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Allocations Familiales - Cas des mandataires sociaux et des stagiaires
Note créée le 2/1/2017

La problématique

Depuis début 2015, la cotisation Allocations Familiales fait l'objet d'une réduction de taux, applicable aux rémunérations n'excédant pas 1,6 SMIC initialement, puis 3,5 SMIC depuis le 01/04/2016. Concrètement, sur les bulletins de paye, cela s'est traduit par le découpage de l'ancienne cotisation au taux de 5,25% en 2 nouvelles cotisations :
  • La cotisation « classique » Allocations Familiales désormais au taux de 3,45%
  • Une cotisation Complément Allocations Familiales au taux de 1,80% qui elle ne s'applique qu'aux rémunérations excédant le seuil de 1,6 ou 3,5 SMIC (seuil apprécié en cumul annuel, comme cela est expliqué ici).
Tout cela avait été décrit en son temps dans la note intitulée Nouveautés Janvier 2015 - Réduction Fillon et Allocations Familiales.

Il faut savoir que cet allègement de la cotisation Allocations Familiales ne s'applique qu'aux salariés entrant dans le champ d'application de la réduction Fillon. Cela ne concerne donc pas par exemple les mandataires sociaux ou encore les stagiaires. Pour ces catégories de salariés, c'est encore le taux « normal » de 5,25% qui s'applique. De ce fait, sur les bulletins de paye, on a conservé une seule cotisation avec ce taux de 5,25%.
Problème : la déclaration de l'assiette et du montant de cotisation Allocations Familiales en DSN Phase 3, obligatoire nominativement (cela a été décrit ici), ne peut se faire qu'en distinguant la part correspondant au taux normal de 3,45% de celle correspondant au complément à 1,80%, et ce même pour les salariés qui ne peuvent prétendre à cet allègement. Ces éléments doivent en effet être portés :
  • Pour la part correspondant au taux normal de 3,45%, sur un bloc 81 de code 074 - Cotisation Allocation familiale - taux normal
  • Pour la part correspondant au complément à 1,80%, sur un bloc 81 de code 102-Complément de cotisation Allocation Familiale

Conséquence : il faut éclater cette cotisation Allocations Familiales en deux lignes sur le bulletin si l'on veut pouvoir renseigner correctement les éléments nominatifs attendus en DSN Phase 3.
Et oui, c'est l'effet simplificateur de la DSN une fois encore ! Alors, on remonte les manches et on y va, avec le sourire...

Comment procéder

Normalement, si votre plan de paye prend en charge à la fois le cas des mandataires sociaux et celui des stagiaires, vous devriez trouver deux cotisations Allocations Familiales avec ce taux de 5,25%. Ces deux cotisations sont nécessairement distinctes car sur le bordereau URSSAF, elles ne sont pas sommées sur la même cotisation agrégée : code 100 pour les stagiaires, code 863 pour les mandataires sociaux.
Toutefois, le cas des stagiaires diffère sensiblement de celui des mandataires sociaux. En effet, pour les premiers, on était déjà obligé de distinguer, sur le bordereau URSSAF DSN, la part de cotisation AF correspondant au taux de 3,45% qui devait être sommée sur la ligne 100-RG Cas général - Déplafonné et la part correspondant au taux de 1,80% qui devait être sommée sur la ligne 430-Complément Allocations Familiales. La seule solution pour y parvenir était donc là-aussi d'éclater la cotisation sur les bulletins en deux parties, ce qui a peut-être était déjà fait dans votre plan de paye.
Alors que pour les mandataires sociaux, l'ensemble de la cotisation Allocations Familiales, au taux de 5,25%, est sommée, sur le bordereau URSSAF, sur la cotisation agrégée de code 863-RG Mandataires sociaux. Il n'était donc pas nécessaire, pour l'établissement du bordereau URSSAF, d'éclater cette cotisation. Ce n'est que pour la partie nominative que cela s'avère aujourd'hui nécessaire en DSN Phase 3.

Nous abordons donc ci-après le cas des mandataires sociaux dans un premier temps, puis celui des stagiaires.


