La loi de finances pour 2014 a modifié le régime fiscal des cotisations patronales « frais de santé ». Le net imposable que vous avez déclaré en DADS-U, qui sera pré-renseigné sur les déclarations des revenus 2013 (formulaire 2042), n'est pas celui qui figure en pied du dernier bulletin de paie 2013. Il est donc nécessaire d'informer les salariés sur le pourquoi de cette différence.

Introduction

La loi de finances pour 2014 a modifié les éléments à intégrer dans le salaire net imposable. Désormais, la participation de l’employeur au financement de la complémentaire santé est un revenu soumis à l’impôt, et donc à ce titre à ajouter au salaire net imposable. Mais comme cette loi a été publiée très tardivement le 30 décembre, le salaire net imposable mentionné sur les bulletins de paie pour 2013 n’en a pas tenu compte.

Seul le net imposable déclaré en DADS-U a tenu compte de cette nouvelle législation : celui-ci a en effet été majoré du montant des cotisations patronales "frais de santé",  grâce à une modification du paramètre N4DS S40.G40.00.063.001 correspondant. Ce point avait été abordé dans une précédente actualité du 30 décembre, et décrit en détail au chapitre G.9 de la documentation intitulée DADS-U 2013 - Etablir sa déclaration.

Compte tenu de cette différence entre le net imposable figurant sur le dernier bulletin 2013 et celui qui sera pré renseigné sur la déclaration des revenus 2042, il est vivement conseillé d'informer tous vos salariés sur la raison de cette différence, en précisant bien que c'est la valeur figurant sur la déclaration 2042 qui est correcte.

Pour cela, nous vous proposons ci-après une méthode permettant d'établir facilement un courrier reprenant toutes les informations requises, courrier qui sera personnalisé grâce au module Bureautique de LDPaye.

 

Mode opératoire pour l'établissement du courrier d'information

1. Téléchargez les deux fichiers ci-dessous, dans le répertoire de votre choix :
   Déclaration annuelle 2013.doc
   SRCDATA_NET2013.srb
   Attention : pour télécharger ces fichiers, plutôt que de faire un clic gauche sur les liens ci-dessus qui donne un résultat un peu aléatoire selon votre navigateur Internet, faites un clic droit sur le lien et choisissez l'option Enregistrer la cible sous (Internet Explorer) ou Enregistrez la cible du lien sous (Firefox) dans le menu contextuel qui s'affiche suite au clic droit. Dans la fenêtre qui s'ouvre ensuite, vous n'avez qu'à choisir le dossier dans lequel le fichier sera enregistré : le bureau par exemple, ou votre dossier "Mes documents". Peu importe le dossier choisi ici, l'essentiel est de bien noter le dossier où vous les enregistrez, car ces deux fichiers vont être copiés dans un ou plusieurs autres dossiers à l'étape 3 ci-après.
   
2. Repérez le nom du répertoire Bureautique de LDPaye. Celui-ci peut être vu, depuis la fenêtre Bureautique de LDPaye (elle même accessible par le menu Gestion/Interface Bureautique), en cliquant sur le bouton Gérer les paramètres (petit engrenage bleu, raccourci Alt P). Si votre répertoire Bureautique est spécifique à chaque environnement de paye, voire à chaque dossier de paye, il faut repérer un à un ces différents répertoires, en répétant cette opération dans chaque dossier de paye. Les étapes 3, 4 et 5 qui suivent devront alors être répétées pour chacun des répertoires repérés ici.
   
3. Copiez les deux fichiers, depuis le répertoire où vous les avez enregistrés à l'étape 1, dans le répertoire Bureautique noté à l'étape 2.
4. Depuis la fenêtre Bureautique à nouveau (menu Gestion/Interface Bureautique), créez un nouveau document via le bouton Gérer les documents (le bouton « page blanche », raccourci Alt G). Cliquez ensuite sur le bouton Créer. Dans la fenêtre de création de ce document Bureautique, il faut :
   
   • référencer le document Word Déclaration annuelle 2013.doc que l’on a récupéré précédemment (utilisez pour cela le bouton Parcourir),
   • donner un titre à ce document (par exemple : Déclaration annuelle 2013),
   • choisir éventuellement un titre pour le document final. C’est facultatif ; cela n’est utile que si on souhaite enregistrer le document « final » au format Word, pour mémoire. Si vous le faites, l'usage est d'utiliser un document portant le même nom que le document modèle, auquel on accole le mot Résultat. Cela donne donc ici Déclaration annuelle 2013 Résultat.doc.
   • Et surtout, choisir la source de données SRCDATA_NET2013 qui doit figurer dans la liste (c’est le 2ème fichier que l’on a récupéré à l’étape précédente).

