La table des constantes salariés peut être gérée depuis le menu Plan de paye/Constantes salariés, ou par l’icône correspondant de la barre d’outils.

Cette table permet de stocker toutes les valeurs qui sont constantes dans le temps, et propres à un salarié. Ces valeurs peuvent être utilisées pour alimenter de façon automatique les zones Nombre ou Base, Taux ou Montant des éléments variables, fixes ou automatiques, ou encore pour mettre en place des conditionnements de rubrique ou cotisations. Le bouton Utilisations, au bas de la fenêtre de gestion de ces constantes salariés, permet de savoir où est utilisée une constante salarié donnée. Attention toutefois : il n'est pas tenu compte ici des éventuelles références à la constante salarié dans une fonction personnalisée ou une fonction de calcul des arrêts (gestion avancée des arrêts de travail).

L'écran principal de gestion de ce fichier vous présente la liste des constantes salariés déjà définies.

A partir de cet écran, vous pouvez créer, modifier ou supprimer une constante salarié, ou gérer les valeurs salarié par salarié pour une constante donnée (bouton Gérer). Cette dernière option permet de mettre à jour toutes les valeurs d’une constante salarié, en travaillant ici par nom de constante salarié, et non plus par salarié comme cela est possible sur l’écran de gestion du personnel, où l’on peut accéder en mise à jour à toutes les constantes d’un salarié donné. Il est possible également d'imprimer la liste des types de constantes salariés directement depuis cet écran, par le bouton Imprimer.

Pour chaque constante salarié, vous devez définir :

• Code. Chaque constante salarié est identifiée par un nom composé de 6 caractères. Choisissez de préférence un nom qui soit significatif ; cela facilitera la maintenance des paramètres.
• Libellé

Pour saisir les valeurs associées à un type de constante donné, il faut utiliser le bouton Gérer sur l'écran principal. On arrive alors sur un écran qui permet de saisir les valeurs pour chaque salarié. Lors de l'appel de cet écran, on obtient la liste des salariés ayant une valeur de constante déjà renseignée, salarié par salarié, sachant que par défaut, seuls les salariés présents et payables sont affichés (filtres par défaut en partie haute de l'écran).

Les valeurs sont directement modifiables : il suffit de cliquer sur la valeur à modifier, puis de frapper la nouvelle valeur à la place de l'ancienne, et d'appuyer sur la touche Entée. Le fait d'effacer la valeur d'une constante a pour effet de la supprimer.

Si l'on souhaite ajouter une nouvelle valeur pour un salarié n'apparaissant pas dans la liste, il faut sélectionner l’option Tous les salariés ou Salariés non renseignés dans la liste déroulante située à droite. On obtient alors la liste de tous les salariés ; il suffit d'indiquer la valeur souhaitée en regard de chaque salarié, ou de laisser la zone à blanc si cette constante n'a pas à être définie pour ce salarié, puis d'appuyer sur la touche Entrée pour que la ou les modifications soient prises en compte.

Une fois les modifications terminées, appuyer une nouvelle fois sur la touche Entrée ou cliquer sur le bouton Fermer pour revenir à l'écran principal de gestion des constantes salariés.

A savoir :

• Le bouton Autres sélections, au bas de la fenêtre, permet d'appliquer des filtres complémentaires pour l'affichage de la liste des salariés : filtre sur un établissement, un service, un profil rubrique ou cotisation, le code AT, l'un des codes statistiques 1 à 3 ou encore le mode de paiement.
• Le bouton Tout effacer permet, comme son intitulé le suggère, d'effacer toutes les valeurs de la constante. Par défaut, seules les valeurs de constante de salariés affichés à l'écran, compte-tenu des différents filtres opérés en partie haute de l'écran ou au travers du bouton Autres sélections, sont effacées. En tenant la touche Majuscule enfoncée lors du clic sur ce bouton, ce sont toutes les valeurs de la constante qui sont effacées, pour tous les salariés de la société courante, que ceux-ci apparaissent ou pas à l'écran.
  Dans tous les cas, une double confirmation est nécessaire avant cet effacement. Mais soyez tout de même très prudent !

Liens entre profils rubriques et constantes salariés

Dans la liste des salariés, apparaissent en gras les salariés pour qui la saisie d'une valeur pour cette constante est en principe obligatoire.

Cela découle du profil rubrique inscrit dans la dernière situation du salarié, sachant que pour chaque profil rubrique, on peut définir un ensemble de constantes salariés « obligatoires ».

