4.3 Plan comptable

Cette procédure permet de gérer le plan comptable général : comptes généraux et comptes collectifs.

Les comptes auxiliaires clients et fournisseurs sont gérés dans des procédures distinctes Clients et fournisseurs, de même que les comptes Autres auxiliaires.

Vous pouvez également définir dans ce plan comptable les niveaux de totalisations que vous souhaitez voir apparaître sur la balance générale et sur le grand-livre général, niveaux de totalisations qui peuvent se faire par classe de comptes à 1, 2 ou 3 chiffres.

Cette procédure est accessible par l’option de menu Fichier/Plan comptable. Lorsque la procédure est lancée, vous accédez à une fenêtre présentant la liste de des comptes du plan comptable. En plus des traditionnels boutons Créer, Modifier, Supprimer, Imprimer, vous disposez des boutons suivants :

• Consulter : Permet d'accéder à la consultation du compte courant (celui sélectionné dans la liste).
• Révisions : Ouvre la fenêtre où l'on marque quels sont les comptes révisés, et à quelle date. Voir chapitre 12.4  Révision des comptes.
• Autorisations : Ouvre la fenêtre permettant de gérer les autorisations pour les consultations de comptes. Le fonctionnement de ces autorisations est détaillé en page suivante.

Les champs disponibles en création ou modification d'un compte général sont les suivants :

Onglet Compte

• N° de compte. Indiquez le n° du compte, ou le niveau de totalisation à faire apparaître sur la balance générale, le grand-livre général, les balances budgétaires ou encore les balances et grands-livres analytiques.
  Un N° de compte doit toujours être constitué de 6 caractères minimum. Un niveau de totalisation peut être défini sur des classes de comptes à 1, 2 ou 3 chiffres. Par exemple, pour obtenir un sous-total des comptes 607, indiquez les 3 chiffres 607 calés à gauche dans la zone N° de compte.
  Remarque : on peut aussi définir des niveaux de totalisation pour des classes de comptes à 4 ou 5 chiffres, mais ces niveaux ne seront traités que sur la balance générale.
• Libellé. Saisissez le libellé du compte comptable, ou le libellé associé au niveau de totalisation le cas échéant.
• Centralisation sur grand-livre. Activez cette option si ce compte doit être centralisé lors de l'édition du grand-livre. La notion de centralisation sur les grands-livres est présentée ici. Si le compte doit être défini en tant que compte collectif, vous devez également activer cette option.
• Compte lettrable. Activez cette option si vous voulez pouvoir lettrer le compte. Attention : un compte défini comme lettrable sera repris en détail sur le journal des à nouveaux, ligne par ligne, lors d’une clôture annuelle d’exercice, pour chaque écriture non lettrée à la date de clôture.
• Compte pointable. Activez cette option si vous voulez pouvoir rapprocher le compte c’est à dire utiliser la procédure de rapprochement bancaire sur ce compte. Attention : un compte défini comme pointable sera repris en détail sur le journal des à nouveaux, ligne par ligne, lors d’une clôture annuelle d’exercice, pour chaque écriture non rapprochée à la date de clôture.
• Code devise. Cette zone n’est présentée que si le module Devises a été activé dans la Fiche société. Indiquez le code devise utilisé habituellement pour ce compte, s’il est différent de la devise de référence. Ainsi, lors d’une saisie d’écritures sur ce compte, à défaut d’autre indication, l’écriture sera proposée avec ce code devise. De plus, dans la procédure d’interrogation d’un compte, si l’on choisit le mode d’affichage Automatique, tout compte pour lequel une devise a été spécifiée ici sera présenté en priorité dans la vue Affichage en devise.
• Période de validité. Permet de bloquer toute utilisation d’un compte en dehors de cette période. Cela facilite les évolutions du plan comptable. En effet, en cours d'exercice, on ne peut supprimer un compte s'il contient des écritures. Et tant qu’un compte n’est pas supprimé, il reste « mouvementable ». En inscrivant une date de fin d’utilisation d’un compte, on peut interdire tout mouvement sur ce compte au-delà de cette date. Après clôture annuelle, et si le compte est soldé à la date de la clôture annuelle effectuée, il ne restera aucune écriture dans le compte, et on pourra donc le supprimer.
  Complément d’information : ce contrôle de la période de validité ne s’applique que dans les procédures de saisie où l’on choisit explicitement le compte : saisie par pièce, saisie au kilomètre folio (mais au moment de la saisie, pas de la validation), modification de pièce, règlement client, acceptation de traite (pour lettrage uniquement), règlement manuel fournisseur, OD analytique, créances douteuses, OD différences de change, extourne de pièce. Ce contrôle s’applique aussi sur les comptes utilisés pour comptabiliser les OD de différence de règlement ou de lettrage. En revanche, lorsqu’il y a comptabilisation implicite dans un compte « caché », on n’effectue pas ce contrôle : comptes de banque, comptes de portefeuille, comptes transitoires dans les différentes saisies de règlements clients et fournisseurs, différences d’arrondis sur pièce ou lettrage ou différences de change comptabilisées en automatique, Abonnements, Provisions pour pertes de change. De même, lors de la clôture annuelle, si on ne veut pas retrouver une écriture de report au premier jour du nouvel exercice sur un compte que l’on a bloqué à la fin de l’exercice, il faudra au préalable avoir soldé le compte (éventuellement dans chaque devise s’il existe des soldes dans plusieurs devises).
• Ventilation analytique par défaut. Ces zones ne sont présentées que si le module Comptabilité analytique a été activé dans la Fiche société, et si le compte comptable courant supporte une ventilation analytique (voir Définition des classes de compte gérées en analytique ). Indiquez pour chaque axe analytique (il peut y en avoir de 1 à 3, par exemple, Section, Affaire, Destination) le code qui sera, à défaut d’autre indication, pour ventiler une écriture comptable mouvementant ce compte général. Le code peut aussi être celui d'une table de ventilation ayant été préalablement définie pour l'axe analytique concerné.

