Activation du module Immobilisations

La première chose à faire pour pouvoir gérer des immobilisations dans LDCompta est d'activer le module correspondant dans la Fiche Société (menu Fichier/Fiche société), sur l’onglet Modules, en cliquant sur le bouton Activer en regard de l’option Immobilisations.

Une fois cela fait, vous trouverez des options supplémentaires dans différents menus :

• Fichier/Paramètres immobilisations, pour accéder à tous les paramètres du module Immobilisations
• Saisie/Gestion des immobilisations, donnant accès la saisie des fiches immobilisations
• Traitement/Immobilisations, pour accéder via les sous-menu à la totalité des fonctionnalités de ce module : paramètres, saisie des fiches, éditions, comptabilisation clôture.
• Édition/Immobilisations, où vous retrouvez l'ensemble des états propres à ce module.

Après cela, il faut aller renseigner un ensemble de paramètres qui sont décrits ci-après.

Paramètres généraux

On y accède par le menu Fichier/Paramètres immobilisations/Paramètres généraux ou Traitement/Immobilisations/Paramètres/Paramètres généraux.

La fenêtre comporte 3 onglets :

Onglet Général

• Date dernière clôture. Cette date n'est à renseigner que la première fois, juste après avoir activé le module. Indiquez une date très lointaine dans le temps, mais en phase avec la date de dernière clôture d'exercice indiquée dans la fiche société du point de vue du jour et du mois.
  Exemple :  si votre dernier exercice comptable clos l'est au 31/12/2021, indiquez 31/12/1980. Si l'est au 31/03/2021, indiquez 31/03/1980.
  Indiquez une date suffisamment lointaine pour que toutes les fiches immobilisations que vous allez saisir par la suite aient une date d'acquisition supérieure à cette date de dernière clôture.
  Après avoir saisi tout votre parc d'immobilisations, vous devrez faire une première clôture des immobilisations, ce qui ramènera cette date de dernière clôture immobilisations à la date de dernière clôture de l'exercice comptable (31/12/2021 ou 31/03/2021 dans les exemples ci-dessus).
  Après cela, cette date de dernière clôture immobilisations n'est plus modifiable. Elle n'avance que via le traitement de clôture des immobilisations.
• Numérotation. Choisissez le mode de numérotation des fiches immobilisations parmi ceux qui sont proposés :
• Manuel : aucun code immobilisation ne sera proposé en création de fiche. Il devra être saisi.
• N° d'ordre : le code immobilisation sera géré automatiquement, sous la forme d'un compteur incrémenté automatiquement à chaque création de fiche. On peut dans ce cas choisir le nombre de chiffres de ce compteur, entre 3 et 6. On peut également forcer le dernier N° utilisé, si on ne veut pas démarrer la numérotation à 1.
• Année-N° d'ordre : le code immobilisation sera géré automatiquement, comme ci-dessus, mais le compteur repartira à 1 pour chaque année d'acquisition. On peut là-aussi choisir le nombre de chiffres de ce compteur, entre 3 et 6. Par exemple, si on choisit 4 chiffres, le code immobilisation sera de la forme AAAA-NNNN, AAAA étant l'année d'acquisition et NNNN un N° à suivre.
• Compte-N° d'ordre : le code immobilisation sera géré automatiquement, comme ci-dessus, mais le compteur repartira à 1 pour chaque compte d'immobilisation. On peut là-aussi choisir le nombre de chiffres de ce compteur, entre 3 et 6. Par exemple, pour une immobilisation créée dans le compte 218300, le code immobilisation sera de la forme 218300-NNNN.
• Famille-N° d'ordre : le code immobilisation sera géré automatiquement, comme ci-dessus, mais le compteur repartira à 1 pour chaque famille d'immobilisation.
• Analytique : si le module analytique est actif dans le dossier comptable courant, vous pouvez cocher cette option pour rendre obligatoire la saisie d'une ventilation analytique pour toute fiche immobilisation. Cela est souhaitable si vous souhaitez que la comptabilisation des dotations et des sorties se fasse avec des ventilations analytiques correctes, propres à chaque fiche. A défaut, c'est la ventilation analytique indiquée dans les comptes de dotations aux amortissement et de cession qui sera utilisée. Et bien souvent, on a un seul compte pour les dotations et un seul compte pour les cessions, donc une ventilation analytique unique pour toutes les immobilisations.
• Opérations diverses. Indiquez ici le code du journal et le code nature de pièce qui seront utilisés pour la comptabilisation des dotations aux amortissement et des sorties d'immobilisations.

