Cette procédure permet d'éditer les balances auxiliaires : clients, fournisseurs, autres auxiliaires. Elle est accessible depuis les options de menu Édition/Balances/Clients, Édition/Balances/Fournisseurs, Édition/Balances/Autres auxiliaires.
Lors de l'appel de la procédure, il y a affichage d'un écran de saisie des paramètres d'édition. Cet écran est composé des zones suivantes :
- Arrêté de la balance. Vous pouvez choisir entre 4 options :
- arrêtée à fin du mois. Indiquez en regard le mois comptable sur lequel il faut arrêter la balance
- arrêtée à la date du pour un arrêté en cours de mois (moins fréquent). Indiquez alors en regard la date d'arrêté.
- pour le mois. Seuls les mouvements du mois demandé seront alors pris en compte, sans aucun report des mois antérieurs.
- pour la période. Seuls les mouvements de la période demandée seront alors pris en compte, sans aucun report des mois antérieurs.
Par défaut, le système propose un arrêté à la fin du mois en cours.
Particularité : dans le cas d’une édition au format Horizontal arrêtée à une date donnée, vous pouvez également choisir la date de début de période. En effet, en format horizontal, la balance comporte deux colonnes Débit période et Crédit période en sus des colonnes Débit exercice, Crédit exercice, Solde débiteur et Solde créditeur. Cette période est soit le mois de l’arrêté si la balance est arrêtée à une fin de mois, soit définie par la Date début de période et la Date d’arrêté si la balance est arrêtée à une date donnée. Ce procédé permet notamment d’obtenir des balances arrêtées sur des périodes « américaines », constituées de 4 ou 5 semaines.
- Reprise de l'exercice précédent. Cette zone n'a de signification que lorsque vous avez deux exercices non clos simultanément.
Il est dans ce cas possible d'éditer une balance pour n'importe lequel des deux exercices. Si on lance l'édition de la balance sur l'exercice le plus récent, par exemple édition arrêtée au mois 03/2021, dernière clôture annuelle effectuée au 31/12/2019, exercice de 12 mois, on a la possibilité soit de reprendre les écritures de l'exercice précédent (celles de 2020), soit de les ignorer, soit enfin de présenter la balance comme si la clôture d’exercice au 31/12/2020 avait été effectuée. La date de prochaine clôture, c'est à dire celle qui permet de distinguer les écritures de l'exercice précédent (ici 31/12/2020), est calculée à partir de la date de la dernière clôture effectuée (31/12/2019) et du nombre de mois de l'exercice (12), informations portées toutes deux dans la Fiche société. Les choix possibles sont :
- Oui. Les écritures de l'exercice précédent sont reprises en totalité. Les soldes de la balance seront justes, mais les totaux mouvements de l'exercice couvriront les deux exercices en cours.
- Non. Les écritures de l'exercice précédent sont ignorées. Les totaux mouvements et soldes de l'exercice seront corrects, mais il manquera les reports à nouveau.
- Clôture provisoire. Présente la balance comme si la clôture de l’exercice précédent avait été réalisée. Cette simulation de clôture consiste :
- pour les comptes de classes 1 à 5, les écritures de l’exercice précédent sont reprises en solde uniquement ;
- pour les comptes de classes 6 et 7, les écritures de l’exercice précédent ne sont pas reprises dans les comptes, mais sont sommées pour déterminer le résultat provisoire. Ce résultat provisoire apparaît dans un compte Résultat en instance d'affectation, ce compte étant paramétré dans la Fiche société.
- Triée par. Vous avez le choix entre Numéro tiers et Nom abrégé pour obtenir une balance dans l’ordre alphabétique des comptes.
Cette option n'est pas disponible pour la balance autres auxiliaires.
- Collectif. Indiquez le code du compte collectif (code racine) si vous ne voulez traiter qu’un seul compte collectif, lorsqu'il en existe plusieurs. Par défaut, le système traite tous les collectifs du type demandé, c’est à dire clients, fournisseurs ou autres auxiliaires. L'état est toujours présenté avec le compte collectif en tri majeur.
- Depuis le n° – Jusqu'au n°. Indiquez l’intervalle de comptes clients ou fournisseurs à traiter. Par défaut, ces deux valeurs étant non renseignées, tous les comptes sont traités. Cette option n'est pas disponible pour la balance autres auxiliaires.
Attention : le N° du tiers doit être saisi ici sans le code racine.
- Ignorer les comptes soldés. Permet d'obtenir une balance où seuls les comptes non soldés apparaissent, alors que lorsque cette option n'est pas cochée, on retrouve sur la balance tous les comptes mouvementés.
- Sélection par groupe ou famille. En cliquant sur ce bouton, vous accéder à une fenêtre de filtrage des clients ou fournisseurs par groupe ou famille, ces critères venant en plus des critères proposés directement sur l'écran de lancement. On peut filtrer en inclusion (filtrage classique, pour ne prendre par exemple que les tiers d'une famille ou d'un groupe donnée) ou en exclusion (pour exclure certains familles ou groupes).
Cette option n'est pas disponible pour la balance autres auxiliaires.
- Ignorer le journal de situation et Ignorer le journal d'abonnement. Ces deux options permettent de choisir s'il faut tenir compte, pour le calcul des soldes, des écritures des journaux de situation et d'abonnement.
- Format. Cette zone permet de choisir entre le format Vertical ou le format Horizontal. En format horizontal, deux colonnes Débit période et Crédit période apparaissent en sus des colonnes Débit exercice, Crédit exercice, Solde débiteur et Solde créditeur.
L’état imprimé comporte une ligne par compte, avec des sous-totaux pour compte collectif.
Pour chaque ligne, on trouve le N° du compte, le libellé, les totaux débit-crédit de la période (la période étant le mois demandé pour l’arrêté de la balance), la date du dernier mouvement dans le compte, les totaux débit-crédit de l’exercice, et le solde débiteur ou créditeur du compte.
Rappels
- si la mention PROVISOIRE apparaît dans le titre de l’état, reportez-vous au chapitre Notion d'écritures provisoires pour comprendre la signification de ce libellé.
- Le bouton Ouvrir .xlsx permet de récupérer la balance directement dans un tableur.
