De plus en plus d'entreprises souhaitent avancer sur la voie de la dématérialisation des bulletins de paie et cette question nous revenait fréquemment.
Depuis plusieurs mois, nous avons travaillé sur ce sujet. Nous avons étudié dans un premier temps de nombreuses offres partenaires, puis nous avons travaillé sur la meilleure intégration possible de de l'offre retenue dans LDPaye.
Aujourd'hui, nous pouvons vous proposer la solution choisie :
Neobox-RH.
Cette solution, diffusée par la société QUADIENT (ex NEOPOST), comprend :
Un espace dédié à l'employeur où l'on peut archiver les bulletins de paie et d'autres documents RH en toute sécurité, avec une gestion des droits d'accès pour vos gestionnaires de paie. Les documents déposés dans cet espace sont conservés pendant toute la durée du contrat Neobox-RH.
La diffusion des bulletins :
Soit sous forme dématérialisée : les bulletins sont alors archivés en format PDF avec signature électronique à la Caisse des Dépôts et Consignations (CDC Arkhinéo) et accessibles via l'espace personnel du salarié ou le Compte Personnel d'Activité (CPA), et ce pendant 50 ans.
Soit (de manière optionnelle) par courrier postal pour les salariés qui refuseraient la dématérialisation.
Un
espace personnel sécurisé et gratuit pour chaque salarié ayant accepté la dématérialisation :
MyPrimobox. Le salarié peut ainsi accéder à tout moment aux documents RH déposés par son entreprise par un simple navigateur Web, même après son départ de l'entreprise.
Dans cet espace personnel, il pourra même ajouter d'autres documents électroniques importants, dans la limite de 1Go (soit environ 10 000 documents d'une page).
Cette solution Neobox-RH est totalement intégrée dans LDPaye. Cela signifie qu'il est possible, depuis LDPaye :
De piloter directement les dossiers salariés gérés dans la solution Neobox-RH : création des nouveaux salariés, mise à jour des adresses mail des salariés (ces adresses étant utilisées pour notifier chaque salarié de l'ajout d'un document dans son espace personnel), gestion du « top » d'acceptation/refus de la dématérialisation pour chaque salarié.
De déposer chaque mois les bulletins de paie dans l'espace employeur de Neobox-RH, puis de demander la diffusion de ces bulletins : transmission dans l'espace personnel
MyPrimobox de chaque salarié ou envoi postal le cas échéant.
Pour simplifier votre utilisation, tous les aspects commerciaux ainsi que le support 1er niveau côté employeur sont pris en charge par LD Système Développement.
Côté salarié, pour toute question relative à l’activation, l’accès et la gestion de leur espace personnel sécurisé, un support en ligne
MyPrimobox est possible via un formulaire disponible sur la page de connexion.
La solution Neobox-RH est en totale conformité avec la loi 2016-1088 relative au travail, qui prévoit que l’employeur peut opter pour la dématérialisation générale des bulletins de paie
sauf si le salarié s’y oppose. Cette dématérialisation doit garantir l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des données ainsi que leur accessibilité dans le Compte Personnel d’Activité (CPA) du salarié.
La solution Neobox RH et l’ensemble des données qu’elle contient sont hébergées en France, sur plusieurs sites sauvegardés et redondés selon la norme ISO 27001.
L’archivage électronique des bulletins de paie est réalisé chez CDC Arkhinéo (Caisse des Dépôts et Consignations), pendant 50 ans. CDC Arkhinéo est certifié NF 461 qui atteste de la conformité à la norme NF Z42-013 et ISO 14641-1, toutes deux références en matière d’archivage électronique : garantie d’intégrité, de pérennité, de traçabilité, de lisibilité et de sécurité des documents électroniques archivés.
Cette solution est d'ores et déjà disponible pour toutes les entreprises utilisatrices de LDPaye. Si vous êtes intéressé·e, contactez dès à présent votre interlocuteur habituel.