Le bouton Profils, au bas de la fenêtre, permet lui-aussi de gérer ces liens entre profils et constantes salariés : quand on clique sur ce bouton après s'être positionné sur une constante salarié donnée, une fenêtre présente la liste de tous les profils rubriques, et l'on peut lier la constante aux différents profils en cochant dans la colonne Facultative ou Obligatoire.
Intérêt :

• Sur l’écran de saisie des constantes pour un salarié donné, seules les constantes définies comme étant facultatives ou obligatoires sont proposées par défaut, au travers de l’option Constantes renseignées ou Constantes du profil sélectionnée dans la zone de filtre en haut à droite de la fenêtre. Et toujours sur cet écran de saisie des constantes d’un salarié, les constantes ayant été définies comme « obligatoires » sont mises en évidence par un libellé en gras. En sortie de cet écran, une alerte apparaît si une ou plusieurs des constantes déclarées « obligatoires » ne sont pas renseignées.
• Sur l'écran de saisie des valeurs pour une constante donnée, comme dit plus haut, les salariés pour qui la saisie d'une valeur pour cette constante est en principe obligatoire apparaissent en gras.
  Remarque : le fait que la constante soit facultative ne joue en rien sur cet écran.

Constantes salariés « historisées »

Si vous modifiez la valeur d'une des constantes salariés « historisées », dont la liste est inscrite dans la fenêtre des paramètres généraux, au bas de l'onglet Contrôles, une fenêtre complémentaire est proposée, fenêtre dans laquelle on doit saisir la date du changement (en principe, c'est le premier jour du mois de paye courant), le motif du changement (à choisir dans la liste des motifs de changement des constantes salariés) et éventuellement une ou deux lignes de libellé.
Ces informations sont par la suite visualisables dans la fenêtre Historique des constantes du salarié, accessible depuis le corps de la fiche salarié ou une situation particulière du salarié, via le bouton Historique dans les deux cas. On retrouve aussi cet historique sur l'onglet Historique de chaque situation, mais dans ce cas, seuls les changements opérés à partir de la date de début de cette situation sont présentés.

Cet historique est également consultable au travers de la liste <Historique des modifications de constantes> accessible via le bouton Imprimer de puis la fenêtre de gestion des constantes salariés ou le menu Plan de paye/Imprimer/Constantes salariés.

Impression Liste des constantes salariés

Via le bouton Imprimer disponible en bas à gauche de la fenêtre principale de gestion de ces constantes, on accède à une fenêtre permettant d'obtenir différents états :

• Une liste « simple » de toutes ces constantes, sans les valeurs.
• Une liste « complète », incluant donc les valeurs propres à chaque salarié, la liste pouvant être triée par Constante/Salarié ou à l'inverse par Salarié/Constante.
• Une liste des modifications de valeurs, sur une période donnée, pour un salarié donné ou tous. Cette liste n'est disponible que pour les constantes salariés « historisées ».
• Une liste « complète » avec les valeurs propres à chaque salarié, mais pour une constante salarié donnée : il faut choisir la constante souhaitée dans la première liste déroulante proposée sur cet écran.

Pour ce qui est de la sélection de salariés à faire apparaitre sur l'état (en dehors de la liste simple qui ne présente que les noms et libellés des constantes), on peut sélectionner :

• Tous les salariés,
• Les salariés présents et payables à une date donnée (c'est la sélection proposée par défaut),
• Les salariés présents à une date donnée,
• Les salariés payables à une date donnée.

De plus, on peut choisir l'ordre de tri des salarié : par N° matricule ou par Nom.

Via le bouton Imprimer disponible en bas à gauche de la fenêtre de saisie des valeurs d'une constante salarié, on accède aussi à la fenêtre décrite ci-dessus, mais dans ce cas, la liste proposée par défaut est la liste « complète » avec les valeurs propres à chaque salarié, pour la constante salarié qui est en cours de saisie.

Historique des valeurs du plan de paye

Indépendamment de la gestion des constantes salariés « historisées », LDPaye gère automatiquement et implicitement l'historique de toutes les valeurs de ces constantes salariés (historisées ou pas), et ce pour chaque mois de paye. Cela est décrit en détail au chapitre 6.9  Historisation des valeurs du plan de paye.

Cet historique des valeurs du plan de paye est exploité par les calculs de bulletins de paye : c'est ce qui permet de recalculer un bulletin d'un mois antérieur avec les valeurs (constantes générales, constantes salariés, taux de cotisations...) qui étaient connues pour le mois de paye en question, en ignorant donc les modifications survenues après coup.

Via le bouton Historique, disponible au bas de la fenêtre, on peut consulter l'historique des valeurs d'une constante salarié. On peut même interagir sur cet historique, mais il faut être très prudent. Cela ne doit être fait, en règle générale, que sous la supervision d'un consultant spécialiste de LDPaye.