pour gain, mais seulement si vous l’avez demandé explicitement en répondant O=Oui à l’invite Provisionner aussi les éventuels gains de change.

Une OD de provision pour perte de change est comptabilisée devise par devise, de la façon suivante :

· d’une part au débit d’un compte de charge (686500 en principe dans le plan comptable français) ;

· d’autre part au crédit d’un compte de bilan (151500 en principe dans le plan comptable français).

Il y a toujours édition d’un état de contrôle, sur lequel on retrouve devise par devise l’explication du calcul ayant été effectué :

· Liste de tous les comptes ayant été pris en compte dans le calcul, avec pour chacun d’entre eux le cumul des écritures en devises, la somme des contre-valeurs en devise de référence de ces écritures, la nouvelle contre-valeur calculée au cours indiqué pour la provision, et enfin le montant de la provision qui est la différence entre les deux colonnes qui précèdent. Un montant positif dans cette dernière colonne correspond à une perte de change, un montant négatif à un gain de change.

· Pour chaque devise, les différentes colonnes sont sommées. Le montant provision qui apparaît en final est celui qui sera réellement comptabilisé ; il est en principe égal au montant de la ligne précédente, sauf dans le cas où pour une devise, le total des provisions à établir correspond à un gain de change, et que l’on n’a pas demandé à provisionner les gains de change.

Cas des OD de pertes ou gains de change

Le cas des écritures correspondant à des pertes ou gains de change déjà constatées, mais non lettrées, est traité de façon spécifique.

Rappelons tout d’abord que ce type d’écriture sert essentiellement à réajuster périodiquement le solde des comptes financiers gérés en devise. Ces écritures de pertes ou gains de changes sont saisies par la procédure de Saisie des OD de différences de change décrite au paragraphe 4.4.

Lors du calcul des provisions pour risque de change, ces écritures, bien qu’il ne s’agisse pas d’écritures en devises proprement dit, doivent être prises en compte, sans quoi on risquerait de provisionner un risque ayant déjà été partiellement ou totalement constaté.

Pour cela, ces écritures sont sommées compte par compte (mais seulement pour les comptes ayant été désignés comme devant faire l’objet de provisions). On les fait apparaître sur l’état de contrôle sur une ligne spécifique (Libellé Dif. déjà constatées), dans la colonne Solde dans la devise de référence. Ce montant est sommé avec celui de la ligne précédente pour le calcul de la provision.

Prenons un exemple :

· Soit un compte en dollar ayant un solde de 27.000 USD, avec une contre-valeur de 137.226 FRF

· une OD de gain de change a déjà été passée pour 32.874 FRF,

· on demande à calculer une provision pour un cours à 6,05

Þ le montant de la provision sera de (137.226 + 32.874) - (27.000 x 6,05) soit 6.750 FRF.

10.4 Bilan et compte de résultat

Paramètres

Avant toute édition du bilan et du compte de résultat, il est nécessaire d'adapter le paramétrage de votre bilan et de votre compte de résultat en fonction de votre plan comptable.

En effet, bien que le module Bilan et Compte de résultat soit livré avec un exemple de paramétrage, il est indispensable de s'assurer que ce paramétrage est conforme au plan comptable que vous utilisez. Cette phase de vérification et d'adaptation éventuelle des paramètres doit être menée en collaboration avec votre expert comptable.

Saisie des paramètres

Deux procédures vous permettent de saisir et d'éditer les paramètres du bilan et du compte de résultat. Ces procédures peuvent être lancées par les options de menu Générale/Bilan et CR/Saisie des paramètres et Générale/Bilan et CR/Edition des paramètres.

On dispose de 5 tableaux différents pouvant être paramétrés, portant les codes 1 à 5. Le tableau 1 est réservé au bilan. Les tableaux 2 à 5 sont de type Compte de résultat. Hormis cette contrainte, vous pouvez agir en toute liberté sur le paramétrage de ces tableaux. Lors de la création d’un dossier comptable, et selon la version de LDCompta utilisée, seuls les 2 ou 3 premiers tableaux sont utilisés.

Vous pouvez créer de nouveaux tableaux grâce à la touche de fonction F10=Gérer les tableaux disponible sur le premier écran de la saisie des paramètres. La liste des 5 tableaux possibles vous est alors présentée, ceux déjà définis apparaissant avec un libellé renseigné. Vous pouvez alors :

þ définir un nouveau tableau :

§ soit en frappant l'option 2=Modifier sur une ligne pour laquelle le libellé n'est pas renseigné. Un écran s'affiche pour saisir les libellés du tableau. Le libellé court est celui affiché sur les écrans, le libellé long est celui porté sur les éditions. Suite à cette définition, vous devez saisir entièrement le paramétrage du nouveau tableau.

§ soit en frappant l'option 3=Copier sur la ligne correspondant au tableau dont vous voulez copier le paramétrage. Sur l'écran qui s'affiche ensuite, indiquez le code et les libellés du nouveau tableau. La copie des paramètres du tableau s'effectue dans la foulée automatiquement. Il ne reste plus qu'à modifier le paramétrage du nouveau tableau.

þ modifier le titre d'un tableau existant, en frappant l'option 2=Modifier en regard du tableau concerné.

þ supprimer un tableau existant, par l'option 4=Supprimer. ATTENTION : cette option 4=Supprimer supprime effectivement tout le paramétrage attaché au tableau en question.

REMARQUE : les tableaux 1 à 3 font l'objet d'un contrôle du paramétrage lors de la demande d'édition. Ces contrôles permettent de s'assurer que chaque compte de bilan (Classes 1 à 5) est pris une et une seule fois dans le bilan (tableau 1), et que chaque compte de charges et de produits est pris une et une seule fois dans le compte de résultat (tableau 2 et 3). En revanche, aucun contrôle de paramétrage n'est fait sur les tableaux 4 et 5. On peut ainsi volontairement ne s'intéresser qu'à certaines charges ou produits, sans que cela soit bloquant lors de l'édition.

Le paramétrage d’un tableau consiste à saisir toutes les lignes figurant sur le bilan et le compte de résultat, en indiquant pour les différentes lignes les comptes ou classes de comptes à sommer.

Pour chaque ligne, on doit donc indiquer :

ð le rang d'édition (Ordre de présentation des lignes)

ð le libellé de la ligne

ð l'intitulé de la ligne (Code standard à 2 caractères). Cet intitulé est facultatif.

ð le type de ligne, sachant que l'on dispose des valeurs suivantes :

§ 1=Titre

§ 2=Détail

§ 3=Total. Ligne de totalisation toutes lignes, charges et produits

§ 4=Total charges

§ 5=Total produits

§ 6=Résultat. Total Produits - Charges

ð le niveau de la ligne. Cette zone est utilisée en combinaison avec la zone précédente, pour améliorer la présentation de l'état :

Pour une ligne de titre, 4 valeurs possibles :

§ 1 : Titre en caractères gras, saut 1 ligne avant et après.

§ 2 : Titre en caractère gras, saut 1 ligne avant

§ 3 : Titre en caractère gras

§ 4 : Titre en caractères normaux.

Pour une ligne détail, 2 valeurs possibles :

§ Blanc : Ligne en caractère normaux

§ 1-4 : Ligne en caractères gras, saut 1 ligne avant

Pour une ligne de totalisation ou de résultat, 6 valeurs possibles :

§ 1 : Total en caractères normaux.

§ 2 : Total en caractère gras, saut 1 ligne avant

§ 3 : Total en caractère gras, saut 1 ligne avant et après

§ 4-6 : Total en caractères gras, saut 2 lignes avant et saut de page après.

ð la position de la ligne :

§ Pour le bilan, indiquer A pour une ligne à l'actif, P pour une ligne au passif.

§ Pour le compte de résultat, indiquer C pour une charge, P pour un produit.

Pour ce qui est des lignes détail, un écran supplémentaire vous permet de renseigner les classes de comptes devant être traitées sur la ligne en question. Ces classes de compte peuvent être définies avec une à six positions. Pour chaque classe de compte à traiter, il faut également saisir :

ð s'il s'agit d'une ligne figurant à l'actif du bilan, la colonne concernée :

§ B : Colonne Montant brut

§ A : Colonne Amortissements et provisions

ð le mode de traitement :

§ D : Récupération du solde s'il est débiteur

§ C : Récupération du solde s'il est créditeur

§ X : Récupération du total des débits

§ Y : Récupération du total des crédits

§ Z : Récupération du solde algébrique du compte, avec inversion du sens si le compte figure au passif du bilan ou dans les produits du compte de résultat.

Particularités

Une valeur particulière RESULT peut être indiquée comme classe de compte. L'ordinateur calculera alors le solde global des classes de comptes 6 et 7, et traitera ensuite ce solde en fonction du mode de traitement indiqué (D, C, ou Z). Cela permet de récupérer le résultat de l'exercice dans le bilan, ou sur une ligne du compte de résultat.

D'autre part, une ligne particulière du compte de résultat, ligne dont le rang d'édition est %CA, permet de définir le calcul du montant chiffre d'affaires. Ce montant est ensuite utilisé lors de l'édition du compte de résultat, pour des calculs de pourcentage par rapport au chiffre d'affaires. Cette ligne ayant un rang d'édition %CA ne figurera pas en tant que telle sur le compte résultat.

Edition des paramètres

Vous pouvez éditer la liste de vos paramètres du bilan et du compte de résultat. Ces paramètres peuvent être présentés dans l'ordre où il seront traités sur le bilan et le compte de résultat, ou dans l'ordre des classes de comptes traitées ligne par ligne. Cette dernière présentation est très utile pour s'assurer que tous les comptes de votre plan comptable sont traités une et une seule fois sur le bilan et le compte de résultat.

Calcul et édition Bilan et Compte de résultat

Le calcul et l'édition du bilan et du compte de résultat se lancent depuis le menu Générale/Bilan et CR/ Calcul et édition Bilan et compte de résultat.

Il est possible d'éditer un bilan et un compte de résultat soit à partir d'éléments réalisés, c'est à dire de données extraites de la comptabilité générale, soit à partir d'éléments budgétés, c'est à dire en provenance du module Gestion budgétaire. Il est possible également de combiner ces deux formules, pour comparer par exemple le compte de résultat de l'exercice en cours au compte de résultat budgété.

L'écran de lancement comporte les éléments suivants :

ð Date d'arrêté exercice en cours ou Code tableau budgétaire. Cela permet de définir quels éléments vous souhaitez voir figurer dans la colonne 1. Pour faire figurer des éléments réalisés, renseignez la date d'arrêté de l’exercice en cours ; pour faire figurer des éléments budgétés, renseignez le code du tableau budgétaire à utiliser. La façon dont on peut créer un tableau budgétaire est décrite au paragraphe 23.2.

ð Date d'arrêté exercice précédent ou Code tableau budgétaire. Cela permet de définir quels éléments vous souhaitez voir figurer dans la colonne 2. Le système vous propose la date de la dernière clôture comptable. ATTENTION : vous devez disposer du résultat du calcul du bilan et du compte de résultat à la date d'arrêté de l’exercice précédent spécifiée. En d'autres termes, vous devez avoir préalablement calculé le bilan et le compte de résultat arrêtés à cette date pour pouvoir ensuite utiliser cet arrêté comme comparatif pour un autre arrêté. Lors du premier calcul du bilan et compte de résultat, vous pouvez indiquer zéro comme date d'arrêté de l’exercice précédent pour signaler que vous ne disposez pas du bilan et compte de résultat de l'exercice précédent.

Exemple : Premier calcul :

Date arrêté exercice en cours : 31/12/99

Date arrêté exercice précédent : 00/00/00

Second calcul :

Date arrêté exercice en cours : 31/12/00

Date arrêté exercice précédent : 31/12/99

ð Calcul des soldes de comptes à la date d'arrêté de l'exercice en cours. Indiquez O=Oui la première fois où vous lancez cette option pour une date d'arrêté donnée, N=Non si vous souhaitez simplement rééditer le bilan et/ou le compte de résultat et que vous n'avez pas saisi d'écritures comptables ou extra-comptables (journal de situation ou abonnement) depuis le dernier calcul.

ð Coefficient pour calcul de la variation annuelle sur le compte de résultat. Ce coefficient sera utilisé dans le cas ou les durées des exercices figurant en colonne 1 et 2 diffèrent, pour calculer la variation annuelle. Si les durées d'exercice sont identiques, laissez la valeur 1,0000 qui est proposée.

Exemple : si l'exercice en cours couvre 9 mois, alors que l'exercice précédent en comportait 12, indiquez 0,7500.

Un deuxième écran permet de saisir les intitulés de colonnes. Pour chacune des colonnes 1 et 2, deux cas peuvent se présenter :

è Vous avez renseigné une date d'arrêté. L'intitulé de colonne vous est alors proposé : Exercice en cours au 66/66/66 pour la colonne 1, ou Exercice précédent au 66/66/66 pour la colonne 2, où 66/66/66 représente la date d'arrêté saisie ;

è Vous avez renseigné un code tableau budgétaire. L'intitulé de la colonne doit alors être saisi. De plus, la période définie pour le tableau budgétaire vous est proposée, et vous pouvez la modifier. Par exemple, si vous avez saisi votre budget annuel dans un tableau BU, et que vous souhaitez faire un comparatif à Fin Juin entre le réalisé exercice en cours et le budget, vous indiquerez 30/06/2000 à l'invite Date d'arrêté exercice en cours, BU à l'invite Code tableau budgétaire de la colonne 2, et vous sélectionnerez la période 0100 - 0600 du tableau BU sur ce deuxième écran.

Enfin, un troisième écran permet de sélectionner, pour chaque tableau défini dans la saisie des paramètres, le nombre d'exemplaires souhaité, ainsi que l'imprimante et le format de papier à utiliser. Pour chacun des 5 tableaux possibles, on peut demander soit l’édition standard (une ligne sur l’état pour chaque ligne définie dans le tableau correspondant), soit l’édition détaillée. Dans ce dernier cas, on retrouve le détail compte par compte, en plus des lignes définies sur le tableau en question.

Le calcul du bilan et compte de résultat se décompose en deux phases :

1) Calcul des totaux débit – crédit - solde de tous les comptes à la date d'arrêté du bilan et compte de résultat, avec mémorisation de ces données dans un fichier (fichier CPTBIS). Ces données sont conservées de façon permanente, et peuvent donc être utilisées notamment en QUERY.

2) Constitution d'un fichier correspondant aux lignes du bilan et du compte de résultat (fichier CPTBIR) à partir soit du fichier mis à jour en phase 1 (soldes de comptes dans CPTBIS), soit à partir du fichier Budget (fichier CPTBUD). Ce fichier CPTBIR est effacé avant chaque re-calcul. Dans cette deuxième phase, l'ordinateur contrôle, pour les tableaux 1 à 3 seulement, que chaque compte est traité une fois et une seule sur le bilan et le compte de résultat. En cas d'erreur, il y a édition d'une liste d'anomalies, le traitement d'édition du bilan et compte de résultat est stoppé, et vous devez corrigez les paramètres avant de relancer le traitement.

Epuration des anciennes situations

Comme il a été indiqué aux paragraphes précédents, le système calcule et mémorise dans un fichier nommé CPTBIS une balance des comptes généraux et auxiliaires à la date d’arrêté demandée. Si l’on demande l’édition du bilan et compte de résultat à chaque fin de mois, on a donc en fin d’exercice 12 balances mémorisées dans ce fichier. Ce fichier est bien sûr conservé tel quel au travers des clôtures annuelles, de façon à pouvoir effectuer des comparatifs entre l’exercice courant et l’exercice précédent, même après clôture de l’exercice précédent.

La procédure décrite ci dessous permet de « nettoyer » ce fichier, qui sans cela va gonfler sans cesse. Notons toutefois que les volumes de données stockées dans ce fichier sont faibles, de l’ordre de 1 Mo pour chaque arrêté de bilan, pour un dossier comptable comportant 10 000 comptes actifs (comptes généraux, clients et fournisseurs).

La procédure d’épuration est accessible depuis le menu Générale/Bilan et CR/épUration des anciennes situations.

Lorsque vous lancez cette option, la seule donnée qui vous est demandée est la date de l’arrêté que vous voulez effacer.

Il n’est pas possible de savoir directement quelles sont les situations qui sont enregistrées dans le fichier CPTBIS. Il faut visualiser le contenu de ce fichier, en passant la commande Query suivante :

RUNQRY QRYFILE(CPTBIS)

La date d’arrêté est alors la première colonne qui est affichée à l’écran, ligne par ligne, sachant qu’on trouve dans ce fichier une ligne par date d’arrêté et par compte général ou auxiliaire.

Attention : l’effacement d’une situation est irréversible. Une fois celui-ci réalisé, il ne sera plus possible de demander le comparatif, dans le module Bilan et compte de résultat, entre une nouvelle situation et une situation ayant été effacée, si la date de cette dernière est relative à un exercice clos. Donc, prudence !!! Si nécessaire, procédez à une sauvegarde du dossier comptable avant de demander l’épuration, et conservez cette sauvegarde dans vos archives.

11. Clôtures

11.1 Clôture mensuelle des journaux

Cette procédure permet de clore un ou plusieurs journaux à une date donnée. L'intérêt de la clôture d'un journal est triple :

è cela permet d'interdire toute nouvelle saisie d'écritures sur le journal en question en deçà de la date de clôture choisie, et de bloquer la modification des pièces comptables sur la période close, pour le cas où vous avez choisi l’option 3=Toute modif. sur période non close à l’invite Mode de gestion des écritures provisoires de la fiche société. Seules les données non comptables resteront modifiables sur ces pièces.

è Cela fait disparaître la mention *** Edition provisoire *** qui apparaît en haut à gauche sur toutes les pages des journaux, balances et grands-livres, pour peu que les dates d’arrêté demandées soient dans des périodes closes.

è si vous avez demandé une centralisation pour le journal en question, la centralisation sera effective pour les périodes closes lors des éditions ultérieures du grand-livre. Il faut rappeler qu'il s'agit d'une pseudo-centralisation, c'est à dire que l'on conserve toujours le détail de toutes les écritures dans l'historique comptable, et que l'on peut à tout moment réobtenir sur le grand-livre la totalité des écritures. La notion de centralisation sur les grands-livres est présentée en détail au paragraphe 6.6.

Comme il n'y a pas véritablement centralisation d’écritures, la clôture d'un journal est immédiate. Cela consiste simplement à mémoriser la date de dernière clôture de chaque journal. Aucun traitement supplémentaire n’est déclenché.

La procédure de clôture mensuelle des journaux est accessible depuis le menu Utilitaires/Clôtures/clôture Mensuelle des journaux. La sélection des journaux à clore, et la saisie de la date de clôture des journaux se fait sur deux écrans distincts.

Ecran de sélection des journaux à clore

Lors de l'appel de la procédure, c'est le premier écran qui est affiché. Sur cet écran, vous trouvez la liste des codes journaux existants dans votre dossier de comptabilité.

Indiquez le ou les journaux à clore par l’option 1=Choisir en regard de chaque journal à traiter. Si vous voulez clore tous les journaux apparaissant dans la liste, appuyez sur la touche de fonction F21=Tous les journaux, puis sur la touche ENTREE.

Remarque : les journaux de situation et d’abonnement étant en quelque sorte extra-comptables ils ne peuvent jamais être clos. C’est pourquoi il n’est pas possible de les pointer ici par l’option 1=Choisir.

Ecran de saisie de la nouvelle date de clôture

Cet écran est affiché une fois que vous avez sélectionné un ou plusieurs journaux sur l'écran précédent. Sur la partie haute de l'écran, vous trouvez la liste des journaux que vous avez sélectionnés, avec pour chaque journal sa date de dernière clôture mensuelle. L'ordinateur affiche également suite à cette liste la date de clôture la plus récente trouvée dans cette liste.

Il vous faut saisir la nouvelle date de clôture pour les journaux sélectionnés. Cette date doit obligatoirement correspondre à une fin de mois, et doit être postérieure à la date de dernière clôture la plus récente. Une fois la nouvelle date de clôture saisie, validez par la touche ENTREE.

11.2 Clôture annuelle

Cette procédure permet de clore un exercice comptable. Elle réalise simultanément la clôture des comptes auxiliaires et généraux. Avant de lancer cette procédure, vous devez impérativement avoir réalisé les opérations suivantes :

è vérification des folios en attente de validation ; il ne doit plus exister aucun folio en attente pour l’exercice qui va être clos.

è vérification de l’état de vos journaux d’abonnements et de situation. En règle générale, ces journaux devraient être vierges lors de la clôture annuelle, sauf si vous êtes certain de la nécessité de conserver les écritures présentes sur ces journaux pour réaliser la clôture des comptes.

è Edition définitive des tous les états comptables avant clôture, arrêtés à la date de clôture de l’exercice : journaux, état de contrôle des journaux, balances générales et auxiliaires, grands-livres général et auxiliaire… Avant de réaliser cette édition définitive, il vous faut avoir clos tous vos journaux comptables à la date de clôture d’exercice, de façon à faire disparaître la mention *** Edition provisoire *** de vos états.

La clôture annuelle de l'exercice doit être lancée depuis le menu Utilitaires/Clôtures/clôture Annuelle.

ATTENTION : cette clôture est réalisée en traitement par lot, et peut être longue, suivant le volume d’écritures et la puissance de la machine dont vous disposez. Pendant toute la durée du traitement batch de clôture, aucune saisie ni interrogation ne doit être faite sur le dossier en cours de clôture.

La procédure de clôture annuelle intègre plusieurs traitements successifs, pour aller dans le sens d'une plus grande fiabilité et d'une meilleure « sécurisation ».

1) Intégration de contrôles avant clôture

þ Contrôle que tous les journaux sont clos à la date de clôture annuelle. Ce contrôle est fait lors du lancement du traitement. S'il échoue, une fenêtre d'avertissement s'ouvre, et la clôture annuelle ne peut être lancée.

þ Contrôle qu’il n’existe aucun folio en attente de validation pour l’exercice qui va être clos.

þ Contrôle qu'aucun utilisateur n'est actif en comptabilité durant tout le traitement de clôture annuelle. Ce contrôle est fait grâce à une allocation en mode exclusif du fichier historique comptable et de la fiche société durant tout le traitement de clôture annuelle réalisé par lot. Si un utilisateur est actif, que ce soit en saisie ou en consultation, l'allocation des fichiers échoue. L'erreur est signalée (voir plus loin le compte-rendu de clôture), et le traitement de clôture est abandonné.

þ Contrôle de l'équilibre de tous les journaux. L'équilibre Débit-Crédit est vérifié par journal et mois comptable, pour l'exercice à clore. En cas de déséquilibre, l'erreur est signalée (voir plus loin le compte-rendu de clôture), et le traitement de clôture est abandonné.

þ Contrôle de l'équilibre de tous les lettrages. L'équilibre Débit-Crédit est vérifié par compte, code et date de lettrage, pour l'ensemble du dossier à clore. La cohérence des lettrages partiels est également vérifiée. En cas de déséquilibre, l'erreur est signalée (voir plus loin le compte-rendu de clôture), et le traitement de clôture est abandonné.

þ Mémorisation de l’historique des chiffres d’affaires clients et fournisseurs. Cette phase de mémorisation permettra d’éditer des états comparatifs de chiffres d’affaires clients et fournisseurs même sur des périodes closes. Ces états de chiffres d’affaires sont décrits au chapitre 17.

2) Intégration de la sauvegarde avant clôture

La procédure de sauvegarde des données et programmes est entièrement intégrée en début du traitement de clôture. Sont sauvegardées :

þ la bibliothèque correspondant au dossier qui va être clos (bibliothèque CPTxLIB, x étant le code du dossier clos) ;

þ la bibliothèque spécifique utilisateur HMCPTUSR ;

þ les bibliothèques de programme du progiciel : HMCPT, HMANA, PGMTOOLS. La bibliothèque HMANA correspondant au module analytique n'est sauvegardée que dans la mesure où elle est présente sur disque (Module analytique installé).

Le volume de sauvegarde ainsi obtenu permet de garantir que l'on sera en mesure, même plusieurs années plus tard, de recharger les données comptables avec les programmes correspondant à ces données. On se protège donc vis-à-vis des changements de version futurs du progiciel, qui risqueraient d'empêcher tout retraitement de données trop anciennes.

3) Intégration de l'archivage du dossier avant clôture

Il est possible de demander l'archivage du dossier avant clôture. Le dossier avant clôture sera alors conservé sur disque sous un autre code. Ainsi, on pourra continuer à consulter les écritures de l'exercice précédent après clôture annuelle, en interrogeant ce dossier archivé. Suite à la clôture annuelle, on disposera donc de deux dossiers :

þ celui avant clôture, créé par le traitement de clôture annuelle, qui sera l'image exact du dossier tel qu'il se présentait avant clôture. Attention : ce dossier ne contient pas seulement les écritures de la période close, mais aussi toutes les écritures déjà saisies sur le nouvel exercice au moment de la clôture annuelle ;

þ celui après clôture, résultant de la clôture du dossier d'origine.

L'archivage du dossier avant clôture est facultatif. Lors du lancement du clôture annuelle, un ensemble d'invites vous permet de spécifier :

· si vous souhaitez archiver le dossier avant clôture ou pas ;

· si c'est le cas, d'indiquer le code et le libellé qui seront affectés au dossier qui va être créé pour recevoir les données avant clôture. Par défaut, l'ordinateur propose le premier code de dossier consécutif au dossier à clore, et encore non utilisé.

ATTENTION : pour que l'on puisse archiver le dossier avant clôture, il faut disposer de suffisamment de place sur disque. En effet, le dossier va être dupliqué en totalité avant d'effectuer la clôture annuelle. C'est pour cela que la place disque disponible est affichée en bas de l'écran d'invite de l'archivage. Si la place disque est inférieure à 100 millions d'octets, l'archivage est déconseillé. Toutefois, cela dépend aussi de la taille du dossier comptable à clore. Pour connaître la taille de votre dossier comptable, vous pouvez utiliser la commande :

DSPLIB LIB(CPTxLIB) OUTPUT(*PRINT)

où x représente le code du dossier comptable à clore. Sur la liste produite dans le spoule par cette commande, la taille totale du dossier en octets figure au bas de la dernière page. En cas de doute, contactez votre société de services.

4) Traitement de clôture proprement dit

Il s’agit du traitement de clôture-réouverture des comptes. Le traitement consiste à effacer toutes les écritures de l’exercice clos, et à comptabiliser des écritures de report à nouveau au premier jour du nouvel exercice, sur un journal d’à nouveaux dont le code est choisi lors du lancement du traitement. Pour les comptes de bilan ayant été déclarés comme lettrables ou rapprochables (au sens du rapprochement bancaire), le système reporte en à nouveau toutes les écritures non lettrées à la date de clôture (c’est à dire non lettrées, lettrées partiellement ou lettrées avec une date de lettrage supérieure à la date de clôture), ou les écritures non rapprochées définitivement pour les comptes rapprochables. Pour les comptes non lettrables et non rapprochables, le système reprend une seule écriture de report à nouveau, écriture dont le montant correspond au solde du compte à la date de clôture (en fait, le système crée une écriture de report à nouveau par devise, pour le cas où l’on trouve dans le compte des écritures saisies dans plusieurs devises différentes). Enfin, le système comptabilise une écriture de résultat dans le compte de résultat indiqué au niveau de la fiche société (bénéfice ou perte selon le résultat constaté), ce résultat étant calculé comme solde des comptes de classe 6 et 7 à la date de clôture.

Enfin, pour les besoins du suivi de la TVA sur les encaissements, et si vous utilisez cet état de suivi de la TVA, le système peut être amené à conserver en détail davantage d’écritures dans les comptes de TVA. En effet, il lui est indispensable de conserver en détail d’une part dans les comptes clients toutes les factures non encore encaissées à la date de clôture (l’encaissement faisant intervenir la date d’échéance du règlement), d’autre part dans les comptes de TVA la ventilation de la TVA des factures non encore encaissées à date de clôture. Pour déterminer quelles sont les factures non encore encaissées à la date de clôture, il s’appuie sur l’état de suivi de la TVA sur les encaissements, état qui doit donc avoir été imprimé juste avant le traitement de clôture avec comme date d’arrêté la date de clôture de l’exercice.

Pour ce qui est de la comptabilité analytique, toutes les écritures de l’exercice clos sont purement et simplement effacées, et ce quel que soit le compte comptable dont elles dépendent. Cela vaut pour les écritures purement analytiques (dites aussi OD analytiques) comme pour la ventilation analytique des écritures de comptabilité générale, et même si l’écriture de comptabilité générale mère a été conservée en détail de part le traitement de clôture des comptes généraux et auxiliaires décrit plus haut.

5) Edition d'un compte-rendu d'exécution

Quelle que soit l'issue du traitement de clôture, un compte-rendu de ce traitement sera imprimé. Ce compte-rendu fait apparaître clairement toutes les étapes de la clôture annuelle, avec pour chaque étape un message signalant l'initialisation du traitement, et un second message indiquant son achèvement.

En voici un extrait, dans le cas d'une clôture annuelle se déroulant normalement :

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! !

! Comptabilité : DEMONSTRATION COMPTE-RENDU DE LA CLOTURE ANNUELLE Le 02/96 à 16:17:05 !

! CPULOG1 DOSSIER 3 Page 1 !

! !

!-------------------------------------------------------------------------------------------------------!

! Date ! Heure ! Procédure ! Libellé ! Commentaires !

!----------!----------!-----------!-----------------------------------------------------!---------------!

! ! ! ! ! !

! 2/02/96 ! 15:54:26 ! CPSCLACL ! Début du traitement de clôture au 31/03/95 ! !

! ! ! ! ! !

! 2/02/96 ! 15:54:28 ! ALCOBJ ! Allocation des fichiers ! !

! ! ! ! ! !

! 2/02/96 ! 15:54:28 ! CPUJNACL ! Contrôle de l'équilibre des journaux ! !

! 2/02/96 ! 15:54:41 ! ! Les journaux sont tous équilibrés ! !

! ! ! ! ! !

! 2/02/96 ! 15:54:42 ! CPULETC2 ! Contrôle de l'équilibre du lettrage ! !

! 2/02/96 ! 15:54:56 ! ! Les lettrages sont tous équilibrés ! !

! ! ! ! ! !

! 2/02/96 ! 15:54:56 ! INZ ! Initialisation du volume de sauvegarde ! !

! 2/02/96 ! 15:55:21 ! ! Le volume de sauvegarde a été initialisé ! !

! 2/02/96 ! 15:55:22 ! SAVLIB ! Sauvegarde de la bibliothèque CPT3LIB ! !

! 2/02/96 ! 15:56:33 ! ! La bibliothèque CPT3LIB a été sauvegardée ! !

! ! ! ! ! !

! ... !

! ! ! ! ! !

! 2/02/96 ! 16:14:58 ! CPSCLA1 ! Clôture des comptes généraux et auxiliaires ! !

! 2/02/96 ! 16:15:42 ! ! Fin de clôture des comptes généraux et auxil. ! !

! ! ! ! ! !

! ... !

! ! ! ! ! !

! 2/02/96 ! 16:16:43 ! ! Fin du traitement de clôture annuelle au 31/03/95 ! !

! ! ! ! ! !

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Figure 10 - Compte-rendu d'exécution d'une clôture annuelle

Dès lors qu'une erreur survient durant le traitement de clôture (Impossible d'allouer les fichiers, Journaux non équilibrés...), un message signalant que la clôture s'est terminée anormalement est adressé à l'utilisateur ayant soumis le traitement. Sur le compte-rendu d'exécution qui s'imprime alors, figurent toutes les informations permettant une reprise :

è nature de l'erreur

è méthode de reprise.

Une fois la clôture réalisée, il est conseillé de conserver soigneusement ce compte-rendu avec les états comptables afférents à l'exercice clos.

Ecran de saisie des paramètres de la clôture annuelle

Lors de l'appel de la procédure, il y a affichage de plusieurs écrans de rappels des opérations devant être faites avant de lancer la clôture. Vient ensuite l’écran de saisie des paramètres, qui comporte les informations suivantes :

ð Nom de l’unité de sauvegarde. Indiquez le nom de l’unité bande sur laquelle la sauvegarde des données et programmes doit être effectuée. Vous devez avoir placé un support adéquat dans cette unité. Si vous ne souhaitez pas réaliser le traitement de sauvegarde qui est intégré dans la procédure de clôture, et si vous êtes certain de posséder déjà une sauvegarde vous permettant éventuellement de recharger intégralement le dossier comptable avant clôture, vous pouvez indiquer la valeur *NONE.

ð Archivage du dossier. Indiquez la valeur O=Oui si voulez que le système conserve une copie du dossier comptable avant clôture, copie qui sera ensuite accessible en parallèle de votre dossier courant qui va faire l’objet de la clôture. Ainsi, ou pourra continuer à consulter les écritures de l'exercice précédent après clôture annuelle, en interrogeant ce dossier d’archives.

ð Code du dossier archivé. Si vous avez demandé l’archivage du dossier en répondant O=Oui à l’invite précédente, indiquez ici le code qui doit être affecté à ce dossier d’archives. C’est ce code qui vous permettra par la suite d’accéder à ce dossier d’archives. Par défaut, l'ordinateur propose le premier code de dossier consécutif au dossier à clore, et encore non utilisé.

ð Libellé dossier archivé. Si vous avez demandé l’archivage du dossier en répondant O=Oui à l’invite précédente, indiquez ici le libellé qui doit être affecté à ce dossier d’archives. Choisissez un libellé dans lequel apparaît clairement le dossier comptable ainsi que l’exercice concerné. Par exemple , si vous clôturez le dossier SIMATRANS pour l’exercice 1999, le libellé pourrait être SIMATRANS 1999.

Suite à ce premier écran de saisie des paramètres, un second écran permet de définir les options de clôture ; cet écran comporte les informations suivantes :

ð Date de clôture de l’exercice. Cette date de clôture d'exercice a été calculée par le système d'après la date de la dernière clôture effectuée, et le nombre de mois de l'exercice. Ces deux informations figurent dans la fiche société. Cette date ne peut être modifiée à ce stade.

ð Code du journal à nouveau. Il faut indiquer ici le code du journal sur lequel le système va comptabiliser les écritures de report à nouveau.

ð Epuration du journal de situation avant clôture. En règle générale, le journal de situation devrait être vierge lors de la clôture annuelle, les OD de situation ayant déjà été remplacées à ce stade par les OD définitives de bilan. Si tel n’est pas le cas, le système vous propose de l’effacer avant de procéder à la clôture annuelle. ATTENTION : si le système propose d’effacer le journal de situation, il vous appartient de savoir si cela est justifié ou pas, c’est à dire est-ce que ce journal est nécessaire à l’établissement du résultat de l’exercice ou pas. Si oui, il vous faut conserver ce journal en indiquant la valeur N=Non.

ð Epuration du journal d’abonnement avant clôture. En règle générale, le journal des abonnements devrait être vierge lors de la clôture annuelle, les écritures d’abonnements ayant été effacées et remplacées par les écritures ayant permis de comptabiliser les charges réelles. Si tel n’est pas le cas, le système vous propose de l’effacer avant de procéder à la clôture annuelle. ATTENTION : si le système propose d’effacer le journal des abonnements, il vous appartient de savoir si cela est justifié ou pas, c’est à dire est-ce que ce journal est nécessaire à l’établissement du résultat de l’exercice ou pas. Si oui, il vous faut conserver ce journal en indiquant la valeur N=Non.

ð Suivi de la TVA collectée - Conserver tous les éléments relatifs aux factures restant dues. Pour les besoins du suivi de la TVA sur les encaissements, le système peut être amené à conserver en détail les factures de vente non encaissées à la date de clôture (voir paragraphe Traitement de clôture plus haut). Le système propose la valeur O=Oui s’il s’aperçoit que l’état de TVA a été lancé au moins une fois. Si vous souhaitez effectivement conserver les éléments relatifs aux factures restant dues, vous devez au préalable avoir lancé l’état de suivi de la TVA arrêté à la date de clôture de l’exercice, pour que le système puisse déterminer quelles sont les factures non encore encaissées à la date de clôture. Si vous n’utilisez pas l’état de suivi de la TVA, indiquez la valeur N=Non.

Enfin, un dernier écran de saisie permet d’indiquer les paramètres d’impression du compte-rendu d’exécution de la clôture.

Comme il a été dit plus haut, la clôture est soumise en traitement par lot. Suivant les volumes de données à traiter (nombre d’écritures de l’exercice en particulier), et la machine dont vous disposez, ce traitement peut durer de quelques 15 minutes à plusieurs heures. En tout état de cause, il vous faut attendre le message Travail CLOTURE_AN achevée, message qui est envoyé à l’utilisateur ayant soumis la demande de clôture, pour être certain que ce traitement est terminé. Vous devez alors consulter le compte-rendu d’exécution qui s’imprime systématiquement, pour vous assurer du bon déroulement de la procédure. Si la procédure s’est achevée avec succès, le dernier message doit être de la forme :

Fin du traitement de clôture annuelle au 31/12/9999.

En cas d’erreur ou d’anomalie détectée par la procédure de clôture, le dernier message est du type :

*** Fin anormale de la clôture annuelle ***

ATTENTION : Une fois cette clôture achevée normalement, il faut impérativement imprimer le journal des à nouveaux qui a été généré par la procédure de clôture, ou tout du moins le récapitulatif de ce journal s’il est trop volumineux. Ce journal récapitulatif doit alors être comparé à la balance arrêtée à la date de clôture, pour vérifier que les soldes de début d’exercice ont été créés conformément aux soldes de la balance à fin d’exercice.

Enfin, si vous avez demandé l’archivage du dossier avant clôture, il est prudent, dans le dossier d’archives, de demander une clôture mensuelle de tous les journaux à une date très lointaine. Cela évite que par la suite, du fait de l’ouverture fréquente du dossier d’archives pour consultation, on saisisse par erreur des écritures dans ce dossier d’archives au lieu du dossier réel.

Partie C - Comptabilité générale et auxiliaire - Options avancées

12. Gestion des règlements fournisseurs

12.1 Présentation

LDCompta offre deux méthodes pour gérer le règlements des fournisseurs. D’un coté la méthode dite règlement manuel, dans le sens où le titre de paiement est manuscrit ; de l’ autre, une chaîne complète de règlement automatique des fournisseurs.

Le règlement manuel d'un fournisseur se fait au vu du compte fournisseur, avec mise à jour semi-automatique de l'échéancier fournisseurs s'il y a lieu. Cette procédure de règlement manuel peut être utilisée soit de façon exceptionnelle pour régler rapidement un fournisseur en dehors des règlements automatiques périodiques, soit en lieu et place du règlement automatique si le faible nombre de règlements fournisseurs ne justifie pas un traitement automatisé.

La chaîne de règlement automatique comporte les fonctionnalités suivantes :

è Gestion d’un échéancier fournisseurs en parallèle du compte fournisseur ; cet échéancier est alimenté lors de la saisie des factures d’achats, chaque facture fournisseur créant une ou plusieurs échéances ;

è Possibilité d'affectation automatique des règlements à effectuer sur une ou plusieurs banques, compte tenu des pourcentages de répartition indiqués pour chaque banque ;

è Possibilité d'intervenir sur les règlements à effectuer jusqu'au dernier moment, c'est à dire la phase de génération des règlements fournisseurs ;

è Comptabilisation du paiement avec lettrage du compte de tiers, édition du titre de paiement (lettre-BO, lettre chèque, lettre virement), émission de l’ordre de virement le cas échéant ;

è Gestion complète des comptes effets à payer, avec pointage des effets à réception des relevés de LCR à payer pour comptabilisation de la domiciliation ;

Le module est constitué de cinq procédures distinctes:

þ une procédure de gestion de l’échéancier fournisseurs, pour créer (acomptes) modifier ou supprimer des échéances, pour donner le bon à payer, ou pour choisir la banque sur laquelle le règlement sera tiré.

þ une procédure d'affectation automatique des échéances sur les différentes banques utilisables, compte tenu de critères de répartition indiqués banque par banque ; cette procédure peut également être utilisée pour donner le bon à payer globalement sur un ensemble d’échéances ;

þ une procédure de comptabilisation et édition des règlements fournisseurs ;

þ une procédure de gestion des virements, permettant de créer le support magnétique pour les ordres de virements ;

þ une procédure de gestion des effets à payer, avec possibilité de modifier l'échéance ou de supprimer un effet, et permettant le pointage des effets à payer au vu des relevés de LCR à payer émis par les banques, avec comptabilisation des écritures de domiciliation entre le compte effets à payer d’une part et le compte de banque d’autre part.

A ces cinq procédures s’ajoutent des procédures d’édition :

þ une procédure d'édition de l’échéancier ;

þ une procédure de réédition des titres de paiement, en cas de problème survenant en cours d’édition ;

þ une procédure d’édition d’une liste des chèques imprimés ;

þ une procédure d’édition des avis de domiciliation ;

þ une procédure d’édition du portefeuille d’effets à payer.

Chacune de ces procédures est décrite en détail plus loin.

Remarque : Compte fournisseur et échéancier fournisseur

Toute la chaîne de règlement automatique des fournisseurs est basée sur un échéancier fournisseurs. Cet échéancier fournisseurs est constitué au fur et à mesure des saisies effectuées sur le journal d'achat, quel que soit le mode d'introduction des factures d'achat :

· saisie par pièce

· saisie par folio

· alimentation automatique par la procédure standard d'interface.

C'est au niveau des paramètres journaux que l'on détermine si l'échéancier fournisseurs doit être alimenté à chaque mouvement d'un compte fournisseur sur le journal d'achat (il faut indiquer la valeur O=Oui à l’invite Gestion échéancier fournisseurs pour le ou les journaux d'achat).

L'échéancier fournisseurs doit normalement être le reflet des sommes restant dues dans les comptes fournisseurs. Cependant, il est possible d'inscrire des sommes différentes entre échéancier et compte fournisseur (Acompte sur commande, litige fournisseur pour lequel on ne veut pas inscrire dans l'échéancier le montant total de la facture).

Afin de faire de l'échéancier fournisseurs un outil de gestion véritablement fiable, de nombreux contrôles de cohérences sont réalisés dans les différentes procédures amenées à modifier l'échéancier fournisseurs. Le principe de ces contrôles est de signaler à l'opérateur toute tentative de désynchronisation entre échéancier et comptes fournisseurs.

Ainsi, lors de la saisie d'une facture fournisseur par la procédure de saisie pièce, le dernier écran où l'on doit répartir le montant TTC de la facture sur une ou plusieurs échéances fait l'objet d'un contrôle : si la somme des échéances saisies diffère du montant TTC de la facture, une fenêtre d'avertissement s'ouvre, et l'opération doit être confirmée.

De même, en gestion de l'échéancier fournisseurs, chaque fois que l'on modifie une ou plusieurs échéances d'un fournisseur, l'ordinateur contrôle en fin de transaction que la somme des échéances du fournisseur est égale au solde du compte fournisseur. En cas de différence, une fenêtre d'avertissement s'ouvre, fenêtre dans laquelle s'affiche la somme des échéances et le solde du compte fournisseur.

De plus, une procédure de contrôle permet d'éditer à la demande la liste des comptes fournisseurs pour lesquels on rencontre une différence entre le solde du compte fournisseur et la somme des échéances portées dans l'échéancier fournisseurs. Cette procédure, appelée Liste des écarts de soldes fournisseurs, peut être lancée depuis le menu Utilitaires/prOcédures de contrôles/Liste des écarts de soldes fournisseurs.

12.2 Règlement manuel des fournisseurs

Généralités

En dehors de la chaîne de règlement automatique des fournisseurs, ou en complément de celle-ci, une procédure de saisie manuelle des règlements fournisseurs est disponible.

L'objet de cette procédure est de comptabiliser de façon simple et rapide un paiement fournisseur. L'édition du titre de paiement n'est pas prise en charge directement par cette procédure. Il reste cependant possible d'éditer à posteriori le titre, par la procédure de réédition des règlements décrite plus loin.

Cette procédure convient donc bien aux règlements par chèque, avec un chèque manuscrit :

· soit pour les sociétés dont le faible nombre de règlements fournisseurs ne justifie pas l'emploi de lettres-chèques, lettres-BO ou virements ;

· soit pour un règlement exceptionnel effectué par chèque ;

· soit pour les règlements effectués par virement ou prélèvement, sans qu'il soit nécessaire d'éditer une lettre-relevé (opération inter-groupe par exemple).

Le paiement du fournisseur se fait au vu du compte fournisseur, et non pas de l'échéancier fournisseur. Ainsi, cette procédure peut être utilisée même si vous ne gérez pas d'échéancier fournisseurs. Toutefois, pour ceux qui gèrent un échéancier fournisseurs, tout paiement enregistré par cette procédure est reporté de façon semi-automatique dans l'échéancier fournisseurs, afin d'éviter qu'une facture payée « manuellement » depuis le compte fournisseur fasse l'objet ensuite d'un paiement « automatique » depuis l'échéancier fournisseurs.

Les avantages de cette procédure par rapport à une comptabilisation directe du règlement en saisie pièce, qui est bien sur toujours possible, sont :

’ Vision claire du compte fournisseur avant d'émettre le paiement, éventuellement en mode multi-devises ;

’ Lettrage du compte fournisseur en cas de paiement intégral d'une ou plusieurs factures, ou lettrage partiel, ou encore lettrage avec OD automatique de différence de règlement ; gestion intégrée des différences de change en cas de devise out ;

’ Gestion du compte effets à payer en cas de paiement de type BO, et quel que soit le mode de paiement, alimentation du fichier des règlements fournisseurs émis. On retrouvera donc la trace de ces règlements lors de l'édition des avis de domiciliation.

’ Report semi-automatique du règlement dans l'échéancier fournisseurs si nécessaire.

Cette procédure est accessible soit depuis le menu Générale/Saisies/ règlements Fournisseurs, soit depuis le menu auXiliaire/règlements Fournisseurs/Saisie des règlements fournisseurs. Le fonctionnement de cette procédure de règlement manuel d'un fournisseur est le suivant :

Premier écran

Ce premier écran offre le choix de la banque sur laquelle le règlement sera tiré, et du fournisseur à régler. Il comporte les zones suivantes :

ð Code banque. Indiquez le code du journal de banque sur laquelle le règlement sera tiré. Il faut noter que dans le cas d’un règlement de type BO, le règlement ne sera pas comptabilisé sur ce journal, mais sur le journal Effets à payer associé à cette banque (voir paragraphe 3.3, rubrique Page 4 – Règlements fournisseurs).

ð Mode de règlement. Indiquez le code paiement qui va être utilisé. Si vous avez activé le module devises dans la fiche société, c’est le choix de ce mode de paiement qui va déterminer si la saisie du règlement va s’effectuer en devises, ou simplement en devise de référence implicitement. Le système utilise pour cela la valeur indiquée à l’invite Règlement en devises possible dans les paramètres mode de paiement.

ð N° de tiers. Indiquez le N° du compte de tiers à régler. Dans la plupart des cas, il s’agit d’un compte fournisseur. Sachez cependant que vous pouvez aussi indiquer un n° de compte général, ou un N° de compte client, la procédure de règlement manuel fournisseur supportant le règlement dans tout type de compte. Reportez vous si nécessaire aux règles de saisie d’un N° de compte du paragraphe 2.1, qui décrit également comment utiliser la touche F4=Liste pour retrouver dans une liste de sélection n’importe quel type de compte.

Suite à ce premier écran, et dans le cas d’un règlement effectué en devise (mode de paiement choisi possédant l’attribut Règlement en devises possible), le système vous demande dans quelle devise vous souhaitez émettre votre règlement. Il propose la devise indiquée dans la fiche du compte. S’il s’agit d’une devise out, vous devez également saisir ici le cours de la devise, cours utilisé pour calculer la contre-valeur en devise de référence du règlement. Le cours devise proposé est celui inscrit dans la table des devises. Chaque fois que vous modifiez le code devise sur cet écran sans modifier simultanément le cours, l’ordinateur « rafraîchit » la zone Cours devise d’après le cours inscrit dans la table des devises pour la nouvelle devise choisie. En revanche, si vous modifiez simultanément les deux zones Code et Cours, ou si vous ne modifiez que le cours, la valeur choisie pour le cours est conservée.

Une fois la devise du règlement établie, l’ordinateur analyse le compte du tiers à régler, pour rechercher s’il existe des écritures non lettrées dans ce compte, dans une devise out autre que celle choisie pour le règlement, et autre que la devise de référence. Si c’est le cas, un écran supplémentaire s’intercale, pour vous permettre de saisir le cours actuel des différentes devises out qu’il a détectées dans le compte du tiers. Ce cours sera utilisé par la suite pour calculer automatiquement les différences de change, par comparaison pour chaque écriture réglée, entre le cours donné au moment de la saisie de l’écriture et celui indiqué au moment du règlement.

Là aussi, pour chaque devise que l’ordinateur a détectée, le cours inscrit dans la table des devises est proposé.

Deuxième écran

Cet écran permet la sélection des factures et avoirs à régler, par pointage du compte de tiers indiqué sur l’écran 1. Seules les écritures encore non lettrées sont affichées. Vous devez pointer la ou les écritures à régler par l’option 1=Choisir. Au fur et à mesure du pointage, les totaux figurant au bas de l’écran (ligne Total à régler) évoluent ; lorsque vous avez achevé votre sélection, validez par F3=Fin du pointage. Si le compte ne comporte aucune écriture à pointer, ou si vous voulez déclencher un paiement sans aucun rapport avec les écritures présentes dans le compte (émission d’un acompte sur commande par exemple), vous pouvez valider directement par F3=Fin du pointage sans avoir pointé aucune écriture. Il vous faudra dans ce cas confirmer l’absence de pointage en appuyant une deuxième fois sur F3.

Comme sur les écrans de lettrage d’un compte, les lettrages partiels présents dans le compte réglé sont présentés en solde uniquement ; on ne voit pas le détail des écritures lettrées partiellement. Pour consulter ce détail, utilisez la touche F13=Lettrage partiel. Vous accédez alors à l’écran de consultation des lettrages partiels, décrit au paragraphe 5.1. Cet écran permet notamment de supprimer un lettrage partiel qui ne conviendrait plus.

Si vous n’avez pas activé le module devises dans la fiche société, ou si vous avez choisi, sur le premier écran, un mode de paiement ne possédant pas l’attribut Règlement en devises possible, le pointage des écritures à régler, c’est à dire l’affichage des écritures non lettrées du compte de tiers choisi, va se faire en devise de référence ; il ne sera jamais question de devise durant toute la saisie du règlement.

Si au contraire, le mode de paiement choisi possède l’attribut Règlement en devises possible, le pointage des écritures à régler va se faire en devises. Ainsi, chaque écriture non réglée est présentée dans la devise dans laquelle elle a été initialement saisie, et cela même si la devise choisie pour le règlement sur l’écran 1 est la devise de référence. Le code devise apparaît à droite du montant. Toutes les écritures affichées peuvent être pointées, qu’elles aient été saisies dans la même devise que celle du règlement ou pas.

Particularités du deuxième écran en mode devises

En bas de l’écran, il apparaît trois lignes de totalisations :

ð Total à régler. Il s’agit là du total des lignes (écritures ou lettrages partiels) ayant été pointées, total calculé dans la devise du règlement. Ce total en devises est suivi à droite de sa contre-valeur en devise de référence, calculée en appliquant le cours choisi pour le règlement (écran 2) sur le total en devise situé à gauche. Pour calculer le total pointé en devises, les règles pour sommer les écritures pointées sont :

è si la devise choisie pour le règlement est autre que la devise de référence,

§ les écritures qui sont dans la même devise que le règlement sont sommées sans conversion ;

§ les écritures qui sont dans une devise in sont converties dans la devise du règlement en utilisant les règles habituelles de conversion des devises in (voir paragraphe 2.5), avec triangulation le cas échéant si la devise du règlement est elle aussi une devise in ;

§ les écritures qui sont en devise de référence sont converties dans la devise du règlement au cours choisi pour le règlement, si le règlement est en devise out ;

§ les écritures qui sont dans une devise qui n’est ni la devise de référence, ni celle choisie pour le règlement, sont converties dans un premier temps en devise de référence, puis converties de la devise de référence dans la devise du règlement. On utilise selon le cas soit les règles de conversion des devises in, soit les cours indiqués sur l’écran 1 pour les devises out.

è si la devise du règlement est la devise de référence,

§ les écritures qui sont elles aussi en devise de référence sont sommées sans conversion ;

§ les écritures qui ne sont pas en devise de référence sont converties en devise de référence soit en appliquant les règles de conversion des devises in, soit en utilisant le cours indiqué sur l’écran 1 pour les écritures en devises out.

ð Total en devise de référence. Il s’agit là du total en devise de référence des lignes (écritures ou lettrages partiels) ayant été pointées, c’est à dire que l’on somme chaque écriture ou lettrage partiel pour sa valeur en devise de référence, indépendamment de la devise dans laquelle elle a été saisie. Rappelons ici que toute écriture est toujours enregistrée avec un montant en devise et un montant en devise de référence. C’est le montant en devise de référence qui est sommé ici. L’intérêt de faire apparaître ici ce total est de mettre en évidence dès le pointage des écritures à régler, la différence de change éventuelle. Cette différence de change correspond en effet à la différence entre ce total en devise de référence et la contre-valeur en devise de référence du règlement qui figure sur la ligne au dessus.

ð Solde du compte. Il s’agit là du solde du compte, toujours affiché en devise de référence.

La touche de fonction F5=Autre vue permet de faire figurer sur une deuxième ligne, en jaune, écriture par écriture, la contre-valeur en devise de référence.

Troisième écran

Cet écran permet de saisir toutes les autres données nécessaires à la comptabilisation du règlement.

ð Nature de la pièce. Indiquez le code nature de pièce à affecter au règlement. Ce code est facultatif. Une valeur par défaut peut vous être proposée si cela a été défini au niveau des paramètres du journal de banque choisi sur l’écran 1. Utilisez si nécessaire la touche de fonction F4=Liste pour retrouver ce code dans la liste des codes existants.

ð N° de pièce. Indiquez ici le N° de pièce, qui en principe doit identifier cette pièce de façon unique dans votre système comptable. Selon ce qui a été indiqué dans les paramètres du journal que vous avez choisi sur l’écran 1, plusieurs cas de figure sont possibles :

§ Si le journal est en numérotation automatique, la zone n’est pas proposée en saisie ; vous avez à la place un libellé géré automatiquement.

§ Si le journal n’est pas en numérotation automatique des pièces, le N° de pièce est proposé en saisie. Selon les paramètres du journal (voir paragraphe 3.3), la zone N° de pièce peut être obligatoire ou facultative, et un contrôle d’unicité peut éventuellement s’appliquer .

ð Référence document. Indiquez ici, si nécessaire, une référence vous permettant de retrouver plus facilement votre règlement. Par exemple, s’il s’agit d’un règlement par chèque, vous pouvez indiquer ici le N° de chèque. Cette zone est facultative.

ð Montant du règlement. Le montant du règlement proposé correspond à la somme des factures et avoirs pointés sur l'écran précédent. Il reste cependant modifiable, pour provoquer un paiement partiel par exemple. Dans le cas d’un règlement saisi en devise, le montant est ici exprimé dans la devise du règlement choisie sur l’écran 1. La contre-valeur de ce règlement en devise de référence est alors affichée en dessous ; celle-ci est automatiquement recalculée si vous modifiez le montant du règlement en devise. En partie droite, et toujours pour un règlement saisi en devise, on trouve le total en devise de référence des écritures pointées sur l’écran précédent, la différence entre ce total et la contre-valeur du montant réglé correspondant au gain ou à la perte de change. Cette différence de change est présentée tant que vous conservez le montant d’origine du règlement (c’est à dire la somme des écritures pointées). Si vous corrigez le montant du règlement, la différence de change n’est plus affichée ici, car le système ne peut à ce stade déterminer s’il y a différence de change et/ou différence de règlement. C’est lors du traitement du lettrage, plus loin dans cette procédure, que le système calculera et comptabilisera l’éventuelle différence de change, sauf en cas de lettrage partiel.

ð Montant des frais TTC. Cette zone n’est présentée que si vous saisissez un règlement en devise. Elle permet de comptabiliser les frais bancaires afférents au règlement « à la volée ». La gestion de ces frais est détaillée au paragraphe suivant.

ð Libellé écriture. Saisissez le libellé que vous souhaitez pour ce règlement. Le système propose un libellé qui est constitué du libellé du mode de paiement complété par le nom du tiers.

ð Date comptable. Saisissez la date comptable du règlement. Le système propose la date du jour.

ð Date d’échéance. Saisissez la date d’échéance du règlement. Selon le mode de paiement choisi sur l’écran 1, la saisie de cette date d’échéance est facultative ou obligatoire (voir zone Gestion par date d’échéance dans les paramètres modes de paiement).

ð Date de valeur. Saisissez la date de valeur que vous souhaitez pour ce règlement. La saisie de cette date est facultative. La date de valeur est utilisée pour consulter par la suite votre compte de banque en date de valeur.

Lorsque l'on valide cet écran par la touche ENTREE, plusieurs scénarii sont possibles :

’ Si vous avez saisi un montant de frais TTC, le système présente l’écran de gestion des frais bancaires, présenté ci-après. Il enchaîne ensuite en fonction des règles décrites ci-dessous.

’ Si vous avez corrigé le montant du règlement, le système vous présente un écran de choix pour déterminer ce qu’il faut faire de la différence de règlement que vous avez provoquée en modifiant le montant du règlement. Le traitement des différences de règlement est évoqué plus loin.

Suite à ça, le système comptabilise le règlement, avec éventuellement lettrage du compte réglé. Une écriture est passée au débit du compte réglé, et une autre au crédit du compte de banque ou effets à payer, en fonction du type de paiement effectué (Compte effets à payer si paiement de type BO, compte de banque sinon). Le schéma comptable détaillé qui est utilisé, notamment en cas de différence de règlement et/ou de différence de change, est présenté plus loin.

On arrive ensuite, si vous gérez l’échéancier fournisseurs, et s’il existe au moins une échéance pour le compte réglé dans cet échéancier, sur l’écran de gestion de l’échéancier fournisseurs présenté plus loin.

Gestion des frais bancaires afférents au règlement

On peut saisir sur le troisième écran de la procédure le montant total des frais bancaires TTC afférents à un règlement en devise, si on le connaît au moment de la saisie du règlement, et si les frais sont en devise de référence. Si une partie ou la totalité des frais sont en devise, le montant de ces frais en devise doit être ajouté au montant initialement calculé pour le règlement, et sera ensuite ventilé sur le même écran qu’une différence de règlement.

Si ce montant de frais en devise de référence est renseigné, l’écran de ventilation des frais bancaires s’intercale suite au troisième écran. Il permet d’indiquer d’une part sur quel compte bancaire seront perçus ces frais, de ventiler d’autre part ce montant sur un ou plusieurs comptes de charges.

Si le montant des frais n’est pas connu immédiatement, les frais devront être comptabilisés à posteriori en saisie d’écritures par pièce, sans lien explicite (N° de pièce) avec le règlement à l’origine des frais.

