Remarques préliminaires

Il n’est pas question de présenter ici de manière exhaustive ce qu’est la Déclaration Sociale Nominative. On se référera pour cela à la base de connaissance Net-Entreprises, où l'on trouve une documentation abondante sur ce sujet.

C'est sur ce site que vous trouverez le cahier technique de la norme NEODeS utilisée par ces DSN, cahier technique en constante évolution (à minima une version par an, voire davantage). A ce cahier technique s'ajoute un journal de maintenance de la norme, qui décrit les évolutions apportées au cahier technique entre deux versions de la norme.

Enfin, en sus de ces documents de référence, il existe de très nombreuses « fiches consignes » ciblant un sujet en particulier, fiches-consignes qui évoluent elles-aussi au fil du temps pour suivre l'évolution de la législation.

Si vous n'êtes pas encore familier de la DSN, nous conseillons de commencer par lire le Guide d'utilisation de la DSN. Cette lecture est vivement souhaitable pour une bonne compréhension de tout ce qui évoqué dans la suite de ce chapitre.

Le GIP-MDS a aussi publié en novembre 2022 une Description fonctionnelle des données de la DSN assez intéressante.

Introduction à la DSN

La DSN est basée sur une transmission mensuelle des données individuelles des salariés, automatisée par le logiciel de paie, à l’issue de la paie. Ces données sont transmises à un point d’accueil unique chargé de répartir les données vers les destinataires concernés, en ne demandant aux entreprises aucune autre déclaration fondée sur les données sociales.

Cette déclaration est à transmettre mensuellement le 5 ou le 15 du mois suivant celui auquel la DSN se rapporte.

Des signalements d’événements (fin de contrat de travail, arrêt de travail, reprise après arrêt) sont à adresser dans un délai de 5 jours à compter de leur connaissance par l’employeur, en sus des transmissions mensuelles.

La DSN a été conçue comme étant est la dernière étape du traitement de la paie, ce qui conduit à ce que :

• La DSN soit produite chaque mois en sortie « directe » du logiciel de paie,
• Les erreurs identifiées au-delà de la date limite d’envoi devront être rectifiées dans la DSN de l’un des mois suivants, comme cela se fait en paie.

La DSN est réalisée mois par mois, par établissement d’affectation. Il existe une possibilité de fractionnement : c'est la possibilité d'émettre deux DSN pour un même établissement, les deux DSN se complétant l'une l'autre (salariés différents). Cela n'est mise en œuvre que très rarement, par les établissements où la paie est réalisée via différents logiciels.

La DSN est transmise en EDI, sous la forme d’un fichier « texte à plat » (pouvant être ouvert avec le bloc-notes Windows par exemple), une ligne par « rubrique ». Le fichier est transmis soit par « upload » sur le portail Net-Entreprises ou le portail MSA pour les entreprises du monde agricole, soit en mode « machine to machine » via ce que l'on appelle l'API-DSN, qui est mis en œuvre par LDPaye.

Tous les contrôles sont réalisés par la plateforme de réception : contrôle de « syntaxe », contrôles « métier »… Il existe aussi un outil d'autocontrôle nommé DSN-VAL mis à disposition par le GIP-MDS. Cet outil est intégré dans LDPaye : ainsi, dès lors que cet outil a été installé sur le poste de travail où la déclaration est préparée (ce que l'on peut faire très simplement depuis LDPaye), le contrôle de validité du fichier via DSN-VAL est réalisé immédiatement après la création du fichier.

Natures de DSN

On peut distinguer :

• La DSN mensuelle, transmise une fois par mois, pour chaque établissement, avant le 5 ou le 15 du mois qui suit
• Les DSN événementielles, avec 3 types d’événements gérés :
• Les arrêts de travail, à transmettre dans les 5 jours qui suivent la prise de connaissance de l'événement par l'employeur, sauf si subrogation (on peut alors attendre la fin du mois, juste avant la DSN mensuelle)
• Reprise après arrêt de travail, à transmettre dans les 5 jours qui suivent la reprise, mais seulement dans le cas d'une reprise anticipée. Si la reprise se fait à la date prévue dans l'arrêt initial ou dans la prolongation de cet arrêt, il n'est pas nécessaire de transmettre cette information.
• Fin de contrat, à transmettre dans les 5 jours là-aussi.

