LDPaye dispose d’un suivi des périodes d’inactivité, qui avait été conçu essentiellement pour les besoins de la DADS-U, qui attendait le détail de ces périodes dans des structures S46. Depuis, les choses ont un peu changé : la DADS-U a été remplacée par la DSN. Et en DSN, on déclare de manière distincte tout ce qui touche aux arrêts de travail (blocs 60-Arrêt de travail). Ne reste donc à déclarer en tant que « période d'inactivité » (blocs 65-AUtres suspension du contrat de travail) que les autres causes d'inactivité, beaucoup plus rares. Ceci explique que cette gestion des périodes d'inactivité est beaucoup plus rarement utilisée aujourd'hui, même si elle reste indispensable vis à vis de la DSN.

Par ailleurs, sachez que cette gestion des périodes d'inactivité peut aussi être utilisée à d'autres fins que la DSN, notamment pour mieux suivre certaines absences.

Les principes de gestion de ces périodes d'inactivité sont les suivants :

• Pour constituer l’historique des périodes d’inactivité, LDPaye s’appuie sur les éléments variables saisis, en n’extrayant que les éléments variables associés à des rubriques ayant été elles-mêmes associées à un motif d’inactivité ;
• Cette phase de constitution des périodes d’inactivité à partir des éléments variables est réalisée automatiquement à chaque clôture mensuelle
• Vous pouvez consulter et gérer ces périodes d’inactivité. Ainsi, il est possible d’ajouter des périodes d’inactivité à des salariés, pour le cas de longues maladies par exemple, où vous n’établissez plus de bulletin de paye.
• Cet historique des périodes d’inactivité est exploité lors de l’élaboration des DSN, pour constituer les blocs 65-AUtres suspension du contrat de travail. Mais on n'exploite dans ce cas que les périodes d'inactivité ayant un Motif DSN de suspension de contrat.

Paramètres relatifs à ces périodes d’inactivité

Il faut commencer par définir les différents motifs d’inactivité, dans le menu Fichier/Codifications/Motifs d’inactivité. Puis, dans le fichier des rubriques, associez les rubriques concernées à un motif d’inactivité, dans le cadre Inactivité et suspension du contrat de l'onglet Déclaration. De plus, pour les motifs d’inactivité devant être déclarés en DSN en tant que Autre suspension du contrat de travail, il faut également compléter le Motif DSN de suspension du contrat.
Les motifs de suspension du contrat de travail les plus fréquents qui doivent être déclarés en DSN sont :

• 637-Congé pour événement familial
• 507-Chômage intempéries : cas du BTP
• 200 - COP (congés payés). Attention : à ne déclarer que pour les salariés relevant d'une caisse professionnelle des congés payés
• 602-Chômage sans rupture de contrat pour l'activité partielle
• 112-114-116 pour les périodes d'invalidité.

Gestion des périodes d’inactivité

Pour gérer les périodes d’inactivité, utilisez l’option Gestion/Périodes d’inactivité.

L'accès aux périodes d’inactivité peut se faire soit par salarié, soit par motif d’inactivité. Il suffit de sélectionner l’onglet adéquat en partie haute de la fenêtre. Le système vous propose, selon l’onglet sélectionné, soit une liste des salariés, soit une liste des motifs. En utilisant le bouton Modifier (ou par un double-clic dans la table), vous accéder ainsi soit à un écran de gestion de toutes les périodes d’inactivité d’un salarié, soit à un écran de gestion de toutes les périodes pour un motif d’inactivité. Dans ces fenêtres, on peut limiter l’affichage à une période donnée, sachant que par défaut, le système n’affiche que les périodes d’inactivité de l’exercice de paye courant.

