Un profil rubriques permet de faire le lien entre un groupe de salariés d’une part et un jeu de rubriques d’autre part. On peut dire, pour simplifier, qu'un profil rubrique définit un « système de paye », ou un « bulletin type ».

Un profil rubrique correspond donc à un sous-ensemble du fichier des rubriques. Les différents sous-ensembles correspondants aux différents profils ayant été définis se recoupent partiellement. Pour un salarié rattaché à un profil rubrique PRU, il ne sera pas possible d’utiliser une rubrique donnée si celle-ci n’appartient pas au sous-ensemble de rubriques défini pour le profil PRU. Par exemple, on peut de la sorte définir un profil rubriques Cadres dans lequel on interdira l’usage des rubriques Heures supplémentaires, simplement en s’assurant que les rubriques Heures supplémentaires ne soient pas dans le sous-ensemble défini pour le profil Cadres.

Les profils permettent d’aller plus loin ; au sein du sous-ensemble de rubriques autorisées pour un profil donné, on peut distinguer celles qui sont automatiques de celles qui sont simplement autorisées. Les premières donneront lieu systématiquement à des éléments automatiques lors du calcul du bulletin de paye pour chaque salarié attaché au profil en question (salaire de base, prime ancienneté…). Les secondes ne déclencheront aucun élément automatique ; elles seront simplement utilisables en saisie d’éléments variables (heures supplémentaires, absences, congés payés…). Cette différenciation se fait lors de la définition du profil, comme cela est décrit plus loin.

On peut créer autant de profils rubriques que l'on veut, en fonction du nombre de systèmes de paye différents que vous utilisez dans votre entreprise. En fait, lors de la création des profils rubriques, il faut concilier deux impératifs :

• Plus on crée de profils rubriques différents, plus on va pouvoir automatiser dans le détail le calcul de paye par le biais des rubriques définies comme étant automatiques, et diminuer ainsi le nombre d'éléments variables devant être saisis ;
• A l'inverse, une automatisation trop grande vous fait perdre de la souplesse. Toute modification ou évolution de votre système de paye vous obligera à revoir dans le détail la définition de vos profils rubriques.

Les profils cotisations, liens entre des groupes de salariés d’une part et des jeux de cotisations d’autre part, ont la même fonction que les profils rubriques, s'agissant des cotisations. Le nombre de profils cotisations à créer est plus facile à déterminer : les jeux de cotisations s'appliquant à chaque salarié sont assez bien connus : mensuels, cadres, VRP… A cela, il faut ajouter les profils correspondant aux différents cas d’exonération de charges applicables dans votre entreprise : apprentis, contrat de professionnalisation, contrat CIE…

C'est dans la fiche situation d’un salarié que l'on indique, sur l’onglet Bulletin, quels sont les profil rubriques et profil cotisations correspondant à ce salarié. Lors du calcul d'un bulletin de paye, le système consulte la fiche du salarié, et à partir de ces deux profils rubriques et cotisations, va créer les éléments automatiques correspondant.

Mise à jour des profils rubriques

Les profils rubriques sont gérés à partir du menu Plan de paye/Profils rubriques. Lors de la création ou de la modification d'un profil rubrique, il faut indiquer les informations suivantes :

• Code profil rubrique. 3 caractères
• Libellé du profil. Ce libellé n'est visible que par les gestionnaires de paye. Choisissez un libellé qui soit le plus significatif possible, surtout si vous créez un grand nombre de profils différents. Cela facilitera le choix du profil adéquat lors de la création/mise à jour des fiches salariés.
• Commentaire. Vous pouvez décrire, via ce commentaire, les spécificités de ce profil, éventuellement en citant les différences essentielles par rapport à d'autres profils « standards ». Cela peut grandement faciliter la maintenance du plan de paye au fil des ans.

