Encore une nouveauté pour plus de confort dans le module GED.
Le module GED permet d'acquérir des documents manuellement ou industriellement.
Dans les deux cas les propriétés par défaut de la fiche GED doivent être prévues pour l'utilisateur afin que les documents intégrés soient répertoriés correctement.
On pouvait déjà programmer le type et le statut permettant de classer les documents.
On peut désormais programmer aussi le sujet, texte très utile par la suite pour rechercher un document.
La fenêtre de paramétrageUne seule transaction permet de configurer les choix qui seront appliqués dans la GED.
Pour mémoire, cela concerne également les choix liés à l'impression des documents bureautique, même si cette note n'y fait pas référence en détail.
Cette fenêtre est accessible depuis la saisie des documents et depuis la liste des documents bureautique tiers et articles (menu Paramètres\Paramètres d'acquisition GED).
Le sujet Cette zone de texte de 50 caractères maximum doit contenir quelques mot-clefs qui qualifient le document bureautique attaché au tiers ou à l'article.
Ce texte pourra être constitué dynamiquement grâce à un certain nombre de variables.
C'est le système que vous connaissez déjà dans LDNégoce, celui employé pour paramétrer les objets de vos e-mails par exemple.
Exemple d'emploi :
Chaque fois que vous intégrez le bon de réception d'un fournisseur, vous souhaitez pouvoir indexer le document scanné avec la référence qu'il vous a fournie ;
votre sujet pourra donc être configuré comme ci-après :
En pratique
Lors de l'intégration manuelle d'un document dans la GED depuis une saisie de vente ou d'achat, les propriétés qui seront appliquées par défaut, vous sont restituées pour un contrôle visuel.
Dans tous les cas vous pourrez modifier les données sur l'écran suivant d'enregistrement du ou des documents en cours d'acquisition.
