Principes de l'interface comptable

Une procédure d'interface entre la paye et la comptabilité est incluse dans LDPaye. Cette procédure peut être utilisée à plusieurs niveaux :

1. Édition d'une simple liste des écritures à passer en comptabilité. Ce niveau d'utilisation doit être utilisé si le logiciel comptable utilisé en aval n'est pas LDCompta.
2. Édition d'une liste des écritures à passer en comptabilité, avec préparation d’un fichier pouvant être intégré dans LDCompta.
3. Passation directe des écritures, si vous disposez du logiciel LDCompta pour Windows.

De plus, vous pouvez choisir de travailler en comptabilité générale uniquement, ou en comptabilité générale et analytique.

D'autre part, la procédure d'interface, comme la procédure de paiement des salariés, prévoit une possibilité d'interface partiel, pour passer en comptabilité des écritures à partir d'éléments variables saisis, et avant que le calcul de paye ne soit lancé. On peut ainsi comptabiliser immédiatement des acomptes en cours de mois, même si le calcul de paye n'a pas encore été lancé. Toute donnée comptabilisée en cours de mois ne sera bien sûr pas reprise en fin de mois.

Enfin, en ce qui concerne les rubriques correspondant à des provisions (option Rubrique pour provision activée dans la fiche rubrique), l'interface de fin de mois passe d'une part des écritures d'annulation des provisions constatées le mois précédent, d'autre part des écritures pour constater les provisions à fin du mois en cours. Pour ce faire, il mémorise d'un mois sur l'autre les écritures passées en comptabilité correspondant à des provisions, de façon à savoir ce qu’il doit contre-passer le mois suivant.

Il peut être utile à ce stade de rappeler toutes les données qui conditionnent l'imputation comptable de la paye en comptabilité. Ces données figurent dans plusieurs tables :

• Table des comptes généraux. Cette table définit tous les comptes généraux pouvant ensuite être utilisés au niveau des rubriques et cotisations. Pour chaque compte, on indique le libellé de l'écriture qui sera passée dans ce compte, le fait que les écritures doivent être détaillées par matricule ou pas, le compte général de regroupement pour l'imputation en comptabilité analytique ou une éventuelle ventilation analytique complémentaire.
• Table des services. Pour chaque service, on peut définir une ventilation analytique. Chaque salarié étant affecté à un service (Fiche salarié), on récupère ainsi une ventilation analytique « par défaut », pour le cas où aucune ventilation n'a été inscrite dans la fiche du salarié.
• Ventilation analytique d’un salarié. Il est possible, dans la fiche d’un salarié, de définir une ventilation analytique qui prend donc le pas sur la ventilation par défaut, issu du lien salarié 🡺 Service 🡺 Ventilation analytique.
• Table des rubriques. On distingue dans cette table les rubriques devant être passées en comptabilité (option Rubrique comptabilisée), les rubriques correspondant à des provisions (option Rubrique pour provision), et l'on détermine les comptes à mouvementer en fonction du profil rubrique, ainsi que le compte de contrepartie. Toutes ces données sont récapitulées sur l’écran Plan de paye/Imputation comptable des rubriques.
• Table des cotisations. On distingue dans cette table les cotisations rubriques devant être passées en comptabilité (option Cotisation comptabilisée) et l'on détermine les comptes à mouvementer en fonction du profil cotisation ainsi que le compte de contrepartie. Toutes ces données sont récapitulées sur l’écran Plan de paye/Imputation comptable des cotisations.

Les principes de passation des écritures en comptabilité générale sont les suivants :

1. On passe une écriture en comptabilité générale pour chaque compte général mouvementé, ou pour chaque couple (N° de compte, N° matricule) si on a demandé un détail par matricule pour le compte en question.
2. Le montant de l'écriture est égal à la somme (Débit - Crédit) de toutes les lignes bulletins (ou éléments variables en cas d'interface partiel) s'imputant sur le compte en question.
3. Pour chaque ligne de bulletin (ou chaque élément variable), le n° de compte est récupéré grâce au n° d'élément de paye (rubrique ou cotisation) et au lien avec le profil rubrique ou cotisation de chaque salarié. A défaut (si le lien a été supprimé après le calcul de paye par exemple), on utilise le compte général par défaut indiqué sur l'écran de lancement de la procédure d'interface.
   Le n° du compte de contrepartie vient quant à lui de la fiche rubrique ou cotisation.
4. Seules les lignes de bulletins (ou éléments variables), correspondant à des rubriques et cotisations devant être comptabilisées (option Rubrique comptabilisée de la fiche rubrique ou Cotisation comptabilisée de la fiche cotisation) sont traitées.
5. Dans le cas d'une écriture détaillée par matricule (option à renseigner sur le compte général mouvementé, souvent utilisé pour les comptes de classe 425) :

