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Gestion de la pénibilité - Nouvelles cotisations à mettre en place en 2017
Note créée le 19/12/2016, dernière modification le 29/12/2016

Préambule
 
Tout d'abord, rappelons que ce sujet de la gestion de la pénibilité dans LDPaye a déjà été abordé :
  • au chapitre 5 de la documentation Nouveautés N4DS V01X11, pour ce qui touche à la déclaration de la pénibilité pour l'année 2016 en DADS-U
  • au chapitre Gestion de la pénibilité dans la documentation des nouveautés de la version 9.
    Nous vous invitons à relire ce chapitre avant d'aborder cette nouvelle note qui le complète, principalement sur l'aspect des nouvelles cotisations à mettre en place début 2017.
  • Enfin, la question du paiement des cotisations pénibilité due au titre de l'année 2016 a été abordée dans une note distincte disponible ici.
Pour compléter votre information, vous pouvez également lire l'instruction N° DGT/DSS/SAFSL/2016/178 du 20 juin 2016 relative à la mise en place du compte personnel de prévention de la pénibilité.

Remarque : cette fiche a fait l'objet d'une révision le 28/12/2016, du fait que les cotisations pénibilité doivent être déclarées en bloc 81 (codes 086, 087 et 104) non seulement pour la MSA comme cela avait été dit initialemement, mais aussi pour l'URSSAF. Cela n'apparait pas dans les cahiers techniques Phase 3 R6 ou 2017.1 (d'où cet oubli initial), mais dans le journal de maintenance de ces deux normes.
Les éléments modifiés dans cette révision apparaissent ci-après en orange.

Cotisation pénibilité universelle

A compter de janvier 2017, toutes les entreprises doivent s'acquitter d'une première cotisation pénibilité dite « universelle », au taux de 0,01%. L'assiette de cette cotisation s'étend à tous les salariés entrant dans le champ d'application du dispositif Pénibilité, y compris les appentis et les contrats de professionnalisation, peu importe qu'ils soient exposés ou non. La cotisation est due quelle que soit la durée du contrat, y compris les CDD de moins d'un mois qui n'acquièrent pas de points au titre du compte pénibilité.
L'assiette de cotisation est constituée par les rémunérations brutes soumises à cotisations de sécurité sociale. Pour les apprentis, on retiendra l'assiette forfaitaire.
Cette cotisation doit être versée chaque mois à l'URSSAF (ou la MSA pour le régime agricole) et sera donc transmise et payée au travers du bordereau URSSAF DSN.

Attention : cette cotisation n'est due que sur les rémunérations versées à partir de janvier 2017. Le travail ci-dessous ne doit être donc réalisé qu'après avoir clôturé décembre 2016 dans le cas général, ou après avoir clôturé novembre 2016 si vous êtes en décalage de paie. 

Pour mettre en place cette nouvelle cotisation, le plus simple est de procéder par copie de la cotisation Contribution au dialogue social créée début 2015. En effet, ses deux cotisations sont très proches, tant du point de vue de l'assiette que des salariés concernés.
  1. Accédez à la table des cotisations : menu Plan de paye/Cotisations. Dans cette table, repérez un N° disponible, autour de 6890 si possible (attention : afficher pour cela toutes les cotisations, y compris celles « suspendues »). Placez-vous ensuite sur la cotisation Contribution au dialogue social et cliquez sur le bouton Copier.
  2. Dans la fenêtre qui s'affiche alors, modifiez sur l'onglet Général  le N° de la cotisation (N° 6890 ou celui repéré à l'étape 1) et le libellé Cotisation pénibilité universelle , puis sur l'onglet Calcul le taux patronal 0,01%.
  3. Sur l'onglet Déclaration de cette fiche cotisation, dans le cadre Paramètres DSN, sélectionnez le type d'élément Autres éléments et le sous-type 81.104-Pénibilité cotisation de base. Validez ensuite par OK.
    Remarque : si le sous-type 81.104 n'apparait pas dans la liste pour le type Autres éléments, c'est que vous ne disposez pas encore de la correction N° 228. Il vous procéder à une mise à jour de votre logiciel.
    Attention : si vous êtes en décalage de paye et que vous mettez donc en place cette cotisation dès le mois de décembre, il ne faut pas créer ce paramètre DSN immédiatement. En effet, le code-type 104 du bloc 81 n'est autorisé qu'à partir de la version 2017.1 de la norme Phase 3, version qui ne s'applique que pour la DSN de janvier 2017. En décembre 2016, c'est encore la version R6 de la norme qui est en vigueur, et dans cette version R6, le type 104 est refusé pour le bloc 81 (erreur bloquante). Il faudra donc ajouter ce paramètre 104 qu'une fois la DSN de décembre envoyée.
  4. Réviser l'imputation comptable de cette contribution si vous souhaitez une imputation distincte de celle de la contribution au dialogue social. Cela se fait d'une part dans la fiche de la cotisation, au bas de l'onglet Général, pour le compte de classe 4, et d'autre part sur l'écran obtenu en cliquant sur le bouton Profils où l'on trouve le compte de classe 6 mouvementé pour la part patronale.