Les comptes qui sont proposés par le système pour comptabiliser les frais sont ceux que vous avez indiqués dans la fiche société, sur la page module devises, obtenue par F11=Module devises en page 4 de la fiche société, puis 1=Choisir sur la première ligne. La ventilation des frais est toujours faite en devise de référence.

Dans le cas d’un règlement effectué à partir d’un compte bancaire en devise, le montant des frais TTC qui est saisi ici en devise de référence, doit être débité sur un autre compte de banque, compte qui devrait normalement être lui aussi tenu en devise de référence. En effet, il est primordial que sur un compte bancaire en devise, toutes les écritures comptabilisées le soient dans cette même devise.

Enfin, si pour un règlement saisi dans une devise autre que la devise de référence, avec des frais afférents à ce règlement comptabilisés sur le même compte bancaire, compte tenu du fait que les frais sont toujours comptabilisés en devise de référence, le montant du règlement crédité au compte de banque le sera en devise de référence, pour la somme Contre-valeur en devise de référence du montant réglé plus Montants des frais TTC.

Traitement des différences de règlements

Plusieurs cas de figure peuvent ensuite se présenter :

¨ le montant du règlement n’a pas été modifié sur l’écran 3, et est donc égal au total des écritures pointées sur l’écran 2. Il n’y alors aucune différence de règlement. Se pose seulement le problème de la différence de change éventuelle ; la comptabilisation de cette différence de change est évoquée au paragraphe suivant.

¨ le montant du règlement a été modifié ; une fenêtre est alors proposée pour vous permettre de choisir entre trois options :

1=Ne pas lettrer Aucun lettrage ne sera alors effectué ; de ce fait, il n’y aura aucune comptabilisation ni de différence de règlement, ni de différence de change. En effet, une différence de change ne peut être constatée automatiquement qu’en cas de lettrage du compte réglé.

2=Lettrage partiel Seul un lettrage partiel du compte réglé sera effectué, mais il n’y aura là non plus aucune comptabilisation de différence de règlement ou de différence de change. Le traitement des lettrages partiels dans le cas d’un règlement en devise est évoqué plus loin.

3=OD de différence de lettrage Cette option n’est présentée que dans la mesure où la contre-valeur en devise de référence de la différence de règlement est inférieure au montant maximum autorisé pour une OD automatique de différence, montant maximum qui est inscrit en page 3 de la fiche société. L’écran d’affectation de la différence de règlement, présenté au paragraphe 7.1, permet de ventiler la différence de règlement sur un ou plusieurs comptes de charges ou produits. Le montant de la différence de règlement est dans ce cas égal à la différence entre le montant du règlement saisi, et le total en devise des écritures pointées. De plus, une différence de change sera éventuellement comptabilisée automatiquement. Le calcul de cette différence de change est décrit au paragraphe suivant. Il faut noter que la ventilation de la différence de règlement se fait dans la devise choisie pour le règlement.

Traitement des différences de change

Comme on l’a dit plus haut, une différence de change n’est comptabilisée automatiquement que s’il y a lettrage complet (par opposition à lettrage partiel) du compte réglé, avec ou sans différence de règlement.

La différence de change, lorsqu’il y en a une, est comptabilisée automatiquement, dans les comptes que vous avez indiqués dans la fiche société, sur la page module devises, obtenue par F11=Module devises en page 4 de la fiche société, puis 1=Choisir sur la première ligne, à la rubrique Comptes différence de change. L’ordinateur choisit le compte Perte ou Gain en fonction du sens de la différence de change.

L’écriture de différence de change est comptabilisée d’une manière particulière. En effet, elle est toujours comptabilisée en devise de référence, même si le règlement est dans une autre devise, avec :

· le montant devise à zéro ;

· le montant en devise de référence égal à la différence de change ;

Dans la procédure d’interrogation d’un compte, ces écritures de différence de change font l’objet d’un traitement particulier (voir paragraphe 5.1, rubrique Ecran d'affichage du compte en devises).

Le montant de la différence de change est égal à la différence entre :

· d’une part la contre-valeur en devise de référence du montant du règlement en devises saisi sur l’écran 3, auquel on somme éventuellement la différence de règlement elle aussi en devises ;

· d’autre part la somme des contre-valeurs en devise de référence des écritures pointées sur l’écran 2.

Exemple 1 - Sans différence de règlement :

Libellé écriture	Montant en devises	Code devise	Cours devise	Montant en Francs
Facture	1000,00	USD	6.0500	6050.00
Règlement	1000.00	USD	6.1000	6100.00
Perte de change				50.00

Exemple 2 - Avec différence de règlement :

Libellé écriture	Montant en devises	Code devise	Cours devise	Montant en Francs
Facture	1000,00	USD	6.0500	6050.00
Escompte 2%	20.00	USD	6.1000	122.00
Règlement	980.00	USD	6.1000	5978.00
Perte de change				50.00

On voit dans l’exemple ci-dessus que les différences de règlement sont comptabilisées au cours du règlement, et donc quelles n’influent en rien sur le montant de la différence de change ; celle ci reste la même qu’il y ait ou non différence de règlement.

Notons enfin que l’ordinateur est capable de calculer la différence de change même si l’on a pointé des écritures dans plusieurs devises, du moment que l’on a indiqué, sur l’écran qui précède le pointage des écritures à régler, le cours à utiliser pour chaque devise « mouvementée » (et non déjà lettrée) dans le compte de tiers.

Traitement des lettrages partiels en mode devise

Sur l’écran de pointage des écritures à régler

Sur cet écran, les lettrages partiels sont traités de la même façon qu’une écriture ordinaire, en fonction du code devise indiqué en regard de chaque lettrage partiel. Il faut noter toutefois qu’un lettrage partiel n’a pas de cours propre ; on mémorise simplement pour chaque lettrage partiel deux montants :

· la somme en devise de référence des écritures lettrées partiellement, chaque écriture entrant en jeu dans le lettrage partiel étant sommée pour son montant en devise de référence même si elle a été saisie en devise ;

· la somme en devise des écritures lettrées partiellement, à condition que toutes les écritures entrant en jeu dans le lettrage partiel soient dans la même devise. S’il y a plus d’une devise entrant en jeu dans un lettrage partiel, le lettrage partiel est enregistré avec le code de la devise de référence, et les deux montants sont donc égaux.

Création d’un lettrage partiel pour le règlement

Si lors de la saisie du règlement, suite à une modification du montant réglé, vous choisissez l’option 2=Lettrage partiel, les mêmes règles s’appliquent :

· si toutes les lignes ayant été pointées pour règlement, y compris les éventuels lettrages partiels préexistants au règlement en cours de saisie, sont dans la même devise que celle choisie pour le règlement, le lettrage partiel sera enregistré dans cette devise, avec les deux montants décrits au paragraphe précédent.

· si plusieurs devises entrent en jeu, que ce soit au niveau des écritures pointées, ou entre la devise des écritures pointées et celle choisie pour le règlement, le lettrage partiel est enregistré en devise de référence.

Schémas comptables utilisés

Exemple 1 - Soit une facture de 500 $ enregistrée à un cours de 5F, et un règlement de 500$ à un cours de 5.10F. Le schéma comptable sera le suivant :

Pièce	Libellé	Compte	Code devise	Débit en devise en Francs	Crédit en devise en Francs	Lettrage
F1	Facture fournisseur 00001	4000001	USD 5.00		500,00 2500,00	AAA
F1		607000	USD 5.00	500,00 2500,00
R1	Règlement fournisseur 00001	4000001	USD 5.10	500,00 2550,00		AAA
R1	Perte de change	4000001	FRF 9.99		50.00 50,00	AAA
R1	Perte de change	666000	FRF 9.99	50,00 50,00
R1		512000	USD 5.10		500,00 2550,00

Exemple 2 - Prenons maintenant le cas de la même facture de 500 $ enregistré à un cours de 5F, avec un règlement de 490$ (différence de règlement de 10 $) à un cours de 5.10F. On comptabilise également des frais afférents au règlement pour 120.60F, sur le même compte de banque. Le schéma comptable sera le suivant :

Pièce	Libellé	Compte	Code devise	Débit en devise en Francs	Crédit en devise en Francs	Lettrage
F1	Facture fournisseur 00001	4000001	USD 5.00		500,00 2500,00	AAA
F1		607000	USD 5.00	500,00 2500,00
R1	Règlement fournisseur 00001	4000001	USD 5.10	490,00 2499,00		AAA
R1	Différence de règlement	4000001	USD 5.10	10.00 51,00		AAA
R1	Escompte obtenu	765000	USD 5.10		10.00 51,00
R1	Frais bancaires	627000	FRF 1.00	100.00 100,00
R1	TVA sur frais	445660	FRF 1.00	20,60 20,60
R1	Perte de change	4000001	FRF 9.99		0.00 50,00	AA
R1	Perte de change	666000	FRF 9.99	0,00 50,00
R1		512000	FRF 1.00		2619,60 2619,60

Ajustement de l’échéancier fournisseurs en fin de saisie

Cet écran n'est proposé que si l'ordinateur détecte la présence d'au moins une échéance encore non réglée dans l'échéancier fournisseurs, pour le tiers réglé. Cet écran vous permet de supprimer les échéances venant d'être réglées manuellement, afin que l’échéancier soit toujours le reflet exact du reste dû au fournisseur.

La suppression des échéances venant d’être réglées est proposée par l'ordinateur chaque fois qu'il est capable de mettre en correspondance factures réglées et échéances en attente, sachant que ce rapprochement se fait sur les critères N° de pièce (N° des factures réglées) et Date d'échéance. La plupart du temps, il suffit donc de confirmer la suppression des échéances tel que cela est proposé par l'ordinateur. Toutefois, il faut dans certains cas procéder différemment : facture éclatée sur plusieurs échéances, facture réglée partiellement... Dans ces cas plus complexes, le système ne peut établir de correspondance simple entre la ou les factures réglées et les échéances présentes dans l’échéancier. C’est donc à vous d’ajuster l’échéancier en supprimant ou modifiant une ou plusieurs échéances.

Dans tous les cas, lors de la sortie de cet écran par F3=Fin de saisie, le système contrôle que la somme des échéances restant dues dans l'échéancier pour ce fournisseur est égale au solde du compte fournisseur. Toute différence est signalée dans une fenêtre, avec possibilité soit de l’accepter, soit de retourner modifier l'échéancier.

12.3 Gestion et édition de l'échéancier fournisseurs

Gestion de l'échéancier fournisseurs

Cette procédure permet d'une part de modifier l'échéancier fournisseurs à votre guise (Modification de dates d'échéances, regroupement ou éclatement d'échéances...), d'autre part d'affecter le bon à payer sur les échéances effectivement « payables », et de choisir pour ces échéances la banque sur laquelle sera tiré le règlement.

Cette procédure est accessible par le menu auXiliaire/règlements Fournisseurs/Gestion de l’échéancier fournisseurs.

Lors de l'appel de la procédure, un écran de sélection des échéances à traiter est affiché, comportant les zones suivantes:

ð Devise de paiement. Cette zone permet de sélectionner les échéances selon la devise dans laquelle elles ont été enregistrées dans l’échéancier. Attention : la devise d’une échéance peut être différence de la devise de la facture d’origine. En effet, lors de la saisie de la facture, on peut, sur l’écran d’alimentation de l’échéancier fournisseurs, indiquer une devise de paiement différente de la devise de la facture saisie. Si vous voulez voir apparaître toutes les échéances, quelle que soit la devise, laissez cette zone à blanc.

ð Mode de paiement. Cette zone permet de sélectionner les échéances pour un mode de paiement donné. Si vous voulez voir apparaître toutes les échéances, quel que soit le mode de paiement prévu, laissez cette zone à blanc.

ð Bon à payer. Cette zone permet de sélectionner :

§ soit les seules échéances ayant reçu le bon à payer (Indiquez O=Oui dans cette zone) ;

§ soit les seules échéances n'ayant pas encore reçu le bon à payer (Indiquez N=Non dans cette zone).

Si cette zone est laissée à blanc, aucune sélection ne sera faite sur le critère Bon à payer.

ð Code banque. Cette zone permet de sélectionner les échéances affectées à une banque donnée. Si vous voulez voir apparaître toutes les échéances, quelle que soit la banque prévue pour le paiement de l'échéance, laissez cette zone à blanc. Si vous indiquez ** dans cette zone, seules les échéances encore non affectées à une banque seront présentées.

ð Echéance - Comparaison. Cette zone, en combinaison avec la zone Comparaison qui suit, permet de sélectionner une date d'échéance précise (Comparaison = 1), ou toutes les échéances antérieures ou égales à une date donnée (Comparaison = 2).

ð N° de tiers. Cette zone permet de sélectionner toutes les échéances d'un fournisseur précis.

Tous ces critères de sélection peuvent être combinés entre eux, sans aucune limitation.

Suite à cet écran de sélection, le système affiche la liste des échéances répondant aux critères choisis, avec le montant total des échéances sélectionnées, et le total des échéances bonnes à payer parmi celles-ci. Ces dernières apparaissent en sur-brillance (ou en blanc sur un écran couleur). Les critères de sélection retenus sont rappelés en tête de l'écran.

Chaque échéance peut être modifiée (Option 2=Modifier) ou supprimée (Option 4=Supprimer). Il est également possible de créer (Touche de fonction F6=Créer) de nouvelles échéances, pour provoquer le paiement d'un acompte par exemple.

Enfin, l'option 1=Affecter/Bon à payer permet, de façon plus rapide que l'option 2=Modifier, de donner le bon à payer et de choisir la banque de paiement pour chaque échéance.

Lors de la création ou de la modification d'une échéance, vous devez renseigner les zones suivantes :

ð N° de tiers. Indiquez le N° du compte de tiers à régler. Dans la plupart des cas, il s’agit d’un compte fournisseur. Sachez cependant que vous pouvez aussi indiquer un n° de compte général, ou un N° de compte client. Reportez vous si nécessaire aux règles de saisie d’un N° de compte du paragraphe 2.1, qui décrit également comment utiliser la touche F4=Liste pour retrouver dans une liste de sélection n’importe quel type de compte.

ð N° pièce. Il s'agit du n° de la facture à laquelle l'échéance correspond.

ð Libellé. Indiquez le libellé de la facture, ou tout autre libellé que vous voulez voir figurer sur le titre de paiement qui sera imprimé par la chaîne de règlement automatique. Ce libellé est obligatoire.

ð Référence facture. Indiquez si nécessaire une référence facture ; cette référence sera elle aussi imprimée sur le titre de paiement.

ð Date de la facture. Elle est égale en général à la date de pièce de la facture d'origine.

ð Date d'échéance.

ð Montant en devise – Code devise - Sens (débit-crédit). Indiquez le montant de l’échéance en devise si vous avez activé le module devises dans la fiche société, suivi alors du code devise. La contre-valeur en devise de référence du montant devise est affichée par le système sous le montant devise ; cette contre-valeur est recalculée automatiquement chaque fois que vous modifiez le montant devise ou le code devise. Si le module devises n’a pas été activé, seule la zone Montant est présentée, ce montant étant implicitement en devise de référence. Indiquez également le sens de l’échéance, D=Débit ou C=Crédit.

Remarque : même si vous saisissez une échéance en devise out, le cours devise n’est pas saisi ici. Cela est inutile, sachant que la chaîne de règlement automatique ne gère pas les paiements en devise, mais seulement les paiements en devise de référence ou en seconde devise de paiement. Les échéances en devise out sont donc acceptées ici uniquement « pour mémoire » ; elles ne pouront être réglées que par le biais d’une saisie règlement manuel.

ð Fournisseur à payer. On peut indiquer ici un N° de fournisseur à payer, s’il est différent du tiers indiqué à l’invite N° de tiers. Cela permet de traiter le cas de plus en plus fréquent de l’affacturage. Ce fournisseur à payer sera vu comme une adresse de paiement par la chaîne de règlement automatique : la comptabilisation se fera toujours dans le compte indiqué à l’invite N° de tiers ; le N° Fournisseur à payer sera simplement utilisé pour renseigner l’adresse figurant sur le titre de paiement, et pour choisir le RIB destinataire du virement en cas de paiement par virement.

ð Mode de paiement. Indiquez le mode de paiement souhaité pour l’échéance.

ð Bon à payer. Cette zone permet d'indiquer que l'échéance est « bonne à payer » ou pas. Seules les échéances « bonnes à payer » seront traitées par la suite lors de la comptabilisation automatique des règlements fournisseurs. Les échéances qui n'ont pas reçu le « bon à payer » restent en attente dans l'échéancier :

§ soit jusqu'à ce que ce bon à payer soit accordé ultérieurement ;

§ soit jusqu'à suppression pure et simple de l'échéance, directement par l'option 4=Supprimer de cette procédure, ou suite à un règlement manuel fournisseur.

ð Sur la banque. Il s'agit du code de la banque que vous souhaitez utiliser pour payer l'échéance en question. Dès lors que l'échéance est bonne à payer, l'échéance doit être affectée à une banque donnée. En revanche, les échéances n'ayant pas encore reçu le bon à payer peuvent rester non affectées.

Lors de l’affectation du bon à payer sur une échéance par l’option 1=Affecter/Bon à payer, le système vous propose le même écran que celui décrit ci-devant, mais vous n’avez accès en saisie qu’aux deux zones Bon à payer et Sur la banque.

Chaque fois qu'une ligne est modifiée, supprimée, ajoutée, la liste des échéances affichées est remise à jour, ainsi que les totaux figurant en pied d'écran.

Pour terminer votre saisie, il faut, sur l'écran d'affichage de cette liste, appuyer sur la touche de fonction F3=Fin de saisie. L'ensemble des modifications apportées sur les différentes échéances est alors validé. Le système contrôle à cet instant là, pour chaque tiers pour lequel vous avez apporté une modification (création, modification ou suppression d’une échéance), que la somme des échéances restant dues dans l'échéancier est égale au solde du compte. Toute différence est signalée dans une fenêtre, avec possibilité soit de l’accepter, soit de retourner modifier l'échéancier.

Report des modifications de l'échéancier dans le compte fournisseur

En cas de modification dans l'échéancier fournisseurs des zones Date de facture, Référence facture, Date d'échéance et Code trésorerie, le système tente de reporter les modifications dans le compte fournisseur, sur la facture d'origine. Pour cela, il recherche dans le compte de tiers concerné, une écriture ayant le même N° de pièce, le même montant (en devise ou en devise de référence) et la même date d'échéance que l'échéance ayant été modifiée. Cette recherche ne peut aboutir que si l'échéance modifiée correspond exactement au montant TTC d'une et une seule facture du même fournisseur. En revanche, chaque fois qu'il s'agit d'une échéance correspondant à l'éclatement d'une facture ou au regroupement de plusieurs factures, le report de la modification n'aboutira pas.

Modifications de l'échéancier et lettrage du compte fournisseur

Lors de la comptabilisation automatique des règlements fournisseurs, le lettrage du compte fournisseur se fait en rapprochant les échéances réglées prises dans l'échéancier fournisseurs, avec les écritures du compte fournisseur. Le rapprochement se fait sur les critères N° de pièce, Date d'échéance et Montant (en devise ou en devise de référence). Si pour un fournisseur donné, il n'est pas possible de rapprocher chaque échéance réglée avec une écriture dans le compte fournisseur, le lettrage du compte fournisseur ne se fera pas. Cela sera le cas notamment chaque fois que l'on crée des échéances directement dans l'échéancier (Acomptes par exemple), ou si l'on modifie les montants dans l'échéancier pour provoquer un règlement partiel.

Cumuls par devise

Depuis l’écran principal de gestion de l’échéancier fournisseurs, et si vous avez activé le module devises dans la fiche société, la touche de fonction F7=Cumuls par devise permet d’accéder à un écran spécifique de cumuls. On trouve sur cet écran une ligne de cumul par devise et mode de paiement, avec des sous-totaux par devise tous modes de paiement confondus. Sur chaque ligne, on a le total des échéances répondant aux critères de sélection indiqués sur le premier écran, le total des seules échéances ayant reçu le bon à payer, le tout à la fois en devise (colonnes de gauche) et en devise de référence (colonnes de droite).

Edition de l'échéancier fournisseurs

Cette procédure permet d'éditer tout ou partie de l'échéancier fournisseurs. L'édition est réalisée en traitement par lot. Elle est accessible par le menu auXiliaire/règlements Fournisseurs/Editions/Echéancier fournisseurs.

Lors de l'appel de la procédure, il y a affichage d'un écran de sélection des échéances à imprimer. Les critères de sélection sont les mêmes que ceux utilisés pour la gestion de l'échéancier.

Un deuxième écran de saisie des paramètres permet ensuite d'indiquer le nom de l'imprimante et le format de papier à utiliser, ainsi que le nombre d'exemplaires souhaité pour chacune des deux listes proposées :

ð Liste détaillée. Il s'agit là de la liste des échéances correspondant aux différents critères de sélections retenus.

ð Récapitulatif % affectation. (voir ci-après).

Présentation de la liste détaillée

Cette liste est triée par devise, mode de paiement, banque, avec saut de page sur ces deux critères, puis par date d'échéance, N° de fournisseur à payer, N° de tiers, N° de facture.

Pour chaque échéance apparaissant sur cette liste, on trouve:

§ la date d'échéance prévue ;

§ le n° et le nom du tiers. Si le fournisseur à payer est différent du tiers d’origine, le nom du tiers fait apparaître le nom du tiers d’origine, suivi du nom du fournisseur à payer ;

§ le n° de facture (ou avoir);

§ la date de la facture (date de pièce) ;

§ le montant de l'échéance, en devise le cas échéant ;

§ si l'échéance a reçu le bon à payer, ce même montant est repris dans la colonne Bon à payer ;

§ la référence facture et le libellé de l'échéance.

Les zones Montant échéance et Bon à payer sont totalisées par tiers à payer, date d’échéance, mois d'échéance, banque, mode de paiement, et devise d’échéance. La devise concernée figure en regard de chaque total imprimé. En cas de paiement par virement, le RIB destinataire (celui du fournisseur ou du fournisseur à payer) est également mentionné.

La dernière page de cette liste présente un récapitulatif des échéances bonnes à payer. Pour chaque couple (devise de paiement, mode de paiement) sont présentés le nombre et le montant cumulé des règlements pouvant être émis, sachant qu'un règlement regroupe une ou plusieurs échéances ayant même date d'échéance, même compte de tiers, même fournisseur à payer, même mode de paiement et même banque.

Remarque : si vous gérez plusieurs collectifs de même nature (et plus précisément ici, plusieurs collectifs fournisseurs), le système va émettre un seul règlement par tiers (et fournisseur à payer bien entendu), règlement qui cumulera les échéances passées éventuellement dans des collectifs différents. On aura donc dans ce cas un seul titre de paiement adressé au tiers, une seule écriture dans le compte de banque ou effets à payer, mais autant d’écritures passées en contrepartie qu’il y a de collectifs concernés.

AVERTISSEMENT : cette dernière page récapitulative de l’échéancier est très pratique pour s’assurer du nombre de paiements qui vont être déclenchés si on lance la phase de comptabilisation automatique décrite plus loin. Il est donc vivement conseillé de toujours demander l’édition de l’échéancier fournisseurs avec les mêmes critères de sélection que ceux qui vont être utilisés dans la phase de comptabilisation, puis de vérifier soigneusement cet état avant d’aller plus loin. Si on détecte une anomalie à ce stade, il est encore très facile de retourner corriger l’échéancier. Une fois le traitement de comptabilisation achevé, plus aucune modification ne sera possible ; les écritures de règlements seront déjà passées, et les titres de paiement seront édités faux. Redoublez de prudence, surtout lors des premières utilisations de cette chaîne de règlement automatique.

Présentation du récapitulatif des affectations par banque

Il s'agit d'un récapitulatif faisant apparaître les totaux par mois d’échéance et par banque, en devise de référence et en pourcentage, avec comparatif entre le réalisé et les quotas demandés en affectation automatique.

Cet état ne présente un intérêt que si vous affectez vos règlements sur plusieurs banques, et si vous souhaitez vérifier certains quotas. Il permet alors de contrôler facilement la répartition de ces règlements sur les différentes banques, que cette répartition ait été faite de façon entièrement automatique (l'écart entre les colonnes Demandé et Réalisé sera alors très faible), ou que la répartition ait été mixte (une partie en affectation manuelle, une partie en affectation automatique).

Même si l’échéancier comporte des échéances dans plusieurs devises, tous les montants apparaissent sur cette liste pour leur contre-valeur en devise de référence, ceci afin de pouvoir raisonner globalement en masse toutes devises confondues. Si vous voulez faire cette vérification par devise, il vous faut lancer ce même état en sélectionnant une devise particulière.

12.4 Règlement automatique des fournisseurs

Affectation automatique des règlements sur une ou plusieurs banques

Cette procédure permet d'affecter automatiquement les échéances à payer sur une ou plusieurs banques. On peut aussi, dans le même temps, affecter automatiquement le bon à payer sur toutes les échéances traitées, afin d'éviter d'avoir à le faire manuellement par la suite. Il faut rappeler ici que pour qu’une échéance puisse être traitée par la chaîne de règlement automatique, il faut d’une part que le bon à payer ait été donné, d’autre part que la banque de paiement ait été choisie pour l’échéance.

Cette procédure est accessible par le menu auXiliaire/règlements Fournisseurs/Affectation automatique des règlements. Cette affectation automatique se déroule en traitement par lot.

Il est tout à fait possible de combiner des affectations manuelles pour certaines échéances grâce à la procédure de gestion de l'échéancier fournisseurs décrite précédemment, puis une affectation automatique pour les échéances restant non affectées. De même, il est possible de revenir corriger manuellement après coup l'affectation automatique qui a été faite par l'ordinateur.

Lors de l'appel de la procédure d’affectation automatique, un écran de sélection vous est proposé, avec la liste des modes de paiement utilisés dans l'échéancier fournisseurs, ou des couples (devise de paiement, mode de paiement) si le module devises a été activé dans la fiche société. Pour chaque ligne présentée sur cet écran, le type d'affectation choisi lors de la demande précédente de ce même traitement est proposé. Vous pouvez modifier le type d'affectation à réaliser, par l'option 1=Choisir. Les types d'affectation possibles sont :

è soit l'affectation sur plusieurs banques en fonction de quotas par banque (Type = 1). C'est ce qu'on utilise en général pour les lettres-BO. Dans ce cas, une fenêtre de saisie des quotas par banque vous sera proposée suite à cet écran ;

è soit l'affectation sur une seule banque (Type = 2). Vous devez alors indiquer sur ce même écran la banque choisie pour ce mode de paiement. C'est ce qu'on utilise en général pour les lettres-chèques ;

è soit aucune affectation automatique pour le mode de paiement considéré. Pour cela, laisser la zone Type d'affectation à blanc.

Après avoir fait votre choix du type d'affectation pour chaque mode de paiement (ou devise, mode de paiement), appuyez sur la touche ENTREE pour valider.

Un second écran de sélection des échéances à traiter vous est proposé, avec les zones suivantes :

ð Echéances antérieures au. Cette zone permet de limiter le traitement d'affectation automatique dans le temps. Les échéances postérieures à la date indiquée ne seront donc pas traitées.

ð Echéances bonnes à payer. Cette zone permet de limiter le traitement d'affectation automatique :

§ soit aux seules échéances ayant reçu le bon à payer : indiquez O=Oui ;

§ soit aux seules échéances n'ayant pas encore reçu le bon à payer : indiquez N=Non.

Si vous laissez cette zone à blanc, toutes les échéances seront traitées, qu'elles aient reçu le bon à payer ou pas.

ð Donner le bon à payer pour toutes les échéances traitées. Indiquez O=Oui si vous souhaitez donner le bon à payer à toutes les échéances qui vont être affectées automatiquement à une banque, et qui n'ont pas encore reçu ce bon à payer. Cela vous évitera d'avoir à le faire manuellement par la suite, dans la procédure de gestion de l'échéancier fournisseurs. Si vous indiquez N=Non, la zone Bon à payer des échéances traitées ne sera pas modifiée. Attention : le bon à payer ne sera donné que pour les échéances traitées en affectation automatique. Les échéances déjà affectées à une banque, soit parce que cela a été fait directement lors de la saisie de la facture, soit par la procédure de gestion de l'échéancier fournisseurs, ne sont pas traitées ici, et le bon à payer ne sera donc pas accordé.

Remarque concernant la gestion des bons à payer : en tout état de cause, une échéance ne sera réglée en automatique que si elle a reçu préalablement le bon à payer. Celui-ci peut avoir été donné manuellement, par une saisie dans l’échéancier fournisseurs, ou automatiquement par cette procédure d’affectation automatique. La mise à jour automatique du bon à payer peut présenter un risque : une facture sur laquelle il y a litige, et pour laquelle on ne veut pas donner le bon à payer, sera traitée comme toutes les autres, et recevra donc le bon à payer. Pour éviter cela, une bonne méthode consiste à isoler les factures en litige en leur affectant un mode de paiement particulier RS=Règlement suspendu par exemple. L’utilisation d’un mode de paiement spécifique Règlement suspendu apporte une plus grande sécurité, tout particulièrement si vous utilisez la procédure d’affectation automatique pour donner le bon à payer.

Principes de l'affectation automatique

Le traitement est composé de trois passes successives :

Première passe

Elle consiste à calculer le montant total de chaque échéance, en écartant les échéances négatives (Avoirs). On obtient donc une liste des factures et avoirs non traités par la procédure d'affectation automatique des règlements.

Deuxième passe

Elle consiste à calculer, pour chaque mois d'échéance et chaque banque, le montant théorique qui devrait être réglé. Ce montant théorique est calculé par multiplication du montant total à régler pour un mois d'échéance donné, par le pourcentage de répartition demandé pour cette banque.

Troisième passe

Elle consiste à affecter au mieux les règlements encore non affectés à une banque donnée, de façon à ce que les montants règlements affectés à chaque banque soient le plus proche possible des montants théoriques calculés en deuxième passe. Il est certain que les montants théoriques seront rarement atteints, car l'affectation doit respecter certaines contraintes :

1) Il est impossible de scinder une échéance en deux. En cas de montants échéances importants, on peut provoquer de gros écarts entre Montants théoriques et Montants réalisés.

2) Certaines échéances ont pu être déjà affectées manuellement. Il se peut que ces affectations manuelles aient été faites de telle sorte qu'on se trouve très loin des montants théoriques, et que la masse des échéances non affectées ne soit pas suffisante pour corriger ce fait.

Une fois ce traitement achevé, vous pouvez vérifier ce qui a été fait en demandant une nouvelle édition de l’échéancier fournisseurs, et notamment l’état récapitulatif des affectations par banque.

Comptabilisation et édition des règlements fournisseurs

C'est cette procédure qui va régler de façon automatique les fournisseurs, compte-tenu de tout le travail préparatoire effectué sur l'échéancier fournisseurs. Le règlement consiste en :

þ d'une part la comptabilisation du règlement entre les comptes de tiers d’une part, et les comptes de banque ou effets à payer d’autre part, avec lettrage des comptes de tiers ;

þ d'autre part l'édition des règlements proprement dits. En standard, le module propose l'édition de lettres-BO, de lettres-chèques, et de lettres-virements ;

þ enfin, le cas échéant, la préparation d’un fichier qui sera repris ensuite pour constituer un support magnétique pour la transmission des virements.

Cette procédure est accessible par le menu auXiliaire/règlements Fournisseurs/Comptabilisation et édition des règlements. Cette procédure de règlement automatique se déroule en traitement par lot.

Lors de l'appel de cette procédure, un écran de sélection vous est proposé, avec la liste des modes de paiement et des banques pour lesquels il existe au moins une échéance « bonne à payer » dans l'échéancier fournisseurs. Si le module devises a été activé dans la fiche société, la liste distingue également les lignes par devise de paiement.

Il vous suffit de choisir, par l’option 1=Choisir, la ou les lignes pour lesquelles vous souhaitez lancer le règlement automatique. Si vous choisissez une ligne correspondant à un paiement par chèque, vous devrez indiquer également le N° du premier chèque qui va être utilisé lors de l'impression, c’est à dire le N° du premier chèque de la liasse que vous allez monter sur l’imprimante. Ce N° de chèque sera repris dans le libellé de l’écriture lors de la comptabilisation du règlement. Comme il vous faudra changer de papier selon le mode de paiement (et éventuellement la banque s’il s’agit de lettres-chèques), nous vous conseillons de lancer le traitement séparément pour chaque mode de paiement. Par exemple, vous lancez dans un premier la comptabilisation des BO. Une fois ce traitement achevé et les BO édités, vous relancez le traitement pour les chèques ou les virements.

Si vous avez activé le module devises dans la fiche société, et bien qu’il vous soit possible de sélectionner ici n’importe quelle ligne présentée dans la liste, seules les lignes correspondant à des échéances en devise de référence ou en seconde devise de paiement feront véritablement l’objet d’une comptabilisation et de l’édition d’un titre de paiement. Pour les lignes correspondant aux autres devises, il y aura simplement effacement des échéances traitées de l’échéancier, sans aucune forme de comptabilisation ni d’édition. Enfin, même pour les lignes en devise de référence ou en seconde devise de paiement, le traitement de comptabilisation est conditionné par le fait que vous avez correctement renseigné, pour chaque banque de paiement concernée, les paramètres de comptabilisation au niveau du journal, et tout particulièrement la liste des modes de paiement entraînant une comptabilisation (voir paragraphe 3.3).

Après avoir choisi les modes de paiement à traiter, un second écran de sélection vous est proposé, avec les zones suivantes :

ð Date limite d'échéance. Cette zone permet de limiter le règlement automatique dans le temps. Les échéances postérieures à la date indiquée ne seront donc pas réglées.

ð Date de règlement. Il s'agit de la date comptable qui sera utilisée pour la comptabilisation des règlements.

ð Imprimante. Indiquez le nom de l’imprimante sur laquelle les titres de paiement doivent être édités.

ATTENTION : le traitement de comptabilisation et d’édition des règlements est un traitement « conséquent » ; si vous vous apercevez d’une erreur une fois ce traitement achevé, la correction est lourde : le titre de paiement devra très certainement être corrigé à la main, et vous devrez passer des OD pour corriger les écritures comptables. Nous vous recommandons donc vivement d’éditer un échéancier fournisseurs avec les même critères de sélection (devise, mode de paiement, banque de paiement) que ceux qui vont être utilisés dans la phase de comptabilisation, puis de vérifier soigneusement cet état avant d’aller plus loin. Si on détecte une anomalie à ce stade, il est encore très facile de retourner corriger l’échéancier. Redoublez de prudence, surtout lors des premières utilisations de cette chaîne de règlement automatique.

Principes de la génération des règlements

Le traitement est composé de trois passes successives :

Première passe

Elle consiste à calculer le montant total de chaque échéance, par N° de tiers – devise de paiement - mode de paiement - banque et date d'échéance, en écartant les échéances négatives (Avoirs). Ces échéances négatives sont mises en évidences sur la liste des factures et avoirs non traités par la procédure de génération des règlements (même présentation que la liste des factures et avoirs non traités par la procédure d'affectation automatique des règlements).

Deuxième passe

C'est le traitement de comptabilisation des règlements. Pour chaque échéance calculée précédemment, il y a comptabilisation d'une écriture au débit du tiers, et une écriture au crédit du compte de banque ou effets à payer, en fonction du type de paiement. Ces écritures sont passées soit directement sur le journal de banque, soit sur le journal d'effets à payer associé à la banque sur laquelle est tiré le règlement, toujours en fonction du type de paiement (chèque, virement, divers sur le journal de banque, BO sur le journal effets à payer).

Le type de paiement est défini dans les paramètres codes paiement (voir paragraphe 3.6, rubrique Gestion des paiements fournisseurs). Pour les modes de paiement de type BO, le système mouvemente le compte et le journal Effets à payer. Pour les autres types de paiement, le système mouvemente directement le compte et le journal de banque. La correspondance entre un code banque d'une part, et le compte et le journal effets à payer à mouvementer d'autre part, est quant à elle définie dans les paramètres journaux, paragraphe 3.3, rubrique Page 4 – Règlements fournisseurs. Il est également possible de gérer un compte effets à payer par mois d'échéance.

Lors de la comptabilisation, chaque règlement reçoit un numéro qui sera repris sur le règlement édité ultérieurement, et qui servira également de N° de pièce, sauf si le journal utilisé pour la comptabilisation est géré en numérotation automatique. De plus, pour les règlements effectués par chèque, le N° de chèque est inscrit dans le libellé de l'écriture, à la fois au compte de tiers et au compte de banque. Ce N° de chèque facilitera le rapprochement bancaire ultérieur.

Suite à la comptabilisation des règlements, il y a lettrage du compte de tiers, par rapprochement entre les échéances réglées prises dans l'échéancier fournisseurs d'une part, et les écritures du compte fournisseur d'autre part. Ce rapprochement se fait sur les critères N° de pièce, Date d'échéance et Montant. Si pour un règlement donné, il n'est pas possible de rapprocher chaque échéance réglée avec une écriture dans le compte fournisseur, le lettrage du compte de tiers ne se fait pas.

Remarque : si vous gérez plusieurs collectifs de même nature (et plus précisément ici, plusieurs collectifs fournisseurs), le système émet un seul règlement par tiers (et fournisseur à payer bien entendu), règlement qui cumulera les échéances passées éventuellement dans des collectifs différents. On a donc dans ce cas un seul titre de paiement adressé au tiers, une seule écriture dans le compte de banque ou effets à payer, mais autant d’écritures passées en contrepartie qu’il y a de collectifs concernés.

Troisième passe

Elle consiste à éditer les règlements fournisseurs. En fonction du type de paiement, il y aura édition :

· de lettres-BO

· de lettres-chèques

· de lettres-virements

· de lettres-relevés simples, sans titre de paiement.

Edition des bordereaux de règlements

Certains paramètres d’édition des bordereaux de règlements peuvent être ajustés dans la fiche société, en page 5. Il s’agit notamment de l’impression de l’identifiant de la société en tête de la page, suivant que vous utilisez un pré-imprimé sur lequel figurent déjà votre logo et vos coordonnées ou pas. On peut aussi indiquer, selon la taille du corps du document, combien de factures réglées peuvent être portées sur chaque page. Ce nombre de factures par page permet au système de déclencher un saut de page en conséquence. Cela est tout particulièrement important dans le cas des lettres chèques, de façon à ce que la numérotation des chèques portée sur les écritures comptables soit en phase avec ce qui est effectivement édité.

Si vous souhaitez modifier plus avant la forme des bordereaux de paiement, il vous faut adapter les programmes d’édition dont les sources sont livrées en standard dans le fichier QPGMSRC de la bibliothèque HMCPT. Les noms des programmes sont les suivants :

CPERGF3 Edition Lettre BO fournisseurs

CPERGF4 Edition Lettre virement fournisseur

CPERGF6 Edition Lettre règlement divers fournisseurs

CPERGF7E Edition Lettre-chèque fournisseurs en EUROS

CPERGF7F Edition Lettre-chèque fournisseurs en FRANCS

Gestion du fournisseur à payer

Comme il a été dit plus haut, on peut gérer un fournisseur à payer différent du fournisseur à l’origine de la facture. Pour cela, la zone Fournisseur à payer est disponible, et ce au niveau de chaque échéance. Il est possible donc, pour un même fournisseur, de payer une facture donnée au fournisseur lui même, et une autre facture à un tiers différent.

Cette indication Fournisseur à payer est également présente dans la fiche fournisseur. Ainsi, si cette zone est renseignée directement dans la fiche d’un fournisseur, toute nouvelle échéance créée pour ce fournisseur est automatiquement enregistrée avec ce fournisseur à payer (saisie par pièce, par folio, interface standard). Dans la saisie par pièce, sur l’écran d’alimentation de l’échéancier fournisseurs, cette donnée Fournisseur à payer est modifiable.

Pour ce qui est de la comptabilisation des règlements, il y a édition d’un règlement distinct par couple (Fournisseur, Fournisseur à payer). La notion de fournisseur à payer a donc plusieurs incidences :

Ø les différentes échéances à payer sont regroupées en fonction du tiers destinataire du règlement

Ø le titre de paiement (lettre-chèque, lettre-BO, virement) sera adressé au fournisseur à payer le cas échéant, en lieu et place du fournisseur émetteur de la facture. Sur ce titre de paiement, la raison sociale du fournisseur émetteur de la facture est cependant mentionné, en dessous du N° de relevé de paiement.

Ø En cas de paiement par virement, celui ci sera émis sur le RIB du fournisseur à payer le cas échéant

Ø La comptabilisation s’effectue quant à elle toujours dans le compte du fournisseur émetteur de la facture ; le compte du fournisseur à payer n’est jamais mouvementé. Si le paiement a été adressé à un tiers différent, le libellé de l’écriture de règlement comporte entre autre le nom du fournisseur payé.

12.5 Virements fournisseurs

Les virements fournisseurs sont supportés intégralement par la chaîne de règlement automatique. Ce support va de l’édition d’une lettre-relevé jusqu’à la télétransmission des virements fournisseurs. Comme pour les lettres-BO ou les lettres chèques, les virements peuvent être émis en devise de référence ou en seconde devise de paiement.

Pour utiliser ce support, il faut disposer d’un mode de paiement de type Virement. Allez pour cela sur l’écran Générale/Paramètres/codes Paiement. Un paiement de type virement est repéré par la valeur 3=Virement à l’invite Type de paiement fournisseur.

Dès lors que vous choisissez un paiement par virement, le système va exiger la présence d’un RIB pour chaque échéance à payer de la sorte. Ce contrôle s’effectue à différents niveaux :

è Dans la saisie de la fiche d’un fournisseur pour lequel vous avez choisi un mode de paiement de type virement. Si vous avez indiqué un fournisseur à payer dans la fiche, c’est ce fournisseur à payer qui doit lui-même avoir un RIB renseigné.

è En saisie d’une échéance à payer par virement. Le système vérifie que le fournisseur concerné a un RIB renseigné dans sa fiche, ou le cas échéant que le fournisseur à payer a un RIB renseigné.

è Lors de la demande de comptabilisation d’un ensemble d’échéances, le système vérifie en dernier ressort qu’il connaît tous les RIB qui lui seront nécessaires pour établir les virements.

Dans le cas d’un paiement de type virement, les RIB sont imprimés sur l’échéancier fournisseurs, de façon à pouvoir être contrôlés avant le déclenchement de la comptabilisation proprement dit.

Pour ce qui est du traitement de comptabilisation, le paiement par virement se distingue par :

· Un titre de paiement spécifique (document de type lettre-virement)

· La création d’un lot de virements dans un nouveau fichier, fichier qui va ensuite permettre l’émission des virements ainsi que l’impression d’une liste des virements émis.

Pour effectuer ensuite l’émission des virements, utilisez l’option de menu auXiliaire/règlements Fournisseurs/gestion des Virements. Vous sont présentés sur cet écran tous les lots de virements déjà constitués par la procédure de comptabilisation des règlements. L’option 1=Choisir vous permet de préparer le support magnétique correspondant, ou de lancer la télétransmission du lot. Sur l’écran qui vous est proposé, choisissez le type de l’unité. Comme vous ne disposez pas en règle générale d’un lecteur de disquettes sur l’AS/400, vous pouvez choisir entre :

þ Transmettre votre fichier via une disquette 3 ½ pouces, en utilisant un micro-ordinateur lui même connecté à l’AS/400. Choisissez alors l’option P=Préparation fichier uniquement. Le fichier des virements à la norme ETEBAC est constitué sous 3 formes :

· Fichier de 160 caractères en EBCDIC nommé CPTVI160 dans le dossier comptable courant

· Fichier de 80 caractères en EBCDIC nommé CPTVIR dans le dossier comptable courant (pour disquettes 5 ou 8 pouces au format AS/400)

· Fichier de 160 caractères en ASCII nommé CPTVI160 dans le dossier COMPTA (dossiers partagés de l’AS/400).

Pour préparer ensuite la disquette au format 3 ½ pouces sur un micro-ordinateur, reportez vous au paragraphe suivant.

þ Utiliser le logiciel de télétransmission sur AS/400 M2ITBAC qui est interfacé en standard avec LDCompta. Choisissez l’option L=Envoi par ligne de communication. Il faut dans ce cas disposer d’un scénario correctement paramétré de type Virement dans le logiciel M2ITBAC.

Utilisation d’un micro-ordinateur pour copier le fichier sur disquette 3 pouces

Pour pouvoir transmettre votre fichier de virements sur une disquette 3 ½ pouces, vous devez disposer des éléments suivants :

· un micro-ordinateur connecté à l’AS/400 (carte d’émulation ou réseau), équipé d’un lecteur de disquette, fonctionnant sous Windows.

· le logiciel Client/Access 400, et tout particulièrement la fonction Dossiers Partagés. La configuration de cette fonction Dossiers partagés doit être faite de telle sorte que l’AS/400 soit vu depuis le micro-ordinateur comme le disque I:. Si l’on ne dispose pas de la fonction Dossiers Partagés, ce qui est le cas notamment avec le nouveau logiciel IBM Client Access Express, il est possible d’utiliser la fonction NetServeur de l’AS/400 en lieu et place de celle-ci. Reportez vous alors au paragraphe relatif à ce cas d’utilisation plus loin.

Pour pouvoir rapatrier le fichier de l’AS/400 sur le micro-ordinateur, il est nécessaire d’installer dans un premier temps quelques procédures sur le micro-ordinateur. Ces procédures ont déjà été installées sur l’AS/400, en même temps que le progiciel LDCompta lui-même. Il suffit de les redescendre sur le micro-ordinateur que vous utilisez. Cette installation n’est nécessaire que la première fois. Vous pouvez ensuite réaliser plusieurs transferts de fichier (Virements, Remises LCR, ou même transfert en paye TDS, DADS-CRC) sans avoir à réinstaller ces procédures.

Transfert sur disquette des virements via la fonction Dossiers Partagés (ancienne méthode)

Installation des procédures de transfert

Après avoir lancé Client/Access 400 placez vous dans une fenêtre DOS, et frappez la commande suivante à l’invite DOS :

I :\QDLS\COMPTA\TFR400\INSTALL

Tous les fichiers nécessaires aux transferts sur des disquettes 3 pouces sont fournis dans le dossier COMPTA/TFR400 sur l’AS/400. La procédure d’installation ici décrite a pour effet de copier le contenu de ce dossier COMPTA/TFR400 dans le répertoire TFR400 du disque C: du micro-ordinateur, en créant ce répertoire si nécessaire.

Utilisation des procédures de transfert

Il vous faut tout d’abord avoir préparé sur l’AS/400 le fichier des virements à transmettre, par l’option auXiliaire/règlements Fournisseurs/gestion des Virements, en choisissant ensuite l’option P=Préparation fichier uniquement.

ATTENTION : pour que le fichier à transmettre soit effectivement copié dans le dossier COMPTA sur l’AS/400, il faut que l’utilisateur ayant lancé l’option de préparation du fichier soit inscrit dans le répertoire de l’AS/400 ; utilisez au besoin la commande WRKDIRE sous le profil Officier de sécurité (QSECOFR) pour vous en assurer.

Après avoir lancé Client/Access 400, placez vous dans une fenêtre DOS, et frappez la commande suivante à l’invite DOS :

\TFR400\VIF pour un transfert de virement fournisseur

\TFR400\LCR pour une remise de LCR

Placez une disquette dans le lecteur de disquette du micro-ordinateur. L’ordinateur vous demande si la disquette doit être formatée ou pas. Si vous choisissez de ne pas formater la disquette, et qu’il y a déjà des fichiers sur la disquette, l’ordinateur vous demande de confirmer l’effacement de tous les fichiers présents sur la disquette.

Le fichier à transmettre est alors copié sur la disquette. Vous avez la possibilité, en fin de traitement, de visualiser à l’écran le fichier qui a été copié sur la disquette, sous sa forme « brute » (fichier ASCII texte ).

Transfert sur disquette des virements via la fonction NetServeur (nouvelle méthode)

Jusqu'alors, les transferts de fichiers AS/400 vers une disquette micro, pour les remises de LCR ou de virements fournisseurs, se faisaient via la fonction Dossiers Partagés de Client Access 400. Il s’agit de la procédure décrite au paragraphe précédent.

Une nouvelle méthode est désormais disponible, qui utilise la fonction NetServeur de l'AS/400 en lieu et place de la fonction Dossiers partagés de Client Access 400.

Les avantages de cette nouvelle procédure sont :

’ plus besoin de Client Access 400 sur le poste micro, la fonction NetServeur ne faisant appel qu'aux fonctions standard Voisinage réseau de Windows;

’ elle est utilisable par les postes travaillant sous Client Access Express, qui n'offre plus la fonction Dossiers Partagés comme c'était le cas avec Client Access 400.

Remarques préliminaires :

1) Pour connaître le détail de la mise en oeuvre de la fonction NetServeur sur AS/400, consultez la note Utilisation du NetServeur AS/400 disponible séparément.

2) La fonction NetServeur n'est disponible sur AS/400 que pour les versions OS/400 V4R2 et supérieures.

3) La fonction NetServeur n’est pas configurée et démarrée en standard sur l’AS/400. L’étape de configuration du NetServeur est donc indispensable sur votre AS/400. D’autre part, le démarrage de cette fonction doit être automatisé, via le planning des travaux de l’AS/400 par exemple (commande WRKJOBSCDE), de façon à ce que cette fonction s’active automatiquement tous les jours au démarrage de l’AS/400.

La mise en oeuvre de cette méthode de transfert via la fonction NetServeur se fait via de nouvelles procédures de transfert, livrées dans le dossier COMPTA/NET400 de QDLS. Ces nouvelles procédures de transfert peuvent être utilisées via la fonction NetServeur comme décrit ci-après, mais aussi via la fonction Dossiers partagés si l'on n'a pas activé la fonction NetServeur sur l'AS/400. Les procédures de transfert livrées dans le dossier COMPTA/TFR400 restent également disponibles pour ceux qui le désirent, essentiellement par souci de compatibilité, sachant que les nouvelles procédures livrées dans COMPTA/NET400 sont plus simples à mettre en oeuvre.

Préparation à l’utilisation des procédures de transfert sur le micro

La première chose à faire est d'établir une connexion réseau sur le micro où doit se faire le transfert. La lettre choisie pour la connexion peut être quelconque ; la connexion peut se faire soit globalement au niveau du dossier QDLS de l'AS/400, soit au niveau QDLS/COMPTA.

RAPPEL : Pour établir une connexion réseau via la fonction NetServeur, le dossier correspondant de l'AS/400 doit avoir été partagé, lors de l’étape de configuration du NetServeur. Cela se fait via Operations Navigator (voir note Utilisation du NetServeur AS400).

Pour établir la connexion réseau via la fonction NetServeur, procédez comme suit :

þ Recherchez l'ordinateur NetServeur depuis le micro par Démarrer/Rechercher/Ordinateur en indiquant le nom attribué au NetServeur (visible dans Operations Navigator).

þ Faites ensuite un double clic sur l'ordinateur affiché dans la fenêtre de recherche ; vous voyez toutes les ressources partagées sur le NetServeur.

þ Faites un clic droit sur le dossier à connecter (QDLS par exemple) et choisissez l'option Se connecter à un lecteur réseau.

þ Dans la fenêtre qui suit, choisissez la lettre associée au lecteur et cochez la case Se reconnecter au démarrage.

þ Dans le dossier qui s'ouvre, repérez le dossier NET400 contenu dans le dossier COMPTA.

þ Faites un clic droit sur ce dossier NET400, prenez l'option Créer un raccourci, et placez ce raccourci sur le bureau.

þ Refermez les 3 fenêtres ouvertes sur votre bureau (dossier Net400, Netserveur et Rechercher ordinateur).

Pour établir la connexion réseau via la fonction Dossiers Partagés plutôt que par la fonction NetServeur (si cette fonction n'est pas disponible sur votre AS/400 par exemple), procédez comme suit (Client Access 400 est alors requis sur le micro) :

þ Lancez l'explorateur Windows ;

þ Choisissez l'option de menu Outils/Connecter un lecteur réseau ;

þ Dans la fenêtre qui suit, choisissez la lettre associée au lecteur, indiquez le chemin d'accès sous la forme \\SYSTEME\QDLS, SYSTEME étant le nom de votre connexion AS/400 visible par un double clic sur l'icône Client Access situé à droite sur votre barre des tâches ; cochez également la case Se reconnecter au démarrage.

þ Le disque réseau apparaît alors dans l'arborescence de l'explorateur Windows ; parcourez ce disque jusqu'à localiser le dossier NET400 contenu dans le dossier COMPTA ;

þ Faites un clic droit sur ce dossier, choisissez l'option Créer un raccourci, et placez ce raccourci sur le bureau.

þ Refermez les fenêtres ouvertes sur votre bureau, y compris l’explorateur Windows.

Utilisation des procédures de transfert sur le micro

þ Préparez le fichier sur l'AS/400 comme auparavant, en choisissant l'option P=Préparation fichier uniquement à l'invite Type d'unité.

þ Effectuez un double-clic sur le raccourci du dossier NET400 de votre bureau.

þ Dans le dossier NET400, effectuez un double-clic sur l'icône associé à la procédure de transfert souhaitée :

§ VIF pour les virements fournisseurs,

§ LCR pour une remise de LCR.

þ Le fichier de remise est alors copié sur la disquette, avec des enregistrements de longueur fixe de 160 caractères.

12.6 Gestion et édition du portefeuille d'effets à payer

Gestion des effets à payer

Cette procédure permet de gérer le portefeuille des effets à payer, avec les fonctionnalités suivantes :

þ Comptabilisation rapide des bordereaux de LCR à payer, par pointage plein écran des effets à payer ;

þ Possibilité de modifier l'échéance et d'annuler un effet en portefeuille, avec comptabilisation automatique en cas d'annulation, ou en cas de modification du mois d'échéance si le compte effets à payer est géré par mois d'échéance.

þ Prise en charge des effets à payer émis par la procédure de règlement automatique, mais aussi ceux créés dans la saisie des règlements manuels fournisseurs. Dans les deux cas de figure, ce sont les paiements définis comme étant de type BO dans les paramètres codes paiement (voir paragraphe 3.6) qui sont supportés par cette procédure.

La procédure est accessible depuis le menu auXiliaire/règlements Fournisseurs/gestion des eFfets à payer.

Dans la mesure où vous émettez des effets à payer (paiements définis en type BO), que ce soit en saisie règlement manuel fournisseur ou en règlement automatique, il est indispensable de comptabiliser les domiciliations de ces effets par cette procédure, et non par la procédure de saisie par pièce ou par folio. C’est la seule méthode qui gère correctement le portefeuille d’effets à payer, et qui garantit donc que le montant de ce portefeuille reste toujours égal au solde du ou des comptes effets à payer.

Comptabilisation des bordereaux de LCR à payer

Lors de l'appel de cette procédure de gestion des effets à payer, l'ordinateur affiche le contenu de votre portefeuille sous forme récapitulative, c'est à dire une ligne pour chaque échéance et chaque banque où sont domiciliés des effets, avec ligne par ligne le nombre d'effets émis et le montant total correspondant. Si vous avez activé le module devises dans la fiche société, et si vous également choisi une seconde devise de paiement, le système vous demandera au préalable de choisir d’afficher le portefeuille de l’une ou l’autre de ces deux devises. Tout se passe comme si l’on avait deux portefeuilles gérés distinctement. Chaque effet émis n’est vu que dans un seul de ces deux portefeuilles, selon la devise dans laquelle il a été établi.

A partir de cet écran récapitulatif, et au vu du bordereau de LCR à payer que vous adresse la banque quelques jours avant l'échéance, il suffit de sélectionner les effets que vous acceptez de payer :

’ soit par l'option 1=Tout payer en regard d'une ligne affichée, ce qui a pour effet de sélectionner tous les effets émis pour l'échéance et la banque considérées ;

’ soit par l'option 5=Afficher détail. On obtient alors une liste détaillée de tous les effets émis pour l'échéance et la banque considérées. Sur cette liste, on peut sélectionner les effets à payer individuellement, par l'option 1=Payer. Des zones de positionnement sont disponibles à l'aplomb de cette liste, pour faciliter la recherche d'un effet si la liste est importante. Le positionnement peut se faire en fonction d'un ou plusieurs des critères suivants : N° de tiers, Raison sociale, N° de règlement, Mode de paiement, Montant du règlement. Pour ce qui est de la raison sociale, la recherche se fait avec l'opérateur Contient et non pas Commençant par. Par exemple, une recherche sur SYSTEME vous affichera les effets émis au fournisseur LD SYSTEME. Afin de faciliter le positionnement, la touche de fonction F10=Curseur permet de replacer rapidement le curseur sur la première zone de positionnement déjà renseignée, ou à défaut sur la première zone de positionnement disponible (N° de tiers).

Au fur et à mesure de vos sélections, la partie droite de l'écran vous affiche les nombres et montants cumulés des effets sélectionnés pour être payés. Une fois votre sélection achevée, il faut appuyer sur la touche F3=Exit/Fin de saisie. On doit compléter alors les quelques informations nécessaires à la comptabilisation du paiement des effets, c'est à dire :

ð Date comptable. C'est la date comptable à laquelle sera passée l'écriture entre le compte effets à payer et le compte de banque.

ð Date de valeur. Indiquez ici la date de valeur du règlement, si vous gérez vos comptes de banque en date de valeur.

ð Référence du document. Indiquez ici, si nécessaire, une référence vous permettant de retrouver plus facilement votre domiciliation. Cette zone est facultative

ð Nature de la pièce. Indiquez le code nature de pièce à affecter à l’écriture. Ce code est facultatif. Utilisez si nécessaire la touche de fonction F4=Liste pour retrouver ce code dans la liste des codes existants.

ð N° de pièce. C'est le N° de pièce qui va être attribué à l'écriture de règlement. Ce N° de pièce sera affiché lors du rapprochement bancaire ultérieur. Nous vous conseillons donc, en fonction de la façon dont sont renseignés vos relevés de comptes bancaires, d'indiquer ici la date ou le n° du bordereau de LCR à payer que vous venez de saisir. Cette zone est masquée s'il y a numérotation automatique des pièces pour le journal de banque considéré.

ð Libellé écriture. Ce libellé est obligatoire. Le libellé proposé est RELEVE LCR DU XX/XX/XX, avec la date du jour.

ð Comptabiliser sur la banque effet par effet. Indiquez O=Oui si vous souhaitez que la pièce soit comptabilisée en détail, une écriture par effet payé, sur le compte de banque (sachant que sur le compte effet à payer, la pièce est toujours comptabilisée en détail). Selon la façon dont votre banque présente la domiciliation des effets sur les relevés de compte, choisissez l’option adéquate, ce qui facilitera le rapprochement bancaire ultérieur.