• Si vous avez choisi l'option Oui, N° matricule dans le N° de pièce, le N° matricule du salarié est inscrit dans le N° de pièce, qui est donc de la forme MMMMXXX, où MMMM est le N° matricule du salarié.
• Si vous avez choisi l'option Oui, Nom Prénom Matricule dans le libellé, en plus d'avoir le N° matricule dans le N° de pièce, le libellé écriture sera constitué du Nom-Prénom du salarié, tronqué à 20 caractère, suivi du N° matricule du salarié.

Remarque : la contrepartie globale (part salariale + part patronale) d'une cotisation, celle qui est comptabilisée en principe dans un compte de classe 43, n'est jamais détaillée par matricule.

Si l'on utilise également l'interface avec la comptabilité analytique, ce choix s'opérant dans la fenêtre de lancement de l'interface comptable, il y a deux méthode de comptabilisation :

• Par ventilation analytique directe
  C'est la méthode la plus simple et la plus intuitive : toute écriture mouvementant un compte de classe 6 reçoit une ventilation analytique.
• Par des OD analytiques
  Cette méthode existe essentiellement pour des raisons historiques : c'était la première à être livrée dans le logiciel. Elle présente encore toutefois un certain intérêt, celui ne de pas avoir une ventilation trop détaillée pour le cas où l'on a des comptes généraux distincts par profil rubrique et/ou cotisation (par exemple un compte 641 spécifique pour les cadres). Avec la première méthode de ventilation analytique directe, on peut dans ce cas retrouver le salaire d'un salarié cadre assez facilement en comptabilité analytique en interrogeant le compte général 641 dédié aux cadres et l'axe analytique correspondant à un service en particulier, dès lors que le service n'a qu'en seul salarié cadre.
  Avec cette 2ème méthode :
• Toutes les écritures passées en comptabilité générale dans des comptes de la classe 6 sont imputées sur des comptes analytiques d'attente avant répartition. Ces N° de comptes analytiques d'attente sont indiqués sur l'écran de lancement de la procédure d'interface.
• Le système passe ensuite un jeu d'écritures analytiques pour reventiler ces comptes d'attente dans les comptes analytiques « définitifs ». Ces écritures de ventilation ne sont alors plus détaillées par compte général : on utilise le compte général de regroupement porté dans la fiche de chaque compte général.

Rappelons que dans LDPaye, comme dans LDCompta, on peut gérer de zéro à trois axes analytiques distincts.

Mise en œuvre de l'interface comptable

Important : il est nécessaire, avant de lancer cette procédure d'interface, de bien vérifier toutes les données conditionnant l'imputation comptable de la paye (voir ci-dessus). Vérifiez notamment que tous les n° de compte ont été saisis, ainsi que les ventilations analytiques (dans les fiches salariés ou les services) si vous voulez interfacer avec la comptabilité analytique.

La procédure d'interface est lancée depuis le menu Traitement mensuel/Interface comptable.

Trois onglets permettent de saisir tous les paramètres de la procédure d'interface comptable.