Si vous avez des apprentis ou des VRP, il doit exister dans votre plan de paye plusieurs cotisations correspondant à cette contribution au dialogue social, l'assiette pour les apprentis étant différente (base forfaitaire) et la contribution pour les VRP étant payée à la CCVRP et non à l'URSSAF. Il vous faut donc dupliquer l'ensemble de ces cotisations de façon à avoir une cotisation pénibilité universelle qui fonctionne aussi pour les apprentis et pour les VRP. Pour ces cotisations, et afin de laisser de la place dans la plage de numéros 6890-6899 pour les cotisations mono et multi-expositions créées plus loin, nous préconisons d'ajouter une lettre au N° 6890 : par exemple, 6890A pour les apprentis, 6890V pour les VRP. 

Dans la foulée, il vous faut ajouter ces cotisations sur le bordereau URSSAF DSN (dans le cas de la MSA, cette question est abordée plus loin), depuis le menu Traitement mensuel/Paramètres DSN/Bordereau URSSAF DSN. Là, créez une cotisation agrégée comme suit :
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Toutes les cotisations créées à l'étape précédentes doivent être référencées, sauf éventuellement celle payée à la CCVRP (à ce jour, le paiement des cotisations à la CCVRP se fait encore hors DSN). Pour retrouver facilement les cotisations concernées, vous pouvez appliquer un filtre de type Contient, avec le mot Pénibilité, sur la colonne Libellé
Lors de la validation, ignorez le message disant que le taux saisi et différent du taux calculé, du fait qu'il y a plus d'une cotisation référencée : cela ne posera pas de problème car salarié par salarié, une et une seule des cotisations référencées doit en principe apparaître sur le bulletin.

Si vous utilisez encore le bordereau de cotisation URSSAF à des fins de contrôle, ajoutez également ces cotisations sur ce bordereau (menu Plan de paye/Familles de cotisations, bouton Bordereau à droite). Créez une nouvelle ligne de code groupe 1E, pas de code sous-groupe, type de population 450, avec comme libellé Cotisation pénibilité universelle, ligne qui doit faire référence aux nouvelles cotisations créées plus haut.