Lorsque vous validez cet écran par la touche ENTREE=Comptabiliser le paiement, il y a effectivement comptabilisation avec :

’ une écriture au débit du compte effets à payer pour chaque règlement sélectionné précédemment ;

’ soit une seule écriture du montant cumulé de tous les effets sélectionnés, au crédit du compte de banque, soit une écriture pour chaque règlement comme dans le compte effets à payer, si vous avez indiqué O=Oui à l’invite Comptabiliser sur la banque effet par effet.

Modification-annulation d'un effet en portefeuille

Toujours depuis l'écran principal de gestion des effets à payer, il est possible par l'option 8=Gérer détail, d'afficher la liste des effets émis pour une échéance et une banque données. Sur cette liste, on peut gérer ces effets grâce aux options 2=Modifier et 4=Supprimer.

En modification d'un effet, la seule zone modifiable est la date d'échéance. En cas de modification du mois d'échéance, et si vous gérez un compte effets à payer par mois d'échéance (que ce soit un compte général ou un compte auxiliaire), un écran supplémentaire vous est proposé pour comptabiliser ce changement d'échéance (Ecriture entre le compte 4030XX et le compte 4030YY, avec XX=Mois ancienne échéance et YY=Mois nouvelle échéance). De plus, toute modification d'échéance est reportée :

’ dans le compte fournisseur sur la ou les factures réglées ;

’ dans le compte fournisseur sur le règlement lui-même ;

’ dans le compte effets à payer sur le règlement.

La date d'échéance, si elle se trouve inscrite dans le libellé sous la forme JJMMAA ou JJ/MM/AA sera également remplacée (ce qui est le cas pour les BO comptabilisés automatiquement).

ATTENTION : tous ces reports de modification d'échéance se font par rapprochement sur le N° de pièce, l'ancienne date d'échéance et le montant. Si le rapprochement n'aboutit pas, le report de la nouvelle échéance dans le compte fournisseur ou dans le compte effets à payer ne se fait pas sans qu'aucune erreur ne soit signalée.

En cas de suppression d'un effet, vous avez de la même façon accès à un écran de comptabilisation de cette suppression, avec passation d'une écriture du compte effets à payer vers le compte fournisseur réglé. Le compte effets à payer est débité du montant du règlement supprimé, le compte fournisseur est quant à lui mouvementé conformément aux échéances qui avaient été réglées par le règlement supprimé. On retrouvera donc dans ce compte le détail des factures et avoirs tel qu'à l'origine.

Edition du portefeuille des effets à payer

Cette procédure permet d'éditer l'en-cours effets à payer, c'est à dire tous les effets qui constituent le solde du compte effets à payer. La procédure est accessible depuis le menu auXiliaire/règlements Fournisseurs/Editions/eFfets à payer, ou par la touche de fonction F21=Imprimer depuis l’écran principal de gestion du portefeuille d’effets à payer.

Lors de l'appel de la procédure, il y a affichage d'un écran de saisie des paramètres de l'édition, comportant les zones suivantes :

ð Devise de paiement. Cette zone n’est présentée que si le module devises a été activé dans la fiche société. Choisissez la devise de référence ou la seconde devise de paiement. Si vous laissez cette zone à blanc, les deux portefeuilles seront édités tour à tour.

ð Code banque. Cette zone permet de limiter l'édition aux effets domiciliés sur une banque donnée. Si vous voulez traiter tous les effets quelle que soit la banque tirée, laissez cette zone à blanc.

ð Imprimante. Choisissez ici l'imprimante sur laquelle l'édition sera dirigée.

ð Format de papier. Indiquez le format de papier à utiliser pour l'édition, parmi ceux qui vous sont proposés.

ð Nombre d'exemplaires. Il s'agit du nombre de copies souhaitées pour chacune des trois formes d'édition possibles :

§ Liste détaillée : liste détaillée de tous les effets à payer, triée par banque et échéance.

§ Récapitulatif par banque : liste ne comportant qu'une page par banque, avec échéance par échéance le nombre et le montant total des effets à payer, ainsi qu'un cumul progressif de ces effets (Montant cumulé de tous les effets jusqu'à l'échéance considérée).

§ Récapitulatif par échéance : même liste que la précédente, mais cumulée toutes banques confondues.

12.7 Autres options

Réédition des règlements fournisseurs

Cette procédure permet de rééditer les bordereaux de règlement fournisseurs. Elle est accessible depuis le menu auXiliaire/règlements Fournisseurs/Editions/Réédition des règlements.

Elle n'est nécessaire qu'en cas de problème matériel lors de la première édition des règlements, qui fait suite normalement à la comptabilisation des règlements fournisseurs (mauvais cadrage du papier, bourrage sur l'imprimante). Cette réédition se fait en traitement par lot.

Lors de l'appel de la procédure, il y a affichage d'un écran de saisie des paramètres, comportant les zones suivantes :

ð Type de règlement à éditer. 4 valeurs sont possibles, pour choisir d'éditer respectivement les lettres-BO, les lettres-chèques, les lettres-virements ou les lettres-relevés simples.

Une fois le type de règlement choisi, l'écran est complété par les zones suivantes :

ð Date de réédition. Indiquez la date de règlement qui doit figurer sur le bordereau de règlement.

ð Règlements à éditer. Du N° - Au N°. Il faut identifier ici la tranche de bordereaux de règlements que vous souhaitez rééditer. Le numéro de règlement est celui qui a été attribué lors de la comptabilisation du règlement, qui figure sur le document imprimé, et qui correspond également au N° de pièce du règlement (sauf en cas de numérotation automatique, le N° de règlement étant alors porté dans la zone Référence document).

ð Premier n° de chèque. Cette zone n'est présentée que si vous avez demandé la réédition des paiements de type chèque. Il faut saisir ici le numéro du premier chèque qui va être imprimé lors de la réédition. Ce N° de chèque sera attribué au premier règlement réédité, les règlements suivants recevant des numéros consécutifs. Rappelons en effet que lors de la comptabilisation initiale des règlements, le N° de chèque est inscrit dans le libellé de l'écriture. En cas de réédition, le nouveau N° de chèque sera reporté dans le libellé des écritures de règlement.

ð Imprimante. Choisissez ici l'imprimante sur laquelle l'édition sera dirigée.

Suivi des chèques imprimés

L'ordinateur garde systématiquement une trace de tous les chèques imprimés par la procédure de règlement automatique des fournisseurs. Ainsi, on peut obtenir à tout moment une liste des chèques ayant été produits en automatique, avec pour chaque chèque :

§ la date et l'heure d'édition

§ le N° du bordereau de règlement automatique

§ le tiers destinataire du chèque

§ la banque sur laquelle a été tiré le chèque

§ le N° du chèque

§ le montant

§ le nom de l'utilisateur AS/400 ayant demandé l'édition

§ s'il s'agissait d'une réédition, le N° du chèque remplacé.

Pour obtenir cette liste à l'écran ou sur imprimante, utilisez l’option de menu auXiliaire/règlements Fournisseurs/Editions/Surveillance des chèques imprimés.

Vous pouvez aussi, dans cette même procédure, demander l’épuration de cet historique des chèques imprimés.

Edition des avis de domiciliation

Cette procédure permet d'éditer les avis de domiciliation pour ce qui est des règlements par BO, mais aussi d'une façon plus générale des listes de règlements effectués quel que soit le mode de paiement choisi. Utilisez pour cela l’option de menu auXiliaire/règlements Fournisseurs/Editions/Avis de domiciliation.

Lors de l'appel de la procédure, il y a affichage d'un écran de sélection des règlements à traiter, comportant les zones suivantes :

ð Devise de paiement. Cette zone permet de limiter l'édition à une devise de paiement donnée. Si vous voulez traiter tous les règlements quelle que soit la devise utilisée, il faut laisser cette zone à blanc.

ð Mode de paiement. Cette zone permet de limiter l'édition à un mode de paiement donné. Si vous voulez traiter tous les règlements quel que soit le mode de paiement utilisé, il faut laisser cette zone à blanc.

ð Code banque. Cette zone permet de limiter l'édition à une banque donnée. Si vous voulez traiter tous les règlements quelle que soit la banque sur laquelle le règlement a été tiré, il faut laisser cette zone à blanc.

ð Depuis la date d'échéance. Cette zone permet de limiter l'édition aux seuls règlements dont la date d'échéance est postérieure ou égale à la date indiquée.

ð Jusqu'à la date d'échéance. Cette zone permet de limiter l'édition aux seuls règlements dont la date d'échéance est antérieure ou égale à la date indiquée.

ð Type d'édition. Cette zone permet de limiter l'édition aux seuls règlements pour lesquels il n'y a encore jamais eu édition d'un avis de domiciliation. Pour cela, indiquez ici 1=Avis jamais édités. Cela permet notamment, suite à un traitement de comptabilisation et d'édition de règlements fournisseurs, de n'éditer que les avis de domiciliation correspondant aux nouveaux règlements émis.

ð Type d'effets. Cette zone permet de s'intéresser uniquement aux effets à payer :

§ indiquez 1=Effets à payer pour limiter l'édition aux seuls règlements correspondant à des effets à payer, c'est à dire aux règlements de type BO émis dans le compte effets à payer, mais non encore comptabilisés en banque. Il s'agit de l'en-cours véritable « effets à payer ».

§ indiquez 2=Effets déjà payés pour limiter l'édition aux seuls règlements correspondant à des effets effectivement payés, c'est à dire aux règlements de type BO émis dans le compte effets à payer, puis sortis de ce compte pour être comptabilisés en banque.

§ indiquez 3=Tous si vous ne souhaitez aucune sélection sur ce critère.

Suite à cet écran, il y a affichage d'un second écran de paramètres d'édition, comportant les zones suivantes :

ð Imprimante. Choisissez ici l'imprimante sur laquelle l'édition sera dirigée.

ð Format de papier. Indiquez le format de papier à utiliser pour l'édition, parmi ceux qui vous sont proposés.

ð Nombre d'exemplaires. Il s'agit du nombre de copies souhaitées pour votre édition.

ð Epuration. Indiquez O=Oui si vous souhaitez épurer le fichier des règlements fournisseurs, N=Non pour qu'il n'y ait aucune épuration. La valeur proposée par défaut est O=Oui, afin que le fichier des règlements fournisseurs soit régulièrement épuré, les règlements fournisseurs échus depuis plusieurs mois ne présentant guère d'intérêt. En tout état de cause, seuls les règlements déjà comptabilisés en banque peuvent être épurés. Les effets constituant l'en-cours « effets à payer » ne seront pas supprimés.

ð Règlements dont la date d'échéance est antérieure à. Cette zone permet de limiter l'épuration aux seuls règlements dont la date d'échéance est antérieure ou égale à la date indiquée. La date proposée par défaut est antérieure de 6 mois à la date du jour.

Liste des écarts de solde fournisseur

Cette procédure permet de contrôler, pour l’ensemble des comptes fournisseurs, le total des échéances restant en attente de règlement dans l’échéancier par rapport aux soldes comptables.

En effet, comme cela a été décrit précédemment, l’échéancier fournisseurs est en quelque sorte « extra-comptable », cela dans le sens où l’on a toute liberté pour créer, modifier ou supprimer des échéances sans rapport direct et immédiat avec une pièce comptable enregistrée dans le compte du fournisseur. Cette façon de faire apporte une grande souplesse dans la gestion des règlements fournisseurs.

Le système propose toutefois un certain nombre de garde-fous pour éviter que l’échéancier ne s’éloigne par trop de la comptabilité proprement dite. Pour ce faire, le système émet des messages ou fenêtres d’avertissement chaque fois que, suite à une saisie de facture ou de règlement, ou encore une mise à jour de l’échéancier fournisseurs, on observe une discordance entre le solde du compte fournisseur d’une part, et la somme des échéances restant à régler dans l’échéancier d’autre part. De plus, il est conseillé de vérifier périodiquement, et notamment lors de l’établissement d’un bilan, que l’ensemble des échéances restant à régler peut s’expliquer par rapport aux soldes comptables. C’est l’objet de cette procédure.

Celle-ci est accessible depuis le menu Utilitaires/prOcédures de contrôle/Liste des écarts de soldes fournisseurs.

La liste qui est produite par cette procédure signale tous les comptes fournisseurs pour lesquels il y a discordance entre compte et échéancier fournisseurs. Pour chacun de ces fournisseurs, le système présente :

’ Le N° et le nom du fournisseur

’ Le solde du compte fournisseur

’ Le total des échéances restant en attente de règlement dans l’échéancier fournisseurs

Au vu de cette liste, on peut, si besoin est, effectuer les corrections nécessaires dans l’échéancier fournisseurs pour rétablir la cohérence de celui-ci par rapport aux soldes comptables. On utilise pour cela la procédure de gestion de l’échéancier fournisseurs décrite au paragraphe 12.3.

Il faut rappeler ici qu’une discordance n’est pas obligatoirement synonyme d’anomalie. Dans certains cas de figure, la discordance est souhaitée :

Enregistrement d’un acompte sur commande dans l’échéancier

Enregistrement partiel d’une facture dans l’échéancier suite à litige fournisseur…

On peut essayer de limiter ce genre de discordance en enregistrant toujours la totalité des factures et avoirs fournisseurs dans l’échéancier, quitte à ne jamais donner de bon à payer aux factures sur lesquelles il y a litige, ou mieux, à les isoler en leur affectant un mode de paiement particulier RS=Règlement suspendu par exemple. L’utilisation d’un mode de paiement spécifique Règlement suspendu apporte une plus grande sécurité, notamment si vous ne gérez pas explicitement, c’est à dire par saisie manuelle échéance par échéance, la notion de bon à payer.

12.8 Schéma récapitulatif des flux pour les règlements fournisseurs

Explication des flux et comptabilisation associée
*N° de flux*	*Description*	*Echéancier fournisseur*	*Compte fournisseur*
1	Introduction de pièces d’achat par la procédure d’interface, sur un journal pour lequel on a demandé la mise à jour de l’échéancier fournisseurs.	Création d’une échéance en attente de règlement (pas de bon à payer).	Création de la pièce d’achat à l’origine de l’échéance (facture ou avoir).
2	Saisie d’une pièce d’achat, par les procédures de saisies par pièce ou folio, sur un journal pour lequel on a demandé la mise à jour de l’échéancier fournisseurs.	Idem ci-dessus	Idem ci-dessus
3	Gestion de l’échéancier fournisseurs. Permet de créer des échéances soit en attente de règlement, soit avec bon à payer. Permet aussi de donner le bon à payer sur les échéances déjà présentes dans l’échéancier.	Création , modification, ou suppression d’échéances. Affectation du bon à payer sur les échéances.	Aucune comptabilisation
4	Saisie des règlements manuels fournisseurs.	Création d’échéances correspondant aux montants réglés ; Suppression des échéances réglées, par pointage à l’écran (dernier écran de la saisie).	Comptabilisation du règlement
5	Affectation automatique des règlements.	Affectation d’une banque aux échéances en attente de règlement ou bonnes à payer Affectation du bon à payer de façon facultative aux échéances en attente de règlement	Aucune comptabilisation
6	Comptabilisation et édition des règlements	Marquage des échéances comme étant réglées	Comptabilisation du règlement
7	Réédition de règlements	Aucune modification	Modification du N° de chèque sur les écritures de règlement en cas de réédition de chèques.
8	Gestion du portefeuille d’effets à payer	Marquage des échéances lors de la domiciliation	Comptabilisation entre le compte effets à payer et le compte de banque
9	Edition des avis de domiciliation, avec épuration des anciennes échéances réglées	Epuration des anciennes échéances réglées, selon la sélection effectuée sur l’écran de lancement	Aucune comptabilisation

13. Gestion des règlements clients

13.1 Généralités

Le module de gestion des règlements clients assure les fonctions suivantes :

þ Saisie des règlements clients, avec lettrage du compte client à la volée.

þ Possibilité d'éclater un règlement sur plusieurs clients;

þ Possibilité de remise en banque directe des règlements, ou au contraire de constituer et de gérer un portefeuille de règlements.

þ Transmission des remises de LCR à la norme ETEBAC, soit sur support magnétique (disquette), soit par télétransmission.

þ Gestion d’un portefeuille des traites émises à l’acceptation. Le module de relance clients offre une option spécifique pour relancer les traites non revenues d’acceptation.

Le module est constitué de cinq procédures:

’ une procédure de saisie des règlements clients. C'est dans cette procédure que l'on choisit de remettre directement le règlement en banque, ou que l'on place le règlement en portefeuille.

’ une procédure de gestion et d’édition du portefeuille des règlements clients

’ une procédure de création et d'édition des bordereaux de remise en banque

’ une procédure de création du support magnétique pour la remise des LCR à la banque.

’ Une procédure de gestion des traites émises à l’acceptation.

Chacune de ces procédures est décrite en détail ci-dessous. Si l'on ne veut pas gérer de portefeuille de règlements, seules les procédures de saisie des règlements, d'édition des bordereaux de remises en banque, et éventuellement de création de la disquette de remise en banque, doivent être utilisées.

Enfin, il faut noter que si vous souhaitez utiliser pleinement les bordereaux de remise en banque, il faut impérativement que tous les règlements devant apparaître sur un bordereau soient introduits soit par la saisie des règlements clients décrite ci-après, soit par la procédure de gestion des traites à l’acceptation, soit enfin par la procédure d’interface sous la forme de règlement comptabilisé en portefeuille. Tous les autres modes d’introduction d’un règlement, telles les procédures de saisie par pièce ou par folio, n’offrent pas le support de ces bordereaux de remise. Les règlements saisis de la sorte n’apparaissent donc pas sur les bordereaux, et de ce fait ne peuvent pas non plus faire l’objet d’une remise magnétique s’il s’agit de LCR.

13.2 Saisie des règlements clients

Cette procédure permet d'enregistrer les règlements clients, que ce soit des règlements par chèque, traite ou tout autre mode de paiement. La procédure est accessible soit depuis le menu Générale/Saisies/règlements Clients, soit depuis le menu Trésorerie/règlements Clients/Saisie des règlements clients.

Cette procédure est constituée des écrans suivants:

’ un premier écran d'identification du règlement;

’ un second écran d'identification du règlement;

’ un écran de saisie de l'éclatement du règlement sur plusieurs clients (facultatif);

’ un écran de lettrage du ou des comptes clients concernés par le règlement (facultatif);

’ un écran d'affectation d'une différence de lettrage, s'il y a effectivement une différence de lettrage constatée sur l'écran précédent.

Ces écrans sont examinés successivement ci-après.

Premier écran d'identification du règlement

Ce premier écran affiché par la procédure permet d'identifier le règlement client. Il comporte les zones suivantes :

ð Code journal. Indiquez le code du journal de banque ou du journal d'effets à recevoir (journal de portefeuille) sur lequel vous voulez remettre votre règlement. C'est dans les paramètres journaux que l'on distingue un journal de portefeuille, par la zone Journal de portefeuille à la valeur O=Oui . En fonction du code journal indiqué sur cet écran, l'ordinateur fera donc la distinction entre une remise en banque et une remise en portefeuille.

ð Mode de règlement. Indiquez le mode de règlement que vous allez saisir : chèque, traite, ... Si vous avez activé le module devises dans la fiche société, c’est le choix de ce mode de paiement qui va déterminer si la saisie du règlement va s’effectuer en devises, ou simplement en devise de référence implicitement. Le système utilise pour cela la valeur indiquée à l’invite Règlement en devises possible dans les paramètres mode de paiement. L’écran se reconfigure donc automatiquement si l’on bascule d’un mode de paiement supportant la devise à un autre ne la supportant pas. Si le mode de paiement supporte la devise, on parlera dans ce qui suit d’une saisie en mode devise.

ð N° de tiers émetteur. Indiquez le N° du compte de tiers émetteur du règlement. Ce N° compte peut dans certains cas être différent du ou des comptes réglés. On utilisera alors la notion d’éclatement du règlement. Dans la plupart des cas, il s’agit d’un compte client. Sachez cependant que vous pouvez aussi indiquer un n° de compte général, ou un N° de compte fournisseur, cette procédure supportant tout type de compte. Reportez vous si nécessaire aux règles de saisie d’un N° de compte du paragraphe 2.1, qui décrit également comment utiliser la touche F4=Liste pour retrouver dans une liste de sélection n’importe quel type de compte. On peut également utiliser la touche de fonction F7=Recherche client, touche décrite plus loin, pour retrouver le N° du tiers à partir du montant du règlement ou du N° de facture réglée.

ð Référence document. Indiquez ici, si nécessaire, une référence vous permettant de retrouver plus facilement ce règlement. Par exemple, s’il s’agit d’un règlement par chèque, vous pouvez indiquer ici le N° de chèque. Cette zone est facultative

ð Code nature de pièce. Indiquez le code nature de pièce à affecter au règlement. Ce code est facultatif. Une valeur par défaut peut vous être proposée si cela a été défini au niveau des paramètres du journal choisi plus haut. Utilisez si nécessaire la touche de fonction F4=Liste pour retrouver ce code dans la liste des codes existants.

ð N° de pièce. Indiquez ici le N° de pièce, qui en principe doit identifier cette pièce de façon unique dans votre système comptable. Selon ce qui a été indiqué dans les paramètres du journal que vous avez choisi plus haut sur ce même écran, plusieurs cas de figure sont possibles :

§ Si le journal est en numérotation automatique, la zone n’est pas proposée en saisie ; vous avez à la place un libellé géré automatiquement.

ð Montant du règlement. Indiquez ici le montant du règlement reçu. Dans le cas d’une saisie en mode devise, indiquez le montant en devises, suivi du Code devise et, s’il s’agit d’une devise out, du Cours de la devise. Si vous ne précisez pas ce cours pour une devise out, le système prendra le cours principal défini dans la table des devises. Toujours dans le cas d’une saisie en mode devise, la contre-valeur du règlement en devise de référence est affichée sous le montant en devises ; celle-ci est automatiquement recalculée si vous modifiez le montant du règlement, le code ou le cours de la devise.

ð Montant des frais TTC. Cette zone n’est présentée que si vous saisissez en mode devise. Elle permet de comptabiliser les frais bancaires afférents au règlement « à la volée ». La gestion de ces frais est détaillée au paragraphe suivant.

ð Date comptable. Indiquez la date de la remise en banque du règlement (ou date d'entrée en portefeuille du règlement le cas échéant). Le système propose la date du jour, ce qui convient dans la plupart des cas.

ð Date d'échéance. Indiquez la date d'échéance du règlement. Selon les paramètres définis pour le mode de règlement, cette date est obligatoire ou facultative (voir paragraphe 3.6, rubrique Gestion des remises en banques des paiements clients). Si vous ne la renseignez pas, le système prend la date comptable comme date d’échéance.

ð Date de valeur. Indiquez la date de valeur du règlement. Cette date est facultative. Cette zone ne peut être renseignée que dans le cas d'une remise en banque, et non pas d'une remise en portefeuille. Dans la plupart des cas, la date de valeur ne sera pas renseignée ici, mais plus tard lors de la création du bordereau de remise en banque.

ð Eclatement sur plusieurs comptes de tiers. Indiquez la valeur O=Oui si le paiement que vous enregistrez règle des factures enregistrées dans plusieurs comptes de tiers, ou si le tiers réglé est différent du tiers émetteur du règlement. Il y aura alors par la suite affichage d'un écran supplémentaire pour identifier le ou les tiers réglés, et pour répartir le montant global du règlement sur les différents comptes de tiers réglés. Indiquez N=Non si le règlement est relatif à un seul compte de tiers, et que le tiers réglé est le même que le tiers émetteur du règlement.

Touches de fonction disponibles

§ F7=Recherche client. Cette touche permet de rechercher le client concerné par un règlement, si l’on ne connaît ni son N°, ni son nom ; la recherche pourra alors se faire soit sur un N° de facture réglée, soit sur le montant réglé. Dans la fenêtre qui s’ouvre suite à l’action de la touche F7, indiquez le critère de recherche souhaité, N° de facture ou montant. Le système présente alors toutes les écritures passées dans des comptes clients respectant le critère demandé. Par défaut, seules les écritures non lettrées sont proposées. Vous pouvez choisir le client concerné par le règlement par l’option 1=Choisir. Le fait de sélectionner directement le client de cette façon là a pour effet :

· D’une part de ramener le N° du client de la facture pointée dans la zone N° de tiers émetteur de l’écran 1 ;

· D’autre part de ramener le montant et éventuellement le code devise de la facture pointée dans les zones correspondantes du règlement, si celles-ci n’étaient pas déjà renseignées ;

· Enfin de ramener le N° de la facture pointée dans la zone N° pièce à lettrer de l’écran 2, écran présenté plus loin, sauf dans le cas d’une saisie en mode devise, cette zone n’étant alors pas présentée à l’écran. Dans le même ordre d’idées, si vous utilisez cette touche de fonction F7=Recherche client sur l’écran de saisie de l’éclatement du règlement, le système mémorisera le N° de la facture pointée pour vous proposer un lettrage du compte assisté : la facture en question sera déjà pointée pour lettrage lorsque vous arriverez en lettrage du compte de tiers correspondant.

§ F10=Traites à l’acceptation. Cette touche permet de consulter et éventuellement de modifier ou supprimer les traites émises à l’acceptation pour le compte de tiers indiqué à l’invite N° de tiers émetteur. Vous accédez directement à la procédure de gestion des traites à l’acceptation, décrite au paragraphe 13.6. Sachez également qu’en modifiant les paramètres programmes de cette saisie (voir plus loin), vous pouvez faire en sorte qu’un message d’avertissement soit émis par le système chaque fois que vous enregistrez un règlement pour un client alors qu’il existe une traite non revenue d’acceptation pour celui-ci.

§ F20=Solde du compte. Cette touche permet de consulter à la volée le compte indiqué à l’invite N° de tiers émetteur. Le système ouvre une fenêtre pour présenter le solde du compte, ainsi que les dernières écritures passées sur ce compte (écritures présentées par date décroissante, l’écriture en tête de la liste est donc la plus récente). Si cette fenêtre ne vous permet pas d’accéder à l’information recherchée, vous pouvez encore utiliser la touche F8=Visu compte dans la fenêtre de visualisation du solde.

Deuxième écran d'identification du règlement

Ce deuxième écran affiché par la procédure permet de compléter l'identification du règlement. En partie haute, les principales caractéristiques du règlement saisies sur l’écran 1 sont rappelées pour mémoire. On trouve ensuite les zones suivantes :

ð Code sur /hors place. Cette zone n’est proposée que si le mode de paiement choisi sur l’écran 1 est défini comme étant de type chèque (zone Paiement de type chèque à la valeur O=Oui dans les paramètres codes paiement). Les choix possibles sont : 1=Sur place, 2=Hors place, 3=Sur caisse. Sur les bordereaux de remise en banque, les règlements sont regroupés sur ce critère, avec des sous-totaux distincts. De plus, si vous gérez vos journaux de banque avec des comptes transitoires (voir schémas comptables plus loin), lors de la comptabilisation du bordereau de remise en banque, le système comptabilisera une écriture distincte par code sur/hors place dans le compte de banque, avec possibilité d’indiquer une date de valeur différente sur chaque écriture. Enfin, pour faciliter votre saisie, vous pouvez définir un code place par défaut, dans les paramètres programmes de cette saisie (voir plus loin).

ð Code remise. Cette zone permet d'indiquer si le règlement est remis à l'escompte ou à l'encaissement. Cette zone n'apparaît pas si le règlement est remis en portefeuille. De plus, la zone n’est en saisie que si le mode de paiement choisi sur l’écran 1 est défini comme supportant une remise à l’escompte (zone Remise à l'escompte possible à la valeur O=Oui dans les paramètres codes paiement). Sur les bordereaux de remise en banque, les règlements sont regroupés sur ce critère, avec des sous-totaux distincts. De plus, si vous gérez vos journaux de banque avec des comptes transitoires (voir schémas comptables plus loin), lors de la comptabilisation du bordereau de remise en banque, le système comptabilisera une écriture distincte par type de remise, encaissement ou escompte, dans le compte de banque, avec possibilité d’indiquer une date de valeur différente sur chaque écriture.

ð Domiciliation bancaire et N° de compte (RIB). Indiquez ici la domiciliation du règlement. Ces zones ne sont proposées en saisie que si le mode de paiement choisi sur l’écran 1 est défini comme nécessitant une domiciliation (zone Domicil. bancaire à saisir à la valeur O=Oui dans les paramètres codes paiement). De plus, si ce même mode de paiement supporte une remise magnétique (zone Remise sur disquette renseignée dans les paramètres codes paiement), la saisie d’une domiciliation complète est obligatoire ; le contrôle de validité du RIB sera exécuté.

Par défaut, l'ordinateur affiche la domiciliation bancaire principale du tiers émetteur choisi sur l'écran précédent, c’est à dire celle qui a été enregistrée dans le fichier clients (ou le fichier fournisseurs). Si la clé du n° de compte bancaire est renseignée, le système contrôle le RIB qui a été saisi grâce à cette clé. Si le tiers émetteur du règlement choisi sur l’écran 1 est un client, vous pouvez si nécessaire utiliser la touche de fonction F4=Gérer les RIB pour sélectionner un autre RIB pour ce client, parmi tous ceux déjà enregistrés pour celui-ci.

Enfin, si vous saisissez un RIB sur cet écran différent de celui qui était proposé par le système, et si ce RIB ne figure pas déjà dans la liste des RIB du client, le système ouvre une fenêtre de choix avec 3 options :

§ 1=Définir ce nouveau RIB comme RIB principal. Cette option permet de faire en sorte que le nouveau RIB saisi devienne le nouveau RIB principal pour le client en question (celui qui sera proposé lors des saisies de règlements ultérieures). Si le client avait déjà un RIB principal, celui-ci est conservé en tant que RIB secondaire. Le ou les RIB secondaires peuvent toujours être sélectionnés lors d’une saisie de règlement ultérieure par la touche de fonction F4=Gérer les RIB.

§ 2=Définir ce nouveau RIB comme RIB secondaire. Cette option permet de faire en sorte que le nouveau RIB saisi soit conservé dans la fiche du client en tant que RIB secondaire. Le RIB principal du client n’est pas modifié.

§ 3=Aucune mise à jour de la fiche client. Le nouveau RIB saisi n’est pas enregistré dans la fiche du client.

La valeur proposée par défaut dans cette fenêtre peut éventuellement être définie dans les paramètres programmes de cette saisie (voir plus loin).

ð Référence tiré. Cette zone, si elle est renseignée, figurera sur le support magnétique (ou fichier télé-transmis) qui sera remis à la banque (le format d'enregistrement d'une disquette de paiement comporte en standard une zone « référence tiré »). Cette information se retrouvera sur les états que vous remettra votre banque suite au traitement de la remise.

ð Lettrage pleine page. Indiquez la valeur O=Oui si vous souhaitez afficher le ou les comptes de tiers réglés pour procéder au lettrage. Indiquez N=Non si vous ne souhaitez par effectuer de lettrage, ou si vous connaissez le n° de la pièce à lettrer (Voir zone N° de pièce à lettrer ci-après).

ð N° de pièce à lettrer. Cette zone n’est pas présentée si vous saisissez un règlement en mode devise, ou si vous saisissez un règlement avec éclatement sur plusieurs comptes. Indiquez ici, si vous le connaissez, le n° de la pièce à lettrer. Si vous renseignez cette zone, l'ordinateur procède de la façon suivante :

§ Premier cas : si vous avez indiqué N=Non à l'invite Lettrage pleine page, et qu'il existe une et une seule écriture encore non lettrée portant le n° de pièce indiqué, le système procède au lettrage automatiquement sans afficher le compte client. En cas de différence de lettrage (Différence entre le montant du règlement et le montant de la pièce à lettrer), et si cette différence est inférieure à la différence maximum autorisée (Voir fiche société au paragraphe 3.1), le système enchaîne sur l'écran d'affectation de la différence de lettrage.

§ Deuxième cas : si vous avez indiqué O=Oui à l'invite Lettrage pleine page, le système affichera l'écran de lettrage du compte de tiers, et reportera le N° de pièce à lettrer dans la partie en-tête de cet écran. De ce fait, toutes les pièces portant ce N° seront déjà présélectionnées pour être lettrées.

ð Libellé écriture. Saisissez le libellé que vous souhaitez pour ce règlement. Le système propose un libellé qui est constitué du libellé mode de paiement complété par le nom du tiers, ou du libellé mode de paiement uniquement, selon les paramètres programmes décrits plus loin..

Lors de la validation de cet écran par la touche ENTREE, la procédure se poursuit ainsi :

1) si le règlement doit être éclaté, on passe à l’écran de saisie de l’éclatement du règlement ;

1) si un lettrage pleine page a été demandé, on passe à l'écran de lettrage du compte de tiers ;

2) si un lettrage direct a été demandé par saisie d'un n° de pièce à lettrer, et qu'une différence de lettrage est constatée, on passe à l'écran d'affectation de la différence de lettrage;

3) sinon, le règlement est validé, et l'on revient sur l'écran 1 pour enregistrer le règlement suivant.

Ecran de saisie de l'éclatement du règlement

Cet écran est affiché après le deuxième écran d'identification du règlement, et seulement si vous avez indiqué O=Oui à l'invite Eclatement sur plusieurs comptes de tiers sur le premier écran d'identification du règlement. Il permet d'affecter le montant global du règlement sur un ou plusieurs comptes distincts, ces comptes pouvant être de toute nature : comptes clients bien sûr, comptes fournisseurs en cas de compensation client-fournisseur par exemple, mais aussi comptes de charges et produits (par exemple, escompte global sur le règlement, que l’on ne veut pas éclater sur chaque compte réglé). Cet écran est constitué de trois parties:

Première partie : Rappel de l'identification du règlement. Ces zones sont en affichage uniquement, et ne peuvent être modifiées à ce stade.

Deuxième partie : Liste récapitulative de l'éclatement du règlement. Cette liste est mise à jour par le système en fonction des informations saisies sur la partie basse de l'écran.

Troisième partie : Ligne de saisie des montants à affecter. Vous devez renseigner, pour chaque ligne :

ð N° de tiers. Indiquez le N° de tiers (ou de compte général quel qu’il soit) sur lequel vous voulez affecter tout ou partie du règlement. Les règles de saisie pour cette zone sont les mêmes que pour la zone N° de tiers émetteur de l’écran 1. On peut là aussi utiliser les touches de fonction F7=Recherche client et F20=Solde du compte. Si nécessaire, un même N° de tiers peut revenir plusieurs fois dans l’éclatement.

ð Libellé. Indiquez, si nécessaire, un libellé qui sera repris sur l’écriture comptable passée pour ce règlement dans ce compte. Si vous n’indiquez aucun libellé, c’est le libellé de l’écran 2 qui sera utilisé.

ð Montant affecté. Indiquez la part du règlement que vous voulez affecter dans ce compte. Dans le cas d’une saisie en mode devise, ce montant doit être exprimé dans la devise choisie pour le règlement sur l’écran 1.

ð Sens. Indiquez le sens associé au montant affecté. Le sens proposé est C=Crédit, mais vous pouvez sélectionner le sens D=Débit en cas de déduction d’avoir dans un compte donné, ou de compensation entre comptes.

Utilisez la touche ENTREE pour valider chaque ligne saisie ; la ligne se reporte dans la partie médiane de l'écran. Si vous voulez retourner modifier une des lignes saisies précédemment dans l’éclatement, utilisez la touche F12=Annuler pour abandonner le mode Ajout de lignes, puis utilisez les options 2=Modifier ou 4=Supprimer en regard des lignes de votre choix. Si besoin est, utilisez la touche F12=Annuler une seconde fois pour retourner modifier les données de l’écran 2. Pour revenir en mode Ajout de lignes, utilisez la touche F6=Créer.

Une fois la saisie de l’éclatement achevé, c’est à dire que la somme des montants affectés sur les différents comptes est égale au montant du règlement saisi sur l’écran 1, montant qui est rappelé en partie haute de cet écran d’éclatement, utilisez la touche de fonction F3=Fin éclatement pour valider l’éclatement du règlement. La procédure se poursuit alors ainsi :

1) si un lettrage pleine page a été demandé au bas de l’écran 2, en indiquant la valeur O=Oui à l’invite Lettrage pleine page, on passe sur l’écran de lettrage pour chaque ligne saisie dans l’éclatement du règlement, pour peu que la ligne mouvemente un compte lettrable.

3) sinon, le règlement est validé directement sans aucun lettrage, et l'on revient sur l'écran 1 pour enregistrer le règlement suivant.

Ecran de lettrage pleine page

Cet écran est affiché si vous avez indiqué la valeur O=Oui à l’invite Lettrage pleine page sur l’écran 2. Si le règlement a été éclaté, cet écran de lettrage est proposé successivement pour chaque ligne saisie dans l’éclatement mouvementant un compte lettrable. Sinon, l’écran de lettrage est proposé pour le compte de tiers émetteur du règlement choisi sur l’écran 1.

Le mode opératoire détaillé pour lettrer le compte à partir de cet écran étant très proche de celui utilisé dans la procédure de lettrage manuel d’un compte, il n’est pas repris ici. Reportez vous au paragraphe 7.1 si nécessaire. Toutes les fonctionnalités décrites pour un lettrage manuel existent aussi ici :

þ Choix du code lettrage à utiliser effectué par le système ; vous pointez toujours par l’option 1=Choisir sans vous préoccuper du code lettrage qui sera affecté ;

þ Lettrage en devise si le règlement est saisi en mode devise ;

þ Gestion des différences de lettrage, avec écran d’affectation de la différence sur un ou plusieurs comptes ;

þ Gestion des lettrages partiels, avec possibilité d’effectuer un nouveau lettrage partiel, mais aussi d’afficher les lettrages partiels déjà effectués dans le compte, et éventuellement de supprimer un lettrage partiel antérieur pour re-lettrer différemment.

Attention : le module de relance des clients s’appuie sur les lettrages partiels présents dans chaque compte ; la date d’échéance et éventuellement le niveau de relance qui sont proposés par le système et que vous pouvez modifier lors de la création d’un lettrage partiel doivent donc être contrôlés soigneusement ; ce sont eux qui détermineront les relances ultérieures du solde du lettrage partiel.

On dispose de plus de fonctionnalités spécifiques pour un lettrage effectué à la volée en saisie de règlement client :

þ Le montant du règlement, ou en cas d’éclatement la part du règlement affectée au compte en cours de lettrage, ce montant donc ne figure pas dans la liste des écritures pouvant être lettrées, le règlement n’ayant pas encore été validé à ce stade. C’est pourquoi ce montant est porté en partie basse, en regard du libellé Total à lettrer. Le but du lettrage est donc d’obtenir un Total lettrage égal à ce Total à lettrer, avec le sens débit-crédit opposé. Si le lettrage s’effectue en mode Devise, les totaux apparaissent à la fois dans la devise du règlement et en devise de référence. La gestion des différences de change en cas de devise out est entièrement automatique (voir plus loin).

þ Il est possible de valider cet écran de lettrage sans effectuer aucun lettrage. Cela permet soit de valider le règlement si l’on constate que rien ne peut être lettré alors que l’on avait demandé à effectuer un lettrage pleine page, et ce sans avoir à retourner modifier sur l’écran 2 l’invite Lettrage pleine page, soit à passer au lettrage de la ligne suivante de l’éclatement si on ne peut rien lettrer pour l’un des comptes référencés dans l’éclatement. Pour valider l’écran sans aucun lettrage, appuyez sur F3=Fin lettrage ; le système envoie un message d’avertissement pour signaler l’absence de tout lettrage ; confirmez votre choix en appuyant une seconde fois sur F3.

þ Il est possible de rechercher et pointer une ou plusieurs lignes dans la liste des écritures non lettrées présentée par le système, en fonction d’un N° de pièce ou d’un intervalle de N° de pièce. Utilisez pour cela les zones Du N° et au N° qui se trouvent en haut à droite de l’écran. La zone Du N° est d’ailleurs déjà renseignée ici si vous avez saisi un N° de pièce à lettrer sur l’écran 2, ou si lors de la saisie de l’éclatement du règlement, vous avez utilisé la fonction de recherche client (touche F7=Recherche client). Le fait de saisir ou de modifier l’une ou l’autre de ces deux zones a pour effet, lorsqu’on appuie sur la touche ENTREE, d’effacer toutes les options 1=Choisir qui seraient déjà portées dans la liste, puis de ne pointer que les seules écritures correspondant aux critères demandés : égalité sur N° de pièce indiqué à l’invite Du N°, ou N° de pièce dans l’intervalle spécifié par Du N° - Au N° si les deux zones sont renseignées.

þ Pour un règlement éclaté, et si un même compte revient plusieurs fois dans les différentes lignes de l’éclatement, les écritures pointées dans le compte pour une ligne donnée de l’éclatement ne pourront l’être une seconde fois pour les autres lignes de l’éclatement relatives au même compte. Pour éviter toute erreur, la zone de pointage des écritures en question est masquée.

þ Tant que le dernier lettrage n’a pas été validé par F3=Fin lettrage ou F15=Lettrage partiel, il est toujours possible de tout modifier pour le règlement en cours de saisie. Il suffit pour cela d’utiliser la touche de fonction F12=Annuler pour remonter les écrans un à un.

La validation du lettrage, ou celle du lettrage du dernier compte de l’éclatement s’il y a eu éclatement, incluant le cas échéant la ventilation de la différence de règlement ou la saisie des informations du lettrage partiel, cette validation marque la fin de la saisie du règlement. C’est à ce moment là que le règlement est effectivement comptabilisé, selon le schéma décrit plus loin.

Gestion des frais bancaires afférents au règlement

On peut saisir sur le premier écran de la procédure le montant total des frais bancaires TTC afférents à un règlement en devise, si on le connaît au moment de la saisie du règlement, et si les frais sont en devise de référence. Si une partie ou la totalité des frais sont en devises, le montant de ces frais en devises doit être soustrait au montant initialement calculé pour le règlement, et sera ensuite ventilé sur le même écran qu’une différence de règlement.

Si ce montant de frais en devise de référence est renseigné, l’écran de ventilation des frais bancaires s’intercale suite au deuxième écran. Il permet d’indiquer d’une part sur quel compte bancaire seront perçus ces frais, de ventiler d’autre part ce montant sur un ou plusieurs comptes de charges.

Enfin, si pour un règlement saisi dans une devise autre que la devise de référence, avec des frais afférents à ce règlement comptabilisés sur le même compte bancaire, compte tenu du fait que les frais sont toujours comptabilisés en devise de référence, le montant du règlement débité au compte de banque le sera en devise de référence, pour la somme Contre-valeur en devise de référence du montant réglé moins Montant des frais TTC.

Traitement des différences de change

La première chose à savoir est que la différence de change n’est comptabilisée automatiquement que s’il y a lettrage complet (par opposition à lettrage partiel) du compte réglé, avec ou sans différence de règlement.

· le montant devise à zéro ;

· le montant en devise de référence égal à la différence de change ;

Le montant de la différence de change est égal à la différence entre :

· d’une part la contre-valeur en devise de référence du montant du règlement en devise saisi sur l’écran 1, auquel on somme éventuellement la différence de règlement elle aussi en devise ;

· d’autre part la somme des contre-valeurs en devise de référence des écritures pointées sur le ou les écrans de lettrage des comptes réglés.

Exemple 1 - Sans différence de règlement :

Libellé écriture	Montant en devise	Code devise	Cours devise	Montant en Francs
Facture	1000,00	USD	6.0500	6050.00
Règlement	1000.00	USD	6.1000	6100.00
Gain de change				50.00

Exemple 2 - Avec différence de règlement :

Libellé écriture	Montant en devise	Code devise	Cours devise	Montant en Francs
Facture	1000,00	USD	6.0500	6050.00
Escompte 2%	20.00	USD	6.1000	122.00
Règlement	980.00	USD	6.1000	5978.00
Gain de change				50.00

Traitement des lettrages partiels en mode devise

Sur l’écran de lettrage pleine page des écritures réglées

Création d’un lettrage partiel pour le règlement

Si lors de la saisie du règlement, vous choisissez de créer un nouveau lettrage partiel par F15=Lettrage partiel sur l’écran de lettrage pleine page, les mêmes règles s’appliquent :

Schémas comptables utilisés

Exemple 1 - Soit une facture de 500 $ enregistrée à un cours de 5F, et un règlement de 500$ à un cours de 5.10F. Le schéma comptable sera le suivant :

Pièce	Libellé	Compte	Code devise	Débit en devise en Francs	Crédit en devises en Francs	Lettrage
F1	Facture client 00001	4100001	USD 5.00	500,00 2500,00		AA
F1		707000	USD 5.00		500,00 2500,00
R1	Règlement client 00001	4100001	USD 5.10		500,00 2550,00	AA
R1	Gain de change	4100001	FRF 9.99	50.00 50,00		AA
R1	Gain de change	766000	FRF 9.99		50,00 50,00
R1		512000	USD 5.10	500,00 2550,00

Pièce	Libellé	Compte	Code devise	Débit en devise en Francs	Crédit en devises en Francs	Lettrage
F1	Facture client 00001	4100001	USD 5.00	500,00 2500,00		AA
F1		707000	USD 5.00		500,00 2500,00
R1	Règlement client 00001	4100001	USD 5.10		490,00 2499,00	AA
R1	Différence de règlement	4100001	USD 5.10		10.00 51,00	AA
R1	Escompte accordé	665000	USD 5.10	10.00 51,00
R1	Frais bancaires	627000	FRF 1.00	100.00 100,00
R1	TVA sur frais	445660	FRF 1.00	20,60 20,60
R1	Gain de change	4100001	FRF 9.99	50.00 50,00		AA
R1	Gain de change	766000	FRF 9.99		50,00 50,00
R1		512000	FRF 1.00	2429,40 2429,40

Paramètres programmes

L’écran de modification des paramètres programmes de cette procédure de saisie propose les données suivantes :

ð Réinitialiser code journal et règlement à chaque transaction. Choisissez la valeur O=Oui si vous souhaitez que les zones Code journal et Mode de paiement soient remises à blanc en fin de saisie d’un règlement. Vous devrez alors les re-saisir pour le règlement suivant. Choisissez la valeur N=Non si vous souhaitez conserver les valeurs Code journal et Mode de paiement d’un règlement à l’autre.

ð Message d'avertissement si le solde du client est créditeur. Indiquez O=Oui si vous souhaitez être averti lorsque le solde du compte indiqué à l’invite N° de tiers émetteur est créditeur ou nul.

ð Message d'avertissement si des traites sont à l'acceptation. Indiquez O=Oui si vous souhaitez être averti lorsqu’il existe des traites émises à l’acceptation pour le compte indiqué à l’invite N° de tiers émetteur. Vous pourrez alors basculer facilement sur l’écran de gestion des traites à l’acceptation par la touche de fonction F10=Traites à l’acceptation.

ð Code valeur sur place par défaut. Indiquez si vous le souhaitez la valeur par défaut qui doit être proposée à l’invite Code sur/hors place

ð Alimentation du libellé écriture dans le compte client. Choisissez le mode de constitution du libellé de l’écriture qui est passée au(x) compte(s) de tiers. Le mode 2=Libellé mode paiement uniquement permet d’avoir des libellés plus courts dans les comptes de tiers, et facilite ainsi la lecture de ces comptes. En revanche, ce mode est peu approprié si vous gérez des comptes clients divers.

ð Action proposée pour report d'un nouveau RIB dans la fiche client. Choisissez l’action proposée par défaut dans la fenêtre d’enregistrement d’un nouveau RIB client.

ð Chargement date d'échéance dans le libellé sur écran de lettrage. Indiquez O=Oui si vous voulez que le système, sur l’écran de lettrage pleine page des comptes réglés, inscrive la date d’échéance en partie droite de la colonne Référence et Libellé. Cette date ne sera toutefois présentée que si les 7 positions de droite de cette colonne sont à blanc, sachant que la colonne reçoit la concaténation des zones Référence document et Libellé écriture.

ð Contrôle lors du lettrage si compte CEPME concerné. Il s’agit là de paramètres permettant de gérer des options très spécifiques ; celles-ci ne sont donc pas décrites ici plus en détail.

13.3 Portefeuille de règlements

Gestion du portefeuille

Les fonctionnalités offertes par le portefeuille de règlements clients sont les suivantes :

þ Saisie des remises en banque par simple pointage à l’écran des règlements ou groupes de règlements à remettre ;

þ Possibilité de sélection automatique des effets à remettre à l'escompte, compte-tenu des conditions d'escompte accordées par chaque banque ;

þ Possibilité de modifier et d'annuler un règlement en portefeuille, avec comptabilisation automatique en cas d'annulation, ou en cas de modification du mois d'échéance si le compte effets à recevoir est géré par mois d'échéance ;

þ Possibilité de visualiser l'en-cours d'escompte.

La procédure est accessible depuis le menu Trésorerie/règlements Clients/Gestion du portefeuille.

Le portefeuille de règlements a été conçu initialement pour mettre de côté les effets que l’on reçoit et que l’on ne peut remettre immédiatement à la banque en raison de leur échéance lointaine. Ces effets doivent être saisis dès leur réception, de façon à ce que les comptes clients soient lettrés à ce moment là, évitant ainsi toute relance intempestive du tiers, mais le compte de banque ne peut pas pour autant être utilisé en contrepartie. On passe donc ces effets dans un compte Effets à recevoir (en principe, 413xxx). Quelques jours avant l’échéance de l’effet (ou même plus tôt en cas de remise à l’escompte), on procèdera à la remise en banque, ce qui aura pour effet de comptabiliser une écriture de remise entre le compte Effets à recevoir d’une part et le compte de banque d’autre part. La procédure de gestion du portefeuille a donc pour objet de faciliter la gestion de ces effets.

Partant de là, il peut s’avérer plus simple de faire transiter tous les règlements, quel que soit le mode (chèque, traite…) par ce portefeuille ; on ne gère ainsi qu’un seul flux de règlement. Les règlements sont saisis et placés en portefeuille par la procédure de saisie des règlements clients ; on gère ensuite les différentes remises en banque en puisant dans le portefeuille ; enfin, on édite les bordereaux de remise. Cela permet notamment de saisir les différents règlements sans se préoccuper de la banque sur laquelle chaque règlement doit être remis ; en fin de journée, on peut préparer les remises, la répartition sur les différentes banques pouvant se faire en raisonnant en masse en fonction du contenu du portefeuille. Le seul inconvénient de ce procédé est de multiplier les écritures dans les comptes ; même s’il s’agit d’écritures comptabilisées automatiquement par les différentes procédures de gestion de trésorerie client, il n’empêche que ces volumes d’écritures se retrouvent en consultation et édition des journaux de banque, ou lors de l’édition des grands-livres. Si vous faîtes ce choix, il faudra paramétrer en conséquence la centralisation des écritures pour les grands-livres. Cette notion de centralisation sur les grands-livres est présentée au paragraphe 6.6.

Vous pouvez gérer plusieurs journaux de portefeuille ; par exemple, vous pouvez définir un journal pour les traites, et un autre pour les chèques. Sachez toutefois que le portefeuille est présenté, que ce soit à l’écran ou lors de l’impression du portefeuille, globalement tous journaux confondus. Seule la comptabilisation des écritures se fera journal par journal, le choix du journal du portefeuille étant effectué à la saisie initiale de chaque règlement. Le portefeuille regroupe toujours les règlements par mode de paiement et date d’échéance.

Remises en banque

Lors de l'appel de cette procédure de gestion du portefeuille, l'ordinateur affiche le contenu de votre portefeuille sous forme récapitulative, c'est à dire une ligne par échéance et par mode de paiement, avec ligne par ligne le nombre d'effets détenus et le montant total correspondant. Si vous avez activé le module devises dans la fiche société, et si vous également choisi une seconde devise de paiement, le système vous demandera au préalable de choisir d’afficher le portefeuille de l’une ou l’autre de ces deux devises. Tout se passe comme si l’on avait deux portefeuilles gérés distinctement. Chaque effet émis n’est vu que dans un seul de ces deux portefeuilles, selon la devise dans laquelle il a été établi.

Pour effectuer une remise, il suffit de sélectionner les effets à remettre :

’ soit par l'option 1=Tout remettre en regard d'une ligne affichée, ce qui a pour effet de sélectionner tous les effets détenus pour l'échéance et le mode de paiement considérés ;

’ soit par l'option 5=Afficher détail. On obtient alors une liste de tous les effets pour l'échéance et le mode de paiement considérés, liste sur laquelle on peut sélectionner les effets à remettre par l'option 1=Choisir.

Au fur et à mesure de vos sélections, la partie droite de l'écran vous affiche les nombres et montants cumulés des effets sélectionnés pour la remise. Une fois votre sélection achevée, il faut appuyer sur la touche F3=Fin de remise. On indique à ce moment là, sur un premier écran, la banque destinataire de la remise et le type de remise (escompte ou encaissement). Quelques informations nécessaires à la comptabilisation de cette remise doivent ensuite être complétées sur un second écran :

ð Date comptable. C'est la date comptable à laquelle sera passée l'écriture entre le compte effets à recevoir et le compte de banque (ou le compte transitoire le cas échéant).

ð Date de valeur. Indiquez ici la date de valeur de la remise, si vous gérez vos comptes de banque en date de valeur. Cette zone n’est présentée que si le journal de banque choisi précédemment est géré sans compte transitoire. La notion de compte transitoire est expliquée en détail au paragraphe 13.4.

ð Référence du document. Indiquez ici, si nécessaire, une référence vous permettant de retrouver plus facilement votre remise. Cette zone est facultative. De plus, cette zone comme la précédente n’est présentée que si le journal de banque choisi précédemment est géré sans compte transitoire.

ð Code nature de pièce. Indiquez le code nature de pièce à affecter à l’écriture. Ce code est facultatif. Utilisez si nécessaire la touche de fonction F4=Liste pour retrouver ce code dans la liste des codes existants. De plus, cette zone n’est présentée que si le journal de banque choisi précédemment est géré sans compte transitoire.

ð N° de pièce. C'est le N° de pièce qui va être attribué à l'écriture de remise. Ce N° de pièce sera affiché lors du rapprochement bancaire ultérieur. Cette zone est masquée s'il y a numérotation automatique des pièces pour le journal de banque considéré. De plus, cette zone n’est présentée que si le journal de banque choisi précédemment est géré sans compte transitoire.

Lorsque vous validez cet écran par la touche ENTREE=Valider la remise, il y a effectivement comptabilisation avec :

’ une écriture au crédit du compte effets à recevoir pour chaque règlement sélectionné précédemment ;

’ une écriture au débit du compte de banque, ou au débit du compte transitoire si vous en avez indiqué un pour le journal de banque destinataire de la remise.

Remarque : si vous effectuez la remise sur un journal de banque géré avec compte transitoire, et que vous avez indiqué la valeur N=Non à l’invite Mouvementer compte transitoire en sortie de portefeuille en page 2 de la fiche société, aucun mouvement comptable ne sera enregistré à ce stade. C’est lors de la comptabilisation du bordereau de remise en banque que celle-ci aura lieu. Ce mode de fonctionnement est décrit plus en détail au paragraphe 13.4 Utilisation des comptes transitoires pour centraliser les remises en banque, et correspond au modèle référencé 2 bis.

Sélection automatique pour escompte

Dans le cas d'une remise à l'escompte, il possible de faire une sélection automatique des effets à remettre, compte-tenu des conditions d'escompte pratiquées par votre banque. Pour lancer cette sélection automatique, utiliser la touche de fonction F10=Sélectionner pour escompte sur l'écran principal de gestion du portefeuille. Cette touche a pour effet de vous proposer un écran de saisie sur lequel on trouve :

’ la banque destinataire de la remise ;

’ le mode de paiement à sélectionner (si cette zone est laissée à blanc, la sélection ne tiendra pas compte du mode de paiement) ;

’ le montant de la remise recherché : la sélection des effets prendra fin dès que ce montant sera atteint, sachant que le montant global des effets sélectionnés restera toujours inférieur à ce montant ;

’ La date de valeur souhaitée pour la remise à l'escompte.

Suite à cet écran, un second écran est affiché sur lequel on trouve les conditions d'escompte pratiquées par la banque. Ces informations proviennent des paramètres journaux de la banque concernée :

’ le taux d'escompte ;

’ le montant d'intérêt minimum perçu par la banque pour chaque effet remis à l'escompte (en devise de référence) ;

’ le mode de gestion des jours non ouvrés dans le calcul des intérêts : si vous indiquez O=Oui, les effets arrivant à échéance un samedi ou un dimanche seront décalés au lundi qui suit pour le calcul des intérêts ;

’ le nombre de jours de banque ;

’ le nombre de jours minimum retenus dans le calcul des intérêts ;

’ le nombre de jours maximum possible pour escompter un effet (Date d'échéance - Date création + Nombre de jours de banque doit être inférieur ou égal à ce nombre de jours maximum).

Compte-tenu de ces différents paramètres, l'ordinateur va sélectionner les effets en prenant en priorité ceux dont l'échéance est la plus proche, en omettant les effets dont le montant d'intérêt calculé serait inférieur au montant d'intérêt minimum perçu par la banque, et les effets dont l'échéance ne permet pas de souscrire aux règles définies par les nombres de jours mini - maxi.

Une fois cette sélection faite, vous revenez sur l'écran principal de gestion du portefeuille, où vous pouvez effectuer tous les ajustements nécessaires si la sélection effectuée ne vous satisfait pas pleinement.

Modification-annulation d'un effet en portefeuille

Toujours depuis l'écran principal de gestion du portefeuille, il est possible par l'option 8=Gérer détail, d'afficher la liste des effets détenus pour une échéance et un mode de paiement. Sur cette liste, on peut gérer ces effets grâce aux options 2=Modifier et 4=Supprimer.

En modification d'un effet, on a accès aux zones suivantes :

’ Date d'émission de l'effet

’ Date d'échéance

’ Domiciliation bancaire et RIB

’ Référence tiré

En cas de modification de l'échéance, et si vous gérez un compte effets à recevoir par mois d'échéance (que ce soit un compte général ou un compte auxiliaire), un écran supplémentaire vous est proposé pour comptabiliser ce changement d'échéance (Ecriture entre le compte 4130XX et le compte 4130YY, avec XX=Mois ancienne échéance et YY=Mois nouvelle échéance).

En cas de suppression d'un effet, vous avez de la même façon accès à un écran de comptabilisation de cette suppression, avec passation d'une écriture du compte effets à recevoir vers le compte de tiers émetteur de l'effet. ATTENTION : si l'effet en question avait fait l'objet, lors de saisie initiale, d'un éclatement sur plusieurs comptes réglés, il faudra ensuite passer une OD pour re-ventiler la créance depuis le compte de tiers émetteur du règlement vers les comptes qui étaient réglés par cet effet. En effet, le système n'est pas capable à ce stade d'effectuer automatiquement cette ventilation.

Visualisation de l'en-cours d'escompte

Depuis l'écran principal de gestion du portefeuille, il est possible de visualiser votre en-cours d'escompte auprès de l'ensemble de vos banques, par la touche de fonction F9=Visualiser en-cours escompte. Cet en-cours est constitué de l'ensemble des règlements que vous avez remis en banque à l'escompte, et qui ne sont pas encore parvenus à échéance.

