Les panneaux Récupérer et transformer des données et Requêtes et connexions du ruban Données :

Le module Power Query, qui peut être lancé de plusieurs façons différentes depuis ce ruban, et qui une fois lancé dispose de sa propre fenêtre de gestion.

C'est l'outil indispensable pour transformer des données issues de bases données diverses et variées, ou même de fichiers CSV ou Excel : filtrer les lignes et colonnes que l'on souhaite conserver pour l'analyse de données, redisposer et renommer les colonnes pour plus de clarté, fusionner certaines colonnes (N° de compte et Libellé compte par exemple) ou au contraire en fractionner certaines, modifier le type de ces colonnes (Texte, Numérique, Date...). Toutes ces manipulations sont très faciles avec Power Query, mais surtout, ces étapes de transformation de données s'enregistrent automatiquement sous forme d'un script et sont donc reproductibles. Ainsi, quand les données « sources » ont été mises à jour, le simple fait de demander un rafraichissement de données depuis Excel va non seulement relire les données « source », mais aussi réappliquer toutes les étapes de transformation de données souhaitées. Finies les heures passées chaque semaine ou chaque mois à recalibrer les données dans Excel pour les ramener dans une forme exploitable !

Le module Power Pivot, accessible lui aussi depuis le ruban Données via le bouton Gérer le modèle de données, ou par le bouton Gérer du ruban Power Pivot.

Peu utilisé pour des traitements de données relativement simples, ce module permet de combiner des données issues de plusieurs sources (même si cela est possible également avec Power Query), mais surtout, il permet de définir ce qu'Excel nomme des « mesures » et des « indicateurs de performance clés » (KPI en anglais pour Key Performance Indicator).

Cette notion de mesure est indispensable dès lors qu'on souhaite, dans un tableau croisé dynamique (TCD), faire autre chose que des sommes ou des comptages.

Prenons 2 exemples : dans un premier TCD présentant des totaux de vente par région, je souhaite faire apparaître pour chaque région le pourcentage qu'elle représente non pas par rapport au total des ventes, mais par rapport au total d'une région en particulier. Dans un second TCD présentant ces ventes toujours par région, j'ai une colonne donnant ces ventes en euros et une autre en tonnage. Et je souhaite faire apparaitre le prix moyen à la tonne par région. Dans ces 2 exemples, point de salut en dehors des « mesures » !

Regroupement dans une seule table de données issues de plusieurs sociétés et/ou plusieurs exercices

Accès direct aux libellés correspondant à toutes les données codifiées. Par exemple, pour une table des écritures comptables, on trouvera directement le libellé du compte général, du compte auxiliaire, du journal, de la nature de pièce, du mode de paiement, des codes analytiques...  Toutes choses qui dans la base de données origine sont réparties dans une dizaine de tables distinctes et qui nécessiteraient donc, en l'absence d'un entrepôt de données adapté, de fusionner un grand nombre de requêtes avec Power Query ou Power Pivot.

Possibilité d'enrichissement des données avec des scripts totalement personnalisables : un cas d'utilisation assez fréquent est celui lié aux besoins de consolidation comptable. Il nécessite de faire « remonter » sur les écritures comptables un indicateur « Interco » dont on ne dispose pas directement sur chaque écriture comptable, mais qu'on peut bien souvent déterminer en analysant les pièces comptables, en fonction du compte comptable, du tiers de contrepartie ou d'autres éléments.