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Apprentis - Un point complet de ce qui doit être déclaré en DSN
Note créée le 1/7/2016, dernière modification le 14/1/2017

Précision importante ajoutée le 02/01/2019 : les exonérations de cotisation patronales spécifiques aux apprentis ont disparu en janvier 2019, ceux-ci entrant dans le champ de la réduction générale de cotisations patronales. Les modalités déclaratives des cotisations des apprentis ont donc changé.
Tout ce qui dit dans cette note ne s'applique qu'aux déclarations antérieures à 2019.
La note  Apprentis - Fin de l'exonération spécifique en 2019 publiée début janvier 2019 décrit dans le détail comment passer de l'ancien au nouveau système de cotisations des apprentis, avec toutes les modifications que cela implique sur le plan déclaratif. Il ne faut donc plus tenir compte de ce qui est dit ci-dessous à partir de 2019 ; une nouvelle note sera publiée prochainement pour refaire un point complet de la façon de déclarer les apprentis en DSN.


Avant-propos

Cette note a pour ambition de faire un point complet sur la façon dont on doit déclarer les apprentis en DSN, que ce soit en DSN Phase 2 ou Phase 3 (à partir de septembre 2016 au plus tôt, janvier 2017 au plus tard).

Deux notes sur DSN-INFO traitent de ce sujet :

Les élément détaillés ci-après découlent de ces informations publiées sur DSN-INFO, à la date du 23/12/2016, ainsi que de précisions apportées par le Support DSN en réponse à certaines questions que nous avions formulées.
Les éléments ayant été modifiés par rapport à la dernière version de cette note datée du 26/10/2016 apparaissent ci-après en violet. Ces modifications découlent directement de celles apportées aux fiches consignes DSN-INFO relatives aux apprentis entre le 01/07/2016 et le 23/12/2016.

Remarque importante : ne sont abordés ci-après que les spécificités liées aux apprentis (qui sont nombreuses). Aussi, les paramètres DSN communs avec les autres catégories de salariés (heures supplémentaires, primes et indemnités, assiettes CSG par exemple) ne sont pas repris.


Les éléments à déclarer

Bloc 40-Contrat

En phase 2, la nature du contrat de l'apprenti (rubrique 40.007) doit être renseignée avec la valeur 04-Contrat d'apprentissage.
En phase 3, cette valeur 04 disparait. On doit utiliser la valeur 02-Contrat de travail à durée déterminée de droit privé.
Dans les deux cas, il faut renseigner la rubrique 40.008-Dispositif de politique publique avec l'une des valeurs suivantes :
64-Contrat d'apprentissage entreprises artisanales ou de moins de 11 salariés (loi du 3 janvier 1979)
65-Contrat d'apprentissage entreprises non inscrites au répertoire des métiers d'au moins 11 salariés (loi de 1987)
Note : le code 81-Contrat d'apprentissage secteur public (Loi de 1992) ne concerne pas les clients LDPaye.
Dans LDPaye, ces valeurs proviennent du type contrat de travail du salarié.
Lors de la migration d'un dossier de paye de la version 8 à la version 9, la valeur 04 du code nature du contrat en DSN est automatiquement remplacée, dans le fichier des types de contrat, par la valeur 02, de façon à être conforme à ce qui est attendu en DSN phase 3. Mais par la suite, en version 9, si on demande la création d'une DSN en phase 2, le code 02 est remplacé au sein de cette DSN uniquement par la valeur 04 si le code dispositif de politique publique du type de contrat en question est à la valeur 64 ou 65. On est donc également conforme à ce qui attendu en phase 2.

Par ailleurs, il est demandé de renseigner, en phase 2, la rubrique 40.015-Salaire de référence porté par le contrat  avec la rémunération brute minimale déterminée en pourcentage du SMIC (ou minimum conventionnel si plus favorable), fonction de l'âge de l'apprenti et de l'année du contrat. 
Mais cette rubrique 40.015 a été supprimée en phase 3. On peut donc supposer que cette valeur n'était pus utile, et nous pensons qu'on peut se dispenser de la déclarer même en phase 2. 