Cet en-cours peut être demandé soit à la date du jour, soit à une date postérieure à la date du jour, ce qui permet de préparer une nouvelle remise à l'escompte avec une date de valeur éloignée. Un premier écran présente un récapitulatif pour chaque banque sur laquelle vous avez des effets à l’escompte ; par l’option 5=Afficher détail échéances, vous obtenez pour cette banque un écran récapitulatif par échéance ; enfin, par l’option 5=Afficher détail règlements, vous obtenez le détail des règlements remis à l’escompte pour l’échéance et la banque demandées.

Vous pouvez également imprimer cet en-cours d’escompte, grâce à la touche de fonction F21=Imprimer présente sur les deux premiers écrans.

Edition des règlements en portefeuille

Cette procédure permet d'éditer la liste des règlements détenus dans le portefeuille. La procédure est accessible depuis le menu Trésorerie/règlements Clients/Edition du portefeuille, ou par la touche de fonction F21=Imprimer depuis l’écran principal de gestion du portefeuille.

Lors de l'appel de la procédure, il y a affichage d'un écran de saisie des paramètres, comportant les zones suivantes :

ð Mode de paiement. Cette zone permet de limiter l'édition aux règlements d’un mode particulier. Si vous voulez traiter tous les règlements, laissez cette zone à blanc.

ð Imprimante. Choisissez ici l'imprimante sur laquelle l'édition sera dirigée.

ð Format de papier. Indiquez le format de papier à utiliser pour l'édition, parmi ceux qui vous sont proposés.

ð Nombre d'exemplaires. Il s'agit du nombre de copies souhaitées pour chacune des trois formes d'édition possibles :

§ Liste détaillée : liste détaillée de tous les règlements en portefeuille, triée par mode de paiement et échéance.

§ Récapitulatif par mode de paiement : liste ne comportant qu'une page par mode de paiement, avec échéance par échéance le nombre et le montant total des règlements, ainsi qu'un cumul progressif de ces règlements (Montant cumulé de tous les règlements jusqu'à l'échéance considérée).

§ Récapitulatif par échéance : même liste que la précédente, mais cumulée tous modes de paiement confondus.

13.4 Bordereaux de remise en banque

Cette procédure permet de créer et d’imprimer les bordereaux de remise en banque. Elle peut être utilisée soit pour créer et imprimer un nouveau bordereau, soit pour rééditer un bordereau créé précédemment, sachant que le système conserve en mémoire les 50 derniers bordereaux créés.

L’utilisation de cette procédure est indispensable dans la chaîne de suivi des règlements clients ; c’est elle qui clôture en quelque sorte le traitement d’un règlement client. De plus, dans le cas des journaux de banque gérés avec un compte transitoire (voir ci-dessous), c’est lors de la création du bordereau de remise que le compte de banque est réellement mouvementé ; tous les mouvements antérieurs sont passés au compte transitoire et non au compte de banque.

Lors de la création d'un nouveau bordereau pour une banque donnée, tous les règlements saisis sur cette banque et non encore inclus sur un bordereau de remise sont sélectionnés ; dans le cas d’une banque gérée avec un compte transitoire, il existe une possibilité de modifier cette sélection par défaut, mais cela doit rester exceptionnel.

Les règlements repris sur le bordereau de remise peuvent provenir :

è soit de la procédure de saisie des règlements clients, lorsque l’on a indiqué un journal de banque sur le premier écran et non un journal de portefeuille ; on parle alors de remise en banque directe ;

è soit d’une remise préparée depuis le portefeuille de règlements clients.

La procédure est accessible depuis le menu Trésorerie/règlements Clients/ Création/édition des bordereaux de remise en banque.

Utilisation des comptes transitoires pour centraliser les remises en banque

La façon dont les comptes de banque sont mouvementés lors d’une remise en banque est une chose assez sensible. Plusieurs questions peuvent se poser :

è le compte de banque doit-il être mouvementé en détail règlement par règlement ou en global pour une remise donnée ;

è A quelle date le compte de banque doit-il être mouvementé : à la date de la remise, à la date de valeur de la remise, à la date d’échéance des règlements remis…

Selon les volumes gérés, la réponse à ces questions peut différer. C’est pourquoi LDCompta offre 3 principaux modèles de paramétrage, modèles présentés ci-après. Il appartient à chacun de déterminer, pour chaque journal de banque, quel est le mode de gestion approprié.

Modèle 1 – Un seul journal sans compte transitoire

C’est le modèle le plus simple, qui génère donc le moins d’écritures comptables. Pour le mettre en œuvre, il suffit de créer le journal de banque en laissant la zone N° de compte transitoire pour les remises en banque non renseignée dans les paramètres journaux. Dans cette configuration là, le compte de banque est toujours mouvementé en détail, une écriture pour chaque règlement remis, et ce dès la saisie de la remise. L’écriture est donc passée au compte de banque :

è Soit lors de la saisie du règlement client si l’on affecte ce règlement sur le journal de banque concerné (remise en banque dite directe, c’est à dire sans passer par un portefeuille). La date comptable de l’écriture passée au compte de banque est donc celle choisie pour le règlement ; on peut également préciser une date de valeur lors de la saisie du règlement, celle-ci se retrouvant alors dans le compte de banque.

è Soit lors de la préparation d’une remise depuis le portefeuille. Les dates comptable et de valeur indiquées pour la remise seront répercutées sur tous les règlements remis à la banque. Il n’est donc pas possible par exemple d’avoir une date de valeur différente selon l’échéance des règlements remis. Si nécessaire, on peut toujours préparer une remise distincte par échéance de façon à pouvoir indiquer des dates de valeur différentes.

Le principal inconvénient de ce modèle est qu’il comptabilise tous les règlements remis en détail sur le compte de banque. Cela rend donc le rapprochement bancaire plus difficile, car les banques portent en règle générale une écriture par remise sur les relevés bancaires. Ce modèle doit donc être réservé aux banques où le volume de règlements remis est faible.

Modèle 2 – Un seul journal avec compte transitoire

C’est le modèle le plus utilisé, qui est à notre sens le meilleur compromis. Pour le mettre en œuvre, il faut créer le journal de banque en renseignant la zone N° de compte transitoire pour les remises en banque dans les paramètres journaux. Il est conseillé d’utiliser un compte transitoire distinct pour chaque banque ; par exemple, pour chaque compte de banque de la forme 512xxx, on utilisera un compte transitoire de la forme 511xxx. Dans cette configuration là, c’est le compte transitoire qui est mouvementé en détail en lieu et place du compte de banque dans les mouvements décrits pour le modèle 1. Le compte de banque n’est lui mouvementé que lors de la création du bordereau de remise en banque ; le système passe alors une écriture de totalisation par nature de règlements remis :

§ Une écriture pour les chèques sur caisse remis à l’encaissement

§ Une écriture pour les chèques sur place remis à l’encaissement

§ Une écriture pour les chèques hors place remis à l’encaissement

§ Une écriture pour les effets remis à l’escompte

§ Une écriture par échéance pour les autres règlements remis à l’encaissement

Pour chaque écriture passée, il est possible de spécifier une date de valeur distincte. En revanche, toutes ces écritures sont comptabilisées à la date comptable du bordereau. En contrepartie de ces écritures au compte de banque, le système passe au compte transitoire une écriture par règlement remis. Si aucun règlement n’a été omis lors de la création d’un bordereau de remise pour une banque gérée avec un compte transitoire, le compte transitoire est donc soldé suite à la validation du bordereau.

Ce modèle a pour inconvénient de multiplier les écritures par le biais des comptes transitoires, mais il facilite grandement le rapprochement bancaire ultérieur, et la lecture des comptes de banque.

Le deuxième inconvénient est que le solde du compte de banque affiché en date comptable est faussé : une remise faite le 15/03 à échéance 31/03 débite le compte de banque au 15/03, et non au 31/03. Une solution peut consister à toujours indiquer des dates de valeur lors de la création des bordereaux de remise en banque, et à toujours interroger les comptes de banque en date de valeur. On peut aussi, comme dans le cas précédent, préparer des remises distinctes par date d’échéance, en créant également un bordereau distinct pour chaque échéance ; on pourra de la sorte indiquer comme date comptable du bordereau la date d’échéance des règlements remis à l’encaissement. Tout cela peut cependant être assez lourd si l’on fait un grand nombre de remises d’effets à l’encaissement, avec toujours le risque de se tromper sur la date comptable du bordereau. Pour éviter cela, on peut se rabattre sur le modèle 3 présenté ci-après.

Modèle 2 bis – Un seul journal avec compte transitoire, mais pas de mouvement du compte transitoire en sortie de portefeuille

C’est un modèle qui est dérivé du précédent. On paramètre le journal de banque comme dans le cas du modèle 2 décrit plus haut. Simplement, on choisit la valeur N=Non à l’invite Mouvementer compte transitoire en sortie de portefeuille en page 2 de la fiche société. De ce fait, aucun mouvement comptable n’est enregistré lors de saisie d’une remise en banque effectuée à partir du portefeuille. C’est seulement lors de la comptabilisation du bordereau de remise en banque que la comptabilisation s’effectue, entre les comptes 413 et 512.

Ce modèle permet donc de bénéficier des avantages du modèle 2, en ne passant que des écritures de cumul dans le compte 512, mais sans pour autant multiplier les écritures dans les comptes transitoires, pour tout ce qui transite par le portefeuille de règlements clients.

Attention : dans ce modèle, dans la période comprise entre la saisie d’une remise en banque effectuée à partir du portefeuille, et la comptabilisation du bordereau de remise en banque correspondant, on a une désynchronisation entre le solde du portefeuille de règlements observé dans la gestion du portefeuille d’une part, et le solde du ou des comptes effets à recevoir d’autre part.

Modèle 3 – Deux journaux sans compte transitoire

C’est le modèle le plus complexe, qui génère un léger surcroît de travail. C’est cependant le seul qui permet d’avoir les soldes des comptes de banque parfaitement en phase avec ceux de la banque, du point de vue des remises effectuées.

Pour le mettre en œuvre, il faut créer pour chaque banque, deux journaux : le journal de banque proprement dit, et un journal de remise associé. Les deux journaux seront créés sans compte transitoire ; le premier aura comme compte de banque le compte 512xxx classique ; le second un compte de passage qui peut être par exemple du type 511xxx. Dans les procédures de saisie des règlements clients, ou lors d’une préparation de remise dans la gestion du portefeuille, on utilisera le second journal ; ce sera donc le compte 511xxx qui sera mouvementé en détail, tel que cela est décrit dans le modèle 1.

Dans ce schéma là, en l’absence de compte transitoire sur les journaux de banque, la création du bordereau de remise en banque ne déclenche aucune comptabilisation. Le compte de banque devra quant à lui être mouvementé par une autre pièce, saisie « manuellement » par la procédure de saisie par pièce. Cette saisie se fera en règle générale à réception de l’avis d’encaissement émis par la banque, ou encore au vu du relevé de compte. On aura ainsi une pièce qui correspondra exactement à ce que la banque a constaté ; on peut de plus en profiter pour comptabiliser les frais liés à la remise simultanément. Le rapprochement bancaire sera de ce fait immédiat.

La difficulté dans ce modèle, en plus du fait que la saisie des remises doit être faite explicitement en saisie par pièce, est qu’il faudra justifier périodiquement le solde des comptes du type 511xxx. Ceux ci doivent normalement s’expliquer par l’ensemble des règlements « en cours d’encaissement », c’est à dire que l’on a remis mais que la banque n’a pas encore constaté. Le système ne pourra guère proposer d’aide à l’explication de ces comptes, si ce n’est de mettre en œuvre un lettrage systématique à chaque saisie par pièce d’un encaissement.

Fonctions	Modèle 1	Modèle 2	Modèle 2bis	Modèle 3
	1 seul journal sans compte transitoire	1 seul journal avec compte transitoire avec mouvement du compte transitoire	1 seul journal avec compte transitoire sans mouvement du compte transitoire	2 journaux sans compte transitoire
Saisie règlements sur Journal de banque	B1 512 ß 411	B2 511 ß 411	B2 511 ß 411	B1 511 ß 411
Acceptation traites émises à l’acceptation	ER 413 ß 411	ER 413 ß 411	ER 413 ß 411	ER 413 ß 411
Saisie règlements sur Journal de portefeuille	ER 413 ß 411	ER 413 ß 411	ER 413 ß 411	ER 413 ß 411
Sortie du portefeuille	B1 512 ß 413	B2 511 ß 413	Aucun mouvement	B1 511 ß 413
Création Bordereau de remise en banque	Aucun mouvement	B2 512 ß 511	B2 512 ß 413 si règlement provient du portefeuille ou B2 512 ß 511 sinon	Aucun mouvement
Saisie par pièce lors de l’avis d’encaissement de la banque				B3 512 ß 511

Figure 11 - Schéma récapitulatif des mouvements comptables

Mode opératoire pour créer un bordereau

Premier écran

Lors de l'appel de la procédure, il y a affichage d'un premier écran comportant les zones suivantes :

ð Création d'un nouveau bordereau. Conservez la valeur O=Oui pour créer un nouveau bordereau ; pour rééditer un bordereau créé précédemment, indiquez N=Non.

ð Edition du bordereau. En général, conservez la valeur O=Oui pour demander l’impression du bordereau une fois sa création achevée.

ð N° du bordereau à imprimer. Si vous demandez la création d’un nouveau bordereau en indiquant O=Oui à l’invite Création d'un nouveau bordereau, laissez cette zone non renseignée. Faites de même si vous voulez réimprimer le dernier bordereau ayant été créé, en indiquant la valeur N=Non à la première invite. Pour réimprimer un bordereau plus ancien, renseignez ici le N° du bordereau à traiter, sachant que le système conserve en mémoire les 50 derniers bordereaux créés.

Ecran de création du bordereau

La première chose à faire consiste à sélectionner le journal de banque pour lequel vous voulez créer un bordereau de remise. Une fois ce choix effectué, la phase de création se poursuit ainsi :

· Si le module devises a été activé dans la fiche société, et s’il existe des règlements en attente de remise dans plusieurs devises, un écran intermédiaire est présenté pour sélectionner la devise à traiter. Cet écran regroupe les règlements en attente de remise en 3 lots distincts :

’ Les règlements saisis en devise de référence

’ Les règlements saisis en seconde devise de paiement

’ Les règlements saisis en devise autre

En effet, les banques n’autorisent pas que l’on regroupe dans une même remise des règlements en Francs et en Euros. Si vous avez des règlements en attente de remise dans chacun des 3 lots, il vous faut donc créer 3 bordereaux de remise distincts.

· Si le journal de banque sélectionné précédemment est géré sans compte transitoire, aucune comptabilisation n’est déclenchée lors de la création du bordereau. Le système ne requiert donc aucune information complémentaire. Un simple écran de confirmation est proposé, écran sur lequel figure le nombre de règlements qui vont être intégrés sur le bordereau. Dans ce cas de figure, aucune sélection des règlements n’est possible ; tous les règlements saisis pour le journal de banque demandé, en saisie de règlement client ou en préparation de remise depuis la gestion du portefeuille, depuis la dernière création de bordereau de remise pour cette même banque, sont intégrés sur ce nouveau bordereau. On passe ensuite à l’écran d’impression du bordereau.

· Si le journal de banque sélectionné précédemment est géré avec un compte transitoire, il doit y avoir comptabilisation du bordereau, entre le compte transitoire d’une part et le compte de banque d’autre part (voir rubrique Utilisation des comptes transitoires pour centraliser les remises en banque au paragraphe précédent). Il est donc nécessaire d’introduire quelques informations supplémentaires :

ð Date comptable. C'est la date comptable à laquelle sera comptabilisé le bordereau (une seule date comptable pour tous les règlements, comme décrit au paragraphe précédent).

ð Référence du document. Indiquez ici, si nécessaire, une référence vous permettant de retrouver plus facilement votre bordereau de remise. Cette zone est facultative.

ð N° de pièce. C'est le N° de pièce qui va être attribué à l'écriture de remise. Ce N° de pièce sera affiché lors du rapprochement bancaire ultérieur. Cette zone est masquée s'il y a numérotation automatique des pièces pour le journal de banque considéré. Sinon, ce N° est pré-renseigné sous la forme Rnnnnnn, nnnnnn étant le N° du bordereau créé.

ð Afficher le détail de la remise. Indiquez O=Oui si vous voulez afficher la liste des règlements qui vont être intégrés sur le bordereau de remise. Cet écran permet notamment d’omettre un ou plusieurs règlements du bordereau ; les règlements omis resteront en attente, dans le compte transitoire, jusqu’au prochain bordereau de remise. Ce procédé doit être utilisé exceptionnellement ; il est conseillé de remettre chaque fois tous les règlements en attente, de façon à ce que le compte transitoire soit soldé suite à la comptabilisation du bordereau.

Lorsque l’on valide cet écran par la touche ENTREE, un second écran est proposé ; celui-ci présente une ligne pour chaque écriture qui va être comptabilisée sur le compte de banque, sachant qu’en contrepartie le compte transitoire sera mouvementé en détail, une écriture par règlement remis. Du coté du compte de banque, les règlements remis sont regroupés ainsi :

§ Une écriture pour les chèques sur caisse remis à l’encaissement

§ Une écriture pour les chèques sur place remis à l’encaissement

§ Une écriture pour les chèques hors place remis à l’encaissement

§ Une écriture pour les effets remis à l’escompte

§ Une écriture par échéance pour les autres règlements remis à l’encaissement

Vous pouvez modifier le libellé proposé pour chaque écriture, et renseigner si vous le souhaitez les dates de valeur correspondant à chaque groupe de règlements. En appuyant sur F3=Comptabiliser le bordereau, vous terminez la création du bordereau, et vous enchaînez sur l’écran d’impression du bordereau.

Ecran d’impression du bordereau

L’écran rappelle le N° du bordereau qui va être imprimé, qui est soit celui qui vient d’être créé, soit celui que vous avez indiqué sur le premier écran.

Vous pouvez intervenir sur les zones suivantes :

ð Option de tri. Cette zone permet de choisir l’ordre dans lequel les règlements seront présentés, au sein de chaque groupe, sachant que ces règlements sont regroupés par mode de paiement, type de remise (escompte ou encaissement), code place pour les chèques, et enfin date d’échéance.

ð Imprimante. Choisissez ici l'imprimante sur laquelle l'édition sera dirigée.

ð Format de papier. Indiquez le format de papier à utiliser pour l'édition, parmi ceux qui vous sont proposés.

ð Nombre d'exemplaires. Il s'agit du nombre de copies souhaitées pour le bordereau ; le système propose 2 copies : une pour la banque et une pour archiver en interne.

13.5 Création d'une disquette pour les règlements par traite

Cette procédure permettait à l’origine de créer une disquette de paiement pour les règlements clients effectués par traite. Aujourd’hui, sachant que l’on dispose rarement d’un lecteur de disquette sur l’AS/400, la procédure a évolué et permet :

þ soit de préparer un fichier à la norme ETEBAC et au format ASCII (codification des caractères utilisée dans le monde de la micro-informatique, alors que l’AS/400 codifie les caractères en forme EBCDIC) ;

þ soit de télé-transmettre directement le fichier par les procédures ETEBAC3, si vous avez installé le module de communications bancaires M2ITBAC (voir module Connexions bancaires au chapitre 19).

Pour simplifier, on parlera dans ce qui suit de création du fichier ETEBAC.

La procédure de création du fichier ETEBAC est basée sur les bordereaux de remise ; il faudra donc créer autant de fichiers ETEBAC que de bordereaux. Si l’on utilise la télé-transmission, le fichier une fois créé est immédiatement transmis à la banque. La transmission achevée, on peut donc enchaîner pour un autre bordereau. Si en revanche vous ne faites que la phase de préparation du fichier ETEBAC sur l’AS/400, et que le fichier ainsi préparé est ensuite traité par ailleurs (sur un poste micro par exemple, pour constitution d’une disquette au format 3 ½ pouces, comme décrit plus loin), il vous faudra achever le traitement du fichier ETEBAC avant de demander une autre création. Le fichier ETEBAC est en effet toujours le même, quel que soit le N° du bordereau à l’origine du fichier, et même quelle que soit la société dans laquelle le fichier ETEBAC a été préparé. Attention donc aux risques de perte d’information si l’on redemande une nouvelle création de fichier ETEBAC alors que la phase de traitement de fichier précédent n’est pas achevée.

Remarque : lors de la création du fichier ETEBAC à partir d’un bordereau de remise, seuls les règlements supportant une remise sur disquette sont traités. Cette sélection se base sur le mode de paiement, sachant que l’on a défini, dans les paramètres modes de paiement, le niveau de support : Blanc=Non supporté, 0=Traite non acceptée, 1=Traite acceptée, 2=Billet à ordre. Attention : le niveau de support est affecté à chaque règlement lors de sa saisie ; toute modification effectuée dans les paramètres modes de paiement ne vaudra que pour les règlements saisis suite à la modification, mais n’aura aucun effet sur les règlements déjà saisis.

La procédure de création du fichier ETEBAC est accessible depuis le menu Trésorerie/règlements Clients/ création d'une Disquette pour les règlements par traite.

Lors de l'appel de la procédure, il y a affichage d'un écran de saisie des paramètres, comportant les zones suivantes :

ð N° bordereau de remise. Indiquez le n° du bordereau pour lequel vous voulez créer le fichier ETEBAC. Attention : le système conserve en mémoire les 50 derniers bordereaux. Il n'est donc pas possible de refaire la création du fichier pour un bordereau dont le n° est inférieur ou égal à (N° dernier bordereau traité - 50). Si vous laissez cette zone non renseignée, le système va traiter le dernier bordereau créé.

ð Code banque destinataire. Vous devez indiquer ici le code de la banque destinataire de la remise. Ce code est demandé pour contrôle uniquement ; le système va le comparer à celui porté sur le bordereau dont vous avez indiqué le N° ci-dessus (ou au dernier bordereau si vous n’avez indiqué aucun N° de bordereau).

ð Type de l’unité. Choisissez l’une des valeurs possibles :

§ 5=Disquette 5 pouces ou 8=Disquette 8 pouces. Cette option permet de transférer directement le fichier ETEBAC créé sur le lecteur de disquettes de l’AS/400. Il faut bien sûr disposer d’un lecteur de disquette attaché directement à l’AS/400, ce qui est très rare aujourd’hui.

§ P=Préparation fichier uniquement. Cette option permet de transmettre votre fichier via une disquette 3 ½ pouces, en utilisant un micro-ordinateur lui même connecté à l’AS/400. Le fichier de remise des LCR à la norme ETEBAC est constitué sous 3 formes :

· Fichier de 160 caractères en EBCDIC nommé CPT160 dans le dossier comptable courant

· Fichier de 80 caractères en EBCDIC nommé CPTDKT dans le dossier comptable courant (pour disquettes 5 ou 8 pouces au format AS/400)

· Fichier de 160 caractères en ASCII nommé CPT160 dans le dossier COMPTA (dossiers partagés de l’AS/400).

’ Attention : pour que la préparation du transfert soit effective, c'est-à-dire que le fichier CPT160 contenant les LCR à remettre soit copié dans le dossier COMPTA sur l'AS/400, il faut que l'utilisateur ayant lancé l'option de création du fichier ETEBAC sur l'AS/400 soit inscrit dans le répertoire de l'AS/400 (Commande WRKDIRE). Pour transférer ensuite le fichier sur une disquette au format 3 ½ pouces sur un micro-ordinateur, reportez vous au paragraphe 12.5 qui décrit le mode opératoire dans le cas d’une disquette de virements fournisseurs.

§ L=Envoi par ligne de communication. Cette option permet d’utiliser le logiciel de télétransmission sur AS/400 M2ITBAC qui est interfacé en standard avec LDCompta. Il faut dans ce cas disposer d’un scénario correctement paramétré de type LCR dans le logiciel M2ITBAC.

ð Codification des remises. Les deux zones de saisies permettent de choisir le code remise qui va être porté dans le fichier ETEBAC en regard de chaque règlement, selon que le règlement est remis à l’escompte ou à l’encaissement. Dans la grande majorité des cas, il faut conserver les valeurs livrées par défaut, à savoir 1=Escompte et 3=Encaissement, crédit forfaitaire après échéance. Si vous modifiez l’une de ces deux valeurs, celles ci sont enregistrées et vous seront re-proposées pour les remises suivantes.

Validez cet écran par la touche ENTREE. Un second écran permet de choisir les options d’impression du bordereau d’accompagnement. Si vous ne souhaitez pas imprimer ce bordereau d’accompagnement, indiquez la valeur 0 comme nombre d’exemplaires. Ce bordereau d’accompagnement vient en plus du bordereau de remise, mais ne présente que les règlements portés dans le fichier ETEBAC, alors que le bordereau de remise peut englober d’autres règlements (chèques par exemple). Si vous procédez par télétransmission, le logiciel M2ITBAC permet lui aussi d’imprimer un document détaillé pour la remise, ainsi qu’un accusé d’envoi. L’impression de ces deux documents se paramètre dans le scénario d’envoi LCR.

13.6 Gestion des traites émises à l’acceptation

Cette procédure permet de gérer un portefeuille de traites émises à l’acceptation. Celle-ci n’a d’intérêt véritable que si ce portefeuille est alimenté en automatique par la procédure d’interface des ventes. Ainsi, il n’y a pas à saisir ces traites pour les introduire dans ce portefeuille. Lors du retour de la traite, il n’y a qu’à la pointer pour que celle-ci soit comptabilisée, ce qui est beaucoup plus rapide que de l’introduire par la procédure de saisie des règlements clients.

Le portefeuille de traites émises à l’acceptation est « extra-comptable », dans le sens où une traite présente dans ce portefeuille ne génère aucune écriture comptable, ni dans le compte du client, ni dans un compte de portefeuille. C’est lors du retour d’acceptation qu’il y a comptabilisation et lettrage éventuel du compte de tiers.

L’autre intérêt de ce portefeuille de traites est de pouvoir les relancer si elles ne reviennent pas assez vite d’acceptation. Le module de relance clients offre en effet une option spécifique Relance des traites émises à l’acceptation pour cela. Reportez vous au paragraphe 14.5 pour plus d’informations.

Si vous avez activé le module devises dans la fiche société, le portefeuille de traites émises à l’acceptation, comme le portefeuilles d’effets à payer et le portefeuille de règlements clients, accepte les traites en devise de référence, ainsi que les traites en seconde devise de paiement si vous en avez activé une dans la fiche société. On peut donc tout à fait gérer ainsi des traites en Francs et en Euros.

Cette procédure est accessible depuis le menu Trésorerie/règlements Clients/gestion des Traites émises à l'acceptation.

L’écran principal de cette procédure présente la liste de toutes les traites présentes dans le portefeuille. 3 zones de sélection sont présentes en partie haute :

ð Traites émises avant le. Permet de limiter l’affichage aux seules traites dont la date d’émission est antérieure à la date indiquée.

ð N° de client. Permet de limiter l’affichage aux seules traites du client indiqué.

ð N° de règlement. Permet de limiter l’affichage aux seules traites portant le N° de règlement (N° de pièce) indiqué.

Pour agir sur la liste des traites, vous disposez des options et touches de fonction suivantes :

è 1=Accepter. Permet de comptabiliser la traite lors de son retour d’acceptation. Les données de la traite ne seront pas modifiables. Seule la date de retour d’acceptation doit être saisie, cette date étant prise comme date de comptabilisation. Le système enchaîne ensuite avec l’écran de lettrage du compte client concerné.

è 2=Modifier. Permet de modifier une traite en portefeuille, et éventuellement de la comptabiliser dans la foulée (même chose que 1=Accepter, mais toutes les données de la traite sont modifiables. Pour la comptabiliser, il suffit de renseigner la zone Date comptable retour sur l’écran de modification.

è 4=Supprimer. Permet de supprimer une traite en portefeuille. La traite n’étant pas encore comptabilisée à ce stade, sa suppression ne pose aucun problème particulier.

è F6=Créer. Permet d’ajouter une traite dans le portefeuille. Comme il est dit plus haut, cette option est peu utilisée ; les traites sont créées en général par la procédure d’interface, en même temps que les écritures du journal des ventes.

è F23=Epurer. Permet de supprimer un ensemble de traites non revenues d’acceptation, en fonction de leur date d’échéance. Vous pouvez ainsi supprimer toutes les traites non revenues d’acceptation alors que l’échéance est dépassée. Cela évite de les relancer par la procédure de relance des traites à l’acceptation ; l’échéance étant dépassée, la ou les factures correspondant à cette traite vont entrer dans le circuit classique de relance des restes dus clients.

Lors de la comptabilisation de la traite (options 1=Accepter ou 2=Modifier si l’on renseigne la date comptable du retour), le système comptabilise la traite dans le journal et sur le compte de portefeuille de règlements clients, portefeuille dont le code est fixé dans la fiche société, en page 2. L’écran de lettrage du compte client qui est proposé lors de cette comptabilisation dispose des mêmes fonctionnalités que lors de la saisie d’un règlement client. Reportez vous à la description de cette saisie le cas échéant au paragraphe 13.2.

Sachant que le portefeuille de traites à l’acceptation ne supporte que les traites en devise de référence ou en seconde devise de paiement, aucune gestion des différences de change n’est faite dans cette procédure.

Enfin, il faut rappeler que cette procédure est accessible directement depuis la procédure de saisie des règlements clients, par la touche de fonction F10=Traites à l’acceptation. Ainsi, lors de la saisie d’un règlement pour un tiers, le système peut vous informer de la présence d’une traite dans ce portefeuille pour le tiers considéré ; en actionnant la touche F10, vous basculez dans cette procédure pour consulter, accepter ou supprimer la ou les traites de ce tiers, avant de revenir à la procédure de saisie des règlements clients.

13.7 Schéma récapitulatif des flux de trésorerie client

Explication des flux et comptabilisation associée
*N° de flux*	*Description*	*Débit*	*Crédit*
1	Création de traites émises à l’acceptation par l’interface standard. Cette création ne déclenche aucune comptabilisation, les traites à l’acceptation étant suivies de façon extra-comptable.	Aucune comptabilisation	Aucune comptabilisation
2	Création de traites en portefeuille par l’interface standard.	Compte de portefeuille défini dans la fiche société, en page 2. Ce compte est éventuellement géré par mois d’échéance.	Compte client indiqué dans le fichier d’interface.
3	Saisie de règlements clients pour alimenter le portefeuille, par le choix d’un journal de portefeuille sur l’écran 1 de la saisie.	Compte de portefeuille associé au journal de portefeuille choisi sur l’écran 1, éventuellement géré par mois d’échéance.	Compte de tiers saisi sur l’écran 1, ou comptes définis sur l’écran de l’éclatement du règlement.
4	Saisie de règlements clients classique, pour déclencher une remise en banque directe, par le choix d’un journal de banque sur l’écran 1 de la saisie.	Compte transitoire associé au journal de banque choisi sur l’écran 1, ou compte de banque associé si aucun compte transitoire n’a été défini pour le journal.	Idem ci-dessus
5	Création de traites émises à l’acceptation par la procédure de gestion des traites à l’acceptation.	Aucune comptabilisation	Aucune comptabilisation
6	Acceptation d’une traite dans la gestion du portefeuille des traites émises à l’acceptation	Compte de portefeuille défini dans la fiche société, en page 2. Ce compte est éventuellement géré par mois d’échéance.	Compte client indiqué dans la traite.
7	Préparation d’une remise en banque depuis la gestion du portefeuille de règlements clients	Compte transitoire associé au journal de banque choisi sur l’écran 1, ou compte de banque associé si aucun compte transitoire n’a été défini pour le journal, en détail règlement par règlement.	Compte de portefeuille associé au journal de portefeuille sur lequel le règlement avait été introduit dans le portefeuille. Le compte peut éventuellement être géré par mois d’échéance, en détail règlement par règlement.
8	Création d’un bordereau de remise en banque	Si pas de compte transitoire associé au journal de banque destinataire de la remise, aucune comptabilisation. Sinon, Compte de banque associé au journal destinataire, en cumul par groupe de règlements.	Si pas de compte transitoire associé au journal de banque destinataire de la remise, aucune comptabilisation. Sinon, Compte transitoire associé au journal destinataire, règlement par règlement

13.8 Saisie des créances douteuses

Cette procédure permet de basculer de façon très simple un ensemble d’écritures d’un compte origine (compte du client ordinaire) vers un compte de destination (compte client douteux) en lettrant au passage le compte origine.

Les écritures du compte d’origine sont extournées de façon globale de ce compte, avec lettrage automatique, puis repassées en détail ligne à ligne dans le compte destinataire. Les comptes origine et destination peuvent être soit des comptes généraux, soit des comptes auxiliaires. On peut donc utiliser cette procédure quelle que soit la forme choisie pour le compte Client douteux : un seul compte général, ou un collectif Clients douteux.

Cette procédure est accessible depuis le menu Générale/Saisie/créances Douteuses.

Le premier écran de cette procédure comporte les zones de saisie suivantes :

ð Compte origine. Indiquez le N° du compte origine ; il s’agit en général du compte client dans lequel se trouvent les factures à passer au compte Clients douteux.

ð Compte destinataire. Indiquez le N° du compte destinataire ; il s’agit en général du compte Clients douteux. Celui-ci peut être soit un compte général : indiquez alors le N° du compte (par exemple 416000), soit un compte collectif. Indiquez alors la racine associée suivie du N° du client (par exemple 4600030, si 46 est la racine associée au collectif Clients douteux, et 00030 est le N° du client).

ð Journal mouvementé. Indiquez le code du journal sur lequel les écritures de passage du compte origine au compte destinataire vont être comptabilisées. On utilise en général le journal d’OD.

ð N° de pièce. Indiquez le N° de pièce à affecter à ces écritures. Si le journal choisi à l’invite précédente est à numérotation automatique, laissez cette zone à blanc.

ð Date comptable. Indiquez la date à laquelle les écritures de passage du compte origine au compte destinataire vont être comptabilisées. Le système propose la date du jour.

ð Code nature de pièce. Indiquez le code nature de pièce à affecter à l’écriture. Ce code est facultatif.

ð Libellé écriture au compte origine. Indiquez le libellé qui sera utilisé pour l’écriture globale passée au compte origine pour extourner les créances douteuses. Le système propose un libellé de la forme Contentieux au XXXXXXXXXX. La forme de ce libellé peut être choisie par un paramètre programme, modifiable par la touche F13 sur cet écran. Si les 10 positions de droite de ce libellé sont toutes à la valeur X, le système remplacera , lors de la comptabilisation, ces 10 positions de droite par le N° de compte destinataire choisi sur l’écran 1.

Suite à ce premier écran, le système présente la liste des écritures non lettrées du compte origine. Cet écran permet de pointer quelles sont les écritures qui doivent être basculées au compte destinataire. Par défaut, toutes les écritures affichées sont pointées pour basculement. Vous pouvez modifier cette sélection, soit par les touches F21=Tout transférer et F23=Tout effacer, soit ligne par ligne par l’option 1=Choisir. Le total des écritures sélectionnées pour le transfert figure au bas de l’écran. Après chaque modification de la sélection, appuyez sur ENTREE pour réafficher ce total.

Pour valider le basculement, appuyez une nouvelle fois sur ENTREE sans avoir rien modifié dans la sélection. Le système effectue alors la comptabilisation entre le compte origine et le compte destinataire, et lettre le compte origine.

14. Relances clients

Le module de relance des clients permet d'éditer automatiquement des lettres de relance clients à plusieurs niveaux. De plus, il est possible d'utiliser une liste des clients à relancer pour effectuer des relances par téléphone si l'on ne souhaite pas procéder par courrier. La mise en oeuvre de ces relances clients est faite au travers de quatre procédures distinctes :

þ une procédure de saisie des lettres-types, c'est à dire du texte devant figurer sur chaque lettre de relance. Le nombre de lettres-types n’est pas limité.

þ une procédure de recherche des clients à relancer, et d'édition de la liste des clients à relancer. Cette procédure attribue à chaque client à relancer un niveau de relance, en fonction de critères qui sont détaillés plus loin.

þ une procédure de modification des relances clients, pour modifier client par client le niveau qui lui a été attribué par le système.

þ une procédure d'édition des lettres de relance clients.

Chacune de ces procédures est décrite en détail ci-dessous. Dans le cas où l'on se contente d’une relance téléphonique, seule la procédure de recherche et d'édition des clients à relancer est nécessaire. Les trois autres procédures ne sont utiles que si l'on souhaite aller jusqu'à l'émission des lettres de relance.

Pour pouvoir affiner vos procédés de relance, vous disposez de groupes de relance. Un groupe de relance est affecté à chaque client au niveau de sa fiche client. Ce groupe peut prendre une valeur comprise entre 0 et 9, sachant que le groupe 0 est écarté dans toutes les procédures de relance. Ce groupe doit donc être réservé aux comptes clients ne devant jamais être relancés (comptes clients divers par exemple). Les neuf autres groupes permettent de classer vos clients, en réservant à chaque groupe une méthode de relance distincte : soit un rythme de relance différent, soit des lettres-types différentes, soit encore des gestionnaires différents.

Si vous avez activé le module devises dans la fiche société, la relance peut se faire soit en devise, soit en devise de référence. Le choix de la devise d’impression, c’est à dire devise du client ou devise de référence, se fait au niveau de chaque lettre-type.

Enfin, on dispose parallèlement à ces procédures de relance des comptes clients d’un système de relance des traites émises à l’acceptation. Celui-ci est basé sur le portefeuille de traites émises à l’acceptation, et non sur les comptes clients. Cela est décrit au paragraphe 14.5.

14.1 Saisie des lettres types

Cette procédure permet de saisir le texte des différentes lettres de relance clients. La procédure est accessible depuis le menu auXiliaire/relances Clients/Saisie des lettres-types.

Le premier écran affiché par la procédure permet de sélectionner le n° de la lettre-type à créer ou modifier. Le N° de la lettre-type est alphanumérique, et peut être constitué de 1 ou 2 caractères.

Le N° de la lettre-type est tout à fait distinct du niveau de relance d’un client ; un tableau décrit plus loin vous permettra de donner la correspondance entre le niveau de relance du client et le N° de la lettre-type qu’il faut imprimer. Cette correspondance peut être établie pour chacun des neuf groupes de relance clients. Par exemple, pour un client étant au niveau de relance 1 (première relance), on peut choisir d’imprimer la lettre A1 s’il est en groupe 1, ou A2 s’il est en groupe 2. Le tableau sera alors de la forme :

Niveaux de relance
Groupes	1	2	3	4	5	6	7	8	9
1	A1
2	A2
3
4
5
6
7
8
9

Figure 12 - Correspondance entre groupes, niveaux et lettres de relance

La touche de fonction F13=Paramètres d'impression disponible sur cet écran permet de définir les paramètres d’impression des lettres de relance et des relevés de comptes clients. Pour chacun de ces deux types de documents, vous pouvez spécifier s’il faut que le système imprime ou pas la raison sociale et l’adresse de votre société en tête de chaque page (suivant que vous imprimez sur un papier à votre en-tête ou pas), le type d’imprimé utilisé (pour que le système puisse émettre le message Montez papier de type xxxxxx adéquat), la taille de la page (hauteur de la page en nombre de lignes), et enfin le nombre d’exemplaires souhaités. Toutes ces données sont mémorisées lorsque vous validez l’écran par ENTREE et seront donc utilisées pour toutes les éditions de lettres de relance ou de relevés de comptes clients à venir.

Le deuxième écran affiché par la procédure comporte les zones suivantes :

ð Titre. Permet de donner un titre à la lettre. Ce titre ne s’imprime pas sur la lettre. Il est simplement affiché dans la fenêtre de sélection d’une lettre-type, fenêtre obtenue par la touche de fonction F4=Liste.

ð Impression du relevé. La lettre de relance peut s’imprimer sous deux formes : soit la lettre intègre dans son corps la liste des factures relancées, soit la lettre ne comporte que la partie texte, la liste des factures relancées étant imprimées par le biais d’un relevé de compte client (voir description des relevés de compte au paragraphe 6.10). On obtient alors au minimum 2 pages pour chaque client relancé. Cette dernière méthode doit être réservée aux comptes clients pour lesquels il y a un très grand nombre de factures relancées ; la présentation sous forme de relevé séparé est alors plus claire.

ð Décompte d’agios. Indiquez la valeur O=Oui si vous voulez qu’un décompte d’agios s’imprime, sur une page distincte, suite à la lettre de relance. Seule l’impression des agios est prise en charge ; aucune comptabilisation d’agios n’est effectuée.

ð Option de restitution. Cette invite n’est proposée que si vous avez activé le module devises dans la fiche société. 3 options sont offertes :

§ 1=Automatique. Le système déterminera, pour chaque lettre de relance imprimée, si celle-ci est présentée en devise ou en devise de référence. Ce choix se fera en fonction du code devise porté dans la fiche du client : s’il est non renseigné ou s’il est égal à la devise de référence, la lettre s’imprime en devise de référence, sinon la lettre s’imprime en devise.

§ 2=Devise de référence. La lettre s’imprime toujours en devise de référence.

§ 3=Devises. La lettre s’imprime toujours en devise, cette devise pouvant être éventuellement la devise de référence.

Le troisième écran affiché par la procédure permet de saisir le texte de la lettre type. Vous devez saisir le texte tel qu'il doit apparaître sur la lettre de relance qui sera imprimée pour chaque client à relancer.

Ce texte est constitué de deux parties, de neuf lignes chacune maximum. A l'impression de la lettre viendra s'intercaler entre ces deux parties la liste des écritures relancées (sauf si on a demandé l’édition du relevé séparé).

Il est possible d'insérer le solde relancé ou le libellé du mode de paiement du client au sein du texte de la lettre. Pour cela, vous devez placer le curseur à l'endroit où vous voulez voir apparaître la donnée, puis appuyer sur la touche de fonction F10=Insertion donnée variable. Le système repère alors à l'écran l'endroit où s'imprimera le solde ou le libellé du mode de paiement du client par <Solde du compte> ou < Libellé Mode paiement >. Si vous souhaitez faire disparaître une donnée insérée de la sorte, il vous faut placer le curseur sur la donnée en question, puis appuyer sur la touche de fonction F11=Suppression donnée variable.

Vous pouvez encore à ce stade basculer entre les présentations Relevé inclus et Relevé séparé grâce à la touche de fonction F15.

Pour supprimer complètement une lettre de relance, utilisez la touche de fonction F23=Suppression lettre sur cet écran.

Enfin, la deuxième page de cette écran, accessible par la touche Pagination Avant, permet de modifier les différents libellés qui apparaissent sur la lettre (titres de zones ou en-têtes de colonnes). Cela est particulièrement utile si vous voulez rédiger des lettres-types en langue étrangère.

14.2 Recherche et édition de la liste des clients à relancer

Cette procédure permet de lancer la recherche des clients à relancer, par une analyse complète des comptes clients, et d'éditer la liste des clients à relancer qui en découle. Cette liste peut soit être considérée comme une liste préparatoire à l’édition des lettres de relance proprement dit, soit être utilisée pour une relance téléphonique.

Cette procédure est accessible depuis le menu auXiliaire/relances Clients/Recherche et édition de la liste des clients à relancer.

Paramètres du traitement

Ecran de saisie des paramètres

Lors de l'appel de la procédure, il y a affichage d'un écran de saisie des paramètres, comportant les zones suivantes :

ð Type de traitement. Choisissez l’une des valeurs suivantes :

§ 1=Recherche et édition liste. Permet de lancer le traitement de recherche des clients à relancer. Il y aura alors parcours de l'historique comptable pour déterminer le solde « en situation de relance » de chaque compte client, avec attribution des niveaux de relance en conséquence. Suite à cette recherche, une liste mise à jour est imprimée.

§ 2=Edition liste seulement. Permet de seulement rééditer la liste des clients à relancer sans qu'il y ait de nouvelle recherche. On n’obtiendra pas obligatoirement la même liste que lors de l’édition précédente ; en effet, les factures réglées entre temps auront disparu de la nouvelle liste. En revanche, en l’absence du traitement de recherche, aucune nouvelle facture ne sera prise en compte sur la nouvelle liste.

ð Groupe pour relance. Permet de ne sélectionner que les clients d’un groupe donné. Si vous laissez cette zone à blanc, tous les groupes de relance clients seront traités, hormis le groupe 0 qui est toujours écarté. Rappel : le groupe de relance client est défini dans la fiche de chaque client.

ð Compte collectif à traiter. Permet de ne sélectionner que les comptes clients attachés à un collectif donné. Cela permet notamment, si le compte Clients douteux a été défini en tant que compte collectif, de laisser ce collectif à l’écart du traitement de relance. Si vous laissez cette zone à blanc, tous les collectifs clients seront traités. Remarque : chaque couple (compte collectif, client) est traité distinctement dans la chaîne de relance ; si un même client a des factures en situation de relance dans deux collectifs différents, il recevra deux lettres de relance.

ð A partir du client numéro - Jusqu’au client numéro. Permet de ne sélectionner qu’un intervalle de clients à traiter. Si vous laissez ces deux zones à blanc, tous les clients seront traités.

ð A partir du code représentant - Jusqu’au code représentant. Permet de ne sélectionner que les clients attachés à un code ou un intervalle de codes représentants donnés. Ces deux zones ne sont présentées que si vous avez choisi une valeur autre que 0=Pas géré à l’invite Mode de gestion du code représentant en page 4 de la fiche société.

Paramètres de recherche des clients à relancer

Si vous avez choisi le type de traitement 1=Recherche et édition liste, le système vous propose l’écran de saisie des paramètres de recherche, comportant les zones suivantes :

ð Date d'échéance limite pour prise en compte des écritures dans le solde à relancer. Indiquez la date d’échéance limite de la recherche, c’est à dire la date au delà de laquelle les écritures présentes dans les comptes clients ne doivent pas être relancées.

ð La date d'échéance limite porte sur les écritures. Indiquez soit la valeur 1=Débit client si vous souhaitez que cette date d’échéance limite ne s’applique qu’aux écritures passées au débit des comptes clients. Toutes les écritures passées au crédit (règlements partiels non lettrés notamment) seront alors intégrées dans le calcul du solde à relancer. Indiquez la valeur 2=Toutes pour que la date limite s’applique à toutes les écritures, au débit et au crédit. Il est conseillé d’utiliser la valeur 1=Débit client qui est plus favorable au client, sauf si vous êtes certain de toujours lettrer parfaitement les comptes clients, même en cas de règlement partiel (en effectuant un lettrage partiel par exemple).

ð Montant mini du solde à relancer. Indiquez le montant minimum, montant en dessous duquel vous abandonnez la relance d’un compte client. Ce montant peut prendre la valeur zéro, indiquant alors qu’il n’y a pas de montant minimum.

ð Augmentation du niveau de relance pour les écritures déjà relancées. Indiquez la valeur O=Oui pour que chaque facture qui était déjà en situation de relance voit son niveau de relance augmenté d’une unité si elle se trouve toujours en situation de relance lors de cette recherche. C’est le mode de fonctionnement normal du traitement de recherche. Cependant, si vous lancez ce traitement de recherche fréquemment (par exemple toutes les semaines), cela conduit à une augmentation très rapide des niveaux de relance ; en un mois (4 semaines), un client sera déjà au niveau de relance 4. Pour éviter cela, on peut lancer le traitement de recherche sans pour autant augmenter les niveaux de relance ; cela permet de disposer d’une liste de relance plus à jour, avec intégration des nouvelles factures en situation de relance, et même de nouveaux clients en situation de relance, mais sans pour autant changer le niveau de relance des clients qui étaient déjà auparavant en situation de relance. Par exemple, chaque mois, on lancera le traitement de recherche sans augmentation du niveau pour les semaines 1 à 3, pour avoir une vision à jour de « l’en-cours relance », et procéder à d’éventuelles relances téléphoniques ; la dernière semaine de chaque mois, on lancera le traitement de recherche en demandant l’augmentation du niveau. Suite à cette liste, on éditera les lettres de relance.

Paramètres pour l’édition de la liste des clients à relancer

Dans tous les cas de figure, vous terminez sur l’écran de saisie des paramètres d’édition de la liste des clients à relancer, avec les zones suivantes :

ð Niveaux de relance à lister. Cette invite est composée de 9 sous-zones de 1 caractère. Vous pouvez indiquer dans chacune de ces sous-zones un niveau à imprimer. Si vous voulez imprimer tous les clients en situation de relance, sachant que le niveau de relance d’un client ne peut varier qu’entre 1 et 9, indiquez les valeurs 1 à 9 dans les 9 sous-zones. Si au contraire vous souhaitez vous limiter aux niveaux 1 à 7, les niveaux 8 et 9 correspondant à une gestion de contentieux faite par ailleurs, il suffit de ne renseigner que les niveaux 1 à 7, sur les sept premières sous-zones par exemple.

ð Présentation de la liste. Permet de choisir entre une liste triée par N° de client ou par code représentant. Dans le second cas, il y aura saut de page à chaque nouveau représentant. La liste pourra ainsi être découpée en plusieurs parties pour être par exemple distribuée aux différents représentants qui se chargeront de la relance de leurs clients respectifs. Cette zone n’est présentée que si vous avez choisi une valeur autre que 0=Pas géré à l’invite Mode de gestion du code représentant en page 4 de la fiche société.

ð Imprimante. Indiquez le nom de l’imprimante sur laquelle la liste sera dirigée.

ð Format de papier. Indiquez le format de papier à utiliser pour l'édition, parmi ceux qui vous sont proposés.

ð Nombre d'exemplaires. Il s'agit du nombre de copies souhaitées pour la liste.

Principes de recherche des clients à relancer

Lors de la recherche des clients à relancer, le système commence par calculer le solde de chaque compte client, en ne prenant en compte que les écritures non lettrées ayant une date d’échéance antérieure à la date limite indiquée sur l’écran 2 (limite portant au débit uniquement, ou au débit et au crédit selon le cas). Si ce solde calculé est supérieur au montant mini pour relance indiqué également sur l'écran 2, le client est en situation de relance ; le système marque alors les écritures mises en jeu dans le calcul du solde effectué précédemment. Le marquage consiste à attribuer un niveau de relance à chaque écriture. Si l'écriture n'a jamais fait l'objet d'une relance, le niveau attribué sera pris égal à une valeur minimum qui est fonction du groupe de relance du client (en règle générale, cette valeur minimum est 1). Si l'écriture a déjà fait l'objet d'une relance, et si le paramètre Augmentation du niveau de relance pour les écritures déjà relancées est la valeur O=Oui, le niveau de relance de l’écriture croît d'une unité, avec une valeur maximum qui est elle aussi fonction du groupe de relance (en règle générale, cette valeur maximum est 9).

Si au contraire le solde client calculé est créditeur, ou débiteur pour un montant inférieur au montant mini de relance indiqué sur l'écran 2, le système démarque toutes les écritures constituant le solde du client.

Le niveau global de relance du client est toujours égal au niveau maximum de relance constaté parmi les différentes écritures constituant le solde relancé. Un compte client donné (c’est à dire un couple (compte collectif, N° de client) n’a toujours qu’une seule lettre de relance ; on n’imprime pas autant de lettres qu’il y a de niveaux différents parmi les écritures relancées. Ce niveau global de relance du client permettra de déterminer le N° de la lettre-type qui doit s’imprimer, ce N° étant issu du tableau à deux entrées présenté plus haut (groupe de relance, niveau de relance global du client). Ce tableau peut d’ailleurs être modifié grâce à la touche de fonction F10=Plages de variation des niveaux de relance disponible sur l’écran 2. Cet écran permet aussi de spécifier les niveaux minimum et maximum pour chaque groupe de relance.

Tout ce traitement de recherche des clients à relancer s’effectue en devise de référence ; seule l’édition de la lettre s’effectue éventuellement en devise, en fonction de ce qui a été spécifié au niveau de la lettre-type imprimée en final.

Prise en compte des lettrages partiels

Chaque lettrage partiel est géré comme s'il s'agissait d'une véritable écriture, qui se substitue aux écritures lettrées partiellement, qui elles sont ignorées. On utilise ainsi les données du lettrage partiel, telles que le libellé lettrage partiel, la date d'échéance, le niveau de relance.

De cette façon, sur les lettres de relance, on peut ne faire apparaître que le solde restant à régler pour chaque facture chaque fois qu'il y a eu un règlement partiel.

En cas de modification du niveau de relance sur un lettrage partiel, soit de façon automatique par le programme de recherche des clients à relancer, soit par la procédure de modification des relances client par client décrite plus loin, le niveau de relance attribué au lettrage partiel est systématiquement reporté sur toutes les écritures mises en jeu par le lettrage partiel. Ce point est important en cas de délettrage du lettrage partiel : toutes les écritures mises en jeu par le lettrage partiel conserveront le niveau de relance du lettrage partiel lors de la suppression de celui-ci.

Liste des clients à relancer

Cette liste reprend tous les comptes clients ayant au moins une écriture marquée pour relance par le traitement de recherche des clients à relancer. La liste est présentée par N° de client croissant, ou par code représentant. Pour chaque client à relancer, on trouve le n° du client (Code racine et n° de compte auxiliaire), la raison sociale du client et son n° de téléphone, ainsi que la liste des écritures ayant été marquées par le traitement de recherche des clients à relancer. En partie droite de chaque écriture figure le niveau de relance de l’écriture.

En fin de liste des écritures pour un client donné, on trouve le solde du client, ainsi que le niveau de relance global attribué au client. Ce niveau global est égal au niveau maximum rencontré dans la liste des écritures listées au dessus.

En fin d'état figure le nombre total de clients à relancer, et le montant total des relances. Des sous-totaux par niveau de relance sont également présents ; ceux-ci sont très pratiques pour avoir une vue globale de « l’en-cours relance ».

14.3 Modification des relances client par client

Cette procédure permet de modifier les niveaux de relance attribués de façon automatique par la procédure de recherche des clients à relancer. On peut ainsi annuler la relance d'un client donné, ou simplement modifier dans un sens ou l'autre le niveau de relance du client.

Cette procédure doit être utilisée après avoir lancé l'option de recherche et édition de la liste des clients à relancer, et avant d'éditer les lettres de relances. Après avoir effectué des modifications sur ces niveaux de relance, il est possible de vérifier son travail en demandant une réédition de la liste des clients à relancer, mais sans traitement de recherche : Type de traitement à la valeur 2=Edition liste seulement.

Cette procédure est accessible depuis le menu auXiliaire/relances Clients/Modification des relances client par client.

Mode opératoire

Ecran de sélection du client

Cet écran est le premier écran affiché par la procédure. Il permet simplement de sélectionner le compte client sur lequel on souhaite intervenir.

Ecran de modification de la relance d'un client

C'est l'écran qui est affiché une fois le client sélectionné. On y trouve la liste des écritures non lettrées pour ce compte client, triée par date comptable croissante. Chaque écriture comporte les zones suivantes :

§ La date comptable

§ Le n° de pièce comptable

§ La référence document et le libellé écriture

§ Le montant au débit

§ Le code lettrage partiel le cas échéant

§ Le niveau de relance de l'écriture

§ Le montant au crédit.

Si l'on demande l'affichage détaillé en appuyant sur la touche de fonction F5=Autre vue, on dispose en plus des informations suivantes :

§ La date de la pièce comptable

§ La date d'échéance de l'écriture

§ Le n° d'ordre interne de l'écriture.

Il est possible dans cette liste d'intervenir sur le niveau de relance de chaque écriture comptable non lettrée. On peut ainsi effacer le niveau de relance d'une écriture donnée si on ne souhaite pas la voir apparaître dans la liste des écritures relancées pour ce client. On peut aussi diminuer ou augmenter le niveau de relance écriture par écriture, sachant que le niveau global de relance du client est toujours égal au niveau maximum rencontré dans la liste des écritures affichées. Le solde de relance du client, solde qui figurera sur la lettre de relance, est recalculé par le système chaque fois que vous appuyez sur la touche ENTREE, compte tenu des modifications que vous pouvez apporter sur l'écran. De plus, chaque écriture marquée pour relance, et prise en compte donc dans le calcul du solde de la relance client, apparaît avec son montant en vidéo inversée.

La plage de niveaux de relance utilisable pour le client courant est fonction du groupe de relance auquel est attaché ce client. Le groupe de relance du client apparaît en partie haute, et est modifiable (sauf si on spécifie le contraire au niveau des paramètres programmes de cette procédure, paramètres accessibles par F13 sur le premier écran). La plage de niveaux qui est déduite de ce groupe de relance est affichée également en partie haute, dans les options possibles sous la forme m-M=Niveau de relance, avec m=niveau mini et M=niveau maxi.

Pour valider vos modifications, appuyez sur la touche de fonction F3=Fin de modification.

Autres fonctionnalités de cette procédure

La touche de fonction F8=Détail client permet d’accéder directement à la fiche du client, en mode consultation uniquement.

La touche de fonction F13=Lettrages partiels permet d’accéder à l’écran de consultation des lettrages partiels présents dans le compte client, écran déjà présenté au paragraphe 5.1.

La touche de fonction F21=Imprimer lettre permet d’imprimer la lettre de relance pour le compte courant. On peut ainsi procéder par exception : relance téléphonique pour la plupart des clients, et relance courrier pour quelques uns seulement. Il suffit d’imprimer par F21 les quelques lettres qui s’avèrent nécessaires. Les paramètres d’impression de la lettre de relance sont présentés au paragraphe suivant.

La touche de fonction F22=Imprimer relevé permet d’imprimer un relevé de compte client pour le compte courant. On peut ainsi, par exemple, faxer rapidement au client le relevé de toutes ses factures non lettrées.

Gestion de litiges clients

On peut aussi, toujours dans cette procédure de modification des relances, enregistrer un litige client. Un litige peut porter sur toute écriture susceptible d'être relancée (facture client, règlement non lettré, lettrage partiel). Un litige a pour effet de bloquer l'écriture du point de vue de la relance. Deux niveaux de blocage sont possibles :

è blocage du niveau de la relance, c'est à dire que l'écriture continue à apparaître sur les relances, mais le niveau de relance de l'écriture n'est plus modifié de façon automatique par le programme de recherche des clients à relancer ;

è blocage complet de l'écriture, c'est à dire que l'écriture n'est plus prise en compte dans le solde relancé du client.

On peut lors de la déclaration du litige saisir un commentaire, composé de 5 lignes de 25 caractères maximum.. Ce commentaire sera repris sur la liste des clients à relancer.

Pour enregistrer un litige client, il faut utiliser l'option L=Litige dans la procédure de modification des relances, cette option permettant d'accéder à un écran spécifique de saisie du litige. Le litige peut être déclaré même si un niveau de relance est déjà porté sur la ligne en question. En effet, en fonction du niveau de blocage retenu pour le litige, le niveau de relance sera soit effacé (blocage complet de l'écriture), soit restauré après saisie du litige (pas de blocage, ou blocage du niveau de relance seulement). Même dans le cas où le niveau de relance est effacé suite à un blocage complet, le niveau de relance connu au moment du litige est mémorisé par ailleurs, de façon à pouvoir être éventuellement restauré si le litige est supprimé ultérieurement.

