LDPaye

pour  Windows

 

 

Documentation utilisateur

 

 


Préambule

Cette documentation a été conçue avec le souci de répondre à deux objectifs quelque peu contradictoires :

·         obtenir une documentation papier, facilement ré-imprimable sur tout micro-ordinateur ;

·         offrir une documentation pouvant être consultée en ligne au travers d’une interface moderne .

le tout à partir d’un seul document, ce qui est la seule façon de garantir une documentation tenue à jour dans le temps.

 

Nous avons donc fait le choix de créer cette documentation avec le logiciel Microsoft Word 2000, et de la livrer à la fois au format .doc classique de Word, pour permettre une réimpression facile et rapide, et au format .htm adapté à une consultation en ligne au travers d’un navigateur.

 

Pour faciliter cette consultation en ligne, nous avons inséré de nombreux liens hypertextes tout au long du document, vous permettant de parcourir celui-ci en tous sens, au gré de votre lecture. Nous avons également ajouté un cadre présentant en permanence la table des matières du document, et vous permettant là encore de vous déplacer très rapidement d’un point à un autre.

 

Nous avons préféré livrer la totalité de la documentation sous la forme d’une seule page html, plutôt que de la morceler en plusieurs pages comme c’est l’habitude ; l’inconvénient est bien sûr le temps de chargement de la page, qui peut paraître excessif. Cependant, vous pouvez de la sorte effectuer, à l’aide de votre navigateur, des recherches plein texte au travers de l’ensemble de la documentation.

 

 

 

Cette documentation est livrée sur le CD-Rom d’installation du progiciel, dans le répertoire nommé Docs.

 

Cette documentation est livrée sous deux formes :

LDPayeW.doc                   Document d’aide sous forme native Word 2000

Ne peut être ouverte qu’avec le logiciel Word 2000 (ou une version plus récente)

LDPayeW.htm                   Document d’aide sous forme html, avec les cadres pour consultation par

un navigateur Internet tel Internet Explorer par exemple.

Ce document fait référence à tous les autres documents dont le nom commence par LDPaye, ainsi qu’au contenu du sous-répertoire nommé LDPayeC1_fichiers.

 


 

Consultation en ligne

La meilleure façon de consulter cette documentation en ligne est donc d’utiliser un navigateur Internet sur un micro-ordinateur.

Pour cela, accédez avec l’explorateur Windows au dossier contenant le document d’aide,

·       soit sur le CD-Rom d’installation du progiciel, dans le répertoire Docs,

·       soit après l’avoir copié en local sur votre micro-ordinateur, ce qui accélèrera la consultation si celle-ci est fréquente. Vous devez alors copier en local tous les documents dont le nom commence par LDPaye ainsi que le sous-répertoire nommé LDPayeC1_fichiers.

Pour lancer votre navigateur Internet sur le document d’aide, un double-clic sur le document LDPayeW.htm depuis l’explorateur Windows est suffisant.

Vous pouvez également déposer sur votre bureau Windows un raccourci pointant vers ce document ; cela vous permettra d’accéder plus rapidement à cette aide. Faites un clic droit depuis l’explorateur Windows sur le document LDPayeW.htm et choisissez l’option Copier, puis un clic droit sur le bureau Windows et choisissez l’option Créer un raccourci.

 

 

Impression de la documentation

Pour réimprimer cette documentation, ouvrez le document nommé LDPayeW.doc avec le logiciel Word 2000, puis utiliser le menu Fichier/Imprimer.

Attention : N’utilisez pas le navigateur Internet pour imprimer l’ensemble de cette documentation, la mise en page ne serait pas satisfaisante.

 

 

Conventions de présentation

Dans toute cette documentation, les termes désignant les noms ou les libellés des différentes zones de saisie, ainsi que les valeurs que peuvent prendre ces zones de saisies sont mises en relief par l’adoption d’une police de type Arial italique.

Les liens hypertexte sont eux présentés avec la police Arial Narrow. Dans votre navigateur Internet, ces liens apparaissent en bleu et sont soulignés.

