L'équipe de Support Technique reçoit de nombreuses sollicitations concernant la mise à disposition du fameux Fichier des Ecritures Comptables (FEC) pour l'administration fiscale, que ce soit à l'occasion d'un contrôle fiscal ou pour s'y préparer préventivement.
Cette note récapitule donc tout ce qu'il faut savoir sur ce sujet.
La règlementation
L'article L. 47 A I du livre des procédures fiscales (LPF) dans sa rédaction issue de l'article 14 de la loi de finances n° 2012-1510 du 29 décembre 2012 rectificative pour 2012 prévoit, pour les contrôles pour lesquels l'avis de vérification est adressé à compter du 1er janvier 2014, que les contribuables qui tiennent leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés doivent la présenter sous forme de fichiers dématérialisés lors d'un contrôle de l'administration fiscale.
Ces fichiers doivent répondre à des normes fixées par l’arrêté du 29 juillet 2013 dont les dispositions sont codifiées à l’
article A. 47 A-1 du LPF.
Dans LDCompta
LDCompta propose l'outil d'export de données conforme aux recommandations de la DGFiP, dans le cadre du contrôle des comptabilités informatisées. Il permet de produire les deux fichiers attendus par l'administration :
- Le premier correspondant à une balance des comptes généraux et auxiliaires
- Le second contenant les écritures comptables elles-mêmes (le FEC).
Cet outil est accessible dans LDCompta, tant en version 9.00 que 10.00, via le menu Outils / Autres export / Export de données comptables pour la DGFiP.
Les deux fichiers nommés respectivement XXXXXXXXXBLAAAAMMJJ.csv et XXXXXXXXXFECAAAAMMJJ.csv, où
XXXXXXXXX est le SIREN de la société (prise dans la Fiche Société, si renseigné, à défaut, on indique SIREN_XXX, XXX étant le code société),
AAAAMMJJ est la date de clôture de l'exercice
En version 9.00, pour être parfaitement conforme aux dispositions de l'article A. 47 A-1, il faut disposer de la dernière correction apportée à cet outil, N° 683 en juillet 2014.
En version 10.00, la dernière correction est la correction N° 129, de septembre 2015. Cette dernière correction, disponible uniquement en version 10, apporte deux choses de plus :
- Le choix du jeu de caractères dans lequel les fichiers sont produits, avec 4 options :
- ANSI Windows (ce qui était fait implicitement jusqu'alors, et qui correspond au jeu de caractères CP-1252)
- ISO-8859-15
- UNICODE UTF-8
- UNICODE UTF-16
La DGFiP attend un fichier au format ISO-8859-15 ou UTF8. Mais la différence entre le format utilisé jusqu'ici CP-1252 et le format ISO-8859-15 ne porte que sur quelques caractères, principalement les caractères € œ et Œ, qui sont peu utilisés dans les données comptables. Toutes les voyelles accentuées « classiques » de la langue française sont codées de la même façon dans ces deux jeux ; il n'y a donc au final quasi aucune différence observable entre un fichier produit au format CP-1252 et un fichier produit au format ISO-8859-15.
L'avantage du format UTF8, quant à lui, est qu'il permet de transmettre tous les caractères, alors que certains caractères disponibles dans le format CP-1252 et n'ayant pas d'équivalent ISO-8859-15 sont remplacés par des espaces si on demande une sortie en format ISO-8859-15 (cela étant, il s'agit de caractères très rarement utilisés !).
Pour plus d'informations sur les différences entre les formats ANSI Windows et ISO-8859-15 :http://www.i18nqa.com/debug/table-iso8859-1-vs-windows-1252.html Notez que lorsqu'on clique sur le bouton Format 2013, c'est désormais le format ISO-8859-15 qui est sélectionné en lieu et place du format ANSI Windows proposé par défaut.
- Le choix de l'extension des fichiers : .csv (comme auparavant) ou .txt.
L'outil d'export se présente ainsi :
Par défaut, toutes les options proposées par défaut (séparateur de zone, séparateur décimal, format de date, jeu de caractères, choix des colonnes...) est conforme au format 2013, celui attendu par la DGFiP. Il n'y a donc rien à modifier sur tous ces champs.
Les seules choses auxquelles vous devez vous intéresser sont :
- La période à extraite : il faut choisir les dates de début et fin d'exercice correspondant au dossier comptable courant. Pour les années antérieures, il faut relancer ce même export à partir des dossiers d'archives, exercice par exercice.
- Le répertoire destination dans lequel les deux fichier BL et FEC seront créés.
Quelques remarques quant au remplissage des colonnes du FEC
- Le terme N° écriture comptable utilisé par l'administration comptable correspond à un identifiant unique de pièce comptable (ou au moins unique par journal) (cf BOI-CF-IOR-60-40-20-20131213 § 100). Dans LDCompta, c'est le N° de lot qui est cet identifiant unique de pièce. C'est donc ce N° de lot (rubrique NLOT) qui est fourni désormais dans la colonne 3 du fichier, et non le N° unique d'écriture unique (NECR) qui est lui identifiant unique d'écriture et non de pièce. Le N° unique d'écriture qui apparait sur les grands-livres notamment n'est plus fourni dans cet export.
