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LDPaye : une version 9.50 avant la fin de l'année

Lettre du 16/11/2017

Bonjour

Nous allons connaitre une fin d'année assez mouvementée en paye. Même si la mise en place du prélèvement à la source a été repoussée à janvier 2019, plusieurs choses se profilent fin 2017 et début 2018. Et cela va nécessiter une vigilance supplémentaire de votre part, surtout si vous gérez vos payes en décalage.

Cette lettre d'informations vous présente les éléments qui doivent retenir votre attention d'ici à fin décembre. Une seconde lettre vous présentera un peu plus tard les nouveautés à mettre en place en janvier 2018.

Bonne lecture à tous

Sommaire

 

LDPaye Version 9.50
Abandon décalage paye fin 2017
DADS-U 2017 : Qui est concerné ?
A venir début 2018

     

 

LDPaye Version 9.50

Pourquoi une nouvelle version

A l'origine, cette version 9.50 était conçue essentiellement pour le support du nouveau cahier technique 2018.1.2, à mettre en œuvre obligatoirement pour les DSN de janvier (en lieu et place du cahier technique 2017.1 utilisé actuellement) et le support de la DADS-U V01X12 (en lieu et place de V01X11 l'an dernier). Mais au fil des semaines, plusieurs impératifs sont venus s'ajouter, dont le principal est la gestion de l'abandon du décalage de paye en fin d'année 2017. Ce point est décrit plus en détail au chapitre suivant.

D'autre part, l'entrée en vigueur en mai 2018 du nouveau Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD en français ou GDPR en anglais, à découvrir ici si cette réglementation ne vous évoque rien encore) nous a amenés à réfléchir à ce qui pouvait ou devait être fait dans nos logiciels pour se conformer à ces exigences. Une première étape a été franchie avec cette version 9.50 au travers de la gestion de l'environnement sécurisé décrite un peu plus loin dans cette lettre.

Enfin, nous avons profité de cette version pour intégrer quelques améliorations fonctionnelles. La principale concerne le module Bureautique : celui-ci fait désormais appel à un logiciel de traitement de texte intégré. Il n'est donc plus nécessaire de disposer du logiciel Microsoft Word.

Calendrier de déploiement

La version 9.50 est disponible à compter du 20 novembre 2017. Elle devra être déployée :

  • Dans toutes les entreprises, pour la paye de janvier 2018, pour le support du cahier technique DSN 2018.1.2 applicable à cette échéance, et du fait de l'entrée en vigueur de nouvelles règles de calcul des plafonds (qui seront présentées dans la prochaine lettre d'informations), règles implémentées uniquement dans cette version 9.50.
  • Dans les entreprises en décalage de paye, impérativement pour la paye de décembre 2017, en raison de l'abandon « forcé » du décalage fin 2017. Sans cela, les payes de décembre seront fausses.

Mode de déploiement de la version 9.50

Compte-tenu de ce calendrier très resserré, nous avons fait le choix de diffuser la version 9.50 sous forme d'un package correctif de la version 9.00, comme cela avait déjà été le cas des versions 7.10 et 7.20 en 2013 et 2014.

La migration va donc se dérouler ainsi :

  1. A partir du 22 novembre, la mise à jour de LDPaye Version 9.00 par LDUpdate va télécharger un package comprenant, en sus de quelques correctifs relatifs à LDPaye Version 9.00, la totalité des éléments permettant la bascule à la version 9.50. Ce package sera donc un peu plus volumineux qu'à l'habitude (plus de 100 Mo).
  2. Suite à la mise à jour, lancez la nouvelle option de menu ?/Migration en version 9.50. Cette option ouvre une fenêtre de confirmation, puis si vous confirmez la migration, enchaine les différentes opérations nécessaires à cette migration.
  3. Après cela, à l'ouverture des dossiers de paye dans cette version 9.50, le processus habituel de migration automatique des données va s'enclencher. Ce processus est très rapide car aucun des fichiers volumineux n'est impacté. Suite à cette phase de migration automatique des données, nous vous invitons à prendre connaissance des principales nouveautés de cette version, en parcourant la documentation intitulée Nouveautés de la version 9.50.
  4. Si LDPaye est utilisé sur plusieurs postes de travail, pensez bien à tous les basculer en version 9.50. Une fois le premier poste basculé, la bascule des autres postes de travail (s'ils partagent le même répertoire de mise à jour centralisée) est quasi-automatique : il suffit de relancer LDPaye et d'ouvrir un des dossiers qui a déjà été migré en version 9.50 depuis le premier poste. Le système va détecter une différence de version entre les programmes et les données, et va vous proposer de passer les programmes en version 9.50.

En parallèle, un installeur « traditionnel » complet de cette version 9.50 est également disponible ; il suffit d'en faire la demande par un mail au support technique.

