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Le décalage de paye pour les OC
Note créée le 25/11/2016, dernière modification le 5/12/2016

La problématique

Dans la FAQ DSN OC Version 1.5, le point 6.1.2 traite du décalage de paye, en affirmant que pour les OC, il n'y a jamais de décalage.

Or, ce n'est pas du tout l'usage constaté aujourd'hui dans la très grande majorité des entreprises qui sont en décalage de paye pour l'URSSAF et l'AGIRC-ARRCO. Dans ces entreprises, toutes les cotisations suivent la même règle, c'est à dire qu'elles sont toutes en décalage : remise à zéro des cumuls à fin novembre, calcul des valeurs de décembre comme étant le 1er mois de l'exercice, avec application des taux et plafonds de janvier de la nouvelle année.

Les questions que nous nous posions étaient donc :
1) comment interpréter ce qui est dit dans cette FAQ au point 6.1.2 ?
2) Si on doit véritablement abandonner pour les OC le décalage qui est pratiqué partout, avec accord explicite ou implicite de l'OC, comment doit-on procéder ?
Que faire de la période Décembre 2016 ? En cas de paiement trimestriel, faut-il régler un trimestre de 4 mois ?

Vous trouverez ci-après les éléments de réponse qui nous ont été communiqués en retour par le Centre Technique des Institutions de Prévoyance (CTIP), l'organisation professionnelle qui fédère l'ensemble des institutions de prévoyance.

Les explications du CTIP

Concernant le décalage de paie, il faut clairement distinguer ce qui concerne d'une part le rattachement des cotisations, et d'autre part ce qui concerne leur paiement / versement.

Rattachement des cotisations

Concernant le rattachement des cotisations OC, le CTIP confirme la réponse donnée dans la question 6.1.2 de la FAQ : « les cotisations doivent être déclarées sur le mois de rattachement, donc datées du mois principal déclaré de la DSN, sans tenir compte de la date de versement du salaire ». Il s'agit là d'une règle « assurantielle », imposée par les autorités de contrôle.
Dans la pratique de la DSN, cela revient à dire que les cotisations (blocs 78) doivent toujours être attachées à la période d'activité / emploi, c'est à dire au mois principal déclaré de la DSN, que le versement du salaire intervienne à la fin du mois M ou au début du mois M+1.
A ce jour, c'est ce qui est effectivement réalisé dans LDpaye. Les blocs 78-Base assujettie de code 31-Eléments de cotisation Prévoyance, Santé, retraite supplémentaire, destinés uniquement aux OC, sont renseignés avec une période de rattachement ne faisant l'objet d'aucun décalage, même s'il y a décalage par ailleurs pour tous les autres blocs 78.

Versement des cotisations

Concernant le versement/paiement des cotisations, la situation est différente et plus complexe.
Le décalage de paie relève d’une réglementation URSSAF, et n’est pas « normalement » applicable aux Organismes Complémentaires :
  • quelle que soit la date de versement des salaires, dans le cas de cotisations à échéance mensuelle, la date limite de versement des cotisations dues au titre du mois d'activité M est habituellement au 30 du mois M+1
  • quelle que soit la date de versement des salaires, dans le cas de cotisations à échéance trimestrielle, la date limite de versement des cotisations dues au titre d'un trimestre civil d'activité est habituellement au 30 du mois suivant le dernier mois du trimestre
Ces règles « standard » sont partagées par le CTIP, la FNMF (mutuelles) et la FFA (sociétés d'assurances).

En pratique, l’AGIRC-ARRCO ayant retenu de longue date de s’aligner sur la réglementation URSSAF, et du fait de déclarations DUCS historiquement groupées retraite et prévoyance, de nombreuses institutions de prévoyance ont accepté « de fait » le décalage de paie pour les versements/paiements (alors même que les formulaires DUCS-EFI, dans le cas de versements trimestriels, mentionnent pourtant explicitement un trimestre civil non décalé).
Il n’en a pas été de même pour les Mutuelles et les Sociétés d’assurance, qui ignorent souvent le décalage de paie.

Pour la DSN, les OC (CTIP/FNMF/FFA) ne peuvent que rappeler la règle « standard », ignorant le décalage de paie, aussi bien en matière de rattachement des cotisations que de versement de celles-ci.

Ce qui va changer (ou pas) avec la DSN

En pratique, la plupart des institutions accepteront de poursuivre la pratique du décalage de paiement des cotisations, avec par exemple pour l'échéance du premier trimestre 2017 le paiement des cotisations calculées sur les mois d'emploi de décembre 2016, janvier et février 2017, et non janvier à mars 2017.