Cotisations mono et multi-expositions

Dès lors que vous avez des salariés exposés à un ou plusieurs facteurs de risque, vous devez également créer une ou deux cotisations supplémentaires, mono et multi-expositions. Si la mise en place de la cotisation « universelle » ne pose pas de problème particulier, ces deux cotisations présentent quelques particularités qui rend leur mise en place plus délicate :
  • Celles-ci ne doivent être calculées, déclarées et payées qu'en fin d'exercice (sur le mois de décembre) ou en fin de contrat.
  • Dans les deux cas, elles doivent l'être sur une assiette « cumulée » : soit sur l'ensemble de l'exercice pour un contrat couvrant toute l'année civile, soit sur la période du contrat pour un contrat infra-annuel, soit pour la période du contrat recouvrant l'année civile pour un contrat ayant débuté en cours d'année et courant toujours en fin d'année.
  • Enfin, ces cotisations ne concernent que les salariés exposés à un (mono-exposition) ou plusieurs (multi-expositions) facteurs de pénibilité.
Pour gérer ces particularités, deux nouveaux codes calculs sont apparus en version 9, respectivement [P1] Pénibilité mono exposition et [P2] Pénibilité multi expositions. Ces deux codes calculs fonctionnent comme un code calcul [TX] Taux classique, mais prennent en charge ces spécificités, sans avoir à créer de conditionnement ou de fonction personnalisée alambiquée :
  • Sur chaque bulletin, la cotisation n'est calculée que si 3 conditions sont vérifiées :
    • Le salarié a un facteur de risque (code calcul P1) ou plus d'un facteur de risque (code calcul P2) sur la situation associée au bulletin calculé,
    • Le salarié a au moins un mois de présence à la date de fin d'exercice ou de fin du contrat,
    • Le bulletin calculé est arrêté à une date égale à la date de fin d'exercice (celle définie pour la cotisation pénibilité, au travers du mois de remise à zéro, qui doit être [12]-Décembre pour les cotisations pénibilité) ou égale à la date de fin du contrat (ou même supérieure à cette date de fin de contrat, dans le cas où l'on ferait un bulletin de rappel pour un salarié déjà sorti).
  • Si la cotisation n'est pas calculée, son assiette est forcée à zéro. Mais ses cumuls de brut et brut abattu sont mis à jour normalement. Ainsi, dès lors que la cotisation est calculée, en fin d'exercice ou de contrat, son assiette est prise égale à ces cumuls de brut ou brut abattu qui courent depuis le début d'exercice ou le début du contrat. On « rattrape » en quelque sorte les mois où le salarié n'a pas cotisé.
    Ces cumuls cotisation sont alimentés même pour les salariés n'ayant pas de facteur de pénibilité (pas de code pénibilité dans leur fiche situation). Ainsi, même si le code pénibilité de certains salariés n'est saisi qu'en fin d'exercice ou lors de la fin du contrat, la cotisation se calculera sur une assiette cumulée correcte.

Pour mettre en place ces deux nouvelles cotisations, on va procéder par copie des cotisations pénibilité universelles créés ci-dessus (6890 probablement). On créera la cotisation 6891 pour la mono-exposition, 6892 si nécessaire pour la multi-expositions.
Lors de chaque copie, il faut modifier ou compléter :
  • Sur l'onglet Général, le libellé : Cotisation pénibilité mono-exposition ou Cotisation pénibilité multi-expositions
  • Sur l'onglet Déclaration, dans le cadre Paramètres DSN, sur la première ligne, remplacez le sous-type 81.104-Pénibilité cotisation de base par le sous-type 81.086-Cotisation pénibilité mono exposition ou 81.087-Cotisation pénibilité multi-expositions selon le cas. Puis, sur la deuxième ligne (accessible en cliquant sur le bouton + ), sélectionnez le type d'élément Assiettes principales et le sous-type 78.37-Assiette de pénibilité
  • Sur l'onglet Calcul, :
    • Le code calcul : [P1] Pénibilité mono-exposition ou [P2] Pénibilité multi-expositions
    • Le mois de remise à zéro : indiquez [12] Décembre en lieu et place de [99] Dernier mois de l'exercice (voir explications plus loin pour le cas des entreprises en décalage de paie)
    • Le taux : 0,20% pour la cotisation mono-exposition, 0,40% pour la cotisation multi-expositions
Répétez l'opération pour les cotisations dédiées aux apprentis (6890A par exemple, à dupliquer en 6891A et 6892A) si vous avez aussi des apprentis qui peuvent être concernés par les facteurs de risque.
Ajoutez ensuite ces cotisations sur le bordereau URSSAF DSN, selon le même principe que ce qui a été fait pour la cotisation pénibilité universelle. Les seules choses qui vont différer sont le code cotisation agrégée (451 pour la cotisation mono-exposition, 452 pour la cotisation multi-expositions), le libellé et le taux.
Et là encore, si vous utilisez le bordereau de cotisations URSSAF, ajouter ces lignes 451 et 452 sur ce bordereau. 


Rappel important

La cotisation universelle est calculée pour tous les salariés et elle est payée chaque mois. Mais les cotisations mono et multi-expositions ne se déclenchent :
  • que pour les salariés exposés à un ou plusieurs facteurs de risque,
  • que lors d'une fin de contrat (hors CDD de moins d'un mois) ou en décembre pour tous les contrats restant ouverts à cette date.
Il ne faut donc pas s'étonner si, après avoir mis en place toutes ces cotisations pénibilité comme indiqué dans cette note, vous ne trouvez pas trace des cotisations mono et multi-expositions sur les bulletins. Pour vous assurer que cela fonctionne normalement, vous pouvez vérifier que vous retrouvez ces cotisations sur l'onglet Cumuls cotisation en consultation d'un bulletin. En cliquant sur une des lignes correspondant à ces cotisations, vous devez voir en partie basse de l'écran, sur les lignes Brut et Brut abattu, le cumul des bruts (brut total et brut abattu le cas échéant) depuis janvier ou depuis le début du contrat si celui-ci est postérieur à janvier. En revanche, la ligne Base (et à fortiori Retenue patronale) n'est pas renseignée : c'est normal : cette base n'est renseignée que lors d'une fin de contrat ou en décembre, à condition toutefois que le salarié ait un code pénibilité renseigné dans sa fiche Situation.