Pour chaque période, on dispose des données suivantes :

• N° matricule du salarié
• Motif d’inactivité
• Motif DADS-U d’inactivité. Ce code motif est facultatif. Si vous ne le renseignez pas, cette période ne sera pas déclarée dans la DADS-U.
  Rappel : la DADS-U ayant disparu, remplacée par la DSN, ce motif n'a plus d'intérêt aujourd'hui.
• Motif DSN de suspension du contrat. Ce code motif est facultatif. Si vous ne le renseignez pas, cette période ne sera pas déclarée en DSN.
• Période d'inactivité : Date début et Date de fin
• Mois de déclaration en DSN : lorsque la période d'inactivité est créée, lors d'une clôture mensuelle, LDPaye inscrit dans ce champ le mois de paye clôturé si la période d'inactivité est antérieure à celui-ci (par exemple, sur le mois de paye de Mai 2022, saisie d'une période d'inactivité du mois d'avril). Ainsi, cette période d'inactivité sera reprise sur la DSN de mai (s'il y a un motif DSN de suspension du contrat bien entendu), même si la période d'inactivité n'a aucun jour en commun avec le mois principal déclaré de cette DSN de mai.
• Durée de l'absence, en heures et/ou en jours
• Qualifiant unité (BTP) : ce code qualifiant était utilisé pour déclarer la période d'inactivité en DADS-U. Il ne l'est plus aujourd'hui.
• Rubrique d’origine : c'est le N° de la rubrique d’absence à l’origine de la période d’inactivité.
• Mois de paye origine : c'est le mois de paye au titre duquel cette période d'inactivité a été créée (lors de la clôture mensuelle de celui-ci en règle générale).

De plus, un ensemble de zones facultatives, dans le cadre du bas intitulé Suivi des absences maladie, permettait de suivre plus en détail les absences maladie. Cela est devenu totalement superflu aujourd'hui, la gestion des arrêts de travail ayant pris le pas sur cette gestion des périodes d'inactivité pour tout ce qui touche aux absences maladie.

Réinitialisation des périodes d’inactivité

Au bas de la fenêtre de gestion des périodes d’inactivité, vous disposez d’un bouton Réinitialiser. Ce bouton permet d’extraire, pour une période donnée, toutes les périodes d’inactivité en se basant sur les éléments variables. En fait, le système refait ce qu’il est censé faire à chaque clôture mensuelle.

Ce bouton est à utiliser si vous démarrez ce suivi des périodes d’inactivité en cours d’exercice. Vous avez ainsi la possibilité de récupérer les périodes d’inactivité sur les mois antérieurs, une fois le paramétrage des motifs et rubriques réalisé.

Attention : cette option de réinitialisation commence par effacer, sur la période considérée, toutes les périodes d’inactivité déjà présentes (en tenant compte de la sélection éventuelle du salarié et/ou du motif d'inactivité faites dans la fenêtre de lancement de cette réinitialisation), à l’exception de celles qui avaient été ajoutées manuellement. Ces dernières sont reconnaissables au fait que la zone Mois de paye origine n’est pas renseignée, alors qu’elle l’est si la période a été générée par le système d’après un élément variable.

Impression des périodes d’inactivité

Pour imprimer les périodes d’inactivité, utilisez l’option Gestion/Imprimer/Périodes d’inactivité ou le bouton Imprimer (en bas à gauche) de la fenêtre principale de gestion des périodes d'inactivité. On dispose des critères de sélection suivants :

• Période : toute période d'inactivité ayant au moins un jour en commun avec la période indiquée ici sera listée
• N° matricule : pour ne lister que les périodes d'un salarié. Par défaut, on traite tous les salariés.
• Motif. La première liste déroulante permet de filtrer sur le fait que les périodes d'inactivité concernent la DADS-U (aujourd'hui sans intérêt) ou la DSN (celles qui déclenchent un bloc 65-Autre suspension du contrat de travail). Si vous conservez la valeur par défaut selon détail ci-dessous, 3 autres critères de sélection sont possibles :
• Motif d'inactivité : on peut alors sélectionner un ou plusieurs motifs d'inactivité, en cliquant sur le bouton Tous les motifs d'inactivité (le libellé du bouton est ajusté si on opère une sélection ici).
• Motif DADS-U : permet de sélectionner un motif DADS-U (sans intérêt aujourd'hui).
• Motif DSN de suspension du contrat de travail : permet de sélectionner un motif DSN.

On peut également choisir le critère de tri de la liste : par N° matricule salarié et date ou par motif d'inactivité, N° matricule salarié et date.