Utilisation de caractères joker

Dans ces codes analytiques donnant la ventilation par défaut, on peut utiliser le caractère % qui fait office de joker. Lors de l'utilisation en saisie de ces valeurs par défaut (saisie par pièce, saisie au kilomètre, saisie par folio, modification de pièce), si le code analytique ramené par défaut du plan comptable (ou du canevas) comporte un ou plusieurs caractères %, seuls ceux-ci seront présélectionnés (en bleu). Ainsi, on peut frapper directement la valeur de remplacement pour ces caractères joker, le reste de la valeur par défaut qui était préaffichée n'étant pas impactée.
Attention toutefois : les codes analytiques définis dans le plan comptable comportant un ou plusieurs caractères joker sont ignorés dans les traitements entièrement automatiques. En effet, ces jokers doivent impérativement être traités en saisie, de façon à obtenir un code analytique existant réellement. C'est le cas des traitements suivants :

- Génération des écritures d'abonnement

- Comptabilisation des OD automatique de différence de lettrage

- Comptabilisation des OD automatique de différence de change

- Interface standard (lorsque le code analytique n'est pas renseigné dans le fichier d'interface, et que l'on a demandé à compléter les codes manquants à partir du plan comptable).

En conséquence, il est déconseillé d'utiliser des caractères joker pour définir un code analytique par défaut sur les comptes utilisés pour les abonnements, les OD de différence de lettrage (comptes définis dans la Fiche Société, onglet Lettrage) ou de change (Fiche Société, activation du module Devise).

• Observations. Vous disposez là d'une zone de texte « riche » (barre de mise en forme pour mettre du texte en gras, italique, souligné, en couleur...) pour indiquer toute information qui peut s'avérer pertinente pour la gestion de ce compte. Cette observation peut dans certains cas être rappelée en consultation du compte ou même à chaque saisie d'écriture mouvementant ce compte. Cela est décrit ici au chapitre 3.6  Observations sur les comptes.
• GED. Vous disposez, en bas à droite de la fenêtre, du bouton GED permettant d'accéder aux documents placés dans la GED et liés à ce compte (clic sur le bouton), ou d'ajouter un document dans la GED pour ce compte via un clic droit sur ce bouton. Le module GED est décrit en détail au chapitre 3.9  Gestion électronique des documents (GED).

Onglet Abonnement ou Abon./C.C.A.

Abonnement

Le module de gestion des abonnements est décrit au chapitre 12.2  Abonnements.