Le nouvel environnement dit « sécurisé »

Comme évoqué ci-dessus, celui-ci a pour but de répondre à une partie des exigences relatives au Règlement Général sur la Protection des Données. Répondre à ces exigences n'est pas une mince affaire : le règlement en lui-même s'étale sur plus de 80 pages, sans compter toute la littérature que l'on peut trouver sur ce thème pour peu qu'on fasse quelques recherches sur Internet. Mais à ce stade, il est difficile de traduire ce règlement en mesures pratiques. Ce sera donc un travail de longue haleine...
Pour ce qui est de LDPaye, où les données nominatives sont nombreuses et relativement « sensibles », cela se fera en plusieurs étapes : avec la version 9.50, c'est essentiellement la partie « authentification » des utilisateurs qui a été revue, ainsi qu'une meilleure sécurisation des sauvegardes (fichiers cryptés, la restauration nécessitant un mot de passe). Dans une seconde étape, ce sont les données elles-mêmes, essentiellement les données nominatives, qui devront être davantage sécurisées. Mais c'est là le chapitre le plus délicat, car toute sécurisation se fait au détriment d'un certain confort d'utilisation. Par exemple, la possibilité de pouvoir exporter une liste des salariés en 2 clics est fort pratique pour un gestionnaire de paye, mais est totalement contre-indiquée : une fois les données nominatives enregistrées dans une feuille Excel, il devient impossible de garantir l'usage qui en sera fait.

La version 9.50 peut fonctionner comme auparavant avec un environnement dit « non sécurisé ». Un message en rouge présent en bas à droite de la fenêtre d'ouverture de session vous rappelle que vous êtes toujours dans ce mode. Suite à la migration en version 9.50, aucune modification n'étant opérée sur votre environnement de paye, vous vous trouverez toujours dans ce mode « non sécurisé ». Les mots de passe des utilisateurs seront inchangés.
C'est vous qui choisirez librement le meilleur moment pour mettre en place ce nouvel environnement sécurisé, sachant que cela devra être fait au plus tard avant mai 2018 et qu'à partir de février 2018, des messages d'incitation vous seront adressés régulièrement pour vous rappeler cette échéance.

Cette bascule en environnement sécurisé nécessite un peu de préparation, surtout pour les plus grosses structures avec de nombreux utilisateurs en paye, ne serait-ce que parce que la plupart des mots de passe devront être changés à cette occasion. Tout cela est décrit en détail dans la documentation des nouveautés de la version 9.50.

 

La fin du décalage de paye fin 2017

La loi n° 2016-1827 du 23 décembre 2016 de financement de la Sécurité sociale pour 2017, parue au journal officiel du 24/12/2016, l'avait institué :

À partir de 2018, le fait générateur des cotisations sera constitué par les périodes d’emploi et non plus par le paiement du salaire. Il en découle que les services paye devront se référer aux taux et plafonds applicables au cours de la période de travail au titre de laquelle les rémunérations sont dues. La date de versement n’aura plus d’incidence.

Au cours du second semestre 2017, plusieurs communications de l'administration l'ont confirmé et ont précisé comment « sortir » de cette situation de décalage. Pour les entreprises en décalage actuellement, il faut que décembre soit calculé comme un 13ème mois de l'année 2017. Cela a aussi été confirmé par le GIP-MDS dans la base de connaissance ici.

Cet abandon du décalage a des conséquences notamment sur :

  • Le calcul des bulletins de décembre, où l'on doit appliquer les taux et plafonds de décembre 2017, mais aussi réaliser le calcul des plafonds en cumul annuel sur 13 mois. Il en va de même pour le calcul de la réduction générale des cotisations (dite réduction Fillon) ou celui de la cotisation Allocations Familiales à taux réduit : le calcul de ces réductions en décembre 2017 doit se faire en cumul sur 13 mois.
  • La DSN de décembre, pour ce qui est des périodes de rattachement des cotisations (blocs 22-Bordereau de cotisations dues, blocs 78-Base assujettie). La DSN de novembre porte les cotisations dues au titre de la période d'emploi de novembre, mais datées de décembre compte tenu du décalage. La DSN de décembre portera les cotisations dues au titre de la période d'emploi de décembre et seront datées elles-aussi de décembre du fait de l'abandon du décalage, même si les bulletins sont payés début janvier. Ces éléments datés de décembre viendront s'ajouter, dans le système d'information des différents OPS destinataires de la DSN, aux éléments déclarés en novembre mais datés eux-aussi de décembre, un peu comme une déclaration rectificative où l'on procède en mode différentiel.
  • La DADS-U 2017, qui comportera exceptionnellement 13 mois de salaire.

