Il convient ici de définir le vocabulaire qui est utilisé dans cette application. Pour cela, nous allons décrire un à un les différents éléments mis en jeu lors d'un calcul de bulletin de paie.

Rubriques et Cotisations

Un bulletin de paye est constitué de lignes de bulletins. Toute ligne de bulletin est associée à un élément de paye. Un élément de paye est identifié par un code de 4, 5 ou 6 caractères. On distingue trois types d'éléments de paye :

• Les rubriques sur brut : ce sont l'ensemble des éléments de paye constituant le montant brut du salaire (avant calcul des charges). Par exemple, on trouve dans cette catégorie la base mensuelle, les heures supplémentaires, les absences, les différentes primes
• Les cotisations : ce sont les lignes qui correspondent à toutes les charges venant se greffer sur le montant brut, qu'il s'agisse de charges salariales ou patronales : cotisations de Sécurité Sociale, de Retraite, d'Assurance chômage, de Prévoyance...
• Les rubriques sur net : ce sont les éléments de paye qui vont jouer sur les montants nets (Net imposable, Net à payer), mais qui ne jouent pas sur les montants bruts. On trouve dans cette catégorie les acomptes, les remboursements de prêt...

Dans le progiciel de paye, les rubriques sur brut et les rubriques sur net sont regroupées au sein d'un même fichier, appelé fichier des rubriques. Les cotisations sont elles enregistrées dans un fichier des cotisations. Pour une plus grande clarté, on a associé des plages de n° d'éléments de paye en fonction du type d'élément.

• de 0001 à 5999 : Rubriques sur brut
• de 6000 à 6999 : Cotisations
• de 7000 à 9999 : Rubriques sur net

Remarque : pour des raisons historiques, la plupart des éléments de paye (rubriques ou cotisations) ont toujours un code composé de 4 chiffres, comme on le voit ci-dessus. Mais aujourd'hui, un N° d'élément de paye peut être constitué à volonté de chiffres et de lettres majuscules, jusqu'à 6 caractères. On peut utiliser cette possibilité quand on doit créer de nouvelles rubriques ou cotisations que l'on souhaite insérer dans une plage précise de numéros, par exemple dans la tranche 5800-5899. Le fait de pouvoir passer à 6 caractères donne beaucoup plus de possibilité que les 100 numéros (sur 4 chiffres) compris entre 5800 et 5899.

Important : les N° de rubriques et cotisations ne doivent pas être choisis à la légère. Car l'ordre lexicographique donné par ces N° de rubrique et cotisation correspond précisément à l'ordre de calcul de celles-ci : un bulletin de paye est calculé en une seule passe « descendante », du plus petit au plus grand numéro d'élément de paye. Le résultat de calcul d'une rubrique ou cotisation donnée ne peut donc influer, pour un bulletin donné, que sur les rubriques et cotisations ayant un numéro plus grand.

Profils rubriques et Profils cotisations

Le fichier des rubriques et le fichier des cotisations permettent donc d'enregistrer tous les éléments de paye susceptibles d'être utilisés lors du calcul d'un bulletin de paye. Cependant, pour faciliter le paramétrage de l'application, il est utile de définir des « jeux » de rubriques et de cotisations. Ces jeux correspondent à des sous-ensembles des fichiers rubriques et cotisations. A chaque salarié sera associé un jeu de rubrique donné et un jeu de cotisations donné. Ainsi, seules les rubriques et cotisations appartenant au jeu indiqué pour le salarié seront utilisables pour calculer son bulletin.

Ces jeux de rubriques et cotisations se nomment profils rubriques et profils cotisations.

Un profil rubrique permet donc de faire le lien entre un groupe de salariés d'une part, et un jeu de rubriques d'autre part. De la même façon, un profil cotisation permet de faire le lien entre un groupe de salariés et un jeu de cotisations.

Pour mieux fixer les idées, donnons un exemple : bien souvent, les cotisations d'un salarié Cadre diffèrent de celles d'un salarié non cadre, ou d'un VRP. On aura donc la plupart du temps un profil cotisation dédié à chacune de ces 3 groupes de salariés. Certaines cotisations seront communes, comme les cotisations de Sécurité Sociale : elles seront donc rattachées aux 3 jeux (ou profils) cotisations. D'autres seront propres à un profil : c'est le cas bien souvent des cotisations prévoyance et parfois des cotisations retraite.

Familles rubriques et Familles cotisations

On dispose également de familles de rubriques et de familles de cotisations. Ces notions de famille permettent de classer de façon logique les rubriques et cotisations.

La notion de famille de rubrique n'a aucune incidence sur le calcul de paye proprement dit. C'est surtout un critère « statistique » qui peut être utilisé dans des analyses.