Cas des mandataires sociaux

Dans la table des cotisations, repérez le N° de la cotisation Allocations Familiales au taux de 5,25% qui les concernent, en vérifiant que cette cotisation ne se calcule que pour ces mandataires sociaux (via le profil cotisation auquel elle doit être associée très probablement ; si vous avez un doute, imprimez un journal détaillé sur cette cotisation sur l'année 2016 : vous ne devriez voir sur ce journal que le ou les mandataires sociaux).
Si vous avez suivi les consignes données dans notre note relative aux nouveautés de janvier 2015 (Révision 3, pages 10-11), cette cotisation devrait porter le N° 6044 ou 6045.
Appelez cette cotisation en modification puis modifiez les éléments comme suit :
Onglet Général 
  • Libellé : ajouter le mot COMPLEMENT en partie gauche
  • Libellé imprimé sur le bulletin : si celui-ci est renseigné, ajouter là aussi le mot COMPLEMENT en partie gauche
Onglet Déclaration - Cadre Paramètres DSN 
  • Si rien n'est indiqué, ajouter un paramètre de type Assiettes principales, sous-type 81.102-Complément de cotisation Allocations Familiales
  • Si une ligne était déjà renseignée, remplacez le sous-type 81.74-Cotisation Allocation Familiale - taux normal par le sous-type 81.102-Complément de cotisation Allocation Familiale
Onglet Calcul 
  • Remplacez la valeur de taux patronal de 5,25% par 1,80%
Onglet Déclaration - Cadre Paramètres N4DS
  • Après avoir appliqué la modification de taux sur l'onglet Calcul, revenez sur l'onglet Déclaration et cliquez sur le bouton Paramètres N4DS au bas de la fenêtre. Dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquez sur le bouton Créer. Renseignez ensuite les zones comme suit :
    • Rubrique N4DS : S40.G30.06 Bases spécifiques exonérations de cotisations
    • Code rubrique  : 56 - cotisation d'allocations familiales - taux réduit
    • Base brute : LB1 - Ligne de bulletin - Colonne Nombre
    • Elément de paye : le N° de la cotisation que vous êtes en train de modifier (6044 ou 6045 dans notre exemple)
    • Base plafonnée : CNG - Constante générale
    • Elément si différent : ZERO
    • Cochez la case Inverser le signe de la valeur extraite
Validez cet écran de création par OK, puis refermez la fenêtre de gestion des paramètres DSN pour revenir à la fenêtre de modification de la cotisation. Le paramètre N4DS S40.G30.06 code 56 créé doit apparaitre dans le cadre Paramètres N4DS. Il ne vous reste plus qu'à valider cette modification de cotisation  par le bouton OK.

Dans la foulée, il faut aller modifier la cotisation de base Allocations Familiales, celle qui s'applique à tous les salariés au taux de 3,45%, pour qu'elle se calcule aussi pour les mandataires sociaux. Pour cela, appelez cette cotisation (normalement, elle porte le N° 6040) en modification et cliquez sur le bouton Profils à droite. Sur l'écran Profils ainsi obtenu, cliquez sur la ligne correspondant aux mandataires sociaux, dans la colonne centrale Lié. Le contenu des autres colonnes de droite, et notamment les N° de comptes, va être automatiquement renseigné, mais vous pouvez éventuellement intervenir sur ces N° de compte, pour le cas où les cotisations URSSAF des mandataires sociaux seraient isolées dans un compte de charge autre que celui recevant les cotisations des salariés (peu probable).

Enfin, il faut aller corriger le paramétrage du bordereau URSSAF DSN (menu Traitement mensuel/Paramètres DSN/Bordereau URSSAF DSN). 
Recherchez la ligne de code 863 920-RG Mandataires sociaux et appelez là en modification. Là où est inscrit Au moins une coche, sélectionnez la valeur Toutes. Il n'y a plus qu'à cocher, uniquement dans la colonne Sommée pour contrôle, la cotisation Allocations Familiales au taux de 3,45%, celle que vous avez associée au profil Mandataires à l'étape précédente. Si tout est OK, la somme des taux des cotisations cochées dans cette colonne Sommée pour contrôle, en excluant les taux des cotisations AT, devrait être égale au taux apparaissant en milieu d'écran. 