Les lignes sur lesquelles il y a déjà un litige apparaissent dans la liste des écritures non lettrées de cette procédure avec le mot Litige en rouge, à droite du montant de l'écriture. Pour modifier un litige client, il faut refrapper l'option L=Litige en regard de l’écriture, l’écran de saisie du litige est alors proposé en modification..

Pour supprimer un litige client, il faut appeler en modification le litige, puis appuyez sur F23=Supprimer le litige sur l'écran de saisie du litige.

Remarque : les niveaux de relance de chaque écriture, de même que les litiges clients, sont visibles en consultation de compte client ; le système fait apparaître, dans la colonne réservée normalement au code nature de pièce, le niveau de relance sous la forme d’un chiffre compris entre 1 et 9, en rouge et en vidéo inversée ; s’il y a litige, on trouve la lettre L figurant elle aussi en rouge et en vidéo inversée. Par la touche de fonction F20=Détail après avoir placé le curseur sur ce repère L, on peut consulter le détail du litige, et notamment les commentaires qui ont été saisis lors de la déclaration du litige.

Suspension de relance d'un client

Dans la procédure de modification des relances, on dispose d’une touche de fonction F23=Abandonner relance. Le mode de fonctionnement de cette touche peut être choisi dans la liste ci-après :

1) soit elle a pour effet d'effacer le niveau de relance sur toutes les écritures du compte client. Lors du prochain traitement de recherche des clients à relancer, la relance repart donc du niveau le plus bas.

2) soit elle suspend provisoirement la relance du client, c'est à dire que le client n'est pas relancé tant que l'on ne redemande pas la recherche des clients à relancer. Le niveau de relance de chaque écriture est cependant conservé, et sera restauré lors de la prochaine recherche des clients à relancer, avec augmentation éventuelle de ce niveau d'une unité.

3) soit enfin, on peut retenir le même fonctionnement que le cas précédent, mais le niveau de relance de chaque écriture est diminué d'une unité avant suspension de la relance. Ainsi, lors de la prochaine recherche des clients à relancer, et si la situation du compte n'a pas évolué entre temps, le niveau de relance de chaque écriture sera identique suite à l'augmentation d'une unité.

Le choix entre ces trois modes de fonctionnement se fait par un paramètre programme , paramètre accessible par la touche F13 sur le premier écran de cette procédure.

14.4 Edition des lettres de relance

Cette procédure permet d'éditer les lettres de relance clients. Elle est accessible depuis le menu auXiliaire/relances Clients/Edition des lettres de relance.

Ecran de saisie des paramètres

Lors de l'appel de la procédure, il y a affichage d'un écran de saisie des paramètres, comportant les zones suivantes :

ð Ordre d’impression des lettres. Vous avez le choix entre imprimer les lettres triées par N° de client ou par code représentant. Dans le second cas, il sera plus simple de regrouper les lettres par représentants, ces derniers se chargeant de la relance de leurs clients respectifs. Cette zone n’est présentée que si vous avez choisi une valeur autre que 0=Pas géré à l’invite Mode de gestion du code représentant en page 4 de la fiche société.

ð Groupe pour relance. Permet de n’imprimer les lettres que pour les clients d’un groupe donné. Si vous laissez cette zone à blanc, tous les groupes de relance clients seront traités, hormis le groupe 0 qui est toujours écarté. Rappel : le groupe de relance client est défini dans la fiche de chaque client.

ð Compte collectif à traiter. Permet de n’imprimer les lettres que pour les comptes clients attachés à un collectif donné. Cela permet notamment, si le compte Clients douteux a été défini en tant que compte collectif, de laisser ce collectif à l’écart de ce traitement. Si vous laissez cette zone à blanc, tous les collectifs clients seront traités. Remarque : chaque couple (compte collectif, client) est traité distinctement dans la chaîne de relance ; si un même client a des factures en situation de relance dans deux collectifs différents, il recevra deux lettres de relance.

ð A partir du client numéro - Jusqu’au client numéro. Permet de n’imprimer les lettres que pour un intervalle de clients. Si vous laissez ces deux zones à blanc, tous les clients seront traités.

ð A partir du code représentant - Jusqu’au code représentant. Permet de n’imprimer les lettres que pour les clients attachés à un code ou un intervalle de codes représentants donnés. Ces deux zones ne sont présentées que si vous avez choisi une valeur autre que 0=Pas géré à l’invite Mode de gestion du code représentant en page 4 de la fiche société.

Suite à ce premier écran de saisie des paramètres d’impression des lettres de relance, le second écran propose les zones suivantes :

ð Imprimante. Indiquez le nom de l’imprimante sur laquelle les lettres seront imprimées.

ð Date d’arrêté du calcul des agios. Cette zone n’est présentée que s’il existe au moins une lettre-type, parmi toutes les lettres-types que vous avez définies, pour laquelle vous avez demandé l’impression d’un décompte d’agios suite à la lettre. Indiquez ici la date qui va permettre de calculer le retard de paiement, par comparaison avec la date d’échéance de chaque facture.

ð Taux d’agio. Même remarque que pour la zone ci-dessus pour ce qui est de la présentation ; indiquez le taux d’agios à appliquer, facture par facture. Il s’agit là d’un taux annuel.

ð Taux de TVA sur les agios. Même remarque que pour la zone ci-dessus pour ce qui est de la présentation ; indiquez le taux de TVA à appliquer sur le montant total d’agios calculé.

Rappel : seule l’impression d’un décompte d’agios est prise en charge ; aucune comptabilisation d’agios n’est effectuée par le système.

Par la touche de fonction F10=Choix des lettres de relance, vous pouvez accéder au tableau de correspondance (groupe de relance, niveau de relance du client) è N° de lettre-type à imprimer. Ce tableau a déjà était présenté dans la saisie des lettres-types au paragraphe 14.1.

Pour lancer l’impression des lettres de relances en traitement par lot, validez le second écran de paramètres d’impression par la touche ENTREE.

14.5 Relance des traites émises à l’acceptation

Cette procédure permet de relancer les traites émises à l’acceptation, pour tenter de les faire rentrer d’acceptation plus vite. Elle est basée sur le portefeuille de traites émises à l’acceptation, et non sur les comptes clients. Le traitement est donc totalement différent de celui de la chaîne de relance décrite dans les paragraphes précédents. La seule chose en commun est la saisie des lettres-types ; en effet, cette procédure permet d’éditer soit une liste des traites à relancer, soit des lettres de relance de traites. Dans ce dernier cas, elle utilise une lettre-type qui doit être saisie par la procédure décrite au paragraphe 14.1, même si le texte de la lettre sera dans ce cas bien différent.

La relance des traites à l’acceptation vient, dans le temps, bien en amont de la relance du compte client. On relance une traite alors que l’échéance est à venir, alors que l’on relance le compte client lorsque l’échéance est dépassée.

Cette procédure est accessible depuis le menu auXiliaire/relances Clients/relance des Traites émises à l'acceptation.

Ecran de saisie des paramètres

Lors de l'appel de la procédure, il y a affichage d'un écran de saisie des paramètres, comportant les zones suivantes :

ð Edition liste des traites. Indiquez la valeur O=Oui pour imprimer une liste de traites à relancer.

ð Edition des lettres de relance. Indiquez la valeur O=Oui pour imprimer des lettres de relance des traites émises à l’acceptation.

ð Traites émises après le – avant le. Permet de sélectionner les traites à relancer en fonction de leur date d’émission.

ð Traites échues après le – avant le. Permet de sélectionner les traites à relancer en fonction de leur date d’échéance. Les deux critères de date, date d’émission et date d’échéance peuvent être combinés.

ð N° de la lettre-type. En cas d’édition de lettre de relance, indiquez le N° de la lettre-type à imprimer. Il n’y a pas de gestion de plusieurs niveaux de relance de traites, comme c’est le cas dans la chaîne de relance des comptes clients. En revanche, il est possible de lancer le traitement en plusieurs fois, avec des sélections de dates différentes, en choisissant chaque fois la lettre-type adaptée. Par exemple, pour les traites venant à échéance dans moins de 20 jours, on pourra utiliser une lettre-type plus ferme que s’il s’agit de traites venant à échéance dans 2 mois.

ð Groupe pour relance. Permet de ne traiter que les clients d’un groupe donné. Si vous laissez cette zone à blanc, tous les groupes de relance clients seront traités, hormis le groupe 0 qui est toujours écarté. Rappel : le groupe de relance client est défini dans la fiche de chaque client.

ð A partir du code représentant - Jusqu’au code représentant. Permet de ne traiter que les clients attachés à un code ou un intervalle de codes représentants donnés. Ces deux zones ne sont présentées que si vous avez choisi une valeur autre que 0=Pas géré à l’invite Mode de gestion du code représentant en page 4 de la fiche société.

Enfin, la touche de fonction F23=Epurer permet d’effacer du portefeuille de traites émises à l’acceptation les traites les plus anciennes, en fonction d’une date d’échéance que vous devez saisir. Cela évite de relancer des traites dont l’échéance est de toute façon dépassée (ou trop proche). Ces traites non revenues d’acceptation vont arriver « naturellement » dans le circuit de relance classique, puisqu’une traite à l’acceptation n’a donné lieu à aucune comptabilisation. La facture correspondante dans le compte client est donc restée non lettrée ; une fois l’échéance atteinte, la facture sera prise en compte dans la chaîne de relance des comptes clients.

Suite à ce premier écran qui doit être validé par la touche ENTREE, un second écran présente les paramètres d’impression habituels, Imprimante, format de papier et Nombre d’exemplaires. Validez cet écran par ENTREE pour soumettre le traitement d’édition par lot.

15. Autres éditions pour le suivi des clients

15.1 En-cours clients

Listes papier

Cette procédure permet d’imprimer la liste des en-cours financiers clients. La notion d’en-cours financier utilisée ici est la même que celle présentée en consultation de compte client, sur l’écran En-cours règlement client présenté au paragraphe 5.1.

Rappel : l’en-cours d’un client est composé de :

’ Le solde du compte client, c’est à dire la somme des écritures non lettrées ;

’ Le total des règlements en portefeuille ;

’ Le total des règlements remis en banque non échus (traite remises à l’escompte ou à l’encaissement alors que l’échéance n’est pas encore atteinte) ;

’ Le total des règlements remis en banque échus, mais dont le délai de rétention pour risque d’impayé n’est pas encore atteint. Ce délai est spécifié pour chaque mode de paiement dans les paramètres codes paiement. Par exemple, pour un chèque, si l’on a indiqué 10 jours, le chèque du client sera conservé dans l’en-cours financier 10 jours après sa date de remise.

La procédure est accessible par le menu auXiliaire/Editions/En cours client.

Lors du lancement de cette procédure, un écran de saisie de paramètres est proposé :

ð Solde des comptes clients au. Indiquez la date à laquelle le solde des comptes clients sera calculé.

ð Mise à jour de l'en-cours dans la fiche client. Indiquez O=Oui si vous voulez que la zone En-cours financier disponible dans la fichier client soit mise à jour par cette procédure. Cette donnée de la fiche client pourra alors être utilisée par une application de gestion commerciale par exemple, qui pourra ainsi connaître l’en-cours d’un client sans qu’il y ait balayage à chaque fois du détail du compte client.

ð Code compte collectif. Indiquez le code racine du compte collectif client à traiter, si vous avez plusieurs collectifs clients. Par défaut, le système traite tous les collectifs clients. L’en-cours d’un client donnera alors le cumul tous collectifs confondus pour celui-ci.

ð A partir du client numéro – Jusqu’au client numéro. Indiquez la plage de comptes clients à traiter. Par défaut, le système propose de traiter tous les clients.

Sur le 2^ème écran de paramètres, on a les zones suivantes :

ð Imprimante. Indiquez le nom de l’imprimante sur laquelle l’état doit être dirigé.

ð Format de papier. Indiquez le format de papier souhaité.

ð Nombre d'exemplaires. Il s'agit du nombre de copies souhaitées pour chacun des deux états possibles :

§ Liste simple. Cet état ne comporte qu’une ligne par client, avec pour chacun d’entre eux, le solde du compte (1), le total des traites émises à l’acceptation (2), le total des règlements en portefeuille (3), le total des règlements remis en banque non échus (y compris ceux dont le délai de rétention n’est pas atteint) (4), le total en-cours financier (somme des colonnes précédentes (1)+(3)+(4) ).

§ Liste détaillée. Cet état présente l’explication détaillée de l’en-cours financier de chaque client. Cet en-cours est composé d’une part de toutes les écritures non lettrées présentes dans le compte, d’autre part de tous les règlements en portefeuille ou remis en banque non échus (règlements que l’on peut visualiser sur l’écran En-cours règlements clients consultable par la touche F9=En-cours en interrogation de compte client). Attention aux volumes de papier si vous demandez cette liste détaillée pour l’ensemble de vos clients.

Vous pouvez agir sur le nombre d'exemplaires pour chacune de ces deux listes. Il est possible également d'indiquer 0 dans le nombre d'exemplaires si vous ne voulez pas éditer l'une des deux listes.

Mise à jour quotidienne de l’en-cours dans les fiches client

Cette même procédure peut être utilisée pour provoquer une mise à jour périodique de la zone En-cours financier disponible dans la fiche client. Il suffit pour cela de créer un poste dans le planning des travaux de l’AS/400 pour cette procédure, en choisissant les paramètres de lancement tel que cela est décrit ci-après.

La syntaxe à utiliser pour appeler cette procédure sans passer par le menu et l’écran de soumission décrits ci-devant est la suivante :

CALL CPEECFAU ('SRRDDDDDDDDFFFFFFFF')

avec

S=Code société (obligatoire)

RR=Code racine du collectif client à traiter. Laissez le à blanc pour traiter tous les collectifs

DDDDDDDD=N° client début (facultatif)

FFFFFFFF=N° client fin (facultatif)

Exemples :

CALL CPEECFAU ('1') Lancer sur la société 1, tous les collectifs, tous les clients

CALL CPEECFAU ('141') Lancer sur la société 1, Collectif 41, tous les clients

CALL CPEECFAU ('1 000100 999000 ') Lancer sur la société 1, tous les collectifs

clients compris entre 000100 et 999000

Pour automatiser ce traitement tous les jours, il suffit de placer cette commande de soumission dans le planning des travaux différés de l'AS/400.

Exemple de commande à passer pour planifier le job :

ADDJOBSCDE puis F4

Travail . . . . . . . ENCOURS_CL

Commande à exécuter . CALL HMCPT/CPEECFAU '141'

Fréquence . . . . . . *WEEKLY

Date planifiée, ou . *NONE

Jour planifié . . . . *MON

*TUE

*WED

*THU

*FRY

Heure planifiée . . . 200000

Extraction de l’en-cours financier client depuis une autre application

LDCompta fournit une procédure standard pouvant être appelée depuis une autre application (progiciel de gestion commerciale) pour extraire l’en-cours financier d’un client, à la demande.

Cette procédure, nommée CPXECF, attend les paramètres suivants :

Paramètres d'entrée :

N° de compte client (10 caractères, c’est à dire code du compte collectif sur 2 caractères suivi du N° du client sur 8 caractères)

Date de solde du compte comptable (6 numérique paquée, sous la forme AAMMJJ)

Paramètres de sortie :

Solde du compte client

Total règlements en portefeuille

Total règlements remise en banque non échus

Total règlements à l'acceptation

Ces 4 montants sont définis en numérique paqué, sur 13,2 (13 chiffres, dont 2 décimales).

Exemple d’appel depuis un programme écrit en RPG 3 :

C CALL ‘CPXECF’

C PARM CPTSW 10

C PARM DT6W 60

C PARM SOLDW 132

C PARM TPORW 132

C PARM TBQEW 132

C PARM TACPW 132

La procédure doit être appelée pour chaque compte pour lequel on désire connaître l’en-cours financier. L’en-cours financier n’est pas retourné directement ; il doit être recalculé en sommant 3 des zones retournées, à savoir Solde du compte client, Total règlements en portefeuille, et Total règlements remise en banque non échus.

Remarque importante : ce programme qui est écrit en RPG3 se termine après chaque appel sans fermer les fichiers de données qu’il a ouvert, de façon à optimiser les performance lors d’appels successifs rapprochés. La fermeture explicite des fichiers de données laissés ouverts par ce programme est donc à la charge du programme appelant. Cela se fait normalement par un appel à la commande RCLRSC ou RCLRSC LVL(*CALLER).

Autre remarque importante : la gestion de la liste de bibliothèques est également à la charge du programme appelant. Pour que ce programme CPXECF fonctionne correctement, il faut qu’il existe dans la liste de bibliothèques du travail courant les bibliothèques suivantes :

La bibliothèque de données CPTxLIB, où x représente le code du dossier comptable

La bibliothèque des programmes de LDCompta nommée HMCPT.

15.2 Dépassement échéances

Liste papier

Cette procédure permet d’analyser les paiements clients, de façon à mettre en évidence les dépassements d’échéance de vos clients. Il s’agit donc d’une analyse un petit peu de même nature que celle offerte par le module de relance des clients.

L’objectif de cette procédure est d’isoler les clients mauvais payeurs récurrents, de façon à bloquer ceux-ci en gestion commerciale, dans une prise de commande par exemple.

La procédure est accessible par le menu auXiliaire/Editions/Dépassement échéances.

Lors du lancement de cette procédure, un écran de saisie de paramètres est proposé :

ð Date d'échéance limite de traitement. Cette date permet de ne pas tenir compte dans ce traitement, des écritures ayant une date d’échéance postérieure à cette limite. Le système propose la date du jour comme date limite.

ð Montant mini du dépassement. Indiquez le montant minimum du dépassement à prendre en compte dans l’analyse (voir ci-après le détail des calculs effectués).

ð ET/OU. Choisissez l’opérateur à utiliser pour combiner les deux critères de sélection possibles, Montant mini du dépassement et Nombre de jours mini de dépassement.

ð Nombre de jours mini de dépassement. Indiquez le nombre de jours minimum de dépassement à prendre en compte dans l’analyse.

A partir des 3 paramètres définis ci-dessus, le système calcule le délai moyen de paiement de chaque client. Il se base pour cela sur la liste des écritures non lettrées ou lettrées partiellement, qu’il classe selon leur échéance. Il calcule ensuite le nombre de jours moyen de dépassement, en faisant une moyenne pondérée des différents dépassements constatés. Le client est ensuite sélectionné par comparaison entre les valeurs calculées et les valeurs minimum demandées, combinées avec l’opérateur ET/OU indiqué.

ð Ignorer les écritures sur lesquelles porte un litige. Indiquez O=Oui si vous voulez que les écritures sur lesquelles vous avez déclaré un litige soient ignorées par ce traitement. La notion de litige client est abordée au paragraphe 14.3.

Le second écran de saisie de paramètres est proposé lorsque vous validez le premier écran par ENTREE :

ð Imprimante. Indiquez le nom de l’imprimante sur laquelle la liste sera dirigée.

ð Format de papier. Indiquez le format de papier à utiliser pour l'édition, parmi ceux qui vous sont proposés.

ð Nombre d'exemplaires. Il s'agit du nombre de copies souhaitées pour la liste.

Sur le premier écran, la touche de fonction F13=Paramètres Gestion commerciale permet de faire un lien entre ce traitement et une application de gestion commerciale utilisée en amont de LDCompta. Il faut alors référencer le programme de mise à jour qui sera chargé de répercuter les éléments dans la base de données de gestion commerciale.

La liste imprimée présente pour chaque client concerné le solde du compte, le montant total des dépassements d’échéance, et le nombre de jours moyen de dépassement.

En fin d’état, on retrouve le total des soldes, le total de tous les dépassements, ainsi que le nombre de jours moyen de dépassement (moyenne pondérée des dépassements clients observés).

Mise à jour quotidienne d’une gestion commerciale à partir de ce traitement

Cette même procédure peut être utilisée pour provoquer la mise à jour périodique des données de blocage en gestion commerciale. Il suffit pour cela de créer un poste dans le planning des travaux de l’AS/400 pour cette procédure, en choisissant les paramètres de lancement tel que cela est décrit ci-après.

La syntaxe à utiliser pour appeler cette procédure sans passer par le menu et l’écran de soumission décrits ci-devant est la suivante :

CALL CPEDPEAU ('S’)

avec

S=Code société (obligatoire)

Pour automatiser ce traitement tous les jours, il suffit de placer cette commande de soumission dans le planning des travaux différés de l'AS/400.

Exemple de commande à passer pour planifier le job :

ADDJOBSCDE puis F4

Travail . . . . . . . DEP_ECHEAN

Commande à exécuter . CALL HMCPT/CPEDPEAU '1’

Fréquence . . . . . . *WEEKLY

Date planifiée, ou . *NONE

Jour planifié . . . . *MON

*TUE

*WED

*THU

*FRY

Heure planifiée . . . 200000

15.3 Relevés clients

L’objet de ce module est de pouvoir éditer des relevés clients, avec émission simultanée de traite sur relevé (traite à l’acceptation ou traite directe en portefeuille). De plus, il peut y avoir comptabilisation intégrée de la traite dans le portefeuille de règlements clients.

Ce module Relevé clients prend sa place entre :

· D’une part un module Relevés client de gestion commerciale, où il ne peut s’agir que d’un relevé de factures, ne disposant pas des règlements déjà effectués ;

· D’autre part des relevés de comptes clients disponibles par ailleurs dans LDCompta, mais pour lesquels il n’existe pas de possibilité de traite jointe.

Pour bien distinguer les deux traitements d’édition de relevé de LDCompta, on parle soit de relevé de compte lorsqu’il s’agit du traitement d’édition simple, comparable à l’édition d’un grand-livre (bien que ces relevés de comptes ne puissent s’imprimer que pour des comptes clients), soit de relevés clients pour le traitement décrit ici. L’édition des relevés de compte est décrite au paragraphe 6.10. C’est aussi cette dernière qui est utilisée conjointement à l’édition des lettres de relance, dans le cas des lettres-types pour lesquelles on a demandé un relevé séparé.

Enfin, il faut préciser que cette chaîne d’édition de relevés clients n’a pas la prétention d’être universelle ; en matière d’édition de relevés, si l’on veut pouvoir traiter tous les cas de figure, il faudrait disposer d’un grand nombre de paramètres notamment au niveau des fiches clients. La chaîne proposée ici est plutôt livrée à titre d’exemple, et peut éventuellement être enrichie par des adaptations réalisées en spécifique pour telle ou telle entreprise. Les principales limitations de cette chaîne connues à ce jour sont :

· Pas de possibilité de sélectionner les écritures à intégrer sur le relevé en fonction du mode de paiement de chaque écriture, LDCompta ne disposant pas de l’information Mode de paiement prévu au regard de chaque écriture passée dans les comptes clients ;

· Pas de relevé multi-échéances. Le système ne regroupe pas les écritures en fonction de leur date d’échéance. Au contraire, une fois toutes les écritures intégrées sur le relevé, il calcule une date d’échéance pour ce relevé, sans tenir aucun compte de l’échéance des factures qui le composent.

Emission des relevés clients

La procédure d’émission des relevés clients est accessible depuis le menu auXiliaire/Editions/Relevés clients. Elle offre deux modes :

· Soit un mode automatique, permettant l’émission de relevés pour une tranche de N° de comptes clients,

· Soit un mode manuel, où l’on choisit tout d’abord le compte à traiter, puis on pointe ensuite les écritures à faire apparaître sur le relevé.

Ce choix s’effectue sur le premier écran de saisie des paramètres d’impression.

Mode automatique

Dans ce premier mode, le premier écran comporte un ensemble de zones de sélection :

ð Plage de comptes à traiter. Indiquez la plage de comptes à traiter. Il ne peut s'agir que de comptes clients. Les deux N° de comptes indiqués doivent être attachés au même collectif (même code racine).

ð Mode de paiement. A l’intérieur de la plage de compte indiquée à l’invite précédente, seuls les clients ayant le mode de paiement fixé ici seront traités.

ð Sélection des écritures – Depuis le – Jusqu’au. Indiquez, si vous le souhaitez, une date de début et/ou de fin, dates délimitant la période à traiter pour le relevé. Les écritures ayant une date comptable en dehors de cette période seront ignorées. Attention : dans tous les cas, les écritures qui figurent sur le relevé sont les seules écritures non lettrées, ou lettrées partiellement.

ð Journaux à sélectionner – Journaux à omettre. Indiquez, si vous le souhaitez, le ou les codes journaux des écritures à sélectionner ou à omettre. On peut se rapprocher ainsi d’un relevé de factures traditionnel, en ne sélectionnant que les écritures portées sur les journaux de vente.

Suite à ce premier écran, un deuxième écran permet d’indiquer les options de traitement :

ð Date des relevés. Il s’agit de la date du relevé, qui figurera sur les relevés qui vont s’imprimer. En cas de comptabilisation du relevé, cette date sera la date comptable du relevé. Cette date est aussi utilisée comme date de départ pour calculer l’échéance de la traite associée, le calcul de l’échéance se basant sur les conditions de paiement stipulées au niveau de chaque fiche client.

ð Option d’édition. Choisissez l’une des options possibles :

§ 0=Aucune édition. Aucune édition de relevé ou de traite n’est faite ; vous devez alors impérativement choisir une option de comptabilisation à l’invite suivante.

§ 1=Relevé uniquement. Edition d’un relevé seulement, mais pas d’édition de traite.

§ 2=Relevé + traite. Edition d’un relevé avec la traite en pied de relevé.

§ 3=Relevé + traite séparée. Edition d’un relevé, la traite étant imprimée séparément (traites en continu). On obtient donc deux fichiers spoules distincts.

ð Option de comptabilisation. Choisissez l’une des options possibles :

§ 0=Aucune comptabilisation. Aucune forme de comptabilisation n’est faite pour le relevé ; il ne s’agit que d’un traitement d’édition.

§ 1=Lettrage partiel uniquement. Il n’y a pas de comptabilisation à proprement parler ; simplement, pour chaque client, les écritures figurant sur le relevé sont intégrées dans un lettrage partiel créé par le système. Ainsi, en consultation de compte par exemple, on retrouvera une simple ligne pour le relevé (sous forme de lettrage partiel) en lieu et place du détail des écritures intégrées sur le relevé. On pourra toujours afficher ce détail en demandant par exemple l’affichage des lettrages partiels par la touche F13 en consultation de compte. De plus, lors de la saisie ultérieure du règlement, si le client paie le relevé en totalité, il suffira de pointer le seul lettrage partiel, plutôt que d’avoir à rechercher le détail des écritures à lettrer (en cas de paiement incomplet, on pourra toujours effacer ce lettrage partiel lors de la saisie du règlement). Le lettrage partiel a un libellé de la forme :

RELEVE PP NNNNNN,

avec PP = Mode de paiement utilisé,

et NNNNNN = N° du relevé attribué automatiquement par LDCompta.

La date comptable du lettrage partiel est la date de relevé indiquée sur ce même écran, et la date d’échéance est celle calculée pour la traite. S’il existait un ou plusieurs lettrages partiels antérieurs incluant une ou plusieurs écritures prises sur le relevé, ce ou ces lettrages partiels sont supprimés, de façon à ce que toutes les écritures prises sur le relevé puissent être intégrées sur le nouveau lettrage partiel.

§ 2=Traite à l'acceptation. Même traitement que précédemment en ce qui concerne le lettrage partiel ; de plus, le système crée une traite dans le portefeuille des traites émises à l’acceptation.

§ 3=Traite en portefeuille. Le système comptabilise le règlement, sous la forme d’une traite placée dans le portefeuille. On a donc une écriture passée au compte client, qui lettre l’ensemble des écritures figurant sur le relevé, avec en contre-patrie une écriture passée au compte de portefeuille (compte défini en page 2 de la fiche société).

Enfin, le dernier écran permet de spécifier les options d’impression, c’est à dire le nom de l’Imprimante sur laquelle l’édition sera dirigée, et pour chaque type de document demandé en édition, à savoir Relevé et/ou Traite séparée :

§ s’il faut que le système imprime ou pas la raison sociale et l’adresse de votre société en tête de chaque page (suivant que vous imprimez sur un papier à votre en-tête ou pas),

§ le type d’imprimé utilisé (pour que le système puisse émettre le message Montez papier de type xxxxxx adéquat),

§ la taille de la page (hauteur de la page en nombre de lignes),

§ et enfin le nombre d’exemplaires souhaités.

Toutes les données saisies sur les différents écrans pour une édition de relevé en mode automatique sont mémorisées lorsque vous validez le dernier écran par ENTREE et vous seront donc réaffichées lors des demandes de relevés suivantes à venir.

Mode manuel

Dans ce premier mode, vous devrez traiter les clients un à un ; pour chaque client, vous accédez à un écran sur lequel vous devez pointer la ou les écritures à faire figurer sur le relevé. Il n’y a pas de pré-sélection automatique des écritures à intégrer sur le relevé comme dans le mode précédent. Le reste du traitement, édition et comptabilisation, est en revanche totalement similaire.

Particularités en mode Devise

Pour les comptes gérés en devises, et si toutes les écritures apparaissant sur le relevé sont dans une même devise, le relevé est imprimé dans cette devise. La traite accompagnant le relevé est elle aussi dans cette devise, sauf si cette devise n’est ni la devise de référence, ni la seconde devise de paiement acceptée par LDCompta. La traite est dans ce cas émise dans la devise associée au compte s’il s’agit de la devise de référence ou de la deuxième devise de paiement, dans la devise de référence sinon.

En revanche, dès lors qu’il y a plusieurs devises apparaissant sur le relevé, le relevé et la traite jointe sont édités dans la devise associée au compte s’il s’agit de la devise de référence ou de la deuxième devise de paiement, dans la devise de référence sinon.

Lettrage des comptes clients

Le N° de relevé ayant été inscrit en tant que N° de pièce à la fois sur le lettrage partiel et sur la traite émise, le lettrage du compte client pourra se faire facilement grâce à ce N° de relevé.

Cela s’effectuera soit automatiquement lors de la comptabilisation de la traite en portefeuille si l’option 3=Traite en portefeuille a été choisie, soit ultérieurement lors de la l’acceptation de la traite si l’option 2=Traite à l’acceptation a été choisie. La procédure de gestion des traites à l’acceptation reconnaît cette association entre la traite acceptée et le lettrage partiel, de telle sorte que le pointage du lettrage partiel est automatique sur l’écran de lettrage qui fait suite à l’acceptation de la traite. Il n’y a donc qu’à valider le lettrage qui est proposé pour la traite.

Si la traite acceptée revient avec un montant qui n’est pas celui initialement calculé pour le relevé, il sera toujours possible soit d’effectuer un lettrage partiel de cette traite avec le lettrage partiel correspondant au relevé, soit de supprimer le lettrage partiel pour pouvoir lettrer le compte différemment.

16. Suivi de la TVA sur les encaissements

16.1 Présentation générale

L'objectif des états de suivi de la TVA sur encaissement est d'apporter une aide significative à l'établissement de la déclaration de TVA, pour les entreprises soumises à la TVA sur les encaissements.

Les principes de base retenus pour calculer et imprimer les états de TVA sur encaissements sont :

þ Détermination de la TVA collectée mois par mois, par analyse des journaux de vente, en distinguant cette TVA par taux et par type (TVA sur débit ou TVA sur encaissement) ;

þ Analyse des restes dus clients, pour calculer la part des restes dus correspondant à des factures soumises à la TVA sur encaissements. Sont considérées comme restant dues les factures non réglées, ou réglées mais non échues, c'est à dire les factures dont la date d'échéance du règlement est postérieure à la date d'arrêté du suivi de TVA. Cette analyse se fait en exploitant les lettrages effectués dans les comptes clients, lettrages faisant le lien entre les encaissements (règlements clients) et les factures réglées ;

þ Par différence entre le total de la TVA collectée issue des journaux de vente et le total de la TVA correspondant aux factures restant dues, on obtient la TVA collectée effectivement due.

Ces calculs se font toujours en cumul depuis le début de l'exercice comptable. Pour déterminer la TVA due pour un mois, il faudra soustraire du montant cumulé (calculé par l'ordinateur) le total de la TVA collectée déclarée depuis le début de l'exercice, ce dernier total n'étant pas "récupéré" automatiquement dans les comptes de TVA.

Le suivi de TVA prend en compte tous les cas de figure ci-dessous :

· factures soumises à la TVA sur encaissements, d'autres soumises à la TVA sur débits, ou même ventilation, pour une même facture, sur les deux types de TVA, encaissements et débits ;

· plusieurs taux de TVA, y compris taux zéro (TVA exo) ;

· gestion des avoirs clients ;

· gestion des règlements partiels ;

· gestion des impayés.

16.2 Description des états du suivi de TVA

Les états du suivi de la TVA collectée peuvent être lancés à partir de l'option de menu auXiliaire/Editions/Tva sur encaissement.

Lors de la demande d'édition de ces états, deux dates doivent être précisées :

ð Suivi de la TVA arrêté au. Il s’agit de la date d'arrêté de l’état de suivi de la TVA ;

ð Pour l'analyse détaillée, édition du détail des factures à partir du. Indiquez la date à partir de laquelle vous souhaitez voir éditer le détail des factures (voir plus loin le descriptif de l'état Analyse détaillée des factures).

D'autre part, lors de la première demande d'édition, un certain nombre de paramètres nécessaires au suivi de la TVA doivent être définis.

Trois touches de fonction sont disponibles pour cela :

§ F13=Paramètres du suivi de la TVA

§ F14=Définir reports

§ F15=Définir comptes de TVA.

Ces paramètres sont décrits plus en détail au paragraphe suivant..

A partir de là, trois états vont être produits :

Liste des anomalies à traiter séparément

Cette liste met en évidence toutes les écritures des comptes clients qui n'ont pas pu être traitées de façon automatisée lors de l'analyse des restes dus clients. Cette liste devra être analysée avec soin pour déterminer dans quelle mesure les écritures qu'elle met en évidence sont susceptibles d'influer sur les totaux de TVA due indiqués sur les deux autres états.

Pour chaque écriture listée, un message donne une indication sur la cause du rejet :

§ acompte échu : cas d'un règlement client non lettré, ou lettré partiellement avec une écriture autre qu'une facture ou avoir client, et dont la date d'échéance est antérieure ou égale à la date d'arrêté du suivi de la TVA ;

§ acompte non échu : même cas que ci-dessus, mais pour un règlement dont la date d'échéance est postérieure à la date d'arrêté du suivi de la TVA ;

§ Autre crédit : cas d'une écriture au crédit du compte client (sauf avoirs), non lettrée ou lettrée partiellement avec une écriture autre qu'une facture ou avoir client, mais comptabilisée sur un journal qui n'est pas un journal de banque (il ne s'agit donc probablement pas d'un règlement client) ;

§ Autre débit : cas d'une écriture au débit du compte client (sauf factures), non lettrée ou lettrée partiellement avec une écriture autre qu'une facture ou avoir client.

§ Solde lettrage : cas du solde débiteur d'un lettrage, hors factures clients lettrées partiellement (par exemple, OD lettrée partiellement avec un règlement).

Pour chaque cause de rejet (hors Solde lettrage), il peut s'agir du rejet de l'écriture en totalité (Cas d'un règlement client non lettré par exemple), ou d'un rejet partiel (Cas d'un règlement lettré partiellement avec une facture, le montant du règlement étant supérieur à celui de la facture). Dans le cas d'un rejet partiel, le montant imprimé dans le colonne Débit ou Crédit correspond au montant rejeté, et non pas au montant réel de l'écriture. Ces rejets partiels sont signalés par une astérisque (*) dans la colonne Nature de l'anomalie.

Il est possible de centraliser les écritures d'un ou plusieurs journaux sur cette liste des anomalies, afin de diminuer le volume de cet état. Cela est particulièrement utile dans le cas de comptes confrères où l'on trouve à la fois des écritures d'achat et de vente ; on peut ainsi centraliser les écritures d'achat, qui ressortent toutes en anomalies tant qu'elles n'ont pas été lettrées.

En fin de liste, des sous-totaux par cause de rejet sont imprimés, ainsi qu'un total général.

Le nombre d'écritures portées sur cette liste doit normalement être très faible, en dehors du cas des comptes confrères évoqué ci-dessus. Pour ce faire, il convient de lettrer convenablement les comptes clients lors de chaque saisie de règlement client, en utilisant au besoin les lettrages partiels. Seuls les acomptes sur commandes peuvent poser problème, puisqu'il ne sera pas possible de les lettrer lors de leur comptabilisation.

Analyse détaillée des factures

Cet état s'appuie au départ sur le ou les journaux de vente. Il liste donc toutes les factures et avoirs de la période définie par les deux dates introduites lors de la demande d'édition :

’ la date à partir de laquelle on souhaite éditer le détail des factures d'une part ;

’ la date d'arrêté du suivi de la TVA d'autre part.

On trouve également toutes les factures et avoirs des périodes précédentes, c'est à dire ayant une date comptable antérieure à la date à partir de laquelle on a demandé le détail des factures, pour peu que ces factures et avoirs présentent un reste dû.

Toutes ces factures et avoirs sont triés par compte client. Pour chaque facture ou avoir listé, on trouve dans les différentes colonnes de l'état les informations suivantes :

ATTENTION : la description de l'état qui est faite ci-après correspond au format de papier standard (Format de papier 1=Standard 11 pouces). Si vous optez pour un format de papier A4 (Format de papier 2 ou 3), certaines colonnes ne sont pas imprimées faute de place.

ð l'identification de la pièce (Date comptable, Code journal, Code nature de pièce, N° de pièce, Date d'échéance, Libellé écriture) ;

ð les montants de la facture, HT, TVA et TTC ;

ð la ventilation des bases HT par taux de TVA et par nature (TVA sur débit ou TVA sur encaissement) ;

ð la ventilation des encaissements relatifs à cette facture, en distinguant 4 cas de figure :

§ Montant réglé échu : Cas d'une facture lettrée avec un règlement client (c'est à dire une écriture passée sur un journal de banque), et pour lequel la date d'échéance est antérieure ou égale à la date d'arrêté du suivi de TVA ;

§ Montant lettré : Cas d'une facture lettrée avec une écriture autre qu'un règlement client (Par exemple, facture lettrée avec un avoir) ;

§ Montant réglé non échu : Même cas de figure que la colonne Montant réglé échu, mais concerne les règlements ayant une date d'échéance postérieure à la date d'arrêté du suivi de TVA ;

§ Montant Reste dû : Différence entre le montant TTC de la facture et les montants des 3 colonnes décrites ci-dessus.

Pour les 3 colonnes Montant réglé échu, Montant lettré, Montant réglé non échu, et dans le cas d'une facture lettrée par plusieurs autres écritures, la ventilation dans les 3 colonnes se fera en fonction des natures de chaque écriture mise en jeu par le lettrage. Par exemple, si une facture est lettrée par deux règlements dont un seulement est échu, on trouvera le montant du règlement échu dans la colonne Montant réglé échu, le montant du second règlement dans la colonne Montant réglé non échu. De la même façon, lorsqu'un règlement lettre plusieurs factures, le montant du règlement est imputé sur les différentes factures dans l'ordre des dates comptables des factures (1er règlement sur 1ère facture...).

Exemple : Facture 1 du 10/06 de 1500F

Facture 2 du 20/07 de 2000F

Règlement 1 de 1000F du 31/07 à échéance au 31/10

Règlement 2 de 2500F du 30/09 à échéance au 31/12

En supposant que ces 4 écritures soient lettrées ensemble, on trouvera sur l'état de TVA de Novembre:

Réglé échu Réglé non échu

Facture 1 1000 500

Facture 2 2500

Ces deux règles s'appliquent également dans le cas de lettrages partiels.

ð les restes dus de TVA sur encaissement. Ces 3 dernières colonnes font ressortir les restes dus concernant la part des factures soumises à TVA sur les encaissements. Du point de vue de la TVA sur encaissement, sont considérées comme restes dues la part non réglée des factures (Colonne Reste dû décrite ci-devant), ainsi que la part réglée non échue (Colonne Réglé non échu décrite ci-devant). Le reste dû TTC concernant la TVA sur encaissement est donc calculé ainsi :

(Reste dû + Réglé non échu) / MTTC * MTTCENC

avec :

MTTC = Montant total TTC de la facture

MTTCENC = Montant TTC soumis sur encaissement

Cette règle de trois est nécessaire pour les factures soumises à la TVA sur encaissement pour partie seulement. A partir de cette colonne Reste dû TTC de TVA sur encaissement, on calcule le montant HT et le montant TVA correspondant, en utilisant le taux de TVA adéquat.

Toutes les lignes apparaissant sur l'état sont sommées en fin de liste, en distinguant :

· les factures et avoirs de la période demandée en édition détaillée d'une part ;

· les factures et avoirs des périodes précédentes.

Des contrôles de cohérences peuvent ainsi être réalisés :

è les totaux de la ligne Période demandée dans les colonnes Montant des factures et Ventilation de la TVA peuvent être comparés par rapport aux journaux de vente de la période considérée ;

è le total de la ligne Toutes périodes, dans la colonne Ventilation des encaissement-Reste dû, doit correspondre au solde du grand-livre client arrêté à la même date, à la différence près du total indiqué sur la liste des anomalies à traiter séparément, liste décrite au paragraphe précédent.

Etat récapitulatif

Cet état présente les mêmes informations que l'analyse détaillée décrite ci-dessus, mais sous une forme beaucoup plus synthétique.

Au lieu de détailler toutes les factures, on ne propose que des cumuls mensuels, une ligne d'état par mois de l'exercice, et éventuellement par taux de TVA.

Les colonnes sont sensiblement les mêmes que celle de l'analyse détaillée :

ð Ventilation de la TVA sur débit : Total des bases HT et des montants TVA des factures de la période soumises à la TVA sur les débits ;

ð Ventilation de la TVA sur encaissement : Total des bases HT et des montants TVA des factures de la période soumises à la TVA sur les encaissements ;

ð Montant TVA cumulé : Total progressif du début de la liste jusqu'au mois considéré, du montant TVA collectée, débit et encaissement.

ð Ventilation des restes dus et non échus en TVA sur encaissement, en distinguant :

§ la part TTC des factures restant due, ou réglée non échue, et soumises à TVA sur encaissement ;

§ le montant TVA correspondant à cette part restant due ou non échue ;

§ le montant TVA cumulé : Total progressif du début de la liste jusqu'au mois considéré, de la colonne précédente.

ð Montant de la TVA due cumulée, à la fois en base HT et en montant TVA. Celui-ci est la différence entre les deux colonnes Montant TVA cumulé et TVA cumulée sur restes dus et non échus. C'est ce montant qui correspond au montant de la TVA effectivement due depuis le début de l'exercice, compte tenu de la facturation faite et des encaissements réalisés.

Pour déterminer la TVA due pour un mois donné, il faudra soustraire de ce montant TVA due cumulée le total de la TVA collectée déclarée depuis le début de l'exercice.

Pour ajuster les montants cumulés apparaissant sur cet état, il peut être nécessaire de tenir compte d'éléments complémentaires (reports exercice précédent, Clients douteux). La saisie de ces éléments complémentaires est décrite au paragraphe ci-après. Sur l'état récapitulatif, ces reports apparaissent sur une ou plusieurs lignes, avant les éléments de l'exercice en cours.

16.3 Définition des paramètres, reports et comptes de TVA

Paramètres du suivi de TVA

Pour définir ces paramètres du suivi de TVA, utilisez la touche de fonction F13=Paramètres du suivi TVA sur l'écran de lancement du suivi de TVA.

Ces paramètres doivent être définis lors de la première demande d'édition des états de TVA. Par la suite, il n'est pas nécessaire d'y revenir.

Les paramètres à définir sont :

ð le ou les codes des journaux de vente qui doivent être suivis pour déterminer la TVA collectée ;

ð le ou les codes des journaux à centraliser sur l'état des anomalies ;

ð le ou les codes racines des comptes collectifs clients devant être suivis pour la TVA collectée ; en règle général, tous les comptes collectifs clients doivent être indiqués ici, sauf le compte collectif "client douteux" si vous en gérez un ;

ð le code TVA à prendre par défaut pour les factures exonérées. Pour chaque facture, on recalcule les différentes bases HT correspondant aux différents taux de TVA à partir des montants TVA et des N° de comptes de TVA. La base exonérée de TVA est éventuellement déterminée par différence entre le montant TTC de la facture et la somme des bases HT soumises et des montants TVA. S'il y a une part exonérée, celle-ci est affectée au code TVA indiqué dans le code activité du tiers auquel la facture est destinée, si ce code activité est renseigné, et à défaut au code TVA indiqué dans ce paramètre. On peut donc gérer plusieurs types de TVA exonérée, et régler ainsi le cas de la TVA intracommunautaire. Dans le cas des codes TVA exonérés, ce sont les 5 premiers caractères du libellé qui s'impriment sur les différents états en lieu et place du taux qui est nul, de façon à distinguer ces différents types de TVA exo.

ð les paramètres nécessaires au bon fonctionnement des états de suivi de TVA au travers des clôtures annuelles. En effet, le calcul des états de TVA se fait en s'appuyant sur les codes journaux. Or, lorsqu'une facture non réglée est reprise en à nouveau, le code journal de vente est remplacé par le code journal d'à nouveau. Il en est de même des règlements clients repris en à nouveau (règlements ayant fait l'objet d'un lettrage partiel par exemple). Les états de TVA doivent donc explorer, en plus des journaux de vente, le journal des à nouveaux. Pour distinguer sur ce journal d'à nouveaux les écritures concernées par le suivi de la TVA, on utilise alors les codes natures de pièces.

Les différents paramètres concernant le journal des à nouveaux sont donc :

§ le code du journal des à nouveaux (en principe, AN) ;

§ les codes opérations (ou nature de pièce) correspondant, dans les comptes clients, à des factures ou avoirs ;

§ les codes opérations (ou nature de pièce) correspondant, dans les comptes clients, à des règlements ;

§ les codes opérations affectés lors de la clôture annuelle, pour les écritures clients reprises en détail sur le journal des à nouveaux, et n'ayant pas déjà l'un des codes opérations décrits plus haut (l'utilisation de ces codes opérations est décrite plus en détail au paragraphe suivant) :

· code opération affecté à une facture ou avoir,

· code opération affecté à un règlement.

Définition des reports de TVA

Pour ajuster les montants cumulés apparaissant sur l'état récapitulatif du suivi de TVA, il peut être nécessaire de tenir compte d'éléments complémentaires tels que :

þ la part de TVA correspondant à des factures restant dues des exercices précédents. Ce problème se posera essentiellement la première année car, de par la précédente clôture annuelle des comptes, le système ne dispose plus de la ventilation de la TVA pour les factures ayant été reprises en à nouveau. Il ne peut donc calculer le montant TVA restant dû correspondant à ces factures.

Pour les années suivantes, le programme de clôture annuelle des comptes sait conserver le détail de toutes les écritures nécessaires au suivi de la TVA sur les encaissements. Le nombre de factures concernées se résorbera progressivement, les factures non réglées résiduelles devant être passées tôt ou tard en client douteux.

þ la part de TVA sur encaissement correspondant à des restes dus clients douteux, dans la mesure où les créances clients douteux ne sont plus portées dans les comptes collectifs clients ordinaires, mais dans un compte collectif client douteux.

Ces montants peuvent être introduits lors du lancement de l'état, par la touche de fonction F14=Définir reports.

Pour chaque type de report, on peut indiquer :

ð un N° de ligne (valeur quelconque) ;

ð un libellé ;

ð un code TVA ;

ð le montant TVA sur encaissement, c'est à dire le cumul des bases HT et des montants TVA sur encaissement pour toutes les factures concernées par le report en question (Factures passées au compte client douteux par exemple) ;

ð la base et le montant TVA correspondant à la part restant due des factures considérées. Ce montant devra être revu chaque mois, si des règlements concernant les factures en question ont été enregistrés dans le mois.

Chaque ligne de report saisie sur cet écran apparaîtra sur l'état récapitulatif, avant les lignes des totaux mensuels de l'exercice courant.

Définition des comptes de TVA

Pour définir les différents comptes de TVA collectée, utilisez soit la touche de fonction F15=Définir comptes de TVA sur l'écran de lancement du suivi de TVA, soit l’option de menu Générale/Paramètres/codes tVa.

Ces comptes de TVA collectée doivent être définis lors de la première demande d'édition des états de TVA. Par la suite, il n'est pas nécessaire d'y revenir.

Pour chaque compte de TVA collectée, il faut donner :

ð un code TVA (valeur quelconque constituée de 2 chiffres ou lettres) ;

ð un libellé ;

ð le N° de compte de TVA concerné, sauf dans le cas des codes TVA exonérés (taux de TVA égal à zéro) ;

ð le mode de gestion du compte : Blanc=Un seul compte, M=Un compte par mois d'échéance. ATTENTION : ce paramètre n'est pas géré pour les comptes de TVA collectée ; il n'est utilisé que pour les comptes de TVA déductible, et ne concerne pas de toute façon les états de suivi de la TVA. Pour les comptes de TVA collectée, laissez donc cette zone à blanc.

ð le taux de TVA ;

ð le type de TVA : C=Collectée, D=Déductible ;

ð le mode de gestion de la TVA : D=sur Débit, E=sur Encaissement.

Exemple de définition des comptes de TVA :

Code Libellé Compte Taux Type Mode

C1 TVA COLLECTEE/DEBIT 19,6 445700 19,6 C D

C2 TVA COLLECTEE/ENCAIS 19,6 445710 19,6 C E

Contraintes inhérentes a la méthode de calcul du suivi de TVA

La méthodologie choisie pour établir les états de suivi de la TVA sur encaissement de façon automatisée va vous obliger, pour obtenir un résultat satisfaisant, à respecter certaines règles de saisies comptables. Ces règles sont décrites ci-après.

1. lors de la comptabilisation des journaux de vente, que ce soit en saisie comptable (pièce ou folio) ou par une interface avec une application de facturation, il faudra que la TVA soit ventilée en détail dans chaque compte de TVA collectée, pour chaque facture ou avoir. On devra utiliser autant de comptes de TVA collectée que de types (débit ou encaissement) et de taux de TVA.

2. il sera nécessaire de mettre en place une numérotation automatique des pièces sur le ou les journaux de vente, qui garantisse l'unicité des N° de pièces (Une facture = Un N° de pièce). Cela sera fait soit en comptabilité en cas de saisie du journal des ventes directement en comptabilité, soit en amont en gestion commerciale en cas d'interface pour récupérer le journal des ventes issu d'une application de facturation.

3. lors de la saisie des règlements clients, il faudra lettrer le compte client chaque fois que cela est possible, en effectuant des lettrages partiels si nécessaire. En effet, tous les règlements non lettrés vont ressortir sur la liste des anomalies à traiter séparément, le système ne pouvant déterminer si le règlement concerne une facture soumise à TVA sur encaissement.

4. Pour ce qui est de l'enregistrement des impayés, il conviendra de procéder ainsi :

a. saisir l'impayé par passation d'une écriture entre le compte de banque et le compte client, pour le montant de l'impayé. Les frais éventuels relatifs à l'impayé devront être comptabilisés séparément ;

b. dans le compte client, délettrer le règlement impayé qui avait été lettré avec la facture initiale, puis re-lettrer le règlement impayé avec l'écriture d'impayé.

Ainsi, la facture d'origine réapparaîtra sur les états de TVA dans les colonnes Reste dû, avec sa ventilation de TVA.

Clôture annuelle des comptes

Toujours de par la méthodologie choisie pour établir les états de suivi de la TVA sur encaissement, il est nécessaire de conserver plus de détail lors de la clôture annuelle des comptes.

Cela concerne deux natures d'écritures :

þ toutes les écritures des comptes collectifs clients suivis en TVA, lettrées avec une date de lettrage antérieure à la date de clôture, dont le lettrage met en jeu une ou plusieurs factures ayant un montant restant dû au sens de la TVA sur encaissement (Montant non réglé, ou réglé non échu). Concrètement, cela correspond au cas d'une facture lettrée avec son règlement, les dates comptables de la facture et du règlement étant antérieures à la date de clôture, mais dont la date d'échéance du règlement est postérieure à la date de clôture annuelle.

Ces écritures doivent être reprises en détail, de façon à ce que la TVA soit considérée comme due le mois où le règlement vient à échéance. Or, si l'on ne fait rien de particulier, ces écritures étant lettrées avec une date de lettrage antérieure à la date de clôture, elles ne sont pas reprises en à nouveau, et cela fausserait les états de TVA édités après une clôture annuelle.

þ toutes les écritures des comptes de TVA collectée relatives à des factures ayant un montant restant dû au sens de la TVA sur encaissement (Montant non réglé, ou réglé non échu). En effet, les factures seront reprises en détail dans le compte client, soit parce qu'elles ne sont pas lettrées à la date de clôture annuelle, soit de par la règle décrite ci-dessus. Pour que les états de TVA puissent continuer à fonctionner après la clôture annuelle, il faut conserver le détail de la ventilation de ces factures sur les différents comptes de TVA collectée. Or, ces comptes de TVA collectée sont normalement repris en solde à nouveau global seulement.

La procédure de clôture annuelle des comptes est donc conçue pour conserver le cas échéant les éléments nécessaires au suivi de la TVA collectée. Lors du lancement de la procédure de clôture annuelle des comptes, une invite est présentée sur un des écrans de lancement :

ð Suivi de la TVA collectée - Conserver tous les éléments relatifs aux factures restant dues. Une valeur est proposée par défaut à cette invite :

§ O=Oui si les états de suivi de TVA ont été édités au moins une fois dans l'exercice qui va être clos ;

§ N=Non sinon.

Si vous conservez (ou saisissez) la valeur O=Oui à cette invite, le système vérifie que la dernière édition des états de TVA était arrêtée à la date de clôture annuelle. Si tel n'est pas le cas, il convient de relancer l'édition des états de TVA à cette date avant de demander la clôture annuelle. En effet, la procédure de clôture annuelle des comptes va s'appuyer sur des fichiers qui sont constitués lors de l'édition des états de TVA, pour déterminer quelles sont les factures restant dues au sens de la TVA sur encaissement à la date de clôture annuelle, et conserver le détail des éléments en conséquence.

Si vous indiquez N=Non à cette invite alors que les états de TVA ont été édités au moins une fois dans l'exercice, un message d'avertissement est émis, pour vous signaler que vous allez perdre certaines informations nécessaires à l'établissement des états de TVA. Il vous suffit de confirmer votre choix en appuyant sur la touche ENTREE, si vous ne souhaitez effectivement pas conserver le détail des éléments pour le suivi TVA (Cas où vous ne souhaiteriez plus utiliser les états de TVA sur le nouvel exercice).

D'autre part, et toujours concernant la clôture annuelle des comptes, il peut y avoir, pour certaines écritures reprises en détail dans les comptes clients, conversion du code opération (ou nature de pièce). Cela est nécessaire pour pouvoir distinguer après clôture annuelle, sur le journal des à nouveaux, les écritures de vente et les écritures de règlement.

Pour chaque écriture reprise en à nouveau dans un compte client, le système va donc appliquer les règles suivantes :

’ si l'écriture est passée sur l'un des journaux de vente suivis en TVA, et que le code nature de pièce n'est pas l'un de ceux indiqués pour les factures et avoirs clients sur l'écran Paramètres du suivi de TVA, le système affecte le code indiqué à l'invite Code opération affecté à la clôture pour les écritures de vente, toujours sur l'écran Paramètres du suivi TVA ;

’ si l'écriture est passée sur un journal de banque, et que le code nature de pièce n'est pas l'un de ceux indiqués pour les règlements clients sur l'écran Paramètres du suivi de TVA, le système affecte le code indiqué à l'invite Code opération affecté à la clôture pour les écritures de banque.

16.4 TVA sur décaissements

Aucune procédure particulière n'est prévue pour gérer la TVA sur décaissement. Pour traiter ce problème de façon simple, une méthode consiste à suivre un compte de TVA déductible par mois d'échéance. Lors de l'enregistrement d'une facture d'achat, si la TVA peut être récupérée immédiatement, on comptabilisera la TVA dans le compte correspondant au mois d'enregistrement de la facture (mois comptable) ; si la TVA ne peut être récupérée qu'au paiement de la facture, on comptabilisera la TVA dans le compte correspondant au mois d'échéance de la facture.

Pour faciliter cette méthode de comptabilisation, dans la procédure de saisie des écritures par pièce, il est possible de demander un pré-affichage du compte de TVA à mouvementer, tenant compte éventuellement du mois d'échéance de la facture. Il faut pour cela renseigner le paramètre programme (F13 sur premier écran de la saisie par pièce) Code journal d'achat pour pré-afficher le compte de TVA, et renseigner dans la table des comptes de TVA (Option de menu Générale/Paramètres/codes tVa) les différents comptes de TVA déductible.

Le compte de TVA proposé par défaut suite à l'enregistrement de la ligne mouvementant le compte fournisseur sera fonction :

’ sot du code racine du compte collectif fournisseur mouvementé par la facture, s'il existe dans la table des comptes de TVA un code TVA égal au code racine en question ;

’ soit, à défaut de trouver un compte de TVA grâce au code racine, du code activité indiqué dans la fiche du fournisseur en question.

De plus, si le compte de TVA retenu est géré par mois d'échéance (option indiquée dans la table des comptes de TVA), les deux positions de droite du N° de compte de TVA sont renseignées avec le mois d'échéance de la facture.

17. Chiffres d'affaires clients et fournisseurs

17.1 Edition des chiffres d'affaires

Présentation

Les états de chiffres d'affaires clients et fournisseurs offrent les fonctionnalités suivantes :

þ édition de chiffres d'affaires Hors taxes clients et fournisseurs, mois par mois, avec cumul sur 12 mois

þ choix de la période à traiter, avec possibilité de choisir une période antérieure à l'exercice comptable en cours (avec certaines restrictions, voir ci-après)

þ les chiffres d'affaires peuvent être présentés par tiers (client ou fournisseur, trié par N° de tiers ou par Pourcentage de chiffres d'affaires décroissant), par compte général de charge ou produit, ou enfin par domaine d'activité (voir ci-après la définition des domaines d'activité). Différentes combinaisons parmi ces trois critères sont également possibles ; par exemple, on peut obtenir des chiffres d'affaires par domaine d'activité, avec pour chaque domaine le détail par tiers.

Définition des paramètres

Avant de pouvoir calculer ces chiffres d'affaires, il est nécessaire de définir un certain nombre de paramètres. Pour cela, utilisez la touche de fonction F13=Paramètres sur l'écran de lancement des éditions de chiffres d'affaires, accessible depuis le menu auXiliaire/Editions/chiffres d'Affaires.

Vous devez indiquer sur cet écran le code du ou des journaux de vente à considérer pour extraire les chiffres d'affaires clients, ainsi que le code du ou des journaux d'achat pour extraire les chiffres d'affaires fournisseurs.

