La fenêtre principale de calcul des bulletins

Il est possible de commander tout le traitement de paye, depuis la saisie des éléments variables jusqu’à l’édition des bulletins, depuis la fenêtre présentée ici.

Il faut savoir qu'un calcul peut être lancé plusieurs fois successivement, sans que cela ait d'incidence sur le résultat final. Dans le cas d'un bulletin erroné, il suffit donc de modifier les éléments variables concernés, puis de relancer le calcul du bulletin pour le seul salarié concerné.

La fenêtre principale de calcul des bulletins est accessible depuis le menu Traitement mensuel/Calcul des bulletins, ou par l’icône correspondant de la barre d’outils.

Remarque : dès lors qu’une option de traitement est demandée depuis le menu Traitement mensuel, le système vous rappelle, par une fenêtre qui s’intercale entre le menu et l’écran demandé, la société courante et la période de paye courante. Cette fenêtre permet aussi de rappeler la date de règlement qui sera répercutée sur tous les bulletins qui vont être calculés pour la première fois (sauf si vous passez par l'écran Plus d'options).
Cette fenêtre de rappel n’est présentée qu’une seule fois par session, sauf si vous changez de société, auquel cas elle vous sera reproposée pour la nouvelle société. Vous pouvez également la revoir en tenant la touche Majuscule enfoncée à l'ouverture d'une des fenêtres concernées.

Cette fenêtre présente la liste des salariés, en ne sélectionnant que les salariés présents et payables. Il est possible de modifier cette sélection grâce aux zones de positionnement et de filtre figurant en tête de cet écran, ou d'en faire d'autres (sélection par service, ou par profil rubrique-cotisation), ou en utilisant le bouton Autres sélections disponible en haut à droite.

Dans cette liste, des coches de différents couleurs apparaissent dans les colonnes Calculé, Présent et Payable, avec la signification suivante :

Colonne Calculé

• Rien de visible : Aucun bulletin trouvé, un seul bulletin attendu
• 2 coches blanches : Aucun bulletin trouvé, plus d'un bulletin attendu
• 1 coche jaune : Un bulletin calculé, un seul bulletin attendu
• 1 coche jaune + 1 coche blanche : Un bulletin calculé, plus d'un bulletin attendu
• 1 coche rouge : Un bulletin calculé et clos, un seul bulletin attendu
• 1 coche rouge + 1 coche blanche : Un bulletin calculé et clos, plus d'un bulletin attendu
• 1 coche rouge + 1 coche jaune : Plus d'un bulletin calculé, au moins un bulletin non clos
• 2 coches rouges : Plus d'un bulletin calculé, tous clos

Remarque : dans le cas des bulletins clos dans l'attente d'un bulletin supplémentaire sur le même mois, la coche rouge est remplacée par une coche orange.

Colonne Présent

• Rien de visible : Salarié non présent dans le mois de paye en cours
• 1 coche bleue : Salarié présent, avec une seule situation dans le mois de paye en cours
• 1 coche violette : Salarié présent avec une date de fin de contrat prévue dans le mois de paye en cours, mais pour lequel la sortie n'est pas encore enregistrée.
• 1 coche orange : Salarié présent avec une date de fin de contrat prévue antérieure au mois de paye en cours, mais pour lequel la sortie n'est pas encore enregistrée
• 1 coche rouge : Salarié présent, ayant une entrée ou sortie dans le mois de paye en cours
• 2 coches bleues : Salarié présent, avec plus d'une situation dans le mois de paye en cours

Colonne Payable

• Rien de visible : Salarié non payable dans le mois de paye en cours
• 1 coche bleue : Salarié payable, avec une seule situation dans le mois de paye en cours
• 2 coches bleues : Salarié payable, avec plus d'une seule situation dans le mois de paye en cours, toutes payables
• 1 coche bleue + 1 coche rouge : Salarié payable, avec plus d'une seule situation dans le mois de paye en cours, au moins une non payable

