Remarques générales sur la gestion multi-bulletins

LDPaye autorise le calcul de plusieurs bulletins de paye pour un même salarié et un même mois. Pour cela, il faut passer par une fenêtre particulière, dédiée à la gestion de toutes ces options « avancées » de calcul. Cette fenêtre est accessible depuis la fenêtre principale de calcul des bulletins, par le bouton Plus d’options. Il faut bien entendu, avant de cliquer sur ce bouton, sélectionner le salarié concerné dans la table des salariés, et éventuellement le mois de paye sur lequel on souhaite travailler. Cette fenêtre est présentée dans le paragraphe ci-après.

Lorsqu’on travaille sur des bulletins de paye (saisie, calcul, visualisation ou impression) depuis la fenêtre principale, pour déterminer sur quel bulletin l’action demandée doit être effectuée, le système applique les règles suivantes :

Si aucun bulletin n’a encore été calculé pour le salarié et le mois choisi, la saisie ou le calcul se font pour le bulletin N° 01. Si on demande une consultation ou une impression, rien n’est affiché ou imprimé puisqu’il n’existe encore pas de bulletin.
S’il existe déjà un ou plusieurs bulletins calculés pour ce salarié et ce mois, le système applique toujours l’action demandée sur le dernier bulletin calculé.
Si on demande l’impression de tous les bulletins (bouton Imprimer de la fenêtre principale), il y a encore deux cas de figure :

Option Tous les bulletins de la sélection courante : seul le dernier bulletin calculé de chaque salarié est imprimé
Option Tous les bulletins calculés pour le mois : tous les bulletins du mois de tous les salariés sont imprimés.

Présentation de la fenêtre Calculs avancés

La fenêtre de « calculs avancés » se présente en deux parties :

En partie haute, une première table présente la ou les situations s’appliquant au mois de paye courant, c’est à dire les situations pour lesquelles il existe au moins un jour en commun avec le mois de paye que l’on a choisi sur l’écran précédent. Deux boutons Modifier et Afficher permettent respectivement de modifier la fiche du salarié, ou d’afficher la situation pointée dans cette première table.
En partie basse, on trouve deux onglets Bulletins déjà calculés et Nouveau bulletin. Quel que soit l’onglet sélectionné, on trouve dans la table affichée en partie basse tous les bulletins déjà calculés dans ce mois pour ce salarié, avec pour chaque bulletin le N° de situation à laquelle le bulletin est attaché (ce N° renvoie à la table des situations figurant en partie haute), le N° du bulletin, les dates début et fin de la période payée, un indicateur visuel (coche orange ou rouge) si le bulletin est clos, le brut fiscal et le net à payer du bulletin, et des indications relatives au paiement.

Tout au bas de la fenêtre, on trouve une série de boutons qui vont permettre tout un ensemble d’actions. Selon l’onglet sélectionné, ou même le bulletin sélectionné dans la table des bulletins lorsqu’on se trouve sur l’onglet Bulletins déjà calculés, l’état des boutons varie. Ainsi, si on se place sur un bulletin clos, les boutons Saisir, Calculer, Avec net sont grisés. Le bouton Clore devient Réactiver, pour annuler la clôture du bulletin si on le souhaite (possible seulement si un autre bulletin n'a pas déjà fait suite à celui-ci).

Actions possibles sur l’onglet Bulletins déjà calculés

Saisir : donne accès à la saisie des éléments variables pour le bulletin pointé dans la table. Cette action n’est possible que pour le dernier bulletin figurant dans la liste, dans la mesure où il n’est pas déjà clos.
Calculer. Ce bouton déclenche le re-calcul du bulletin de paye pointé dans la table, après présentation d'une fenêtre permettant de choisir la période payée et la date de règlement. Cette action n’est possible que pour le dernier bulletin figurant dans la liste, dans la mesure où il n’est pas déjà clos. Une fenêtre vous informe que le calcul est en cours, avec le nom du salarié traité.
Visualiser. Ce bouton permet de visualiser le bulletin de paye pointé dans la table.
Imprimer. Ce bouton permet d’accéder à une fenêtre commandant l’impression d’un ou plusieurs bulletins de paye. Cette fenêtre est décrite plus loin. On peut également obtenir directement l’aperçu avant impression du bulletin d’un salarié, par le 2ème bouton en partant de la gauche (raccourci Ctrl A) ou lancer l'impression de ce bulletin en PDF par le 3ème bouton (raccourci Ctrl P).
Clore. Ce bouton permet d’exécuter le traitement de clôture mensuelle, mais uniquement sur le bulletin sélectionné. La clôture d’un bulletin est indispensable si on souhaite calculer un bulletin supplémentaire pour le salarié sur le même mois, ou si l’on souhaite établir rapidement un bulletin pour ce salarié sur le mois suivant, sans attendre d’avoir effectué la clôture mensuelle pour l’ensemble des salariés. Lorsqu’on clique sur ce bouton, une fenêtre apparaît, et vous devez choisir entre deux options de clôture :