La notion de famille de cotisations n'a elle non plus aucune incidence sur le calcul de paye. Mais elle recoupe la notion d'organisme, (dans la terminologie DSN, on parle d'OPS, pour Organisme de Protection Sociale, ce qui recouvre les URSSAF, la MSA, les caisses de retraite AGIRC-ARRCO, les caisses de prévoyance, les mutuelles et sociétés d'assurance). Le rattachement d'une cotisation à une famille de cotisation présente donc un grande importance.

Éléments variables

Toute ligne de bulletin a pour origine un élément variable. En fait, une ligne de bulletin n'est que le résultat du calcul d'un élément variable. On distingue plusieurs « types » d'éléments variables, qui correspondent peu ou prou à l'origine de ceux-ci :

• Les éléments automatiques. Le mécanisme d’éléments automatiques (rubriques ou cotisations) permet d'éviter la saisie de tout ce qui, dans un bulletin de paye, revient d'un mois sur l'autre. C'est dans les profils rubriques et cotisations que l'on peut indiquer qu'une rubrique ou cotisation doit être automatique pour un groupe de salariés, éventuellement sous certaines conditions (agent présent, départ dans le mois...). Pour les rubriques, on peut citer le cas de la base mensuelle qui vient en automatique pour les salariés mensualisés. La plupart des cotisations sont elles-aussi paramétrées en automatique en fonction de groupes de salariés.
• Les éléments variables saisis. C'est par ce procédé que l'on introduit toutes les données réellement variables d'un mois sur l'autre. Il s'agit par exemple des heures supplémentaires, des absences... Notons que ces éléments peuvent aussi être intégrés dans LDPaye via une interface, dans le cas par exemple où l'on dispose d'un logiciel de gestion des temps en amont de LDPaye capable d'envoyer les heures supplémentaires, les absences, voire même certaines primes ou indemnités.
• Les éléments fixes. Il s'agit d'éléments variables revenant tous les mois, pendant une période donnée. Ils sont saisis comme n'importe quel autre élément variable, mais sont repris d'un mois sur l'autre, jusqu'à ce qu'ils soient explicitement supprimés, alors que les éléments variables « ordinaires » ne sont valables que pour le mois où ils ont été saisis. Ce procédé d'éléments fixes peut être utilisé chaque fois qu'un élément variable doit être créé de façon systématique, mais que le nombre de salariés concernés ne justifie pas la création d'un profil rubrique spécifique pour traiter ce cas.
• Les éléments variables découlant d'un arrêt de travail, dans le cadre de la gestion avancée des arrêts de travail.
• Les éléments variables découlant du remboursement des prêts au personnel.

Un élément variable, comme une ligne de bulletin, est constitué de quatre données essentielles :

• Le n° d'élément de paye sur lequel il s'impute
• Le nombre ou base
• Le taux
• Le montant

En fonction de l'élément de paye, les nombre, taux et montant seront soit saisis, soit calculés, soit récupérés dans des tables spécifiques. Par exemple, pour un élément de paye correspondant à des heures d'absences, le nombre sera saisi, le taux sera lu dans une table (Taux horaire), et le montant sera calculé. En revanche, il se peut que pour une prime, on saisisse directement le montant.

Constantes générales, Constantes salariés, Cumuls

On dispose de trois tables spécifiques pour enregistrer des données qui peuvent ensuite alimenter les nombres, taux et montants des éléments variables :

• Table des constantes générales. Cette table permet d'enregistrer toutes les valeurs qui sont constantes pour l'ensemble des salariés. Par exemple, on enregistre dans cette table le montant du plafond sécurité sociale, ou le pourcentage d'abattement pour le calcul de la CSG. On peut aussi enregistrer des valeurs qui sont propres à une société (et non pas à toutes les sociétés d'un environnement donné) ou même un établissement, ceci via la notion de déclinaison de ces constantes par société et/ou établissement.
• Table des constantes salariés. Cette table permet d'enregistrer les valeurs qui sont constantes dans le temps, mais propres à chaque salarié. C'est le cas par exemple des bases mensuelles, ou du montant de certaines primes.
• Table des cumuls. Cette table permet d'enregistrer certains résultats intermédiaires du calcul de paye. Ces résultats intermédiaires peuvent soit être utilisés pour calculer d'autres éléments variables du même bulletin de paye, soit être repris pour le calcul du bulletin du mois suivant, soit simplement être portés sur certaines éditions. On trouve par exemple les cumuls Brut imposable, Net imposable, Net à payer...

Une autre table, dite table des cumuls de cotisations, est utilisée pour le calcul des différentes cotisations. Elle mémorise, pour chaque salarié et chaque cotisation, les différents cumuls nécessaires au calcul des retenues salariales et patronales (Cumul des bruts, Cumul des planchers, Cumul des plafonds, Cumul des bases...).