Onglet Comptes

Cet onglet permet de renseigner les 3 comptes utilisés lorsqu'il y a des amortissements dérogatoires (les autres comptes, amortissement, dotation, sortie, sont précisés dans chaque fiche immobilisation) :

• Le compte pour les amortissements dérogatoires (classe 145 en principe).
• Le compte pour les dotations aux amortissements dérogatoire (classe 687 en principe).
• Le compte pour la reprise des dotations aux amortissements dérogatoire (classe 787 en principe).

D'autre part, pour la comptabilisation des sorties de type Mise au rebut, on dispose d'un compte supplémentaire Dotations exceptionnelles. Si celui-ci est renseigné, on comptabilise la VNC mise au rebut au débit de ce compte de dotation exceptionnelle 687nnn par le débit du compte d'amortissement, ce qui revient à amortir l'immobilisation en totalité. Et dans la foulée, le compte d'amortissement est extourné dans le compte d'immobilisation, pour la valeur totale de l'immobilisation puisqu'elle est entièrement amortie. Si ce compte n'est pas renseigné, ces mises au rebut sont comptabilisées comme n'importe quelle autre sortie, en passant la VNC cédée au compte de sortie 675nnn et en extournant le cumul des amortissements à la date de cession, du compte d'amortissement au compte d'immobilisation.

Onglet Intégration

La partie haute de cet onglet concerne l'intégration le saisie des fiches immobilisations directement dans la saisie des écritures par pièce. En cochant l'option Enchaîner en création d'une Fiche immobilisation, chaque fois que dans la procédure de saisie par pièce, vous saisirez une facture d'immobilisation, le système proposera dans la foulée la création d'une fiche immobilisation correspondant à cette facture, en reprenant un maximum d'information de cette facture pour remplir la fiche immobilisation : libellé immobilisation (avec le libellé de l'écriture passée au compte de tiers), N° du fournisseur, N° de pièce et référence document de la facture, compte d'immobilisation (celui ayant été mouvementé par la facture en classe 20 ou 21), date d'acquisition (renseigne avec la date de pièce ou la date comptable, selon l'option choisie juste en dessous sur cet écran de paramètres), montant HT, TVA et TTC, ventilation analytique le cas échéant (à condition d'avoir activé la gestion de l'analytique sur les comptes de classe 20-21, de telle sorte que l'on puisse saisir une ventilation analytique en saisie par pièce pour une facture d'immobilisation).
De plus, le système proposera de classer cette immobilisation dans la famille correspondant au compte d'immobilisation (celui en classe 20 ou 21), mais uniquement s'il n'existe qu'une seule famille correspondant à ce compte. S'il y a plusieurs familles possibles, aucun code famille ne sera proposé par défaut : il faudra en sélectionner un lors de la création de la fiche.

Si vous activez cette option d'intégration, vous devez aussi indiquer le code du ou des journaux d'achat utilisés pour la saisie des factures d'immobilisation (s'il y en a plusieurs, il faut séparer les différents codes journaux par un point-virgule), les classes de comptes permettant d'identifier une facture d'immobilisation (en principe, on indiquera 20;21), et la nature de la date en reprendre en tant que date d'acquisition de l'immobilisation : date d'écriture (comptable) ou date de pièce.

Cette intégration de la saisie des immobilisations directement en saisie par pièce est très pratique si c'est la même personne qui saisit les factures d'achat et qui gère les immobilisations. On évite ainsi tout oubli de saisie de fiche immobilisation. Mais cela ralentit la saisie des factures : il faut prendre le temps de renseigner toutes les données de la fiche immobilisation, qui vont bien au-delà de ce que l'on trouve sur la facture d'achat, et notamment la durée d'amortissement.