A savoir :

• Une DSN mensuelle inclue (au sein même de la déclaration) les événements du mois, sous une forme simplifiée (moins de données transmises).
• Une DSN arrêt de travail ne comprend aucun élément de salaire, seulement l'arrêt lui-même, contrairement à l’attestation de salaire pour le versement des IJSS quand on la complète sur le site Net-Entreprises. Ces données de salaire relatives aux mois précédant le mois de l’arrêt, nécessaires au calcul des IJSS, seront récupérées par la CNAM dans un référentiel de données ayant été mis à jour au travers des DSN mensuelles antérieures.
  Si on transmet une DSN pour un arrêt de travail survenu en tout début de mois, alors que la DSN mensuelle du mois précédent cet arrêt n'a pas encore été transmise, l'arrêt de travail est mis de côté par la CNAM, en attendant de recevoir la DSN mensuelle manquante. Ce n'est qu'à réception de cette DSN mensuelle que la CNAM pourra calculer l'indemnisation de l'arrêt.
• Une DSN Fin de contrat (FCTU) ne comprend que les éléments de salaire du mois du départ et du mois précédent le mois de départ, mais pas ceux des mois antérieurs, contrairement à ce qui se faisait dans les attestations transmises auparavant en norme DNAC-AE où l'on redonnait l'historique des 12 derniers mois précédent le départ.
  A savoir : si un bulletin est calculé après la sortie du salarié, dans la DSN Fin de contrat unique (FCTU), le mois M de référence n'est pas le mois de la sortie, mais le mois pour lequel on trouve le dernier bulletin rattaché à la situation du salarié correspondant à la sortie. De ce fait, on trouvera dans cette DSN FCTU les bulletins de ce mois M de référence, et les bulletins du mois précédent (M-1) s'il y en a. Mais pas forcément le bulletin du mois de sortie, si un bulletin a été calculé plus d'un mois après la sortie.
  Exemple : un salarié sort le 15/06. On effectue une DSN FCTU : elle comprend les bulletins des mois de mai et juin. En septembre, on établit un bulletin supplémentaire pour payer une indemnité ayant été oubliée en juin. On doit alors refaire une DSN FCTU, qui comprendra dans ce cas seulement le bulletin de septembre (pas de bulletin en août). Lorsque Pole Emploi va recevoir cette DSN fin septembre ou début octobre, il sera en mesure de reconstituer l'historique complet des salaires, car à ce moment-là, il a connaissance des informations transmises dans les DSN mensuelles de mai et juin.

Types de DSN

En sus des natures de déclaration, il existe des « types » de déclaration. On en compte 5 à ce jour :

• 01-Déclaration normale, possible pour toutes les natures de déclaration
• 02-Déclaration normale sans individu, pour une DSN mensuelle seulement, pour les établissements sans aucun salarié dans le mois
• 03-Déclaration annule et remplace intégral. Elle n’est à utiliser, dans le cas d’une déclaration mensuelle, que si on découvre une erreur « massive », concernant un grand nombre de salariés. Dans les autres cas, il est préférable de corriger sur la paye du mois suivant. Attention : une déclaration mensuelle « annule et remplace » n’est possible qu’avant la date d'exigibilité habituelle.
• 04-Déclaration annule, pour une DSN événementielle de fin de contrat seulement.
• 05-Annule et remplace sans individu, pour une DSN mensuelle seulement.

De plus, il est possible d'envoyer une déclaration en mode « test ».

Composition du message DSN

Le « message » DSN est une suite de « blocs » organisés de façon hiérarchique, chaque bloc comportant un ensemble de « rubriques ». Ce sont ces rubriques qui portent les valeurs élémentaires déclarées.

De nombreux blocs sont répétés un grand nombre de fois, la plupart du temps sous la forme (Type, Valeur). C'est le cas des blocs 51-Rémunération, où l'on déclare différentes types de rémunération (001-Rémunération brute non plafonnée, 002-Salaire brut soumis à contributions d'Assurance chômage, 003-Salaire rétabli reconstitué, 010-Salaire de base...), des blocs 52-Prime, Gratification et Indemnité (avec là un très grand nombre de types possibles, notamment pour distinguer les différentes indemnités de fin de contrat), mais aussi des blocs 78-Base assujettie, 79-Composant de base assujettie et 81-Cotisation individuelle.

