5.4.3 Les données complémentaires
Nous présentons ici les données complémentaires d'une fiche salarié, qui sont saisies dans des fenêtres distinctes de celles où l'on enregistre le corps de la fiche ou les situations des salariés. Ces données sont toutes facultatives, même on aura besoin la plupart du temps de définir :
Pour accéder à ces données complémentaires, on dispose de boutons adaptés, en partie basse de la fenêtre principale de modification d’une fiche salarié.
On retrouve aussi ces boutons de navigation entre les différentes parties d'une fiche salarié au bas de toutes les fenêtres de gestion de cette fiche. Par exemple, si depuis la fenêtre principale de la fiche salarié, on a basculé sur la fenêtre des constantes salariés par le bouton Constantes, on peut revenir à la fenêtre principale par le bouton Salarié, ou enchaîner sur la gestion des ayants droit par le bouton Ayants droit.
Depuis la fenêtre principale de gestion des salariés, on peut aussi accéder directement à l'une de ces fenêtres de saisie de données complémentaires en cliquant en partie droite du bouton Afficher ou Modifier, ce qui ouvre un menu déroulant présentant une option propre à chacune de ces fenêtres de saisie complémentaire.
Cette fenêtre permet de saisir les différentes valeurs numériques intervenant dans un calcul de bulletin de paye, valeurs qui sont propres à chaque salarié (valeurs dites « Constantes salariés », car en principe, elles ne varient pas chaque mois).
L’exemple type de constante salarié est le salaire de base. On peut bien entendu définir d’autres constantes salariés, selon les besoins de chaque entreprise : montant d’une prime, nombre de kilomètres pour calculer une indemnité de transport…
Remarque : pour définir une nouvelle constante salarié, il faut faire appel à la saisie des constantes salariés. Ici, on ne peut que saisir des valeurs de constantes salariés préalablement définies.
Lors de l'appel de cet écran, on ne retrouve que les constantes salariés déjà renseignées pour ce salarié, ainsi que toutes celles associées au profil rubrique indiqué dans la dernière situation du salarié (même si elles ne sont pas renseignées donc). On peut modifier ce filtre en choisissant l'option Constantes renseignées ou Toutes les constantes en lieu et place de Constantes du profil, en haut à droite de la fenêtre.
Dans cette liste, certaines peuvent figurer en gras : il s'agit des constantes ayant été définies comme obligatoires, pour le profil rubrique indiqué dans la dernière situation du salarié. En sortie de cette fenêtre, si aucune valeur n'a été indiquée pour l'une des constantes salariés, un message d'avertissement est émis.
Les valeurs de ces constantes sont directement modifiables (sauf si vous avez ouvert cette fenêtre en passant par le bouton Afficher de la fenêtre principale, ou si vous n'êtes pas autorisé à modifier ces constantes, de par la gestion des sécurités) : il suffit de frapper la nouvelle valeur à la place de l'ancienne, et d'appuyer sur la touche Entrée. Le fait d'effacer la valeur d'une constante a pour effet de la supprimer.
Si l'on souhaite ajouter une nouvelle constante salarié n'apparaissant pas dans la liste, sélectionnez l’option Toutes les constantes dans la liste déroulante située en partie haute de la fenêtre. On obtient alors la liste de toutes les constantes salariés possibles, qu'elles aient été définies pour ce salarié ou pas et qu'elles soient rattachées au profil rubrique concerné ou pas. Il suffit d'indiquer la valeur souhaitée en regard de chaque constante, ou de laisser la zone à blanc pour les constantes non définies pour ce salarié, puis d'appuyer sur la touche Entrée pour que la ou les modifications soient prises en compte.
Une fois les modifications terminées, appuyer sur la touche Entrée pour terminer la saisie, ou utiliser l’un des boutons situés en partie droite pour basculer vers un autre écran de la fiche du salarié.
Remarque : la saisie des constantes salariés est indépendante des différentes situations que le salarié peut avoir au fil du temps et pourtant cette saisie fait appel à un profil rubrique pour déterminer quelles sont les constantes facultatives et obligatoires. Sachez que LDPaye se base sur la dernière situation connue du salarié au moment de la saisie. Le système est donc loin d’être infaillible. Par exemple, si vous définissez une nouvelle situation pour un salarié donné, et que dans cette situation vous affectez un nouveau profil rubrique, tout cela sans repasser ensuite sur l’écran de saisie des constantes salariés, aucun contrôle de présence des constantes salariés obligatoires ne sera déclenché. Il est toutefois difficile d’aller plus loin dans ces contrôles sans risquer de se retrouver parfois dans des situations inextricables. Cette notion de constante salarié facultative ou obligatoire fiabilise quelque peu la saisie des constantes salariés, surtout en création d'une fiche salarié, mais la vigilance du gestionnaire de paye est toujours de mise.