Notez l'affichage, en bas à droite, de la période de paye traitée, qui est par défaut le mois de paye en cours. On peut changer cette période, pour retourner visualiser ou imprimer des bulletins de mois antérieurs par exemple. Cela se fait soit par les boutons Mois précédent - Mois suivant situés à gauche et à droite de cette période, soit directement en cliquant sur la période elle-même. Dans ce dernier cas, une fenêtre s'ouvre pour saisir directement le mois de paye recherché.
Cette fenêtre permet également de saisir la date de règlement par défaut qui sera affectée aux nouveaux bulletins calculés. Le gestion de la date de règlement a été décrite plus en détail sur la page 6.13  Paramètres généraux.
Bien entendu, dès lors que la période ainsi sélectionnée diffère du moins de paye courant, certains des boutons décrits ci-après sont grisés ou remplacés : le bouton Saisir devient Elts variables, donnant un accès en consultation uniquement aux éléments variables ayant été saisis sur le mois en question, pour le salarié courant. Les boutons Calculer, Tout calculer et Avec net sont grisés ; pour calculer ou recalculer un bulletin d'un mois antérieur (ou même postérieur) au mois de paye en cours, il faut passer impérativement par la fenêtre de calcul avancé, via le bouton Plus d'options.

Tous les traitements sont commandés par des boutons figurant en partie basse :

• Saisir (raccourci clavier F3). Ce bouton lance la saisie des éléments variables par matricule, sur le salarié pointé. On accède directement à l'écran de gestion des éléments variables du salarié, pour le mois de paye courant (l'écran de sélection du salarié est court-circuité), écran sur lequel on peut ajouter, modifier ou supprimer des éléments variables pour ce salarié.
  A savoir : lorsque la fenêtre de saisie des éléments variables est appelée ainsi, on dispose au bas de la fenêtre de saisie, en plus du bouton OK permettant de valider les éléments saisis et de revenir à la fenêtre de calcul des bulletins, d'un autre bouton Calculer (raccourci clavier F5). Celui-ci a pour effet de valider les éléments saisis et de fermer la fenêtre de saisie (comme le bouton OK), puis d’enchaîner immédiatement sur le calcul et la visualisation du bulletin du salarié concerné. C'est le même effet que si on avait fait OK dans la fenêtre de saisie des éléments variables, puis F5=Calculer et F8=Visualiser dans la fenêtre de calcul des bulletins. Mais avec une seule touche de raccourci !
• Modifier (raccourci clavier F7). Ce bouton permet d’accéder directement à la fiche du salarié, sans avoir à ressortir de cette option pour aller dans le menu de gestion du personnel. Comme dans la fenêtre principale de gestion des salariés, on peut « dérouler » ce bouton pour accéder directement à l'un des écrans complémentaires de cette fiche salarié, comme par exemple celui des constantes du salarié.
• Calculer (raccourci clavier F5). Ce bouton déclenche le calcul de paye pour le salarié pointé. Une fenêtre vous informe que le calcul est en cours, avec le nom du salarié traité.
  Cas des éléments automatiques : comme cela a été dit dans la page Saisie des éléments variables, par souci d'optimisation des performances, ces éléments automatiques ne sont pas enregistrés systématiquement dans la base de données, et donc pas visibles en saisie des éléments variables (et de ce fait, ils ne peuvent être ni modifiés, ni supprimés). Pour qu'ils soient effectivement inscrits dans la base de données lors du calcul du bulletin, il faut tenir la touche Majuscule enfoncée lors du clic sur ce bouton.
  Avertissement si incohérence sur les périodes : si la période associée au bulletin calculé ou recalculé n’est pas entièrement « couverte » par la situation du salarié à laquelle il est attaché, le système affiche une fenêtre d’avertissement. En cas de calcul par l’option Tout calculer, le message d’avertissement s’affiche pendant 10 secondes, puis le calcul se poursuit en recalculant aussi le bulletin signalé en anomalie.
  Un message de même nature survient lorsqu’on ouvre la fenêtre présentant la liste des situations d’un salarié, ou en correction d’une situation.
  Ce type d’anomalie se produit en général lorsqu’on va corriger les dates de début ou de fin d’une situation alors qu’un bulletin existe déjà pour le salarié sur la situation en question. Il est important d’être informé de ce type d’anomalie, qui cache bien souvent une erreur plus grave : si les dates de début et fin du bulletin ne sont pas cohérentes par rapport aux dates de début/et ou fin de la situation, il y a une forte probabilité que le bulletin soit faux !
• Visualiser (raccourci clavier F8). Ce bouton permet de visualiser un bulletin de paye, pour le salarié pointé.
• Tout calculer. Ce bouton permet de lancer le calcul du bulletin pour un groupe de salariés. Une fenêtre de sélection des salariés à traiter vous est proposée, avec 3 options :
• Le salarié courant uniquement (même effet que le bouton Calculer utilisé habituellement) ;
• Tous les salariés de la sélection courante : le système lance le calcul du bulletin pour tous les salariés sélectionnés sur l’écran principal ; vous pouvez dans ce cas avoir effectué auparavant n’importe quelle sélection, soit à l’aide des zones de filtre présentées en tête de l’écran principal, soit par le bouton Autres sélections disponible sur ce même écran.
• Tous les salariés de la société : le système lance le calcul du bulletin pour tous les salariés de la société courante. En fait, un bulletin ne sera réellement calculé que pour les salariés payables. Pour les non payables, aucun bulletin ne sera calculé ; s’il existait antérieurement un bulletin dans le mois de paye courant pour un salarié non payable, celui-ci sera effacé.