Options de lancement

Lors de la demande d'édition des états de chiffres d'affaires, vous devez indiquer les éléments suivants :

ð Période à extraire. Celle-ci ne peut excéder 12 mois. Il est possible de choisir une période antérieure à l'exercice comptable en cours, à partir du moment où la période choisie correspond à une période comptable ayant fait l'objet d'une clôture annuelle avec LDCompta en version 4.00 minimum. On peut également choisir une période à cheval entre l'exercice comptable en cours et l'exercice comptable précédent (avec toutefois les mêmes restrictions quant à la clôture annuelle), de façon à obtenir par exemple des chiffres d'affaires sur 12 mois glissants.

ð Type de tiers. Choisissez entre des chiffres d'affaires clients ou fournisseurs.

ð Détail du chiffre d'affaires. Vous pouvez choisir d'éditer le détail :

§ soit par domaine d'activité

§ soit par compte général

§ soit par tiers, dans l'ordre des N° de tiers

§ soit par tiers, dans l'ordre décroissant des CA

Différentes combinaisons sont possibles à partir de ces options. On peut par exemple obtenir des chiffres d'affaires par domaine d'activité ou par compte, détaillés ensuite par tiers (avec les tiers triés par N° ou CA décroissant).

L'option Lignes des pourcentages permet de faire apparaître, suite à chaque ligne exprimant des chiffres d'affaires en KF ou KE (selon la devise de référence), une ligne exprimant ces chiffres d'affaires en pourcentage. Ce pourcentage est le rapport entre le chiffre d'affaire imprimé sur la ligne précédente et le chiffre d'affaire du niveau de totalisation immédiatement supérieur. Par exemple, pour une édition triée par domaine d'activité et par client, le pourcentage apparaissant pour un client donné à l'intérieur d'un domaine donné est le rapport entre le CA réalisé par ce client dans ce domaine d'activité et le CA total du domaine d'activité en question.

ð Sélection du domaine d'activité. Vous devez limiter l'édition des chiffres d'affaires à un domaine d'activité précis, ou à un intervalle de domaines d'activité.

Présentation des états

Les chiffres d'affaires sont présentés mois par mois, avec le cumul des 12 mois. La dernière colonne de l'état exprime le cumul des 12 mois sous forme de pourcentage par rapport au CA de la société (voir la définition des domaines d'activité pour déterminer ce qui entre dans le CA société).

La première ligne donne le CA société, défini lors de la saisie des domaines d'activité. La deuxième ligne donne le total des ventes s'il s'agit de CA clients, ou le total des achats s'il s'agit d'un CA fournisseurs. Ces deux lignes ne tiennent jamais compte d'une éventuelle sélection par domaine d'activité.

On trouve ensuite la ligne Total général, qui correspond au total de toutes les lignes de l'état, en tenant compte de la sélection éventuelle par domaine d'activité.

Suite à cette ligne, on trouve le détail des CA par domaine, et/ou compte général, et/ou tiers, en fonction de ce que l'on a choisi sur l'écran de lancement.

Si l'on a demandé le détail par domaine d'activité, il apparaît des totalisations intermédiaires sur les premier et deuxième caractères composant le code du domaine d'activité.

Tous les montants sont arrondis au KF ou KE (toujours en kilo-devise de référence) le plus proche. Les pourcentages sont calculés à partir des montants en Francs ou Euros, ce qui explique que parfois on ait un montant à zéro avec un pourcentage différent de zéro.

17.2 Domaines d’activité

La définition des domaines d'activité est un préalable indispensable à l'édition des chiffres d'affaires clients et fournisseurs, et ce même si vous ne souhaitez pas analyser vos chiffres d'affaires par activité. C'est en effet par ce biais que l'on définit le CA société, CA utilisé comme référence pour calculer la colonne % CA (dernière colonne de l'état).

Pour définir vos domaines d'activité, utilisez l'option du menu auXiliaire/Editions/dOmaines d'activité.

Un domaine d'activité correspond essentiellement à un regroupement de comptes de charges ou de produits, un peu comme on le fait pour calculer un compte de résultat. Chaque domaine d'activité est identifié par un code alphanumérique à 3 caractères. A chaque domaine d'activité, on associe un ou plusieurs comptes généraux de charges ou produits, en utilisant l'option 8=Définir les comptes.

Pour les domaines d'activité Ventes, il faut indiquer si le domaine doit être inclus dans le calcul du CA société. Cela revient à définir le CA société comme la somme de tous les domaines d'activité pour lesquels on a spécifié O=Oui à l'invite Inclus dans le CA de la société, sachant que chaque domaine d'activité correspond lui-aussi à la somme des CA de tous les comptes de charges ou produits attachés à ce domaine.

On peut également définir des niveaux de totalisations intermédiaires, sur le premier et/ou les deux premiers caractères du code domaine d'activité. Comme on définit dans la même table les domaines d'activité ventes et achat, il parait judicieux de réserver le premier caractère du code domaine pour distinguer les ventes des achats.

Exemple de codification pour les ventes :

Code Libellé Inclus dans CA Comptes

V Ventes

V1 Prestations de services

V11 Prestations de services O 706000

V12 Formation O 706010

V13 Maintenance O 706020

V2 Ventes de marchandises

V21 Ventes Micro-ordinateurs O 707010

V22 Ventes Autres fournitures O 707020

V3 Autres produits

V31 Frais de déplacements N 708800

V32 Ports N 708810

V33 Autres produits N 758000 768000...

17.3 Historisation des données

Un fichier Historique des chiffres d'affaires Clients et Fournisseurs est constitué lors de chaque édition de cet état (fichier nommé CPTHCA). Ce fichier mémorise par compte général de charge ou produit, compte auxiliaire client ou fournisseur, année et mois, le montant du chiffre d'affaires hors-taxes en devise de référence.

Ce fichier est « rafraîchi » à chaque édition pour tous les mois de l'exercice comptable courant. De plus, il y a également rafraîchissement des données de ce fichier lors de la clôture annuelle. Ainsi, on est certain de disposer dans ce fichier après clôture annuelle des données Chiffres d'affaires de l'exercice clos.

Vous pouvez éventuellement exploiter les données contenues dans ce fichier si vous souhaitez aller au delà des états qui vous sont proposés, par transfert de ce fichier dans un tableur/grapheur via le logiciel IBM Client Access par exemple.

Partie D - Gestion de trésorerie

18. Suivi des comptes bancaires

18.1 Rapprochement bancaire

Présentation

La procédure permettant d’effectuer vos rapprochements bancaires est accessible depuis le menu Trésorerie/Banques/Rapprochement bancaire.

Le principe de cette procédure est de parvenir à expliquer le solde comptable d'un compte de banque par rapport au solde des relevés bancaires émis par la banque. On part donc du solde comptable du compte à une date donnée, duquel on soustrait toutes les écritures qui ne figurent pas encore sur les relevés bancaires reçus, auquel on ajoute éventuellement les opérations qui seraient passées sur ces relevés et que vous n'auriez pas encore comptabilisées. Le montant obtenu, dit Total expliqué, doit en principe être égal au solde du dernier relevé bancaire.

La procédure de rapprochement bancaire offre deux modes :

þ Mode manuel

Il s'agit du pointage à l'écran du compte de banque, qui reproduit assez fidèlement ce que l’on peut faire sur papier, en comparant un grand-livre du compte de banque avec le relevé papier émis par la banque. Dans ce mode, on dispose déjà de nombreux fonctionnalités qui facilitent grandement le rapprochement par rapport à une méthode tout papier ;

þ Mode automatique

Ce mode exploite les relevés bancaires, émis par vote banque, relevés qui doivent être disponibles sur l'AS/400, pour proposer un pré-pointage du compte de banque et du ou des relevés bancaires. Ce pointage est ensuite affiché, modifié et/ou complété, puis validé. Pour disposer de ces relevés bancaires sur l’AS/400, le plus simple est d’utiliser le progiciel de communications bancaires M2ITBAC qui entièrement interfacé avec LDCompta ; reportez vous si nécessaire au chapitre 19.

Les deux modes de fonctionnement peuvent être utilisés alternativement sans limitation. Ils offrent tous deux une possibilité de validation provisoire ou définitive. En cas de validation provisoire, le fait de changer de mode a pour effet d'effacer le rapprochement provisoire en cours ; une fenêtre d'avertissement vous demande de confirmer le changement de mode dans ce cas de figure.

Dans le cas d'un rapprochement automatique provisoire, lorsque vous rappelez par la suite le rapprochement pour le terminer, l'ordinateur vous demande de choisir entre deux formules :

’ soit reprendre le rapprochement dans l'état où il était resté ;

’ soit effacer le rapprochement provisoire et relancer le rapprochement automatique depuis le début.

Mode opératoire en mode manuel

1) Après avoir lancé la procédure de rapprochement, on indique le compte de banque à traiter. Ce compte doit avoir été décrit comme étant pointable au niveau du plan comptable. Pour un rapprochement manuel, choisissez l’option 2=Manuel à l’invite Mode de rapprochement.

2) on obtient alors un second écran où l'on doit indiquer la date d'arrêté du rapprochement (Date d'arrêté du relevé bancaire papier que l’on souhaite rapprocher), ainsi que le solde du relevé bancaire qu'il faut atteindre. ATTENTION : tous les sens débit-crédit utilisés dans cette procédure de rapprochement sont ceux utilisés habituellement en comptabilité. Il faut donc inverser tous les montants lus sur vos relevés bancaires.

Si vous avez déjà procédé à un rapprochement définitif pour le compte de banque choisi, le système affiche en partie basse la date et le solde de ce précédent rapprochement. Vérifiez alors que ceux-ci correspondent aux date et solde de début du nouveau relevé bancaire que l’on va rapprocher, sans quoi le rapprochement a peu de chance d’aboutir.

3) On arrive ainsi sur la liste de toutes les écritures du compte de banque ayant une date comptable antérieure ou égale à la date d'arrêté spécifiée, et n'ayant pas encore fait l'objet d'un rapprochement définitif. Sur cet écran, on peut pointer les écritures qui figurent sur le relevé bancaire, par un code alphanumérique, qui peut prendre les valeurs 0 à 9, et A à Z.

Par la touche F10=Afficher totaux, on peut obtenir en partie haute de l'écran l'affichage permanent des totaux du rapprochement :

§ le solde comptable du compte à la date demandée

§ la somme des écritures encore non rapprochées (écritures non pointées)

§ la somme des écritures encore non comptabilisées (voir plus loin)

§ le total expliqué (Solde comptable - Somme des écritures non rapprochées + Somme des écritures non comptabilisées)

§ le solde du relevé bancaire (Montant saisi sur l'écran précédent)

§ la différence entre le total expliqué et le solde du relevé bancaire.

Ces totaux sont mis à jour au fur et à mesure de vos pointages.

4) Certaines facilités vous sont offertes pour accélérer le rapprochement :

§ par la touche F13=Sous-liste, vous pouvez effectuer une sélection dans la liste d'écritures affichées. Cette sélection peut se faire sur un montant, un n° de pièce ou une date comptable.

§ par la touche F14=Totaux intermédiaires, vous pouvez afficher un écran de cumul des écritures par code rapprochement. Cela permet de sommer un ensemble d'écritures passées dans votre compte de banque (Remise de plusieurs chèques par exemple), et de vérifier que la somme est égale à une ligne donnée du relevé bancaire.

5) La touche de fonction F6=Ajouter écritures vous permet de prendre en compte les opérations qui figurent sur votre relevé bancaire, et qui n'ont pas encore été comptabilisées. Vous pouvez ainsi terminer votre rapprochement en ayant expliqué totalement le solde du compte, et saisir ultérieurement ces opérations en comptabilité. Il faut noter que ces écritures sont simplement utilisées pour venir à bout du rapprochement bancaire, et qu’elles ne sont en aucun cas directement prises en compte en comptabilité. Elles devront obligatoirement faire l'objet d'une saisie ultérieure.

6) A tout moment en cours de rapprochement, on peut sortir de la procédure par la touche F3=Exit. On obtient alors l'écran Options de sortie, sur lequel vous pouvez demander :

§ l'édition des états de rapprochement (deux états, le premier expliquant le rapprochement proprement dit, le second vous donnant les totaux intermédiaires par code rapprochement)

§ la validation définitive du rapprochement. Cette validation n'est possible que si vous êtes parvenu à expliquer complètement le solde du compte, c'est à dire que la différence entre Total expliqué et Solde du relevé bancaire est nulle.

§ en cas de validation définitive, toutes les écritures ayant été rapprochées, quelle que soit la valeur du code rapprochement, reçoivent un code rapprochement définitif (Valeur *). Le pointage ne pourra plus être annulé pour ces écritures. Lors du prochain rapprochement, elles ne figureront plus dans la liste des écritures du compte de banque. Ces écritures ayant été rapprochées définitivement ne pourront plus être modifiées par la procédure de modification d’écritures.

§ si vous demandez la validation définitive du rapprochement, vous avez le choix pour ce qui est des écritures encore non comptabilisées :

· soit de les supprimer au moment de cette validation, ce qui est la bonne solution si vous vous apprêtez à les saisir immédiatement en comptabilité ;

· soit de les conserver pour le prochain rapprochement. Si vous ne comptabilisez pas ces écritures d'ici le prochain rapprochement, cela vous évitera d'avoir à les ressaisir dans la liste des écritures non comptabilisées. En revanche, si vous les avez comptabilisées, elles feront double emploi et devront donc être supprimées une à une sur l'écran de saisie des écritures encore non comptabilisées.

Conseils d'utilisation

7) Utilisez un code rapprochement différent pour chaque page de votre ou de vos relevés, en essayant de reprendre comme code rapprochement le n° de page du relevé. Ainsi, l'écran Totaux intermédiaires vous donnera les totaux de chaque page de vos relevés, totaux qui peuvent ainsi être comparés à ceux qui figurent généralement en bas de chaque page de relevé.

8) Réservez les codes rapprochement alphabétiques pour calculer des sous-totaux de plusieurs écritures. Une fois le sous-total rapproché d'une ligne du relevé, remplacez le code rapprochement alphabétique par le code correspondant au n° de page du relevé, comme indiqué ci-devant.

9) Réservez le code rapprochement 0 (Zéro) aux écritures correspondant au précédent rapprochement, c'est à dire aux écritures qui figuraient sur le précédent relevé et qui n'étaient pas encore comptabilisées lors du rapprochement précédent.

10) Utilisez au maximum les possibilités de recherche offertes par la touche F13=Sous-liste, l'expérience montre que le temps de chargement de la sous-liste par le système est toujours inférieur au temps de recherche visuelle dans la liste complète.

Mode opératoire en mode automatique

Après avoir sur le premier écran opté pour le rapprochement automatique (valeur par défaut proposée dès lors qu'on a indiqué, dans la fiche société, qu'on utilisait le module Connexions bancaires), la liste des relevés relatifs au compte de banque en question est affichée. Seuls les relevés n'ayant pas encore fait l'objet d'un rapprochement automatique définitif sont proposés.

Il est possible, dans cette liste, de demander l'affichage (Option 5=Afficher) ou l'impression (Option 6=Imprimer) du détail d'un relevé. On peut aussi, par l'option 8=Ignorer marquer un relevé comme ayant déjà été rapproché de façon définitive. Cette option doit être utilisée si vous avez procédé, dans une période donnée, à des rapprochements manuels ; les relevés couvrant cette période ne sont alors plus nécessaires au rapprochement et doivent être ignorés. La touche de fonction F18=Gérer les relevés permet d'accéder à la liste de tous les relevés du compte à rapprocher, y compris ceux ayant déjà été rapprochés.

La chronologie des différents relevés apparaissant dans cette liste est contrôlée, toute anomalie étant signalée par un message d'avertissement. Le système s'assure également que le premier relevé encore non rapproché correspond, pour ce qui est de la date et du montant ancien solde, au dernier rapprochement définitif effectué sur le compte de banque. En cas d’anomalie signalée par le système, il faut rétablir la chronologie dans la liste des relevés, soit en récupérant, via le module de connexions bancaires, le ou les relevés manquants, soit en supprimant les éventuels relevés figurant en double dans la liste (relevé intégré deux fois dans LDCompta). Si vous n’arrivez pas à rétablir cette chronologie (par exemple, relevés manquants trop anciens, que votre banque n’est plus en mesure de vous fournir), il faut revenir à un rapprochement en mode manuel pour la période incriminée.

Pour lancer le rapprochement automatique, il vous faut choisir dans cette liste le ou les relevés bancaires à rapprocher. Dans le cas de relevés journaliers, il peut en effet être plus rapide de grouper plusieurs relevés dans un même rapprochement.

Le principe de pointage consiste alors à rapprocher une ou plusieurs écritures du compte de banque avec une ou plusieurs écritures des relevés bancaires. Différents procédés de rapprochement vont être mis en oeuvre successivement par le système :

þ rapprochement d'une écriture de relevé avec une écriture du compte, avec égalité de montant et correspondance de N° d'écriture fourni par la banque. Le N° d'écriture fourni par la banque correspond généralement à un N° de chèque. Ce N° est comparé dans un premier temps au N° de pièce saisi en comptabilité, puis dans un deuxième temps fait l'objet d'une recherche dans la référence document et le libellé de l'écriture comptable. La recherche est faite par balayage du libellé, quelle que soit la position du N° à l'intérieur du libellé, à condition toutefois que les 7 positions du N° de chèque aient été saisies, même s'il y a des zéros non significatifs (Exemple : CHEQUE TARTENPION 0001528).

þ rapprochement d'une écriture de relevé avec une écriture du compte, avec égalité de montant et date la plus proche. On travaille dans ce cas avec la date comptable pour ce qui est de l'écriture comptable, et la date d'opération pour ce qui est de l'écriture du relevé.

þ rapprochement par journée entière, avec égalité de montant et date la plus proche. Ce procédé étant mis en oeuvre en dernier, il ne concerne plus que les écritures n'ayant pu être rapprochées par un autre moyen. Le principe est ici de sommer les écritures comptables par date comptable d'une part, les écritures de relevés par date d'opération d'autre part. On recherche ensuite si l'on trouve des correspondances entre ces sommes. Par exemple si la somme des écritures comptables du 14 Janvier est égale à la somme des écritures passées sur le relevé du 15 Janvier, on rapprochera toutes ces écritures entre elles.

Une fois ce rapprochement automatique effectué, le système affiche le résultat, de façon à pouvoir éventuellement le compléter ou le modifier.

Cet affichage se fait sur le même écran que celui utilisé pour un rapprochement manuel, mais on y trouve à la fois les écritures passées sur le compte de banque et celles provenant du ou des relevés bancaires en cours de rapprochement. Ces deux types d'écritures sont interclassés par date, et sont mis en évidence par l'utilisation de couleurs distinctes sur un écran couleur (vert pour les écritures comptables, rose pour les écritures de relevés), ou de sur-brillances sur un écran monochrome.

Figure 13 - Rapprochement bancaire automatique

Contrôle du rapprochement

Si vous complétez ou modifiez le rapprochement automatique, le système s'assure que pour chaque groupe d'écritures pointées avec un même code, il y a égalité entre la somme des écritures comptables (écritures du compte de banque) et celle des écritures de relevés. Un message d'anomalie vous signale toute différence. Si vous voulez alors connaître les sommes en question ainsi que la ou les différences, utilisez la touche de fonction F14=Totaux intermédiaires.

La validation définitive du rapprochement ne pourra être demandée tant qu'il reste une différence pour un code pointage.

D'autre part, il ne sera pas possible de valider de façon définitive un rapprochement s'il reste une ou plusieurs écritures de relevés encore non pointées. En effet, le rapprochement ne peut être considéré comme correct que si l'on a pu expliquer toutes les écritures apparaissant sur le relevé de banque.

Pour rechercher la ou les écritures de relevés encore non pointées, utilisez la touche de fonction F13=Sous-liste. En mode automatique, on dispose d’une sélection selon le type d'écriture (écriture comptable ou écriture de relevé), en plus de la sélection sur le code pointage, qui permet de n'afficher que les écritures ayant été pointées par un code donné, ou pointées quel que soit le code pointage utilisé (+ =Ecritures pointées uniquement), ou que les écritures non pointées ( - =Ecritures non pointées uniquement). En combinant ces deux critères de sélection, on peut par exemple rechercher les écritures de relevés encore non pointées.

Rapprochement automatique et écritures extra-comptables

Comme dans le cas d'un rapprochement manuel, il peut être nécessaire d'ajouter des écritures dites « extra-comptables » pour arriver à expliquer parfaitement le relevé bancaire. C'est le cas par exemple si des frais bancaires ont été prélevés sur votre compte, et que vous n'avez pas encore enregistré ces frais en comptabilité. Deux solutions s'offrent alors à vous :

’ soit valider le rapprochement en cours sous forme provisoire, aller enregistrer les frais par une saisie d'OD, puis rappeler le rapprochement pour le terminer ;

’ soit utiliser la touche de fonction F6=Ajouter du rapprochement. Cette touche de fonction va vous permettre d'ajouter des écritures uniquement pour le besoin du rapprochement. Ces écritures dites « extra-comptables » n'existeront pas en dehors de la procédure de rapprochement bancaire. Elles peuvent être pointées comme si elles avaient été passées en comptabilité, ce qui permet de valider votre rapprochement de façon définitive. Sur l'état de rapprochement, elles sont reprises en détail pour justifier le solde du relevé par rapport au solde comptable.

Dans le cas d'un rapprochement en mode automatique, ces écritures « extra-comptables » font l'objet d'un traitement particulier après validation définitive du rapprochement.

En effet, l'écriture « extra-comptable » ayant été rapprochée va devoir, tôt ou tard, être passée en comptabilité. De ce fait, lors d'un rapprochement ultérieur, cette nouvelle écriture va devoir être pointée. Or, l'écriture de relevé correspondante a déjà été rapprochée avec l'écriture extra-comptable ; aucune « contrepartie » sur les nouveaux relevés à rapprocher ne pourra être trouvée pour cette écriture comptable.

Pour remédier à ce problème, le système va automatiquement créer, lors de la validation définitive d'un rapprochement automatique, une écriture de type « extra-relevé » pour toute écriture « extra-comptable » figurant dans le rapprochement. Ainsi, cette écriture « extra-relevé » pourra être utilisée pour pointer l'écriture comptable à venir.

En résumé, le pointage va se faire ainsi :

1) Pointage d'une écriture du relevé avec une écriture de type « extra-comptable » ;

2) Validation définitive du rapprochement, entraînant la création d'une écriture « extra-relevé » équivalente à l'écriture « extra-comptable » ayant permis le rapprochement définitif ; l'écriture « extra-comptable » peut quant à elle être soit supprimée, soit conservée pour le prochain rapprochement, selon le choix effectué sur l'écran de sortie du rapprochement.

3) Comptabilisation de l'écriture correspondant à l'écriture extra-comptable ;

4) Lors du rapprochement suivant, pointage de cette nouvelle écriture comptable avec l'écriture « extra-relevé » ;

5) Validation définitive de ce nouveau rapprochement, entraînant la suppression de l'écriture « extra-relevé » ayant permis le rapprochement définitif.

Si le point 3 n'a pas été réalisé avant le rapprochement suivant, il sera toujours possible de rapprocher l'écriture « extra-relevé » avec une nouvelle écriture « extra-comptable », ce qui provoquera lors de la validation la suppression-recréation de l'écriture « extra-relevé ». On différera ainsi le rapprochement de l'écriture « extra-relevé » avec une véritable écriture comptable.

Sur l'écran de pointage, les écritures « extra-comptables » et « extra-relevés » sont mises en évidence par les montants et le code pointage apparaissant en vidéo inversée, les écritures « extra-comptables » étant en vert comme les écritures comptables, les écritures « extra-relevé » en rose comme les écritures de relevés.

Autres fonctionnalités

F5=Réafficher

Compte-tenu des différentes possibilités de sélection et de tri des écritures sur le code pointage, la touche de fonction F5=Réafficher permet de réafficher la liste des écritures compte-tenu des critères de sélection et de tri, suite à une modification des codes pointages.

F15=Trier

L'ordre de présentation des écritures peut être choisi parmi trois disponibles :

1=Tri par date et montant (option par défaut) ;

2=Tri par montant et date ;

3=Tri par code pointage.

Pour modifier l'ordre de présentation, utilisez la touche de fonction F15=Trier.

F18=Gérer relevés

La touche de fonction F18=Gérer relevés permet, en mode automatique, de consulter directement la liste de tous les relevés bancaires disponibles pour le compte en cours de rapprochement, que ces relevés aient été rapprochés ou pas. Chaque relevé peut ensuite être interrogé en détail (Option 5=Afficher) ou imprimé (Option 6=Imprimer).

F24=Autres touches

Le nombre de touches de fonctions élevé rendant impossible l'affichage de la totalité du guide opérateur en bas de l'écran, celui-ci est scindé en deux parties, la touche de fonction F24=Autres touches permet de basculer entre l'affichage de l'une ou l'autre de ces deux parties.

Il faut savoir que toutes les touches de fonctions citées dans l'une ou l'autre des deux parties de ce guide restent disponibles, quelle que soit la partie affichée de ce guide. Il n'est donc pas nécessaire d'appuyer sur F24=Autres touches pour accéder à la touche de fonction F15=Trier par exemple.

18.2 Visualisation – Edition d'un compte de banque

Cette procédure permet de visualiser les comptes de banque. Par rapport à la procédure de visualisation standard d'un compte, cette procédure offre les avantages suivants :

þ Possibilité de visualiser le compte présenté en date de pièce, en date de valeur, ou en date comptable, avec les soldes calculés en conséquence. On peut ainsi obtenir un solde du compte de banque en date de valeur.

þ Possibilité de recherche rapide d'une écriture (Même procédé que le rapprochement bancaire, touche de fonction F13=Sous-liste).

þ Possibilité de masquer les écritures rapprochées, de façon à ne visualiser que les écritures en attente de rapprochement bancaire.

Cette procédure est accessible depuis le menu Trésorerie/Banques/Interrogation d’un compte de banque.

La présentation des écritures est très proche de celle obtenue lors d’un rapprochement bancaire.

Une procédure d'édition est également disponible, qui est accessible soit depuis le menu Trésorerie/Banques/Edition d’un compte de banque ou Générale/Editions/Grands-livres/Banque, soit par la touche F21=Imprimer le compte depuis la procédure d’interrogation d’un compte de banque.

Cette procédure permet d'éditer un compte de banque avec les mêmes possibilités que celles offertes par la procédure d'interrogation d'un compte de banque, c'est à dire :

§ Compte arrêté à une date comptable donnée, avec détail des écritures à partir d'une date comptable donnée ;

§ Avec ou sans les écritures déjà rapprochées.

§ Présentation par date de pièce, date de valeur ou date comptable;

§ Avec ou sans report des écritures antérieures à la période demandée en édition.

19. Connexions bancaires

19.1 Principes de connexions

Un module de gestion des connexions bancaires peut être adjoint à LDCompta. Ce module permet les échanges d'informations entre l'entreprise et les différentes banques par télétransmission.

Ces échanges peuvent se faire dans le sens Banque è Entreprise et dans le sens Entreprise è Banque, en respectant les standards Echanges Télématiques Entre les Banques et leurs Clients (ETEBAC). Ces standards sont définis pour l'ensemble des banques en France, par le Comité Français d'Organisation et de Normalisation Bancaire.

Exemple d'échanges possibles dans le sens Banque/Entreprise :

è - Extraits de compte

è - Relevés de lettres de change

Exemple d'échanges possibles dans le sens Entreprise/Banque :

è - Remise de virements

è - Remise de LCR/BOR

Le module supporte les standards ETEBAC 1, 2 et 3, correspondant à des échanges soit via le réseau téléphonique commuté, selon le protocole BSC, soit via TRANSPAC (protocole X25), soit enfin via TRANSPAC en accès asynchrone (protocole X32). Ce dernier type d’accès est aujourd’hui le plus fréquent ; on peut d’ailleurs utiliser directement la plupart des types de modem de télémaintenance fournis en standard avec l’AS/400.

Le module Connexions bancaires est constitué :

þ du logiciel M2ITBAC développé par la société M2I. Ce logiciel gère les télétransmissions aux normes ETEBAC dans les deux sens, avec des possibilités de connexions « à la demande », différées (pendant les heures creuses), ou programmées (par exemple, tous les jours ouvrés à 23H00).

Ce logiciel doit être installé sur l'AS/400. Une phase de configuration de ce logiciel faisant suite à l'installation permettra de décrire les spécificités de chaque banque avec laquelle vous serez amener à communiquer.

þ de fonctionnalités de type « interface » dans LDCompta, permettant de mettre en oeuvre de façon transparente le logiciel Connexions bancaires :

§ Remises de LCR par télétransmission ;

§ Ordres de virement par télétransmission ;

§ Intégration des relevés bancaires dans le progiciel comptable, pour consultation et impression ;

§ Rapprochement automatique entre comptes et relevés bancaires.

Seules les fonctionnalités d’interface du progiciel comptable relatives aux connexions bancaires sont décrites ci-après. Le module Connexions bancaires M2ITBAC possède sa propre documentation fournie par ailleurs.

Remarque : une fois le logiciel M2ITBAC installé sur l’AS/400, il faut activer ce module dans la fiche société de chacun des dossiers comptables qui auront à utiliser ce module. L’activation de ce module dans la fiche société permet d’accéder à des options supplémentaires sur certains écrans et menus.

19.2 Remise de LCR ou virements par connexion bancaire

Une option spécifique est disponible dans les procédures de création d'une disquette pour les remises de LCR/BOR (menu Trésorerie/règlements Clients/création d'une Disquette pour les règlements par traite), ou de gestion des virements fournisseurs (menu auXiliaire/règlements fournisseurs/gestion des Virements). Dans ces procédures, la valeur L=Ligne de communication peut désormais être inscrite à l'invite Type de l'unité.

Si vous optez pour un envoi par ligne de communication, et une fois la demande de connexion confirmée, le système AS/400 établit la communication avec l'ordinateur de la banque concernée. Des messages apparaissant en bas de l'écran vous informent de l'avancement de la connexion. La durée de communication est d'environ 2 minutes pour une remise de 50 LCR.

La mise en oeuvre de cette nouvelle fonctionnalité présuppose :

’ que le logiciel M2ITBAC gérant les connexions bancaires soit installé sur votre système ;

’ que le module Connexions bancaires ait été activé en page 3 de la fiche société ;

’ que la société et la banque concernées en comptabilité aient été ouvertes dans le logiciel M2ITBAC, avec la même codification (même code journal). Le N° de compte RIB qui se trouve dans les paramètres journaux de LDCompta doit aussi être identique à celui indiqué dans les paramètres banques du logiciel M2ITBAC ;

’ qu’un scénario de type LCR et/ou VIREMENT ait été créé dans le logiciel M2ITBAC pour chaque banque pour laquelle on souhaite effectuer des remises de LCR et/ou de virements ;

’ que l'utilisateur courant (Profil utilisateur AS/400) soit correctement autorisé aux différents scénarios de communication dans le logiciel M2ITBAC pour la société concernée (voir gestion des accès du logiciel M2ITBAC).

19.3 Gestion des relevés bancaires

Grâce au logiciel de connexions bancaires M2ITBAC, il est possible de récupérer et de conserver vos relevés de comptes bancaires sur l'AS/400. Cette récupération des relevés bancaires peut se faire :

· soit au coup par coup (en demandant une connexion chaque fois que l'on souhaite obtenir un relevé bancaire) ;

· soit ce qui est plus simple en configurant le logiciel M2ITBAC pour une connexion journalière automatique auprès de chacune de vos banques.

Lors de chaque connexion, le relevé bancaire obtenu est automatiquement archivé dans la base de données du progiciel comptable. Il est ensuite possible de consulter tous les relevés banque par banque. Une procédure d'interrogation est disponible pour cela, accessible sur le menu Trésorerie/Banque/reLevés bancaires.

Un premier écran permet de sélectionner le compte de banque à traiter. Une fois le compte sélectionné, la liste de tous les relevés bancaires disponibles pour ce compte est affichée par date décroissante, le premier relevé affiché étant donc le plus récent. Pour chaque relevé, on trouve les dates et montants Ancien solde et Nouveau solde. Différentes options sont possibles au niveau de chaque relevé :

’ Option 4=Supprimer pour supprimer un relevé bancaire ;

’ Option 5=Afficher pour afficher le détail des écritures d'un relevé ;

’ Option 6=Imprimer pour imprimer un relevé de compte bancaire.

Les relevés bancaires sont conservés sans limitation de durée. L'épuration périodique de ces fichiers est donc à votre charge, celle-ci étant réalisée par l'option 4=Supprimer.

D'autre part, le sens de présentation débit-crédit des relevés, que ce soit à l'écran ou sur imprimante, peut être choisi grâce à un paramètre programme (F13 sur le premier écran de cette procédure) :

è soit présentation avec le sens donné par la banque (valeur par défaut du paramètre) ;

è soit présentation avec le sens utilisé en comptabilité.

Enfin, lors de l'affichage de la liste des relevés bancaires disponibles pour un compte, l'ordinateur contrôle la parfaite chronologie des différents relevés. En cas d'anomalie, le ou les relevés concernés sont repérés par le symbole « * », et un message s'affiche en bas de l'écran. L'anomalie peut être :

è soit due à l'absence d'un ou plusieurs relevés, suite à un problème de connexion par exemple. Il vous faut alors demander une nouvelle connexion en utilisant le logiciel M2ITBAC, pour récupérer le ou les relevés manquants.

è soit due à un relevé apparaissant plusieurs fois dans la liste. Cela peut se produire si l'on se connecte plusieurs fois à une même banque dans la même journée. Il suffit dans ce cas de supprimer le ou les relevés superflus.

20. Trésorerie prévisionnelle

20.1 Présentation

La première chose à faire pour pouvoir utiliser ce module consiste à l’activer dans la fiche société. Pour activer ce module, indiquez l’option O=Oui en regard de l’invite Trésorerie prévisionnelle en page 4 de la fiche société.

Une fois le module activé, vous pouvez y accéder par le menu Trésorerie/trésorerie Prévisionnelle.

L’objectif de ce module est de pouvoir connaître rapidement votre position de trésorerie, en exploitant au mieux toutes les données déjà enregistrées en comptabilité, et en y intégrant des données complémentaires (écritures prévisionnelles).

Le résultat est présenté sous la forme d’états de trésorerie, la composition de ces états pouvant s’adapter à vos besoins, comme on peut le faire pour les comptes de résultat par exemple.

Un état de trésorerie classique s’intéressera généralement aux comptes suivants :

· les comptes de banque, en traitant les écritures sur la date comptable ou la date de valeur

· les comptes de remises à l’encaissement, le cas échéant

· les comptes de portefeuille (Effets à payer, Effets à recevoir), par date d’échéance

· les comptes fournisseurs et clients, par date d’échéance (écritures non lettrées)

En traitant ces différents comptes dans l’ordre indiqué ci-dessus, on obtient un état allant du certain (premières lignes de l’état) au probable (dernières lignes de l’état).

Les colonnes d’un état de trésorerie correspondent à des périodes de temps. L’intervalle de temps peut être choisi lors de la demande d’édition, et peut varier de 1 à n jours. Sachant que l’on dispose de 18 colonnes si l’on choisit l’édition sur papier listing standard, on peut obtenir par exemple une prévision jusqu'à 90 jours avec un intervalle de 5 jours.

A l’intersection d’une ligne et d’une colonne s’imprime le cumul des mouvements d’un ou plusieurs comptes, pour la période correspondant à la colonne. On peut également imprimer le solde cumulé du ou des comptes arrêté à la fin de la période correspondant à la colonne, ce qui donne au fil des colonnes un solde progressif dans le temps du ou des comptes en question. Pour une meilleure lisibilité, tous les montants et soldes s’inscrivent en KF (ou KE si la devise de référence est l’Euro).

Sur chacune des lignes de l’état, on peut choisir de ne traiter que des écritures déjà comptabilisées, ou d’intégrer également des écritures prévisionnelles. Ces écritures prévisionnelles peuvent avoir deux origines :

· soit être introduites par la procédure de saisie décrite ci-après, pour prendre en compte des écritures périodiques par exemple (TVA, Charges sociales...) ;

· soit être intégrées par une procédure d’interface spécifique depuis une autre application. Ce peut être le cas par exemple d’une gestion commerciale, qui peut communiquer des en-cours commande, BL...

A chaque écriture prévisionnelle est associé un niveau, qui peut varier de 1 à 9. Ce niveau doit être représentatif du facteur de probabilité de la prévision. Sur les états de trésorerie, on peut ainsi regrouper les différentes prévisions sur ce niveau de probabilité, toujours dans l’esprit d’obtenir des états allant progressivement du certain au probable.

20.2 Construction des états de trésorerie

A l’aide d’une procédure de saisie, accessible sur le menu Trésorerie/trésorerie Prévisionnelle/saisie des Paramètres, on peut composer un ou plusieurs états de trésorerie.

La construction d’un état consiste à définir les différentes lignes de l’état, sachant que les colonnes correspondent toujours à des intervalles de temps, et que la durée de l’intervalle est choisie lors du lancement de l’état.

Chaque ligne d’un état de trésorerie peut correspondre :

· à un compte comptable,

· à une partie seulement des écritures d’un compte comptable (par exemple, débits uniquement)

· à un regroupement de plusieurs comptes comptables

· à des totalisations intermédiaires.

Lors de la définition des lignes de l’état, on s’arrangera pour que l’ordre des lignes de l’état traduise le degré de certitude quant à la date et au montant des mouvements de trésorerie. Ainsi, les premières lignes seront les comptes de banque (Ecritures rapprochées des comptes de banques, puis Ecritures non rapprochées...), on trouvera ensuite les différents comptes de trésorerie utilisés (chèques à encaisser, effets à recevoir, effets à payer), puis les comptes de tiers (créances clients et fournisseurs).

On aura ainsi une vision de la trésorerie qui ira du certain (en haut à gauche de l’état) au probable (en bas à droite).

La construction d’un état de trésorerie ressemble beaucoup à celle d’un compte de résultat. Le premier écran présente la liste des états déjà créés. Utilisez la touche de fonction F6=Créer pour créer un nouvel état.

L’écran suivant vous permet de saisir le code et le titre de l’état. Vient ensuite un écran de type Liste, pour présenter les différentes lignes de l’état. Lorsque vous arrivez pour la première fois sur cet écran, la liste est vide ; appuyez sur F6=Créer. Vous pouvez alors créer les différentes lignes que vous voulez voir apparaître sur votre état. Pour chaque ligne, vous devez renseigner les zones suivantes :

ð Libellé de la ligne. Indiquez le libellé qui s’imprimera en partie gauche pour cette ligne.

ð Rang d’édition. C’est ce rang qui détermine l’ordre dans lequel les lignes seront imprimées sur l’état, indépendamment de l’ordre dans lequel vous les avez saisies. Pour faciliter la mise au point de vos tableaux de trésorerie, utilisez des tranches différentes en fonction des natures de ligne (comptes bancaires, comptes d’effets, comptes de tiers...), et numérotez vos lignes de dix en dix, de façon à pouvoir facilement ensuite intercaler de nouvelles lignes.

ð Type de ligne. Choisissez l’une des valeurs :

§ 1=Titre. Les lignes de titre ne déclenchent aucun traitement particulier ; elles permettent simplement d’obtenir une meilleure présentation de l’état ;

§ 2=Détail. Sur ces lignes figureront les cumuls de mouvements ou soldes du ou des comptes qui seront sélectionnés sur l’écran suivant ;

§ 3=Total. Ces lignes correspondent à des totalisations ; on peut gérer jusqu’à six niveaux de totalisations, qui sont hiérarchiques, et cela en renseignant la zone Niveau de titre ou total.

ð Niveau de titre ou total. Indiquez une valeur comprise entre 1 et 4 pour une ligne de titre, entre 1 et 6 pour une ligne de totalisation. Pour une ligne de titre, ce niveau n’a pas d’autre incidence si ce n’est la présentation de la ligne (Caractères gras, lignes blanches avant et après...). Pour une ligne de totalisation, ce niveau définit la hiérarchie des différentes lignes de totalisations : chaque ligne de totalisation de niveau N somme toutes les lignes détail imprimées précédemment, depuis la dernière impression d’un total de niveau N ou supérieur.

ð RAZ après édition total. Indiquez O=Oui pour une ligne de totalisation, sauf si vous voulez imprimer une même totalisation sur deux lignes distinctes mais consécutives, l’une pour présenter les cumuls de mouvements, l’autre pour les soldes progressifs. Dans ce cas de figure, seule la seconde ligne devra porter la mention O=Oui à cette invite, sans quoi les montants portés sur cette seconde ligne seraient nuls.

ð Données à imprimer. Choisissez l’une des valeurs :

§ M=Mouvements. La ligne présentera, dans chaque colonne, les cumuls des mouvements (Débits moins Crédits) du ou des comptes sélectionnés, pour la période correspondant à chaque colonne ;

§ S=Solde progressif. La ligne présentera, dans chaque colonne, le solde cumulé de tous les mouvements (Débits moins Crédits) arrêté à la date de fin de la période correspondant à chaque colonne ; les lignes correspondant à des soldes progressifs sont repérées sur l’état par un « S » à droite de la colonne Libellé nature.

§ 2=Les deux. La ligne sera dédoublée, pour présenter à la fois le cumul des mouvements et le solde progressif.

ð Classer sur date. Pour une ligne de type 2=Détail, indiquez ici la date qui doit être utilisée pour positionner les mouvements dans les différentes colonnes de l’état. Par exemple, pour une ligne détail correspondant à un compte bancaire suivi en date de valeur, indiquer V=Valeur. Pour une ligne détail regroupant des comptes clients, indiquez E=Echéance.

ð Détail des comptes. Pour une ligne de type 2=Détail, indiquez O=Oui si vous voulez imprimer le détail de chaque compte général associé à cette ligne détail, N=Non si vous ne voulez pas ce détail. Seul le total (ou le solde cumulé si vous avez indiqué S=Solde progressif à l’invite Données à imprimer) de tous les comptes associés à cette ligne s’imprimera alors.

ð Détail des auxiliaires. Pour une ligne de type 2=Détail, indiquez O=Oui si vous voulez imprimer le détail de chaque compte auxiliaire associé à cette ligne détail, N=Non si vous ne voulez pas ce détail. Seul le total (ou le solde cumulé si vous avez indiqué S=Solde progressif à l’invite Données à imprimer) du ou des comptes collectifs associés à cette ligne s’imprimera alors. En règle générale, on ne souhaite pas le détail des comptes auxiliaires sur un état de trésorerie qui se veut une synthèse. Remarquez cependant que grâce à ce type de détail, on peut utiliser avantageusement ces états de trésorerie en lieu et place d’une balance âgée.

Pour une ligne de type 2=Détail, l’écran suivant permet d’associer un ou plusieurs comptes à la ligne détail, et de sélectionner pour chacun d’entre eux la nature des écritures à prendre en compte.

Il est possible sur chaque ligne d’indiquer soit un compte général (comme sur l’exemple ci-dessus), soit un compte collectif, soit une classe de compte (413 par exemple pour prendre tous les comptes Effets à recevoir). De plus, on peut sélectionner les mouvements comptables à prendre en compte selon trois règles :

ð Groupe de trésorerie. Cette sélection n’est possible que si vous avez indiqué un N° de compte collectif. La sélection s’applique sur les comptes auxiliaires associés au compte collectif choisi. Elle s’appuie sur la zone Groupe de trésorerie présente dans les fiches clients et fournisseurs. Ce groupe peut prendre une valeur comprise entre 0 et 9. Les tiers qui sont placés en groupe 0 (zéro) seront toujours ignorés sur les états de trésorerie. Cette valeur peut être utilisée pour masquer les créances douteuses en cas de dépôt de bilan d’un client par exemple. Cela évite de fausser les états de trésorerie en y incluant des créances irrécouvrables. Les autres valeurs vous permettent de classer vos clients et vos fournisseurs en fonction de leur degré de respect des échéances. Ainsi, sur les états de trésorerie, on pourra distinguer les créances dont la date de recouvrement est quasi certaine (clients et fournisseurs du groupe 1), de celles sur lesquelles il y a un risque de décalage.

Le fait de renseigner, sur une ligne de l’état de trésorerie de rang d’édition R, et pour un compte collectif donné, un groupe de trésorerie G, aura pour effet de ne sélectionner sur cette ligne que les comptes auxiliaires ayant un groupe de trésorerie inférieur ou égal à G, et n’ayant pas été déjà sélectionnés sur une autre ligne de l’état de rang d’édition inférieur à R.

ð Mouvements à cumuler - Ecritures comptables. Pour le ou les comptes sélectionnés, il est ensuite possible de ne prendre qu’une partie des mouvements comptables enregistrés dans ce ou ces comptes. Les sélections possibles sont :

§ D=Débits uniquement. Ne sélectionne que les mouvements au débit du compte

§ C=Crédits uniquement. Ne sélectionne que les mouvements au crédit du compte

§ R=Rapprochés uniquement. Ne sélectionne que les mouvements comptables ayant été rapprochés. Cette sélection n’a de sens que pour un compte de banque pointable, pour lequel vous effectuez des rapprochements bancaires (manuels ou automatiques) régulièrement.

§ N=Non rapprochés uniquement. Ne sélectionne que les mouvements comptables n’ayant pas encore été rapprochés. Voir remarque ci-dessus.

§ Z=Toutes les écritures. Sélectionne tous les mouvements présents dans le compte

§ Blanc=Aucune. Aucun mouvement comptable n’est pris en compte. Cela suppose que l’on sélectionne des écritures prévisionnelles, en renseignant la zone décrite ci-après.

ð Mouvements à cumuler - Ecritures prévisionnelles. Pour le ou les comptes sélectionnés, il est ensuite possible d’intégrer des écritures prévisionnelles, en sus des mouvements comptables déjà enregistrés. Ces écritures prévisionnelles sont décrites plus en détail ci-après. Sachez dès maintenant que l’on définit, pour chaque écriture prévisionnelle enregistrée, un niveau, qui peut varier de 1 à 9. La sélection des écritures prévisionnelles, compte par compte, se fait ensuite en fonction de ce niveau. Ces valeurs de 1 à 9 vous permettent de classer vos écritures de prévision en fonction de leur probabilité. Ainsi, sur les états de trésorerie, on pourra présenter sur des lignes distinctes les prévisions dont la réalisation est quasi certaine (Niveau 1), de celles sur lesquelles il y a un degré plus ou moins grand d’incertitude (Niveau allant croissant jusqu'à 9).

Si la zone Ecritures prévisionnelles n’est pas renseignée en regard d’un compte, aucune écriture prévisionnelle ne sera prise en compte sur cette ligne de l’état pour ce compte. En revanche, le fait de renseigner, sur une ligne de l’état de trésorerie de rang d’édition R, et pour un compte donné, un niveau égal à N, aura pour effet de sélectionner toutes les écritures prévisionnelles ayant un niveau inférieur ou égal à N, et n’ayant pas été déjà sélectionnées sur une autre ligne de l’état de rang d’édition inférieur à R.

En procédant de la sorte pour chaque ligne souhaitée sur votre état de trésorerie, vous pouvez construire un état tel que présenté ci -dessous.

Test Comptabilité V5 PARAMETRES DES ETATS DE TRESORERIE Le 11/02/97

CPSTRP à 16:08:13

Etat 1 TRESORERIE PREVISIONNELLE - ETAT RECAPITULATIF

Afficher à partir de . . . .

Indiquez vos options, puis appuyez sur ENTREE.

2=Modifier 4=Supprimer Type Type Dét

Opt Rang Libellé ligne ligne Date ail

A0000 BANQUES 1 1

A0010 BRA 512001 - Mouvements rapprochés 2 M V N N

A0011 Mouvements non rapprochés 2 M C N N

A0012 Prévisionnel Charges fixes 2 M C N N

A0013 Salaires & Charges 2 M C N N

A0014 Autres charges 2 M C N N

A0015 Solde 3 1 O S

A0020 BNP 512000 2 M C N N

A0030 BNP 512002 2 M C N N

A9010 Banques - Cumul des mouvements 3 2 N M

A9020 Solde cumulé . . . . . . . . . . . . 3 2 O S

C0000 ECHEANCES CLIENTS 1 1 +

C0020 Clients 411000 Niveau 1 2 M E O N

C0025 Clients 411000 Niveau 2 à 9 2 M E O N

C0030 Effets à recevoir 2 M E O N

C9010 Clients - Cumul des mouvements 3 1 N M

C9020 Solde cumulé . . . . . . . . . . . . 3 1 O S

F0000 ECHEANCES FOURNISSEURS 1 1

F0020 Fournisseurs 401000 2 2 E N N

F0030 Effets à payer 2 2 E N N

F9010 Fournisseurs - Cumul des mouvements 3 1 N M

F9020 Solde cumulé . . . . . . . . . . 3 1 O S

Z0000 RECAPITULATIF 1 1

Z0030 Total des mouvements 3 3 N M +

Z0099 Solde cumulé . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 3 O S

F5=Réafficher F6=Créer F12=Annuler

Figure 14 - Exemple de paramétrage d'un état de trésorerie

20.3 Les écritures prévisionnelles

Elles sont saisies par une procédure spécifique, accessible par le menu Trésorerie/trésorerie Prévisionnelle/Saisie des prévisions.

Le premier écran présente la liste de toutes les écritures prévisionnelles déjà connues. Trois zones de sélection situées en partie haute de l’écran vous permettent de rechercher rapidement une ou plusieurs écritures dans cette liste, soit en fonction du compte général dans lequel l’écriture prévisionnelle a été saisie, soit en fonction du niveau.

Toujours sur cet écran, les options 3=Suspendre et 6=Libérer permettent respectivement de suspendre une écriture, puis de la libérer ultérieurement. Une écriture suspendue sera ignorée sur tous les états de trésorerie. Cela évite dans certains cas d’avoir à supprimer une écriture prévisionnelle, si l’on sait qu’elle sera à nouveau nécessaire plus tard.

Utilisez la touche de fonction F6=Créer pour ajouter une nouvelle écriture prévisionnelle.

L’écran de saisie comporte les données suivantes:

ð N° du compte. C’est le compte sur lequel l’écriture prévisionnelle doit être intégrée.

ð Libellé. Renseignez un libellé pour mémoire ; ce libellé ne sera pas visible sur les états de trésorerie, qui ne présentent les écritures qu’en cumul, mais on le retrouvera sur la liste de contrôle des écritures prévisionnelles décrite plus loin.

ð Montant. Montant de l’écriture prévisionnelle, suivi du sens D=Débit, C=Crédit.

ð A partir du / Jusqu’au. Renseignez la période de validité de l’écriture. Pour une écriture isolée, indiquez la date à laquelle elle est attendue. Pour une écriture périodique, indiquez la première date à laquelle elle est attendue (voir exemples ci-après).

ð Fréquence - Code. Choisissez l’une des valeurs possibles :

§ 1=Une fois. Il s’agit d’une écriture isolée, c’est à dire qui ne se présente qu’une seule fois.

§ J=Tous les n jours. Il s’agit d’une écriture périodique, qui se présente à un intervalle régulier de N jours. Ce nombre N doit être indiqué à l’invite suivante.

§ M=Tous les n mois. Il s’agit d’une écriture périodique, qui se présente à un intervalle régulier de N mois. Ce nombre N doit être indiqué à l’invite suivante.

ð Fréquence – Intervalle. Pour une écriture périodique, indiquez ici la périodicité en nombre de jours ou nombre de mois.

ð Niveau. Choisissez le niveau de l’écriture, entre 1 et 9. C’est sur ce niveau qu’il est possible d’effectuer des regroupements sur les états de trésorerie. Ce niveau traduit généralement le degré de probabilité de la prévision, tant du point de vue du montant que de la date. Le niveau 1 doit correspondre aux prévisions dont la réalisation est quasi certaine.

ð Ecriture suspendue. Indiquez O=Oui pour suspendre l’écriture. Une écriture suspendue sera ignorée sur tous les états de trésorerie. Modifier cette zone a le même effet que les options 3=Suspendre et 6=Libérer disponibles sur le premier écran.

Exemple d’écritures périodiques

Paiement de la TVA, le 21 de chaque mois

A partir du 21/01/97

Jusqu’au 00/00/00

Fréquence M=Tous les mois

Intervalle 1

Paiement des charges salariales URSSAF au trimestre, le 15/01, 15/04, 15/07 et 15/10

A partir du 15/01/97

Jusqu’au 00/00/00

Fréquence M=Tous les mois

Intervalle 3

Paiement de la taxe d’apprentissage chaque année, pour le 15/02

A partir du 15/02/97

Jusqu’au 00/00/00

Fréquence M=Tous les mois

Intervalle 12

Contrôle des écritures prévisionnelles

Avant d’éditer un état de trésorerie, il peut être souhaitable de contrôler quelles sont les écritures prévisionnelles qui vont y être intégrées. En effet, compte tenu des périodicités indiquées au niveau de chaque écriture, de la date de départ et de l’intervalle en nombre de jours que vous indiquerez lors de la soumission de l’état de trésorerie, chaque écriture prévisionnelle peut être :

· soit purement et simplement ignorée si elle n’entre pas dans la période délimitée par la date de départ de l’état d’une part, et cette même date majorée de N jours d’autre part, N étant le produit du nombre de colonnes de l’état (18 pour un état imprimé sur du listing standard, 10 pour un état imprimé en format A4) par l’intervalle en nombre de jours attribué à chaque colonne.

· soit sélectionnée une seule fois si elle entre dans la période définie ci-dessus, et qu’il s’agit d’une écriture isolée (Code fréquence égal à 1=Une fois).

· soit dupliquée autant de fois que nécessaire dans la période définie ci-dessus, s’il s’agit d’une écriture périodique (Code fréquence égal à J=Tous les n jours ou M=Tous n les mois).

Pour lancer cet état de contrôle des écritures prévisionnelles, utilisez le menu Trésorerie/trésorerie Prévisionnelle/Liste des prévisions. Indiquez alors la période de temps voulue en renseignant les deux dates A partir du et Jusqu’au. L’ordinateur propose depuis la date du jour jusqu'à la date du jour plus 20 jours. Vous pouvez aussi sélectionner les écritures à traiter en fonction de leur niveau, comme cela est possible pour l’édition des états de trésorerie.

Sur la liste des prévisions, toutes les écritures sont présentées triées par date croissante. Toute écriture ayant été dupliquée compte tenu de sa périodicité est donc portée plusieurs fois sur cette liste, pour chaque date de réalisation.

Un total général des écritures prévisionnelles figure en fin de liste.

20.4 Edition des états de trésorerie

L’édition des états de trésorerie est commandée depuis le menu Trésorerie/trésorerie Prévisionnelle/Etats de trésorerie.

La liste de tous les états de trésorerie disponibles s’affiche. Choisissez celui que vous voulez imprimer avec l’option 1=Choisir. Un écran de sélection est alors proposé, avec 3 zones conditionnant l’édition de l’état :

ð A partir du. Renseignez la date de début d’horizon de votre état de trésorerie. Tous les mouvements antérieurs à cette date seront sommés dans la première colonne de l’état ; les autres colonnes seront positionnées par rapport à cette date, et correspondront à des périodes consécutives de N jours, ce nombre N étant fixé à l’invite décrite ci-après.

ð Intervalle en nombre de jours. Ce nombre de jours détermine les périodes associées aux colonnes de l’état. Soit D la date de fin de période de la colonne I, la date de début de période de la colonne I+1 est égale à D+1, la date de fin de période de la colonne I+1 est égale à D+N, N étant le nombre de jours défini ici.

ð Inclure les écritures de prévision jusqu’au niveau. Cette zone permet, parmi toutes les écritures prévisionnelles enregistrées, de n’en intégrer qu’une partie sur l’état de trésorerie. La sélection se fera en fonction du niveau de chaque écriture prévisionnelle. Seules les écritures ayant un niveau inférieur ou égal à celui indiqué ici seront prises en compte sur l’état ; les autres seront ignorées. Si cette zone est laissée à blanc, l’état s’imprime sans tenir compte d’aucune écriture prévisionnelle.

Remarques

1. Les valeurs portées aux invites Intervalle en nombre de jours, Inclure les écritures de prévision jusqu’au niveau, ainsi qu’aux invites Format de papier et Nombre d’exemplaires non décrites ci-dessus, sont mémorisées automatiquement pour chaque état soumis. Ainsi, à chaque édition d’un état de trésorerie, les valeurs proposées par défaut sont celles qui avaient été utilisées lors de la dernière demande d’édition du même état.

2. Pour ce qui est de la fin d’horizon d’un état de trésorerie, le traitement diffère en fonction de la nature des écritures. Si l’on nomme Dd la date de début d’horizon de l’état (c’est la date que vous choisissez lors de la soumission de l’état, à l’invite A partir du), et N l’intervalle en nombre de jours associé à chaque colonne, la date de fin d’horizon Df peut être calculée par la formule :

Pour un état sur format standard Df = Dd + (18 x N)

Pour un état au format A4 Df = Dd + (10 x N)

Les règles de sélection des écritures sont les suivantes :

· pour ce qui est des écritures comptables, aucune limitation sur la date des écritures n’est faite en fin d’horizon. Les mouvements comptables ayant une date (comptable, pièce, valeur ou échéance en fonction du type de date retenu compte par compte) postérieure à la date Df sont intégrés dans la dernière colonne de l’état. L’intitulé de cette dernière colonne est d’ailleurs JJ/MM et au delà.

· Pour ce qui est des écritures prévisionnelles, seules celles entrant dans la période définie par (Dd, Df) sont prises en compte. Il en est de même pour les écritures prévisionnelles périodiques, dont seules les réalisations entrant dans cette période seront intégrées.

3. Les données correspondant à la dernière édition de chaque état de trésorerie sont conservées dans un fichier nommé CPTTRR. Ce fichier peut être rapatrié dans un tableur pour en donner une vue graphique par exemple.

4. Un état de trésorerie est présenté page suivante, à titre d’exemple.

21. Suivi dailly

Ce module permet de suivre les factures qui sont remises en banque pour être traitées selon la loi DAILLY. Ce suivi consiste à déterminer dans un premier temps quelles sont les factures pouvant être remises en banque, à enregistrer cette remise dans un deuxième temps, enfin à éditer un bordereau de mobilisation. Ces trois procédures sont décrites ci-après.

21.1 Edition Liste des factures mobilisables

Cette procédure permet d'éditer la liste des factures pouvant être mobilisées, c'est à dire pouvant être remises en banque selon le procédé DAILLY. Elle est accessible par le menu Trésorerie/suivi Dailly/Liste des factures mobilisables.

Ecran de saisie des paramètres

Lors de l'appel de la procédure, il y a affichage d'un écran de saisie des paramètres, comportant les zones suivantes :

ð Journaux d'origine. Indiquer le code du ou des journaux de vente dans lesquels il faut rechercher les factures mobilisables. Au moins un journal doit être sélectionné.

ð Natures de pièce. Indiquer le ou les codes nature de pièce des pièces comptables mobilisables. Au moins un code nature de pièce doit être indiqué. Il correspond normalement au code opération que vous utilisez pour vos factures. Si vous n'avez qu'un seul code nature de pièce à indiquer pour vos pièces comptables mobilisables, indiquez « * » comme second code..