Si vous modifiez la valeur d'une des constantes salariés « historisées », dont la liste est inscrite dans la fenêtre des paramètres généraux, au bas de l'onglet Contrôles, une fenêtre complémentaire est proposée, fenêtre dans laquelle on doit saisir la date du changement (en principe, c'est le premier jour du mois de paye courant), le motif du changement (à choisir dans la liste des motifs de changement des constantes salariés) et éventuellement une ou deux lignes de libellé.
Ces informations sont par la suite visualisables dans la fenêtre Historique des constantes du salarié, accessible depuis le corps de la fiche salarié ou une situation particulière du salarié, via le bouton Historique dans les deux cas. On retrouve aussi cet historique sur l'onglet Historique de chaque situation, mais dans ce cas, seuls les changements opérés à partir de la date de début de cette situation sont présentés.
Cet historique est également consultable au travers de la liste <Historique des modifications de constantes> accessible via le bouton Imprimer de puis la fenêtre de gestion des constantes salariés ou le menu Plan de paye/Imprimer/Constantes salariés.
LDPaye gère automatiquement et implicitement l'historique de toutes les valeurs de ces constantes salariés (même celles qui ne sont pas déclarées comme étant « historisées », voir ci-dessus), et ce pour chaque mois de paye. Cela est décrit en détail au chapitre 6.9 Historisation des valeurs du plan de paye. Cet historique des valeurs du plan de paye est exploité par les calculs de bulletins de paye : c'est ce qui permet de recalculer un bulletin d'un mois antérieur avec les valeurs (constantes générales, constantes salariés, taux de cotisations...) qui étaient connues pour le mois de paye en question, en ignorant donc les modifications survenues après coup.
Via le bouton Historique des valeurs du plan de paye, on peut consulter l'historique de toutes les constantes du salarié courant. On peut même interagir sur cet historique (ajouter un poste supplémentaire, modifier la date ou la valeur du dernier poste connu dans l'historique pour une constante donnée), mais il faut être très prudent. Cela ne doit être fait, en règle générale, que sous la supervision d'un consultant spécialiste de LDPaye.
Le bouton Réinitialiser l'historique permet quant à lui de réinitialiser l'historique d'une ou de toutes les constantes salariés, pour le salarié courant uniquement, depuis un mois donné. Cette réinitialisation doit être utilisée quand on saisit la valeur d'une constante salarié en retard : par exemple en février (le mois de paye de janvier étant déjà clos), mais que la nouvelle valeur saisie s'appliquait dès janvier (oubli de saisie en janvier). Suite à cette réinitialisation de l'historique, si on recalcule le bulletin de janvier du salarié concerné, c'est bien la nouvelle valeur enregistrée dans cette historique pour janvier qui sera prise en compte.
Cette fenêtre permet de saisir une affectation analytique spécifique pour un salarié.
Rappelons tout d'abord que LDPaye peut gérer de 0 à 3 axes analytiques. Reportez-vous au chapitre 5.2 Autres données structurelles : Services, Analytique, Lieux pour la définition de ces axes.
La règle générale est que l’affectation analytique découle du service dans lequel le salarié est affecté : Salarié 🡪 Service 🡪 Affectation analytique.
La saisie d’une ventilation analytique dans la fiche d'un salarié permet de déroger à cette règle générale. Cette saisie peut être faite indépendamment pour chaque axe : on peut par exemple saisir ici une ventilation analytique sur le premier axe (la section par exemple), mais pas sur le deuxième (l'affaire par exemple). Dans ce cas, le code affaire sera récupéré au travers du service dans lequel le salarié est affecté.
La fenêtre comporte un onglet distinct par axe analytique ayant été déclaré dans la fenêtre des paramètres généraux. Pour chaque axe analytique, on peut saisir une affectation sur un ou plusieurs codes analytiques, en appliquant une clé de répartition exprimée en pourcentage.
La procédure d'interface comptable tiendra compte de cette affectation pour ventiler les charges sur les différents axes de la comptabilité analytique, au prorata des pourcentages exprimés. Cette ventilation analytique peut aussi être utilisée comme critère de tri sur les journaux standards ou critère de regroupement sur les journaux cumulés.
