LDCompta intègre une gestion des « écritures périodiques ». Il s’agit là d’une sorte de « super canevas ».
Lors de la création d’une écriture périodique, on définit le « schéma comptable » de la pièce : journal, nature de pièce, N° de pièce et référence, Libellé, mode de paiement, puis les comptes à mouvementer avec les montants à comptabiliser ligne par ligne.
On indique enfin la fréquence de l’écriture (mensuelle, trimestrielle…) et la période de validité de l’écriture (ou le nombre d’échéances).
Par la suite, on va pouvoir comptabiliser très simplement les différentes pièces correspondant à chaque échéance de chaque écriture périodique : un simple clic suffira !
Pour savoir comment définir vos écritures périodiques, reportez-vous au chapitre 4.10 Ecritures périodiques.
La comptabilisation des écritures périodiques peut être déclenchée :
- Soit depuis la fenêtre accessible par le menu Saisie/Saisie des écritures périodiques ou le bouton Comptabiliser depuis la fenêtre de gestion des écritures périodiques (menu Fichier/Écritures périodiques)
- Soit directement depuis le bureau, si vous faites le choix d’afficher le widget dédié à ces écritures périodiques.
La première fenêtre de comptabilisation des écritures périodiques présente les prochaines échéances à comptabiliser, classées en :
- Échéances en retard : celles dont la date de prochaine comptabilisation est déjà dépassée.
- Échéances à venir : celles dont la date de prochaine comptabilisation n’est pas encore atteinte, mais dont le délai de prévenance est atteint (la différence entre la date de prochaine comptabilisation et la date du jour est inférieur ou égal au nombre de jours indiqué pour alerter l’utilisateur).
- A la demande : celles dont la fréquence est « à la demande ».
- Terminées : les écritures dont toutes les échéances prévues ont déjà été comptabilisées.
- Autres échéances : toutes les échéances qui ne sont pas dans les catégories ci-dessus.
Un critère de filtrage est proposé en partie haute. Par défaut, seules les échéances en retard et à venir sont présentées, car ce sont en principe celles-ci qu’on souhaite comptabiliser.
Le bouton Gérer... permet d’accéder à la fenêtre de gestion des écritures périodiques.
Le bouton Consulter permet de consulter le compte « principal » (le premier) de l’écriture périodique. On peut ainsi visualiser facilement les échéances déjà comptabilisées.
Le bouton Voir la pièce permet comme son nom l’indique d’accéder à la consultation de la dernière pièce comptabilisée pour cette écriture périodique.
La comptabilisation proprement dite peut se faire de deux façons :
- En mode semi-automatique, via le bouton Comptabiliser.
Une fenêtre s’ouvre alors pour présenter le détail de la pièce qui va être comptabilisée, où tout est pré-renseigné.
Il suffit de valider par la touche Entrée. On peut cependant corriger certains éléments, comme la date exacte de comptabilisation, la date d’échéance, la référence ou le libellé. On peut également modifier le montant « principal » de l’écriture (celui de la première ligne), ce qui a pour effet de recalculer au prorata les montants de toutes les lignes de la pièce. Si ce calcul au prorata ne convient pas, on peut en dernier ressort corriger les montants pour chaque ligne prévue dans le schéma comptable. Notez toutefois qu’il n’est pas possible d’intervenir sur ce schéma : les comptes ne sont pas modifiables, il n’est pas possible d’ajouter ou de supprimer des lignes à ce stade.
Remarque : ce mode sera précieux pour toutes les écritures périodiques dont le montant varie quelque peu d’une échéance à l’autre : les abonnements téléphoniques ou Internet par exemple. En revanche, pour les écritures périodiques dont le montant est fixe, tels que les loyers, les échéances de prêt…, on optera plutôt pour le mode automatique.
- En mode entièrement automatique, via le bouton Comptabiliser en automatique.
Dans ce mode, chaque écriture périodique sélectionnée est comptabilisée sans aucun affichage de confirmation, à la date et pour le montant normal prévu dans l’écriture périodique. Avant de cliquer sur ce bouton, on peut opérer une sélection de plusieurs échéances, soit par le bouton Toutes, soit par des clics successifs sur les échéances souhaitées en maintenant la touche Ctrl enfoncée à partir de la 2ème échéance sélectionnée. Un clic unique sur le bouton Comptabiliser en automatique va ensuite déclencher la comptabilisation immédiate de toutes ces échéances sélectionnées.
Afin d’éviter des erreurs, ce mode de comptabilisation n’est autorisé que pour les échéances classées en retard ou à venir.
- Enfin, un dernier bouton Ignorer est disponible en bas à droite.
Il permet d’ignorer une échéance, pour le cas où celle-ci aurait été comptabilisée par ailleurs. Le système va repositionner l’écriture périodique sur la prochaine échéance à venir, compte tenu de sa fréquence.
