A partir du 2ème trimestre 2016, le seuil de déclenchement du complément de cotisation Allocations Familiales est porté à 3,5 SMIC au lieu de 1,6. Ce seuil étant apprécié en cumul annuel, la variation du seuil en cours d'année amène à des calculs « particuliers ». D'autant qu'une directive de la DSS est venue modifier au dernier moment la règle de calcul !

Ce qui change en avril 2016

La cotisation Complément Allocations Familiales, au taux de 1,80%, mise en place début 2015, a un mode de calcul particulier (code calcul AF) : elle ne se déclenche que si le salaire brut abattu est supérieur à un seuil fixé à 1,6 SMIC. Cette comparaison entre le salaire brut abattu et le seuil se fait en cumul annuel : si le brut abattu cumulé est supérieur au seuil cumulé depuis le début de l'exercice, on doit cotiser sur le salaire brut abattu (avec rattrapage depuis le début de l'année si le cumul à fin du mois précédent était inférieur au seuil). A l'inverse, si le brut abattu cumulé est inférieur au seuil cumulé depuis le début de l'exercice, on ne doit pas cotiser du tout (avec remboursement des cotisations depuis le début de l'année si le cumul à fin du mois précédent était supérieur au seuil).

Ce seuil de déclenchement du complément de cotisation passe donc de 1,6 SMIC à 3,5 SMIC à compter du 2ème trimestre 2016 (soit avril 2016 dans le cas général, mars 2016 pour les entreprises en décalage de paye). Compte-tenu que la valeur du seuil change en cours d'année, il faut utiliser une méthode de calcul particulière pour l'exercice 2016.

Le principe énoncé par la loi est le suivant : « le droit à la réduction de taux sur 2016 pour chacune des périodes (1er janvier / 31 mars ; 1er avril / 31 décembre) sera déterminé en fonction de la rémunération annuelle totale ».
Dans la pratique, cela se traduit ainsi :

• si le salaire brut annuel est inférieur à 1,6 SMIC annuel, le salarié bénéficie du taux réduit (3,45%) pour toute l'année 2016. Il n'y a donc pas de complément AF sur la totalité de l'année.
• si le salaire brut annuel est supérieur à 1,6 SMIC annuel, mais inférieur à 3,5 SMIC annuel, le salarié ne bénéficie du taux réduit qu'à partir du second trimestre. Le complément AF à 1,80% est donc dû sur les salaires bruts perçus au titre du 1er trimestre uniquement.
• si le salaire brut annuel est supérieur à 3,5 SMIC annuel, le salarié ne bénéficie pas du taux réduit. Le complément AF à 1,80% est dû sur la totalité du salaire brut annuel.

Rectification de dernière minute (23/03/2016, LDPaye Version 8 Niveau 269)

Suite à la parution de la circulaire de la Direction de la Sécurité Sociale DSS/5B/2016/71 le 18/03/2016, il s'avère que le calcul est plus complexe que cela. Dans le cas où la rémunération brute annuelle est comprise entre 1,6 SMIC et 3,5 SMIC, le complément Allocations Familiales est dû non pas sur la rémunération effectivement perçue au 1er trimestre (ce que nous avions fait initialement et qui est encore indiqué sur le site de l'URSSAF au 23/03/2016), mais sur une rémunération « reconstituée » prorata temporis sur ce 1er trimestre. Plus précisément, voici ce que dit cette circulaire :

« Lorsque la rémunération annuelle versée par l'employeur est supérieure à 1,6 SMIC et ne dépasse pas 3,5 SMIC et que dès lors elle est éligible à la réduction du taux de cotisations d'allocations familiales sur la période du 1er avril au 31 décembre, il convient de rapporter la rémunération annuelle à cette période pour déterminer la rémunération à retenir.
En conséquence, la période de versement des salaires, primes et autres éléments de rémunérations dans l'année n'a pas d'impact sur la rémunération prise en compte pour chaque période. La rémunération proratisée, servant de base au calcul à l'éligibilité au taux réduit, peut alors être différente de la rémunération réellement versée sur la période.
La valeur des seuils exprimés par rapport au SMIC est éventuellement corrigée de la date d'embauche ou de sortie du salarié, de ses absences non rémunérées, des réductions du temps de travail ou du nombre d'heures supplémentaires réalisé, selon les modalités détaillées au point 5 de la circulaire de 2015. Dans ces situations, la répartition de la rémunération annuelle entre les deux périodes est corrigée dans les mêmes conditions que pour la valeur annuelle du SMIC de référence. »

4 exemples publiés dans la circulaire permettent de mieux comprendre comment calculer la rémunération exonérée prorata temporis.
Mais dans la pratique, il faut quelque peu adapter cette règle :

• tout d'abord, ce qu'on a besoin de connaître, ce n'est pas la rémunération exonérée, mais la rémunération soumise au complément Allocations Familiales de 1,80%, car c'est cela qui apparait sur le bulletin de paye. Il faut donc calculer la rémunération prorata temporis du 1er trimestre et non pas celle de la période du 1er avril au 31 décembre ;
• d'autre part, la règle prévoit que cette rémunération du 1er trimestre est calculée prorata temporis « dans les mêmes conditions que pour la valeur annuelle du SMIC de référence », ce qui est difficile à faire car la durée (en heures) utilisée au cours du 1er trimestre pour déterminer le SMIC de référence (celui de la réduction Fillon et du complément Allocations Familiales, qui prend en compte les éventuelles entrées-sorties en cours de mois, les absences non rémunérées ou partiellement rémunérées, les heures supplémentaires) n'a pas été mémorisée dans un cumul spécifique. Tout ce dont on dispose et qui est plus facilement accessible lors du calcul de ce complément Allocations Familiales, c'est du cumul de cette cotisation au mois le mois, cumul dans lequel la zone Cumul plancher nous donne la valeur seuil de 1,6 SMIC, valeur qui est déjà à ce stade proratisée correctement compte tenu de la présence effective du salarié dans la période concernée.
• partant de là, LDPaye calcule la rémunération prorata temporis du 1er trimestre en appliquant la formule suivante :
  Rémunération 1er trimestre = Rémunération Exercice * (Seuil 1,6xSMIC 1er trimestre) / (Seuil 1,6xSMIC Exercice)
  Cela donne sensiblement le même résultat, aux petites erreurs d'arrondi près, dans la mesure où le taux horaire du SMIC ne change pas en cours d'année 2016 (ce qui sera très probablement le cas).

