L'intérêt de cette nouvelle notion de sous-type est double : - pouvoir gérer la liste des comptes auxiliaires associés aux comptes collectifs d'un même sous-type comme s'il s'agissait d'une liste "unique" de comptes, même si dans la pratique (c'est à dire dans la base de données), le système gère toujours une liste de comptes auxiliaires distincte pour chaque compte collectif de type "autre auxiliaire" comme c'était le cas auparavant.
- pouvoir interroger un compte autre auxiliaire en mode multicollectif comme cela était déjà possible pour les comptes clients et fournisseurs.
Principe de fonctionnement
Ce code "sous-type", facultatif pour conserver la compatibilité avec l'existant, peut être indiqué sur l'écran où l'on définit un compte collectif de type "autre auxiliaire". Ce code sous-type peut prendre une valeur quelconque comprise entre A et Z ou 0 et 9. Grâce à cela, à chaque création ou modification d'un compte autre auxiliaire, le système reporte automatiquement la mise à jour sur tous les autres comptes collectifs ayant le même sous-type. De même, en cas de suppression d'un compte autre auxiliaire, la suppression est répercutée dans tous les collectifs de même sous-type. Le système vérifie même, avant la confirmation de suppression, que le compte à supprimer ne comporte aucune écriture dans les différents collectifs de même sous-type. S'il y a des écritures dans un autre collectif, on peut quand même confirmer la suppression du compte, qui ne se fera alors que dans les collectifs ayant le même sous-type, et pour lesquels il n'existe pas d'écritures. Exemple : si on veut gérer en tant que compte collectif les comptes 425000-Avances sur salaire et 425600-Avance sur frais par exemple, il faut gérer dans ces deux comptes collectifs un compte auxiliaire par salarié. Avec ce nouveau processus, tout compte auxiliaire créé dans l'un ou l'autre des collectifs 425000 ou 425600 sera également créé dans l'autre collectif. Il suffit pour cela que ces deux collectifs soient tous deux définis avec le même sous-type, code S par exemple pour Salariés. Interrogation multicollectifs autres auxiliaires
Pour mettre en oeuvre cette fonctionnalité, il faut définir la lettre "racine" signifiant qu'on veut accéder à un compte multicollectif autre auxiliaire. Cette donnée est à porter dans la Fiche Société, sur l'onglet Gestion, dans le même cadre que les autres racines particulières permettant d'interroger un client ou fournisseur en mode multicollectif, un groupe ou une famille de clients ou fournisseurs.
En interrogation de compte, on peut alors utiliser comme code racine cette lettre particulière, suivi du caractère correspondant au sous-type de collectif, complété par le N° de l'auxiliaire voulu. Exemple : on reprend l'exemple ci-dessus des deux comptes collectifs 425000 et 425600 du sous-type S, et on suppose que l'on a défini les comptes 00001, 00002, 00003, dans ces deux collectifs.
Parallèlement à cela, on a défini dans la fiche société la lettre A pour accéder aux comptes autres auxiliaires en mode multicollectifs.
En interrogation de compte, si on veut connaitre toutes les avances et acomptes correspondant au salarié 00002, on peut interroger le compte AS00002 : on visualise alors toutes les écritures passées dans le compte auxiliaire 00002, pour les collectifs 425000 et 425600. Comme dans le cas d'une interrogation d'un compte client ou fournisseur en mode multicollectifs, le système présente, dans la table des écritures, 2 colonnes supplémentaires où l'on trouve le code racine et le N° du compte collectif de chaque écriture. On a également un onglet supplémentaire qui donne les cumuls mouvements et soldes pour chaque collectif mouvementé. |