 

Pour chaque présentation d’écran, les différentes zones de saisie de l’écran sont décrites successivement, avec un paragraphe par zone, de la forme :

ð    Intitulé de la zone 1. Descriptif complet de la zone 1.

ð    Intitulé de la zone 2. Descriptif complet de la zone 2. Si cette zone 2 ne peut prendre qu’une série limitative de valeurs, la liste de ces valeurs est présentée sous la forme :

§         Valeur 1. Descriptif de la valeur 1

§         Valeur 2. Descriptif de la valeur 2…

 

 

Révisions

Cette documentation est ici fournie en Révision B  de Mars  2005.

Elle correspond précisément aux fonctionnalités offertes par le logiciel LDPaye pour Windows dans sa version 5.00.


Table des matières

1.                              Introduction 1

1.1                  Présentation de LDPaye 1

1.2                  Procédure d'installation 2

Versions et niveaux 2

Généralités sur l'implémentation de la version 5.00 2

Installation des programmes 2

1.3                  Un peu de vocabulaire 3

1.4                  Génération et valorisation d'un bulletin de paye 4

1.5                  Paramétrer le progiciel 4

2.                              Utilisation du progiciel 6

2.1                  Ouverture d'une session 6

2.2                  Création – modification -suppression d'une société 6

2.3                  Fonctionnement du multi-société 7

2.4                  Utilisation des menus 7

2.5                  Utilisation de la barre d’outils 8

2.6                  Caractéristiques générales des fenêtres 8

2.7                  Les procédures de gestion 8

Procédures de gestion de type Pleine page 9

Procédures de gestion de type Liste 9

2.8                  Les listes de sélections 10

2.9                  Les procédures d'édition 11

Les standards d’impression 11

L’aperçu avant impression 11

2.10               Autres accessoires 12

Saisie des dates et utilisation du calendrier 12

La calculatrice intégrée 13

Le bloc note 13

La personnalisation du bureau 13

3.                              Gestion du personnel 14

3.1                  Gestion des fichiers société, établissement et service 14

Société 14

Etablissements 14

Services 15

3.2                  Gestion des différentes tables utilisées en gestion du personnel 15

3.3                  Gestion du fichier du personnel 17

Les fonctionnalités 17

Composition d’une fiche salarié 17

Corps de la fiche – Onglet Etat civil 18

Corps de la fiche – Onglet Privé 18

Corps de la fiche – Onglet Compléments 19

Gestion des situations 19

Situation – Onglet Poste 20

Situation – Onglet Emploi 20

Situation – Onglet Bulletin 21

Situation – Onglet Autres 21

Situation – Onglet Historique constantes 22

Constantes salariés 22

Affectations analytiques 22

Enfants du salarié 22

Historique des constantes (anciennement historique professionnel) 23

Evènements 23

Prévoyance 23

3.4                  Prêts au personnel 23

3.5                  Les éditions 24

Personnel présent et mouvements de main d’œuvre 24

Prêts au personnel 24

Etiquettes salariés 24

Elections Délégués du personnel et Comité d'établissement 24

Ancienneté des salariés 25

4.                              Plan de paye 26

4.1                  Familles de rubriques et familles de cotisations 26

4.2                  Profils rubriques et profils cotisations 26

Mise à jour des profils rubriques 27

Mise à jour des profils cotisations 27

4.3                  Le fichier des rubriques 28

Fiche rubrique 28

Profils rubriques associés 30

Reports sur les cumuls 31

Reports sur les cotisations 31

Définition d'une rubrique associée 31

Conditionnement de la rubrique 32

Description des principaux codes calculs 32

4.4                  Le fichier des cotisations 34

Fiche cotisation 35

Profils cotisations associés 36

Reports sur les cumuls 36

Reports de rubriques 37

Conditionnement de la cotisation 37

4.5                  Les constantes générales 37

4.6                  Les constantes salariés 37

4.7                  Les types de cumuls 38

Mise à jour des types de cumuls 38

Reports de rubriques 38

Reports de cotisations 39

Basculements entre cumuls 39

4.8                  Les cumuls salariés 39

