Présentation

En début d'année, on est toujours confronté au problème des changements de taux de cotisation et du plafond Sécurité Sociale : en théorie, il ne faut pas réaliser ces modifications tant que toutes les payes de décembre ne sont pas achevées. Mais on ne peut pas calculer de bulletins sur janvier tant que ces modifications n'ont pas été faites.

Pour lever cette contrainte, LDPaye gère automatiquement l'historisation des valeurs du plan de paye : un dispositif qui permet de sauvegarder automatiquement, à chaque fin de mois, toutes les valeurs « chiffrées » contenues dans le plan de paye : valeur des constantes générales et salariés, taux des cotisations... Ces valeurs historisées sont celles qui sont prises en compte, en lieu et place des valeurs « courantes » dès lors qu'on calcule un bulletin de paye sur une période pour laquelle il existe déjà des valeurs historisées ;

Ainsi, si on doit réaliser un solde de tout compte tout début janvier, avant d'avoir achevé toutes les payes de décembre, on procédera ainsi :

Déclenchement anticipé du mécanisme d'historisation des valeurs du plan de paye, pour « figer » les valeurs du mois de décembre ;
Modification de toutes les valeurs qui changent en janvier : nouveau plafond de sécurité sociale, nouveau taux horaire du SMIC, nouveaux taux de cotisation ;
Clôture mensuelle de décembre pour le seul salarié concerné par un solde de tout compte sur janvier.
Calcul du bulletin de janvier pour ce salarié : ce calcul tiendra compte des nouvelles valeurs saisies à l'étape 2 ;
A l'inverse, si on doit recalculer des bulletins sur décembre, ces calculs se feront à partir des valeurs enregistrées à l'étape 1, c'est à dire avant les modifications appliquées à l'étape 2.

Ce mécanisme d'historisation des valeurs du plan de paye est aussi exploité avec profit lors du calcul des régularisations de cotisations sur des mois antérieurs.

Important :

On parle bien d'historisation des valeurs du plan de paye, et non pas d'historisation du plan de paye. Cela revient à dire que seules les évolutions des valeurs « chiffrées » contenues dans le plan de paye sont historisées. Toutes les autres modifications de paramétrage qui pourraient intervenir au sein de votre plan de paye ne sont pas historisées : par exemple, si vous modifiez les règles de report de rubriques sur les cotisations, ou de report des rubriques et cotisations sur les cumuls, il n'y a pas d'historisation de ces règles. Si vous recalculez un bulletin de décembre après avoir modifié ces règles, ces nouvelles règles s'appliqueront aussi sur les bulletins calculés sur décembre.

Il faut donc tout de même rester prudent lors des modifications apportées au plan de paye en début d'année, si on souhaite pouvoir recalculer des bulletins de décembre après coup.

Rappelons toutefois que le cas le plus fréquent auquel on est confronté chaque année est le cas de la modification du plafond de la Sécurité Sociale et des taux de cotisations. Ce cas-là est donc parfaitement géré par le mécanisme décrit ici.

Le mécanisme d'historisation dans le détail

Une photographie à chaque fin de mois

Le traitement d'historisation des valeurs du plan de paye est déclenché automatiquement à chaque clôture mensuelle. Cela revient à faire une photographie des valeurs chiffrées contenues dans le plan de paye. Les valeurs photographiées sont les suivantes :

Les valeurs des constantes générales, y compris les valeurs qui sont déclinées par société et/ou par établissement ;
Les valeurs des constantes salariés ;
Pour les cotisations, les taux salarial et patronal, les forfaits salarial et patronal, les coefficients et valeurs plancher et plafond, la base minimum (GMP).
Remarque : les taux des cotisations AT ne sont pas enregistrés dans l'historique des cotisations. Ces taux sont définis en dehors des fiches cotisations, dans la table des codes Accident du travail. Cette table des codes AT possède son propre mécanisme d'historisation.
Les taux des différentes lignes du bordereau URSSAF DSN (cotisations agrégées).

Par souci d'optimisation, le système réalise une photographie différentielle : seules les valeurs modifiées depuis la précédente photographie sont enregistrées chaque mois.

On peut aussi « forcer » l'historisation des valeurs du plan de paye pour un mois donné. C'est ce qu'on devra faire chaque fois qu'on souhaite calculer des bulletins sur le mois M+1 alors que la paye du mois M n'est pas achevée, et que certaines valeurs (taux de cotisation le plus souvent) changent entre M et M+1.

Exploitation de la photographie

Lors de chaque calcul d'un bulletin de paye, toutes les valeurs chiffrées qui sont historisées sont extraites de cet historique dès lors que le mois de paye du bulletin est antérieur ou égal au mois de la dernière photo ayant été enregistrée.

Pour chaque valeur nécessaire au calcul du bulletin (valeur de constante générale ou salarié, taux salarial ou patronal de cotisation...), LDPaye récupère alors dans l'historique la dernière valeur enregistrée pour un mois antérieur ou égal au mois de paye du bulletin.

Seule exception : celle liée au mécanisme de régularisation de cotisations au titre de mois antérieurs. Pour celles-ci, LDPaye récupère la dernière valeur (des taux de cotisation notamment) enregistrée pour un mois antérieur ou égal au mois au titre duquel on effectue la régularisation, mois qui est lui-même antérieur au mois du bulletin.
Exemple : si sur le mois de février on demande une régularisation de cotisation au titre de décembre, les taux de cotisations seront recherchés dans l'historique sur une période antérieure ou égale à décembre. Les éventuelles modifications de taux réalisées postérieurement à la photo de décembre ne seront donc pas prises en compte pour la régularisation de décembre bien qu'elle soit faite sur un bulletin de février.