Très important : le paramétrage décrit dans cette note doit être mis en place dès le mois de janvier 2017. Sans cela, pour les salariés présents tout au long de l'année 2017, l'assiette de la cotisation pénibilité qui va être calculée en décembre 2017 sera erronée. Il manquera la part de brut de la période comprise entre janvier et le mois qui précède la mise en place de ces cotisations. Sauf à effectuer un « rattrapage » sur le premier mois où l'on met en place tout ceci, mais c'est beaucoup plus délicat à réaliser.


Explications complémentaires pour les entreprises en décalage de paie

L'instruction N° DGT/DSS/SAFSL/2016/178 du 20 juin 2016 relative à la mise en place du compte personnel de prévention de la pénibilité aborde cette question du décalage de paie au point 2.2 de la fiche technique N° 7.
S'agissant de l'assiette des cotisations pénibilité, il est dit : 

L’assiette à retenir correspond à l’ensemble des rémunérations versées au cours de la période d’activité dès lors que l’employeur a considéré que son salarié est exposé à un ou plusieurs facteurs de pénibilité. L’employeur pourra toutefois déduire de cette assiette les éléments de rémunérations versés au cours d’une année où le salarié est exposé mais au titre d’une année où il ne l’était pas (exemple : rappel de salaires versés en février 2015 au titre de décembre 2014).

Afin de couvrir l’année complète, les employeurs procédant au versement de paie le mois suivant celui au titre duquel elle est due (situation parfois connue sous le terme de « décalage de paie ») et qui choisiraient de déduire de l’assiette la rémunération versée en janvier N au titre de décembre N-1 intègreront alors à cette assiette les rémunérations versées en janvier N+1 au titre de décembre N.

Comment interpréter cela concrètement :
L'exposition aux facteurs de risque doit être déterminée au titre de l'année civile. En tout état de cause, pour les contrats couvrant toute l'année civile, l'assiette déclarée doit bien correspondre à une année complète, soit 12 mois. Et cette assiette doit être déclarée avec la DSN de décembre, pour le 5 ou 15 janvier de l'année qui suit.
Cela dessine donc 2 possibilités :
    • Calculer l'assiette en tenant compte de la date de versement (application « classique » du décalage). Pour les entreprises en décalage de paie, cela revient à calculer l'assiette pénibilité de l'année N sur les rémunérations de décembre N-1 à Novembre N, rémunérations versées de janvier à décembre de l'année N.
      Le problème serait ici de calculer des cotisations pénibilité en décembre de l'année (car il est difficile de calculer cette assiette sur novembre, ne sachant pas encore précisément à cette date quels sont les salariés exposés aux facteurs de risque), mais sur une assiette décalée d'un mois en arrière : de décembre N-1 à Novembre N. Pas simple, surtout qu'il faut en plus de cela tenir compte des éventuelles fins de contrat sur novembre et décembre !
    • Calculer l'assiette en tenant compte de la période d'emploi, ce qui revient à ne plus appliquer de décalage pour le calcul de cette assiette : elle est calculée sur les rémunérations versées au titre des périodes d'emploi de janvier à décembre de l'année N même si ces rémunérations sont versées entre février N et janvier N+1. L'instruction ministérielle, dont l'extrait a été repris ci-dessus, laisse clairement le choix.
C'est donc cette seconde option que nous avons retenue dans LDPaye car elle plus simple à mettre en œuvre. Il suffit d'utiliser le champ Remise à zéro de la fiche Cotisation, en haut de l'onglet Calcul : en indiquant la valeur [12] Décembre en lieu et place de la valeur habituelle [99] Dernier mois de l'exercice, les bruts soumis à cette cotisation vont se cumuler sur les périodes de paie Janvier à Décembre et non pas Premier à Dernier mois de l'exercice qui dans le cas d'une entreprise en décalage de paie correspondent à la période Décembre N-1 à Novembre N.


 

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