4.9                  Les cumuls de cotisations 40

4.10               Les comptes généraux 41

4.11               Les banques 42

4.12               Paramètres généraux 42

4.13               Imputation comptable des rubriques et des cotisations 43

4.14               Les éditions 43

4.15               Paramètres programmes 44

5.                              Traitement mensuel de la paye 45

5.1                  Saisie des éléments variables 45

Saisie par matricule 45

Saisie par élément 47

5.2                  Interface d’éléments variables 48

5.3                  Liste de contrôle des éléments variables 49

5.4                  Calcul et édition des bulletins 49

Mode opératoire 49

Calcul d’un bulletin avec net donné 50

Edition des bulletins 51

Options avancées de calcul (dont gestion multi-bulletins) 51

5.5                  Paiement des salariés 53

Préparation des paiements 53

Edition des paiements 54

Disquette des virements 54

5.6                  Editions mensuelles 54

Journaux standards 55

Journaux cumulés sur éléments de paye 57

Journaux détaillés sur éléments de paye 58

Etat et bordereaux de cotisations 59

5.7                  Interface avec la comptabilité 61

Principes de l'interface comptable 61

Mise en oeuvre de l'interface comptable 61

5.8                  Sauvegarde des données 63

Restauration des données sauvegardées 64

5.9                  Clôture mensuelle 65

Incidence de la gestion multi-bulletins sur la clôture mensuelle 65

6.                              Traitements annuels 66

6.1                  Déclaration Unifiée des Données sociales (DADS-U) 66

Principes généraux 66

Un peu de vocabulaire 66

Support de la DADS-U par LDPaye 66

Composition d’un fichier DADS-U 67

Elaboration d’une déclaration DADS-U 68

6.2                  Transmission des Données Sociales (TDS) 71

Principes généraux 71

Mise en place des paramètres 71

La création du fichier TDS 73

Vérification des données et saisies complémentaires 73

Edition des états de contrôle 74

La constitution du support magnétique 74

Cas des rejets de TDS 74

6.3                  Liste des planchers/plafonds restant à absorber 75

6.4                  Clôture annuelle 75

7.                              Autres traitements 76

7.1                  Gestion des événements 76

Généralités 76

Types d’évènements 76

Saisie des évènements 76

Présentation des alertes 77

Liste des évènements 77

7.2                  Gestion des périodes d’inactivité 77

7.3                  Attestations maladie, maternité, paternité 78

7.4                  Attestations ASSEDIC 79

7.5                  Interface Bureautique 81

7.6                  Augmentation générale 83

7.7                  Favoris Internet 83

8.                              Mise en oeuvre des fonctionnalités avancées 85

8.1                  Calculs relatifs aux congés payés 85

Les cumuls de CP 85

La valorisation des CP 85

Autres informations relatives aux CP 86

8.2                  Le partage des plafonds pour les salariés multi-employeurs 87

8.3                  Les avances sur payes négatives 88

8.4                  Le maintien de salaire 88

8.5                  La régularisation au net 89

Méthode 1 – Calcul automatique s’appuyant sur un taux de cotisation moyen 89

Méthode 2 – Calcul exact par la fonction « calcul avec net donné » 90

8.6                  Primes d’intéressement 90

Généralités 90

Préparation du traitement 90

Mise en oeuvre 91

Limitations 92

8.7                  Base minimum de cotisation et GMP 92

Base minimum 92

GMP 93

Création des cotisations 93

Création des rubriques 93

Le bulletin de paye 94

8.8                  Exonération de charges patronales URSSAF 95

Duplication des cotisations 95

Création des profils cotisations 95

Création des rubriques éclatant le salaire sur les différentes cotisations 95

8.9                  Les cotisations irpvrp1 et irpvrp2 96

8.10               Abattement avec assiette minimum 97

ANNEXE A                Eléments prédéfinis 98

A.1                 Liste des constantes générales pré-définies 98

A.2                 Liste des types de constantes salariés pré-définies 99

A.3