On exploite aussi cet historique lors de la création du bordereau URSSAF DSN. Ainsi, si on demande la création du bordereau de décembre alors qu'on est déjà sur janvier (et donc que les modifications de plafond et de taux des cotisations de janvier ont déjà été saisies), ce sont les valeurs des taux enregistrées dans la photographie de décembre qui seront exploitées pour constituer le bordereau URSSAF de décembre.

Et il en est de même en ce qui concerne les régularisations de cotisations au titre de mois antérieurs. Si on reprend l’exemple présenté plus haut d'une régularisation faite en février au titre de décembre, si cette régularisation porte sur des cotisations URSSAF, cela va déboucher, lors de la création du bordereau URSSAF de février, sur la création d'un bordereau de régularisation de décembre en sus du bordereau de février. Le bordereau de février sera calcul avec les taux courants (donc en prenant en compte les modifications réalisées début janvier) alors que le bordereau de régularisation de décembre sera calculé avec les taux historisés en décembre.

Enfin, cet historique est également exploité systématiquement chaque fois qu'on fait appel à une valeur de constante générale ou salarié, par exemple lors de l'édition d'un journal de paye ou au sein d'une source de données Bureautique, même si ce cas de figure est plus rare.

Consultation de l'historique

La fenêtre accessible depuis le menu Plan de paye/Historique des valeurs du plan de paye permet de consulter l'historique des valeurs du plan de paye, voire même d'y apporter des modifications.

En haut à gauche de cette fenêtre, on peut choisir la nature de ce que l'on recherche dans l'historique : cotisations, constantes générales, constantes salariés, cotisations agrégées DSN. En fonction de cette nature, les colonnes de la table présentée en partie centrale sont adaptées. Par exemple, si on demande l'historique des cotisations, on voit en colonne les différentes valeurs enregistrées pour chaque cotisation : taux salarial et patronal, forfait salarial et patronal... Si on demande à visualiser les constantes générales par exemple, on ne voit que la valeur de la constante générale, mais on trouve aussi des colonnes Société et Établissement pour gérer le cas des constantes déclinées par société et/ou établissement.

Prenons l'exemple de la cotisation maladie, dont le taux a varié ces dernières années. On voit que pour cette cotisation 6010, il est possible de « dérouler » la table :

En cliquant sur le symbole + de cette ligne, on peut visualiser l'historique complet de cette cotisation :

On dispose par ailleurs, en partie haute de cette fenêtre, de plusieurs zones permettant de filtrer les valeurs présentées dans la table, et notamment le mois : seules les modifications opérées sur un mois antérieur ou égal à celui indiqué sont affichées.

Deux boutons Modifier les valeurs et Modifier la date sont présents en partie basse. Ils permettent de corriger les valeurs enregistrées dans cet historique, mais cette pratique devrait être tout à fait exceptionnelle. Il s'agit uniquement de pouvoir corriger à posteriori une erreur constatée dans cet historique.

Affichage direct depuis la saisie des constantes ou cotisations

Depuis les fenêtres principales de saisie des constantes générales et de saisie des constantes salariés, un bouton Historique permet d'afficher l'historique des valeurs pour la constante sélectionnée dans la table.

Exemple avec la constante générale BASESS (Plafond mensuel de la Sécurité Sociale) :

De la même façon, depuis une fiche cotisation, sur l'onglet Calcul, un bouton Historique donne accès à l'historique complet des différentes valeurs de cette cotisation : taux, forfaits, plancher et plafond en coefficient ou en valeur, base minimum.

Création anticipée de l'historique

Depuis la fenêtre de consultation de l'historique décrite plus haut, le bouton Créer l'historique permet de forcer la création de l'historique au titre du mois de paye courant, sans attendre la clôture mensuelle.

Cette fonctionnalité doit être utilisée lorsqu'on souhaite calculer des bulletins sur le mois M+1 alors que les bulletins du mois M ne sont encore pas tous calculés, et qu'il existe des modifications à apporter aux valeurs chiffrées du plan de paye entre M et M+1. On procédera alors dans cet ordre :

Création de l'historique des valeurs du plan de paye au titre du mois courant, en cliquant sur ce bouton ;
Modification des valeurs chiffrées du plan de paye, pour définir les valeurs applicables à partir de M+1
Calcul du bulletin sur M+1, qui tient compte des valeurs modifiées, avec possibilité en parallèle de calculer ou recalculer des bulletins sur le mois M, qui tiendront compte eux des valeurs historisées du mois M.

Note : si on demande à créer cet historique alors que cela a déjà été fait sur le mois de paye courant, un message d'avertissement est émis. Ignorer cet avertissement permet d'effacer la photo prise antérieurement et d'en prendre une nouvelle. En tout état de cause, il n'existe qu'une seule photographie par mois.

Bien entendu, si la photographie du mois courant M a été faite par anticipation comme indiqué ci-dessus, elle ne sera pas refaite lors de la clôture mensuelle du mois M, l'objectif étant de conserver dans l'historique au titre de ce mois M les valeurs enregistrées avant les modifications éventuellement faites pour préparer des bulletins sur le mois M+1.