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Bordereau de régularisation de cotisations URSSAF en DSN
Note créée le 30/9/2015, dernière modification le 2/1/2017

Les principes en DSN

En DSN, les régularisations de cotisations qui seraient nécessaires sont censées être faites au fil de l'eau, et au titre de chaque période de rattachement concernée par la rectification à opérer.
Concrètement, cela se traduit par un bordereau de régularisation supplémentaire qui vient en sus, dans la DSN mensuelle, du bordereau URSSAF habituel. Ce bordereau porte comme période de rattachement le mois au titre duquel on effectue une correction. Si la correction porte sur plusieurs mois, on établit un bordereau distinct par mois de rattachement.
Chacun de ces bordereau est constitué d'un bloc 22-Bordereau de cotisation due comprenant un ou plusieurs blocs 23-Cotisation agrégée, un pour chaque cotisation agrégée à rectifier.
En sus, on peut avoir un bloc 20-Versement avec la même période de rattchement que le bloc 22, si la régularisation opérée de par le bloc 22 fait apparaitre un crédit auprès de l'URSSAF. Dans le cas inverse ou le bordereau fait apparaître un trop versé à l'URSSAF, il n'y aura pas de bloc 20-Versement pour cette période de rattachement. Il vous faudra intervenir manuellement pour déduire ce trop-versé du bloc 20-Versement de la période courante, celle dans laquelle vous allez transmettre en DSN le bordereau de régularisation faisant apparaitre ce débit.

Pour plus d'information sur les modalités de régularisations des cotisations URSSAF en DSN, reportez fous au chapitre 2 du Guide Acoss : comment déclarer et régulariser les cotisations Urssaf en DSN.


Régularisation annuelle 2015 (Tableau récapitulatif)
(Paragraphe conservé ici pour mémoire, mais ne s'applique plus en 2016, car cette possibilité de bordereau de régularisation annuel n'est plus admise en 2016)
Compte-tenu de ce principe de régularisation "au fil de l'eau", on ne doit plus à l'avenir procéder à une régularisation annuelle, comme on pouvait le faire antérieurement au travers du Tableau Récapituilatif (TR) URSSAF.
Toutefois, comme la quasi-totalité des entreprises ont démarré la DSN Phase 2 (avec agrégats Urssaf) dans le courant de l'exercice 2015, on pourra exceptionnellement, au titre de cet exercice, procéder si nécessaire à une régularisation annuelle des cotisations, via la DSN du mois de Décembre 2015, exigible au mois de Janvier 2016, ou via celle du mois de Janvier 2016, exigible au mois de Février 2016. 
Cette régularisation se fera au travers d'un bordereau de régularisation URSSAF avec une période de rattachement du 1er janvier au 31 décembre 2015.


Rappels et Régularisations

Attention à ne pas confondre Rappel et Régularisation de cotisation : 
  • Un rappel de paie concrétise la correction d’une paie antérieure au titre des Rémunérations ou au titre des Primes, Indemnités et Gratifications.
    Les modalités déclaratives de ces rappels (blocs 51-Rémunération, 52-Prime, gratification, indemnité, 53-Activité, 54-Autre élément de revenu brut) ne sont pas décrites en détail ici. Reportez vous si nécessaire au cahier technique Phase 2, chapitre 2.1.3.6.
    Notez simplement que l'incidence d'un tel rappel sur les cotisations (blocs 78-Base assujettie et blocs 81-Cotisation individuelle) est toujours déclaré le mois du versement de ce rappel. De même, le supplément de cotisations induit par les rappels est repris sur le bordereau de cotisations URSSAF du mois du versement.
    Il n'y a donc pas à proprement parler de régularisation dans ce cas de figure.
  • Une régularisation fait suite, quant à elle, à une déclaration inexacte portant sur une ou plusieurs cotisations sociales (crédit ou débit envers l’organisme de recouvrement).
    La régularisation est à effectuer sur le mois de survenance de l'erreur (le mois à l'origine de l'erreur) et sera transmise dans la DSN mensuelle du mois où l'on constate cette erreur.

Remarque : toute DSN comportant un bordereau de régularisation est susceptible d'entrainer le calcul de pénalités par l'URSSAF.


