La table des constantes générales peut être gérée depuis le menu Plan de paye/Constantes générales, ou par l’icône correspondant de la barre d’outils.

Cette table permet de stocker toutes les valeurs qui sont constantes dans le temps, et communes à tous les salariés ou un grand nombre de salariés. Ces valeurs peuvent être utilisées pour alimenter de façon automatique les zones Nombre ou Base, Taux ou Montant des éléments variables, fixes ou automatiques, ou encore pour mettre en place des conditionnements de rubriques ou cotisations. Le bouton Utilisations, au bas de la fenêtre de gestion de ces constantes générales, permet de savoir où est utilisée une constante générale donnée. Attention toutefois : il n'est pas tenu compte ici des éventuelles références à la constante générale dans une fonction personnalisée ou une fonction de calcul des arrêts (gestion avancée des arrêts de travail).

La mise à jour des constantes générales se fait en saisie « pleine page ».

Pour chaque constante générale, vous devez définir :

• Code. Chaque constante générale est identifiée par un nom composé de 6 caractères. Choisissez de préférence un nom qui soit significatif ; cela facilitera la maintenance des paramètres. De plus, il peut être bon de regrouper, chaque fois que cela a un sens, plusieurs constantes en leur donnant un nom générique. Par exemple, toutes les constantes relatives à la réduction générale de cotisations patronales ont un nom commençant par RF (pour Réduction Fillon à l'époque de la mise en place).
• Libellé. Choisissez là aussi un libellé le plus significatif possible.
• Valeur. La valeur est obligatoirement numérique. Elle se compose de 11 chiffres, dont 4 décimales.

A savoir : Lors de l'affichage initial de la liste des constantes générales, certaines constantes générales sont masquées. Il s'agit de toutes les constantes dont le nom commence par le caractère « * ». Ces constantes ne doivent jamais être modifiées, sauf si votre prestataire de services vous le demande explicitement. Pour les faire apparaître, il faut appuyer sur la combinaison de touches Majuscule Alt F7 ; ceci n’est possible que si vous disposez d’un droit d’accès de niveau Administrateur (global, ou sur la société courante).

Déclinaison par société et/ou établissement

Par défaut, la valeur d'une constante générale vaut pour toutes les sociétés et établissements gérés dans l'environnement courant (le répertoire de paye).

Mais il est possible de « décliner » la valeur société par société ou même établissement par établissement.

Chaque fois qu'une constante générale est référencée dans le plan de paye, le système recherche la valeur en appliquant les règles suivantes :

• S’il existe une valeur spécifiée pour cette constante, pour la société courante et pour l’établissement auquel le salarié est rattaché (le lien entre un salarié et un établissement se faisant dans la situation du salarié, sachant qu’un bulletin de paie est toujours rattaché à une et une seule situation), le système prend la valeur propre à cet établissement ;
• Sinon, s’il existe une valeur spécifiée pour cette constante, pour la société courante, le système prend la valeur propre à cette société ;
• Sinon, le système prend la valeur « globale ».

Exemple d'utilisation : on a bien souvent, au sein d’un même plan de paye, des sociétés qui ne sont pas dans la même tranche d’effectifs (certaines ayant plus de 50 salariés et d’autres non, par exemple). Or, de nombreuses cotisations dépendent de l'effectif de la société : le FNAL, le versement mobilité, le forfait social 8%, la déduction patronale sur les heures supplémentaires... Il faut donc faire en sorte que certains cotisations ne se déclenchent que pour certaines sociétés. On peut le faire par des profils cotisations, mais cela oblige à multiplier les profils cotisations. On peut aussi le faire en appliquant des conditions sur les cotisations, mais dans ces conditions, il faut spécifier les codes des sociétés concernées, à inclure ou à exclure. Pas facile s'il y a un grand nombre de sociétés ! Le mieux est donc de mettre en place, pour toutes ces cotisations liées à l'effectif, une condition basée sur la valeur d'une constante générale (nommée EFFECT dans le plan de paye standard LDZ). La valeur par défaut de cette constante générale correspondra au cas le plus fréquent, par exemple 100 (il n’est pas nécessaire de mettre un effectif précis dans cette constante ; il suffit de porter une valeur qui soit représentative vis-à-vis des différents seuils d’effectifs : Moins de 11, Moins de 20, Moins de 50, 50 et plus). Et pour les sociétés qui ne sont pas dans le cas général du point de vue de ces seuils d’effectifs, on renseignera une valeur particulière pour cette constante générale. Autre avantage de ce système : quand une société franchit un seuil d’effectif, il suffit d’aller changer la valeur de la constante générale. Il n’est pas nécessaire de passer en revue toutes les cotisations qui sont fonction de ces seuils pour y modifier les conditions.

Mode de saisie des valeurs déclinées par société ou établissement

Dans la table affichée initialement, on voit toujours la valeur « globale » de la constante, celle qui s’applique à défaut de valeurs déclinées par sociétés ou établissements. Dès cet écran, on a une alerte visuelle pour les constantes qui sont déclinées par société ou établissement : la valeur de la constante apparait grisée et en italique, avec une icône à sa droite.

Le bouton Gérer permet d’accéder à un nouvel écran où l’on peut saisir des valeurs différentes, par société ou par établissement :

Dans cette fenêtre, on voit toutes les sociétés du plan de paye (plus précisément, toutes les sociétés pour lesquelles on dispose d’un niveau d’accès suffisant pour ouvrir cette fenêtre), et tous les établissements de ces sociétés.

On peut donc saisir une valeur sur une ligne correspondant à une société : cette valeur s’appliquera à tous les établissements de la société, sauf à ceux pour lesquelles on saisit aussi une valeur sur la ligne correspondante.

Pour faciliter la compréhension, le système affiche en regard de chaque société et de chaque établissement, en grisé et en italique, la valeur « par défaut » qui est retenue si aucune valeur n’est explicitement indiquée.

Gestion des valeurs nulles (zéro)

Les valeurs nulles sont traitées comme des valeurs à part entière, de façon à pouvoir « surcharger » une valeur non nulle définie au niveau supérieur. Par exemple, pour une mutuelle, on pourrait définir une valeur « globale » pour le forfait à appliquer. Et pour une société où il n’y a pas de mutuelle, on peut indiquer une valeur Zéro. Cette valeur Zéro viendra bien se substituer à la valeur « globale » indiquée qui s’applique aux autres sociétés.

Conséquence : pour effacer une valeur définie au niveau d’une société ou au niveau d’un établissement, saisir une valeur nulle ne suffit pas ! Il faut cliquer sur la coche verte apparaissant dans la colonne Renseignée sur la ligne correspondant à la valeur que l’on veut effacer. On voit alors réapparaître sur cette ligne une valeur par défaut, en grisé et en italique.

Historique des valeurs du plan de paye

LDPaye gère automatiquement et implicitement l'historique de toutes les valeurs de ces constantes générales, et ce pour chaque mois de paye. Cela est décrit en détail au chapitre 6.9  Historisation des valeurs du plan de paye. Cet historique des valeurs du plan de paye est exploité par les calculs de bulletins de paye : c'est ce qui permet de recalculer un bulletin d'un mois antérieur avec les valeurs (constantes générales, constantes salariés, taux de cotisations...) qui étaient connues pour le mois de paye en question, en ignorant donc les modifications survenues après coup.

Via le bouton Historique, disponible au bas de la fenêtre, on peut consulter l'historique des valeurs d'une constante générale. On peut même interagir sur cet historique, mais il faut être très prudent. Cela ne doit être fait, en règle générale, que sous la supervision d'un consultant spécialiste de LDPaye.