Rubriques liées

On arrive ensuite sur un écran permettant de définir, par pointage dans le fichier des rubriques, la liste des rubriques autorisées pour ce profil. Le système affiche la totalité du fichier des rubriques « actives » (par défaut, les rubriques ayant été suspendues, qui n'entrent donc plus en jeu dans les futurs calculs de bulletin, mais qui sont conservées dans le plan de paye car elles ont été utilisées à un moment donné, sont masqués. Si on veut les voir elles-aussi, sélectionnez l'option Toutes en haut à droite de cette fenêtre. Les rubriques suspendues apparaissent alors dans la liste, mais en gris et en italique).
Dans cette liste de rubriques, il vous faut pointer celles qui sont autorisées (c'est-à-dire possibles) pour les salariés rattachés à ce profil. Autorisées et non pas automatiques : cela signifie qu'une rubrique qui n'a pas été pointée sur cet écran ne pourra en aucun cas être utilisée pour les salariés rattachés à ce profil, que ce soit sous forme d’éléments automatiques lors du calcul du bulletin ou en saisie d'éléments variables.

Le pointage se fait soit en cliquant à la souris dans les colonnes Liée ou Automatisme, soit en appuyant sur la barre d’espacement, une fois positionné sur la rubrique concernée. Notez que ce pointage est « sécurisé », comme cela a été décrit ici.
Pour chaque ligne pointée de la sorte, vous devez saisir sur un nouvel écran les informations suivantes :

• Rubrique automatique. C’est cette zone qui permet de distinguer les rubriques qui sont automatiques de celles qui sont simplement autorisées. Les rubriques automatiques donnent lieu à la création systématique d'un élément automatique lors du calcul du bulletin, pour chaque salarié rattaché au profil rubrique. Plusieurs valeurs sont possibles :
• Jamais. Cette rubrique ne donnera jamais lieu à la création automatique d'un élément automatique. Mais comme elle est autorisée, elle pourra être utilisée en saisie des éléments variables.
• Pour tous les salariés. Cette rubrique donnera lieu à la création d'un élément automatique pour tous les salariés rattachés au profil rubrique.
• Pour tous les salariés présents. Même cas que le précédent, mais ne concerne que les salariés présents dans le mois de paye traité.
• Élément lié à un départ. Même cas que Pour tous les salariés, mais les éléments ne seront créés que lors d’un calcul de bulletin associé à une situation ayant une date de fin de période dans le mois de paye courant, et pour laquelle on a renseigné l’option Déclencher les éléments liés au départ.
• Compte général alimenté. Cette zone doit être renseignée si vous souhaitez utiliser la procédure d'interface avec le logiciel de comptabilité. Indiquez alors ici le compte qui doit être mouvementé pour les lignes de bulletins correspondant à cette rubrique et à ce profil rubrique. Il s'agit du compte mouvementé au débit. La contrepartie n'étant pas fonction du profil rubrique, elle est saisie directement dans le fichier des rubriques. On peut ainsi ventiler chaque rubrique de paye dans différents comptes généraux, en fonction du profil rubriques. Par exemple, on peut avoir un compte 641010 recevant les salaires des cadres, et un compte 641020 recevant les autres salaires.
• Utilisation en saisie des éléments variables. On dispose là de deux cases à cocher pour encadrer l'utilisation de la rubrique en saisie des éléments variables. Si la case Ajout autorisé en saisie des éléments variables n'est pas cochée, elle ne pourra pas être utilisée dans cette saisie. Il s'agit probablement d'une rubrique automatique pour laquelle il n'y a jamais lieu de procéder à une saisie complémentaire. D'ailleurs, si cette case n'est pas cochée et que l'option Jamais a été indiquée à l'invite Rubrique automatique, un message d'avertissement signale que la rubrique sera de fait inutilisable. La deuxième case à cocher permet d'indiquer si la rubrique est utilisable en tant qu'élément fixe (pour faire simple, disons qu'un élément fixe est une forme particulière d'élément variable : on le saisit une seule fois, et il revient sur tous les bulletins qui suivent, avec la même valeur, tant qu'on ne dit pas le contraire).
• Niveau requis pour saisir ou modifier un élément. 4 valeurs sont possibles, du plus permissif au plus restrictif :
• Aucun : tout le monde sera autorisé. C’est la valeur par défaut.
• Partiel : tout le monde est autorisé, en dehors des utilisateurs ayant un accès Restreint à la société.
• Complet : seuls les utilisateurs ayant un accès Complet ou Administrateur sont autorisés.
• Administrateur : seuls les utilisateurs ayant un accès Administrateur sont autorisés.