ð Code racine client. Dans le cas où vous avez défini plusieurs comptes collectifs clients, et que vous voulez limiter la recherche à un ou plusieurs comptes collectifs client donnés, indiquez ici le ou les codes racine correspondant aux comptes collectifs à explorer.

ð N° client début – N° client fin. Ces deux zones permettent de limiter la recherche des factures mobilisables à une tranche de n° de clients donnée.

Un deuxième écran permet de saisir les options d’impression habituelles, Imprimante, Format de papier et Nombre d’exemplaires.

Présentation de la liste des factures mobilisables

A chaque édition de cette liste, il y a d'abord recherche des factures mobilisables dans l'historique comptable, puis édition de la liste proprement dite.

La liste des factures mobilisables est présentée triée par date d'échéance et par montant décroissant. Pour chaque facture, on trouve :

§ la date d'échéance de la facture;

§ le n° de la facture (N° de pièce comptable);

§ la date de la facture (date de la pièce);

§ le n° et nom du client;

§ l'adresse du client (ville);

§ le montant de la facture;

§ le montant cumulé des factures pour la date d'échéance en cours; Ce montant cumulé est remis à zéro à chaque changement de date d'échéance.

§ un n° de ligne. Ce n° est affecté par l'ordinateur à chaque édition de cette liste des factures mobilisables. Il sera utilisé par la suite pour procéder à la mobilisation des factures à remettre en banque. On pourra ainsi procéder à une remise groupée de plusieurs factures, en identifiant les factures à mobiliser par ces n° de ligne.

Les montants de factures sont totalisés par date d'échéance, et toutes échéances confondues en fin d'état.

21.2 Saisie de mobilisation des factures

Cette procédure permet d'enregistrer les mobilisations de factures, c'est à dire les remises en banques faites selon le procédé DAILLY. La procédure est accessible par le menu Trésorerie/suivi Dailly/Mobilisation des factures.

Cette procédure doit être utilisée conjointement avec la procédure d'édition des factures mobilisables. En effet, lors de cette édition, il y a affectation d'un N° de ligne à chaque facture mobilisable. C'est par ce n° de ligne que sont identifiées les factures devant être mobilisées.

Cette procédure est constituée des écrans suivants :

’ un écran de sélection du bordereau de mobilisation;

’ un écran de sélection de la banque destinataire de la remise DAILLY;

’ un écran de sélection des factures à mobiliser.

Ecran de sélection du bordereau de mobilisation

Ce premier écran affiché par la procédure comporte les zones suivantes :

ð N° du dernier bordereau de mobilisation. Ce n° est affiché par l'ordinateur, et n'est pas modifiable.

ð Ouverture d'un nouveau bordereau. Indiquez O=Oui si vous voulez ouvrir un nouveau bordereau. Dans ce cas, l'ordinateur lui attribuera un nouveau n° (dernier n° utilisé + 1). Si vous voulez au contraire compléter le bordereau actuellement ouvert (celui dont le n° est affiché par l'ordinateur), indiquez N=Non.

Ecran de sélection de la banque destinataire

Cet écran permet de choisir la banque destinataire de la remise DAILLY. Cet écran ne comporte qu'une seule zone :

ð Code banque. Indiquez le code de la banque destinataire de la remise. Le code identification DAILLY de cette banque doit être renseigné dans les paramètres journaux. En effet, le code opération de chaque facture mobilisée par cette procédure sera modifié, de façon à éviter qu'elle soit mobilisée une deuxième fois. La modification consiste à remplacer le code opération d'origine (en principe F pour Facture) par le code identification DAILLY de la banque destinataire.

Ecran de sélection des factures à mobiliser

La sélection des factures à mobiliser se fait grâce au n° de ligne attribué par l'ordinateur à chaque facture mobilisable lors de l'édition de la liste des factures mobilisables.

Il est possible de remettre une facture précise, en donnant son n° de ligne, ou une tranche de factures figurant sur la liste des factures mobilisables, en donnant les n° début et fin de tranche.

La saisie de ces n° de ligne se fait selon 2 modes distincts: un mode Ajout, qui est le mode sélectionné par défaut lorsque l'on commence à saisir une mobilisation; un mode Modification/Suppression, qui est obtenu depuis le mode Ajout en appuyant sur la touche de fonction F12. Depuis le mode Modification/Suppression, il est possible de retourner en mode Ajout grâce à la touche de fonction F6.

Dans les deux modes de fonctionnement, l'écran est constitué de trois parties :

þ l'en-tête, qui reprend toutes les informations introduites sur les deux écrans précédents, c'est à dire le n° de bordereau de mobilisation et la banque destinataire. Ces informations sont en affichage uniquement, et ne peuvent plus être modifiées à ce stade.

þ la liste des tranches de factures mobilisées; cette liste est constituée de 5 lignes à l'écran, mais peut en fait aller bien au-delà. Pour visualiser les lignes non affichées, il faut utiliser les touches de pagination. De plus, l'ordinateur affiche à tout moment le nombre et le montant total des factures mobilisées.

þ la ligne de saisie proprement dite, avec un libellé spécifiant le mode en cours: Ajout, Modification ou Suppression. Les informations à renseigner sur cette ligne de saisie sont les suivantes :

§ De la ligne. Il faut indiquer le n° de ligne correspondant à la facture que vous voulez sélectionner. Si vous voulez sélectionner une tranche de plusieurs factures, il faut indiquer ici le n° de début de la tranche.

§ A la ligne. Il faut indiquer, si vous voulez sélectionner une tranche de plusieurs factures, le n° de fin de la tranche. Dans ce cas, toutes les factures dont le n° de ligne est compris entre le n° indiqué dans la zone précédente et le n° indiqué ici seront mobilisées. Si vous ne voulez sélectionner qu'une seule facture, laissez cette zone à blanc.

Lorsque vous appuyez sur la touche ENTREE, l'ordinateur calcule le nombre et le montant des factures correspondant à la tranche que vous avez définie. Il vous faut alors confirmer votre choix en appuyant une deuxième fois sur la touche ENTREE, ou retourner modifier les n° début et fin de tranche en cas d'erreur en appuyant sur la touche de fonction F12.

Après confirmation, la ligne saisie est reportée dans la liste affichée dans la partie médiane de l'écran, les totaux mobilisation sont mis à jour, et l'on peut saisir une autre tranche de factures.

Pour terminer la saisie d'une mobilisation, il faut appuyer sur la touche de fonction F3.

21.3 Edition de la liste des factures mobilisées

Cette procédure permet d'éditer la liste des factures mobilisées. Elle est accessible par le menu Trésorerie/suivi Dailly/liste Factures mobilisées.

L'édition est faite pour un bordereau de mobilisation donné. L'ordinateur conserve un en-cours de dix bordereaux maximum.

Ecran de saisie des paramètres

Lors de l'appel de la procédure, il y a affichage d'un écran de saisie des paramètres, comportant les zones suivantes :

ð N° du dernier bordereau de mobilisation. Ce n° est affiché par l'ordinateur, et n'est pas modifiable.

ð N° du bordereau à éditer. Indiquez ici le n° de bordereau de mobilisation que vous souhaitez éditer. Pour éditer le dernier bordereau saisi (celui indiqué dans la zone précédente), vous pouvez laisser cette zone à blanc. ATTENTION : l'ordinateur conserve en mémoire un en-cours de dix bordereaux. Il n'est donc pas possible de rééditer un bordereau si son n° est inférieur ou égal à (N° dernier bordereau traité - 10).

Un deuxième écran permet de saisir les options d’impression habituelles, Imprimante, Format de papier et Nombre d’exemplaires.

Présentation de la liste des factures mobilisées

La liste des factures mobilisées est triée par banque, date d'échéance, et enfin montant règlement décroissant. Il y a saut à une nouvelle page pour chaque banque. En-tête de chaque page, on trouve le nom et le n° de compte de la banque concernée par la remise DAILLY, et le n° du bordereau de remise.

L'état comporte les colonnes suivantes :

§ la date d'échéance de la facture;

§ le n° de la facture;

§ la date de la facture (date de pièce);

§ le nom et l'adresse du client;

§ le montant de la facture.

Les montants des factures sont totalisés par date d'échéance et par banque. On dispose également d'un total général en fin d'état.

Partie E - Comptabilité analytique et budgétaire

22. Comptabilité analytique

22.1 Présentation

Affaires et sections

LDCompta intègre en standard un module complet de comptabilité analytique. Celui-ci permet de ventiler les charges et produits sur deux axes analytiques différents :

þ section et sous-section d’une part

þ affaire d’autre part.

Ces deux axes d'analyse sont totalement indépendants ; il n'existe pas de hiérarchie entre ceux-ci. Chaque fois qu'une charge ou un produit doit être imputé en comptabilité analytique, il faudra indiquer une section/sous-section d'une part, une affaire d'autre part.

La notion de section et sous-section est une notion classique en analytique ; la notion d'affaire est quelque chose de plus spécifique ; dans la conception du logiciel LDCompta, cette notion d'affaire désigne ce que l'on peut appeler aussi projet ou chantier. Cette notion peut toutefois être étendue à bien d'autres domaines ; dans certains cas, l'affaire peut correspondre à un établissement ou à un dépôt. Dans d'autres, la notion d'affaire n'est pas nécessaire ; on imputera alors toutes les charges et produits sur une affaire unique, car il n'est pas possible de déroger à la règle de double imputation affaire et section.

Une affaire regroupe donc un ensemble de charges et de produits qui peuvent se répartir parallèlement sur plusieurs sections et sous-sections. De même, une section ou sous-section regroupe un ensemble de charges et de produits qui peuvent se répartir parallèlement sur plusieurs affaires. En ce sens, les deux axes sections/sous-sections et affaires se croisent. Dans bien des cas, lors de l'analyse qui sera faite à partir des données de la comptabilité analytique, on voudra obtenir des tableaux croisés affaire/section ou au contraire section/affaire.

La structure des codes sections et affaires est la suivante :

· 2 caractères alphanumériques pour le code section

· de 1 à 4 caractères pour le code sous-section

· de 1 à 4 caractères pour le code affaire

Dans bien des cas, on ne présente que deux zones de saisie : une zone Section de 6 caractères, qui correspond en fait à Section + Sous-Section, et une zone Affaire de 4 caractères. Le découpage Section + Sous-section n'a d'intérêt que pour les éditions de balances et de grands-livres analytiques, éditions sur lesquelles le système calcule des sous-totaux par section.

En plus de ces deux axes sections/sous-sections et affaires, LDCompta peut gérer, avec certaines limitations, 3 autres axes d'imputation. Par souci de simplification, l'utilisation de ces trois axes supplémentaires n'est pas décrite ici. Dans la grande majorité des cas, nous déconseillons l'usage des ces axes supplémentaires qui ont pour effet d'alourdir les différentes saisies d'écritures. Lors du démarrage d'une comptabilité analytique, il est bien préférable de se limiter, au moins dans un premier temps, à un ou deux axes d'analyse.

Les mouvements analytiques

La comptabilité analytique peut être alimentée par deux flux d'écritures distincts :

þ D'une part dans la comptabilité générale. En effet, dès lors que l'on a activé le module analytique, tout mouvement enregistré en comptabilité générale dans un compte de charges ou produits pour lequel on a demandé un suivi analytique est automatiquement basculé dans la comptabilité analytique. Cela est géré directement dans les différentes procédures de saisie d'écritures, telles la saisie par pièce ou par folio ;

þ D'autre part au travers de mouvements purement analytiques ; ces mouvements sont dits OD analytiques. Il s'agit de mouvements qui ne touchent que la comptabilité analytique ; ils ne sont nullement visibles dans la comptabilité générale. Ils permettent tout type de ré-imputation entre sections et/ou entre affaires, soit pour corriger des ventilations erronées en provenance de la comptabilité générale, soit pour solder certaines sections ou affaires en les déversant sur d'autres sections et/ou affaires.

La procédure d'interface standard du progiciel, procédure décrite au paragraphe 8.1, supporte les deux types de flux décrits ci-dessus.

Pour ce qui est des restitutions, LDCompta offre en standard :

· Des possibilités de consultation de la ventilation analytique d'une écriture de comptabilité générale,

· De procédures de consultation dédiées à l'analytique, soit par section, soit par affaire ;

· les éditions analytiques classiques, à savoir les journaux, balances et grands-livres analytiques.

Pour aller au delà et parvenir à une véritable analyse des coûts, il faudra bien souvent développer des requêtes ou états supplémentaires. On peut utiliser des outils d'interrogation standard du marché, tels que Query/400, ou transférer les données de la comptabilité analytique dans des outils micro de type tableur, ou encore développer des programmes d'édition supplémentaires sur l'AS/400. Il s'agit là chaque fois malheureusement de procédures spécifiques ; il est en effet très difficile de proposer en standard des états analytiques de synthèse convenant à tous, la structure d'un plan analytique et les analyses que l'on veut mener à partir de celui-ci pouvant être très différents d'une entreprise à l'autre.

Les aspects multi-devises

La comptabilité analytique est tenue dans tous les cas en devise de référence.

Si vous avez activé le module devises, toute pièce enregistrée en devise en comptabilité générale est automatiquement convertie et enregistrée en devise de référence pour ce qui est de sa ventilation en comptabilité analytique. Les mouvements purement analytiques (OD analytiques) ne peuvent être saisis quant à eux qu’en devise de référence.

Si vous avez également activé la seconde devise de restitution en mode 1=Seconde devise mise à jour au niveau de chaque écriture, avec garantie des équilibres, tout mouvement analytique est de plus converti et enregistré dans cette seconde devise, cela se faisant automatiquement lors de chaque saisie d’écriture. On peut ainsi bénéficier de toutes les restitutions analytiques (journaux, balances, grands-livres) dans cette seconde devise, avec garantie des équilibres comptables.

Si vous avez opté pour l’activation de la seconde devise de restitution en mode 2=Seconde devise calculée par conversion unitaire simple de chaque montant élémentaire, les mouvements analytiques ne sont enregistrés que dans la devise de référence. Vous pouvez tout de même obtenir les différents états analytiques dans la seconde devise de restitution, mais sans garantie des équilibres comptables.

22.2 Mise en oeuvre

Activation du module analytique

La première chose à faire pour démarrer une comptabilité analytique est d'activer le module correspondant dans la fiche société. Pour cela, indiquez la valeur O=Oui à l'invite Comptabilité analytique en page 4 de la fiche société. La mise à jour de la fiche société est décrite plus en détail au paragraphe 3.1.

Dès lors que ce module est activé, le système impose de renseigner les zones Ventilation analytique des différences de lettrage, en page 3 de la fiche société. Or, à ce stade, le module analytique n'ayant pas encore été démarré, aucun plan analytique n'est encore défini. Il n'est donc pas possible d'indiquer un N° de section ou un code affaire, ni même d'obtenir une liste de sélection pour ces deux zones par la touche F4=Liste. Pour se sortir de cette situation, le seul recours est de valider la modification de votre fiche société par la touche cachée F19. Cette touche permet de court-circuiter les différents contrôles de la fiche, et de sortir de la saisie en validant les modifications effectuées. Le module analytique s'active donc à ce moment là. De ce fait, le menu Analytique va comporter, dans la barre principale de menu, des options vous permettant de créer la table des sections/sous-sections et la table des affaires. Créez maintenant votre plan analytique, puis retournez dans la fiche société pour compléter les zones n'ayant pu l'être la première fois. Vous devez cette fois ci valider la fiche par la touche ENTREE pour vous assurer que toutes les zones requises sont correctement renseignées.

Définition de l'environnement

Avant de pouvoir utiliser le module analytique, un certain nombre de paramètres doivent être définis.

Le premier d'entre eux concerne la gestion des 3 axes d'analyse supplémentaires en sus des axes sections/sous-sections et affaires. Comme il a été dit précédemment, il est conseillé de ne pas utiliser ces axes supplémentaires. Nous vous conseillons donc de laisser ce paramètre à la valeur par défaut qui est fournie à la création du dossier comptable. Pour le vérifier, lancez l'option de menu Analytique/Paramètres/Définition environnement/Définition des zones de saisie complémentaire. Vous devez observer les valeurs suivantes :

ð Libellé pour la zone 1 Zone 1

ð Libellé pour la zone 2 Zone 2

ð Libellé pour la zone 3 Zone 3

ð Libellé pour la zone 4 Zone 4

Le second paramètre est toujours lié à ces 3 axes supplémentaires. La gestion de ces axes peut en effet être paramétrée par section analytique. On peut par exemple demander à ce que pour une section/sous-section particulière, il y ait une gestion d'un, deux ou trois axes d'analyse supplémentaires. La correspondance entre les sections d'une part et les axes supplémentaires d'autre part se fait au travers d'une table dite des natures de saisie. Cette table est accessible par le menu Analytique/Paramètres/Définition environnement/codes Nature de saisie. Comme nous ne voulons pas des axes d'analyse supplémentaires, nous vous proposons de créer un seul poste dans cette table, comportant les données suivantes :

ð Code nature de saisie 01

ð Libellé nature de saisie 2 axes seulement

ð Saisie Zone 1 N=Non

ð Saisie Zone 2 N=Non

ð Libellé Zone 2 Non renseigné

ð Saisie Zone 3 N=Non

ð Saisie Zone 4 N=Non

Enfin, le troisième paramètre est le plus important ; il définit quelles sont les classes de comptes généraux que l'on veut suivre en comptabilité analytique. Le système permet de spécifier ces classes de compte sur 2 chiffres.

Pour saisir les classes de compte que vous voulez gérer, lancez l'option de menu Analytique/Paramètres/Définition environnement/Classes de comptes gérés en analytique. Créez ensuite dans cette table toutes les classes de compte à 2 chiffres que vous souhaitez. Par exemple :

’ 60 ACHATS

’ 61 SERVICES EXTERIEURS

’ 62 AUTRES SERVICES EXTER.

’ 63 IMPOTS TAXES

’ 64 CHARGES PERSONNEL

’ 65 AUTRES CHARG GESTION COUR

’ 66 CHARGES FINANCIERES

’ 67 CHARGES EXCEPTIONNELLES

Vous pouvez indiquer également les classes 70 à 77, si vous voulez gérer l'analytique sur vos comptes de produits.

Remarque : une fois ce paramétrage mis en place, il est vivement déconseillé de venir y retoucher au cours de l'exercice. En effet, on aurait alors une imputation partielle des charges ou produits de l'exercice, pour la ou les classes de comptes ajoutées ou retirées ici.

Création du plan analytique

Affaires analytiques

La table des affaires est accessible depuis le menu Analytique/Paramètres/Affaires.

Les affaires sont définies avec un code alphanumérique sur 4 caractères maximum. La codification des affaires est totalement libre.

Si vous n'avez pas l'usage de cet axe affaire, celui-ci étant obligatoire dans les différentes procédures de saisie, il vous faut quand même créer au moins un code sur lequel vous imputerez la totalité de vos charges et produits. Nous conseillons d'utiliser le code 00 qui est facile à frapper au clavier.

Sections analytiques

La table des sections est accessible depuis le menu Analytique/Paramètres/Section et sous-sections.

Les sections sont définies avec un code alphanumérique sur 2 caractères. Chaque section se décompose ensuite en sous-sections, le code de la sous-section étant composé de 1 à 4 caractères. En saisie d'écritures, on aura bien souvent une seule zone de saisie de 6 caractères, dans laquelle on placera à gauche les deux caractères du code section suivi immédiatement du code sous-section.

Un mouvement analytique ne peut être enregistré que sur une sous-section, jamais directement sur une section. Il vous faut donc créer au moins une sous-section dans chaque section.

Dans la table des sections et sous-sections, pour créer une section, appuyez sur F6=Créer. Sur le premier écran de création, ne renseignez que les deux caractères de la première zone de saisie et appuyez sur ENTREE. Renseignez ensuite le libellé de la section et validez une nouvelle fois par ENTREE.

Pour créer une sous-section, appuyez sur F6=Créer. Sur le premier écran de création, renseignez dans la première zone le code d'une section ayant déjà été créée précédemment et indiquez dans la seconde zone le code de la sous-section à créer dans cette section, puis validez par ENTREE. Renseignez ensuite le libellé de la sous-section, le code nature de saisie, et validez une nouvelle fois par ENTREE. Le code nature de saisie définit quels sont les axes de saisie supplémentaire gérés pour cette sous-section. Ne voulant pas gérer d'axes supplémentaires, indiquez le code nature de saisie 01 qui doit avoir été défini tel que cela est décrit au paragraphe 22.2.

Tables de ventilation analytique

Les tables de ventilation analytique vont permettre d'accélérer la saisie des ventilations analytiques. Chaque fois qu'une charge doit être ventilée sur une section analytique, que ce soit en saisie d'écriture par pièce, par folio, ou encore au travers de la procédure d'interface standard de LDCompta, on peut utiliser une table de ventilation en lieu et place d'un code section/sous-section.

Le montant de la charge ou du produit sera alors ventilé en fonction des indications données dans la table choisie, lors de la validation du document comptable (pièce, folio, ou lot d'interface).

La gestion des tables de ventilation analytique est accessible par le menu Analytique/Paramètres/tables de ventilation Analytique.

Remarque : les tables de ventilation analytique évoquées ici sont les mêmes que celles utilisées dans la gestion budgétaire ; on accède donc à la même table par le menu Budgétaire/Paramètres/Tables de ventilation.

Une table de ventilation analytique est composée de :

ð un code, sur 6 caractères maximum

ð un libellé

ð une liste de sections analytiques, avec pour chaque section un pourcentage. La somme des pourcentages indiqués dans la liste doit être égale à 100.

Il est possible de créer autant de tables de ventilation analytique que nécessaire.

Nous conseillons d'utiliser, pour toutes les tables de ventilation, un code commençant par la lettre T (Par exemple, T01, T02…), et d'éviter autant que faire se peut d'avoir des codes sections commençant par cette lettre T. En effet, dans les différentes procédures de saisie, on dispose d'une seule zone de saisie dans laquelle on peut renseigner soit le code d'une section/sous-section, soit le code d'une table de ventilation. Si vous voulez obtenir une liste de sélection dans cette zone de saisie en appuyant sur F4=Liste, le système ouvre la fenêtre de sélection d'une section/sous-section. Pour obtenir la fenêtre de sélection d'une table de ventilation analytique, il vous faut indiquer la lettre T sur le premier caractère de gauche de la zone avant d'appuyer sur F4=Liste.

Ce principe étant posé, si dans une procédure de saisie la zone de saisie en question est déjà renseignée, et que tous vos codes de tables de ventilation commencent par le caractère T, le fait d'appuyer sur F4=Liste provoquera automatiquement l'affichage de la fenêtre de sélection des tables si la zone de saisie fait référence à une table, ou la fenêtre de sélection d'une section/sous-section sinon.

22.3 Les saisies d'écritures

La ventilation analytique des écritures de comptabilité générale

La prise en charge de la ventilation analytique des écritures de comptabilité générale est assurée directement par les différentes procédures de saisie des écritures de comptabilité générale.

Pour ce qui est des écritures introduites par les procédures de saisie par pièce ou par folio, le mode opératoire pour ventiler la charge ou le produit en comptabilité analytique est décrit en détail au paragraphe 4.1, rubrique Ventilation analytique d’une ligne de la pièce.

D'autres procédures de saisie peuvent également influer sur la comptabilité analytique. C'est le cas par exemple de toutes les procédures permettant le lettrage d'un compte : saisie de règlements clients ou fournisseur, lettrage manuel d'un compte. En effet, lors d'un lettrage présentant une petite différence de lettrage, on peut demander à comptabiliser automatiquement la différence de lettrage. Celle-ci va donc s'imputer dans un compte de pertes et profits, qui doit bien souvent être suivi en comptabilité analytique selon les classes de comptes définies comme étant gérées en analytique. Si tel est le cas, et afin de ne pas alourdir les procédures de saisies de règlements, LDCompta ne permet pas de saisir directement la ventilation analytique de la différence de lettrage. Cette différence se ventile automatiquement,

§ soit sur la section et l'affaire associées au compte de pertes et profits dans lequel la différence de lettrage sera imputée, cette association entre un compte et un couple (section, affaire) se faisant au niveau du plan comptable ;

§ soit sur plusieurs sections et une affaire, si une table de ventilation a été associée au compte de pertes et profits au niveau du plan comptable ;

§ soit, si rien n’a été indiqué pour le compte de pertes et profits au niveau du plan comptable, sur la section et l'affaire qui sont indiquées dans la fiche société, en page 3, à l'invite Ventilation analytique du panneau Traitement des différences de lettrage.

Il en est de même, le cas échéant, pour la ventilation analytique des différences de change et des différences d'arrondi, lorsque le module devises a été activé.

Enfin, la procédure d'interface permet de mouvementer également de ventiler des écritures de comptabilité générale en comptabilité analytique (journal d'achats ou de ventes par exemple), avec les mêmes facilités que celles offertes en saisie d'écritures : une écriture en comptabilité pour une écriture analytique, ou une écriture de comptabilité générale pour n écritures de comptabilité analytique, la ventilation se faisant alors sur plusieurs sections et/ou affaires définies explicitement, ou en référençant une table de ventilation.

Les spécifications détaillées décrivant comment mouvementer le comptabilité analytique à partir de la procédure d'interface sont données dans la documentation intitulée LDCompta pour AS/400 - Version 7 - Description de la procédure d’interface (document word IntCptV7.doc).

Correction d'une ventilation analytique d'une écriture de comptabilité générale

Il existe deux méthodes permettant de corriger la ventilation analytique d'une écriture de comptabilité générale.

La première fait appel à la procédure de modification d'écritures, procédure décrite en détail au paragraphe 4.3. En effet, cette procédure, accessible par le menu Utilitaires/prOcédures de contrôles/Modification d’écritures, permet de modifier toute écriture de comptabilité générale. Un certain nombre de limitations s'applique, mais comme la ventilation analytique fait partie des données considérées comme non comptables de la pièce, au même titre qu'un libellé ou une date d'échéance, celle-ci reste modifiable la plupart du temps, et ce même après clôture mensuelle du journal comptable correspondant. L'utilisation de cette procédure pour modifier les ventilations analytiques est donc conseillée ; l'ergonomie y est très semblable à celle que l'on connaît en saisie d'écritures par pièce ; il sera donc très facile de procéder à la modification.

Il existe une autre méthode pour modifier une ventilation analytique. Elle fait appel à une procédure spécifique de modification, accessible par le menu Analytique/Saisies/Correction des ventilations. Cette procédure doit être utilisée si la première méthode décrite ci-devant ne peut être utilisée.

Pour corriger la ventilation analytique d'une écriture de comptabilité générale par cette seconde méthode, il faut identifier l'écriture de comptabilité générale. Cette identification se fait au travers du N° interne de l'écriture, N° dont vous n'avez pas à vous soucier la plupart du temps, et qui est sans rapport avec le N° de pièce ou la référence document que vous utilisez habituellement. Pour connaître ce N° interne d'écriture, le plus simple est de retrouver l'écriture à partir de la procédure d'interrogation d'un compte (menu Générale/Interrogations/Compte). Une fois l'écriture localisée sur cet écran, appuyez sur la touche de fonction F5=Autre vue. Le N° interne figure alors tout à droite, sur la 2^ème ligne présentée pour chaque écriture, en jaune (attention : vous devez être pour cela dans le mode d'affichage Devise de référence ou Seconde devise de restitution ; en mode d'affichage Devises, la touche F5=Autre vue fait apparaître les contre-valeurs en devise de référence, mais pas le N° interne de l'écriture).

Une fois ce N° interne d'écriture connu, lancez la procédure de correction et indiquez ce N° sur le premier écran. Un second écran rappelle les données de la pièce en comptabilité générale pour confirmation ; appuyez simplement sur ENTREE s'il s'agit bien de la pièce que vous voulez modifier. Vous arrivez ensuite sur le même écran que celui permettant la ventilation analytique détaillée d'une ligne en saisie d'écritures par pièce ou par folio (voir paragraphe 4.1). Vous pouvez ainsi ajouter, modifier ou supprimer une ou plusieurs lignes de la ventilation. Pour valider la modification globale de la ventilation, appuyez sur F3=Exit. Cette validation globale n'est bien sur possible que si la somme des lignes de ventilation est égale au montant de l'écriture en comptabilité générale, montant qui est rappelé en partie haute de l'écran.

Saisie des écritures purement analytiques

La procédure de saisie décrite ici ne touche que la comptabilité analytique ; les écritures qui sont créées par celle-ci n'ont aucune incidence sur la comptabilité générale. On parle souvent pour désigner ce type de mouvements d'OD analytiques.

Ces écritures permettent tout type de ré-imputation entre sections et/ou entre affaires, soit pour corriger des ventilations erronées en provenance de la comptabilité générale, soit pour solder certaines sections ou affaires en les déversant sur d'autres sections et/ou affaires.

La procédure est accessible par le menu Analytique/Saisies/Saisie des écritures analytiques. Le mode opératoire de saisie se rapproche de celui de la saisie des écritures par pièce.

Premier écran

Le premier écran permet de sélectionner le journal et la date comptable de la pièce analytique. Il propose les zones de saisie suivantes :

ð Date d’écriture. Indiquez la date comptable de l’écriture, c’est à dire la date à laquelle vous voulez comptabiliser la pièce. Cette date comptable doit être postérieure à la date de dernière clôture de l'exercice comptable, et doit également être postérieure à la date de dernière clôture mensuelle du journal sélectionné ci-après. Elle doit être antérieure à la date limite de saisie autorisée, qui est définie dans la fiche société.

ð Code du journal. Indiquez le code du journal sur lequel la pièce doit être comptabilisée. Utilisez si nécessaire la touche de fonction F4=Liste pour retrouver ce code dans la liste des codes journaux existants. On peut utiliser ici les mêmes journaux comptables que ceux de la comptabilité générale ; il est toutefois conseillé de passer toutes les OD analytiques sur un ou plusieurs journaux d'OD propres à la comptabilité analytique, journaux qui ne seront donc jamais mouvementés en comptabilité générale ; cela facilitera l'usage des états de contrôle analytique décrits au paragraphe 22.5.

Saisie données communes de la pièce

ð Code nature de la pièce. Indiquez le code identifiant la nature de pièce. Ce code est facultatif. Utilisez si nécessaire la touche de fonction F4=Liste pour retrouver ce code dans la liste des codes existants.

ð Date de la pièce. Saisissez la date de la pièce, c’est à dire la date d’origine du document que vous saisissez, si elle diffère de la date comptable qui est proposée par défaut.

ð N° de la pièce. Indiquez ici le N° de la pièce, qui en principe doit identifier cette pièce de façon unique dans votre système comptable. Contrairement à ce qui est fait en comptabilité générale, aucun contrôle n'est fait ici sur le N° de pièce. De même, le système ne propose pas ici de numérotation automatique des pièces.

ð Date d'échéance. Indiquez ici, si vous le souhaitez, la date d’échéance de la pièce.

Saisie des lignes de la pièce

Cet écran permet de saisir les différentes lignes analytiques de la pièce, lignes se rapportant donc à plusieurs affaires et sections analytiques.

Pour chaque ligne de ventilation, vous devez indiquer :

ð une affaire analytique

ð une section et sous-section (les tables de ventilation analytique ne sont plus admises à ce stade),

ð un montant et un sens débit – crédit

ð un N° de compte général (sauf si vous avez modifié les paramètres programme de cette procédure, par F13 sur le premier écran, pour indiquer la valeur N=Non à l'invite Imputation de chaque écriture sur un compte général).

ð un libellé écriture.

Pour saisir la ventilation, vous pouvez travailler en mode Ajout ou Modification/suppression de lignes. Pour basculer en mode Modification/suppression de lignes depuis le mode Ajout sélectionné initialement, utilisez la touche de fonction F12=Fin ajout lignes ; pour revenir en mode Ajout depuis le mode Modification/suppression de lignes , utilisez la touche de fonction F6=Créer.

Lorsque vous avez terminé la saisie des différentes lignes de la pièce, appuyez sur F3=Exit. La validation n'est possible ici que si la pièce est parfaitement équilibrée Débit – Crédit.

22.4 Les consultations analytiques

Consultations possibles depuis la comptabilité générale

Dans les différentes procédures d'interrogation de la comptabilité générale, à savoir Interrogation d'un compte, d'une pièce, d'une référence ou d'un journal, il est possible de consulter la ventilation analytique détaillée d'une écriture. Pour cela, il faut utiliser la touche de fonction F20=Détail après avoir placé le curseur sur le montant dont on veut connaître la ventilation analytique.

Cette fonction n'est permise que pour les écritures possédant une ventilation analytique ; pour les autres, vous obtenez un message indiquant qu'il n'existe pas de ventilation analytique associée.

Remarque : sachant que la comptabilité analytique n’est tenue qu’en devise de référence et éventuellement en seconde devise de restitution, si vous utilisez ce procédé à partir d’un écran présenté en devises, la fenêtre de visualisation de la ventilation analytique sera quant à elle présentée en devise de référence.

Interrogation d'une section analytique

Cette procédure permet de visualiser, pour une section/sous-section donnée, toutes les écritures analytiques passées dans celle-ci. Elle reprend à la fois les écritures de comptabilité générale ayant été ventilées en comptabilité analytique, et les OD purement analytiques.

On dispose aussi de critères de sélection supplémentaires pouvant être croisés avec la section/sous-section demandée.

Cette procédure est accessible par le menu Analytique/Interrogations/Section.

Ecran de saisie des paramètres

Le premier écran de cette procédure de visualisation est un écran de saisie des paramètres de l’interrogation. Il comprend les données suivantes:

ð N° de section. Indiquez le N° de la section et sous-section que vous voulez consulter. Utilisez si besoin la touche de fonction F4=Liste pour obtenir une fenêtre de sélection.

ð Du. Il s'agit de la date à partir de laquelle vous souhaitez voir afficher le détail des écritures analytiques passées dans la section. Toutes les écritures ayant une date comptable antérieure à cette date de report seront cumulées, et figureront sous la forme d'une seule écriture de report en début de liste, sauf si vous avez choisi l’option 1=Pas de report à l’invite Report décrite ci-après. Le système propose par défaut la date de début d’exercice. Pour une section comportant un très grand nombre d’écritures et pour laquelle seules les écritures les plus récentes vous intéressent, il est judicieux de modifier cette date ; cela accélèrera l’accès au second écran de la consultation, et évitera d’avoir à paginer sur un grand nombre d’écritures avant de pouvoir consulter les dernières écritures passées dans la section.

ð Au. Il s'agit de la date à laquelle vous arrêter l'affichage du détail des écritures dans la section. Toutes les écritures ayant une date comptable postérieure à cette date de solde seront ignorées dans la visualisation. Le système propose ici la date du jour. Attention à celle-ci si vous avez comptabilisé des écritures à une date postérieure à la date du jour ; si vous conservez la date de solde proposée par le système, vous ne verrez pas les écritures saisies par anticipation.

ð Report. Cette zone détermine le traitement qui est fait des écritures ayant une date comptable antérieure à la date indiquée à l’invite Du. Les choix possibles sont :

§ 1=Pas de report. Toutes les écritures ayant une date comptable antérieure à cette date de report seront purement et simplement ignorées. De ce fait, ce n’est plus un solde de la section que l’on obtiendra, mais un total des mouvements de la période demandée.

ð Mode d’affichage. Cette zone détermine le mode d’affichage des écritures du point de vue des devises. Elle n’est proposée que si le module devises a été activé au niveau de la fiche société, et si vous avez également activé la gestion de la seconde devise de restitution, en mode 1=Seconde devise mise à jour au niveau de chaque écriture, avec garantie des équilibres. Les choix possibles sont :

§ 1=Devise de référence. L’affichage de la section se fait en devise de référence.

§ 2=Seconde devise de restitution. L’affichage de la section se fait dans la seconde devise de restitution. La présentation est la même qu’en devise de référence, mais tous les montants sont exprimés dans le seconde devise de restitution. Cette notion de seconde devise de restitution est présentée au paragraphe 2.5.

ð Autres sélections possibles. Les différentes zones de saisie proposées ensuite permettent de limiter encore l'affichage des écritures analytiques. La sélection est possible sur :

§ Compte général. Permet de n'afficher que les écritures mouvementant le compte général choisi. Si vous laissez la zone à blanc, les écritures sont affichées quel que soit le compte général mouvementé.

§ Affaire. Permet de n'afficher que les écritures concernant une affaire donnée. Si vous laissez la zone à blanc, les écritures sont affichées quelle que soit l'affaire concernée.

§ Zone 1 – Zone 3 – Zone 4. Ces 3 zones permettent des sélections sur les 3 axes analytiques supplémentaires, en plus de la section et de l'affaire. Si vous n'utilisez pas ces 3 axes supplémentaires, ce qui est le cas général, laissez ces 3 zones non renseignées.

Vous disposez également sur cet écran de la touche de fonction F21=Imprimer, touche que l’on retrouve également sur l’écran suivant de consultation, et qui est donc décrite plus loin.

Ecran d'affichage de la section

C'est l'écran qui est affiché une fois les paramètres saisis sur l'écran précédent. L'affichage est constitué de deux parties :

è l'en-tête, sur lequel on retrouve le n° et le libellé de la section sélectionnée, ainsi que la période demandée.

è la liste des écritures analytiques passées dans la section, et vérifiant les critères de sélection donnés sur l'écran précédent. De plus, l'ordinateur affiche en pied d'écran les totaux Débit-Crédit et le solde de la section à la date demandée.

L'affichage des écritures se fait par date comptable croissante. Chaque écriture comporte les zones suivantes :

§ le code journal

§ la date comptable

§ le code affaire

§ le N° de compte général

§ le libellé écriture

§ le montant au débit

§ le montant au crédit

Si l'on demande l'affichage détaillé en appuyant sur la touche de fonction F5=Autre vue, on dispose en plus des informations suivantes:

§ Le n° de pièce comptable

§ la date de pièce

§ le n° d'ordre interne de l'écriture. Chaque écriture analytique passée dans l'historique comptable analytique est identifiée de façon unique par un n° d'ordre (de même nature que celui utilisé en comptabilité générale) et un n° de séquence (N° de ligne de ventilation).

Les touches de fonction disponibles sur cet écran d'affichage du compte sont :

§ F3=Exit. Fin de visualisation, et retour au menu, ou au programme appelant.

§ F5=Autre vue Affichage du détail des écritures.

§ F12=Annuler. Retour à l'écran de saisie des paramètres de l'affichage (même effet que la touche ENTREE).

§ F21=Imprimer. Permet de basculer directement dans la procédure d'édition d'une section analytique. Cette procédure est décrite au paragraphe 22.5.

Interrogation d'une affaire

Cette procédure permet de visualiser, pour une affaire donnée, toutes les écritures analytiques passées dans celle-ci. Elle reprend à la fois les écritures de comptabilité générale ayant été ventilées en comptabilité analytique, et les OD purement analytiques.

On dispose aussi de critères de sélection supplémentaires pouvant être croisés avec l'affaire demandée.

Cette procédure est accessible par le menu Analytique/Interrogations/Affaire.

Ecran de saisie des paramètres

Le premier écran de cette procédure de visualisation est un écran de saisie des paramètres de l’interrogation. Il comprend les données suivantes:

ð Affaire. Indiquez le code de l'affaire que vous voulez consulter. Utilisez si besoin la touche de fonction F4=Liste pour obtenir une fenêtre de sélection.

ð Report. Cette zone détermine le traitement qui est fait des écritures ayant une date comptable antérieure à la date indiquée à l’invite Du. Les choix possibles sont :

§ 1=Devise de référence. L’affichage de la section se fait en devise de référence.

ð Autres sélections possibles. Les différentes zones de saisie proposées ensuite permettent de limiter encore l'affichage des écritures analytiques. La sélection est possible sur :

§ N° de section. Permet de n'afficher que les écritures mouvementant une section et sous-section données. Si vous laissez la zone à blanc, les écritures sont affichées quelle que soit la section concernée.

Ecran d'affichage de l'affaire

C'est l'écran qui est affiché une fois les paramètres saisis sur l'écran précédent. L'affichage est constitué de deux parties :

è l'en-tête, sur lequel on retrouve le code et le libellé de l'affaire sélectionnée, ainsi que la période demandée.

è la liste des écritures analytiques passées pour l'affaire demandée, et vérifiant les critères de sélection donnés sur l'écran précédent. De plus, l'ordinateur affiche en pied d'écran les totaux Débit-Crédit et le solde de l'affaire à la date demandée.

L'affichage des écritures se fait par date comptable croissante. Chaque écriture comporte les zones suivantes :

§ le code journal

§ la date comptable

§ la section et sous-section

§ le N° de compte général

§ le libellé écriture

§ le montant au débit

§ le montant au crédit

Si l'on demande l'affichage détaillé en appuyant sur la touche de fonction F5=Autre vue, on dispose en plus des informations suivantes:

§ Le n° de pièce comptable

§ la date de pièce

Les touches de fonction disponibles sur cet écran d'affichage du compte sont :

§ F3=Exit. Fin de visualisation, et retour au menu, ou au programme appelant.

§ F5=Autre vue Affichage du détail des écritures.

§ F12=Annuler. Retour à l'écran de saisie des paramètres de l'affichage (même effet que la touche ENTREE).

22.5 Les éditions analytiques

Journaux analytiques

Cette procédure permet d'éditer les écritures analytiques, sous forme de journaux. Elle est accessible par l’option de menu Analytique/Editions/Journaux.

Un journal peut toujours être édité, même après une clôture mensuelle. Tous les journaux ont la même présentation. Les journaux analytiques présentent toutes les écritures analytiques, écritures issues de la ventilation analytique d'une écriture de comptabilité générale ou OD purement analytiques.

Lors de la demande d’édition, un premier écran permet de sélectionner, à partir de la liste de tous les journaux ouverts dans le dossier comptable courant, le ou les journaux à éditer.

Le deuxième écran comporte les zones suivantes :

ð Période à éditer – Du – Au. Indiquez la période pour laquelle vous voulez imprimer le ou les journaux. Par défaut, le système propose du premier jour du mois courant jusqu’à la date du jour.

Enfin, le troisième écran comporte les zones suivantes :

ð Option de restitution. Cette zone n’est présentée que si vous avez activé le module devises dans la fiche société, et si vous avez activé également la seconde devise de restitution. Vous avez le choix entre 2 formules possibles :

§ 1=Devise de référence. Tous les montants seront présentés en devise de référence, quelle que soit la devise dans laquelle les pièces ont été saisies.

§ 2=Seconde devise de restitution. Tous les montants seront présentés en seconde devise de restitution. La présentation est la même que pour l’option 1, seule la devise diffère. Attention : si vous avez choisi le mode de gestion 2=Seconde devise calculée par conversion unitaire simple de chaque montant élémentaire au niveau de la fiche société, les journaux présentés dans cette seconde devise peuvent ne pas être équilibrés du fait des arrondis consécutifs aux conversions unitaires de chaque écriture.

ð Imprimante. Indiquez le nom de l’imprimante sur laquelle l’état doit être dirigé.

ð Nombre d'exemplaires. Il s'agit du nombre de copies souhaitées pour les journaux.

Balances analytiques

Cette procédure permet d'éditer la balance analytique. Elle est accessible soit depuis le menu Analytique/Editions/Balance, soit depuis le menu Générale/Editions/Balances/Analytique.

L'édition de la balance se fait par section analytique, toutes affaires confondues.

Lors de l'appel de la procédure, il y a affichage d'un écran de saisie des paramètres d'édition. Cet écran est composé des zones suivantes :

ð Balance à fin du mois. Indiquez ici le mois comptable sur lequel il faut arrêter la balance. Par défaut, le système propose le mois en cours.

§ O=Oui. Les écritures de l'exercice précédent sont reprises en totalité.

§ N=Non. Les écritures de l'exercice précédent sont ignorées.

ð A partir de la section – Jusqu'à la section. Indiquez l’intervalle de sections et sous-sections à traiter. Par défaut, le système propose d’imprimer toutes les sections et sous-sections.

Un second écran permet de choisir les paramètres d’impression :

ð Option de restitution. Cette zone n’est proposée que si vous avez activé la seconde devise de restitution au niveau de la fiche société. Vous avez le choix entre 2 formules possibles :

§ 1=Devise de référence. Ce sont les montants en devise de référence, écriture par écriture, qui sont cumulés.

§ 2=Seconde devise de restitution.. Tous les montants sont présentés en seconde devise de restitution. Selon le mode de gestion choisi pour la seconde devise de restitution, le traitement diffère. Dans le mode 1=Seconde devise mise à jour au niveau de chaque écriture, avec garantie des équilibres, ce sont les montants en seconde devise de restitution, écriture par écriture, qui sont cumulés. Dans le mode 2=Seconde devise calculée par conversion unitaire simple de chaque montant élémentaire, le système convertit le montant, écriture par écriture, de la devise de référence vers la seconde devise restitution, puis cumule ces montants convertis. De ce fait, la balance analytique présentée peut faire apparaître des écarts débits-crédits, suite aux arrondis des conversions unitaires que l’on cumule.

ð Imprimante. Indiquez le nom de l’imprimante sur laquelle l’état doit être dirigé.

ð Nombre d'exemplaires.

L’état imprimé comporte une ligne par section et sous-section et compte général, avec des sous-totaux par sous-section, puis par section (deux positions de gauche du code section/sous-section composé de 6 caractères maximum), et enfin un total général.

Suite à chaque édition de balance analytique, on dispose dans le fichier nommé CPBALANA de la bibliothèque CPTxLIB, x étant le code du dossier comptable courant, des données correspondant à la balance analytique : un enregistrement par section/sous-section analytique, avec le N° de la section et sous-section, le libellé de la section, le libellé de la sous-section, les totaux débit-crédit et le solde débiteur ou créditeur. Ce fichier peut être transféré dans un logiciel tableur sur micro-ordinateur par exemple, via un logiciel de transfert de fichiers tel que Client Access pour AS/400.

Grand-livre par section

Cette procédure permet d'éditer le grand-livre analytique par section. Elle est accessible soit depuis le menu Analytique/Editions/Grand-livre, soit depuis le menu Générale/Editions/Grands-livres/Analytique.

L'édition du grand-livre se fait par section et sous-section analytique, toutes affaires confondues.

Lors de l'appel de la procédure, il y a affichage d'un écran de saisie des paramètres d'édition. Cet écran est composé des zones suivantes :

ð Grand-livre à fin du mois. Indiquez ici le mois comptable sur lequel il faut arrêter le grand-livre. Par défaut, le système propose le mois en cours.

ð Détail des écritures à partir du. Indiquer ici la date à partir de laquelle les écritures s’impriment en détail. Si une date est indiquée, toutes les écritures antérieures à cette date seront cumulées en une seule ligne de report. Si aucune date n’est indiquée, toutes les écritures s’impriment depuis le début de l’exercice.

§ O=Oui. Les écritures de l'exercice précédent sont reprises en totalité.

§ N=Non. Les écritures de l'exercice précédent sont ignorées.

ð Centralisation des écritures automatiques de différence d'arrondi. Cette zone n'est présentée que si vous avez activé le module devises dans le fiche société. Indiquez O=Oui si vous ne voulez pas imprimer en détail toutes les écritures de différences d'arrondi passées en automatique par le système. En effet, lors de la validation de chaque pièce saisie en devise in en comptabilité générale, le système peut passer des écritures d'arrondi pour garantir l'équilibre de la pièce en devise de référence, et éventuellement en seconde devise de restitution. Ces écritures, qui ont toutes un montant très faible (entre 1 et 5 centimes la plupart du temps) sont passées dans des comptes différences d'arrondi spécifiés dans la fiche société, et font l'objet éventuellement d'une ventilation analytique, si le module analytique est lui aussi activé. Ces écritures d'arrondi ne sont guère intéressantes, surtout en comptabilité analytique. Leur centralisation améliore grandement la lisibilité du grand-livre analytique.

Un second écran permet de choisir les paramètres d’impression :

ð Option de restitution. Cette zone n’est proposée que si vous avez activé la seconde devise de restitution au niveau de la fiche société. Vous avez le choix entre 2 formules possibles :

§ 1=Devise de référence. Ce sont les montants en devise de référence, écriture par écriture, qui sont présentés.

§ 2=Seconde devise de restitution.. Tous les montants sont présentés en seconde devise de restitution. Selon le mode de gestion choisi pour la seconde devise de restitution, le traitement diffère. Dans le mode 1=Seconde devise mise à jour au niveau de chaque écriture, avec garantie des équilibres, ce sont les montants en seconde devise de restitution, écriture par écriture, qui sont présentés. Dans le mode 2=Seconde devise calculée par conversion unitaire simple de chaque montant élémentaire, le système convertit le montant, écriture par écriture, de la devise de référence vers la seconde devise restitution. De ce fait, le grand-livre analytique présenté peut faire apparaître des écarts débits-crédits, suite aux arrondis des conversions unitaires que l’on cumule.

ð Imprimante. Indiquez le nom de l’imprimante sur laquelle l’état doit être dirigé.

ð Nombre d'exemplaires.

L’état imprimé présente les écritures analytiques triées par section, sous-section, compte général et date. On a des sous-totaux pour chaque compte, sous-section et section.

De plus, pour chaque section, le système recalcule des sous-totaux par section et compte général, toutes sous-sections confondues. On retrouve également cette totalisation par compte général en fin d'état, toutes sections confondues.

Grand-livre par affaire

Cette procédure permet d'éditer le grand-livre analytique par affaire. Elle est accessible depuis le menu Analytique/Editions/grand-livre par Affaire.

L'édition du grand-livre se fait par affaire, section et sous-section analytique, compte général et date.

Lors de l'appel de la procédure, il y a affichage d'un écran de saisie des paramètres d'édition. Cet écran est composé des zones suivantes :

ð De la date du – A la date du. Choisissez grâce à ces deux zones la période que vous voulez traiter.

ð De l'affaire – A l'affaire. Indiquez l’intervalle de codes affaires à traiter. Par défaut, le système propose d’imprimer toutes les affaires.

Un second écran permet de choisir les paramètres d’impression :

ð Option de restitution. Cette zone n’est proposée que si vous avez activé la seconde devise de restitution au niveau de la fiche société. Vous avez le choix entre 2 formules possibles :

§ 1=Devise de référence. Ce sont les montants en devise de référence, écriture par écriture, qui sont présentés.

§ 2=Seconde devise de restitution.. Tous les montants sont présentés en seconde devise de restitution. Selon le mode de gestion choisi pour la seconde devise de restitution, le traitement diffère. Dans le mode 1=Seconde devise mise à jour au niveau de chaque écriture, avec garantie des équilibres, ce sont les montants en seconde devise de restitution, écriture par écriture, qui sont présentés. Dans le mode 2=Seconde devise calculée par conversion unitaire simple de chaque montant élémentaire, le système convertit le montant, écriture par écriture, de la devise de référence vers la seconde devise restitution. De ce fait, le grand-livre analytique présenté peut faire apparaître des écarts débits-crédits, suite aux arrondis des conversions unitaires que l’on cumule.

ð Imprimante. Indiquez le nom de l’imprimante sur laquelle l’état doit être dirigé.

ð Nombre d'exemplaires.

L’état imprimé présente les écritures analytiques triées par affaire, section/sous-section, compte général et date. On a des sous-totaux pour chaque compte, section/sous-section et affaire.

Grand-livre pour une section analytique

Cette procédure permet d'éditer le grand-livre analytique pour une section et sous-section donnée. Elle est accessible uniquement depuis la procédure d'interrogation d'une section, par la touche F21=Imprimer.

Lors de l'appel de la procédure, il y a affichage d'un écran de saisie des paramètres d'édition. Cet écran est composé des mêmes zones que l'écran de paramètres de la procédure d'interrogation d'une section, à l'exception du mode d'affichage qui n'est pas proposé ici, mais sur le second écran de saisie des paramètres d'impression, comme pour tous les autres états.

ð N° de section. Indiquez le N° de la section et sous-section que vous voulez imprimer. Utilisez si besoin la touche de fonction F4=Liste pour obtenir une fenêtre de sélection.

ð Du. Il s'agit de la date à partir de laquelle vous souhaitez voir le détail des écritures analytiques passées dans la section. Toutes les écritures ayant une date comptable antérieure à cette date de report seront cumulées, et figureront sous la forme d'une seule écriture de report en début de liste, sauf si vous avez choisi l’option 1=Pas de report à l’invite Report décrite ci-après. Le système propose par défaut la date de début d’exercice.

ð Report. Cette zone détermine le traitement qui est fait des écritures ayant une date comptable antérieure à la date indiquée à l’invite Du. Les choix possibles sont :

§ 1=Pas de report. Toutes les écritures ayant une date comptable antérieure à cette date de report seront purement et simplement ignorées.

ð Autres sélections possibles. Les différentes zones de saisie proposées ensuite permettent de limiter encore la prise en compte des écritures analytiques. La sélection est possible sur :

§ Compte général. Permet de n'imprimer que les écritures mouvementant le compte général choisi. Si vous laissez la zone à blanc, les écritures sont sélectionnées quel que soit le compte général mouvementé.

§ Affaire. Permet de n'imprimer que les écritures concernant une affaire donnée. Si vous laissez la zone à blanc, les écritures sont sélectionnées quelle que soit l'affaire concernée.

Un second écran permet de choisir les paramètres d’impression :

ð Option de restitution. Cette zone n’est proposée que si vous avez activé la seconde devise de restitution au niveau de la fiche société. Vous avez le choix entre 2 formules possibles :

§ 1=Devise de référence. Ce sont les montants en devise de référence, écriture par écriture, qui sont présentés.

§ 2=Seconde devise de restitution.. Tous les montants sont présentés en seconde devise de restitution. Selon le mode de gestion choisi pour la seconde devise de restitution, le traitement diffère. Dans le mode 1=Seconde devise mise à jour au niveau de chaque écriture, avec garantie des équilibres, ce sont les montants en seconde devise de restitution, écriture par écriture, qui sont présentés. Dans le mode 2=Seconde devise calculée par conversion unitaire simple de chaque montant élémentaire, le système convertit le montant, écriture par écriture, de la devise de référence vers la seconde devise restitution. De ce fait, le grand-livre analytique présenté peut faire apparaître des écarts débits-crédits, suite aux arrondis des conversions unitaires que l’on cumule.

ð Imprimante. Indiquez le nom de l’imprimante sur laquelle l’état doit être dirigé.

ð Nombre d'exemplaires.

L’état imprimé présente les écritures analytiques de la section et sous-section demandées, triées par date comptable. On a en fin d'état un total des mouvement ainsi que le solde de la section.

Grand-livre par table

Cette option permet d'éditer un grand-livre pour l'un des trois axes d'analyses supplémentaires possibles en sus des axes sections/sous-sections et affaires.

Comme il a été dit plus haut, l'utilisation de ces axes est déconseillée. Cette option n'est donc pas décrite ici plus en détail.

Etats de contrôle analytique

Comptes de résultat non ventilés

Cette procédure permet d'obtenir la liste des écritures de comptabilité générale non ventilées en comptabilité analytique. Elle est très utile si vous avez accepté la ventilation analytique différée en saisie d'écritures par pièce ou par folio, en indiquant la valeur O=Oui à l'invite Ventilation analytique différée autorisée dans les paramètres programmes de la procédure de saisie par pièce.

En effet, dans cette configuration, le système accepte de valider des pièces en comptabilité générale même si la ventilation analytique n'a pas été saisie. Il faudra donc, pour garantir une certaine cohérence entre comptabilité générale et comptabilité analytique, rechercher périodiquement toutes les écritures de comptabilité générale non ventilées en analytique, de façon à pouvoir compléter ces ventilations manquantes, soit en modification d'écritures (voir paragraphe 4.3), soit en correction d'une ventilation analytique (voir paragraphe 22.3).

Pour lancer cet état de contrôle, utilisez l'option de menu Analytique/Editions/Comptes de résultat non ventilés.

L'écran de saisie de paramètres présente les zones suivantes :

ð De la date du – A la date du. Choisissez grâce à ces deux zones la période que vous voulez traiter.

ð Du compte – Au compte. Indiquez l’intervalle de comptes généraux à traiter. Par défaut, le système propose de traiter tous les comptes des classes 6 et 7. Attention : le système ne tient pas compte pour cet état des classes de comptes gérées en analytique. Seule la sélection des comptes indiquée ici fait foi.

Un second écran permet de choisir les paramètres d’impression, Imprimante et Nombre d'exemplaires.

L’état imprimé présente, trié par compte général, toutes les écritures de comptabilité générale n'ayant fait l'objet d'aucune ventilation en comptabilité analytique. L'état propose également des totaux par compte et un total général.

Etats de contrôle analytique

Il s'agit là d'une procédure qui regroupe 3 états de contrôle, lesquels permettent de s'assurer de la cohérence globale de la comptabilité analytique par rapport à la comptabilité générale.

Cette procédure est accessible depuis le menu Analytique/Editons/Etats de contrôle analytique.

L'écran de saisie des paramètres permet de lancer au choix l'un ou l'autre de ces états :

ð Différences de ventilation entre compta générale et compta analytique. Cet état compare, pour chaque écriture de comptabilité générale mouvementant une classe de comptes définie comme étant gérée en comptabilité analytique, le montant de l'écriture en comptabilité générale par rapport à la somme des lignes de la ventilation analytique saisie pour cette même écriture. Il signale toute anomalie rencontrée. On retrouve donc sur cet état une partie des écritures apparaissant sur l'état Comptes de résultat non ventilés décrit précédemment, celles passées dans des classes de compte suivies en analytique. Mais on trouve aussi les écritures de comptabilité générale ventilées en analytique, présentant une différence de montant entre comptabilité générale et comptabilité analytique, différence due à un dysfonctionnement du logiciel à un moment donné (coupure de courant lors d'une validation d'écriture par exemple). Il est conseillé de lancer cet état périodiquement.

ð Ecritures analytiques sans correspondance en compta générale. Cet état liste des écritures présentes en comptabilité analytique et n'ayant pas de correspondance en comptabilité générale. C'est le cas notamment de toutes les OD purement analytiques. Pour éviter donc que toutes ces OD analytiques soient recensées sur cet état, on peut indiquer quels sont les codes des journaux réservés à ces OD analytiques. Rappel : dans la saisie des OD analytiques décrite au paragraphe 22.3, il est indiqué de saisir de préférence toutes les OD analytiques sur des journaux réservés à cette seule fin, journaux sur lesquels on ne saisira pas d'écritures en comptabilité en générale. En tout état de cause, si des OD purement analytiques apparaissent sur cet état, leur somme doit être toujours équilibrée débit-crédit.

ð Ecritures de compta générale ventilées à tort en analytique. Cet état liste les écritures de comptabilité générale comportant une ventilation analytique alors que, compte-tenu des classes de compte définies comme étant gérées en analytique, elles ne devraient faire l'objet d'aucun ventilation.

Editions des paramètres

Par le menu Analytique/Editions/Paramètres, vous pouvez imprimer entre autres la table des sections et sous-sections, ainsi que la table des affaires.