Maille agrégée et maille nominative

Un autre des principes de régularisation des cotisations en DSN veut qu'il y ait toujours cohérence entre la maille agrégée (bordereau de cotisation, qui se traduit en blocs 22 et 23) et la maille nominative (blocs 78-Base assujettie et 81-Cotisation individuelle renseignés salarié par salarié).
Toutefois, dans sa version actuelle (Version 8), LDPaye est incapable de produire automatiquement les informations de régularisation de cotisations au niveau nominatif : il n'existe qu'une seule base pour chaque cotisation portée sur un bulletin, résultant de la somme (en cumul annuel, avec application des planchers et plafonds le cas échéant) des différentes rubriques soumises à cette cotisation. Alors que pour satisfaire parfaitement aux exigences de la DSN, il faudrait être en mesure de décomposer, le cas échéant, chacune des bases en fonction de la période d'origine des différentes sommes assujetties à la cotisation. Avec toute la complexité que cela suppose lorsque les cotisations en question sont plafonnées : si on corrige par exemple en mars l'assiette des cotisations Vieillesse (plafonnée et déplafonnée) au titre de janvier, cela entraine logiquement une régularisation sur janvier pour l'assiette déplafonnée, mais pour ce qui est de l'assiette plafonnée, tout dépend des cumuls : la régularisation va peut être avoir un impact sur février ou sur mars, voire plus tard ou même n'aura pas d'impact si le salarié reste toujours en cumul annuel au dessus du plafond SS.
Dans le fonctionnement actuel de LDPaye, toute correction d'assiette faite sur les bulletins se verra donc reprise sur le bordereau URSSAF du mois courant et se retrouvera également, au niveau nominatif en DSN, sur le mois courant (la période de rattachement indiquée sur les blocs 78 et 81 est toujours égale au mois du bulletin duquel la base ou le montant de cotisation sont extraits).
Si on veut opérer une régularisation de cotisation, le meilleur moyen est donc de procéder "hors bulletin", du moins pour ce qui est du bordereau de régularisation.
On créera un bordereau de régularisation comme indiqué ci-après, bordereau qui vient s'ajouter au bordereau de cotisations du mois.

Attention : si vous avez procédé à la régularisation de cotisation sur les bulletins, ce qui est sans doute préférable pour que vos différents états (journaux de paye, états de cotisations, interfaces comptables) soient justes en cumul annuel, il faudra également corriger le bordereau de cotisation du mois courant, en plus d'établir le bordereau de régularisation. En effet, la régularisation faite sur les bulletins va être automatiquement reprise sur le bordereau de cotisation du mois courant. 
Une façon d'éviter cela est d'utiliser des cotisations spécifiques pour ces régularisations, cotisations qui ne seraient ainsi pas reprises sur le bordereau URSSAF en DSN. Mais attention aux cumuls de planchers et plafonds lorsqu'on crée de nouvelles cotisations en cours d'année : il faut certainement initialiser les cumuls de ces nouvelles cotisations à partir d'autres cotisations si on veut que les régularisations se fassent correctement (voir l'outil dédié à cela, dans le menu Outils/Autres outils/Lancer un autre outil, option lnitialisation de cumuls cotisation).

Nouveauté : la version 9 permet de gérer ces régularisations de cotisations par mois de rattachement, comme cela est attendu en DSN, que ce soit au niveau nominatif ou au niveau agrégé. Sur les bulletins, en cas de demande de régularisation relative à un ou plusieurs mois antérieurs, la base de chaque cotisation régularisée est éclatée en autant de lignes de bulletin qu'il y a de mois antérieurs impactés par la régularisation, sachant qu'une régularisation demandée en mars au titre du mois de janvier déclenche une régularisation rattachée au mois de janvier bien sûr, mais peut aussi déclencher des régularisations au titre de février dès lors qu'on est sur des cotisations plafonnées. On aura donc le détail des régularisations par mois de rattachement (mois d'origine que l'on demande à régulariser) sur chaque bulletin de paye. Ce détail sera repris automatiquement dans les DSN mensuelles, sur les blocs 78-Base assujettie et sur les blocs fils 79 et 81, ces blocs 78 étant distingués par période de rattachement. Cette notion de période de rattachement sera exploitée également pour les bordereaux de versement URSSAF, Retraite, Prévoyance, avec création automatique des bordereaux de régularisation lorsque cela est nécessaire, en sus du bordereau "classique" du mois courant.
Avec la version 9, tout peut donc être géré en automatique dans les cas les plus courant de régularisations de cotisations.


