7.2.1 Identifiants internes des contrats

Le code identifiant interne d'un contrat de prévoyance est un code à 8 caractères, code qui doit être unique au sein de chaque société. Ce code doit être « parlant » autant que possible, car on va le retrouver à différents endroits : dans les fiches salariés pour l'affiliation de ceux-ci aux différents contrats de prévoyance, dans les fiches cotisations et les paramètres DSN, pour rattacher des cotisations à des contrats de prévoyance...

Par contrat de prévoyance, on entend ici la combinaison d'un contrat proprement dit, d'un code population et d'un code option. Ainsi, si contrat « Complémentaire santé » propose deux types de population (Cadres et Non cadres) et trois options (Célibataire, Couple, Famille), cela va donner lieu à la création de 6 contrats dans LDPaye, donc 6 identifiants internes.

Si ce contrat est souscrit par 2 sociétés distinctes, avec exactement les mêmes conditions (mêmes taux de cotisations notamment), il ne faut surtout pas doubler ces 6 identifiants : on utilisera les mêmes identifiant interne de contrat dans les deux sociétés. Ainsi, quand on viendra paramétrer ces 6 nouveaux contrat dans la 2ème société, le simple fait de rappeler un des identifiants internes de contrat utilisés dans la première société va dupliquer les données du contrat pour cette deuxième société, seule la référence du contrat sera à remplacer. Cela facilite la gestion des paramètres DSN, là où l'on associe les cotisations aux contrats de prévoyance. Moins on a de codes identifiants de contrats, plus la saisie des paramètres est facile.

Conseil pour choisir le code identifiant d'un contrat

Ce qu'il faut retenir : à un code identifiant interne d'un contrat doit correspondre un et un seul jeu de cotisations (on parle de jeu de cotisations car il peut y avoir plusieurs cotisations pour un même contrat, notamment en raison des tranches : une cotisation en TA et une autre en TB par exemple).

Sur les 8 caractères du code identifiant d'un contrat en version 9, il est conseillé d'utiliser :

• Une première partie (3 caractères) pour identifier l'organisme complémentaire (OC) (par exemple API=APICIL, HUM=HUMANIS, GAN...) ;
• Une seconde partie (2 ou 3 caractères, précédés d'un tiret de séparation) pour identifier la nature du contrat : PC=Prévoyance Cadre, PNC-Prévoyance Non cadre, MU=Mutuelle, RS=Retraite supplémentaire... Cela correspond plus ou moins au code population du contrat de prévoyance.
• Un dernier caractère pour identifier les options s'il y en a, principalement dans le cas des mutuelles : C=Célibataire, M=Marié, F=Famille, E=Enfants...

Quelques exemples, issus du plan de paye standard LDZ :

Remarque complémentaire : sur l'écran de création d'un contrat de prévoyance, pour faciliter la réutilisation d'un même identifiant de contrat entre plusieurs sociétés (lorsque cela est justifié bien sûr, c'est à dire lorsque le jeu de cotisations associé au contrat est parfaitement identique entre plusieurs sociétés), le code identifiant est saisi dans une liste déroulante. Cette liste déroulante propose tous les identifiants de contrat déjà utilisés dans le plan de paye mais n'existant pas encore dans la société courante.

Gérer les identifiants

Si vous souhaitez revoir après coup les codes identifiants internes de vos contrat de prévoyance, pour le cas où ils auraient mal été choisis initialement, on dispose d'une fenêtre dédiée pour cela, accessible par le bouton Gérer les identifiants dans la fenêtre de saisie des contrats.

Le premier onglet permet de modifier l'identifiant interne d'un contrat, partout où il apparait : contrats de prévoyance, paramètres DSN, affiliation des salariés...

Le deuxième onglet permet de fusionner plusieurs contrats en un seul, ce qui est quand même beaucoup plus rarement utilisé (cela l'a été quand cette nouvelle gestion des contrats de prévoyance a été mise en place, en 2016).