Clôture des bulletins par société ou pour un groupe de salariés

Il existait jusqu'ici deux méthodes pour clore un bulletin de paie :

• La clôture dite « mensuelle » qui doit obligatoirement être lancée une fois tous les calculs de paye achevés sur un mois donné. Elle a pour effet de clore tous les bulletins du mois non déjà clos, et elle fait basculer le mois de paye ouvert sur le mois suivant.
• La clôture dite « individuelle » qui, elle, permet de clore un bulletin et un seul. Avec en sus 2 options de clôture, selon que l'on veut établir un second bulletin pour le salarié en question, toujours sur le même mois de paye, ou que l'on veut établir un premier bulletin sur le mois suivant sans attendre la clôture mensuelle. Cette clôture individuelle est accessible depuis l'écran Plus d'options, par le bouton Clore.

En version 10, on dispose de nouvelles options.

Tout d'abord, dans la fenêtre de clôture mensuelle, une nouvelle case à cocher Clore uniquement les bulletins de la société courante est proposée. En cochant cette case, le traitement de clôture ne s'applique qu'à la société courante, et non à toutes les sociétés de l'environnement comme c'est le cas habituellement. On peut ainsi commencer les traitements de paye sur la société clôturée par ce biais, même si les autres sociétés ne l'ont pas encore été.

Tout se passe comme si on avait effectué la clôture individuelle pour tous les salariés de la société avec l'option « Je veux établir un premier bulletin sur le mois de paye suivant ». Il faut toutefois prendre garde à deux choses :

• Le mois de paye courant n'est pas impacté par ce type de clôture.
• Si on doit apporter des modifications au plan de paye entre le mois M ainsi clôturé et le mois suivant M+1 sur lequel on veut commencer à calculer des bulletins (changement de taux de cotisation par exemple), il faut être très prudent. Car toute modification de taux sera prise en compte sur le mois M et non pas seulement sur le mois M+1, et risque donc d'impacter les calculs de bulletins effectués dans les autres sociétés.

En tout état de cause, il faudra très certainement forcer la mise à jour de l'historique du plan de paye sur le mois M avant de modifier quoi que ce soit dans celui-là au titre du mois M+1. Cela      peut se faire dans la fenêtre de gestion de l'historique du plan de paye (menu Plan de paye/Historique des valeurs du plan de paye) par le bouton Créer l'historique.

• La clôture mensuelle « classique », c'est à dire sans cocher cette option Clore uniquement les bulletins de la société courante devra être lancée tôt ou tard. Elle reste indispensable, ne serait-ce que pour faire basculer le mois de paye ouvert sur le mois suivant.

En parallèle, une nouvelle option permet de lancer le traitement de clôture individuelle « en masse », c'est à dire sur un ensemble de salariés. Pour cela, on commencera par sélectionner les salariés concernés dans la fenêtre de calcul des bulletins, au travers des différents critères de sélection proposés par cette fenêtre (voir notamment le bouton Autres sélections en haut à droite de la fenêtre). Puis on cliquera sur le bouton Tout calculer en tenant la touche Control enfoncée. Une fenêtre de clôture individuelle est alors présentée où l'on peut choisir l'étendue de la clôture (le salarié courant, tous les salariés de la sélection courante, tous les salariés de la société) et l'option de clôture (pour établir un bulletin supplémentaire sur le même mois ou pour établir un premier bulletin sur le mois suivant).

Notez que si l'on sélectionne les options Tous les salariés de la société et Pour établir un premier bulletin sur le mois suivant, le traitement est équivalent à ce qui peut être fait par la fenêtre de clôture mensuelle en cochant l'option Clore uniquement les bulletins de la société courante.

Cette nouvelle méthode de clôture peut s'avérer très utile quand on est amené à établir 2 bulletins dans le mois pour toute une population de salariés.

Remarque : le bouton Tout calculer présent dans la fenêtre de calcul des bulletins a ainsi désormais trois fonctions distinctes :

• Tout calculer, avec ouverture d'une fenêtre pour choisir l'étendue du calcul ou recalcul (Le salarié courant, tous les salariés de la sélection courante, tous les salariés de la société) et les options de traitement pour les bulletins déjà calculés.
• Tout supprimer, pour effacer un ou plusieurs bulletins calculés antérieurement. Pour déclencher ce traitement, il faut tenir la touche Majuscule enfoncée au moment du clic sur ce bouton. Là-aussi, une fenêtre s'ouvre pour choisir l'étendue du traitement.
• Tout clore, pour lancer le traitement de clôture sur un ensemble de bulletins, comme expliqué ci-dessus, en tenant la touche Control enfoncée lors du clic sur le bouton.