Cette procédure permet de rechercher des écritures comptables à partir d’un montant. On peut ainsi s'assurer qu'une écriture a bien été passée par exemple, ou retrouver dans quel compte une écriture donnée a été passée. De façon plus générale, cette procédure peut être utilisée chaque fois qu'un problème de localisation d'une écriture se pose, pourvu que l'on connaisse le montant de l'écriture en question, même de façon approximative.
Elle est accessible par le menu Interrogation/Montant ou l’icône correspondante de la barre d’outils. On peut aussi ouvrir cette fenêtre par un double-clic sur un montant (débit, crédit, montant en devise ou en devise de référence) depuis toute autre fenêtre de consultation.
Critères de sélection
La partie haute de la fenêtre d’interrogation par montant comporte plusieurs critères de sélections décrits ci-après.
- Montant. Indiquer ici le montant recherché.
- Dans la devise. Ce champ n’apparaît que si le module Devises est actif. Il permet de lancer une recherche sur un montant dans une devise autre que la devise de référence (l'euro). Laissez-le à blanc pour effectuer une recherche en devise de référence, cas le plus fréquent.
- Écart toléré. Cette zone ne doit être renseignée que si le montant exact de l'écriture ou des écritures recherchées n'est pas connu. Il faut alors indiquer ici l'écart maximum toléré en valeur absolue entre le montant indiqué dans la première zone et le montant des écritures comptables lues dans l'historique comptable. Par exemple, pour sélectionner toutes les écritures dont le montant est compris entre 900 et 1200, il faut indiquer 1050 dans la zone Montant et 150 dans la zone Écart toléré.
- Débit Crédit. Cette zone de sélection vous permet de limiter la recherche aux seules écritures passées au débit ou au crédit.
- Dans des comptes et commençant par. Cette zone de sélection permet de limiter la recherche à certains comptes, en indiquant un début de N° de compte, tout en précisant si ce début de numéro est à rechercher dans la colonne Compte général ou dans la colonne Compte auxiliaire.
- Afficher aussi les contreparties. Cette option permet d'afficher, en sus des écritures répondant aux autres critères de sélection donnés ci-dessus, toutes les écritures de contrepartie de ces dites écritures. On voit ainsi toutes les pièces (ou plus exactement tous les lots d'écritures) contenant au moins une écriture ayant le montant recherché. Seule exception : on n'affiche pas cette contrepartie pour les écritures trouvées sur le journal des à nouveaux : cela reviendrait à afficher tout le journal d'à nouveaux, ce qui n'a pas de sens ici. Lorsqu'on demande l'affichage avec les contreparties, la table est systématiquement triée, suite au chargement, par N° de lot et N° d'écriture (sans tenir compte du tri éventuellement mémorisé dans la vue), ce qui facilite l'identification des différentes pièces.
- Afficher les commentaires. Cette option permet d'alterner entre deux modes d'affichage des commentaires éventuellement présents sur les écritures. Lorsque cette option n'est pas cochée, les commentaires n'apparaissent pas. On a simplement le libellé de l'écriture qui figure en vert sur fond jaune pâle si un commentaire est associé à l'écriture. Et lorsqu'on active cette option, les commentaires apparaissent directement sous le libellé de chaque écriture, en gris clair toujours sur fond jaune pâle, avec de ce fait une hauteur de ligne variable, hauteur qui s'adapte à la taille du commentaire. Dans les deux cas, un double clic sur le libellé ouvre la fenêtre d'affichage/saisie du commentaire.
Détail de l'affichage
Une fois les différents critères de sélection renseignés, appuyez sur la touche Entrée ou utilisez le bouton Afficher pour demander l’affichage. Par la suite, si vous modifiez l’un des critères de sélection, l’affichage est immédiatement « rafraîchi ».
Les différentes informations des écritures sont présentées en colonne : N° de pièce comptable, Date comptable, Code journal, N° de compte, Référence document, Libellé écriture, Code nature de pièce, Montant au débit ou au crédit, Ventilation analytique (1 à 3 axes) si le module Comptabilité analytique est actif, Date de pièce, Date d’échéance, Code et date de lettrage, Montant, Code et Cours devise d'enregistrement si le module Devises est actif, N° du compte général et du compte auxiliaire suivis du libellé de ce compte, Mode de paiement, N° interne de l'écriture, N° de lot et N° d'entrée, Indicateur GED, Date-Heure, code utilisateur et programme de création de l'écriture, Date-Heure, code utilisateur et programme de la dernière modification de l'écriture (le cas échéant).
Rappelons que là-aussi, la disposition des colonnes (ordre, largeur, colonnes figées à gauche) est entièrement paramétrable via le mécanisme des vues, et qu'on peut appliquer des filtres pour limiter l'affichage des écritures, ces filtres s'ajoutant aux différentes critères d'affichage proposés en partie haute de la fenêtre.