Remarque : il est également possible de saisir une ventilation analytique au mois le mois, en saisie des éléments variables, voire même de réaffecter à posteriori un bulletin déjà calculé, même sur des mois antérieurs. Dans ce dernier cas, la nouvelle ventilation pourra être mise à profit sur les journaux. Pour ce qui est de la comptabilisation, qui aura probablement déjà été faite, on pourra au mieux ré imprimer la liste d’interface comptable sur ce mois antérieur, mais l’interface lui-même ne pourra être relancé ; les écritures comptables devront donc être corrigées directement en comptabilité.
Cette fenêtre permet de saisir les ayants droit du salarié. Cela a été conçu pour deux raisons :
Notez que cette saisie des ayants droit est également accessible depuis le menu Gestion/Ayants droit/Saisir. On a accès alors à liste des tous les ayants droit de tous les salariés, liste sur laquelle on peut agir facilement par les boutons classiques Créer, Modifier ou Supprimer. Les données manipulées sont exactement les mêmes que lorsqu'on y accède aux ayants droit d'un salarié, depuis la fiche de ce salarié, comme décrit ici.
Pour chaque ayant droit, vous disposez des données suivantes en saisie :
Remarque : en DSN, dans le bloc 73-Ayant droit, les seules informations obligatoires sont le type, le nom prénom et la date de naissance.
Attention : pour qu'un ayant droit soit déclaré en DSN, il ne suffit pas de le saisir ici. Il faut en sus le rattacher à un ou plusieurs contrats de prévoyance-santé, ce qui peut être fait en cliquant sur le bouton Prévoyance au bas de cette fenêtre. Pour chaque contrat auquel le salarié est affilié (ceux ayant une coche verte), il faut sélectionner la ligne correspondant au contrat en partie haute de l'écran, puis cocher en partie basse le ou les ayants droit rattachés à ce contrat. On peut en plus spécifier un code option particulier (si le contrat prévoit une gestion particulière de ces codes options, voir fiche de paramétrage fournie par l'organisme complémentaire), et une date de début et/ou fin de rattachement.
Cette fenêtre affiche l’historique complet des constantes du salarié, par ordre chronologique. Par un double clic sur l'un des postes de cet historique, on peut visualiser le détail de ce poste, et notamment la ou les valeurs de constante ayant été modifiées à la date en question.
A savoir : seules les constantes qui ont été définies comme étant « historisées », dans la fenêtre des paramètres généraux, au bas de l'onglet Contrôle sont gérées dans cet historique.
Mais toutes les valeurs de constantes salariées, qu'elles soient historisées ou pas de la sorte, sont conservées par ailleurs mois par mois et salarié par salarié dans l'historique des valeurs du plan de paye.
Cette fenêtre présente la liste des événements concernant ce salarié, avec possibilité d'en ajouter si nécessaire.
Cela est décrit au chapitre 5.6 Gestion des évènements.
Cette fenêtre permet de gérer les affiliations du salarié à un ou plusieurs contrats de prévoyance ou santé. La gestion des contrats de prévoyance est présentée en détail au chapitre 7.2 Contrats de prévoyance. Si vous n'êtes pas familier de ces contrats, la lecture préalable de ce chapitre est conseillée.
En partie haute de cette fenêtre sont présentés tous les contrats de prévoyance ou santé souscrits par la société, en omettant ceux ayant une date de fin de validité antérieure à l'année de paye en cours. Pour chaque contrat, LDPaye sélectionne les dernières « conditions » du contrat, pour le cas où il y a eu plusieurs « conditions » (avenants) successivement dans le temps pour un contrat. Ces contrats sont classés en plusieurs groupes, le premier étant Contrats souscrits par l'établissement du salarié. C'est normalement dans ce groupe qu'il faut choisir le ou les contrats auxquels le salarié peut ou doit être affilié. Un autre groupe présente le cas échéant les contrats non souscrits par l'établissement du salarié (et donc auxquels le salarié ne peut en principe pas être affilié). Un troisième groupe présente les contrats auxquels le salarié est affilié alors que l'établissement n'a pas souscrit au contrat. Il s'agit probablement d'un cas d'erreur qu'il faut régulariser, faisant suite au transfert d'un salarié d'un établissement à un autre, les deux établissements n'ayant pas souscrits aux même contrats de prévoyance.