Attention toutefois : si l'abandon du décalage de paye est acté pour la sphère sociale, celui-ci va perdurer dans la sphère fiscale, la DGFiP continuant à se baser sur la date de paiement pour le rattachement des sommes versées à un exercice fiscal. Ainsi, les sommes versées début janvier 2018 au titre du mois de décembre 2017 sont toujours à rattacher fiscalement à l'exercice 2018.
On a donc une nouvelle notion de décalage fiscal uniquement.

Cela n'est donc pas aussi simple que ce qu'on aurait pu imaginer initialement.

La version 9.50 prend en charge toutes ces opérations de manière quasi-transparente. Tout un chapitre de la documentation est dédié à ce sujet. La lecture de cette documentation est indispensable si vous êtes en décalage de paye, afin de bien comprendre tous les tenants et aboutissants de cet abandon du décalage social avec quand même un maintien du décalage fiscal. Il vous revient également de mener tous les contrôles nécessaires pour vous assurer d'être en parfaite conformité tant sur les bulletins que dans les différentes déclarations pour cette échéance un peu particulière.


DADS-U 2017 : êtes-vous concerné·e ?

Certaines entreprises n'ayant pas émis de DSN Phase 3 en début d'exercice 2017, ou ayant émis des DSN de qualité jugée insuffisante par certains OPS destinataires de ces DSN, devront établir une DADS-U au titre de l'année 2017. Cette situation est décrite dans le détail sur une actualité de DSN-INFO ici ainsi que dans le guide de remplacement de la DADS-U par la DSN.

Depuis le 08/11/2017, vous avez la possibilité de savoir si vous êtes concerné·e par l'un des cas de figure évoqués dans ce guide. Il vous suffit de vous rendre sur le site Net-Entreprises avec vos identifiants de connexion habituels et d'aller sur le tableau de bord de la DSN. Tout au bas de cette page figure un lien Mes établissements redevables d'une DADS-U. En cliquant sur celui-ci, un tableau vous présente l'ensemble des établissements pour lesquels une DADS-U sera exigée.

Nous vous invitons donc à consulter ce tableau sans tarder, puis à contacter votre prestataire de services habituel si vous êtes concerné·e.

Attention : courant novembre, ce tableau ne présente que les établissements n'ayant pas émis de DSN Phase 3 en début d'exercice. La liste des SIRET redevables d'une DADS-U sera complétée fin novembre pour les cas présentant des données insuffisantes pour que les organismes (AGIRC-ARRCO, OC) puissent garantir les droits des salariés. Il faudra donc revenir consulter cette page début décembre pour s'assurer « définitivement » qu'aucun de vos établissements n'est redevable d'une DADS-U.


Au programme de la prochaine Lettre d'informations

Il y aura pas mal de nouveautés à mettre en place début 2018. En voici un résumé succinct :

Les cotisations

  • Augmentation du plafond SS : la valeur retenue devrait être 3311€
  • Ajustement du salaire charnière de la GMP
  • Suppression des cotisations pénibilité 
  • Hausse de la cotisation CSG déductible de +1,7%
  • Baisse des cotisations de 2,2% au 01/01/2018 (soit 0,75% par suppression de la cotisation salariale maladie et 1,45% de baisse de la cotisation salariale d'assurance chômage), puis une nouvelle baisse de 0,95% au 01/10/2018 (par suppression du reste de la cotisation salariale d'assurance chômage) 
  • Taux du CICE ramené à 6%
  • Suppression de la tranche à 20% de la taxe sur les salaires

Autres dispositions

  • Le bulletin simplifié devient obligatoire pour toutes les entreprises à compter de janvier 2018.
    Si vous ne l'avez pas encore mis en place, reportez vous à la documentation de la version 9.00 où ce point était présenté en détail. Une note d'actualité du 9 septembre est également disponible sur ce sujet.
  • De nouvelles règles de proratisation du plafond de Sécurité sociale s'appliquent, que ce soit en cas d'entrée/sortie en cours de mois, en cas d'absence non rémunérée en cours de mois (ce qui n'était pas possible auparavant) ou encore pour les temps partiels où il faudra désormais tenir compte des éventuelles heures complémentaires.
  • De nouvelles règles s'imposent aussi en cas de versement de rappels versés après le départ d'un salarié : il faudra appliquer les taux et plafonds en vigueur durant la période au titre de laquelle on verse le rappel, donc en principe ceux de la dernière période d'emploi du salarié.

Enfin, d'autres nouveautés se profilent pour 2019 :

  • La mise en œuvre du Prélèvement à la source (le fameux PAS), un gros chantier en perspective,
  • Le remplacement du CICE et CITS par un renforcement des allègements de cotisation,
  • Un renforcement de la réduction générale de cotisations patronales (dite réduction Fillon) qui serait étendue aux cotisations patronales d'assurance chômage et aux contributions de retraite complémentaire.

Vous le voyez, en matière de paye, nous ne sommes pas (encore) à la fin de l'histoire !


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