Sauvegarde des données de paye

LDPaye propose une procédure permettant de sauvegarder l'ensemble des données qui sont manipulées par ce progiciel. La sauvegarde peut être faite sur un disque local, un disque réseau ou encore une clé USB.

Il est possible de sauvegarder chaque dossier (répertoire) séparément, d'effectuer une sélection des dossiers à sauvegarder ou de sauvegarder la totalité des dossiers en une seule opération. Notez qu'il n'est pas possible de sauvegarder les données d'une seule société présente dans un répertoire où il y a en a plusieurs. Le niveau le plus fin pour les sauvegardes-restaurations est le répertoire.

Il faut insister sur l'absolue nécessité de sauvegarder régulièrement vos dossiers de paye. Et à minima avant chaque clôture mensuelle.

C'est la seule garantie que vous ayez en cas d'incident système grave (Erreur disque irrémédiable par exemple, entraînant la perte de toutes les informations contenues sur le disque). Il est donc vivement conseillé de procéder à cette sauvegarde très régulièrement.

Cela étant, il est tout à fait possible d'utiliser d'autres procédures de sauvegarde que celle qui est fournie en standard dans le logiciel, notamment si vos données sont stockées sur un serveur Windows sur lequel il existe un procédure de sauvegarde quotidienne automatisée, sur cartouche ou dans le cloud.

Il faut savoir dans ce cas que chaque dossier de paye correspond à un sous-répertoire, placé dans le répertoire de données dont le nom est fixé à l’installation du logiciel (en principe, C:\Ldsystem\Fichiers\Paye). Par exemple, pour un dossier dont le code répertoire est LDZ, les données se trouveront dans le répertoire C:\Ldsystem\Fichiers\Paye\Rep_LDZ.

Pour intégrer la sauvegarde des données de paye dans votre propre procédure de sauvegarde, le plus simple est donc de sauvegarder la totalité du répertoire de données utilisé, de la forme C:\Ldsystem\Fichiers\Paye. Le nom du répertoire de données peut être retrouvé par l’option de menu ?/A propos, bouton Environnement.

Pour utiliser la procédure standard de sauvegarde de la paye, lancez l’option de menu Outils/Sauvegarde ou utilisez l’icône correspondant de la barre d’outils.

Il faut noter que la procédure de sauvegarde décrite ici ne permet de sauvegarder que les données, et jamais les programmes. En cas de crash disque total, il faudra donc dans un premier temps réinstaller le logiciel à l’aide du fichier d'installation d’origine, puis restaurer les données à partir de vos supports de sauvegarde les plus récents.

Écran de saisie des paramètres de la sauvegarde

Une fois la procédure lancée, l'ordinateur affiche un écran de saisie des paramètres de la sauvegarde :

Sur cet écran, vous trouvez les zones suivantes :

• Contenu de la sauvegarde. Choisissez l’une des options possibles :
• Le répertoire courant. Ne sauvegarde que la ou les sociétés gérées dans le même répertoire que le société courante ; celles-ci apparaissent présélectionnées dans la liste des répertoires et sociétés affichée en partie droite.
• Tous les répertoires. Sauvegarde de tous les répertoires de données de LDPaye ; les sociétés qui seront sauvegardées apparaissent sélectionnées dans la liste des répertoires et sociétés affichée en partie droite.
• Les répertoires sélectionnés… Ne sauvegarde que la ou les sociétés sélectionnées dans la liste des sociétés affichée en partie droite, liste à laquelle vous avez accès dans ce mode. Notez que chaque fois que vous sélectionnez une société, cela a pour effet de sélectionner dans le même temps toutes les autres sociétés présentes dans le même répertoire.
  Pour sélectionner plusieurs répertoires, utilisez soit la touche Majuscule pour étendre votre sélection (clic sur le premier poste à traiter, puis clic sur le dernier poste à traiter en tenant la touche Majuscule enfoncée), ou la touche Ctrl pour ajouter à la sélection (clic sur un premier poste, puis clic sur les autres postes à ajouter à la sélection en tenant la touche Ctrl enfoncée). Vous pouvez aussi faire glisser la souris sur la liste en tenant le bouton gauche enfoncé.
• Sauvegarder les index. Cochez cette option pour que le système sauvegarde à la fois les fichiers de données et les fichiers d’index. La sauvegarde sera alors environ deux fois plus longue et nécessitera davantage d’espace sur le support de sauvegarde. Mais en contrepartie, la restauration sera plus rapide, surtout pour les dossiers volumineux. En effet, lors de la restauration d’un dossier de paye, si les fichiers d’index n’ont pas été sauvegardés, ceux-ci sont automatiquement reconstruits par le système et cela nécessite un peu de temps.
  Comme la sauvegarde est une opération beaucoup plus fréquente que la restauration, il est préférable de ne pas sauvegarder les index la plupart du temps.
• Sauvegarder l’environnement. Cochez cette option pour que le système sauvegarde également les données de l’environnement, en sus des données propres à chaque société sélectionnée pour la sauvegarde. Les données de l’environnement sont celles qui sont communes à l’ensemble des sociétés : fichier des sociétés, fichier des utilisateurs avec les mots de passe associés, toutes les données liées aux sécurités d'accès à LDPaye…
• Sauvegarder les sous répertoires. Cette option permet de sauvegarder toutes les autres données manipulées par LDPaye et enregistrées dans des sous-répertoires du répertoire des données : les documents Bureautique, les scénarios de conversion de données en format texte ou de modification de données par lot...
  Il y a une sous-option y compris les documents : en cochant cette case, la sauvegarde intégrera tous les documents enregistrés dans la Gestion Électronique des Documents (GED). Utile, mais là-aussi, le volume de données peut être conséquent.
  Si ces documents sont enregistrés sur un serveur Windows et sont pris en charge par une sauvegarde quotidienne (sur cartouche ou dans le cloud), il est probablement inutile de les sauvegarder ici.
• Destination de la sauvegarde. Indiquez le nom du répertoire dans lequel la sauvegarde va être enregistrée. Pour sauvegarder sur un disque local ou réseau, indiquer le chemin d’accès complet au répertoire souhaité. Utilisez pour ce faire si nécessaire le bouton Parcourir. Le système propose par défaut le répertoire utilisé lors de la dernière sauvegarde effectuée depuis la répertoire courant.
  Dans ce répertoire destination, seule la dernière sauvegarde de l'environnement et des sous-répertoires est conservée (fichiers ENVRNMT.SVL et SOUS_REP.SVL). En revanche, pour les différents dossiers de paye sélectionnés, le système crée chaque fois un nouveau fichier de sauvegarde portant un nom de la forme REPXXXnn.SVL, où XXX est le code du répertoire de données et nn est un N° d'ordre « à suivre » 01, 02, 03...