Remarque : si vous utilisez encore le bordereau de cotisation URSSAF à des fins de contrôle, il faut là aussi modifier la ligne correspondant aux mandataires sociaux (menu Plan de paye/Familles de cotisation, bouton Bordereaux à droite ; la ligne à modifier porte le code 863 D ; il faut y cocher la cotisation Allocations Familiales au taux de 3,45% dans la colonne Cumuler taux uniquement). 

Attention : si vous mettez en place les modifications décrites ci-dessus avant d'avoir établi votre DADS-U 2016, il faudra impérativement corriger votre DADS-U 2016. Pour chaque mandataire social déclaré dans votre DADS-U, il faudra aller supprimer le groupe S40.30.06 de code 56-Cotisation Allocation familiale taux réduit.


Cas des stagiaires

Remarque préliminaire : ce paramétrage n'est à réaliser que si vous avez, dans votre plan de paye, un profil cotisations dédié pour les stagiaires. Rappelons que dans le cas des stagiaires (stagiaires sous convention uniquement), on bénéficie d'une franchise de cotisations sur la part de gratification inférieure à un seuil calculé comme étant le nombre d'heures de stage multiplié par 15% du plafond horaire de la Sécurité sociale.
La part qui excède ce seuil est assujettie aux cotisations de Sécurité sociale, à la CSG et à la CRDS, à la contribution solidarité autonomie, au FNAL, mais pas aux contributions d'assurance chômage ni à la contribution au dialogue social.
Cette part de gratification qui dépasse le seuil de franchise ne bénéficie pas du taux réduit de cotisations d’allocations familiales.

Premier cas : il existe une cotisation Allocations Familiales au taux de 5,25% propre aux stagiaires

Vous pouvez alors appliquer les mêmes consignes que celles données ci-devant pour les mandataires, en vous arrêtant à l'étape concernant le bordereau URSSAF qui est décrite ci-après.

Deuxième cas : il n'existe pas de cotisation Allocations Familiales au taux de 5,25% propre aux stagiaires

Dans ce cas, on duplique la cotisation Complément Allocations Familiales (celle au taux de 1,80% qui s'applique à tous les salariés, sur la part de salaire supérieure au seuil de 3,5 SMIC, N° 6042 en principe), si possible sous le N° 6046. Lors de cette duplication, il vous faut corriger :
Onglet Général  
  • Le libellé : ajouter la mention Stag. à droite
  • Le libellé imprimé sur le bulletin : si vous le souhaitez, pour que cette mention Stag. n'apparaisse pas sur le bulletin, reprenez ici le libellé qui apparaissait initialement avant que vous y ajoutiez cette mention. Cela devrait être : COMPLEMENT ALLOCATIONS FAMILIALES
Onglet Déclaration
  • Dans le cadre Paramètres DSN, vérifiez qu'une ligne est renseignée avec le type Assiettes principales et le sous-type 81.102-Complément de cotisation Allocations Familiales
  • Dans le cadre Paramètres N4DS, vérifiez qu'un paramètre est renseigné pour la rubrique S40.G30.06 et le code 56-Cotisation Allocation familiale taux réduit, avec inversion du signe.
Onglet Calcul
  • Remplacez le code calcul [AF] Taux complémentaire AF par le code calcul [TX] Taux.
Ecran Profils
  • Cette nouvelle cotisation ne doit s'appliquer qu'aux stagiaires. Il faut donc cocher le profil Stagiaire si cela n'est pas déjà fait, et décocher tous les autres profils.

Après cela, il faut modifier la cotisation à l'origine de la copie (N° 6042 en principe), sur l'onglet Profils, pour qu'elle ne se déclenche plus pour les stagiaires, puisqu'elle est remplacée par celle que l'on vient de créer.
Ainsi, la cotisation 6042 qui ne se déclenchait que pour la part de rémunération excédant le seuil de 3,5 SMIC (c'est à dire jamais pour les stagiaires) est remplacée par la nouvelle cotisation créée qui se déclenche sur la part de gratification excédant le seuil de franchise applicable aux stagiaires. 

