Le traitement mensuel de la paye peut se décomposer en plusieurs étapes :
- Introduction des éléments variables : heures supplémentaires, primes et indemnités, absences... Ces éléments variables peuvent être introduits via la saisie des éléments variables ou peut provenir d'une interface, si vous utilisez un logiciel en amont de LDPaye, tels que LDPlanning, LDTemps ou tout autre logiciel de gestion des temps qui serait interfacé avec LDPaye.
Dans certains cas, on peut aussi utiliser la procédure d'interface pour intégrer des éléments variables que l'on aurait préparé dans un fichier Excel. Cela peut être un gain de temps lorsque par exemple un même élément est à créer sur un grand nombre de salariés. Cela peut aussi avoir du sens si la préparation des éléments variables est décentralisée, par établissement par exemple. Chaque responsable d'établissement peut dans ce cas remplir un fichier Excel avec tous les éléments influant sur la paye du mois (fichier devant respecter une syntaxe assez précise). Le fichier est ensuite transmis au service paye qui pourra l'intégrer en quelques clics.
Pour contrôler ces éléments variables, on dispose d'une liste de contrôle des éléments variables avec différentes options de filtrage.
- Calcul des bulletins, avec bien sûr contrôle de ces bulletins, à minima ceux ayant des particularités : entrées-sorties du mois, changement de statut, éléments exceptionnels...
- Édition des bulletins de paye, sous forme « papier » ou envoi par mail, ou mieux encore, mise à disposition dans un coffre-fort électronique (Neobox-RH par exemple).
- Paiement des salaires, par virement en règle générale
- Éditions mensuelles : journaux de paye et autres journaux de contrôle
- Interface comptable, si on le souhaite et à condition d'avoir paramétré toutes les imputations comptables des rubriques et cotisations. Si vous utilisez à la fois LDPaye et LDCompta, l'interface peut être automatisée de bout en bout. Sinon, LDPaye peut simplement produire un journal des écritures comptables qui devra être repris par ailleurs dans votre logiciel comptable.
- Sauvegarde des données : celle-ci est à faire impérativement chaque mois, avant la clôture mensuelle. En cas d'erreur ou de problème détecté après l'étape suivant qui est la clôture mensuelle, c'est le seul moyen de revenir en arrière. Cependant, si l'erreur ne concerne qu'un seul salarié (ou peu de salariés), sachez qu'on peut « dé-clôturer » les bulletins un à un, et donc les recalculer même après clôture mensuelle. Le retour en arrière via une restauration d'une sauvegarde antérieure ne sera fait qu'en cas de problème plus global.
- La préparation, le contrôle et l'envoi de la DSN mensuelle.
- La clôture mensuelle, qui met un point final à ce traitement mensuel.
Cette suite d'étapes présente le traitement « standard » de paye. On peut bien entendu déroger à ce processus chaque fois que cela est nécessaire ou qu'on le juge préférable :
- Par exemple, pour établir le solde de tout compte d'un salarié qui part en début de mois (même si la clôture mensuelle du mois précédent n'est pas encore faite).
- Quand on a peu de salariés, plutôt que de faire toutes les saisies dans un premier temps, puis de lancer le calcul de bulletin pour tous les salariés, on préfère bien souvent travailler salarié par salarié : saisie des éléments, calcul, visualisation du bulletin pour contrôle, impression du bulletin.
Tout cela est possible avec LDPaye comme on va le voir dans les pages qui suivent.
