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Proratisation du plafond et absences non rémunérées - Evolution de la règle
Note créée le 29/1/2018

Rappels

Les règles de proratisation du plafond de la Sécurité sociale ont changé à compter de janvier 2018, suite au décret 2017-858 du 9 mai 2017.
Ces règles ont été implémentées dans la version 9.50 de LDPaye, diffusée fin décembre, et décrites en détail dans la documentation de cette version puis synthétisées dans notre actualité Proratisation du plafond Sécurité sociale - Nouvelles règles en 2018 parue initialement le 13/12/2017. 

Cependant, la Direction de la Sécurité sociale a publié toute fin décembre 2017 (après diffusion de la version 9.50 donc) une circulaire explicitant ces nouvelles règles, sous forme de questions-réponses. Et cette circulaire remet en cause l'une des règles que nous avions implémentée.

Cela concerne la prise en compte des jours d'absence non rémunérés. Nous avions mis en œuvre la règle suivante :
« Pour le décompte des jours d'absence non rémunérés, on ne prend en compte que les jours compris à la fois entre les dates début-fin de l'élément variable et les dates début-fin du bulletin. En clair, seule la période d'absence recouvrant la période payée est décomptée. Cela évite une erreur qui serait fréquente : pour un salarié entré ou sortie en cours de mois, saisie d'une absence pour neutraliser la période située avant la date d'entrée ou après la date de sortie. Comme cette période est déjà neutralisée pour le plafond du simple fait de la présence des dates d'entrée-sortie, il faut ignorer, du point de vue du calcul du plafond, les absences saisies pour diminuer le salaire de base. »

Or, la question 6 de la circulaire parue fin décembre aborde le cas des absences saisies avec un décalage d'un mois et y répond de façon très claire :
« Les entreprises qui pratiquent de manière habituelle le recueil des événements sur le mois suivant (ou « à cheval » sur deux mois) peuvent imputer ces événements sur le mois de paie au cours duquel ils sont décomptés. Ainsi, la valeur du plafond du mois M sera calculée en prenant en compte les événements intervenus le mois précédent (heures complémentaires ou les absences non rémunérées) mais comptabilisés sur le mois M. »

Correction apportée

Pour répondre à cette précision récente, nous avons donc apporté une modification dans le programme de calcul de paye, pour ce qui est de la proratisation du plafond. On tient compte désormais de toutes les périodes d'absence saisies (enfin, pour celles saisies sous un N° de rubrique ayant l'attribut Oui, Jours d'absence non rémunérés (dates sur élément variable) à l'invite Réduction du plafond SS) et non pas seulement de celles se recoupant avec la période payée. 
On a conservé toutefois quelques limitations, pour limiter le risque d'erreur en saisie :
  • on ne tient pas compte des éventuelles périodes d'absence qui seraient en dehors de la période couverte par Date entrée-Date sortie du salarié
    (il s'agit dans ce cas d'une erreur de saisie très probablement).
  • lorsqu'on saisit plusieurs absences qui se recoupent en tout ou partie, chaque journée couverte par l'une ou l'autre des périodes d'absence n'est décomptée qu'une seule fois.
  • le décompte de ces absences ne peut pas déboucher sur un plafond négatif. En clair, le nombre de jours de présence pour plafond, égal au nombre    de jours de la période payée (Date début, Date fin du bulletin) diminué du nombre de jours d'absence, ne peut être inférieur à zéro.
    Remarque complémentaire : si on souhaite forcer un plafond négatif, il faut forcer un nombre de jours par la 1ère règle de proratisation du plafond, en saisissant une valeur négative sur un élément variable avec une rubrique ayant un code calcul [25] Forcer prorata plafond SS.

Cette correction est livrée via le correctif N° 55, diffusé le 29/01/2018. Le chapitre décrivant la méthode de proratisation du plafond dans la documentation de la version 9.50 a été modifié en conséquence (révision 1.10 du 29/01/2018) ainsi que l'actualité Proratisation du plafond Sécurité sociale - Nouvelles règles en 2018 parue initialement le 13/12/2017.


Autres précisions apportées par la circulaire de la DSS

Dans cette même circulaire, la façon de décompter les jours d'absence a été précisée (Question 4 pages 7 et 8) :
« toute absence non rémunérée au cours d’un mois, quelle qu’en soit la cause, donne lieu à la réduction du plafond de la sécurité sociale.
Le plafond est réduit prorata temporis en fonction du nombre de jours couverts par la période d'absence. Seules les journées d'absence totale sont retenues pour réduire le plafond. Une absence d’une ou plusieurs demi-journées, ou d’une ou plusieurs heures, ne sont donc pas retenues pour déterminer le plafond tant que le salarié a été présent chaque jour, même sur une partie seulement de la journée. »

« La période est calculée de date à date. Si cette période d’absence contient un jour ou plusieurs jours de repos (fin de semaine par exemple) ou un ou plusieurs jours fériés ceux-ci restent comptés dans la période d’'absence. Ainsi, pour un salarié absent uniquement le vendredi ou le lundi, le plafond sera corrigé en retenant une journée. En revanche, pour un salarié absent du vendredi au lundi inclus, le plafond sera corrigé en retenant 4 jours d'absence. »

La méthode que nous avons choisie, basée sur les dates de début et fin de l'élément variable utilisé pour l'absence, est donc pertinente. Il conviendra simplement de saisir ces dates en ayant toute connaissance de ces nouvelles règles :
  • si une absence débute en cours de journée (par exemple du mardi 23 janvier après midi au jeudi 25 au soir, sur une base de 7H par jour, il faut saisir une absence de 17H50, mais datée du 24 au 25 seulement (quitte à préciser par un commentaire que l'absence a débuté le mardi après-midi).
    Ou alors, si on veut être plus précis, il faut découper l'absence en deux parties : une absence le mardi après-midi de 3H50, à saisir avec un N° de rubrique n'entrainant pas de réduction du plafond, puis une 2ème absence du mercredi au jeudi de 14H à saisie avec un N° de rubrique déclenchant la réduction du plafond.
  • les samedis et dimanches doivent être décomptés dans les périodes d'absence s'ils sont englobés dans l'absence. Même si la circulaire ne donne pas l'exemple d'une absence pour une semaine entière, du lundi au vendredi, on peut supposer que cela entraine une réduction du plafond pour 5 jours. En revanche, pour une absence de deux semaines « pleines », la réduction sera faite en tenant compte de 12 jours d'absence.

 

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