Blocs 51-Rémunérations

Code 001 - Rémunération brute non plafonnée : il faut déclarer le salaire brut de l'apprenti, c'est à dire toutes les sommes versées au salarié en contrepartie ou à l'occasion du travail, notamment les salaires ou gains, les indemnités, primes, gratifications et tous autres avantages en argent, les avantages en nature (cf CSS L242-1).
La façon de paramétrer cette rémunération pour les apprentis a déjà été abordée en détail dans la note intitulée Blocs 51-Rémunération dans le cas des apprentis. Au final, le paramètre DSN fera référence à la rubrique donnant le salaire brut d'un apprenti (rubrique 5801 si vous avez suivi à la lettre les indications dans la note référencée ci-dessus) :
Bloc 51, type 001 :  Mode d'alimentation LB3-Ligne de bulletin-Montant, rubrique 5801-Salaire brut apprenti

Code 002 - Salaire brut soumis à contributions d'Assurance chômage : il faut déclarer là-aussi le salaire brut de l'apprenti, et non pas l'assiette forfaitaire sur laquelle sont calculées les contributions Assurance chômage pour cette catégorie de contrats, mais en excluant (comme pour toutes les autres catégories de salariés) les primes et indemnités qui sont déclarées explicitement au travers des blocs 52-Prime, gratification et indemnité.
Dans LDPaye, ces primes et indemnités déclarées sur les blocs 52 sont automatiquement retranchées de la rémunération déclarée en bloc 51 code 002, sans aucun paramétrage supplémentaire autre que celui des blocs 52. De ce fait, pour les apprentis, le paramétrage du bloc 51 pour les rémunérations de type 001 et 002 est  identique, même si la valeur observée au final peut être différente.
Jusqu'alors, on avait demander à renseigner le paramètre DSN de telle sorte qu'il référence la base des cotisations Assurance chômage des apprentis, c'est à dire la base forfaitaire. Au vu des dernières informations parues sur DSN-INFO, il faut modifier cela.
Ce paramètre doit désormais être renseigné, pour les apprentis, à l'identique de la rémunération brute non plafonnée. Donc, au lieu de faire référence aux bases des cotisations AGS spécifiques aux apprentis (N° 6091 et 6092 dans le plan de paye standard LDZ), on fera référence à la rubrique donnant le salaire brut d'un apprenti (rubrique 5801 si vous avez suivi à la lettre les indications donnée pour la rémunération de code 001 ci-dessus) :
Bloc 51, type 002 :  Mode d'alimentation LB3-Ligne de bulletin-Montant, rubrique 5801-Salaire brut apprenti

Code 010 - Salaire de base : aucune information particulière n'a été donnée sur ce sujet sur DSN-INFO pour le cas des apprentis. La définition du salaire de base faite sur DSN-INFO est celle-ci : « le salaire de base correspond au salaire brut avant déduction des cotisations sociales et avant versement d'éventuelles prestations sociales. Il ne comprend ni les primes, ni les heures supplémentaires. Son montant correspond usuellement à la première ligne du bulletin de paie d'un salarié. ». Au vu de cette définition, on déclarera sur ce code la valeur apparaissant sur la première ligne du bulletin des apprentis (rubrique 0395-SALAIRE MENSUEL APPRENTI dans le plan de paye standard LDZ) : 
Bloc 51, type 010 :  Mode d'alimentation LB3-Ligne de bulletin-Montant, rubrique 0395-Salaire mensuel apprenti