23. Gestion budgétaire

23.1 Généralités

Un module Gestion budgétaire est offert dans LDCompta ; il présente les fonctionnalités suivantes :

þ Saisie des éléments budgétés par compte général et/ou auxiliaire, avec ventilation mensuelle et ventilation analytique ;

þ Possibilité d'utiliser des tables de ventilation mensuelle et analytique ;

þ Possibilité de saisir plusieurs versions du budget. Chaque version est enregistrée dans un tableau budgétaire.

þ Paramétrage des éditions budgétaires (balances budgétaires), permettant notamment de lister le budget par compte général ou par section analytique, avec des niveaux de regroupement paramétrables ;

þ Liens avec le module Bilan et compte de résultat, permettant ainsi de faire apparaître les éléments budgétés sur le bilan ou le compte de résultat.

23.2 Paramètres

Définition des tableaux budgétaires

Un tableau budgétaire permet d'enregistrer, compte par compte, des montants budgétés. Il est possible de définir plusieurs tableaux budgétaires, ce qui permet par exemple de mémoriser plusieurs versions de budget. La gestion de ces tableaux budgétaires est accessible par le menu Budgétaire/Paramètres/Tableaux budgétaires.

Un tableau budgétaire est caractérisé par :

ð un libellé de 25 caractères maximum

ð un type de tableau. Les types possibles sont :

§ 1=Saisi. Le tableau contiendra des éléments budgétés, qui seront saisis.

§ 2=Réalisé. Le tableau contiendra des éléments de type "réalisé", qui seront extraits de la comptabilité générale et analytique.

ð un code Détail des auxiliaires :

§ O=Oui : le tableau sera détaillé par compte auxiliaire

§ N=Non : le tableau ne contiendra par le détail des comptes auxiliaires, mais seulement le total de chaque compte collectif. Il est possible dans tous les cas de saisir des éléments budgétés directement sur le compte collectif. Ce code est surtout utilisé pour un tableau de type réalisé, pour déterminer si, lors de la mise à jour du tableau, il faut extraire les informations pour chaque compte auxiliaire, ou si l'on se contente du compte collectif.

ð Code ventilation analytique, avec 2 valeurs possibles :

§ O=Oui : le tableau comportera une ventilation analytique, pour chaque compte général géré en comptabilité analytique (La définition des classes de comptes gérées en comptabilité analytique est celle utilisée dans le module "Comptabilité analytique").

§ N=Non : le tableau ne comportera aucune ventilation analytique.

ð La période concernée. La période doit être saisie sous la forme Mois et Année début, Mois et Année fin.

Il est possible de créer un tableau par copie d'un tableau existant. Dans ce cas, les données contenues dans le tableau copié sont également dupliquées dans le tableau résultant de la copie. Cela permet de créer une nouvelle version de budget à partir d'une version déjà saisie.

Définition des états budgétaires

Les différentes éditions budgétaires qu'il est possible de réaliser à partir de ce module doivent toutes être paramétrées sous la forme d'états budgétaires. La gestion de ces états budgétaires est accessible par le menu Budgétaire/Paramètres/Etats budgétaires.

Un état budgétaire est toujours composé de 2 colonnes pour le N° de compte et le libellé du compte, et de 5 colonnes dans lesquelles on peut faire apparaître au choix :

’ soit un tableau budgétaire de type saisi ou réalisé

’ soit la différence entre deux autres colonnes

’ soit la différence exprimée en pourcentage entre deux autres colonnes.

On peut définir autant d'états que nécessaire. La définition d'un état est composée des éléments suivants :

ð Le libellé ou titre de l'état, sur 50 caractères maximum

Pour chacune des 5 colonnes de l'état :

ð l'intitulé de la colonne, sous la forme de deux zones de 12 caractères. Ces zones figureront en-tête de colonne lors de l'édition de l'état ;

ð Le code tableau à faire apparaître dans la colonne, et la période à extraire dans ce tableau. La période choisie doit être incluse dans la période définie pour le tableau choisi ;

ð Le code calcul retenu pour la colonne. Ce code calcul peut prendre les valeurs :

§ 1=Ecart : calcul de l'écart entre 2 colonnes

§ 2=Pourcentage : calcul de l'écart entre 2 colonnes, exprimé sous la forme d'un pourcentage.

Le code calcul doit être suivi des n° de colonnes à utiliser comme opérande du calcul. Pour chaque colonne, il faut indiquer soit un code tableau et la période à extraire, soit un code calcul et les n° de colonnes opérandes. Il est possible également de laisser toutes les zones à blanc pour une colonne donnée, si vous n'avez pas l'usage de toutes les colonnes.

ð L'ordre de présentation. Celui-ci peut être :

§ 1=Par compte général, compte auxiliaire et section

§ 2=Par section, compte général et compte auxiliaire.

En fonction de l'ordre de présentation qui est choisi, il faut ensuite spécifier le niveau de détail requis. Si l'ordre de présentation est 1=Par compte général, compte auxiliaire et section, vous avez à déterminer :

§ Le niveau de détail par compte général. 3 valeurs possibles (Les classes de comptes sont celles définies dans le plan comptable ; c’est la même notion que celle utilisée pour créer des niveaux de totalisation sur la balance générale) :

· 1=Détail des comptes et totaux par classe

· 2=Détail des comptes uniquement

· 3=Totaux par classe uniquement.

§ Le niveau de détail des comptes auxiliaires. Dans le cas où les tableaux choisis comportent le détail des comptes auxiliaires, il est tout de même possible au moment de l'édition de masquer ce niveau de détail en indiquant N=Non à cette invite.

§ Le niveau de détail des sections analytiques. Indiquez O=Oui si vous souhaitez imprimer le détail par section analytique pour chaque compte général.

Si l'ordre de présentation est 2=Par section, compte général et compte auxiliaire, vous avez à déterminer :

§ Le niveau de détail par section analytique (les classes de sections correspondent ici aux 2 premiers caractères du code section constitué de 3 à 6 positions). 3 valeurs possibles :

· 1=Détail des sections et totaux par classe

· 2=Détail des sections uniquement

· 3=Totaux par classe uniquement.

· 1=Détail des comptes et totaux par classe

· 2=Détail des comptes uniquement

· 3=Totaux par classe uniquement.

ð La fourchette de sélection. La sélection se fait soit sur les comptes généraux si vous avez demandé une présentation de type 1 (par compte général), soit sur les sections analytiques si vous avez demandé une présentation de type 2 (par section analytique).

ð Le format de papier, ainsi que le nombre d'exemplaires.

Tables de ventilation mensuelle

Ces tables de ventilation mensuelle vont permettre d'accélérer la saisie du budget. En effet, le montant budgété de chaque compte général doit être ventilé mois par mois. Si vous ne donnez aucune indication particulière, cette ventilation se fera de façon forfaitaire, un douzième du montant annuel sur chaque mois, avec arrondi sur le dernier mois. Il est cependant possible de faire une autre répartition, soit en saisissant le détail mois par mois (en montant ou en pourcentage), soit en indiquant le code d'une table de ventilation mensuelle. Le montant annuel est alors immédiatement ventilé en fonction des indications données dans la table choisie.

La gestion des tables de ventilation mensuelle est accessible par le menu Budgétaire/Paramètres/tables de ventilation Mensuelle.

Une table de ventilation mensuelle est composée de :

ð un libellé

ð douze valeurs exprimées en pourcentage, correspondant aux douze mois de l'année. La somme de ces douze valeurs doit obligatoirement être égale à 100.

Il est possible de créer plusieurs tables de ventilation mensuelles, ce qui permet d'utiliser plusieurs règles de répartition en fonction du type de charge ou de produit par exemple.

Tables de ventilation analytique

Ces tables de ventilation analytique vont permettre d'accélérer la saisie du budget. Le mode d'utilisation de ces tables est le même que celui défini pour les tables de ventilation mensuelle. Chaque fois qu'une charge ou qu'un produit doit être ventilé sur une ou plusieurs sections analytiques, il est possible de le faire soit en saisissant le détail section par section (en montant ou en pourcentage), soit en indiquant le code d'une table de ventilation analytique. Le montant annuel est alors immédiatement ventilé en fonction des indications données dans la table choisie.

La gestion des tables de ventilation analytique est accessible par le menu Budgétaire/Paramètres/tables de ventilation Analytique.

Remarque : les tables utilisées dans ce module budgétaire sont les mêmes tables que celles pouvant être utilisées par ailleurs en comptabilité analytique, pour ventiler une charge ou un produit en saisie d’écritures par pièce par exemple.

Une table de ventilation analytique est composée de :

ð un libellé

ð une liste de sections analytiques, avec pour chaque section un pourcentage. La somme des pourcentages indiqués dans la liste doit être égale à 100.

Il est possible de créer autant de tables de ventilation analytique que nécessaire.

23.3 Saisie du budget

La saisie du budget se fait par compte général ou auxiliaire. Cette saisie est accessible depuis le menu Budgétaire/Saisie du budget.

Un premier écran permet de sélectionner le tableau budgétaire à mettre à jour. Ce tableau doit être de type saisi. Il n'est pas possible d'utiliser la procédure de saisie du budget sur un tableau de type réalisé. Après avoir sélectionné le tableau, l'ordinateur affiche la liste des comptes généraux et auxiliaires déjà budgétés dans ce tableau. Il est possible :

þ de modifier le budget sur un compte, par l'option 2=Modifier ;

þ de supprimer le budget sur un compte, par l'option 4=Supprimer ;

þ de budgéter un nouveau compte, par l'option F6=Créer.

Lors de la création du budget pour un compte, vous devez indiquer :

ð le n° du compte général ou auxiliaire à budgéter ;

ð le montant annuel budgété, et le sens (Débit-Crédit) ;

ð le code de la table de ventilation mensuelle à utiliser pour répartir le montant annuel sur les douze mois de l'année. Si aucun code n'est fourni, la ventilation sera forfaitaire, un douzième par mois.

ð si le compte général supporte une ventilation analytique, et si le tableau budgétaire en cours de saisie supporte lui-aussi une ventilation analytique, le code de la table de ventilation analytique à utiliser pour répartir le montant budgété en analytique. Si aucune table n'est indiquée, la répartition devra être saisie section par section.

Une fois ces indications fournies, un écran de saisie de la ventilation mensuelle est proposé. Cet écran fait apparaître la répartition du montant annuel mois par mois, en montant et en pourcentage. Cette répartition est pré-affichée compte-tenu des indications fournies sur l'écran précédent (Table de ventilation mensuelle, ou Répartition au douzième), mais elle est encore modifiable à ce stade. Par défaut, la saisie se fait dans la colonne Montant. Il est possible, par la touche de fonction F10, de saisir dans la colonne Pourcentage. Chaque fois que l'on appuie sur la touche ENTREE, les pourcentages sont recalculés en fonction des montants saisis (ou les montants sont recalculés en fonction des pourcentages saisis si l'on a demandé une saisie en pourcentage). La somme des montants et pourcentages est également recalculée.

Il est possible de redemander une ventilation en fonction d'une table pré-enregistrée. Il suffit pour cela de renseigner la zone Ventilation mensuelle de cet écran et d'appuyer sur ENTREE. Le montant annuel est alors re-ventilé en fonction des pourcentages inscrits dans la table choisie. La sortie de cet écran se fait en appuyant sur la touche ENTREE sans avoir apporté aucune modification sur l'écran, et à condition que la somme des montants saisis soit égale au montant annuel saisi sur l'écran précédent (ou que la somme des pourcentages saisis soit égale à 100 si l'on a demandé une saisie en pourcentage).

Un troisième écran de saisie permet de donner la ventilation analytique du montant budgété. Cet écran n'est présenté que pour les comptes supportant une ventilation analytique, et à condition que le tableau budgétaire en cours de saisie supporte lui-aussi des ventilations analytiques. La répartition du montant doit être faite sur une ou plusieurs sections analytiques, en faisant appel éventuellement à une table de ventilation analytique pré-enregistrée. Le mode de fonctionnement de cet écran est identique à celui de l'écran précédent, permettant de saisir la ventilation mensuelle.

Il faut noter que la ventilation mensuelle sera faite pour chaque section en tenant compte des pourcentages de répartition mensuels indiqués sur l'écran précédent pour le compte général ou auxiliaire.

La modification d'un budget peut se faire de trois façons distinctes :

1) Pas de modification du montant annuel sur le premier écran, seule la répartition mensuelle (ou analytique) est modifiée sur l'écran 2 (ou l'écran 3) ;

2) Modification du montant annuel sur le premier écran. Il y alors re-ventilation de ce montant annuel en tenant compte des indications portées sur ce premier écran. 2 cas sont possibles : soit on indique une table de ventilation, le montant est alors re-ventilé en fonction de cette table ; soit on n'indique pas de table de ventilation, le nouveau montant est alors ventilé en tenant compte des pourcentages de répartition qui avaient été utilisés pour l'ancien montant.

3) Pas de modification du montant annuel sur le premier écran, mais modification de l'un ou plusieurs des montants mensuels sur l'écran 2, de sorte que la somme des montants mensuels soit différente du montant annuel. Un message d'erreur est alors émis, mais il est possible de forcer le montant annuel à ce stade (Touche de fonction F8) pour le rendre égal à la somme des montants mensuels saisis. Ce procédé permet de modifier le budget pour un ou plusieurs mois, sans affecter les autres mois.

23.4 Initialisation d’un tableau à partir du réalisé

Cette procédure permet de charger un tableau budgétaire avec des données réalisées en provenance de la comptabilité générale et analytique. Elle est accessible par le menu Budgétaire/Init d'un tableau réalisé.

Il s'agit d'une procédure qui est soumise en traitement par lot. Lors de la soumission de ce travail, vous devez indiquer :

ð le code du tableau à mettre à jour. Le tableau choisi doit être de type réalisé. Un tableau de type saisi ne peut être utilisé à ce stade.

ð la période à extraire. La période doit être indiquée sous la forme Mois et année début, et Mois et Année fin. La période choisie doit être comprise dans l'exercice comptable en cours.

ð la fourchette de comptes généraux à traiter. Cette fourchette de sélection est facultative. Elle permet de limiter l'extraction aux classes de comptes 6 et 7 par exemple, si ces classes sont les seules à être traitées en gestion budgétaire.

Si le tableau à mettre à jour contient déjà des données, une fenêtre apparaît, vous demandant de choisir entre :

§ Ajouter les nouvelles données extraites aux données déjà contenues dans le tableau ;

§ Remplacer les données du tableau par les nouvelles données extraites.

Le procédé d'ajout de données à un tableau existant permet d'alimenter un tableau réalisé mois par mois, et ce même au travers des clôtures d'exercice. L'exercice budgété peut ainsi être décalé par rapport à l'exercice comptable.

23.5 Edition des états budgétaires

Cette procédure permet de soumettre en traitement par lot l'édition d'un état budgétaire défini préalablement (voir ci-avant le paragraphe Définition des états budgétaires. Elle est accessible par le menu Budgétaire/Editions

Un premier écran permet de sélectionner l'état à imprimer. Suite à cette sélection, un deuxième écran rappelle les caractéristiques principales de l'état :

ð le titre de l'état

ð les intitulés des colonnes définies, ainsi que les périodes traitées dans chacune des colonnes correspondant à un tableau budgétaire.

Ces données sont modifiables à ce stade. Toute donnée modifiée sera immédiatement enregistrée au niveau de la définition de l'état. En revanche, il n'est pas possible de modifier ici la forme elle-même de l'état, c'est à dire le nombre de colonnes de l'état et le type de données manipulées dans chaque colonne (Code tableau, Code calcul...). Les modifications de la forme de l'état doivent être faites par la procédure de définition des états budgétaires.

Un troisième écran présente les autres caractéristiques de l'état (Ordre de présentation, Niveaux de détail), et permet de modifier la fourchette de comptes (ou de sections) à traiter, l'imprimante à utiliser, ainsi que le format de papier et le nombre d'exemplaires souhaités. Ces valeurs sont pré-affichées à partir de celles enregistrées dans la définition de l'état, sauf pour l'imprimante, où la valeur pré-affichée correspond à celle associée au travail en cours. Si vous modifiez une ou plusieurs de ces valeurs sur cet écran, les valeurs corrigées seront prises en compte pour l'état que vous soumettez, mais ne seront pas sauvegardées dans la définition de l'état. Lors de la prochaine soumission, vous retrouverez donc les valeurs enregistrées initialement dans la définition de l'état.

L'édition proprement dit se décompose en deux phases :

1) Remplissage d'un fichier de travail CPTBUW, à partir des données contenues dans les tableaux budgétaires, et calcul des colonnes Ecart et Pourcentage ;

2) Edition de l'état proprement dit, à partir du fichier de travail CPTBUW2.

Il faut noter que le fichier de travail CPTBUW2 peut éventuellement faire l'objet d'un transfert sur micro-ordinateur, si l'on souhaite par exemple une autre présentation des données que celle fournie en standard sur l'AS/400.

23.6 Interface avec le module Bilan et compte de résultat

Le module Bilan et compte de résultat est interfacé avec le module Gestion budgétaire. Cet interface vous permet de faire apparaître, dans un bilan ou un compte de résultat, des éléments budgétés.

Un bilan ou un compte de résultat est traditionnellement constitué de deux colonnes principales :

’ l'exercice en cours

’ l'exercice précédent.

Il est possible d'utiliser chacune de ces deux colonnes pour faire apparaître les données contenues dans un tableau budgétaire. On peut ainsi avoir toutes les combinaisons suivantes (à titre d'exemple) :

’ Comparaison Exercice en cours / Exercice précédent

’ Comparaison Exercice en cours / Budget exercice en cours

’ Comparaison Budget exercice en cours / Budget exercice précédent.

La procédure permettant d'éditer le bilan et le compte de résultat, à partir d'éléments réalisés ou budgétés, est décrite en détail au paragraphe 10.4.

Partie X - Annexes

24. Procédures de contrôle

24.1 Procédure de vérification de l’équilibre des lots

La notion de lot d’écritures est présentée au paragraphe 2.2.

La première règle essentielle dans LDCompta est qu’un lot d’écritures doit toujours être parfaitement équilibré débit-crédit. Cela est normalement garanti par toutes les procédures standard du progiciel.

Si l’on a un doute sur l’intégrité de la base de données comptables suite à une coupure de courant par exemple, la première chose à faire consiste donc à s’assurer de l’équilibre de l’ensemble des lots.

Pour cela, lancez cette procédure depuis le menu Utilitaires/prOcédures de contrôles/Vérification de l'équilibre des lots.

Si tous les lots sont parfaitement équilibrés, vous devez obtenir, au bout de quelques minutes, le message :

L'équilibre des lots a été vérifié ; aucune anomalie n'a été détectée.

Si au contraire le système a détecté un ou plusieurs lots déséquilibrés, vous obtenez le message :

ATTENTION : au moins un lot d'écritures déséquilibré a été détecté ; Voir la liste spoule.

Il vous faut alors consulter la liste qui va s’imprimer, liste qui présente tous les lots erronés.

Le contrôle de l’équilibre des lots se fait toujours dans la devise de référence de LDCompta, et éventuellement dans la seconde devise de restitution si celle-ci a été activée en mode 1=Seconde devise mise à jour au niveau de chaque écriture, avec garantie des équilibres.

Il n’est pas possible de décrire ici comment rétablir les lots signalés en erreur. Il s’agit d’une situation exceptionnelle qui doit examinée au cas par cas. Contactez votre société de services pour connaître la marche à suivre.

24.2 Procédure de vérification de l’équilibre des lettrages

La deuxième règle essentielle relative à l’intégrité d’un dossier comptable, après l’équilibre des lots évoqué au paragraphe précédent, concerne l’équilibre des lettrages.

Les lettrages doivent toujours être équilibrés ; en cas de lettrage partiel, le solde de chaque lettrage partiel observé dans l’historique comptable doit correspondre exactement au solde enregistré dans le fichier des lettrages partiels (fichier CPTLTP). En effet, selon les traitements, on utilise tantôt les écritures lettrées partiellement, tantôt le fichier des lettrages partiels. Il est donc essentiel que les soldes correspondent parfaitement.

Si l’on a un doute sur l’intégrité de la base de données comptables suite à une coupure de courant par exemple, le contrôle de l’équilibre des lettrages doit donc être effectué.

Pour cela, lancez cette procédure depuis le menu Utilitaires/prOcédures de contrôles/vErification de l'équilibre des lettrages.

Si tous les lettrages sont parfaitement équilibrés, vous devez obtenir, au bout de quelques minutes, le message :

Les lettrages ont été vérifiés ; aucune anomalie n'a été détectée.

Si au contraire le système a détecté un ou plusieurs lettrages déséquilibrés, vous obtenez le message :

ATTENTION : au moins une anomalie de lettrage a été détectée ; Voir la liste spoule.

Il vous faut alors consulter la liste qui va s’imprimer, liste qui présente tous les lettrages erronés. Pour chaque lettrage, on trouve notamment le N° du compte concerné, et le code et la date de lettrage en question.

Le plus simple pour rétablir une situation correcte est de procéder au délettrage de tous les lettrages signalés sur cette liste. La procédure permettant le délettrage est présentée au paragraphe 7.1. Le lettrage étant déséquilibré, le délettrage n’est normalement pas possible ; vous pouvez toutefois le forcer par la touche de fonction F19, et cela uniquement si vous travaillez sous un profil disposant des droits spéciaux *ALLOBJ (tel le profil Officier de sécurité QSECOFR par exemple).

Le contrôle de l’équilibre des lettrages se fait toujours dans la devise de référence de LDCompta, et éventuellement dans la seconde devise de restitution si celle-ci a été activée en mode 1=Seconde devise mise à jour au niveau de chaque écriture, avec garantie des équilibres.

En plus du contrôle de l’équilibre des lettrages, la procédure réalise un contrôle de cohérence entre les dates de lettrages et les dates comptables des écritures lettrées. L’objectif est de s’assurer qu’en aucun cas la date de lettrage n’est supérieure à la date comptable de l’écriture lettrée. En effet, un tel lettrage pourrait provoquer une anomalie lors de la clôture annuelle. En tout état de cause, pour chaque lettrage effectué, la date de lettrage utilisée par le système est la date comptable la plus grande parmi toutes les écritures mises en jeu par le lettrage.

24.3 Procédure de re-calcul des écritures de centralisation

LDCompta gère de façon transparente pour l'utilisateur des écritures de centralisations des comptes auxiliaires dans les comptes collectifs. Ces écritures sont tenues à jour automatiquement au fil des saisies d'écritures. Cependant, il se peut que, suite à un dysfonctionnement du logiciel ou du matériel, ces écritures de centralisation soient erronées. Cela se traduit par un écart entre la ligne de totalisation générale de la balance clients ou fournisseurs d'une part, et les montants figurant sur la balance générale pour les comptes collectifs correspondants d’autre part.

Dans ce cas, il vous faudra lancer cette procédure de re-calcul des écritures de centralisation, de façon à corriger ces écarts.

Cette procédure est accessible par le menu Utilitaires/prOcédures de contrôle/Recalcul des comptes collectifs.

Attention : aucun utilisateur ne doit être actif dans LDCompta pendant toute la durée du traitement.

Le traitement est soumis par lot. Une fois celui-ci achevé, vous recevez le message :

Les écritures de centralisation dans les comptes collectifs ont été recalculées.

Si vous recevez le message :

Impossible d'allouer les fichiers comptables; un utilisateur est actif.

C’est que le traitement n’a pas abouti ; un autre utilisateur était actif lors de l’exécution de traitement de centralisation, et ce dernier n’a donc pas pu allouer les fichiers comptables de façon exclusive. Il vous faut donc relancer votre demande à un moment où personne ne travaille en comptabilité.

25. Gestion de l’environnement

25.1 Personnalisation des menus

Présentation du gestionnaire

LDCompta intègre en standard un gestionnaire de menus, qui offre les fonctionnalités suivantes :

þ Menus présentés en fenêtre (fenêtrage standard IBM), avec un look and feel se rapprochant (autant qu'il est possible sur un écran passif AS/400) des menus de type Barre d'action et Menu déroulant tels qu'on peut en trouver dans le monde de la micro ;

þ Sélection d'une option sur un menu en frappant le numéro de l'option choisie, la première lettre majuscule apparaissant dans le texte de l'option, ou encore en utilisant les touches de défilement ;

þ Aide en ligne fenêtrée (UIM) facilitant l'apprentissage de ces menus pour les utilisateurs débutants ;

þ Mise en oeuvre des menus très simple, grâce à des commandes :

’ Commande EXCMENU pour exécuter un menu (équivalente à la commande GO pour un menu standard AS/400) ;

’ Commande WRKMENU pour gérer les menus d'une application.

Les menus peuvent être imbriqués sans aucune limitation, les différentes fenêtres se superposant alors à l'écran. De plus, la commande EXCMENU comporte un paramètre Point de retour analogue à celui de la commande IBM GO, qui permet de « remonter » une pile de menus de façon accélérée par la touche de fonction F3 ;

þ Menus personnalisables sur site :

’ Pour chaque menu fenêtré, choix de la taille de la fenêtre (6, 9, 12 ou 15 lignes, 20, 30, 40, 50 ou 60 colonnes) et de la position de la fenêtre ;

’ Choix des couleurs pour le titre et pour les textes des options ;

’ Définition de la commande associée à chaque option ;

’ Possibilité de définir une option par défaut (option qui pourra être sélectionnée en appuyant simplement sur la touche ENTREE lors de l'affichage du menu) ;

’ Possibilité de cacher certaines options (Options conservées dans le "source" du menu, mais jamais affichées à l'exécution du menu) ;

’ Possibilité d'envoi d'un message de COPYRIGHT lors du premier affichage du menu. Ce message de COPYRIGHT doit être enregistré comme une ligne de menu, sous le numéro 99. L'affichage du message de COPYRIGHT inclut la version et le niveau du logiciel courant, ces deux informations étant extraites des zones de données VERSION et NIVEAU de la liste de bibliothèques courante.

þ Possibilité de contrôler l'accès à chaque option de chaque menu, soit par utilisateur, soit par groupe d'utilisateurs, ou encore en fonction de l'appartenance à la classe Officier de sécurité ;

þ Possibilité de protéger chaque option de chaque menu par un mot de passe.

Descriptif technique

L'ensemble des programmes, fichiers et autres objets nécessaires à la mise en oeuvre de ce gestionnaire de menus est fourni dans la bibliothèque PGMTOOLS.

La partie « Exécution des menus » est entièrement prise en charge par des programmes en langage de contrôle (Le CL supportant la récursivité, à la différence du RPG/400), la partie « Gestion des menus » a été développée avec l’AGL SYNON/2.

Les menus sont gérés par bibliothèque. Au sein de chaque bibliothèque, les menus sont stockés sous une double forme :

þ d'une part dans des fichiers de menus (équivalents au fichier QMENUSRC pour les menus standard AS/400). Il y a en fait 3 fichiers physiques, plus 6 fichiers logiques :

’ un fichier pour les en-têtes de menus LDMNU1P ;

’ un fichier pour les lignes de menus LDMNU2P ;

’ un fichier pour les autorisations LDMNU3P.

Ces fichiers de menus peuvent être créés dans une bibliothèque en passant la commande :

CRTDUPOBJ OBJ(LDMNU*) FROMLIB(PGMTOOLS) OBJTYPE(*FILE) +

TOLIB(XXXXXXXXXX) DATA(*NO)

þ d'autre part sous la forme d'un fichier de messages (Objet de type *MSGF) pour chaque menu. Ce fichier de messages est le résultat d'une pseudo-compilation du menu, qui est faite automatiquement suite à chaque création ou modification de menu. Le but de cette pseudo-compilation est double :

’ d'une part améliorer les performances à l'exécution des menus (aucune ouverture de fichiers n'est nécessaire) ;

’ d'autre part utiliser toutes les facilités offertes par le jeu des listes de bibliothèques de l'OS/400 lors de l'exécution d'un menu (Commande EXCMENU) pour lequel la bibliothèque n'a pas été précisée.

Pour gérer les menus d'une bibliothèque, il faut utiliser la commande WRKMENU. Cette commande attend un seul paramètre, qui est le nom de la bibliothèque dans laquelle sont stockés les menus à gérer. Si vous ne précisez pas le nom de cette bibliothèque, le système choisira la première bibliothèque figurant dans la liste de bibliothèques de votre travail, et contenant les fichiers de menus décrits plus haut.

Une fois cette commande passée, vous obtenez la liste des menus figurant dans la bibliothèque retenue. La gestion de ces menus se fait ensuite selon le standard transactionnel SAA, qu'il est inutile de re-décrire en détail ici.

Suite à chaque création ou modification de menu, il y a automatiquement création (ou re-création) du fichier de messages correspondant (Phase de pseudo-compilation). Ce fichier de messages est toujours créé dans la même bibliothèque que celle retenue lors du lancement de la commande WRKMENU.

De même, lors de la suppression d'un menu, le fichier de messages correspondant est supprimé de la bibliothèque de menus choisie.

Pièges à éviter lors de la création ou modification d'un menu :

1) le texte saisi pour chaque option doit être suffisamment bref pour s'inscrire à l'intérieur de la fenêtre du menu, compte-tenu de la taille de fenêtre choisie. Aucun contrôle n'est fait lors de la saisie du menu, les textes seront tronqués lors de l'affichage du menu.

2) le menu ne doit pas comporter plus de lignes qu'il ne peut en être affiché, compte-tenu de la taille de la fenêtre choisie. Aucun contrôle n'est fait lors de la saisie du menu, les lignes de menus en excès seront ignorées lors de l'affichage du menu.

3) les numéro et lettre-clé choisis pour déclencher une option doivent être uniques au sein de chaque menu. En cas de doublon, c'est la première option correspondant au numéro ou à la lettre frappés qui sera exécutée.

Gestion des autorisations

La gestion des autorisations est faite au niveau de chaque ligne de menu. Il faut pour cela demander l'écran de gestion des autorisations, soit par la touche de fonction F9 depuis l'écran de gestion d'une ligne de menu, soit par l'option 9 depuis l'écran d'affichage de la liste des lignes d'un menu.

Cette gestion des autorisations permet, pour une ligne de menu donnée :

þ de limiter l'accès à l'option aux seuls utilisateurs appartenant à la classe *SECOFR (Officier de sécurité) ;

þ de réserver l'accès à l'option à un ou plusieurs utilisateurs ou groupes d'utilisateurs ;

þ d'interdire l'accès à l'option à un ou plusieurs utilisateurs ou groupes d'utilisateurs ;

þ d'autoriser l'option à tous les utilisateurs de la classe *SECOFR, en sus de ceux indiqués dans la liste des utilisateurs ou groupes d'utilisateurs autorisés, et en dehors de ceux indiqués dans la liste des utilisateurs ou groupes d'utilisateurs non autorisés.

þ de conditionner l'accès à une option par l'introduction d'un mot de passe.

Ces différents paramètres de gestion des sécurités pouvant bien sûr se combiner entre eux, le système applique une série de règles pour déterminer si un utilisateur est autorisé ou pas à une option :

Règle 1

Si aucun utilisateur ou groupe d'utilisateurs n'a été indiqué ni dans la liste des utilisateurs autorisés, ni dans la liste des utilisateurs non autorisés, et que l'option n'est pas réservée aux seuls utilisateurs appartenant à la classe *SECOFR, c'est que tout le monde est autorisé à cette option (Valeurs de sécurité par défaut).

Règle 2

Si l'option est réservée à la classe *SECOFR, et que l'utilisateur courant n'appartient pas à cette classe, l'utilisateur n'est pas autorisé à l'option.

Règle 3

Si l'utilisateur courant est inscrit dans la liste des utilisateurs non autorisés, l'utilisateur courant n'est pas autorisé à l'option.

Règle 4

Si l'utilisateur courant appartient à un groupe d'utilisateurs qui est inscrit dans la liste des utilisateurs non autorisés, et que l'utilisateur courant n'est pas inscrit dans la liste des utilisateurs autorisés, l'utilisateur courant n'est pas autorisé à l'option.

Règle 5

Si l'utilisateur courant n'est pas inscrit dans la liste des utilisateurs autorisés, que le groupe d'utilisateurs auquel il appartient n'est pas non plus inscrit dans la liste des utilisateurs autorisés, que cette liste d'utilisateurs autorisés comprend au moins un poste, l'utilisateur courant n'est pas autorisé, sauf s'il appartient à la classe *SECOFR et que l'option a été autorisée à tous les utilisateurs appartenant à cette classe (Cette dernière partie de la règle permettant aux responsables informatiques d'accéder à toutes les options même s'ils n'ont pas été explicitement autorisés, pourvu qu'ils appartiennent à la classe *SECOFR).

Une option non autorisée n'apparaît pas lors de l'affichage du menu, et ne peut bien sûr pas être sélectionnée, même si l'on connaît le numéro ou la lettre-clé correspondants.

Mise en œuvre dans le progiciel LDCompta

Conventions d'appellation des menus fenêtrés

Les menus sont livrés dans la bibliothèque programme HMCPT à la fois sous forme source (Fichiers de menus LDMNU*) et sous forme objets (Fichiers de message). Afin d'éviter toute confusion entre ces menus fenêtrés et les autres fichiers de message pouvant exister dans ces bibliothèques, tous les menus fenêtrés portent un nom générique du type :

’ MATTN* pour les menus de gestion de la touche ATTN

’ MCPT* pour les menus de comptabilité

En cas de création de nouveaux menus, il est conseillé d'adopter une règle du même type, afin que les noms de menus ne se recoupent pas avec les noms des autres fichiers de messages pouvant exister par ailleurs. Il faut savoir par exemple que tout menu standard AS/400 génère lui-aussi un fichier de messages. Il n'est donc pas possible d'utiliser le même nom d'objet pour un menu fenêtré et pour un menu standard AS/400 se trouvant tous deux dans la même bibliothèque.

Personnalisation des menus sur site

Toute modification des menus livrés dans la bibliothèque HMCPT est à proscrire. En effet, elle serait perdue lors de l'installation d'une nouvelle version du produit, ou même lors de l'installation de corrections du produit via la procédure d'installation automatique de corrections.

La démarche à suivre pour personnaliser un ou plusieurs menus sur un site est la suivante :

1) Extraction du source du menu

Utiliser la commande RTVMENUSRC pour récupérer le source du ou des menus à modifier.

Syntaxe de la commande RTVMENUSRC :

RTVMENUSRC MENU(HMCPT/"Nom du menu") +

FLIB(HMCPTUSR) +

CRTFILE(*YES ou *NO)

Si les fichiers de menus n'existent pas dans la bibliothèque cible, il est possible de les créer automatiquement en indiquant la valeur *YES pour le mot-clé CRTFILE. Si les fichiers de menus existent déjà dans la bibliothèque cible, la valeur indiquée pour ce mot-clé n'a aucun effet.

2) Modification du menu

Utiliser la commande WRKMENU pour gérer les menus de la bibliothèque cible.

Syntaxe de la commande WRKMENU :

WRKMENU LIB(HMCPTUSR)

Vous retrouvez ainsi chaque menu pour lequel vous avez passé une commande RTVMENUSRC. Il vous suffit alors de modifier ces menus, cette modification entraînant une création du fichier de messages correspondant (pseudo-compilation) dans la bibliothèque cible.

Dans LDCompta comme dans LDPaye, tous les menus sont lancés par une commande du type :

EXCMENU MENU(*LIBL/"Nom du menu") ...

Les bibliothèques spécifiques utilisateurs (HMCPTUSR ou HMPAYUSR) étant placées avant les bibliothèques programmes (HMCPT ou HMPAYGEN) dans la liste de bibliothèques d'un travail de comptabilité ou paye, les menus modifiés dans ces bibliothèques spécifiques seront exécutés prioritairement par rapport aux menus fenêtrés « standards » du progiciel fournis dans les bibliothèques programmes.

La même démarche peut être adoptée pour personnaliser les menus par dossier comptable. Il suffit alors d'utiliser comme bibliothèque cible la bibliothèque correspondant au dossier comptable CPTxLIB, plutôt que la bibliothèque HMCPTUSR.

25.2 Gestion des fichiers spoules

But recherché

Le but est de pouvoir agir sur tous les paramètres d’impression (mots-clés du fichier de type PRTF) des différentes éditions possibles dans LDCompta. Cela permet de régler les nombreux problèmes soulevés par les imprimantes émulées (laser ou autres) avec CA/400, Rumba/400 ou toute autre forme d’émulation d’imprimante.

Le paramétrage doit pouvoir être propre à une imprimante donnée, car toutes les imprimantes ne réagissent pas de la même façon en émulation. De plus, il faut distinguer aussi les différentes formes d’impression de LDCompta (Listing standard, format A4…).

Aucun paramètre d’impression n’est plus porté en dur dans les programmes, paramètres sur lesquels on ne peut intervenir, tel que cela était le cas par exemple pour le degré de rotation d’une impression.

Solution mise en œuvre

Plutôt que de passer des commandes OVRPRTF dans les CL en renseignant les différents mots-clés, on substitue au fichier d’impression normalement utilisé par le programme un fichier d’impression spécifique que l’on a correctement paramétré.

Actuellement, on peut distinguer 4 types d’édition principaux :

Format d’impression 1, 132 colonnes en 10 cpi, 66 lignes

Format d’impression 1, 198 colonnes en 15 cpi, 66 lignes

Format d’impression 2, 132 colonnes en 16.7 cpi, 66 lignes

Format d’impression 3, 132 colonnes en 16.7 cpi, 72 lignes

A ces 4 formats, on fait correspondre 4 fichiers d’impression qui sont livrés dans la bibliothèque HMCPTUSR, de façon à éventuellement pouvoir être modifiés directement en clientèle.

Ces fichiers sont nommés respectivement QSYSPRT$A à QSYSPRT$D.

De plus, afin de pouvoir éventuellement ajuster les paramètres en fonction de l’imprimante cible, il est possible de créer des fichiers d’impression pour chaque imprimante. Le nom du fichier d’impression doit alors être de la forme <Nom de l’imprimante><Suffixe>, le suffixe pouvant être une des 4 valeurs $A, $B, $C, $D, correspondants aux 4 types d’impression cités plus haut.

Ainsi, si l’on veut spécifier un paramètre particulier pour les éditions format 1 198 colonnes sur l’imprimante PRT01, il faut créer un fichier d’impression nommé PRT01$A, par la commande suivante :

CRTDUPOBJ OBJ(QSYSPRT$A) FROMLIB(HMCPTUSR)

OBJTYPE(*FILE) NEWOBJ(PRT01$A)

puis modifier le paramètre souhaité, par exemple :

CHGPRTF PRT01$A PRTQLTY(*DRAFT)

Considérations techniques

Le principe de substitution de fichiers s’applique différemment, selon que l’édition est basée sur le fichier d’impression standard QSYSPRT de QSYS, ou sur un fichier d’impression spécifique (fichier de type *PRTF).

En effet, dans ce dernier cas de figure, on ne peut effectuer de substitution globale du fichier d’impression, car cela provoquerait une erreur de niveau (le fichier d’impression spécifique a un format de donnée propre). On procède alors par substitution des attributs du fichier d’impression un à un, comme cela est décrit ci-après.

Cas d’une édition basée sur le fichier d’impression standard QSYSPRT

· En fonction du nom de l’imprimante choisie, du format d’impression demandée (1, 2 ou 3), et dans le cas du format de type 1, de la largeur de l’état en question (132 ou 198 colonnes), le système détermine le nom du fichier d’impression à utiliser, de la forme <Nom de l’imprimante><Suffixe>.

Si ce fichier d’impression existe dans la liste de bibliothèques du travail, ce fichier d’impression est substitué au fichier d’impression standard, par le biais d’une commande OVRPRTF de la forme :

OVRPRTF QSYSPRT TOFILE(<Nom du fichier d’impression>)

COPIES(<Nombre d’exemplaires>)

SPLFNAME(<Nom du fichier spoule>)

USRDTA(<Nom du fichier spoule>)

· Si le fichier d’impression en question n’existe pas dans la liste de bibliothèques du travail, on utilise alors un des fichiers d’impression livrés dans HMCPTUSR, en fonction du type d’impression (QSYSPRT$A à QSYSPRT$D). Une commande OVRPRTF est passée sous la forme :

OVRPRTF QSYSPRT TOFILE(QSYSPRT$x)

DEV(<Nom de l’imprimante>)

COPIES(<Nombre d’exemplaires>)

SPLFNAME(<Nom du fichier spoule>)

USRDTA(<Nom du fichier spoule>)

ATTENTION : on voit que dans le premier cas, le nom de l’imprimante n’étant pas indiqué dans la commande OVRPRTF, c’est sur l’imprimante (ou la file d’attente) associée au fichier d’impression substitué que l’impression va être dirigée. Si rien n’est indiqué sur ce fichier d’impression (valeur par défaut *JOB), l’impression va être dirigée sur l’imprimante par défaut du travail, qui ne sera pas forcément celle qui a été demandée par l’utilisateur sur l’écran de soumission du travail.

Il est donc souhaitable d’avoir toujours une imprimante associée aux fichiers d’impression créés pour chaque imprimante.

Cette façon de faire, même si elle paraît à priori curieuse, offre une plus grande souplesse. Par exemple, pour une même imprimante physique PRT01, on pourra imprimer tantôt en qualité brouillon, tantôt en qualité standard, en appliquant la procédure suivante :

· Dupliquer la description d’unité PRT01 en PRT01B (B pour Brouillon)

· Dupliquer les 4 fichiers d’impression QSYSPRT$A à QSYSPRT$D de HMCPTUSR en PRT01B$A en PRT01B$D

· Modifier ces 4 fichiers d’impression pour qu’ils aient l’attribut PRTQLTY(*DRAFT), et qu’ils soient rattachés à l’imprimante PRT01 (mot-clé DEV(PRT01))

Pour imprimer en mode brouillon, il suffit de demander l’impression sur l’imprimante PRT01B en lieu et place de PRT01. Via le fichier d’impression PRT01B$x, l’impression sera en fait dirigée sur l’imprimante PRT01, mais en mode brouillon.

Cas d’une édition basée sur un fichier d’impression spécifique

Si ce fichier d’impression existe dans la liste de bibliothèques du travail, on récupère les différents attributs de ce fichier d’impression, y compris le nom de l’imprimante associée, pour les substituer à ceux du fichier d’impression spécifique utilisé par le programme.

Si le fichier d’impression en question n’existe pas dans la liste de bibliothèques du travail, on récupère alors les différents attributs d’un des fichiers d’impression livrés dans HMCPTUSR, en fonction du type d’impression (QSYSPRT$A à QSYSPRT$D). Le nom de l’imprimante est alors pris égal à celui demandé par l’utilisateur ; on ne prend pas dans ce cas celui associé au fichier d’impression QSYSPRT$x .

La substitution s’opère alors par le biais d’une commande OVRPRTF de la forme :

OVRPRTF <Fichier d’impression spécifique>

COPIES(<Nombre d’exemplaires>)

SPLFNAME(<Nom du fichier spoule>)

USRDTA(<Nom du fichier spoule>)

DEV(<Imprimante>)

PAGESIZE(xxx xx) LPI(xxxx) CPI(xxxx)

OVRFLW(xxx) PAGRTT(xxxxx)

PRTTXT(xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx)

PRTQLTY(xxxxxxxxxx) FORMFEED(xxxxxxxx)

DRAWER(xxxxxx) OUTBIN(xxxxxxxxxxx)

OUTQ(xxxxxxxxxx) FORMTYPE(xxxxxxxxxx)

MAXRCDS(xxxxxxxxxx) FILESEP(xxxxx)

SCHEDULE(xxxxxxxx)

HOLD(xxxx) SAVE(xxxx) OUTPTY(xxxx)

Mise en œuvre dans une procédure d’édition

Plutôt que de passer directement une commande OVRPRTF dans le programme en langage de contrôle, les différentes procédures d’édition de LDCompta font donc maintenant systématiquement appel à un programme utilitaire livré dans la bibliothèque PGMTOOLS qui préformate le texte de la commande OVRPRTF à exécuter.

Voici un exemple de source d’une procédure d’édition :

DCL &IMPR CHAR 10 /* Nom de l’imprimante choisie sur l’écran de soumission */

DCL &FOPAW CHAR 1 /* format de papier choisi sur l’écran de soumission */

DCL &NBEXP *CHAR 1 /* Nombre d’exemplaires choisi sur l’écran de soumission */

DCL &CMD *CHAR 512

…/…

CALL OVRPRTF ('QSYSPRT' &IMPR &FOPAW '132F' &NBEXP +

'SPLFNAME' 'USERDATA' &CMD)

CALL QCMDEXC (&CMD 512)

…/…

CALL XXXXXXX /* Appel du programme d’édition utilisant le fichier QSYSPRT */

Gestion de la ligne de fin de page (paramètre OVRFLW)

Le quatrième paramètre du programme OVRPRTF qui prépare la commande OVRPRTF correspond à la largeur de l’édition : 132 ou 198. On peut ajouter le caractère F suite à cette largeur (comme ci-dessus : 132F), pour indiquer que la gestion des sauts de page est entièrement prise en charge par le programme applicatif qui va suivre, et qu’il ne faut donc pas que le système OS/400 détecte lui même les fins de page. Si cette lettre F a été indiquée suite à la largeur, le programme OVRPRTF retourne comme valeur du paramètre OVRFLW de la commande OVRPRTF la hauteur de la page (paramètre PAGESIZE). Le fait que le N° de ligne de détection de fin de page ait la même valeur que la taille de la page a pour effet de désactiver le système de détection de fin de page de l’OS/400.

25.3 Gestion des files d’attente de messages

Le mode de gestion des files d’attente de messages a été modifié dans le programme initial du progiciel (programme INLPGM de la bibliothèque HMCPT). La règle déterminant si les files d’attente de messages doivent être mise en mode interruption (mode *BREAK) n’est plus la même qu’antérieurement. Notons d’ailleurs que le programme initial INLPGM livré dans PGMTOOLS, programme utilisé parfois pour certains utilisateurs en amont du progiciel comptable, fait appel lui aussi à la nouvelle règle décrite ci-après.

Cette nouvelle règle permet de jouer plus finement avec le mode de gestion de ces files de messages, un grand nombre d’utilisateurs se plaignant de recevoir notamment les messages de l’opérateur système sur leur poste de travail alors qu’ils ne le souhaitaient pas.

Le principe est de définir, dans une zone de données, le mode de gestion souhaité pour les deux files d’attente de messages gérées par le programme initial :

Ø Celle liée au poste de travail (file d’attente *WRKSTN)

Ø La file d’attente de messages de l’opérateur système QSYSOPR, dans laquelle sont reçus entre autre tous les messages émis par les travaux soumis en batch (travaux par lots).

Remarque : la file d’attente de messages associée au profil utilisateur, recevant tous les messages concernant les fins de travaux soumis par lots, n’est pas concernée ici. Le mode de gestion de cette file d’attente peut facilement être paramétré dans le profil utilisateur AS/400 lui même.

Pour définir le mode de gestion souhaité pour ces files d’attente de message, il faut donc créer une zone de données associée à chaque profil utilisateur AS/400 ayant le programme INLPGM de HMCPT (ou INLPGM de PGMTOOLS) défini en tant que programme initial. Cette zone de données doit porter le même nom que le profil utilisateur, et doit être dans une bibliothèque présente dans la liste de bibliothèques du travail interactif dès son lancement. Vous pouvez donc placer cette zone de données dans QGPL, ou dans PGMTOOLS à condition que la bibliothèque PGMTOOLS ait été ajoutée dans la liste de bibliothèques par défaut de tous les travaux (valeur système QUSRLIBL).

Par exemple, pour créer cette zone de données pour le profil COMPTA, vous pouvez passer la commande :

CRTDTAARA DTAARA(QGPL/COMPTA) TYPE(*CHAR) LEN(150)

TEXT('Valeurs d''initialisation pour le profil COMPTA')

Les données utilisées pour gérer le mode de gestion des files d’attente de messages sont les suivantes :

Position 51 à 57 : Mode de réception des messages pour la file d'attente de message de l'écran

Position 58 à 63 : Filtre code gravité pour la file d'attente de messages de l'écran

Position 65 à 71 : Mode de réception des messages pour la file d'attente de messages QSYSOPR

Position 72 à 77 : Filtre code gravité pour la file d'attente de messages QSYSOPR.

Pour toutes ces valeurs, vous pouvez indiquer n'importe laquelle des valeurs reconnues par la commande CHGMSGQ, pour les mots-clés respectifs DLVRY et SEV.

Exemple : Mode de réception : *BREAK, *NOTIFY, *DFT, *SAME

Filtre code gravité : *SAME, 00 à 99

Pour placer la file d’attente de message de l’écran en mode interruption, de même que la file d’attente de message QSYSOPR (comme c’était le cas dans les versions antérieures de LDCompta), il faut passer les commandes :

CHGDTAARA DTAARA(QGPL/COMPTA (51 13)) VALUE('*BREAK 00')

CHGDTAARA DTAARA(QGPL/COMPTA (65 13)) VALUE('*BREAK 50')

Si la zone de donnée associée au profil n'existe pas, ou si les positions correspondant au mode de réception sont à blanc, la file d'attente de message de l'écran est positionnée avec les paramètres indiqués au niveau du profil utilisateur (paramètres DLVRY et SEV utilisés normalement pour la file d'attente de message associée au profil).

Pour ce qui est de la file d'attente QSYSOPR, aucune commande CHGMSGQ ne sera passée ; les messages ne seront donc pas interceptés.

ATTENTION : il n'est plus du tout fait référence désormais à la classe à laquelle appartient le profil utilisateur, comme c'était le cas auparavant. Suite à l'installation de la nouvelle version 7.70 de LDCompta, si la zone de données associé au profil n'existe pas, l’utilisateur ne reçoit donc plus les messages de QSYSOPR, quelle que soit sa classe.

25.4 Gestion du mode d’affichage semi-graphique

Un nouveau programme utilitaire est disponible dans la bibliothèque PGMTOOLS pour déterminer le mode d'affichage à appliquer pour les fenêtres : affichage classique ou en mode semi-graphique. Rappelons tout d’abord que l’affichage en mode semi-graphique requiert :

Ø d’une part un AS/400 relativement récent (boite noire) ;

Ø d’autre part un terminal d’affichage de type InfoWindows II (écrans de type 3486, 3487 ou 3488), ou si vous travaillez sur un micro-ordinateur connecté à l’AS/400, un programme d’émulation supportant ce mode d’affichage, tel Client Access/400 pour Windows 95/NT.

Dans LDCompta, ce mode d’affichage influe sur la présentation des menus et des différentes fenêtres de sélection (celles obtenues par la touche de fonction F4=Liste). Ces fenêtres sont affichées :

Ø soit en mode classique avec le pourtour de la fenêtre en bleu vidéo inversée

Ø soit en mode semi-graphique, avec un pourtour de fenêtre dessiné par un cadre ombré, ce qui donne un aspect plus moderne.

Pour déterminer si l'affichage doit être fait en mode semi-graphique ou pas, ce programme adopte la même règle que le gestionnaire de menus, à savoir :

Il y a affichage semi-graphique si l'on trouve une zone de données de même nom que l'unité écran sur laquelle la commande est passée, dans la liste de bibliothèques courante, et que l'on a les droits *CHANGE sur cette zone de données.

Si vous travaillez sur l’unité écran nommée DSP000 (le nom de l’unité apparaît sur la mire d’ouverture de session), et que vous souhaitez utiliser le mode semi-graphique, il vous faut créer une zone de données en passant la commande suivante :

CRTDTAARA DTAARA(QGPL/DSP000) TYPE(*CHAR) LEN(10)

TEXT('Afficher fenêtres en mode semi-graphique')

25.5 Utilisation de Query/400 avec les dates au format 8 alpha

Compte tenu du fait que toutes les dates sont désormais enregistrées dans la base de données au format 8 caractères (AAAAMMJJ), la manipulation de ces dates dans des programmes Query/400 doit être adaptée en conséquence.

Pour ce qui est des traitements de sélection sur une zone de type date, il faut désormais comparer la zone par rapport à une chaîne de caractères sur 8 positions. L’exemple ci-dessous illustre le cas d’une sélection de tous les clients ayant une date de création comprise entre le 01/01/1996 et le 31/12/1996.

Choix des enregistrements

Entrez les comparaisons, appuyez sur ENTREE. Entrez OR pour un nouveau groupe.

Tests : EQ, NE, LE, GE, LT, GT, RANGE, LIST, LIKE, IS, ISNOT...

AND/OR Zone Test Valeur (zone, nombre, 'caractères', ou ...)

DATCCL RANGE '19960101' '19961231'_____________

____ ______________ _____ __________________________________

Fin

F3=Exit F5=Rapport F9=Insérer F11=Noms uniquement

F12=Annuler F13=Dessin F20=Réorganiser F24=Autres touches

Pour présenter une date en colonne au format JJ/MM/AA, le plus simple consiste à créer une nouvelle zone par l’option Définir une zone résultat, et à utiliser la fonction Date qui a pour effet de transformer une chaîne de caractères en format interne Date AS/400. Ces zones de type date sont ensuite automatiquement présentées sous la forme JJ/MM/AA par Query/400.

Notez également que de nombreuses fonctions sont possibles en Query sur ces zones de type date :

· affichage en format ISO, USA...

· ajout d’une durée à une date (durée exprimée en années, mois ou jours)

· calcul de la durée entre deux dates

· comparaison par rapport à la date du jour, ou date du jour plus un mois par exemple.

Exemple d’affichage de dates dans plusieurs formats :

Définition des zones résultat

Utilisez des noms de zone (ou des constantes) et des opérateurs pour définir le

s zones, puis faites ENTREE. Opérateurs : +, -, *, /, SUBSTR, !!, DATE...

Zone Expression En-tête de colonne Long Déc

DATC date(substr(datccl, 1, 4) !! '-'

!! substr(datccl, 5, 2) !! '-'

!! substr(datccl, 7, 2))

DATISO char(DATC,ISO)

DATUSA char(DATC,USA)

DATEUR char(DATC,EUR)

Fin

F3=Exit F5=Rapport F9=Insérer F11=Noms uniquement

F12=Annuler F13=Dessin F20=Réorganiser F24=Autres touches

Résultat obtenu :

NOM CONDENSE Date création Date Format ISO Format USA Format européen

Base de données sans formatage char(DATC,ISO) char(DATC,USA) char(DATC,EUR)

BUFFIERE 19960102 02/01/96 1996-01-02 01/02/1996 02.01.1996

BELLE JEAN 19960102 02/01/96 1996-01-02 01/02/1996 02.01.1996

BRENA TRAN 19960102 02/01/96 1996-01-02 01/02/1996 02.01.1996

SIBILLE MA 19960105 05/01/96 1996-01-05 01/05/1996 05.01.1996

CGA 19960105 05/01/96 1996-01-05 01/05/1996 05.01.1996

SIKA/FORCE 19960108 08/01/96 1996-01-08 01/08/1996 08.01.1996

ANS 19960109 09/01/96 1996-01-09 01/09/1996 09.01.1996

PROG'INFO 19960116 16/01/96 1996-01-16 01/16/1996 16.01.1996

PALETIER 19960129 29/01/96 1996-01-29 01/29/1996 29.01.1996

GARAGE DE 19960201 01/02/96 1996-02-01 02/01/1996 01.02.1996

TDF 19960205 05/02/96 1996-02-05 02/05/1996 05.02.1996

DESMARES 19960208 08/02/96 1996-02-08 02/08/1996 08.02.1996

TRANSPORTS 19960209 09/02/96 1996-02-09 02/09/1996 09.02.1996

BOURRIER 19960209 09/02/96 1996-02-09 02/09/1996 09.02.1996

LAMBOLEY 19960216 16/02/96 1996-02-16 02/16/1996 16.02.1996

LEYBOLD/HE 19960226 26/02/96 1996-02-26 02/26/1996 26.02.1996

LOEUL ET P 19960304 04/03/96 1996-03-04 03/04/1996 04.03.1996

AMG 19960307 07/03/96 1996-03-07 03/07/1996 07.03.1996

Exemple de sélection sur date : Prendre tous les clients créés postérieurement à date du jour - un mois :

Définition des zones résultat

Utilisez des noms de zone (ou des constantes) et des opérateurs pour définir le

s zones, puis faites ENTREE. Opérateurs : +, -, *, /, SUBSTR, !!, DATE...

Zone Expression En-tête de colonne Long Déc

DATC date(substr(datccl, 1, 4) !! '-'

!! substr(datccl, 5, 2) !! '-'

!! substr(datccl, 7, 2))

DATSELECT Current(DATE) - 1 month

F3=Exit F5=Rapport F9=Insérer F11=Noms uniquement

F12=Annuler F13=Dessin F20=Réorganiser F24=Autres touches

Choix des enregistrements

Entrez les comparaisons, appuyez sur ENTREE. Entrez OR pour un nouveau groupe.

Tests : EQ, NE, LE, GE, LT, GT, RANGE, LIST, LIKE, IS, ISNOT...

AND/OR Zone Test Valeur (zone, nombre, 'caractères', ou ...)

DATC GT DATSELECT

Fin

F3=Exit F5=Rapport F9=Insérer F11=Noms uniquement

F12=Annuler F13=Dessin F20=Réorganiser F24=Autres touches

25.6 Réorganisation des fichiers

Une procédure de réorganisation des fichiers est disponible dans LDCompta, sur le menu Utilitaires/prOcédures de contrôles/Réorganisation des fichiers.

Cette procédure peut être lancée périodiquement pour réorganiser l’ensemble des fichiers constituant la base de données comptables.

Le fait de réorganiser une base de données a deux effets principaux :

þ Récupérer la place laissée vacante dans certains fichiers suite à des suppressions d’enregistrements. La place récupérée n’est significative que s’il y a des fichiers pour lesquels on a supprimé un grand nombre d’enregistrements, ce qui n’est pas le cas en comptabilité. Seule l’opération de clôture annuelle supprime un grand nombre d’écritures dans l’historique comptable, mais la place est dans ce cas automatiquement récupérée de par l’architecture du traitement de clôture. De plus, pour les fichiers de mouvements dans lesquels on procède fréquemment à des ajouts-suppressions, LDCompta utilise un mode de gestion qui permet la récupération automatique de la place vacante.

þ Optimiser la disposition des enregistrements dans le fichier en fonction de l’index de recherche principal utilisé pour celui-ci. Cette optimisation est toutefois peu sensible dans les cas d’utilisation courante de LDCompta.

Compte-tenu de ce qui est dit plus haut, on voit qu’il n’est guère utile de lancer cette procédure trop fréquemment. Vous pouvez le faire sur un dossier comptable qui vit depuis plusieurs années, dans l’espoir de récupérer un peu de place sur les disques, mais cela restera la plupart du temps non significatif.

Attention : aucun utilisateur ne doit être actif en comptabilité pendant toute la durée du traitement de réorganisation. De plus, si vous avez des fichiers volumineux (plusieurs centaines de milliers d’écritures comptables par exemple), la durée de ce traitement peut être conséquente (jusqu’à plusieurs heures selon le modèle d’AS/400 dont vous disposez).