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La DSN : c'est parti

Lettre du 12/02/2015

Bonjour

Maintenant que les obligations déclaratives de paye sont échues, cette nouvelle lettre vient refaire le point sur le « chantier» DSN , la nouvelle Déclaration Sociale Nominative.

Car c'est bien d'un chantier dont il faut parler ! Il va comporter plusieurs étapes qu'il faut planifier soigneusement en 2015.

Si vous êtes utilisateur de LDPaye, quelle que soit la taille de votre société, vous êtes concerné. Nous vous invitons donc à lire attentivement cette lettre. Suite à cela, n'hésitez pas à revenir vers nous si vous avez des questions, ou pour planifier des interventions rapidement.

Bonne lecture à tous

Quelques rappels sur la DSN

Le contexte

L'année 2015 va être une année très délicate en matière de paye, en raison de l'arrivée de cette Déclaration Sociale Nominative. Si à terme cette déclaration devrait simplifier un peu les choses (c'est l'objectif principal qui lui a été fixé), nous allons être confronté à une période transitoire avec un double système déclaratif : le système déclaratif actuel (DUCS, DNAC-AE, DADS-U...) d'une part et le nouveau système DSN d'autre part.

La bascule sera progressive : d'une part parce que toutes les entreprises, même celles qui auront basculé au système DSN courant 2015, devront produire une DADS-U norme 4DS pour l'année 2015 en janvier 2016. D'autre part pour des questions d'organisation. Il faut éviter le gigantesque embouteillage qui se profile pour fin 2015, si toutes les entreprises venaient à attendre la date limite pour basculer au système DSN. Les différents services de support, que ce soit chez les éditeurs de logiciels de paye ou dans les différents organismes destinataires des données sociales, ne pourront faire face au flot de questions et problèmes résultant de la mise en place de la DSN si ce flot est concentré sur le dernier trimestre 2015.

Le calendrier

  • la DSN sera obligatoire pour toutes les entreprises en janvier 2016
  • pour celles qui ont déclaré en 2013 plus de 2 millions d'euros de cotisations sociales à l'URSSAF ou la MSA, le décret du 24 septembre 2014 institue une obligation intermédiaire pour les paies effectuées à partir du 1er avril 2015 (déclaration à faire avant le 5 ou le 15 mai).

Un projet en 3 phases

  • la phase 1 « en production » depuis avril 2013,  dont le déploiement est assez poussif. Moins de 2 000 entreprises ont déposé une DSN mensuelle en décembre 2014. Cette phase se clôture fin aout 2015.
  • la phase 2 « en production » à partir de mars 2015, qui se clôture fin 2015.
  • la phase 3, dite de généralisation, qui ne s'ouvrira qu'en janvier 2016, mais sera obligatoire à cette date pour toutes les entreprises. Le cahier technique a été publié en janvier.

     

La prise en charge de la DSN dans LDPaye

Pour de multiples raisons, LD SYSTEME a choisi de n'adhérer au projet DSN qu'à partir de la phase 2. LDPaye ne sera donc jamais en mesure d'établir une DSN phase 1.
Et même sans parler des questions d'organisation et de planning, le démarrage direct en phase 3 en janvier 2016 est impossible. Il faut prendre le temps de se familiariser, courant 2015, avec ces nouvelles exigences déclaratives et les éventuelles réorganisations au sein du service paye qui en découlent.
Votre démarrage DSN se fera donc automatiquement en phase 2, courant 2015, avec une bascule en phase 3 fin 2015, l'objectif étant d'être prêt pour l'obligation de janvier 2016.

Etape 1 : démarrage DSN en Phase 2

C'est la version 8 de LDPaye qui offre le support de la DSN Phase 2. cette version 8 a été installée début novembre chez quelques clients « pilote », afin de tester « grandeur nature » tout le processus DSN.

Cette étape « pilote » va s'achever et le déploiement généralisé de cette version 8.00 va commencer, en donnant la priorité aux entreprises soumises à l'obligation intermédiaire d'avril 2015 (plus de 2 millions d'euros de cotisations sociales payées à l'URSSAF en 2013).

Si vous êtes soumis à cette obligation intermédiaire, signalez-le sans attendre à votre prestataire de services habituel.

Notre objectif est de déployer cette version 8 sur la totalité du parc existant d'ici à fin juin 2015, avec un démarrage de la DSN phase 2 « en production » s'étalant de mai à septembre.