Vous devez obtenir une fenêtre analogue à celle-ci :



Après cela, validez cette fenêtre de création par OK, puis fermez la fenêtre de gestion des documents Bureautique par le bouton Fermer.
5. Depuis la fenêtre principale de l’interface Bureautique où l’on est revenu, on peut éventuellement « adapter » le texte ou la mise en forme du document Word : il faut pour cela sélectionner dans le cadre 2 le document que l’on vient de créer, puis cliquer sur le bouton Ouvrir le document modèle (le bouton W pour Word le plus à gauche, raccourci Alt M). Un avertissement de sécurité est émis dans certains cas (du type « L’ouverture de ce document exécutera la commande SQL … ») : répondez Oui pour pouvoir poursuivre.
   Notez que le document Word a été conçu pour fonctionner quelle que soit la société : le nom de la société et l’adresse de l’établissement figurent en haut à gauche du document, sous forme de champs de fusion, de même que la ville de l’établissement à gauche de la date du jour de l’impression. Toutes ces valeurs seront donc chargées dynamiquement lors de l’impression du document final.
   Si le document est imprimé sur un papier avec en-tête société, il faut supprimer les 4 lignes du haut (à remplacer par un simple retour chariot pour que ça ne décale pas la position des noms et adresses des salariés, si l’on veut utiliser des enveloppes à fenêtre.
   Une fois vos modifications apportées, fermez le document en répondant Oui à l’invite « Voulez-vous enregistrer les modifications ? ».
6. Sur le courrier sont présentés 3 valeurs : le net imposable figurant sur le dernier bulletin, le total des cotisations patronales « frais de santé » à ajouter, et la somme des deux qui donne le montant net à déclarer pour 2013. Ces trois valeurs sont calculées automatiquement, au travers de la source de données SRCDATA_NET2013 que vous avez récupérée, dans la mesure où vous avez corrigé le paramètre N4DS S40.G40.00.063.001 lors de l’établissement de votre DADS-U 2013, comme cela était indiqué dans la documentation DADS-U 2013 – Etablir sa déclaration en page 66. Si tel n’est pas le cas (vous avez corrigé manuellement le net imposable de chaque salarié dans la DADS-U), il faut aller modifier le code source figurant dans la source de données SRCDATA_NET2013, pour référencer explicitement la liste des cotisations correspondant à des frais de santé, et ce pour les deux champs COTPATPRV et NETIMD.
7. Il ne reste plus qu’à imprimer ce nouveau document pour les salariés concernés. Pour cela, il faut commencer par constituer la liste des salariés concernés, à l’aide des boutons Ajouter ou Tout ajouter (les flèches jaunes orientées de gauche à droite du cadre 1). Nous vous rappelons qu’on peut « filtrer » les salariés (bouton Filtrer en partie haute de la fenêtre) sur différents critères, et notamment les profils rubriques et cotisations. On peut donc assez facilement cibler les salariés concernés par ce courrier, si tous n’ont pas de mutuelle.
   Attention à ne pas oublier les salariés partis en cours d’année, qui par défaut ne sont pas affichés (du fait du filtre sur la colonne Présent).
   En dernier recours, vous pouvez toujours jeter à la corbeille les pages où le total des cotisations patronales à ajouter est nul, afin d’éviter qu’un salarié non concerné (pas de mutuelle) ne reçoive ce courrier.

Remarque complémentaire : si vous n'êtes pas familier du module Bureautique utilisé pour l'élaboration de ce courrier, vous pouvez trouver une documentation détaillé de celui-ci au chapitre 7.5 de la documentation de référence de LDPaye, accessible aussi directement depuis LDPaye par le menu ?/Index de l'aide.