Avant de copier les fiches salariés, il faut identifier quels sont les cumuls qui doivent être copiés en même temps que la fiche du salarié lors de ce transfert. Il s'agit normalement de tous les cumuls correspondant à des « droits » du salariés qui sont conservés lors du transfert d'une société à l'autre. Il y a naturellement les droits aux congés payés, mais il peut y avoir d'autres droits à transférer : jours de RTT, jours d'ancienneté, éventuellement jours de congés exercice N-2...

Une fois ces cumuls bien repérés, il faut modifier la liste des cumuls qui seront copiés lors de la duplication de la fiche, liste qui se trouve dans le paramètre programme COPIECUMUL (menu Fichier/Autres paramètres/Paramètres programmes).

Par défaut, seuls les cumuls de congés exercice en cours et exercice antérieur (CPJAN1, CPJPN1, CPMTN1, CPJAN0, CPJPN0, CPMTN0) sont référencés dans cette liste. Plus éventuellement les cumuls du Droit Individuel à la Formation (DIF)DIF, mais ceux-ci sont sans objet aujourd'hui.

On va ensuite copier les fiches salariés depuis la société origine. On utilise pour cela le bouton Dupliquer présent au bas de la fenêtre de gestion des salariés. Lors de cette duplication, la fenêtre ci-dessous est présentée :

Dans cette fenêtre, il faut cocher toutes les cases. N'oubliez pas de cocher la dernière, qui a toute son importance en DSN

On se pose aussi souvent la question de la date d'entrée : dans la nouvelle société, la date d'entrée du salarié doit-elle être égale à la date du transfert (entrée dans la nouvelle société) ou égale à la date de début du contrat initial (date d'entrée dans la société d'origine ) ? Les exemples présentés dans les fiches consignes sur DSN-INFO ici ou là tendent à penser que c'est la seconde hypothèse la bonne : on conserve la date d'entré d'origine, celle correspondant au début du contrat (car c'est le champ intitulé Date d'entrée dans LDPaye que l'on déclare en tant que Date de début de contrat dans le bloc 40 de la DSN).

Après avoir validé la fenêtre ci-dessus par OK, renseignez le nouveau matricule et le code de la société destinataire du transfert, puis validez par OK.

Dans la société d'où sont transférés les salariés, il faut saisir une sortie pour ceux-ci. Mais c'est un cas particulier : une sortie sans fin de contrat. On ne dispose donc d'aucun motif de fin de contrat valide pour Pôle Emploi. Le mieux est d'utiliser un code motif interne de fin de situation « dédié », à créer s'il n'existe pas déjà, comme ceci :

Notez bien que les code motifs DADS-U, Pôle Emploi et ASSEDIC utilisés sont sans importance, étant donné qu'on n'établit plus de DADS-U et qu'on n'établira pas non plus d'AED (Attestation Employeur Dématérialisée) au salarié. Mais tous ces codes étant obligatoires, on a choisi ici ceux qui semblent le moins « dérangeants ».

Attention surtout à bien décocher l'option Déclencher les éléments liés au départ, car il n'y a justement pas de départ du salarié (pas de solde de tout compte).

Pour chaque salarié transféré, on va donc saisir une sortie, datée de la veille de la date du transfert, avec le motif indiqué ci-dessus. Dans la fenêtre de saisie des informations de fin de contrat qui suit la saisie de la sortie, cliquez sur le bouton Annuler : il ne s'agit pas d'une fin de contrat, donc il n'y a rien à saisir. Et il vous faudra répondre Oui à l'avertissement signalant qu'il ne sera pas possible d'établir une DSN événementielle de fin de contrat.

Attention : si vous saisissez les transferts au 1er jour du  mois M, avec donc une date de sortie au dernier jour du mois M-1, alors que le mois M-1 est déjà clôturé mensuellement, il faut retourner marquer vous-même le salarié comme non payable, pour qu'il devienne effectivement non payable sur le mois M. Si vous ne le faites pas, c'est le traitement de clôture du mois M qui marquera ces salariés comme « non payable » , donc trop tard. Vous courez le risque qu'un bulletin soit calculé par erreur pour ces salariés sur le mois M. 