Onglet Comptabilisation

• Progiciel comptable cible. Une liste déroulante propose d'une part l'option <Liste papier uniquement> qui donne une simple liste des écritures comptables à passer en comptabilité (cette option peut être utilisée notamment si vous n’utilisez pas le progiciel LDCompta), soit le format cible à utiliser pour LDCompta (ce format étant un combinaison du type de fichier (TXT, CSV ou XML) et de la version cible de LDCompta).
  Si vous utilisez LDCompta, choisissez de préférence l'option correspondant à la version de LDCompta que vous utilisez, avec le type de fichier TXT ou CSV.
• Période à comptabiliser. Par défaut, c'est le mois de paye en cours. Mais on peut aussi choisir un mois de paye antérieur. Sachez toutefois que dans ce cas de figure, seule l'option <Liste papier uniquement> est offerte.
  Attention : cette réédition « à posteriori » tient compte des imputations comptables « courantes », c'est-à-dire celles qui sont définies au moment où on relance ce traitement. Et ces imputations peuvent être différentes de celles connues lors du traitement initial : un message d’avertissement précise cet état de fait.
• Date de comptabilisation. Indiquez la date comptable des écritures à passer en comptabilité. Le système propose le dernier jour du mois de paye courant.
• Code journal. Indiquez le code du journal comptable sur lequel seront passées les écritures. Ce journal doit être ouvert dans le dossier comptable destinataire.
• Code nature de pièce. Indiquez le code nature de pièce sur lequel seront passées les écritures. Cette nature de pièce doit être définie dans le dossier comptable destinataire. Ce code est facultatif.
• N° de pièce. Indiquez le n° de pièce comptable sur lequel seront passées les écritures comptables.
• Compte général alimenté par défaut. Indiquez le n° du compte général qui doit être utilisé lorsqu'il n'est pas possible de récupérer celui-ci à partir du lien Rubrique-Profil rubrique ou Cotisation/Profil cotisation (cas par exemple où le salarié a changé de profil rubrique après le calcul de paye et avant l'interface par exemple). Un compte de la classe 471 peut faire l’affaire.
• Comptabilisation analytique. Si vous souhaitez que la comptabilisation se fasse avec des ventilations analytiques (ce qui suppose bien sûr que ces ventilations analytiques soient également gérées dans LDPaye), choisissez l'une des options Par ventilation analytique directe (option conseillée) ou Par des OD analytiques (ces deux options ont été décrites ci-dessus).
• Code analytique avant répartition. Si vous avez activé l’option Par des OD analytiques, indiquez ici, pour chaque axe analytique utilisé, le code analytique qui sera utilisé comme compte analytique d'attente, entre le passage des écritures en comptabilité générale et la comptabilisation par ces OD analytiques.
• Emplacement du fichier. Indiquez le nom et l’emplacement exact du fichier qui va recevoir les écritures préparées par ce traitement d’interface.

Onglet Paiement partiel

Cet onglet permet de déclencher un « interface partiel », faisant suite généralement à un paiement partiel (par exemple, des virements d'acompte de 13ème mois autour du 15 décembre).

Pour cela, sur ce 2ème onglet, il suffit de sélectionner l'option Comptabilisation d’un paiement partiel effectué en cours de mois. Vous devez ensuite, toujours sur cet onglet, sélectionner le ou les éléments de paye devant être passés immédiatement en comptabilité. Pour chaque élément choisi, le système va créer les écritures comptables nécessaires, en fonction des éléments variables saisis correspondant à ces éléments de paye. Ces éléments variables seront marqués de façon à ce qu’ils ne soient pas traités lors des traitements d’interface ultérieurs.

Onglet LDCompta (Interface direct vers LDCompta)

Si vous disposez du logiciel LDCompta, en renseignant les données de cet onglet LDCompta, vous pouvez automatiser entièrement le transfert des écritures vers la comptabilité. Il suffit que LDCompta soit installé sur le même poste de travail que celui duquel l'interface comptable est lancée depuis LDPaye.

L’onglet vous propose les zone suivantes :