Dans cette liste en partie haute, on doit cocher (en colonne 3, après le libellé du contrat) le ou les contrats de prévoyance auxquels le salarié est affilié. Lorsque vous cochez un nouveau contrat, une fenêtre popup vous permet d'indiquer une date d'affiliation de ce salarié à ce contrat. La saisie de cette date est facultative. A défaut, le salarié est affilié à partir de la date de début du contrat de prévoyance-santé, ou la date de début d'affiliation de l'établissement du salarié à ce contrat, ou enfin de la date d'entrée du salarié (date de début du contrat de travail) si elle est postérieure à ces deux dates. Ainsi, en cas de souscription d'un nouveau contrat santé par l'entreprise par exemple, on peut affilier tous les salariés concernés sans avoir à répéter la date de début du contrat sur chaque salarié en tant que date d'affiliation.
Une coche verte apparait en regard de tous les contrats auxquels le salarié est affilié. Si la coche est grise, c'est que le salarié a été affilié au contrat en question, mais que cette affiliation n'a plus cours : soit le contrat de prévoyance a été clos (date de fin de contrat renseignée), soit le salarié a été radié de ce contrat.
Pour saisir cette radiation, c'est à dire faire passer la coche de la couleur verte à la couleur grise, il faut cocher sur cette coche verte. Une fenêtre popup permet alors de saisir la date de radiation, ainsi qu'un motif de radiation, à choisir dans la liste déroulante. Notez que lors de la sortie d'un salarié (fin du contrat de travail), il n'est pas nécessaire de venir saisir cette radiation : la fin du contrat de travail vaut fin de l'affiliation au contrat de prévoyance.
En cas d'erreur de saisie sur une affiliation (on a affilié un salarié à un contrat qui n'est pas le bon par exemple, et l'on s'en aperçoit avant d'avoir établi un premier bulletin et émis la DSN), plutôt que de saisir une radiation (ce qui laisserait une trace de cette affiliation qui n'a pas lieu d'être), il faut utiliser le bouton Supprimer affiliation, situé à droite en partie centrale de la fenêtre, en s'étant bien sûr positionné sur le contrat en question en partie haute de la fenêtre. Cela efface toute trace d'affiliation de ce salarié à ce contrat de prévoyance. Mais bien sûr, il ne faut pas utiliser ce bouton si le salarié a effectivement été affilié pensant une période donnée, avec des cotisations qui ont découlé de cette affiliation. Là, c'est bien une radiation qu'il faut saisir.
Toujours dans cette fenêtre de gestion des contrats de prévoyance pour le salarié, on trouve en partie centrale la gestion des événements liés au contrat de prévoyance. Les boutons Nouveau et Supprimer, en partie droite de ce cadre, permettent d'ajouter ou supprimer de tels événements. Mais cela est très rarement utilisé.
Enfin, en partie basse de cette fenêtre, on peut définir quels sont les ayants droit qui bénéficient des contrats auxquels le salarié est affilié. Pour effectuer cette saisie, il faut donc commencer par se positionner, en partie haute de la fenêtre, sur un contrat auquel le salarié est affilié. On peut alors dans cette partie basse cocher le ou les ayants droit bénéficiaire du contrat.
Cela concerne essentiellement les contrats Santé. Mais même dans ce cas, cela est rarement utilisé. Pour chaque ayant droit, on peut si nécessaire saisir une date de début ou fin de rattachement au contrat, ayant qu'un code option spécifique (si le contrat de prévoyance-santé le prévoit ; se référer à la fiche de paramétrage émise par l'organisme concerné).
Il faut bien entendu avoir au préalable saisi tous les ayants droit potentiels du salarié, ce qui peut être fait en cliquant sur le bouton Ayants droit au bas de cette fenêtre, pour accéder à la fenêtre présentée ci-dessus.
Cette fenêtre n'est accessible que si vous utilisez le logiciel LDPlanning et que vous avez renseigné les paramètres d'accès à la base de données de LDPlanning depuis LDPaye, via l'option de menu Fichier/Autres paramètres/Planning-Gestion des heures.
On peut alors saisir directement depuis LDPaye, par la fenêtre ici décrite, les informations relatives à ce salarié pour LDPlanning.
Remarque : si le salarié n'existe pas encore dans LDPlanning, un message de confirmation de création de la fiche du salarié dans LDPlanning s'intercale.
Lorsqu'on revient sur cette fiche en modification, un petit bouton 
peut être présent en regard de chaque champ de saisie. En cliquant sur celui-ci, la valeur courante du champ est remplacée par une valeur par défaut proposée par LDPaye (celle qui est proposée à la création de la fiche dans LDPlanning). Le bouton Appliquer les propositions au bas de la fenêtre a quant à lui le même effet que de cliquer sur l'ensemble des boutons proposés en regard de chaque champ de saisie.
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