Dans cette fenêtre d'options du Tout recalculer, on peut aussi spécifier la date de règlement qui sera affectée aux nouveaux bulletins ainsi calculés. Pour les bulletins existants déjà, la date de règlement est conservée identique au calcul précédent ou réinitialisée à la date indiquée, selon l'option choisie au-dessous de cette date.

On peut aussi choisir d'ignorer les bulletins existants ayant déjà fait l'objet d'un virement (ce qui est préférable, pour éviter d'obtenir un net à payer différent de celui qui a été paye par virement, mais dans certains cas, il peut être souhaitable de recalculer aussi ces bulletins, par exemple en cas de changement d'un taux patronal de cotisation connu tardivement, n'ayant pas d'incidence sur le net à payer.) On peut aussi ignorer les bulletins des salariés sortis : là-aussi, c'est bien souvent préférable, le solde de tout compte ayant probablement été fait.
Pour ces deux cases à cocher, la valeur proposée par défaut peut être ajustée dans la fenêtre des paramètres généraux, sur l'onglet Calcul.

A savoir :

• En tenant la touche Majuscule enfoncée lors du clic sur ce bouton, on peut lancer la suppression (l'effacement) d'un ou de tous les bulletins, en passant par une fenêtre analogue à celle présentée pour le bouton Tout calculer pour définir l'étendue de la suppression.
• En tenant la touche Ctrl enfoncée lors du clic sur ce bouton, on peut lancer la clôture mensuelle de bulletins « en masse », en passant par une fenêtre analogue à celle présentée pour le bouton Tout calculer pour définir l'étendue de la clôture.
• Avec Net. Ce bouton permet de déclencher un calcul de bulletin « à l’envers », c’est à dire de rechercher la valeur brute permettant d’obtenir un salaire net donné. Cette option est décrite plus en détail en page 8.4.2  Calcul avec net donné.
• Plus d’options. Ce bouton permet d’obtenir une fenêtre Calculs avancés, avec davantage d’options de saisie et de calcul de bulletin. Il doit être utilisé chaque fois que l’on veut faire quelque chose qui sort de l’ordinaire : calculer plusieurs bulletins pour un salarié dans le même mois de paye, clore le bulletin d’un salarié pour pouvoir lui calculer immédiatement un bulletin sur le mois suivant alors que l’on ne veut pas exécuter la clôture mensuelle pour l’ensemble des salariés… Ces options « avancées » de calcul, ainsi que la fenêtre qui les rend possibles, sont décrites en page 8.4.3  Calculs avancés (Plus d'options).
• Imprimer. Ce bouton permet d’accéder à une fenêtre commandant l’impression d’un ou plusieurs bulletins de paye. Cette fenêtre est décrite plus loin. On peut également imprimer directement le bulletin d’un salarié, sans passer par la fenêtre de choix des options d’impression, par le petit bouton Imprimante (raccourci Ctrl I), bouton de droite du groupe de 3 boutons situés au-dessus du bouton Imprimer proprement dit. De même, on peut obtenir directement l’aperçu avant impression du bulletin d’un salarié, par le bouton central du même groupe de 3 boutons (raccourci Ctrl A) ou la sortie PDF directe via le bouton le à droite de ce groupe de 3 boutons (raccourci Ctrl P).
  Le format d'impression du bulletin, détaillé ou simplifié, est celui ayant été défini dans la fenêtre des paramètres généraux, sur l'onglet Préférences utilisateur. Mais on peut très facilement basculer sur l'autre format en tenant la touche Majuscule enfoncée lors du clic sur l'un des 3 boutons de ce groupe.

