La version 6 de LDNégoce est conforme aux nouvelles exigences de la DGFiP relatives aux logiciels de caisse, en partant du principe que cela ne concerne que les tickets.
Ne sont pas concernées les commandes (même s'il y a un encaissement à la commande) et les factures.
Inaltérabilité
- Tout document validé ne peut plus être modifié. Il faudra faire des documents complémentaires (avoir) pour apporter une correction.
Toute modification ou suppression de ticket après coup donne lieu à l'enregistrement d'un ticket qui annule le ticket d'origine, puis si nécessaire d'un nouveau ticket qui remplace le ticket d'origine. On conserve ainsi une trace complète de toutes les opérations de modification.
Remarque : bien entendu, seuls les tickets du jour peuvent être modifiés ou supprimés. Une fois, la clôture journalière effectuée, plus aucune modification n'est possible.
Sécurisation
- Le chainage (hashcode) des tickets devenu indispensable, est basée sur une empreinte du document (image fiscale contenant toutes les données importantes du document, celles fournies dans l'archivage). L'empreinte doit aussi comporter quelques données des documents suivants et précédents pour éviter toute suppression.
Conservation
- 3 clôtures ont été mises en place : la clôture journalière et mensuelle, et la clôture annuelle ou exercice.
- A chaque clôture (journalière, mensuelle, annuelle), sont calculés et conservés les totaux de CA (inaltérables eux aussi) : totaux de la période (journée, mois, année ou exercice), cumul depuis le début de l'exercice et cumul depuis l'origine. Et ces totaux ne sont jamais effacés.
La clôture mensuelle totalise également le CA ventilé par taux de TVA (faq 29).
Archivage
- Pour que ce soit lisible facilement, même en cas de changement de logiciel, il faut prévoir des fichiers CSV certainement zippés au vu des volumes.
- L'archivage est tracé (conservation dans un fichier "protégé" des date et heure d'archivage, avec des données concernant la période archivée, et certainement une empreinte du fichier d'archive ainsi produit).
- Dans le fichier ZIP, chaque ligne CSV est accompagnée d'un hashcode, ce hashcode étant le reflet de la ligne précédente, courante, et suivante. Ainsi, on peut à tout moment dire si les données sont bien les données d'origines.
- Une procédure d'épuration existe, couplée à l'archivage. Mais les données cumulatives doivent toujours être conservées en ligne.