- La date de validation (colonne 16 du fichier) est systématiquement prise égale à la date de comptabilisation, compte-tenu du fait qu'il n'y a pas de mode « Brouillard » dans LDCompta (cf BOI-CF-IOR-60-40-20-20131213 § 250). Auparavant, on portait la date de création de l'écriture, c'est à dire la date à laquelle la pièce avait été saisie.
- La référence de la pièce doit toujours être renseignée (cf BOI-CF-IOR-60-40-20-20131213 § 180). A défaut, (le N° de pièce n'étant pas toujours obligatoire, cela se configure journal par journal dans LDCompta), LDCompta porte donc une référence de la forme #JLAAAAMMJJ, où JL est le code journal de la pièce, et AAAAMMJJ est sa date de comptabilisation. Ces références « fictives » sont toujours préfixées du caractère dièse (#), pour ne pas être confondues avec des références « réelles ». En effet, seules ces dernières peuvent être utilisées dans la procédure de recherche par pièce de LDCompta. Pour retrouver une écriture comptable à partir d'une référence « fictive », il faut faire une consultation par journal, en limitant la période consultée à la date de comptabilisation en question.
- Pour ce qui est des zones « Devises » (colonnes 17 et 18 du fichier) :
- les en-têtes de colonne sont toujours renseignés, même si le module Devises n'a pas été activé dans le dossier comptable que l'on exporte. Ces 2 colonnes seront à blanc sur toutes les lignes qui suivent la ligne de titre.
- si le module Devises est activé, ces 2 colonnes ne sont renseignées que pour les écritures comptabilisées dans une devise autre que la devise de référence (la devise de référence étant en principe l'euro, code EUR). Ainsi, dans le cas où le module devise est actif, mais qu'aucune pièce n'est comptabilisée en devise étrangère, le fichier exporté sera identique au cas précédent (cas où le module devise n'est pas actif).
- lorsqu'il est renseigné, le montant en devises est signé, les crédits étant en négatif (cf BOI-CF-IOR-60-40-20-20131213 § 260).
L'outil de contrôle - Les erreurs les plus fréquentes
L'administration fiscale met à disposition un outil de contrôle du FEC. Il est
disponible ici.
Nous décrivons ci-après les erreurs rencontrées le plus fréquemment.
Tout d'abord, si le fichier n'est pas du tout lisible par cet outil de contrôle, c'est très certainement qu'il a été manipulé au travers d'un tableau (Excel ou Calcl) ou d'un éditeur de fichier quelconque. Sachez le fichier FEC « brut » produit par LDCompta est bien au format attendu par cet outil.
Mais bien souvent, le simple fait d'ouvrir le fichier avec Excel ou Calc (Open Office ou Libre Office), ce qui se fait parfois simplement par un double-clic sur le fichier, puis d'enregistrer le fichier en sortant d'Excel ou de Calc, a pour effet de modifier complètement le format du fichier (et aussi l'encodage).
Voici à quoi ressemble le fichier « brut » quand on l'ouvre dans un éditeur de texte (ici Notepad++) :
Si ce fichier est ouvert dans Excel ou Calc sans prendre garde à faire une conversion pour que le colonage soit correctement interprété, puis que l'on enregistre en écrasant le fichier d'origine, voici ce qu'on obtient :
Notez la présence des guillemets en début et fin de toutes les lignes. Ce fichier n'est plus conforme aux attendus de la DGFiP. Si on tente d'ouvrir ce fichier avec l'outil de contrôle, on obtient l'erreur suivante :
Il faut donc toujours transmettre le fichier « brut » issu de LDCompta, jamais une copie du fichier ouverte et enregistrée au travers d'un logiciel quelconque.
Autres anomalies (non bloquantes) assez fréquentes
- Structure fichier incorrecte, débit/crédit ... renseignés sur une même ligne ... , ou débit=crédit=0
C'est le cas où vous avez, dans votre dossier comptable, des pièces (ou même une simple écriture au sein d'une pièce), dont le montant est nul. Cela arrive par exemple si vous émettez des factures à zéro (articles gratuits) dans un logiciel de gestion commerciale et que ces factures sont interfacées dans LDCompta.
Dans cette hypothèse, il est préférable d'avoir ces factures à zéro en comptabilité, car si on ne les présentait pas, on aurait une rupture dans la numérotation des factures de ventes, ce dont il faudrait là aussi se justifier.
- Au moins un enregistrement dans le FEC ne contient pas de valeur pour le champ ECRITURELIB
Ce message d'anomalie peut survenir sur des dossiers assez anciens, souvent en environnement AS/400. On pouvait en effet, dans les anciennes versions « mode caractère » de LDCompta, saisir une pièce sans libellé.
Si vous avez quelques pièces sans libellé, vous pouvez soit les rappeler en modification une à une (s'il y en a peu), soit leur en attribuer un en automatique, en utilisant par exemple un scénario de modification de données par lot qui répète le N° de pièce ou la référence comme libellé.
C'est ce que fait le scénario proposé ci-dessous.
Description du fichier FEC
Si vous souhaitez remettre à l'administration un descriptif détaillé pour accompagner le fichier remis, vous pouvez le faire à partir du document proposé ci-dessous. Attention : les éléments figurant en orange dans ce document doivent être complétés.
