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Export d'une DSN dans un tableur
Note créée le 16/12/2016

Pour faciliter le contrôle d'une DSN, un nouvel outil est désormais proposé (Version 9.00 Niveau 216). Il permet d'exporter une DSN mensuelle directement dans un tableur : Excel, Calc (Open Office) ou un simple fichier texte tabulé ouvert ensuite dans votre application tableur par défaut.

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Les données de la DSN sont présentées « à plat » :
  • en ligne, on trouve les différents versements de chaque salarié (blocs 50 de la DSN, sachant que dans LDPaye chaque bloc 50 est le reflet d'un bulletin). En option, on peut obtenir une sous ligne par contrat de prévoyance, ce qui facilite le contrôle des données prévoyance ;
  • en colonne, en sus des premières colonnes où l'on trouve l'identification des sociétés, établissements et salariés concernés, on retrouve toutes les données « chiffrées » composant une DSN. Ce sont celles qui sont portées dans une DSN au travers des différents paramètres DSN, dans les blocs 50-Versement, 51-Rémunération, 52-Prime, gratification, indemnité, 53-Activité, 54-Autre élément de revenu brut, 78-Base assujettie, 79-Composant de base assujettie et 81-Cotisation individuelle.

Toutes ces données sont parfaitement formatées, avec une totalisation en fin de feuille et des filtres sur les différentes colonnes permettant des recherches rapides.

Des options permettent en sus :
  • de choisir les sociétés ou établissements à traiter au sein de la déclaration. Pratique si une déclaration comporte de nombreux établissements et si l'on recherche une erreur sur un seul d'entre eux par exemple.
  • de choisir les données à produire en colonne, parmi toutes celles trouvées au sein de la déclaration. Là-aussi, pour rechercher une erreur, on peut se concentrer sur les seules données qui posent problème, plutôt que d'exporter la totalité des données de la DSN, ce qui produit une feuille de calcul avec de très nombreuses colonnes un peu plus difficile à manipuler.
    La fenêtre permettant de choisir les données à exporter est présentée sous forme hiérarchique : on peut ainsi facilement exporter toutes ou aucune des données pour chaque type de bloc. On peut aussi opérer des filtrages par organisme : par exemple, pour n'exporter que les données relatives aux OC (prévoyance), on cliquera dans un premier temps sur le bouton Aucune à droite, puis on filtrera, dans la colonne Organisme sur le mot OC, puis on cliquera sur le bouton Toutes. Ainsi, seules les données à destination des OC (et présentes dans la DSN à exporter) seront sélectionnées (ce devrait être les données 79.10 à 79.21 et 81.059).
  • de choisir de produire, dans le classeur Excel ou Calc, une seule feuille globale pour la déclaration, une feuille par société ou une feuille par établissement. On peut ainsi obtenir directement au bas de chaque feuille des totaux par société ou par établissement selon le cas.
    Notez qu'il est aussi possible, dans le cas par exemple où l'on a produit une seule feuille globale comportant plusieurs société et/ou établissement, d'utiliser ensuite la fonction Sous-total d'Excel (sur l'onglet Données du ruban) pour ajouter des sous-totaux par société et/ou établissement. 

Cette nouvelle option d'export est accessible depuis la fenêtre principale de gestion des DSN, via le nouveau bouton Exporter :

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Essayez là : utilisée en complément de l'état de contrôle de la DSN, elle permet d'expliquer des écarts beaucoup plus rapidement, si on constate justement des écarts sur les totaux de l'état de contrôle d'une déclaration. En effet, autant la lecture des données nominatives sur l'état de contrôle est assez fastidieuse, surtout s'il y a un grand nombre de salariés, autant la recherche dans une feuille de tableur peut être rapide, surtout si on fait appel aux fonctions de filtrage. Sans parler des fonctions de recherche ou des possibilités offertes par les tableaux croisés dynamiques.


Complément d'information : si faute de disposer d'Excel vous optez pour un export dans un tableur Calc (Open Office), sachez que certaines options de mise en forme ne sont pas réalisées automatiquement, certaines fonctions de « pilotage OLE » proposées par Microsoft Office étant difficiles à mettre en œuvre dans Open Office. Il s'agit des options suivantes :
  • le renvoi ligne automatique (pour les titres de colonnes en ligne 1)
  • l'ajout de bulles de commentaire sur les en-têtes de colonne en ligne 1, pour expliciter chaque colonne de chiffres
  • l'option Figer les volets
  • le formatage personnalisé des données numériques (en Excel par exemple, les nombres négatifs sont présentés en rouge)
Tout cela peut néanmoins être réalisé manuellement dans Calc (à l'exception de l'ajout des commentaires sur les en-têtes de colonnes bien sûr).

 

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