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Correction DSN à posteriori - Un nouvel outil Note créée le 20/11/2018, dernière modification le 21/11/2018
Le contexte d'utilisation
En cas d'erreur au sein d'une DSN, et dès lors que l'erreur est découverte au-delà de la date d'échéance (5 ou 15 du mois suivant le mois déclaré), il n'est plus possible d'émettre une déclaration « juste » en mode « annule et remplace ». Il faut alors envoyer les corrections, en mode différentiel, sur la déclaration du mois suivant la découverte de l'erreur. Et là, il y a deux cas de figure : L'erreur rencontrée en DSN provient d'une erreur sur le bulletin de paye lui-même. C'est le cas le plus simple et le plus fréquent. Il faut alors corriger l'erreur sur le prochain bulletin du salarié concerné, voire établir un bulletin supplémentaire si le salarié est parti entre temps. Lorsque l'erreur porte sur des cotisations, on sera probablement amené à mettre en œuvre le système de régularisations des cotisations décrit ici. On transmet ensuite ce bulletin au sein de la déclaration suivante et le tour est joué. Il n'y a donc pas de difficulté particulière liée à la DSN elle-même : c'est l'établissement du bulletin de correction qui peut être un peu « prise de tête ». Mais il y a un autre cas de figure plus délicat : c'est lorsque le bulletin calculé et transmis au salarié est juste, mais que l'envoi en DSN est erroné, bien souvent en raison de paramètres DSN manquants ou erronés. Là, il n'est pas possible de corriger via un bulletin supplémentaire puisque côté paye, tant pour le salarié que pour l'entreprise, tout est juste. Ce n'est que la DSN qui est fausse. La correction ne peut alors être faite qu'en allant compléter la DSN du mois qui suit la découverte de l'erreur. Et compte-tenu de la complexité de la structure des DSN, ce n'est pas chose facile !
C'est pour faciliter le traitement de ce dernier type d'erreur qu'un nouvel outil a été développé.
L'idée est la suivante : on s'aperçoit par exemple en avril que la DSN de mars était fausse, du fait de paramètres DSN manquants. Certaines données n'ont donc pas été déclarées ou les valeurs déclarées sont erronées. La date limite de dépôt d'une DSN pour le mois de mars (5 ou 15 avril) étant dépassée, on ne peut plus émettre une DSN pour le mois de mars. On va donc procéder en plusieurs étapes : Corriger les paramètres DSN bien sûr, c'est un préalable indispensable. Recréer une DSN pour le mois de mars, qui du fait que les paramètres DSN ont été corrigés, sera juste cette fois-ci. Mais il n'est pas possible de transmettre cette DSN, la date limite étant dépassée. Il faut alors comparer le contenu des deux DSN préparées pour le mois de Mars : celle qui a été créée initialement et transmise sur Net-Entreprises, qui est fausse, et celle créée ensuite qui est juste. Et il faut inclure toutes les différences entre ces deux déclarations dans la DSN du mois d'avril, en les rattachant à la période de mars bien entendu. On va voir ci-après comment réaliser cela à moindre frais.
Le principe
On disposait déjà dans LDPaye de deux outils : Un export vers un classeur Excel des données « numériques » (blocs 50, 51, 52, 54, 78, 79, 81) contenues dans une DSN. Cet export est décrit ici. Un import de données au sein d'une DSN à partir d'une feuille Excel, import décrit ici.
Problème : le format des données Excel diffère complètement entre ces deux outils : lors de l'export depuis une DSN, le classeur Excel comporte une ligne par salarié, avec autant de colonnes qu'il y a de données numériques de nature différente. Alors que pour l'import dans une DSN, la feuille Excel doit comporter une ligne par donnée « élémentaire » (c'est à dire, pour faire simple, par bloc de la DSN, de type 51, 52, 53, 54, 78, 79 ou 81). Jusqu'alors, il fallait donc dans un premier temps, via Excel, comparer les fichiers Excel résultant des exports des deux DSN pour ne retenir que les différences. Puis, une fois ces différences bien isolées, convertir les données du format d'export (en colonnes) au format d'import (données élémentaires « en ligne », en les classant par bloc et type ; par exemple, pour des heures supplémentaires, bloc 51, type 11). Un travail très fastidieux réservé à des spécialistes.
Le nouvel outil proposé, accessible par le bouton Convertir/Comparer depuis la fenêtre d'export d'une DSN dans Excel, va réaliser toutes ces opérations en un clin d’œil. Il permet : Soit de convertir un fichier Excel résultant de l'export d'une DSN en un fichier Excel au format d'import DSN de LDPaye. Au besoin, on aura épuré au préalable le fichier Excel résultant de l'export : on ne conserve que les lignes correspondant aux salariés concernés par la correction. De même, on ne conserve que les colonnes pour lesquelles une correction est nécessaire. Cette méthode est à retenir quand on a purement et simplement oublié de déclarer certaines données en DSN pour l'ensemble (ou un grand nombre) de salariés. Soit de comparer les fichiers Excel résultant de deux exports DSN avec création d'un nouveau fichier Excel au format d'import DSN ne contenant que les différences entre les valeurs contenues dans les 2 fichiers initiaux (différences portant sur les valeurs déclarées, mais aussi sur les éventuels codes OPS destinataires ou codes communes INSEE (versement transport). Cette méthode est à retenir quand, du fait d'un paramètre DSN erroné, les valeurs déclarées en DSN étaient erronées.