Important : précisons qu’il est possible d’ouvrir d’autres fenêtres à partir du menu général ou de la barre d’outils, tout en laissant cette fenêtre de calcul des bulletins ouverte. On peut ainsi modifier la quasi-totalité des éléments du système de paye, en accédant par exemple aux fichiers rubriques, cotisations, constantes générales ou salariés, profils rubriques et cotisations, puis recalculer dans la foulée un ou plusieurs bulletins pour vérifier l’incidence des modifications apportées au paramétrage. Ce mode de fonctionnement est particulièrement utile dans la phase initiale de mise au point du système de paye, ou par la suite lors de la mise en place d’une nouvelle fonctionnalité.

Mode optimisé

En partie haute de l'écran peut figurer un bouton Mode optimisé, si la gestion de ce mode a été activée dans la fenêtre des paramètres généraux, sur l'onglet Préférences utilisateur. Si ce bouton est présent, et si le bouton est « enfoncé » (c'est un bouton « à état » : le fait de cliquer sur celui active ou désactive le mode optimisé pour les calculs de bulletins qui suivent), le contexte global de calcul des bulletins n'est pas relu avant chaque calcul de bulletin, mais seulement au premier calcul demandé depuis la fenêtre principale de calcul des bulletins, dès lors que dans cette fenêtre, on est dans ce mode optimisé. Par contexte global, on entend :

• Tout ce qui relève du plan de paye : rubriques, cotisations, liens entre ces rubriques et cotisations, liens sur les cumuls, conditions sur les rubriques et cotisations...
• Toutes les valeurs définies dans la fenêtre des paramètres généraux, dont celles du cadre Rubriques et cumuls spécialisés, sur l'onglet Calcul.
• Les paramètres DSN associés à certaines cotisations, et notamment les cotisations retraite RUAA et les cotisations Prévoyance-Santé (toutes celles qui concernent les OC).

De ce fait, toute modification du plan de paye qui serait faite entre deux calculs de bulletin ne sera pas prise en compte. Dans la session où l'on calcule les bulletins en mode optimisé, une telle modification n'est pas possible : si vous ouvrez la fenêtre de gestion des rubriques ou cotisations alors que la fenêtre de calcul des bulletins est restée ouverte et qu'elle est en mode optimisé, aucune modification ne sera possible. Un message d'avertissement le rappelle. Mais si vous travaillez avec deux sessions LDPaye en parallèle, l'une où vous calculez les bulletins, l'autre où vous gérer votre plan de paye, sachez bien que les modifications du plan de paye opérées en parallèle (par un autre utilisateur ou dans une autre session du même poste de travail) ne seront prises en compte que si vous sortez du mode optimisé (ou si vous fermez et réouvrez la fenêtre principale de calcul des bulletins).

Ce mode « optimisé », qui améliore sensiblement le temps de calcul d'un bulletin, ne doit donc être mis en œuvre qu'à bon escient.

A savoir : quand on calcule un ensemble de bulletins en passant par le bouton Tout calculer de la fenêtre principale de calcul des bulletins, on est implicitement en mode optimisé, c'est à dire que le contexte global n'est lu que pour le premier bulletin de cet ensemble. Les autres bulletins sont calculés dans le même contexte. Le mode optimisé dont on parle ici permet de reproduire ce même comportement quand on calcule les bulletins un à un, par le bouton Calculer.

Historique de calcul des bulletins

LDPaye intègre nativement un mécanisme d'historisation des calculs de bulletins : pour chaque calcul effectué, on conserve la date et l'heure de calcul ainsi que le code de l'utilisateur ayant demandé le calcul.

Ces informations sont visibles en consultation de bulletin : en haut à gauche du premier onglet, on a les informations concernant le dernier calcul effectué. En survolant ce libellé à la souris, on visualise l'historique de tous les calculs antérieurs de ce bulletin.

Remarque : cet historique est perdu si on supprime explicitement le bulletin avant de le recalculer.

Complément technique

Pour gérer cet historique, LDPaye utilise une rubrique spécifique (en principe 9990CA), rubrique référencée par la rubrique spécialisée définie sur l'onglet Calcul de la fenêtre des paramètres généraux)., à l'invite Historique des calculs de bulletins dans le cadre Rubriques et cumuls spécialisés.

L'historique est enregistré dans le commentaire associé à une ligne bulletin portant ce N° de rubrique, une ligne de commentaire pour chaque calcul, dans l'ordre chronologique inverse (le plus récent en premier). Mais cette ligne historique du calcul est masquée dans le corps du bulletin, même en mode Expliquer.