Pour déclarer un compte « abonné », renseignez les champs de ce deuxième onglet :

• Type d’abonnement. Choisissez l’une des options possibles, Aucun pour abandonner l’abonnement d’un compte, Abonnement de charge ou Abonnement de produit pour déclarer le compte en tant que compte abonné. Si la valeur choisie ici est autre que Aucun, vous avez accès aux zones décrites ci-après.
• Compte de contrepartie. Indiquez le N° du compte qui sera mouvementé en contrepartie lors de la passation en automatique de l’écriture d’abonnement dans ce compte. Il s’agit en général d'un compte de la classe 488. Le N° de compte indiqué ici doit être conforme aux classes de compte indiquées dans la Fiche société sur l’onglet Gestion.
• Mode simplifié. Si coché, permet d'accéder au mode historique de la gestion des abonnements. Sinon, c'est le mode avancé qui est utilisé.
• Montant mensuel abonné. Si vous avez coché le mode simplifié, indiquez mois par mois le montant souhaité pour l’abonnement, exprimé dans la devise de référence. Vous pouvez également définir un montant annuel en activant l’option Saisie Montant annuel. Saisissez alors le montant annuel ; lors de la sortie du champ, le montant annuel est réparti au douzième de janvier à décembre.

Charges constatées d'avance.

Le module de gestion des charges constatées d'avance est décrit au chapitre 12.9  Charges constatées d'avance. Pour déclarer un compte géré en CCA, renseignez les champs de ce deuxième onglet :

• Gérer en charge constatée d'avance. Cette case à cocher permet d'activer la fonctionnalité CCA.
• Compte de contrepartie. Renseignez le compte à mouvementer en contrepartie. Il s'agit en règle générale du compte 486000 et il doit être lettrable.
• Nb d'occurrences. Indiquez le nombre de mois par défaut pour la répartition des charges constatées d'avance.

Onglet Divers

• Regroupement budgétaire. Cette notion de « poste budgétaire » permet de regrouper certains comptes, essentiellement en classe 6 et 7, pour faciliter l’approche budgétaire. Ainsi, en saisie des budgets, plutôt que d’avoir à saisir par compte général, on pourra saisir par poste budgétaire, ce qui peut accélérer grandement cette saisie. Par défaut, tout compte comptable pour lequel on n’a rien indiqué à l'invite Poste budgétaire est de facto un poste budgétaire. On peut lui associer un Libellé de poste budgétaire, différent du libellé du compte lui-même, le poste budgétaire ayant vocation à regrouper plusieurs comptes. Au contraire, pour les comptes que l’on souhaite « regrouper » sur un autre poste budgétaire, il faut renseigner le champ Poste budgétaire dans la fiche du compte, ce poste budgétaire renvoyant alors sur un autre compte du plan comptable ayant été défini comme Poste budgétaire (c'est à dire n'ayant pas de valeur portée à l'invite Poste budgétaire).
  Les budgets peuvent ensuite être saisis compte par compte, comme auparavant, ou seulement par poste budgétaire. On a totale liberté pour cela : un poste budgétaire n’étant qu’un « super compte », on peut très bien, au sein d’un même tableau budgétaire, saisir certains éléments par poste budgétaire seulement (là où les sommes sont faibles et donc pas pertinentes) et d’autres en détail par compte général. Ensuite, quand on doit effectuer des comparatifs entre des budgets et un « réalisé », que ce soit sous forme de balance budgétaire ou de compte de résultat, on pourra choisir entre une présentation détaillée par compte ou regroupée par poste budgétaire, sachant que si le budget a été saisi uniquement par poste budgétaire, il parait logique que les comparaisons ultérieures ne se fassent que par poste budgétaire. Pour ce qui est des balances budgétaires, ce choix de présentation est fait dans la définition de l’état, sur l’onglet Détail. Pour ce qui est des comptes de résultat et des tableaux de bord analytiques, ce choix est fait à chaque demande d’édition.
  Notez que cette notion de poste budgétaire peut avoir du sens même si vous n’utilisez pas les budgets : on la retrouve en effet systématiquement dans le module Bilan et Comptes de résultat, et dans toutes les éditions analytiques : journaux, balances, grands-livres, tableaux de bord. Cela peut donc être l’occasion d’obtenir des états plus synthétiques, et donc plus faciles à analyser, à moindre coût.