Bordereau URSSAF pour les stagiaires

Il n'existe pas, sur le bordereau URSSAF DSN, de cotisation agrégée propre aux stagiaires. Les cotisations sociales qui sont dues pour ceux-ci sont confondues avec celles des salariés « ordinaires ». Pour ce qui est plus précisément des cotisations Allocations Familiales, la part correspondant au taux de 3,45% est incluse dans la cotisation agrégée de code 100 920, et la part correspondant au taux de 1,80% est à déclarer sur la cotisation agrégée 430 920 (même si l'assiette pour les stagiaires n'est pas liée au seuil de 3,5 SMIC).

Pour que votre bordereau soit correct, il faut donc simplement :
  • Sur la ligne de code 100 920, vérifiez que vous ne voyez que la cotisation Allocations Familiales au taux de 3,45%.
  • Sur la ligne de code 430 920, vérifiez que vous trouvez les deux cotisations Complément Allocations Familiales, celle des salariés « ordinaires » (N° 6042 en principe) et celle des stagiaires (N° 6046 si vous avez suivi les consignes ci-dessus). Ces deux cotisations doivent être cochées dans les 3 colonnes Cotisation de référence, Assiette sommée et Sommée pour contrôle.
    Remarque : lorsque vous validez cette cotisation agrégée, vous avez un message d'avertissement disant que le taux saisi diffère du taux calculé : c'est normal car on a demandé à sommer deux cotisations qui ont toutes deux un taux de 1,80%. Mais au final, cela ne posera pas de problèmes car salarié par salarié, une seule de ces deux cotisations apparaitra sur le bulletin, jamais les deux simultanément. 

Attention : si vous mettez en place les modifications décrites ci-dessus avant d'avoir établi votre DADS-U 2016, et selon la situation de laquelle vous êtes parti, il se peut que votre DADS-U 2016 soit erronée. Il faut donc vérifier, pour chaque stagiaire déclaré dans votre DADS-U, que le groupe S40.30.06 de code 56-Cotisation Allocation familiale taux réduit est absent. Sinon, il faut le supprimer.


Les contrôles

Toutes ces modifications sont assez délicates. Il faut donc se vérifier soigneusement. Les contrôles indispensables sont :
  • Vérification sur les bulletins des cotisations d'Allocations Familiales, pour les catégories de salariés :
    • mandataires : on doit trouver les deux cotisations, celle à 3,45% et celle à 1,80%
    • stagiaires : même chose (mais le N° de la cotisation Complément est différent)
    • autres salariés, en testant les deux cas de figure si possible : salarié en deçà du seuil de 3,5 SMIC  (on ne doit trouver que la cotisation à 3,45%) et salarié au delà de ce seuil (avec les deux cotisations).
Ces contrôles doivent être fait après avoir recalculé chacun de ces bulletins bien sûr.
  • Bordereau de versement URSSAF DSN : vérifiez ce qui est déclaré sur toutes les lignes modifiées : 100 920, 863 920, 430 920. Vérifiez aussi que le total de ce bordereau est toujours égal à la somme des cotisations rattachées à la famille URSSAF (à 1 ou 2 euros près, du fait des arrondis pratiqués sur le bordereau).
  • DSN mensuelle : vérifiez ce qui est déclaré, en total établissement, sur la ligne Alloc. Fam., pour le taux normal et le complément (assiette et montant). Vérifiez également ce qui est déclaré sur cette ligne pour chaque stagiaire ou mandataire. Vous devriez trouver systématiquement une assiette et un montant pour le complément pour ces 2 catégories de salariés.
  • DADS-U 2016 : vérifiez ce qui est déclaré en Bases spécifiques exonérations URSSAF sous le code 56-Cotisation Allocation familiale taux réduit. Ce montant doit pouvoir s'expliquer par différence entre l'assiette de la cotisation Allocations familiales à 3,45%  (en y ajoutant le cas échéant l'assiette des cotisations à 5,25% encore présentes en 2016) et celle du (ou des) cotisations Complément Allocations Familiales.

 

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