Et en tout état de cause, il faut que tous les utilisateurs LDPaye émettent (avec succès) des DSN mensuelles phase 2 pour le 4ème trimestre 2015.

Etape 2 : bascule en DSN Phase 3

En septembre, nous diffuserons une version 9 qui prendra en charge la DSN Phase 3.
Si en phase 2, seul l'URSSAF était concerné pour ce qui est de la déclaration et du recouvrement des cotisations, la phase 3 englobe tous les organismes de protection sociale : caisses de retraite, de prévoyance, mutuelles, sociétés d'assurance, CCVRP. Sans oublier la MSA. Et le cahier technique prévoit que toutes les données déclaratives à destination de ces organismes soient nominatives. Autant dire qu'il va y avoir un travail de paramétrage conséquent pour y arriver...

La DSN phase 3 intègre également des données fiscales ayant trait à la CVAE et aux taxes annexes (taxe sur les salaires, apprentissage, formation professionnelle continue, participation à l'effort de construction). Et elle peut véhiculer les données Honoraires et Actionariat salarié comme cela était le cas de la DADS-U. Au final, on passe de 150 données collectées en phase 2 à 235 en phase 3.

Cette version 9 sera déployée au 4ème trimestre, avec l'obligation pour tous les utilisateurs LDPaye d'adopter celle-ci dans cette période de façon à être en mesure d'émettre leur première DSN phase 3 sur janvier 2016.

Les ressources nécessaires

Pour cette première étape, nous pensons qu'il faut prévoir, selon le nombre et la taille des sociétés que vous gérez en paye, entre 2 et 4 jours de formation, incluant :

  • l'installation et la migration des données en version 8
  • la formation aux nouveautés de cette version 8 hors DSN (elles sont nombreuses et peuvent vous apporter des plus en termes de paramétrage et de contrôles des données de paie)
  • une présentation du processus DSN dans son ensemble
  • la mise en place des paramètres nécessaires à la DSN Phase 2
  • l'accompagnement pour la réalisation de la première DSN mensuelle.

     


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Il est encore un peu tôt pour définir précisément le temps qui sera nécessaire pour basculer sereinement en DSN Phase 3. Cela va dépendre principalement du nombre et de la diversité des OPS que vous gérez : combien de caisses de retraite, de prévoyance, de mutuelles ? Etes-vous concerné ou pas par les déclarations CCVRP, MSA, CI-BTP ?

Mais d'ores et déjà, nous pensons qu'il sera difficile de faire à moins de 2 jours de formation et paramétrage.

A cela, vous devez ajouter les temps de prise en main de ce processus DSN dans les premiers mois où vous allez émettre cette déclaration en production. Compte-tenu de sa complexité, il est fort peu probable que les déclarations soient déclarées "conformes" au premier essai. Il va donc falloir procéder à différents envois successifs jusqu'à obtenir votre certificat de conformité, comme vous le faisiez par exemple pour les DADS-U et (pour certains) pour les DNAC-AE.

Il faut comprendre qu'il s'agit d'un chantier « national » qui nous dépasse tous. LD SYSTEME n'est en rien responsable de cette surcharge de travail et des coûts qui en résultent. Quel que soit le logiciel de paie qui est utilisé, toutes les entreprises françaises sont confrontées à cette problématique. Lors d'une réunion des éditeurs de logiciels de paie qui s'est tenue à Paris le 13 janvier, il a d'ailleurs été rappelé que “ la tenue du calendrier est un impératif qu’il est important de rappeler. Le calendrier est imposé par le législateur, il ne sera pas remis en question. La phase 2 est en cours de rodage. La phase 3 est pour bientôt. La date du premier janvier 2016 est fixée par la loi et ne sera pas déplacée. Si des entreprises ne sont pas en mesure de la respecter, elles seront pénalisées dans le cadre des textes en place. ”

La réussite de votre projet DSN se joue dès aujourd'hui. Votre version actuelle de LDPaye doit impérativement être migrée en version 8 avant le mois de septembre 2015. Au delà de cette date butoir, nous en serons plus en mesure de vous accompagner  sur les différentes phases de transition.

Nous vous invitons donc à planifier cette première étape très rapidement, en liaison avec votre prestataire de services habituel.


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