Code 011 - 003 - Salaire rétabli – reconstitué : il faut déclarer le salaire forfaitaire légal que l'apprenti aurait perçu s'il avait travaillé normalement pendant le mois en cause, réduit de 11%.
La méthode de calcul de ce salaire forfaitaire est décrite au chapitre suivant. Au final, elle aboutit à ce que le salaire rétabli d'un apprenti se retrouve dans le cumul SALRET-Salaire rétabli DSN, au même titre que les autres catégories de salarié, ce cumul étant repris sur les bulletins via la rubrique 5994-Salaire rétabli DSN. Il n'est donc pas nécessaire de créer un paramètre DSN spécifique aux apprentis pour ce salaire rétabli. Celui-ci est commun à toutes les catégories de salariés : 
Bloc 51, type 011 :  Mode d'alimentation LB3-Ligne de bulletin-Montant, rubrique 5994-Salaire rétabli DSN
Assurez-vous toutefois que la méthode de calcul du salaire rétabli spécifique aux apprentis est en place et donne un résultat correct, visible sur la rubrique 5994 des bulletins de paye.

Blocs 78-Bases assujetties

Code 02 - Assiette brute plafonnée : il faut déclarer le salaire brut réel plafonné de l'apprenti
Code 03 - Assiette brute déplafonnée : il faut déclarer le salaire brut réel de l'apprenti.

Remarque : dans le contexte des PME, il est rare que le salaire des apprentis atteigne ou dépasse la plafond de la Sécuité sociale. On pourra donc bien souvent ignorer ce plafonnement. De ce fait, le paramétrage des bases plafonnée (code 02) et déplafonnée (code 03) sera identique.

Au vu des dernières informations parues sur DSN-INFO, le paramètre DSN relatif à l'assiette plafonnée (code 02) et déplafonée (code 03) doivent être modifiés. Au lieu de faire référence aux bases des cotisations AT spécifiques aux apprentis, on fera référence à la rubrique donnant le salaire brut d'un apprenti (rubrique 5801 si vous avez suivi à la lettre les indications donnée pour la rémunération déclarée en bloc 51 code 001, voir note référencée plus haut) :
Bloc 78, type 02 :  Mode d'alimentation LB3-Ligne de bulletin-Montant, rubrique 5801-Salaire brut apprenti
Le paramétrage de l'assiette déplafonnée (code 03) peut quant à lui être conservé comme préconisé à l'origine, c'est à dire :
Bloc 78, type 03 :  Mode d'alimentation LB3-Ligne de bulletin-Montant, rubrique 5801-Salaire brut apprenti


Code 07 - Assiette des contributions d'Assurance Chômage : il faut déclarer la base forfaitaire de cotisation, celle sur laquelle ont été calculées les cotisations chômage :
Bloc 78, type 07 :  Mode d'alimentation LB1-Ligne de bulletin-Nombre, rubrique 6091-AGS TA+TB Apprenti
(paramètre à répéter autant de fois qu'il existe de cotisations AGS propres aux apprentis)
Remarque : dans la fiche consigne N° 831 sur DSN-INFO, rien n'est dit concernant cette base Assurance chômage. Mais dans un mail reçu du support DSN-INFO, il nous a été dit que « l’assiette des contributions d'Assurance Chômage (code 07) n’a pas à être déclarée puisque la cotisation restant due (part patronale pour les Employeurs NON INSCRITS au répertoire des métiers de plus de 11 salariés) est calculée à partir de la base forfaitaire ». On peut donc se dispenser de renseigner ce paramètre.

Code 11 - Base forfaitaire soumise aux cotisations de Sécurité Sociale : on déclare ici la base forfaitaire :
Bloc 78, type 11 :  Mode d'alimentation LB1-Ligne de bulletin-Nombre, rubrique 6054-Accident du travail Apprenti
(paramètre à répéter autant de fois qu'il existe de cotisations AT propres aux apprentis)