Sur ce sujet, il appartient à chaque organisme de préciser ses règles de fonctionnement : retour à la règle « standard » (c'est à dire abandon complet du décalage y compris pour le versement des cotisations), ou prorogation d’une tolérance dans le décalage du versement des cotisations.
Dans le cas d’un retour à la règle standard, les modalités de transition (prise en compte d’un double versement ou d’un « trou » de cotisations) devront être arrêtées conjointement entre l’OC et les entreprises concernées.

En conséquence, si vous pratiquez le décalage de paye, prenez contact au plus vite avec le ou les OC auxquels vous êtes affiliés (Institution de prévoyance, Mutuelle, Société d'assurance) pour savoir comment ils se positionnent.

Abandon du décalage pour un OC

 Si vous devez abandonner la situation de décalage pour un ou plusieurs OC, il y a plusieurs problèmes « techniques » à régler en fin d'année 2016:
  • sur le mois de décembre, pour ces cotisations OC, il faut utiliser les taux de 2016 et non ceux de 2017 s'ils changent. Et surtout, il faut encore appliquer le plafond de 2016 et non celui de 2017.
    Pour cette année, faute d'une autre solution plus appropriée, il faut aller remplacer, dans la fiche des cotisations prévoyance concernées (TA, TB, TC) les coefficients plancher et plafonds par les valeurs de plancher et plafond comme suit :
    • pour une cotisation TA, on remplace Coefficient plafond=1 par Valeur plafond=3218
    • pour une cotisation TB, on remplace Coefficient plancher=1 et Coefficient plafond=4 par Valeur plancher=3218 et Valeur plafond=12872
    • pour une cotisation TC, on remplace Coefficient plancher=4 et Coefficient plafond=8 par Valeur plancher=12872 et Valeur plafond=25744
Cette modification doit être faite pour le calcul des payes de décembre. Et dès janvier, il faut corriger ces valeurs pour tenir compte de la nouvelle valeur du plafond SS 2017.
Dans le cas des mutuelles qui sont souvent calculées sur une base forfaitaire égale au plafond de la Sécurité Sociale, il faut là aussi faire en sorte que pour le mois de décembre, on tienne encore compte du plafond SS de 2016 alors que la constante générale BASESS contient déjà la valeur de 2017. Le plus simple ici est de « doubler » cette constante générale BASESS (sous le nom BASEMU par exemple) et d'utiliser cette nouvelle constante générale sur la rubrique (cachée probablement) qui alimente la base de votre ou vos cotisations mutuelle.
  • pour le paiement de la dernière échéance de 2016 (décembre 2016 ou 4ème trimestre 2016), il faut voir ce qui est préconisé par votre OC. Si vous êtes encore en DUCS sur l'année 2016, cette problématique ne rejaillira pas en DSN.
    Si vous êtes déjà en DSN Phase 3 en 2016, il faudra probablement utiliser la nouvelle fonctionnalité Avancé proposée en création d'un bordereau de versement DSN pour dissocier Période de déclaration et Période d'emploi (on parle de période à extraire dans cette étape de création du bordereau), car en dehors de ce mode Avancé, ces deux périodes sont implicitement liées. Reportez-vous à l'actualité Bordereaux de versement DSN - Nouveautés Novembre 2016 paragraphe Mode avancé pour plus d'informations sur cette façon de procéder.
  • mettre en place, au sein de votre plan de paye, cet absence de décalage pour le ou les OC qui vous le réclament.
    Cela doit se faire après le calcul des bulletins de décembre. Il faut modifier le mois de remise à zéro de chacune des cotisations rattachées à l'OC, sur l'onglet Calcul de la fiche cotisation. En lieu et place de la valeur habituelle [99] Dernier mois de l'exercice, qui correspond à novembre pour un exercice en décalage, on doit indiquer [12] Décembre.

Pour toutes ces questions assez délicates, si vous n'êtes pas un spécialiste de la paye, il est conseillé de faire appel à votre prestataire de services habituel qui saura vous conseiller au mieux en fonction de votre situation particulière.


A surveiller aussi

Sur cette question du décalage, un amendement proposé par le gouvernement au PLFSS 2017 pourrait changer la donne à compter du 01/01/2017 (cf. encadré ci-dessous). Lire sur ce sujet la dépêche RFPaye du 16/11/2016.
Nous reviendrons vers vous si cela débouche sur quelque chose de concret applicable dès 2017. 

 

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