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Regroupement des salariés à N° SS identique et Changement du n° de contrat par défaut
Note créée le 8/7/2015, dernière modification le 1/10/2015

Les modifications décrites ci-après sont prise en charge par LDPaye Version 8 à partir du niveau 132.

Le contexte

Un contrôle plus strict effectué par l'outil DSN-VAL à partir du 09/07/2015 nous oblige à déclarer différemment les salariés ayant le même n° de sécurité sociale.
Rappelons tout d'abord que comme LDPaye ne peut pas gérer 2 contrats simultanés pour un salarié et une société donnés, lorsque cela se produit (cas par exemple d'un salarié ayant un contrat en tant que salarié et un autre en tant que mandataire), il faut créer le salarié 2 fois dans le fichier des salariés, avec donc 2 matricules différents.

Jusqu'alors, ces 2 salariés étaient déclarés de façon totalement distincte en DSN mensuelle : 2 blocs 30-Individu, chacun ayant un bloc 40-Contrat et un ou plusieurs blocs 50-Versement attaché à chaque contrat.
Exemple
     30 - Salarié MARTIN - Matricule 0001
          30-001 - N° SS  1234567890123
          30-002 - Nom MARTIN
          30-019 - Matricule 0001
          40 - Contrat 1 du salarié MARTIN, entré le 01/10/1998
               40-001 - Date d'entrée 01/10/1998
               40-009 - N° de contrat 0000-19981001
     30 - Salarié MARTIN - Matricule 0002
          30-001 - N° SS  1234567890123
          30-002 - Nom MARTIN
          30-019 - Matricule 0002
          40 - Contrat 2 du salarié MARTIN, entré le 01/01/2014
               40-001 - Date d'entrée 01/01/2014
               40-009 - N° de contrat 0000-20140101

Or, il a été annoncé, dans le journal de maintenance de la norme DSN, que ce type de déclaration avec blocs 30 portant le même N° de sécurité sociale serait rejeté, probablement à compter du 09/07/2015.


Regroupement des salariés sur un seul bloc 30 à N° SS identique

Désormais, dans ce même cas de figure, on aura un seul bloc 30-Individu auquel seront attachés 2 blocs 40-Contrat. Le regroupement des salariés sur les blocs 30-Individu se fait à N° de Sécurité Sociale identique. Les blocs 40-Contrat sont ajoutés au premier bloc 30-salarié créé (celui portant le plus petit numéro matricule parmi tous ceux ayant le même N° SS). Si parmi les valeurs déclarées au sein de ce bloc 30, des valeurs issues de la fiche salarié diffèrent (Nom, Prénom, Adresse, Date de naissance...), un message d'avertissement signale ce fait à l'utilisateur.
Remarque : les salariés ayant un N° SS incomplet, contenant des valeurs d'échappement "999", ne sont jamais regroupés.
Exemple
     30 - Salarié MARTIN - Matricule 0001
          30-001 - N° SS  1234567890123
          30-002 - Nom MARTIN
          30-019 - Matricule 0001
          40 - Contrat 1 du salarié MARTIN, entré le 01/10/1998
               40-001 - Date d'entrée 01/10/1998
               40-009 - N° de contrat 0001-19981001
          40 - Contrat 2 du salarié MARTIN, entré le 01/01/2014
               40-001 - Date d'entrée 01/01/2014
               40-009 - N° de contrat 0002-20140101


Mode de numérotation par défaut des contrats

Suite à cette nouvelle notion de regroupement des salariés, nous avons été obligés de revoir la gestion des N° de contrat. Jusqu'alors, le n° de contrat envoyé par défaut (lorsque celui-ci n'est pas renseigné dans la fiche Situation, ce qui est la cas le plus fréquent) était de la forme 00000-AAAAMMJJ, où AAAAMMJJ est la date d'entrée portée dans la situation. Suite au regroupement, on risquait d'avoir donc  2 contrats différents (issus de 2 fiches salariés différentes) regroupés sur un même bloc 30-Individu et portant le même identifiant, si les 2 contrats du salarié avaient la même date d'entrée.
Pour éviter cela, le N° de contrat porté par défaut est désormais de la forme NNNN-AAAAMMJJ, où NNNN est le N° matricule du salarié et AAAAMMJJ est la date d'entrée.