• Lancer le contrôle et la validation des écritures dans LDCompta. C'est le fait de cocher cette option qui va automatiser entièrement le transfert dans LDCompta. Il vous faut alors compléter les autres zones de cet onglet.
• Afficher la fenêtre de la procédure d’interface de LDCompta. Si vous sélectionnez cette option, durant la phase de contrôle et validation des écritures dans LDCompta, vous apercevrez la fenêtre habituelle de la procédure d’interface de LDCompta, qui viendra « s’empiler » sur la fenêtre d’interface de LDPaye. En cas d’erreur durant la phase de contrôle, vous pourrez même corriger certaines choses (créer un compte manquant dans LDCompta par exemple). Si vous n’avez pas sélectionné cette option, le contrôle et la validation des écritures par LDCompta se font « en aveugle » ; vous êtes simplement informé au final du succès ou de l’échec de l’opération. En cas d’échec (surtout en phase de mise au point de l’interface), et si vous n’avez pas non plus sélectionné l’option suivante Imprimer la liste de contrôle, il faut alors basculer dans LDCompta pour visionner les erreurs rencontrées.
• Imprimer la liste de contrôle de LDCompta. Si vous sélectionnez cette option, vous obtiendrez systématiquement la liste de contrôle issue de la procédure d’interface de LDCompta. Pas forcément utile car cette liste fait double emploi avec celle qui est issue de LDPaye, liste décrite ci-après.
• Société destinataire. Indiquez le code de la société destinataire de cet interface dans LDCompta.
• Utilisateur et mot de passe. Ces données vont permettre d’ouvrir la session dans le logiciel LDCompta. Vous pouvez :
• soit cocher l’option Reprendre utilisateur courant, si le code et le mot de passe de l’utilisateur courant permettent d’ouvrir une session dans LDCompta, et si cet utilisateur a les droits d’accès à la société destinataire dans LDCompta
• ou renseigner un code utilisateur et un mot de passe valide dans LDCompta, et bénéficiant des droits d’accès nécessaires.
• Fichier de description du fichier d’interface. Choisissez le fichier de description (portant l'extension .fdf) correspondant au type de fichier (TXT, CSV ou XML) et à la version LDCompta choisis à l'invite Progiciel comptable cible du premier onglet.
• Localisation du serveur de messages de LDCompta. Indiquez le nom et l’emplacement de l’application Serveur de messages de LDCompta. Cette application se nomme LDCPTSVR.EXE, et se trouve normalement installée sur C:\Ldsystem\program\Compta. Mais le nom de ce répertoire étant modifiable lorsqu’on installe LDCompta, il se peut qu’il faille le chercher ailleurs.

A savoir : le bouton Paramètres situé en bas à gauche permet, notamment quand on exploite un fichier de type CSV, de choisir le caractère utilisé comme séparateur de colonne (Point-virgule, qui est le standard pour un fichier CSV, ou Tabulation, ce qui produit un fichier « texte avec séparateur Tabulation » facilement exploitable dans Excel par exemple).

Éditions de contrôle

Lorsqu'on lance cette interface, après une rapide phase de préparation des écritures comptables, une fenêtre de choix des listes de contrôle à imprimer est proposée, avec 3 options :

• Journal des écritures comptables. Cette liste se présente comme un journal de comptabilité, et reprend toutes les écritures calculées à partir des données de paye. Si vous avez demandé le traitement en comptabilité analytique Par des OD analytiques, vous obtiendrez un journal des écritures de comptabilité générale, et un journal des écritures de comptabilité analytique.
• Liste de contrôle par N° de compte - N° d'élément. Cette liste, ainsi que celle qui suit, sont très utiles au moins dans les premiers mois de la mise en place de l’interface, pour bien comprendre comment sont calculés les montants qui sont passés dans chacun des comptes comptables. Pour chaque compte, on y trouve les montants détaillées par rubrique ou cotisation d'origine.
• Liste de contrôle par N° d'élément - N° de compte. Même principe que la liste précédente, mais cette fois-ci triée par élément de paye : pour chaque rubrique et cotisation comptabilisée, on trouve les montants passés ans les différents compte comptables.

Validation dans LDCompta

Suite à l'exécution de cette procédure d’interface dans LDPaye, sauf si vous avez opté pour le transfert automatisé via le Serveur de messages de LDCompta, il vous faut aller valider le fichier d’interface préparé par LDPaye dans LDCompta. Pour cela, lancez le progiciel LDCompta, ouvrez le dossier comptable correspondant, et lancez l’option Outils/Interface avec autres applications.

Il vous faut indiquer, à l’invite Fichier texte à importer, le nom et l’emplacement du fichier préparé par LDPaye.

Lancez ensuite le contrôle et la validation de ce fichier. Si tout a été paramétré correctement dans LDPaye (comptes généraux, comptes analytiques…), le fichier devrait être validé sans erreur. Si le système détecte une ou plusieurs anomalies, il vous faut les corriger :

• Soit dans LDCompta, dans le cas par exemple où il manque un compte dans le plan comptable ;
• Soit dans LDPaye s’il s’agit d’une erreur d’imputation comptable par exemple.

Dans le premier cas, il suffit de créer le compte dans LDCompta, puis de relancer la procédure d’interface. Dans le second, il faut retourner dans LDPaye pour corriger les imputations comptables des rubriques ou cotisations, et relancer le traitement d’interface depuis le début, dans LDPaye.