Conséquences : nous avions donné l'exemple ci-dessous pour illustrer la méthode de calcul telle qu'elle était définie initialement :

• un salarié perçoit 2200€ de salaire brut mensuel de janvier à mars 2016, pour 151H67, soit un seuil de 1,6 SMIC à 2346,64.
  Ce salaire brut étant inférieur au seuil de 1,6 SMIC, le complément AF ne s'est pas déclenché sur ce premier trimestre.
  
• en avril, le salarié perçoit 3000€. On a donc un salaire brut cumulé sur l'exercice de 9600€, qui est compris entre 1,6 SMIC et 3,5 SMIC en cumul exercice (1466,65 x 1,6 x 4 = 9386,56 et 1466,65 x 3,5 x 4 = 20533,12).
  Le salarié ne bénéficie donc du taux réduit d'Allocations Familiales qu'à partir d'avril, ce qui revient à dire que le complément AF est dû sur le premier trimestre, donc ici sur les salaires bruts perçus entre janvier et mars, soit 6600€.

Avec la nouvelle méthode ce calcul, le différentiel entre le salaire d'avril (3000€) et celui des 3 premiers mois (2200€) est lissé sur la période. De ce fait, la rémunération du 1er trimestre est désormais calculée comme suit (on suppose que le salarié a travaillé exactement 151H67 sur chacun des 4 mois, ce qui donne un SMIC constant de 1466,65) :

(2200 + 2200 + 2200 + 3000) * (1466,65 * 1,6 * 3) / (1466,65 * 1,6 * 4) = 7200€

En avril, le complément Allocations Familiales sera donc dû sur cette base de 7200€.
Là où ça se complique un peu, c'est que du fait de la régularisation progressive, on doit réappliquer la même règle chaque mois pour déterminer la rémunération prorata temporis du 1er trimestre. Celle-ci va donc varier chaque mois, en plus ou en moins, parfois même de façon infime, au gré des variations du brut du salarié et du nombre d'heures entrant en jeu dans le calcul du SMIC de référence sur les mois qui suivent.
A savoir : pour éviter d'avoir des régularisations chaque mois liées uniquement à des questions d'arrondi, la base mensuelle du complément Allocations Familiales calculée chaque mois par la formule indiquée plus haut est forcée à la valeur Zéro dès lors que sa valeur absolue est inférieure à 0,50, sachant que ce complément AF au taux de 1,80% appliqué sur une base  inférieure à 0,50 débouche sur un montant de cotisation quasi nul.

Si vous souhaitez bien mesurer ces impacts, nous avons mis à jour le classeur Excel permettant de simuler ces calculs sur les 12 mois d'un exercice. Dans ce classeur, vous trouverez la feuille Calcul 2016 Version 2 DSS correspondant à l'exemple ci-dessus ainsi que 4 feuilles correspondant aux 4 exemples présentés dans la circulaire DSS. L'exemple 3 DSS est significatif du problème des arrondis que nous avons réglé en ramenant à zéro les bases inférieures à 0,50. L'exemple 4 DSS est significatif des régularisations progressives infimes calculées au fil des mois, conséquence directe de cette méthode de calcul pour le moins alambiquée.

Précision importante

Ce calcul en régularisation progressive annuelle n'est fait que s'il y a continuité du contrat sur toute la période considérée. Concrètement, si le cumul trouvé à fin du 1er trimestre n'est pas rattaché au même contrat de travail que le bulletin en cours de calcul, ce cumul est ignoré. Pour déterminer si le cumul à fin du 1er trimestre est rattaché ou pas au même contrat, LDPaye utilise 2 règles successivement :

• si la date de début de situation à laquelle est rattaché le bulletin courant est antérieure ou égale au 1er jour du mois pour lequel on a trouvé le cumul de fin du 1er trimestre, on suppose que ce cumul est bien rattaché au même contrat (si tel n'était pas le cas, il y aurait eu un changement de situation entre les deux bulletins, et donc une date de début de situation plus récente). Cette règle simple, qui se vérifie pour la grande majorité des salariés, permet d'optimiser le temps de calcul.
• à défaut, le système recherche s'il existe au moins un bulletin postérieur au dernier bulletin du 1er trimestre ayant été calculé sans reprise des cumuls antérieurs. Si c'est le cas, cela signifie qu'il y a eu "rupture" de contrat entre temps et qu'il ne faut donc pas tenir compte des rémunérations du 1er trimestre pour calculer la base du complément AF sur le bulletin courant.
  

Prise en charge dans LDPaye

Ce nouveau mode de calcul a été totalement intégré dans LDPaye en version 8, niveau 269 ou supérieur. Il suffit donc de vous assurez de disposer de ce niveau pour que tout fonctionne comme décrit ci-dessus à partir d'avril (ou de mars si vous êtes en décalage de paye), et ce sans avoir quoi que ce soit à modifier dans votre plan de paye.