Gestion de la pénibilité
La DSN Phase 3 permet de déclarer les facteurs de pénibilité, selon des principes assez similaires à ce que l'on faisait en DADS-U. Cela se fait au travers des blocs 34, nouveaux en phase 3.
Mais on doit également déclarer les cotisations propres à la pénibilité, d'une part dans un bloc 78-Base assujettie de code 37-Assiette de pénibilité, d'autre part dans des blocs 81-Cotisation individuelle de code 086-Cotisation pénibilité mono exposition, 087-Cotisation pénibilité multi exposition ou 104-Pénibilité cotisation de base.
Et ces deux éléments, facteurs de risque en blocs 34 et cotisations en blocs 78 et 81, sont en principe déclarés conjointement.
Par ailleurs, pour les entreprises au régime général, les cotisations pénibilité doivent également être reprises sur le bordereau URSSAF DSN, via les codes CTP 450 (cotisation de base), 451 (mono exposition, au taux de 0,10% en 2016, 0,20% à partir de 2017) et 452 (multi expositions, au taux de 0,20% en 2016, 0,40% à partir de 2017).
Attention : la déclaration des facteurs de pénibilité au titre de l'exercice 2016 doit se faire impérativement via la DADS-U pour les entreprises au régime général ou la DTS pour les entreprises au régime agricole. Ce n'est qu'à partir de janvier 2017 que la DSN devient le vecteur déclaratif de la pénibilité pour toutes les entreprises qui sont entrées en DSN Phase 3.
Toutefois, pour les entreprises au régime général, les cotisations dues au titre de la pénibilité pour l'exercice 2016 sont à déclarer et à payer à l'URSSAF. Et comme on ne dispose plus, comme c'était le cas l'an dernier encore, du tableau récapitulatif (TR) pour le faire, c'est bien dans la DSN de décembre 2016 qu'il faudra déclarer et payer ces cotisations pénibilité. Pour la grande majorité des entreprises, ces cotisations pénibilité n'ont pas été mises en place sur les bulletins de paye, et de ce fait ne peuvent être reprises automatiquement sur le bordereau URSSAF DSN. Il faudra donc ajouter manuellement sur le bordereau URSSAF DSN de décembre 2016 la ou les lignes 451-452 avec les assiettes correspondantes.
Remarque préliminaire : vous trouverez ci-après quelques éléments extraits de différents documentations glanées sur Internet. Pour plus d'informations, vous pouvez vous reporter au site dédié www.preventionpenibilite.fr (à fin août 2016, celui-ci n'a pas été mis à jour pour l'année 2016, mais cela ne devrait plus tarder).
Si au cours de la période d’exposition, qui est bornée a minima par la durée du contrat s’il est infra-annuel et d’une durée supérieure ou égale à un mois, et au maximum par les dates de début et de fin d’exercice civil, les seuils d’exposition aux facteurs de pénibilité réglementés par l’article D.4161-2 du code du travail sont atteints, l’employeur doit déclarer son salarié comme ayant été exposé à la pénibilité.
L’employeur qui déclare une exposition à la pénibilité en DSN doit déclarer le ou les facteur(s) caractérisant l’exposition et dans la DSN du même mois, une cotisation mono exposition ou une cotisation multi exposition de pénibilité, en fonction du nombre de facteurs de pénibilité auxquels le salarié a été exposé.
La déclaration des facteurs d’exposition à la pénibilité en DSN ne suit pas le rythme mensuel de la déclaration :
Pour les contrats couvrant toute l'année civile, la période d'exposition est l'année civile. L'exposition à la pénibilité doit être déclarée si les seuils annuels sont atteints.
Pour les contrats infra-annuels dont la durée est supérieure à 30 jours (les contrats de moins d'un mois ne sont pas concernés par la pénibilité), la période d'exposition est bornée par les dates de début et fin de contrat, ou par la date de fin d'exercice si le contrat court toujours à la date de fin d'exercice. Pour apprécier l’exposition à la pénibilité, l'employeur doit vérifier si le salarié aurait été exposé à l’année pour le même emploi. Il n’y a donc pas de proratisation des seuils mais une extrapolation. Il faut comparer le poste du salarié en CDD à un poste identique en CDI dans l’entreprise.