Validation/Annulation dans LDPaye

Si vous avez opté pour le transfert automatisé via le Serveur de messages de LDCompta, vous pouvez ignorer tout ce qui est dit dans ce paragraphe. La validation ou l’annulation de l’interface dans LDPaye ont automatiquement été réalisés en fonction de la réponse obtenue en retour de LDCompta : si l’opération de contrôle et validation des écritures dans LDCompta a été mené avec succès, LDPaye a immédiatement validé l’interface.

Dans les autres cas de figure, c’est à dire que vous ayez réussi à valider sans erreur en comptabilité, ou que vous soyez obligé de recommencer le traitement d’interface depuis le début en raison d’une anomalie de paramétrage à corriger dans LDPaye, vous devez impérativement revenir lancer dans LDPaye l’option Traitement mensuel/Interface comptable, de façon à informer LDPaye de la bonne fin ou pas de l’interface en comptabilité.

Lorsque vous relancez donc le traitement d’interface dans LDPaye, vous arrivez sur un onglet Validation spécifique, avec seulement deux choix possibles :

• Valider : choisissez cette option si vous êtes allé au terme de l’interface, c’est à dire que les écritures ont pu être validées en comptabilité sans erreur. La procédure d’interface comptable est alors achevée.
• Annuler : choisissez cette option si vous n’avez pu valider les écritures en comptabilité. Le système vous propose alors de relancer le traitement d’interface depuis le début. C’est que vous pouvez faire si vous avez pris soin auparavant d’apporter les corrections qui s’imposent dans les paramètres de l’interface de LDPaye (imputation comptable des rubriques ou des cotisations probablement).

Autres considérations liées à l’analytique

C'est dans la fenêtre des Paramètres généraux, au bas de l'onglet Général, que l'on indique si l'on souhaite gérer la comptabilité analytique dans LDPaye, et si oui, qu'on définit chacun des axes utilisés (entre 1 et 3, comme dans LDCompta).

Dans la procédure d'interface comptable, si vous demandez un traitement avec comptabilisation analytique, la ventilation analytique est déterminée salarié par salarié, selon les règles de priorité ci-dessous :

• La ventilation ayant été définie pour le salarié et le mois en question, via la saisie des éléments variables ou la procédure d'interface permettant d'intégrer des éléments variables.
• La ventilation définie dans la Fiche salarié
• La ventilation définie dans le service auquel le salarié est rattaché, en tenant compte de la situation à laquelle le bulletin de paye est rattachée.

Dès lors qu’il y a plusieurs axes analytiques définis dans LDPaye, le système croise les ventilations analytiques de chaque axe de façon à les ramener sur un seul « plan ». La ventilation « finale » observée peut donc apparaître « complexe », surtout si les ventilations sont « multiples » sur plus d’un axe. Prenons un exemple, avec un salarié ventilé sur l’axe 1 (Section), à 80% sur une section S01, 20% sur une section S02, et en parallèle sur l’axe 2 projet, à 30% sur le projet P1, 70% sur le projet P2. La ventilation finale « croisée » pour ce salarié est la suivante :

Section        Projet        Taux

S01                 P1        24 %

S01                 P2        56 %

S02                 P1        6 %

S02                 P2        14 %        

Ces ventilations « croisées », calculées en pourcentage salarié par salarié, sont utilisées pour répartir les différents montants (salaires bruts, charges sociales…) sur les différents axes analytiques. Puis les montants imputés sur chacun des axes sont cumulés par N° de compte général, Code axe analytique 1, Code axe analytique 2, code axe analytique 3, pour obtenir au final les écritures analytiques à comptabiliser.

Avant de lancer l'interface comptable, vous pouvez si vous le souhaitez contrôler les ventilations analytiques de vos salariés, via la liste des ventilations analytiques.

A savoir : il est toujours possible d’utiliser moins d’axes analytiques dans LDPaye que ce qui est attendu par LDCompta : il faudra alors, dans la procédure d’interface en entrée de LDCompta, définir des valeurs par défaut à utiliser pour les ventilations manquantes (valeurs par défaut qui peuvent être spécifiées « en dur » dans la procédure d’interface en entrée de LDCompta, ou qui peuvent être récupérées dans le plan comptable de LDCompta).