La gestion des devises est totalement intégrée dans le progiciel LDCompta. Toutefois, afin de ne pas alourdir les écrans de saisie et de consultation pour les entreprises pour qui cette gestion n’est pas nécessaire, il s’agit d’un module optionnel, que l’on active au niveau de la Fiche société.

Une fois le module activé, la plupart des procédures de saisie et de consultation offrent des zones de saisies supplémentaires pour gérer les codes, cours et montants devises.

Notons entre autres :

• La saisie des écritures par pièce ou par folio, pour pouvoir introduire par exemple les factures d’achat en devises. Notez que la saisie au kilomètre, volontairement allégée pour privilégier la rapidité de saisie, ne permet pas de saisir des pièces en devises.
• La procédure d’interface, pour recevoir des factures en devises ;
• Les saisies de règlements fournisseurs et règlements clients en devises, avec gestion des différences de change.
• La gestion des virements internationaux, au sein du module de gestion des règlements automatique des fournisseurs.
• Les procédures de consultation de compte, pièce ou référence, journal, permettant de visualiser à tout moment en devises ;
• L’édition d’un grand-livre en devises ;
• Les relances clients en devises.

Il faut noter qu’à l’exception du grand-livre en devises, il n’existe pas de procédures spécifiques pour travailler en devises. La gestion des écritures en devises est entièrement supportée par les mêmes procédures de saisie et de consultation que les écritures classiques en devise de référence.

Quelques définitions

Différentes notions de de devises sont abordées dans ce chapitre :

• La devise de la pièce est celle dans laquelle est libellé le document comptable à enregistrer.
• La devise d’enregistrement de la pièce est celle dans laquelle est comptabilisé le document ; dans la mesure où la comptabilité offre un support multidevises, on peut supposer que la devise d’enregistrement sera toujours celle dans laquelle la pièce est libellée. Dans la plupart des cas, le terme Devise, lorsqu’il est utilisé sans autre qualificatif, désigne la devise d’enregistrement.
• La devise de référence est celle dans laquelle sont tenus les comptes. Pour la grande majorité des dossiers comptables tenus sous LDCompta, ce sera l'Euro.
• La devise pivot est la devise par rapport à laquelle sont définis les cours des devises out. Depuis que les comptabilités en Francs ont disparu, la devise pivot est toujours égale à la devise de référence. De plus, LDCompta laisse le choix entre deux systèmes de cotation pour les devises. On peut définir le cours d’une devise soit sous la forme classique USD/EUR un Dollar = 0,85 Euro, soit sous la forme EUR/USD : un Euro = 1,17 Dollar.
• La devise pivot d’interface est la devise dans laquelle on intègre les écritures via la procédure d’interface standard, en l’absence d’autre précision. Cette devise est utilisée pour pouvoir dissocier la devise de référence utilisée en interne par LDCompta de la monnaie de base utilisée par d’autres applications en amont de LDCompta. Cette notion est présentée au paragraphe Notion de devise pivot et de type de cotation dans la documentation de la procédure d'interface de LDCompta.

Le traitement comptable des opérations de conversion et d’arrondissage

Dès lors qu'on travaille avec deux devises en parallèle, devise d'enregistrement et devise de référence, on se trouve confronté à des problèmes d'écarts comptables qu’il va falloir traiter. En effet, l’arrondi d’une somme n’est généralement pas égal à la somme des arrondis. En comptabilité, ce problème se rencontre très fréquemment, soit lors de la saisie d’une facture, soit lors d’une saisie de règlement avec lettrage de plusieurs factures. Les écarts peuvent être classés en deux grandes familles :

• Les écarts constatés pour équilibrer une pièce comptable : facture, folio, lot d’écritures reçu par la procédure d’interface ;
• Les écarts liés à des règlements partiels, écarts qui seront constatés lors du lettrage du compte.

Pour ces deux types d’écarts, LDCompta vous simplifie le travail en gérant de façon totalement transparente l’incidence comptable de ces écarts. Ainsi, lors de la saisie d’une pièce comptable, le seul équilibre vérifié par LDCompta est celui des montants de la pièce dans la devise d’enregistrement. Une fois cet équilibre vérifié, les équilibres dans la devise de référence sont garantis par LDCompta. Vous n’avez pas à vous soucier de ceux-ci.

De même, lors de la saisie des règlements, dès lors que la facture est intégralement réglée dans la devise d’enregistrement, le compte sera automatiquement soldé par le lettrage dans la devise de référence.

Pour les écritures saisies dans une devise différente de la devise de référence, l’équilibrage de la pièce dans la devise de référence est réalisé par modification de la contre-valeur calculée pour la dernière ligne de la pièce ; ce montant n’est donc pas le produit du montant de la ligne en devise par le cours de la devise, mais est calculé de telle sorte qu’il équilibre la pièce dans la devise de référence.

Pour ce qui est des lettrages entre écritures en devise (par exemple, une facture saisie USD et un ou plusieurs règlements saisis eux-aussi en USD), l’équilibrage du lettrage se fait par passation d’une écriture de différence de change.