La déclaration des facteurs de pénibilité en DSN se fait comme en version 8, via le code pénibilité que vous trouvez dans la fiche situation de chaque salarié, sur l'onglet Emploi. Ce code renvoie sur une table où pour chaque code sont associés le ou les facteurs de risques à déclarer. Notez que ce code est utilisé tant en DSN Phase 3 (à partir de janvier 2017) qu'en DADS-U.
L'exposition à la pénibilité étant normalement liée au contrat lui-même, et non à une période particulière de ce contrat, ce code pénibilité est censé être le même sur les différentes situations successives du salarié. Avec une particularité toutefois pour l'année 2016, compte-tenu de l'entrée en vigueur au 1er juillet de 6 nouveaux facteurs de risque. Mais comme l'année 2016 est déclarée en DADS-U et non en DSN, cela est sans incidence directe sur ce qui suit.
En DSN, c'est le code pénibilité de la dernière situation connue au moment de la déclaration (c'est à dire à fin décembre ou à la fin du contrat) qui va primer.
Important : salarié par salarié, ces facteurs de risque sont déclarés en DSN, via des blocs 34, si et seulement si une assiette pénibilité est déclarée en bloc 78-Base assujettie sous le code 37. Il faut donc avoir créé les cotisations pénibilité mono et multi-expositions, comme indiqué ci-après, sans quoi les facteurs de risque saisis dans LDPaye ne remonteront jamais en DSN.
A partir de janvier 2017 (pas avant, car en 2016 le vecteur déclaratif est la DADS-U ou la DTS pour les entreprises au régime agricole), il faut avoir mis en place trois nouvelles cotisations propres à la pénibilité :
Si la mise en place de la première cotisation ne pose pas de problème particulier, il n'est est pas de même pour les deux autres. En effet, celles-ci ne doivent être calculées, déclarées et payées qu'en fin d'exercice (sur le mois de décembre) ou en fin de contrat, et elles doivent l'être sur une assiette « cumulée » dans les deux cas : soit sur l'ensemble de l'exercice pour un contrat couvrant toute l'année civile, soit sur la période du contrat pour un contrat infra-annuel, soit pour la période du contrat recouvrant l'année civile pour un contrat ayant débuté en cours d'année et courant toujours en fin d'année.
Qui plus est, ces cotisations ne concernent que les salariés exposés à un (mono-exposition) ou plusieurs (multi-expositions) facteurs de pénibilité.
Pour cela, deux nouveaux codes calculs sont apparus en version 9, respectivement [P1] Pénibilité mono exposition et [P2] Pénibilité multi expositions. Ces deux codes calculs fonctionnent comme un code calcul [TX] Taux classique, mais prennent en charge ces spécificités, sans avoir à créer de conditionnement ou de fonction personnalisée alambiquée :
Les cotisations pénibilité doivent être attachées à des paramètres DSN comme suit.
Cotisation universelle :
Cotisation mono exposition :
Cotisation multi exposition :
Pour les entreprises au régime général, il faut également ajouter trois lignes supplémentaires sur le bordereau URSSAF DSN :
Si vous utilisez encore le bordereau de cotisations URSSAF « classique », ne serait-ce que pour vous contrôler, il faudra aussi ajouter ces trois lignes sur ce bordereau.
Pour les entreprises au régime agricole, les montants de cotisation déclarés dans les blocs 81 de code 086, 087 et 104 seront automatiquement repris et cumulés dans le bordereau de versement MSA.
Vous pouvez consulter la note d'actualité Gestion de la pénibilité - Nouvelles cotisations à mettre en place en 2017 pour des informations plus détaillées sur la mise en place de ces cotisations.
A partir de là, les cotisations pénibilité calculées au mois le mois, au fil des départs enregistrés chaque mois ou sur décembre pour l'ensemble des salariés concernés et présents à cette date, seront reprises sur le bordereau URSSAF DSN d'une part, sur le bordereau de versement MSA d'autre part ainsi que dans la DSN mensuelle proprement dite en blocs 78 code 37 et blocs 81 codes 086 ou 087.
Rappelons que l'apparition des blocs 34 au sein de ces DSN mensuelles est automatique, pour chaque salarié pour lequel on déclare une assiette pénibilité en bloc 78 code 37.