Notez que c’est uniquement le niveau d’accès à la société courante qui est testé lors de la saisie des éléments variables, et non pas le niveau d’accès sur un domaine de sécurité particulier. Le niveau d’accès des utilisateurs se configure depuis le menu Fichier/Sécurité/Droits d’accès aux sociétés.

Via ce niveau requis, on peut facilement interdire l'usage de certaines rubriques (primes ou rubriques de régularisations par exemple) à certains utilisateurs.

Lors du rappel en modification d'un profil rubrique, la liste des rubriques est affichée avec une coche verte dans la colonne Liée pour les rubriques autorisées. Si l'on souhaite modifier le paramétrage d'une rubrique particulière (Colonne Rubrique automatique ou Compte général), il faut cliquer à la souris dans la colonne Automatisme, ou utiliser la touche F3. On obtient ainsi l'écran de modification pour cette rubrique et ce profil rubrique.

Si l'on souhaite interdire une rubrique qui était jusqu'ici autorisée, il faut cliquer sur la coche verte dans la colonne Liée, ou appuyer sur la barre d’espacement, une fois positionné sur la rubrique à interdire.

Autres aspects ergonomiques à connaitre

Comme il y a pas mal de valeurs à saisir pour un lien entre une rubrique et un profil, et que le nombre de rubriques est souvent assez conséquents, cette définition des profils peut être fastidieuses. Les éléments décrits ci-dessous peuvent vous faire gagner du temps :

• Dès lors qu’un lien a été appelé en modification, toutes les valeurs portées sur ce lien seront automatiquement reprises sur les liens créés par la suite au sein de la même fenêtre.
• Lorsqu’on crée un lien entre une rubrique ou cotisation et un profil depuis la mise à jour d'une rubrique (et non depuis la mise à jour d'un profil comme décrit ici), et que l’on n’a pas appelé un lien existant en modification auparavant (cas ci-dessus), les valeurs qui sont uniformes pour tous les profils sont proposées par défaut pour le lien créé.
• En cliquant sur une colonne autre que la colonne Liée, on arrive sur l'écran de modification avec le focus directement positionné sur le champ que l'on a pointé. Ainsi, dans la fenêtre présentée ci-dessus, si on clique sur un des mots Aucun dans la dernière colonne, on arrivera sur l’écran de modification du lien avec le focus sur le champ Niveau requis pour saisir/modifier un élément. On peut ainsi modifier ce niveau en 3 clics de souris.
• Pour faciliter les modifications de plusieurs liens à l’identique, un mode Répéter est disponible. Il fonctionne ainsi :
• Le bouton Répéter situé en bas à droite de la fenêtre permet d'entrer/sortir de ce mode. La ligne courante, au moment où l’on clique sur ce bouton, devient la ligne « source » de la copie. Elle apparait en gras.
• Après cela, chaque clic sur une valeur dans une colonne d'une autre ligne copie la valeur de la ligne « source », et ce tant qu'on ne sort pas du mode Répéter.
• Si on appuie sur la touche Control au moment du clic sur une ligne, ce sont toutes les valeurs de la ligne « source » qui sont copiées, et pas seulement la valeur de la colonne dans laquelle on clique.
• Si on appuie sur la touche Alt au moment du clic sur une ligne, si le mode Répéter n’est pas déjà actif, cela a pour effet d’activer ce mode Répéter, la ligne sur laquelle on a cliqué étant sélectionnée comme ligne « source ». Si le mode Répéter est déjà actif, la ligne cliquée devient la nouvelle ligne « source » pour les copies ultérieures.
• Une ligne « vide » (c'est-à-dire sur laquelle la colonne Liée n’est pas cochée) ne peut pas être sélectionnée en tant que ligne « source ».
• A l'inverse, si on tente une copie sur une ligne destination qui est « vide », rien n’est copié, sauf en appuyant sur la touche Control au moment du clic pour forcer la copie de toute la ligne « source », y compris la colonne Liée dans ce cas.