Clore le bulletin pour établir ensuite un bulletin supplémentaire sur le même mois de paye
Clore le mois de paye pour ce salarié, pour établir ensuite un premier bulletin sur le mois suivant

La principale différence entre les deux options porte sur les basculements de cumuls : dans le premier cas, aucun basculement de cumul n’est effectué. Ce n’est que dans le second cas que ces basculements sont réalisés (sur le dernier bulletin du mois donc). De plus, dans le premier cas, les éventuels éléments fixes du salarié sont dupliqués sur le bulletin suivant dans le même mois de paye. Dans le second, les éléments fixes sont dupliqués sur le bulletin N° 01 du mois suivant. Pour éviter des erreurs, le système applique de nombreux contrôles de cohérence lors d’une demande de calcul d’un bulletin de paye. Ainsi, s’il existe déjà un bulletin dans le même mois, celui-ci doit être clos selon la première formule. A l’inverse, s’il s’agit du premier bulletin du mois, et s’il existe un bulletin sur un mois antérieur, celui-doit nécessairement être clos avec la seconde option.

Remarque : un bulletin déjà clos avec la seconde option sera ignoré lorsque vous exécuterez le traitement de clôture mensuelle pour l’ensemble des salariés. En revanche, lorsque vous lancez cette option de clôture pour l’ensemble des salariés, il ne doit y avoir aucun bulletin encore dans l’état « clos » avec l’option pour établir ensuite un bulletin supplémentaire sur le même mois de paye et n’ayant pas de bulletin « suite ». Si tel est le cas, la clôture est abandonnée : vous devrez réactiver le bulletin (c'est à dire annuler sa clôture), soit ajouter le bulletin manquant suite au bulletin clos avec l’option 1.

A savoir : quand on se positionne, dans la table du bas présentant tous les bulletins du salariés et du mois en question, sur un bulletin déjà clos, le bouton Clore devient Réactiver. Il permet alors d'annuler la clôture du bulletin. Mais cela n'est possible que si ce bulletin n'a aucun bulletin « suite » (c'est à dire plus récent), dans ce même mois ou dans le mois suivant.

Avec Net. Ce bouton permet de déclencher un calcul de bulletin à l’envers, c’est à dire de rechercher la valeur brute permettant d’obtenir un salaire net donné. Cette option a été décrite en page 8.4.2 Calcul avec net donné.
Supprimer. Ce bouton permet de supprimer un bulletin. La suppression d’un bulletin est possible même s’il est clos. Mais seul le dernier bulletin d’un salarié peut être supprimé, ce qui logique compte-tenu que chaque bulletin calculé tient compte de cumuls provenant du bulletin précédent. Si on souhaite supprimer un bulletin autre que le dernier, il faut supprimer successivement tous les bulletins qui suivent, dans l’ordre chronologique inverse.
Attention : la suppression d’un bulletin d’un mois de paye antérieur au mois de paye courant est autorisée, moyennant un message d’avertissement. Mais il faut être très prudent. Cela devrait normalement entraîner la réimpression de tous les journaux de paye du mois en question, la régularisation des cotisations, la correction des écritures de comptabilisation de la paye…
La suppression d'un bulletin est sans effet sur les éléments variables et les éléments fixes qui le composaient. En relançant dans la foulée le calcul du bulletin, on obtient donc le même bulletin qu’auparavant, si rien n'a changé entre temps dans le plan de paye et dans la fiche du salarié.
Bulletin d'annulation : dans le cas où l'on a calculé un bulletin erroné, que ce bulletin a déjà été transmis en DSN et qu'il n'est plus possible de transmettre une nouvelle DSN en « annule et remplace », il faut corriger sur la DSN du mois suivant. Et parfois, si la correction est complexe du point de vue de la DSN, il peut s'avérer plus simple de créer un bulletin d'annulation, qui est la copie exacte et inversée du bulletin du salarié, puis un nouveau bulletin « juste » (celui qu'on aurait dû établir s'il n'y avait pas eu d'erreur). Ces deux nouveaux bulletins (bulletin d'annulation et bulletin juste) devront ensuite être transmis dans la DSN du mois suivant, en les y ajoutant manuellement ++.
Pour créer un (ou des) bulletin d'annulation, depuis la fenêtre Plus d'options, il faut cliquer sur le bouton Supprimer en tenant appuyées les touches Majuscule et Ctrl. Pour que cela fonctionne, il faut que le ou les bulletins existants soient clos, mais avec l'option pour établir ensuite un bulletin supplémentaire sur le même mois de paye (coche orange ; au besoin, si la coche est rouge, utilisez l'option Réactiver pour annuler la clôture du dernier bulletin du mois, puis Clore avec la bonne option). Le programme va alors dupliquer les bulletins existants (du dernier au premier), en inversant toutes les valeurs. Les bulletins ainsi créés seront clos également. Il ne reste plus alors qu'à établir un dernier bulletin « juste » pour ce mois.

