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Publipostage pour des étiquettes salariés avec LDPaye V9.50
Note créée le 26/12/2017

Dans la dernière version 9.50 de LDPaye, le module Bureautique a été revu en profondeur. Il ne fait plus appel désormais aux fonctions de publipostage du logiciel Word, mais utilise en lieu et place son propre module de traitement de texte. 
Ce module Bureautique devient donc accessible à tous les utilisateurs, même ceux ne disposant pas du logiciel Word sur leur poste de travail. Et la conception comme l'utilisation des modèles de document est plus simple et plus rapide.

Un inconvénient nous a toutefois été remonté : certains types d'impression, qui étaient possibles avec l'ancien module Bureautique au travers du logiciel Word sont désormais impraticables. L'exemple le plus notable est celui des étiquettes : avec le nouveau module Bureautique, on a toujours une page (à minima) par salarié, alors que pour imprimer des étiquettes, il faut pouvoir inscrire un grand nombre de salariés sur une même page.

Pour solutionner ce manque fonctionnel, nous avons ajouté, dans le dernier pack correctif de niveau 30 diffusé le 19 décembre, la possibilité d'exporter uniquement les données décrites dans une des sources de données exploitées par ce module, dans un fichier au format « texte avec tabulations ». Ce fichier de données peut ainsi être facilement utilisé par la suite pour créer un publipostage avec Word, indépendamment de LDPaye.


Export des données d'une source Bureautique

Pour accéder à cette nouvelle fonctionnalité au sein de la fenêtre Bureautique, cliquez sur l'onglet (vertical) Source de données, disponible en bas à gauche de la fenêtre. Sélectionnez la description de la source de données dans le cadre 2, sélectionnez le ou les salariés concernés en partie haute comme on le fait habituellement, puis cliquez sur le bouton Exporter.
Par défaut, le fichier contenant les données est créé dans le répertoire Bureautique, là où se trouvent les modèles et les fichiers de description des sources de données. Il porte le même nom que la source de donnée choisie, avec l'extension .txt. En tenant la touche Majuscule enfoncée lors de l'export, le nom et l'emplacement du fichier généré peuvent cependant être choisis par l'utilisateur.

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Utilisation avec Word

Après export des données dans ce fichier au format « texte avec tabulations », il suffit donc d'ouvrir un document avec Word, puis dans l'option de sélection d'une liste de destinataires existant pour publipostage, sélectionner le fichier ainsi généré.

Note : les modèles originaux, utilisés avant la migration en version 9.50, ont automatiquement été enregistrés dans le sous-répertoire Sauvegarde V9.00 du répertoire Bureautique ; ils peuvent donc y être récupérés pour être repris sous Word. 
Attention : dans quelques cas, il peut y avoir besoin de modifier certains champs de publipostage, notamment en cas d'utilisation de caractères accentués ou de caractères spéciaux dans les noms des champs de fusion.


Exemple pour imprimer des étiquettes

Après avoir préparé votre fichier texte à partir d'une source de données Bureautique, fichier comportant à minima les noms, prénoms et adresses des salariés concernés, ouvrez le logiciel Word.
Sur le ruban Publipostage, cliquez sur le bouton Démarrer  la fusion et le publipostage, puis choisissez l'option Etiquettes.
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Dans la fenêtre qui s'ouvre, choisissez le format d'étiquettes que vous utilisez (ou créez en un par le bouton Nouvelle étiquette si aucun de ceux proposés ne convient).

Toujours sur le ruban Publipostage, cliquez sur le bouton Sélection des destinataires, puis Utiliser une liste existante. Sélectionnez le fichier créé à l'étape précédente. Dans la fenêtre Conversion de fichier, conservez la 1ère option Windows (par défaut) et validez par OK. 

Cliquez maintenant sur le bouton Insérer un champ de fusion du ruban Publipostage, puis insérez un à un les différents champs à imprimer sur l'étiquette, en prenant soin d'insérer un espace entre les différents champs qui sont imprimés sur la même ligne.
Sélectionnez l'ensemble des champs, puis choisissez la police et la taille de police souhaitées. Jouez aussi si nécessaire avec l'espacement des paragraphes pour que l'adresse soit correctement disposée sur l'étiquette.
Vous devriez obtenir quelque chose ressemblant à cela :
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Pour vérifier le résultat, cliquez successivement sur les boutons Mettre à jour les étiquettes et Aperçu des résultats, toujours sur le ruban Publipostage.
Vous devriez obtenir quelque chose ressemblant à cela :
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Il ne vous reste plus qu'à enregistrer ce document s'il doit être réutilisé plus tard, puis à imprimer vos étiquettes en cliquant sur le bouton Terminer & fusionner du ruban Publipostage, en choisissant l'option Imprimer les documents.

Vous trouverez ci-dessous, à titre d'exemple, le document Word et la liste des adresses ayant servi à constituer cette documentation.
Attention : après avoir récupéré ces deux fichiers et les avoir placés dans un même répertoire, à l'ouverture du document Word, la liste des destinataires ne sera pas trouvée. Dans la fenêtre qui signale cette erreur, cliquez sur Rechercher la source de données et localisez le fichier Adresses.TXT à l'endroit où vous l'avez enregistré.

 

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