Prenez quelque temps pour vous familiariser avec ce mode Répéter : il peut vous faire gagner beaucoup de temps si vous souhaitez réviser vos profils rubriques et/ou cotisations, que ce soit pour modifier les N° de comptes ou les niveaux d’accès définis à ce niveau.

Rappel : dans la fenêtre présentant la liste des rubriques pour un profil, vous pouvez utiliser les boutons « loupes » sur les en-têtes des différentes colonnes pour appliquer des filtres. Ainsi, par exemple, si vous ne voulez voir que les rubriques autorisées pour un profil, faites un clic droit sur la loupe de la colonne Liée, puis sélectionnez l'option Est égale à 'Liée' dans le menu contextuel qui s'affiche. On peut combiner ces filtres entre eux : on peut donc très facilement retrouver, par exemple, quelles sont les rubriques contenant le mot PRIME dans le libellé qui sont autorisées pour un profil donné.

A savoir : pour faciliter encore la mise à jour des profils rubriques, il est possible de copier un profil, grâce au bouton Copier disponible sur l’écran principal de gestion des profils rubriques. On peut ainsi créer un nouveau profil rubrique à partir d'un autre déjà existant. Toutes les informations portées sur la liste des rubriques autorisées sont dupliquées pour le nouveau profil. On peut ensuite modifier cette liste des rubriques autorisées pour le nouveau profil, en travaillant par différence.

Constantes salariés associées au profil

En plus de la liste des rubriques associés à un profil, on peut définir une liste de constantes salariés associées à un profil, en faisant la distinction entre constantes « facultatives » et « obligatoires ».

C'est après être sorti de la liste des rubriques associées au profil que l'on obtient la fenêtre où l'on définit ces constantes facultatives ou obligatoires. Il suffit pour cela de cocher les constantes concernées, dans l'une des colonnes Facultative ou Obligatoire. Vous pouvez aussi utiliser les raccourcis clavier F9 et F11 pour rendre une constante facultative ou obligatoire

Intérêt : sur l’écran de saisie des constantes pour un salarié donné, seules les constantes définies comme étant facultatives ou obligatoires sont proposées par défaut, au travers de l’option Constantes renseignées ou Constantes du profil sélectionnée dans la zone de filtre en haut à droite de la fenêtre. Et toujours sur cet écran de saisie des constantes d’un salarié, les constantes ayant été définies comme « obligatoires » sont mises en évidence par un libellé en gras. En sortie de cet écran, une alerte apparaît si une ou plusieurs des constantes déclarées « obligatoires » ne sont pas renseignées.

Mise à jour des profils cotisations

Les profils cotisations sont gérés à partir du menu Plan de paye/Profils cotisations.

La gestion de ces profils cotisations est quasi identique à celle des profils rubriques, telle que décrite ci-dessus. On n'y reviendra donc pas en détail. On ne décrit ci-après que ce qui diffère, s'agissant des profils cotisations.

Dans le détail du lien entre un profil et une cotisation :

• On ne dispose pas des cases à cocher Utilisation en saisie des éléments variables. Cela n'a pas d'intérêt pour les cotisations, qui sont presque toujours définies en tant que cotisation automatique ; en effet, il est très rare que l’on soit amené à utiliser une cotisation en tant qu’élément variable (en dehors peut être de certains cas de régularisation). Selon le profil de chaque salarié, celui-ci est soumis à un ensemble de cotisations qui n’évolue pas d’un mois à l’autre. Il convient donc de définir de façon précise cet ensemble de cotisations en tant que profil cotisations, de façon à ne plus avoir à se préoccuper chaque mois de la présence des différentes cotisations sur le bulletin de paye.
• Au lieu d'un seul compte général pour un lien rubrique-profil, on en a deux : Compte général alimenté pour la part salariale et Compte général alimenté pour la part patronale. Et comme pour une rubrique, la contrepartie n'est pas fonction du profil cotisation ; elle est saisie directement au niveau du fichier des cotisations (cette contrepartie est en général un compte de classe 43 représentant l'organisme collecteur de ladite cotisation).

Par ailleurs, sachez qu'aucune association n'existe entre profils cotisations et constantes salariés.