Blocs 81-Cotisations individuelles

Il faut renseigner, sur l'un des codes ci-dessous, la base forfaitaire en rubrique 81.003-Montant d'assiette, la rubrique 81.004-Montant de cotisation n'ayant pas à être fournie s'agissant d'une exonération de cotisations. 
001 - Exonération de cotisations au titre de l'emploi d'un apprenti (loi de 1979)
002-Exonération de cotisations au titre de l'emploi d'un apprenti (loi de 1987)
Note : le code 003-Exonération de cotisations au titre de l'emploi d'un apprenti (loi de 1992) ne concerne pas les clients LDPaye.
Pour cela, il faut avoir créer des paramètres comme ceci (qui correspond au plan de paye standard LDZ) :
Bloc 81, type 001 :  Mode d'alimentation LB1-Ligne de bulletin-Nombre, rubrique 6056-ACCIDENT TRAVAIL APPRENTI 79 <11
Bloc 81, type 002 :  Mode d'alimentation LB1-Ligne de bulletin-Nombre, rubrique 6055-ACCIDENT TRAVAIL APPRENTI 87 >=11,<20
Bloc 81, type 003 :  Mode d'alimentation LB1-Ligne de bulletin-Nombre, rubrique 6054-ACCIDENT TRAVAIL APPRENTI 87 >=20
(Attention : les N° de cotisations indiqués ci-dessus sont à ajuster pour qu'elles correspondent à celles utilisées réellement dans votre plan de paye pour les apprentis, et en fonction du type d'exonération : Loi de 1979 où l'exonération est totale sauf AT à déclarer en code 001, Loi de 1987 ou l'exonération est partielle à déclarer en code 002).

Cotisations Retraite et Versement transport

En DSN Phase 3, il faut aussi déclarer les cotisations des apprentis, au même titre que n'importe quel autre salarié. Cela concerne les cotisations retraite, chômage, prévoyance dans le cas général, et les cotisations MSA dans le cas d'un apprenti au régime agricole.
Spécificités pour les apprentis (Nouveau suite à la parution de la Fiche consigne des blocs 78, 79 et 81 le 05/10/2016) :
  • les cotisations retraite (blocs 81.063) doivent être rattachées au bloc 78.11-Base forfaitaire SS et non au bloc 78.02-Assiette brute plafonnée. Le paramètre DSN sera donc 81.063/11 et non 81.063/02.
  • de même, l'assiette du versement transport, déclarée sur le bloc 81 de code 226, doit elle aussi être rattachée au bloc 78.11-Base forfaitaire SS et non au bloc 78.03-Assiette brute déplafonnée. Le paramètre DSN sera donc 81.226/11 et non 81.226/03.


Le salaire rétabli des apprentis

Remarque préliminaire : on n'aborde ci-après que la spécificité "Apprentis" du salaire apprenti. Dans la note d'information Se préparer à la DSN , le chapitre A.3 décrit de manière plus générale comment paramétrer le salaire rétabli qui est attendu en DSN. Reportez vous à cette note si nécessaire. 

La note http://dsn-info.custhelp.com/app/answers/detail/a_id/418/ fait un point complet sur la notion de salaire rétabli transmis en DSN. Dans cette note, concernant les apprentis, il est dit : « le salaire rétabli est le salaire forfaitaire qu'il aurait perçu s'il avait travaillé normalement pendant le mois en cause, réduit de 11% ». Ce n'est donc ni le salaire forfaitaire de l'apprenti (car ile salaire rétabli doit être diminué de 11%), ni la base forfaitaire de cotisation (car celle-ci est réduite en cas d'absence).
Pour calculer correctement ce salaire rétabli des apprentis, il faut créer une rubrique spécifique (si possible sous le N° 5802) qui déterminera ce salaire forfaitaire "normal" diminué de 11%. Le salaire rétabli de l'apprenti sera constitué au final principalement du montant de cette rubrique 5802, à laquelle viendront s'ajouter les éventuelles heures d'absences et primes perçues dans le mois et se retrancher les éventuelles absences non autorisées.