Toutes les rubriques DSN ont un identifiant qui est de la forme Sxx.Gyy.BB.nnn, BB étant le N° du bloc, nnn le N° de la rubrique au sein du bloc. Les caractères Sxx.Gyy qui préfixent ces codes rubriques ne sont guère significatifs ; aux dires du GIP-MDS, ils avaient été conservés pour faciliter la transition depuis la norme précédente N4DS, mais devaient disparaître à terme (ce qui n'est toujours pas le cas en norme P22V01). Comme seuls les N° de blocs et de rubriques sont réellement utiles pour identifier parfaitement une rubrique, dans LDPaye, nous n'avons conservés que cette partie-là.

Exemples de blocs les plus courants (avec l'indentation qui représente la hiérarchie de ces blocs)

00-Envoi

01-Émetteur

02-Contact émetteur

05-Déclaration

06-Entreprise

11-Établissement

30-Individu

40-Contrat

50-Versement

51-Rémunération

52-Prime, gratification et indemnité

78-Base assujettie

79-Composant de base assujettie

81-Cotisation individuelle

Pour connaitre la composition exacte d'un message DSN, en termes de blocs imbriqués, et cela en fonction de la nature de la DSN, reportez-vous au cahier technique de la DSN au chapitre 8. Arborescences. Toujours dans ce cahier technique, vous pouvez trouver la liste des rubriques composant chaque blocs, avec une description de chacune de ces rubriques.

Une autre façon de se familiariser avec la composition du message DSN est d'observer une DSN déjà créée dans LDPaye : en partie gauche, on trouve l'arborescence des blocs composant la DSN et quand on clique sur l'un de ces blocs s'affiche en partie droite la liste des rubriques composant le bloc, avec les valeurs lorsqu'il y en a.

Au final, une déclaration est transmise sous la forme d’un fichier « texte », ou chaque ligne correspond à une rubrique, ces lignes ayant toujours la même forme :

<Code rubrique>, '<Valeur rubrique>'

Exemple :        S21.G00.60.002,'15102013'

L'ordre de ces lignes est celui défini dans le cahier technique, en respectant l'ordre des blocs et l'ordre des rubriques au sein de chaque bloc. Mais l'ordre des blocs dans la déclaration n'est pas toujours l'ordre lexicographique des N° de bloc.

Exemple : le bloc 53-Activité, qui est « fils » du bloc 51-Rémunération, apparait dans une déclaration avant le bloc 52-Prime, Gratification et Indemnité.

Et il en est de même pour l'ordre des rubriques au sein du bloc : il est parfois différent de l'ordre lexicographique des N° de rubriques.

Remarque : dans ce fichier final, la hiérarchie des blocs ne transparaît pas : elle est reconstituée à l'arrivée via les N° des blocs et l'ordre dans lequel ces blocs sont transmis. C'est pourquoi il est assez difficile d'analyser le contenu de ce fichier.

Données identifiantes des blocs

Certains blocs comportent une donnée « identifiante », qui doit être renseignée avec grand soin :

• 06-Entreprise : SIREN
• 11-Établissement : NIC (5 chiffres de droite du SIRET)
• 30-Individu (salarié) : N° INSEE ou Numéro technique temporaire (NTT) à défaut, Nom de famille, Prénoms, Date de naissance, Lieu de naissance
• 40-Contrat : Date de début du contrat (correspondant à la date d'entrée dans LDPaye), N° de contrat (qui est facultatif dans LDPaye).
  A défaut, LDPaye transmet en DSN, en tant que N° de contrat, le N° matricule du salarié suivi de la date d'entrée, sous la forme NNNN-AAAAMMJJ. Il faut donc renseigner soigneusement cette date d'entrée lors de l’embauche d’un salarié. Et si on doit corriger une date d’entrée après coup, il faut la corriger sur l’ensemble des situations correspondant au contrat, pour conserver la cohérence des données transmises en DSN.