Approche différentielle

Dans tous les cas, les bordereaux de régularisation sont à établir avec une approche différentielle.
Pour chaque cotisation agrégée à rectifier, vous indiquez la différence entre la valeur que vous auriez du déclarer et celle que vous avez déclaré initialement. Cette différence peut être :
  • positive dans le cas d'une assiette ou d'un montant de cotisation déclarés initialement trop faibles
  • négative dans le cas contraire. Notez qu'une assiette négative est acceptée, sur une ligne de bordereau (bloc 23) uniquement dans le cas des bordereaux de régularisation, c'est à dire les bordereaux dont la période de rattachement est antérieure à la période principale déclarée dans une DSN mensuelle.

Dans le cas d'une régularisation de taux (ce qui ne peut concerner que les cotisations AT et versement transport, qui sont les seules lignes portant un taux sur un bordereau URSSAF en DSN), vous devez indiquer 2 lignes :
  • la première pour annuler l'assiette déclarée sur le taux erroné, avec l'assiette en négatif et le taux déclaré initialement
  • la seconde pour déclarer la cotisation avec le taux corrigé, avec la même assiette en positif et le taux correct.
Pour plus de détail, voir la note Modalités de correction d'un taux de cotisation recouvré par l'URSSAF à l'adresse :


Constitution d'un bordereau de régularisation DSN dans LDPaye

Dans la fenêtre de création d'un bordereau de versement, on dispose  d'une case à cocher pour spécifier qu'on veut créer un bordereau de régularisation :
d1ad956775a6cbef45c28cffb67f7e69.png

En cochant cette case, le système crée un bordereau ne comportant que l'en-tête, pour la période demandée. Aucune ligne ne lui est attachée par défaut.
Vous devez dans la foulée rappeler ce bordereau en modification, puis ajouter une à une les différentes lignes correspondant aux cotisations agrégées que vous souhaitez   régulariser.
Exemple ici d'un bordereau où l'on a corrigé, au titre de juillet 2015, d'une part l'assiette CSG-CRDS pour 1200€, d'autre part le taux du versement transport : 
498ed219d84827cd71ac95d84abae58d.png

Notez que le total du bordereau, et le montant du versement associé, sont recalculés automatiquement suite à chaque ajout ou modification de ligne.
Attention toutefois : si le total du bordereau est négatif, le montant du versement est nul. Il n'y aura donc pas de bloc 20-Versement pour ce bordereau (on ne peut pas opérer de télé-règlement négatif !). Si vous souhaitez récupérer cette somme, vous devez déduire ce trop-versé du montant versé sur le bordereau de la période courante du même établissement.

Une fois créé, ce bordereau de régularisation devra être validé puis incorporé dans la DSN mensuelle qui suit.

Informations complémentaires
  • sur l'écran de création des bordereaux, après avoir sélectionné le mois pour lequel vous voulez créer un bordereau de régularisation, décochez l'option Uniquement les bordereaux non préparés pour voir apparaitre la liste de tous les organismes et établissements et sélectionn er dnas cette liste le ou les bordereaux à créer.
  • partout où l'on peut voir ces bordereaux de cotisation DSN (y compris sur l'écran de création des DSN, là où l'on sélectionne les bordereaux à inclure dans une DSN mensuelle), la mention Régularisation sera présente lorsqu'il s'agit d'un bordereau créé de la sorte.
  • en cas de décalage de paie, la période à choisir pour établir un bordereau de régularisation est toujours la période au sens "paie", comme pour les bordereaux « classiques ». Ainsi, si je suis en décalage de paie et que je veux signaler, sur ma DSN de mars, une erreur survenue sur les bulletins de janvier, j'établis un bordereau de régularisation pour la période Janvier. Lors de la transmission de ce bordereau dans ma DSN de mars, la période de rattachement de ce bordereau portée sur les blocs 20 et 22 sera automatiquement décalée sur février, du fait que je suis en décalage de paie.

 

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