Dans la société destinataire des transferts, il faut vérifier soigneusement une à une les fiches des salariés transférés, et corriger notamment :

• la date et le motif de début de situation. Pour la date, il faut indiquer ici la date du transfert. Pour le motif, il est sans doute préférable d'utiliser un motif particulier dédié à cela, comme ci-dessous :

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Important : le motif doit être créé avec  l'option Reprise des cumuls période précédente !

• les codes établissements et services où ils ont été affectés ;
• la ventilation analytique du salarié, si elle est renseignée dans la fiche du salarié. Elle a été copiée lors du transfert, mais elle devra très certainement être corrigée pour refléter la nouvelle situation du salarié.
• le code Accident du Travail (AT) (onglet Bulletin) qui a été copié lui-aussi, mais qu'il faut sans doute corriger pour qu'il corresponde à celui des autres salariés de l'établissement destinataire du transfert ;
• Vérifiez également les contrats de prévoyance : les contrats qui sont communs (même code identifiant interne) ont été repris, mais il est prudent de vérifier.

Après cela, calculez le premier bulletin de chaque salarié dans la nouvelle société et comparez les avec le dernier bulletin de l'ancienne société. En théorie, si les deux sociétés sont dans la même tranche d'effectif, on devrait retrouver le même nombre de lignes de cotisations.

Vérifiez tout particulièrement la présence de la cotisation AT, en s'assurant que le le taux est cohérent avec le nouvel établissement de présence. Même chose en ce qui concerne le versement transport. Vérifiez les cotisations retraite, les cotisations prévoyance et santé (surtout si les contrats de prévoyance ne sont pas identiques entre les sociétés origine et destinataires du transfert).

En principe, la plupart des rubriques et cotisations apparaissant sur le bulletin découlent des profils rubriques et cotisations, codes profils qui ont été copiés et qui sont en principe indépendants des sociétés et établissements. Mais ce n'est que la règle générale. Bien d'autres cas de figure peuvent se présenter :

• vous avez des profils rubriques et/ou cotisations dédiés aux différentes sociétés : le changement de société devrait donc induire un changement de code profil ;
• vous avez des rubriques ou cotisations qui sont conditionnées sur un code société, établissement ou service ;
• vous aviez des éléments fixes dans l'ancienne société : ceux-ci n'ont pas été copiés ; il faut donc les ressaisir.

Et cette liste n'est pas exhaustive ! Il convient donc d'être très prudent ; ces nouveaux bulletins de paye doivent être contrôlés de A à Z.

Lorsque vous établirez la DSN mensuelle qui suit, celle du mois M dans lequel se situe le transfert, il y a deux choses à vérifier :

• dans la société origine, les salariés ne doivent plus apparaitre (sauf si le transfert à lieu en cours de mois bien sûr, auquel cas ce sera dans la DSN mensuelle M+1 qu'il faut faire ce contrôle) ;
• dans la société destinataire, pour chaque salarié transféré, on doit trouver un bloc 41-Changements contrat, fils du bloc 40-Contrat, comportant les deux rubriques :
• 12-SIRET ancien établissement d'affectation : on doit y trouver le SIRET de l'établissement où était le salarié avant le transfert
• 014-Ancien N° de contrat. : on doit y trouver le N° du contrat du salarié, tel qu'il apparaissait dans la DSN du mois M-1 de la société origine du transfert. En principe, ce N° de contrat est de la forme MMMM-AAAAMMJJ, ou MMMM est le N° matricule du salarié et AAAAMMJJ sa date d'entrée (date de début de contrat).

Ce sont ces deux informations qui vont permettre de faire le lien, dans le référentiel DSN, entre le contrat déclaré le mois M-1 par la société origine du transfert et le contrat déclaré le mois M par la société destinataire du transfert. Ainsi, dans ce référentiel DSN, ce sera bien le même contrat qui se poursuit, avec tous les droits afférents en cas d'arrêt de travail ou de fin de contrat survenant après le transfert.

Cas particulier : si un événement Arrêt de travail ou Fin de contrat survient après le transfert du salarié mais avant l'envoi de la première DSN mensuelle (qui permet de faire le lien entre les deux contrats), il y a de fortes chances que la DSN événementielle soit rejetée. Il faut alors établir la déclaration par l'ancienne procédure.