La partie basse de cet onglet concerne la consultation d'un compte. Si vous cochez l'option Mettre en évidence les factures ayant une fiche immobilisation associée, et que vous indiquez là-aussi le ou les codes journaux d'achat utilisés pour la saisie des factures d'immobilisation, en consultation de compte, la référence document de l'écriture sera mise évidence (en bleu clair sur un fond jaune)

Zones supplémentaires

Ces zones supplémentaires permettent de renseigner des données complémentaires dans les fiches immobilisations, en sus de tous les champs qui sont proposés en standard, et au-delà d'une simple observation (commentaire) qu'il est toujours possible d'ajouter dans une fiche immobilisation. Là, on peut choisir, pour chaque zone supplémentaire, un type et éventuellement une liste de valeurs possibles.

Ensuite, c'est au niveau de chaque famille d'immobilisation qu'on indique quelles sont les zones supplémentaires que l'on veut voir figurer en saisie de fiche. De ce fait, on peut être amener à affiner davantage les familles d'immobilisation si l'on souhaite avoir des zones supplémentaires adaptées à chaque famille, surtout si celles-ci sont définies comme étant obligatoires (voir ci-dessous).

La définition de ces zones supplémentaires se fait via le menu Fichier/Paramètres immobilisations/Zones supplémentaires ou
Traitement/Immobilisations/Paramètres/Zones supplémentaires.

Pour chaque zone supplémentaire, indiquez :

• Code de la zone (code libre sur 10 caractères maximum)
• Libellé de la zone (25 caractères maximum). C'est uniquement ce libellé qui apparaîtra en saisie d'une ficher immobilisation, le code n'étant utilisé qu'en interne pour mémoriser les valeurs saisies au niveau de chaque fiche.
• un type : Date, Texte, Nombre, Liste.
• Zone obligatoire : cochez cette option si vous voulez que cette zone supplémentaire soit obligatoirement renseignée pour toute immobilisation affectée à une famille pour laquelle cette zone a été activée.
• Taille. Uniquement pour les zones de type Texte, indiquez ici la longueur maximale autorisée en saisie.
• Masque de saisie. Uniquement pour les zones de type Texte, choisissez un masque de saisie parmi ceux qui sont proposés : Tout en majuscule, Première lettre en majuscule, Lettres+Chiffres uniquement....
• Valeurs. Uniquement pour les zones de type Liste, indiquez ici la liste des valeurs possibles, une valeur par ligne. En saisie d'une fiche immobilisation, cette zone supplémentaire se présentera sous forme d'une liste déroulante.

Coefficients dégressifs

Une table des coefficients à utiliser pour un amortissement dégressif est fournie par défaut dans LDCompta. Cette table ne devra être complétée que si la législation évolue dans les années qui viennent.
Au 31/12/2021, cette table contient 6 codes, correspondant à des périodes d'acquisition différentes :

Pour chaque code, on trouve dans cette table une suite de coefficients à appliquer pour un amortissement dégressif, en fonction de la durée d'amortissement.
A titre d'exemple, pour les acquisitions effectuées depuis 2013, les coefficients appliqués sont les suivants :

Amortissements exceptionnels

Cette table permet de définir des amortissements exceptionnels, c'est à dire ne correspondant pas à des amortissements linéaires ou dégressifs « classiques ».
Ce type d'amortissement dit « exceptionnel » est très rarement utilisé.

En saisie d'une fiche immobilisation, pour utiliser un tel type d'amortissement, on sélectionnera la valeur Exceptionnel à l'invite Type d'amortissement (au lieu de Linéaire ou Dégressif) et l'on pourra alors indiquer le code identifiant le type d'amortissement exceptionnel que l'on souhaite mettre en œuvre pour l'immobilisation.

A titre d'exemple, voici un type d'amortissement exceptionnel défini dans LDCompta (livré par défaut) :