Une déclaration orientée « Contrat »

Auparavant, en DADS-U qui était une déclaration annuelle, on déclarait des « périodes d’activité », chaque période correspondant à une « situation » salariale et professionnelle données, ces situations étant gérées « nativement » dans LDPaye. Toutes les données de rémunération étaient ensuite rattachées à une période d’activité.

En DSN, l’architecture est un peu différente, du fait que la déclaration est désormais mensuelle et non plus annuelle. Chaque mois, et pour chaque salarié, on transmet un bloc 40-Contrat, qui récapitule les informations du contrat (contrat étant à prendre ici au sens large : il peut s’agir d’une simple convention de stage ou d’un mandat social) telles qu’elles se présentent au dernier jour du mois déclaré. S’il y a eu plusieurs contrats (successifs, car LDPaye ne permet d’avoir 2 contrats simultanés pour un même salarié) dans le mois, il y aura un bloc 40-Contrat pour chacun d’entre eux.

Les données de rémunération transmises en DSN sont quant à elles rattachées à un contrat. La notion de « période d’activité » de la DADS-U a disparu en DSN.

En complément de ce bloc 40-Contrat, on utilise des blocs 41-Changement contrat pour signaler les éventuelles modifications apportées au contrat de travail d'un mois sur l'autre ou en cours de mois.

Déclaration des changements

Les changements et corrections intervenant au sein d’une fiche Salarié sont déclarés via des blocs spécifiques « Changement » : blocs 31-Changement Individu faisant suite à un bloc 30-Individu et blocs 41-Changements Contrat suite à un bloc 40-Contrat. Chaque bloc « Changement » porte une date, la date à laquelle le changement intervient, et ne comporte que les rubriques correspondant aux valeurs modifiées à cette date.
A savoir : ce sont les valeurs avant la date de changement qui sont inscrites dans le bloc. Les nouvelles valeurs étant portées dans le bloc 30-Individu ou 40-Contrat.

Notez que plusieurs blocs « changement » peuvent se succéder pour un même salarié ou un même contrat, et que les dates de ces changements peuvent être antérieures à la période déclarée dans une DSN mensuelle, soit parce qu’on a pris connaissance trop tardivement d’un changement pour pouvoir le déclarer dans la DSN du mois du changement, soit parce qu’il s’agit d’une correction.

LDPaye prend en charge automatiquement ces blocs « changement » lors de la création des DSN. Et il ne se contente pas de signaler les changements intervenus entre deux déclarations mensuelles successives. Le système fait en sorte de transmettre sous forme de bloc 41-Changement contrat toute modification intervenue sur l’une des zones attendues dans ce bloc, modification qui n’aurait pas encore été transmise dans une DSN mensuelle antérieure. Il tient à jour pour cela, en parallèle de l’historique des contrats qui est enregistré via les différentes situations des salariés, un historique des données « Contrat » transmises chaque mois en DSN.

Notion de période

En DSN, la quasi-totalité des éléments déclarés le sont relativement à une période. Et l’on distingue plusieurs notions de période :

• La période de paie : c’est le mois déclaré dans une DSN mensuelle, que l'on trouve en rubrique 005 du bloc 05-Déclaration
• La période élémentaire de paie : dans LDPaye, cela correspond à un bulletin de paye. Dans la plupart des cas, cette période élémentaire se confond donc avec la période paie, un salarié ayant un seul bulletin couvrant tout le mois de paye déclaré. Mais elle peut différer, par exemple en cas d'entrée-sortie dans le mois, ou lorsqu'on déclare sur le mois M+1 un bulletin du mois M établi en retard et non transmis dans la DSN du mois M.
• La période de rattachement : cela concerne essentiellement les primes (celles qui ne sont pas de périodicité mensuelle), les rappels de salaire, mais aussi certains types de rémunérations (blocs 51-Rémunération) lorsqu’ils sont rattachés à une période antérieure : heures supplémentaires ou complémentaires…

En plus de tout cela, la DSN comporte des blocs 53 pour suivre « l’activité » du salarié, par période, avec une décomposition en :

• 01-Travail rémunéré
• 02-Durée d'absence non rémunérée