Une fois tous les paramètres renseignés, lancez la sauvegarde en appuyant sur la touche Entrée ou en cliquant sur le bouton OK.

La sauvegarde achevée, une fenêtre vous informe du bon déroulement de la procédure, ou de l’échec éventuel de la sauvegarde.

En cas d’échec, relancez la procédure de sauvegarde et utilisez le bouton Compte-rendu pour consulter le ou les messages d’erreurs survenus précédemment.

Consignes de sauvegarde

1. Avant de lancer la sauvegarde, assurez-vous qu'aucun utilisateur n’est en train de saisir ou calculer des bulletins en paye.
2. Assurez-vous toujours de la bonne fin de votre sauvegarde, en lisant le message dans la fenêtre d’achèvement : le message doit être :
          nnn fichiers sauvegardés.
          La sauvegarde N° nn est achevée avec succès.
3. Utilisez plusieurs supports de sauvegarde distincts.
   En effet, il est prudent d'avoir toujours au moins deux jeux de sauvegardes distincts, conservés en deux lieux différents.
   Une solution simple consiste, lorsqu'on effectue cette sauvegarde quotidiennement, à copier les fichiers sur un emplacement réseau, lui-même sauvegardé régulièrement.

La restauration

Cette procédure permet de restaurer un dossier (répertoire) de paye, pourvu que le dossier ait été sauvegardé par la procédure de sauvegarde décrite au paragraphe précédent.

Rappel : il n'est pas possible de restaurer les données d'une seule société présente dans un répertoire où il y a en a plusieurs. Comme cela a été dit en tête de cette page, le niveau le plus fin pour les sauvegardes-restaurations est le répertoire.

Pour utiliser la procédure standard de restauration de la paye, lancer l’option de menu Outils/Restauration.

Il est impératif qu'aucun utilisateur ne travaille sur le dossier de paye en cours de restauration (ni saisies, ni même consultations).

Une fois la procédure lancée, l'ordinateur affiche une fenêtre de sélection du répertoire contenant les données de sauvegarde (le ou les fichiers .SVL). Sélectionnez le répertoire que vous avez indiqué lors de la sauvegarde. Vous arrivez alors sur l’écran de restauration proprement dit, qui présente la liste des dossiers ayant été sauvegardés dans le répertoire sélectionné précédemment, avec la date de la sauvegarde de chacun de ces dossiers.

Dans cette liste, sélectionnez le dossier à restaurer. Notez que si vous cliquez dans cette liste sur une société qui est dans un dossier englobant plusieurs sociétés, toutes les autres sociétés de ce répertoire sont automatiquement sélectionnées.

A savoir : si le fichier de sauvegarde provient d'un autre environnement que celui dans lequel vous cherchez à le restaurer, et si vous êtes Administrateur de sécurité (sinon, la restauration n'est pas possible), le mot de passe de la sauvegarde vous sera demandé. Il s'agit du mot de passe par défaut des sauvegardes choisi dans l'environnement de provenance de la sauvegarde, ou de celui indiqué expressément lors de la sauvegarde.

Une fenêtre de confirmation rappelle les conditions qui doivent être respectée pour le bon déroulement de l'opération.

A ce stade, on peut éventuellement choisir de restaurer la sauvegarde dans un autre dossier (répertoire) que celui d'origine, modifier le ou les codes sociétés externes ou le libellé des sociétés que l'on va restaurer (mais pas les codes sociétés internes qui eux restent toujours identiques à ce qu'ils étaient lors de la sauvegarde).

Lorsque vous validez par OK, la restauration est lancée. Elle ne prend que quelques minutes. Toutefois, si les fichiers d’index n’ont pas été sauvegardés en même temps que les données, ceux-ci sont automatiquement reconstruits par le système suite à la phase de restauration des données ; cette phase de reconstruction des index peut être plus ou moins longue selon le volume des données restaurées.

Là encore, assurez-vous toujours de la bonne fin de la procédure. Le message apparaissant dans la fenêtre d’achèvement doit être :
               nnn fichiers restaurés.
               La restauration s’est achevée avec succès.