Complément d'information Pour être tout à fait complet dans cet outil, la procédure d'export d'une DSN au format Excel a été améliorée. Elle permet désormais d'exporter, pour chacun des blocs 81 où la donnée est attendue de par la définition du cahier technique, le code OPS destinataire (SIRET de l'URSSAF ou code DMSAxx) et le code INSEE de la commune (Versement transport), et ce via des colonnes supplémentaires figurant à droite de chacune des valeurs de blocs 81 où l'un ou l'autre de ces codes est attendu. Par exemple, pour l'assiette du versement transport, suite à la colonne 81.226/03:A, on trouvera une colonne intitulée 81.226/03:OPS contenant le SIRET de l'URSSAF destinataire et une colonne 81.226/03:INSEE contenant le code de la commune INSEE concernée par ce versement transport. Ces valeurs sont en effet indispensables lors de l'import de données dans une DSN. Toutefois, pour éviter d'ajouter systématiquement ces données qui n'ont d'intérêt que si le fichier Excel exporté est destiné à une conversion en format d'import DSN, ces nouvelles colonnes ne sont insérées dans le fichier Excel que si l'on coche la nouvelle option Exporter les codes OPS et les codes communes INSEE des blocs 81. Grâce à cela, le nouvel outil est capable de traiter les différences entre deux déclarations portant non seulement sur les valeurs chiffrées (élément de revenus, assiette ou montant de cotisation) mais aussi sur les codes OPS ou codes commune associées à certaines cotisations. Par exemple, si on s'est trompé de code commune INSEE pour le versement transport en mars et que l'on a corrigé les paramètres DSN de façon à rétablir le bon code commune INSEE dans une 2ème déclaration de mars, l'outil va reconnaître ces différences portant uniquement sur le code commune (l'assiette du versement transport restant identique) et ajoutera, dans le fichier d'import, une première ligne avec le code commune déclaré initialement et l'assiette en négatif, puis une deuxième ligne avec le code commune « corrigé » et l'assiette en positif.
De même, la procédure d'import de données dans une DSN depuis une feuille Excel a été améliorée sur les points suivants : Dans les 8 premières colonnes du fichier Excel, les éventuels caractères Espace insécable (code ASCII 160) sont éliminés. Cela permet, lors de l'export en format Excel, de préfixer les valeurs numériques (SIRET, matricule...) d'un espace insécable afin d'éviter la perte des zéros de gauche non significatifs. Dans la colonne 8 Id interne contrat, on peut désormais recevoir au choix l'identifiant interne d'un contrat de prévoyance (le code à 8 caractères identifiant un contrat de prévoyance dans LDPaye) ou les identifiants « externes » sous la forme <Code IP>##<Référence contrat>##<Code population>##<Code option> (les codes population et option étant facultatifs). En effet, dans les fichiers d'export DSN, on ne dispose que des identifiants externes de contrat (ceux inscrits dans le fichier final d'une DSN). C'est donc ces codes externes qui seront placés dans le fichier d'import. C'est alors à la procédure d'import à rechercher, au sein de la DSN où les données sont importées, le contrat de prévoyance correspondant à ces identifiants externes.
Autre remarque : dans le fichier d'import, l'outil inscrit sur toutes les lignes (sauf celles correspondant aux blocs 50-Versement) des dates début-fin égales au premier et dernier jour du mois de paye d'origine. Ces dates sont indispensables lors de l'import dans une DSN ultérieure, pour bien signaler que les montants déclarés sont relatifs à des périodes antérieures. Sachez que ces dates peuvent parfois poser problème, pour les salariés entrés ou sortis en cours de mois notamment : la période de rattachement doit en effet toujours être comprise dans la période couverte par le contrat de travail d'une part, et dans la période d'affiliation au contrat de prévoyance pour les données relatives à la prévoyance-santé (blocs 79.10 à 79.23 et 81.059). Il faudra donc être attentif à ces dates et les corriger en cas d'anomalie détectée lors de l'import ou même plus tard par l'outil de contrôle DSN-VAL.
A savoir : cet outil ne traite que des données nominatives. Il n'aborde pas du tout la question de la correction éventuellement nécessaire des bordereaux de versement DSN. Rappelons qu'on dispose, pour traiter cet aspect, d'un mode dit « avancé » dans la fenêtre de création des bordereaux de versement DSN, accessible par le bouton Avancé en bas à droite de la fenêtre. Dans ce mode, on peut aller au-delà de ce qui est proposé ordinairement, pour ce qui est de la correspondance entre la période de rattachement du bordereau (la période déclarée) et la période extraite du point de vue de la paye (bulletins de paye pris en compte). On peut aussi choisir les bulletins à prendre en compte sur le bordereau. Bref, ce mode « Avancé » est précieux pour se sortir des situations plus ou moins délicates.
Le conseil
Malheureusement, même avec ce nouvel outil qui fait gagner beaucoup de temps et diminue grandement le risque d'erreur, l'insertion de données correctives de mois antérieurs au sein d'une DSN mensuelle reste une affaire de spécialistes. Il faut avoir une bonne connaissance du cahier technique DSN et des nombreuses fiches consignes qui le complètent pour pouvoir établir ce type de corrections de manière fiable. Si vous êtes confronté à ce besoin, nous vous recommandons donc de prendre conseil auprès de votre prestataire habituel.
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