Rubrique 5802
Cette rubrique 5802 est à créer comme ceci (seules les valeurs à modifier par rapport aux valeurs par défaut proposées en création d'une rubrique sont indiquées ci-dessous) :
N° rubrique : 5802 (si possible, doit se trouver avant le jeu de rubriques et cotisations qui appliquent l'abattement sur ce salaire rétabli, 5992-5993-5994 dans le plan de paye standard de janvier 2016).
Libellé : Salaire brut APPRENTI salaire rétabli
Famille de rubriques : 999
Rubrique imprimée sur le bulletin : décochez cette option
Rubrique comptabilisée : décochez cette option
Sens de la rubrique : Gain
Unité: Montant
Bénéficie de l'abattement : décochez cette option
Bénéficie de l'abattement CSG : décochez cette option
Commentaire : Le salaire rétabli est le salaire forfaitaire légal que l'apprenti aurait perçu s'il avait travaillé normalement pendant le mois en cause, réduit de 11 %
Alimentation du montant : Fonction personnalisée SRTAPP (voir le code de cette fonction ci-dessous)

Profils rubrique : cette rubrique doit être automatique, option Pour tous les salariés, pour le ou les profils correspondant aux apprentis.
Reports sur cumuls : cette rubrique doit se reporter uniquement sur le cumul SALRET (report par défaut en Montant).
Aucun report sur cotisations
Aucune association de rubriques
Aucune condition

Fonction personnalisée SRTAPP
C'est la fonction personnalisée à laquelle on fait appelle pour calculer le montant de la rubrique 5802. Cette fonction personnalisée doit être créée avec le libellé Salaire rétabli apprenti et le code source ci-dessous :

// Cette fonction retourne la base forfaitaire de cotisation d'un apprenti
// en fonction de l'age et de l'ancienneté de l'apprenti
// calculée sur base de 151H67 au taux horaire apprenti diminué de 11%
MoisNaissance , MoisAncienneté ,MoisCourant sont des réels
Age ,Ancienneté sont des entiers
TauxApprenti est un entier
BaseCot est un réel

MoisNaissance =Val (DateVersChaine (PEPERS.DANA ,"AAAA.MM" ))
MoisCourant =Val (CAENBU.MPAY [[1 à 4]]+ "."+ CAENBU.MPAY [[5 à 6]])
Age =PartieEntière (MoisCourant - MoisNaissance )
//Info(Age)
MoisAncienneté =Val (DateversChaine (DateAncienneté ,"AAAA.MM" ))
Ancienneté =PartieEntière (MoisCourant - MoisAncienneté )
//Info(Ancienneté)

SI Ancienneté < 1 ALORS
  SI Age < 18 ALORS
     TauxApprenti =25
  SINON SI Age < 21 ALORS
     TauxApprenti =41
  SINON
     TauxApprenti =53
  FIN
SINON SI Ancienneté < 2 ALORS
  SI Age < 18 ALORS
     TauxApprenti =37
  SINON SI Age < 21 ALORS
     TauxApprenti =49
  SINON
     TauxApprenti =61
  FIN
SINON
  SI Age < 18 ALORS
     TauxApprenti =53
  SINON SI Age < 21 ALORS
     TauxApprenti =65
  SINON
     TauxApprenti =78
  FIN
FIN
//Info(tauxApprenti)

// On applique le taux apprenti - 11%
// sur une base de 151.67 heures au SMIC 1er janvier de l'année
// et on arrondit le tout à l'euro supérieur

  BaseCot = CG.THSM01 * 151.67 * ( TauxApprenti- 11) / 100

//info(BaseCot)
SI PartieDécimale( BaseCot ) > 0 ALORS
  BaseCot =PartieEntière (BaseCot )+1
FIN
RENVOYER PartieEntière( baseCot )



Autres éléments DSN relatifs aux apprentis

D'autres informations relatives aux apprentis et à la DSN peuvent être trouvées dans les notes référencées ci-dessous :


 

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