19.2 Saisie du budget

La saisie du budget se fait par compte général ou auxiliaire. Cette saisie est accessible depuis le menu Traitement/Gestion budgétaire/Saisie du budget.

Un premier écran permet de sélectionner le tableau budgétaire à mettre à jour. Ce tableau doit être de type saisi. Il n'est pas possible d'utiliser la procédure de saisie du budget sur un tableau de type réalisé. Après avoir sélectionné le tableau, l’ordinateur affiche la liste des comptes généraux et auxiliaires déjà budgétés dans ce tableau. Il est possible :

• de modifier le budget sur un compte, par le bouton Modifier ;
• de supprimer le budget sur un compte, par le bouton Supprimer ;
• de budgéter un nouveau compte, par le bouton Créer.

Lors de la création du budget pour un compte, vous devez indiquer :

• le N° du compte général ou auxiliaire à budgéter ;
• le montant annuel budgété, et le sens (Débit-Crédit) ;
• le code de la table de ventilation mensuelle à utiliser pour répartir le montant annuel sur les douze mois de l’année. Si aucun code n'est fourni, la ventilation sera forfaitaire, un douzième par mois.
• si le compte général supporte une ventilation analytique, et si le tableau budgétaire en cours de saisie supporte lui-aussi une ventilation analytique, le code de la table de ventilation analytique à utiliser pour répartir le montant budgété en analytique. Si aucune table n'est indiquée, la répartition devra être saisie section par section.

Une fois ces indications fournies, un écran de saisie de la ventilation mensuelle est proposé. Cet écran fait apparaître la répartition du montant annuel mois par mois, en montant et en pourcentage. Cette répartition est pré-affichée compte-tenu des indications fournies sur l'écran précédent (Table de ventilation mensuelle, ou Répartition au douzième), mais elle est encore modifiable à ce stade. Par défaut, la saisie se fait dans la colonne Montant. Il est possible, par le bouton Pourcentage, de saisir dans la colonne Pourcentage. Chaque fois que l'on appuie sur la touche Entrée, les pourcentages sont recalculés en fonction des montants saisis (ou les montants sont recalculés en fonction des pourcentages saisis si l'on a demandé une saisie en pourcentage). La somme des montants et pourcentages est également recalculée.

Il est possible de redemander une ventilation en fonction d'une table pré-enregistrée. Il suffit pour cela de sélectionner une table dans la liste déroulante Ventilation appliquée en haut de la fenêtre. Le montant annuel est alors reventilé en fonction des pourcentages inscrits dans la table choisie. La sortie de cet écran se fait par le bouton OK, à condition que la somme des montants saisis soit égale au montant annuel saisi sur l'écran précédent (ou que la somme des pourcentages saisis soit égale à 100 si l'on a demandé une saisie en pourcentage).

Un troisième écran de saisie permet de donner la ventilation analytique du montant budgété. Cet écran n'est présenté que pour les comptes supportant une ventilation analytique, et à condition que le tableau budgétaire en cours de saisie supporte lui-aussi des ventilations analytiques. La répartition du montant doit être faite sur une ou plusieurs sections analytiques, en faisant appel éventuellement à une table de ventilation analytique pré-enregistrée. Le mode de fonctionnement de cet écran est identique à celui de l'écran précédent, permettant de saisir la ventilation mensuelle.

Il faut noter que la ventilation mensuelle sera faite pour chaque section en tenant compte des pourcentages de répartition mensuelle indiqués sur l'écran précédent pour le compte général ou auxiliaire ; la ventilation mensuelle est donc identique pour toutes les sections utilisées en ventilation du budget d'un compte donné.

La modification d'un budget peut se faire de trois façons distinctes :

1. Pas de modification du montant annuel sur le premier écran, seule la répartition mensuelle (ou analytique) est modifiée sur l'écran 2 (ou l'écran 3) ;
2. Modification du montant annuel sur le premier écran. Il y alors re-ventilation de ce montant annuel en tenant compte des indications portées sur ce premier écran. 2 cas sont possibles : soit on indique une table de ventilation, le montant est alors reventilé en fonction de cette table ; soit on n'indique pas de table de ventilation, le nouveau montant est alors ventilé en tenant compte des pourcentages de répartition qui avaient été utilisés pour l'ancien montant.
3. Pas de modification du montant annuel sur le premier écran, mais modification de l'un ou plusieurs des montants mensuels sur l'écran 2, de sorte que la somme des montants mensuels soit différente du montant annuel. Un message d'erreur est alors émis, mais il est possible de forcer le montant annuel à ce stade pour le rendre égal à la somme des montants mensuels saisis. Ce procédé permet de modifier le budget pour un ou plusieurs mois, sans affecter les autres mois.