Conséquence pratique : sur la première DSN émise pour chaque établissement suite à la mise en place de ce correctif, un bloc 41-Changements contrat va systématiquement être positionné pour chaque contrat (sauf ceux pour lesquels un N° de contrat avait été saisi explicitement dans le fiche Situation, mais cela est rarissime) pour signaler le changement de Numéro de contrat. Ce bloc 41 est indispensable pour que dans le système d'information DSN qui reçoit et stocke les DSN au fil des mois, ils puissent assurer la continuité des contrats malgré cette pseudo-renumérotation des contrats effectuée par LDPaye.

Note : ces blocs 41-Changements contrat seront présents également pour les salariés ayant plusieurs contrats simultanés (donc 2 matricules ou plus) déclarés auparavant sur des blocs 30 distincts et regroupés désormais sur un seul bloc 30.
Si on reprend l'exemple précédent, sur la première DSN mensuelle effectuée suite à la mise en place du correctif 132, on aura les blocs 41 comme suit :
     30 - Salarié MARTIN - Matricule 0001
          30-001 - N° SS  1234567890123
          30-002 - Nom MARTIN
          30-019 - Matricule 0001
          40 - Contrat 1 du salarié MARTIN, entré le 01/10/1998
               40-001 - Date d'entrée 01/10/1998
               40-009 - N° de contrat 0001-19981001
               41 - Changements contrat
                    41-0009 - Ancien N° contrat 0000-19981001
          40 - Contrat 2 du salarié MARTIN, entré le 01/01/2014
               40-001 - Date d'entrée 01/01/2014
               40-009 - N° de contrat 0002-20140101
               41 - Changements contrat
                    41-0009 - Ancien N° contrat 0000-19981001



Identifiants d'un contrat

Pour ce qui est du suivi des contrats et donc de l'émission automatique des blocs 41-Changement de contrat, l'analyse des liens entre les contrats déclarés dans 2 DSN successives est faite désormais 
  • sur le n° de contrat si et seulement si le N° de contrat est renseigné dans les 2 déclarations, avec une forme autre que 00000-AAAAMMJJ ou NNNN-AAAAMMJJ, AAAAMMJJ étant la date d'entrée et NNNN le N° matricule).
  • dans tous les autres cas, le lien se fait uniquement sur la date d'entrée.
A défaut de saisir des N° de contrat explicitement sur les fiches Situation, il faut donc bien comprendre que c'est la date d'entrée qui est l'identifiant unique d'un contrat dans LDPaye, identifiant unique utilisé pour l'émission des blocs 41-Changements contrat utilisés dans le SI DSN pour assurer une bonne historisation des contrats. Et qu'en conséquence, il ne faut plus modifier cette date d'entrée dès lors que le contrat a été transmis sur au moins une DSN.

En l'état actuel des choses, si on doit corriger une date d'entrée erronée alors qu'elle a déjà transmise dans une DSN mensuelle, il y a 2 façons de faire : 
Méthode 1 - Via 2 changements successifs dans la situation, à 1 mois d'intervalle
Tout d'abord, il faut saisir un véritable N° de contrat dans la fiche Situation concernée, puis attendre la prochaine DSN mensuelle au sein de laquelle il y aura un bloc 41 signalant ce changement de N° de contrat. Puis le mois suivant cette DSN mensuelle, changer la date d'entrée de la situation sans changer le N° de contrat. Et dans la DSN mensuelle qui suit, on aura donc un nouveau bloc 41 signalant le changement de date d'entrée.
Méthode 2 - par saisie directe dans la DSN
On change la date d'entrée dans la situation du salarié. Dans la DSN mensuelle qui suit, on crée "manuellement" le bloc 41-Changements contrat pour le contrat concerné, en indiquant dans ce bloc 41 la date d'entrée qui avait été transmise dans la DSN mensuelle précédente.

 

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