Actions possibles sur l’onglet Nouveau bulletin

Tout d’abord, l’accès à cet onglet Nouveau bulletin n’est possible que si le dernier bulletin du salarié est clos. Si tel n’est pas le cas, il faut commencer par le clore (voir bouton Clore ci-dessus).

Ensuite, avant de cliquer sur cet onglet Nouveau bulletin, il faut éventuellement sélectionner la situation voulue en partie haute de l’écran. En effet, de nombreux éléments entrant en jeu dans le calcul du bulletin viennent de la fiche situation du salarié, ne seraient-ce que les profils rubriques et cotisations. Si le salarié a deux situations dans le mois de paye concerné, il est donc important d’attacher le nouveau bulletin à la situation souhaitée. D’ailleurs, le N° de situation sélectionnée s’affiche dès lors que l’on a basculé sur ce deuxième onglet : Nouveau bulletin pour la situation NNN.

Sur ce deuxième onglet, on utilisera les boutons :

Saisir : donne accès à la saisie des éléments variables pour le nouveau bulletin. Le N° du nouveau bulletin est géré automatiquement par le système : soit 01 s’il s’agit du premier bulletin du mois pour ce salarié, soit N+1, avec N égal au N° du dernier bulletin de ce salarié dans ce mois.
Calculer. Ce bouton déclenche le calcul du nouveau bulletin de paye. Dès lors que le calcul est effectué, le système rebascule automatiquement sur l’onglet Bulletins déjà calculés, le nouveau bulletin apparaissant dans la table des bulletins déjà calculés. On peut alors le visualiser ou l’imprimer, voire revenir en saisie et recalculer ce bulletin s’il ne donne pas satisfaction.

Mode opératoire pour les options « avancées » les plus courantes

Premier cas : calcul de plusieurs bulletins dans le même mois, suite par exemple à un changement d’établissement intervenant le 15 du mois.

Lorsque l’on clique sur le bouton Plus d’options pour ce salarié, le système présente immédiatement l’onglet Nouveau bulletin, pour la première situation applicable dans le mois de paye en question. On peut donc Saisir les éléments correspondant à ce premier bulletin et le Calculer. Lors du lancement du calcul, vous pouvez indiquer les dates début et fin de la période payée ; par défaut, le système propose le premier jour du mois et la date de fin de la première situation.
Attention : comme on va calculer deux bulletins pour le salarié dans le même mois, il est de votre ressort de répartir son salaire sur ces deux bulletins, en saisissant par exemple des heures d’absence sur chacun des deux bulletins au prorata des temps de présence respectifs. Le système n’applique en aucun de prorata sur le salaire (même si on a paramétré le salaire de base avec un code calcul 13), car il n’y a pas ici sortie de l’entreprise. Seul le plafond Sécurité Sociale est automatiquement proratisé, en se basant sur le nombre de jours de la période payée.

Une fois ce premier bulletin calculé et vérifié, on peut le Clore. Attention à bien choisir l’option 1 : Je veux clore ce bulletin pour établir un bulletin supplémentaire sur le même mois.

Il faut alors sélectionner la seconde situation dans la table des situations en partie haute de l’écran, puis basculer sur l’onglet Nouveau bulletin. On peut alors Saisir les éléments correspondant à ce second bulletin et le Calculer. Là encore, vous pouvez indiquer les dates début et fin de la période payée ; par défaut, le système propose le premier jour qui suit la fin de période payée par le bulletin comme date début, et le dernier jour du mois comme date de fin. Et là aussi, il faut faire en sorte de répartir le salaire sur les deux bulletins

Deuxième cas : calcul d’un bulletin pour un salarié qui part en tout début du mois suivant, la paye du mois courant n’étant pas encore close.

Dans le mois courant, le bulletin du salarié concerné est calculé de façon classique ; on n’est d’ailleurs pas obligé ici de passer par la fenêtre Calculs avancés pour le calcul.

Une fois ce bulletin calculé, en passant par la fenêtre « calculs avancés », il faut le Clore. Attention à bien choisir l’option 2 : Je veux clore le mois de paye pour établir ensuite un premier bulletin sur le mois suivant.

On revient alors sur la fenêtre principale de calcul d’un bulletin, et on passe au mois suivant, en cliquant sur le bouton Mois suivant figurant en bas à gauche de la fenêtre principale.

Du fait que l’on ne se trouve plus dans le mois de paye courant, les boutons Saisir et Calculer ne sont plus accessibles dans la fenêtre principale. Mais on a accès au bouton Plus d’options.

Une fois dans la fenêtre Calculs avancés pour ce salarié, on arrive directement sur l’onglet Nouveau bulletin, puisqu’il n’existe encore aucun bulletin calculé pour ce salarié dans ce mois. Il ne reste plus qu’à Saisir et Calculer le bulletin correspondant au départ du salarié en début de mois, puis de vérifier le résultat une fois revenu sur l’onglet Bulletins déjà calculés.